Calendriers

Accessible avec votre compte informatique, le calendrier informatique de l'UNIL vous permet de facilement agender vos rendez-vous, inviter des collaborateurs ou partager vos calendriers avec d'autres membres de la communauté universitaire.

Doc publique

Documentation publique du service

Doc publique

FAQ Calendriers

Conseils de base sur Exchange

Partager son calendrier

Choisir le type de partage adéquat

Type de droits Utilisation Nom du partage sur Exchange

Lecture

Permet à la personne bénéficiaire du partage de lire les rendez-vous du calendrier partagé. Aucune saisie n'est possible.

Tous les détails

Lecture + écriture

Permet à la personne bénéficiaire du partage de lire et de saisir des rendez-vous dans le calendrier partagé.

A utiliser avec précaution, toute personne disposant de ce droit peut supprimer n’importe quel événement du calendrier sans que son titulaire principal n’en soit prévenu !

Editeur

Contrôle total

Permet à la personne bénéficiaire du partage un total contrôle du calendrier partagé (lecture et saisie des événements, réponse aux invitations, envoi d'invitations)

N’utiliser que dans un seul et unique cas de figure : la délégation complète de la gestion d’un calendrier d’un directeur à son ou sa secrétaire personnel(le).

Délégué

 

NB: L'utilisateur remarquera probablement que deux types de partage sont encore disponibles sur Exchange, soit "Disponibilité uniquement" et "Détails limités". L'utilisation de ces deux types de partages n'est pas recommandée car ils ne sont pas gérés par les applications des ordinateurs Mac, majoritaires à l'UNIL.

Partager son calendrier

  1. Se connecter sur https://outlook.office.com avec ses identifiants UNIL


    partage1.png


  2. Cliquer sur Calendrier


    partage2.png


  3. Cliquer sur les trois points à droite du calendrier Calendrier et cliquer ensuite sur Partage et autorisations


    partage3.png


  4. Taper l'adresse de la personne avec qui on souhaite partager son calendrier. Si elle n'apparaît pas automatiquement, cliquer sur Rechercher dans les contacts


    partage4.png


  5. Sélectionner le type de partage souhaité (recommandé: Peut afficher tous les détails pour un accès en lecture) et ensuite cliquer sur Partager


    partage5.png

     

  6. La personne bénéficiaire du partage recevra alors un mail type, lui indiquant que vous avez partagé votre calendrier avec elle.


    partage7.png

  7. (optionnel) Vérifier les partages de son calendrier

  1. Cliquer sur les trois points à droite du calendrier Calendrier et cliquer ensuite sur Partage et autorisations


    partage3.png


  2. La liste des partages apparaît alors


    partage6.png

Afficher un calendrier partagé

Web (outlook.office.com)

  1. Se connecter sur https://outlook.office.com avec ses identifiants UNIL


    partage1.png


  2. Cliquer sur Calendrier


    partage2.png


  3. Cliquer sur Ajouter un calendrier

    ouvrir_cal_partagé.png
  4. Choisir l'option Ajouter à partir de l'annuaire

    ouvrir_cal_partagé1.png

  5. Sélectionner votre compte

    ouvrir_cal_partagé2.png


  6. Taper le nom du calendrier que vous souhaitez afficher.
    NB: Dans le cas d'un calendrier de groupe (créé sur demande par le Ci), il est souvent nécessaire de précéder le nom du calendrier de la mention "cal." (exemple: cal.calendrier_de_groupe).


    ouvrir_cal_partagé3.png


  7. Sélectionner dans quelle rubrique vous souhaitez faire apparaître le calendrier

    ouvrir_cal_partagé4.png


  8. Enfin, cliquer sur Ajouter


    ouvrir_cal_partagé5.png


  9. Le calendrier apparaît alors sous la rubrique choisie. Dans l'exemple ci-dessous, le calendrier partagé par helptest est en jaune sous la rubrique Autres calendriers.


    ouvrir_cal_partagé6.png


  10. L'exemple ci-dessous montre le rendu d'un évènement défini comme privé par l'utilisateur helptest dans son calendrier partagé. Seule la mention "Rendez-vous privé" est visible pour les bénéficiaires du partage.


    afficher_cal_owa_05.png


Outlook

  1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook


    afficher_cal_windows_01.png


  2. Cliquer sur Calendrier


    afficher_cal_windows_02.png


  3. Cliquer sur "Ouvrir le calendrier", puis sur "A partir du carnet d'adresses..."


    afficher_cal_windows_03.png


  4. Taper le nom de la personne qui a partagé son calendrier, la sélectionner dans la liste, cliquer sur "Calendrier ->" puis sur OK.
    NB: Dans le cas d'un calendrier de groupe (créé sur demande par le Ci), il est nécessaire de précéder le nom du calendrier de la mention "cal." (exemple: cal.calendrier_de_groupe).


    afficher_cal_windows_04.png


  5. Le calendrier apparaît alors sous la rubrique "Calendriers partagés". Dans l'exemple ci-dessous, le calendrier partagé par helptest est en vert.


    afficher_cal_windows_05.png


  6. L'exemple ci-dessous montre le rendu d'un événement défini comme privé par l'utilisateur helptest dans son calendrier partagé. Seule la mention "Rendez-vous privé" est visible pour les bénéficiaires du partage.


    afficher_cal_windows_06.png


Apple Calendrier

  1. Ouvrir le logiciel Calendrier


    afficher_cal_mail_01.png


  2. (Optionnel) Cliquer sur "Calendriers" pour afficher la liste des calendriers


    afficher_cal_mail_02.png


  3. Cliquer sur le menu "Calendrier", puis sur "Préférences"


    afficher_cal_mail_03.png


  4. Cliquer sur "Comptes", puis sur "Exchange", puis sur "Délégation".


    afficher_cal_mail_04.png


  5. Cliquer sur "+", puis taper le nom de la personne qui a partagé son calendrier. La sélectionner dans la liste qui s'affiche.
    NB: Dans le cas d'un calendrier de groupe (créé sur demande par le Ci), il est nécessaire de précéder le nom du calendrier de la mention "cal." (exemple: cal.calendrier_de_groupe).


    afficher_cal_mail_05.png


  6. Cocher la case "Afficher" et fermer la fenêtre


    afficher_cal_mail_06.png


  7. Le calendrier apparaît alors sous la rubrique "Délégués". Dans l'exemple ci-dessous, le calendrier partagé par helptest est en bleu.


    afficher_cal_mail_07.png


  8. L'exemple ci-dessous montre le rendu d'un événement défini comme privé par l'utilisateur helptest dans son calendrier partagé. Seule la mention "Evénement privé" est visible pour les bénéficiaires du partage.


    afficher_cal_mail_08.png


NB: L'affichage des événements privés d'un calendrier partagé ne fonctionne pas sur le système macOS Sierra (10.12.x) et plus récent. Veuillez utiliser l'assistant de planification, ou afficher le calendrier dans Outlook Online ou Outlook.

Créer une invitation

(IMPORTANT) Avant toute chose

La rubrique "Créer une invitation" explique comment créer une invitation à un rendez-vous en utilisant l'outil de calcul de disponibilité du serveur Microsoft Exchange de l'UNIL. Merci de faire attention aux bonnes pratiques suivantes:

Web (outlook.office.com)

  1. Se connecter sur https://outlook.office.com avec ses identifiants UNIL


    partage_owa_01.png


  2. Cliquer sur Calendrier


    partage_owa_02.png


  3. Cliquer sur "Créer un événement"


    invitation_owa_01.png


  4. Ajouter le nom de l'événement, l'emplacement (si disponible), le ou les participants, choisir une date et ajouter des notes (si souhaité).


    invitation_owa_02.png


  5. (optionnel) Cliquer sur "Assistant de planification" pour vérifier les disponibilités


    invitation_owa_ZZ.png


  6. (optionnel) Vérifier la disponibilité du ou des participants et modifier l'heure et/ou la date en fonction du résultat


    invitation_owa_03.png


  7. Cliquer sur Envoyer


    invitation_owa_04.png

Windows

  1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook


    afficher_cal_windows_01.png


  2. Cliquer sur Calendrier


    afficher_cal_windows_02.png


  3. Cliquer sur "Nouvelle réunion"


    invitation_outlook_01.png


  4. Ajouter le nom de l'événement, l'emplacement (si disponible), le ou les participants, choisir une date et ajouter des notes (si souhaité).


    invitation_outlook_02.png


  5. (optionnel) Cliquer sur "Assistant de planification" et vérifier la disponibilité du ou des participants et modifier l'heure et/ou la date en fonction du résultat


    invitation_outlook_03.png


  6. Cliquer sur Envoyer


    invitation_outlook_04.png

Mac

  1. Ouvrir le logiciel Calendrier


    afficher_cal_mail_01.png


  2. Créer un événement par un simple double clic à la date souhaitée. Saisir le nom de l'événement et la date et l'heure.


    invitation_calendrier_02.png


  3. Dans le champ "Ajouter des invités", saisir le nom de la ou des personnes invitée(s).


    invitation_calendrier_03.png


  4. (optionnel) Cliquer sur "Vérifier la disponibilité".


    invitation_calendrier_04.png


  5. (optionnel) Vérifier la disponibilité du ou des participants et modifier l'heure et/ou la date en fonction du résultat. Cliquer sur "horaire disponible suivant" pour laisser le système de calcul vous indiquer la prochaine date à laquelle tous les participants sont disponibles.


    invitation_calendrier_05.png


  6. Cliquer sur "Envoyer"


    invitation_calendrier_04.png

Événements corrompus dans le calendrier

Vérifier depuis Calendrier (Mac)

Si vous trouvez un calendrier appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER, c'est que notre système a constaté des événements corrompus dans votre calendrier Exchange. Ces événements peuvent poser problème lors du partage de votre calendrier avec d'autres utilisateurs: la synchronisation se bloque sur ses événements.

Nous avons déplacé les événements problématiques dans un calendrier séparé, appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER. Nous vous invitons à passer en revue ce calendrier afin de vous assurer que rien d'important n'ait été déplacé.

Afin d'effectuer ce contrôle le plus rapidement possible, vous pouvez :

  1. Sélectionner uniquement le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER
    CalendarModeList1.png
  2. Rechercher avec 2 guillemets "" qui permettent d'afficher la liste de tous les événements du calendrier
  3. Contrôler et recréer les événements importants dans le calendrier principal
    CalendarModeList2.png

Une fois votre vérification terminée, vous pouvez effacer le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER en faisant un clic droit et Supprimer.

doublons_calendar_del.png

Vérifier depuis Outlook (Windows)

Si vous trouvez un calendrier appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER, c'est que notre système a constaté des événements corrompus dans votre calendrier Exchange. Ces événements peuvent poser problème lors du partage de votre calendrier avec d'autres utilisateurs: la synchronisation se bloque sur ses événements.

Nous avons déplacé les événements problématiques dans un calendrier séparé, appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER. Nous vous invitons à passer en revue ce calendrier afin de vous assurer que rien d'important n'ait été déplacé.

Afin d'effectuer ce contrôle le plus rapidement possible, vous pouvez :

  1. Sélectionner uniquement le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER
  2. Appuyer sur le bouton Changer l'affichage et choisir Liste
    outlookModeList1.png
  3. Contrôler et recréer les événements importants dans le calendrier principal
    outlookModeList2.png

Une fois terminé, vous pouvez ensuite effacer le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER en faisant clic droit et Supprimer le calendrier.

doublons_outlook_del.png

Vérifier depuis Outlook Online (web)

Si vous trouvez un calendrier appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER, c'est que notre système a constaté des événements corrompus dans votre calendrier Exchange. Ces événements peuvent poser problème lors du partage de votre calendrier avec d'autres utilisateurs: la synchronisation se bloque sur ses événements.

Nous avons déplacé les événements problématiques dans un calendrier séparé, appelé Doublons_calendrier_A_VERIFIER: pour le voir, loguez-vous sur https://outlook.office.com et cliquez sur l'onglet Calendrier.

doublons_owa_cal.png

Nous vous invitons à passer en revue ce calendrier afin de vous assurer que rien d'important n'ait été déplacé et d'éventuellement recréer les événements dans votre calendrier principal. Vous pouvez ensuite effacer le calendrier Doublons_calendrier_A_VERIFIER en faisant clic droit et Supprimer.

doublons_owa_del.png

Doc publique

Ajout du calendrier académique

Vous pouvez ajouter le calendrier académique qui contient les dates et périodes importantes de l'année en suivant cette documentation.

Le calendrier est en lecture seule, vous ne pourrez pas ajouter ou supprimer des éléments de celui-ci.

Outlook web et Windows

L'ajout du calendrier sur la version web d'Outlook et sur la version Windows d'Outlook est similaire, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :

  1. Cliquer sur "Ajouter un calendrier".
  2. Sélectionner "Ajouter à partir de l'annuaire".
  3. Sélectionner votre compte dans la barre du haut.
  4. Entrer le nom "Calendrier académique" dans la barre de recherche et cliquer dessus.
  5. Cliquer sur ajouter.

3_calOnline.png

Outlook Mac

Les étapes suivantes concernent la version MacOs d'Outlook

  1. Cliquer sur "Ajouter un calendrier" dans la barre latérale.
  2. Entrer "Calendrier académique" dans le champ de recherche proposé.
  3. Sélectionner le calendrier dans la liste qui s'affiche.

1_cal.png

2_cal.png

Calendrier Mac

Le Ci ne recommande pas l'utilisation de l'application Calendrier sur Mac, de nombreux bugs avec les calendriers UNIL ont pu être observés ces dernières années. Préférez l'utilisation d'Outlook.

  1. Ouvrez l'app Calendrier sur votre Mac.
  2. Cliquez sur Calendrier sur la barre du haut puis sur Réglage.
  3. Sélectionnez l'onglet Comptes puis Délégation.
  4. Cliquez sur le petit "+" et entrez le nom du calendrier voulu, ici Calendrier académique, sélectionnez le calendrier dans la liste déroulante et voilà, le calendrier est ajouté.
  5. Capture d’écran 2025-05-28 à 10.49.06.png

Public documentation

Public documentation

Calendars

Basic Exchange tips

Sharing your calendar

  1. Choose the appropriate type of share

Type of permissions Use Name used on Exchange

Read

Gives the beneficiary rights to read events of the shared calendar. 
The beneficiary cannot enter events. 

Full details

Read + write

Gives the beneficiary rights to read and write events in the shared calendar. 

Caution: every user with such rights could delete any event in the shared calendar without its owner knowing it.

Editor

Full access

Gives the beneficiary full rights to control the shared calendar (read and write events, respond to invitations, send invitations)

To be used in only one situation: complete delegation of a head of department's agenda to its secretary

Delegate

 

NB: Two more types of permissions are available in Exchange: ”Availability only" and ”Limited details". Using any of those two options is not recommended at the UNIL, as they are not correctly processed by mac computers.

  1. Sharing your own calendar

  1. Connect to https://outlook.office.com


    partage_owa_01.png


  2. Click on Calendar


    partage_owa_02.png


  3. Right-click on the calendar named "Calendar" and click on "Share calendar"


    partage_owa_03.png


  4. Start typing the name of the person you would like to share your calendar with. If it does not show automatically, use the "Search contacts and directory" button.


    partage_owa_04.png


  5. Select the type of share you would like to use (recommended: "Full details")


    partage_owa_05.png


  6. (Optional) Once the share type is defined, you can can change the subject of the email sent to the beneficiary.


    partage_owa_06.png


  7. Click on ”Send"


    partage_owa_07.png


  8. The beneficiary of the shared calendar will receive a standard email, saying that the calendar has been shared with him/her.


    partage_owa_08.png

  1. (optional) Check permissions on the shared calendar

  1. Right-click on "Calendar" and click on "Permissions"


    partage_owa_09.png


  2. Permissions list then appears


    partage_owa_10.png

Display a shared calendar

Web (outlook.office.com)

  1. Connect to https://outlook.office.com with your UNIL username/password


    partage_owa_01.png


  2. Click on ”Calendar"


    partage_owa_02.png


  3. Right-click on "Other Calendars" and click on "Open calendar"


    afficher_cal_owa_01.png


  4. Type in the name of the person who shared their calendar
    Please note: In the case of a group calendar (created upon request by the Ci), it is necessary to precede the name of the calendar with the mention "cal." (Example: cal.name_of_group_calendar)


    afficher_cal_owa_02.png


  5. Click on "Open"


    afficher_cal_owa_03.png


  6. The shared calendar appears in the "Other calendars" section. In the example below, helptest's shared calendar is the green one.


    afficher_cal_owa_04.png


  7. The example below shows how a private event displays in helptest's shared calendar. The beneficiary of the shared calendar will only see a "Private event" mention.


    afficher_cal_owa_05.png


Windows

  1. Open Microsoft Outlook


    afficher_cal_windows_01.png


  2. Click on Calendar


    afficher_cal_windows_02.png


  3. Click on "Open calendar", then on "From Address Book..."


    afficher_cal_windows_03.png


  4. Type the name of the person sharing their calendar, select them in the list, click on "Calendar" then on "OK".
    Please note: In the case of a group calendar (created upon request by the Ci), it is necessary to precede the name of the calendar with the mention "cal." (Example: cal.name_of_group_calendar)


    afficher_cal_windows_04.png


  5. The shared calendar appears in the "Shared calendars" section. In the example below, helptest's shared calendar is the green one.


    afficher_cal_windows_05.png


  6. The example below shows how a private event displays in helptest's shared calendar. The beneficiary of the shared calendar will only see a "Private event" mention.


    afficher_cal_windows_06.png


Mac

  1. Open the Calendar app


    afficher_cal_mail_01.png


  2. (Optional) Click on "Calendars" to display a list of all Calendars


    afficher_cal_mail_02.png


  3. In the "Calendar" menu, click on "Preferences"


    afficher_cal_mail_03.png


  4. Click on "Accounts", then on ”Exchange", then on "Delegation"


    afficher_cal_mail_04.png


  5. Click on the "+" button, then start typing the name of the person who shared their calendar. Select the right name in the displayed list.
    Please note: In the case of a group calendar (created upon request by the Ci), it is necessary to precede the name of the calendar with the mention "cal." (Example: cal.name_of_group_calendar)


    afficher_cal_mail_05.png


  6. Check the "Show" box and close the window.


    afficher_cal_mail_06.png


  7. The shared calendar appears in the "Delegates" section. In the example below, helptest's shared calendar is the blue one.


    afficher_cal_mail_07.png


  8. The example below shows how a private event displays in helptest's shared calendar. The beneficiary of the shared calendar will only see a "Private event" mention.


    afficher_cal_mail_08.png


NB: Display of private events does not function starting from MacOS Sierra (10.12.x). Please use the "Scheduling assistant", or display the calendar in Outlook Online or Outlook.

Create an invitation

(IMPORTANT) Please read this

The "Create an invitation" section explains how to create an invitation to an event using Microsoft Exchange's scheduling assistant. Please consider the following "best practices":

Web (outlook.office.com)

  1. Connect to https://outlook.office.com with your UNIL username/password


    partage_owa_01.png


  2. Click on ”Calendar"


    partage_owa_02.png


  3. Click on "New event"


    invitation_owa_01.png


  4. Add an event name, an event place (if known), the name of the attendees, choose a date and add notes (if wanted).


    invitation_owa_02.png


  5. (optional) Click on "Scheduling assistant" to check availability.


    invitation_owa_ZZ.png


  6. (optional) Check availability of attendees and modify the date and/or hour of the event if needed.


    invitation_owa_03.png


  7. Click on "Send"


    invitation_owa_04.png

Windows

  1. Open Microsoft Outlook


    afficher_cal_windows_01.png


  2. Click on "Calendar"


    afficher_cal_windows_02.png


  3. Click on "New meeting"


    invitation_outlook_01.png


  4. Add an event name, an event place (if known), the name of the attendees, choose a date and add notes (if wanted).


    invitation_outlook_02.png


  5. (optional) Click on "Scheduling assistant", check availability of attendees and modify the date and/or hour of the event based on the results.


    invitation_outlook_03.png


  6. Click on "Send"


    invitation_outlook_04.png

Mac

  1. Open the Calendar app


    afficher_cal_mail_01.png


  2. Create an event with a double-click at the planned date. Enter a name for the event and set the planned date and hour.


    invitation_calendrier_02.png


  3. In the "Add invitees" section, enter the name of the invitees.


    invitation_calendrier_03.png


  4. (optional) Click on "Check Availability...".


    invitation_calendrier_04.png


  5. (optional) Check availability of your invitees and modifiy planned date and/or hour of the meeting if needed. Click on "Next available time" if you want Exchange to search for the next availability shared by every invitee.


    invitation_calendrier_05.png


  6. Click on "Send"


    invitation_calendrier_04.png

Corrupt calendar events

Verify in Calendar (Mac)

If you find a calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER, it means our monitoring has detected corrupt events in your Exchange calendar. These events can cause issues when sharing your calendar with other users: the synchronisation will fail on these items.

We moved these problematic items to a separate calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER. Please take a while to go through these events to make sure nothing important was moved.

The quickest way to check is to:

  1. Select only the calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER
    CalendarModeList1.png
  2. Search by entering two double quotes "". This will display all the calendar's events
  3. Check and recreate (do not copy!) important items to your main calendar if needed and not already present
    CalendarModeList2.png

Once finished, you can delete Doublons_calendrier_A_VERIFIER by right clicking and choosing Delete.

doublons_calendar_del.png

Verify in Outlook (Windows)

If you find a calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER, it means our monitoring has detected corrupt events in your Exchange calendar. These events can cause issues when sharing your calendar with other users: the synchronisation will fail on these items.

We moved these problematic items to a separate calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER. Please take a while to go through these events to make sure nothing important was moved.

The quickest way to check is to:

  1. Select only the calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER
  2. Click on Change view and choose List
    outlookModeList1.png
  3. Check and recreate (do not copy!) important events in your main calendar if needed
    outlookModeList2.png

Once finished, you can delete the calendar by right clicking and choosing Delete the calendar.

doublons_outlook_del.png

Verify in Outlook Online (web)

If you find a calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER, it means our monitoring has detected corrupt events in your Exchange calendar. These events can cause issues when sharing your calendar with other users: the synchronisation will fail on these items.

We moved these problematic items to a separate calendar named Doublons_calendrier_A_VERIFIER: to view it, log on to https://outlook.office.com and click on the Calendar tab.

doublons_owa_cal.png

Please take a while to go through these events to make sure nothing important was moved. You can then delete this calendar by right-clicking on it and choosing Delete.

doublons_owa_del.png