Microsoft Teams - Doc publique

Installer Microsoft Teams

Microsoft Teams permet d’utiliser de manière optimale toute une série de fonctionnalités audio et vidéo indépendamment, ou presque, de votre matériel et de l’endroit où vous êtes. Dans le cadre de l’UNIL, ces fonctionnalités sont souvent utilisées dans le cas de télétravail, de réunion à distance, pour organiser le travail et collaborer entre différents membres d’un groupe.

On y retrouve les fonctionnalités principales suivantes :

Windows, Mac et Linux

  1. Aller sur le site de Microsoft : https://www.microsoft.com/fr-ch/microsoft-teams/download-app 
  2. Cliquer sur "Téléchargez la version pour ordinateur de bureau"
    teams_install1.png
  3. Cliquer sur "Téléchargez Teams" (la version proposée Mac, Windows ou Linux est détectée automatiquement en fonction de votre ordinateur)
    teams_install2.png
  4. Ouvrir le fichier téléchargé et suivre les instructions d'installation
  5. Une fois l’installation terminée, exécuter Microsoft Teams
  6. Vous devrez saisir votre adresse email et votre mot de passe UNIL
    application_connexion.png
  7. Vérifier maintenant que les appels Teams fonctionne bien.

Sous certaines versions de macOS, il faudra autoriser Teams à accéder à votre micro et votre caméra. Si l’application ne le demande pas automatiquement, vous devrez approuver cet accès dans les réglages de votre appareil. 
    - Contrôler l’accès à la caméra sur Mac
    - Contrôler l’accès au microphone sur Mac

iOS, Android

  1. Télécharger Microsoft Teams sur votre appareil mobile :

  2. Une fois l’installation terminée, exécuter Microsoft Teams
  3. Vous devrez saisir votre adresse email et votre mot de passe UNIL
    application_connexion.png

    Téléphoner avec Teams

    Les fonctionnalités de téléphonies sont disponibles depuis les applications Teams (Windows, Mac, Linux, iOS, Android) et depuis les navigateurs Google Chrome et Microsoft Edge.

    Depuis le menu image-1629356471142.00.59.png de Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

    Activer votre téléphone UNIL sur Teams

    Pour activer votre numéro de téléphone UNIL dans Teams, vous pouvez remplir ce formulaire en ligne.

    Passer un appel

    Le pavé de numérotation peut être utilisé comme un téléphone classique pour appeler un numéro de téléphone.

    Pour composer un numéro à partir de Teams :

    1. Aller dans l'onglet image-1629356471142.00.59.png
    2. Entrer le numéro de la personne que vous voulez joindre à l’aide du pavé de numérotation situé sur la gauche.
    3. Cliquez ensuite sur Appeler image-1629294109493.png .  

    image-1629356397553.png

    Pour accéder à votre pavé de numérotation pendant un appel, accédez à vos contrôles d’appel et sélectionnez pavé de numérotation image-1629356729747.04.38.png.

    Répondre à un appel

    Lorsque quelqu’un vous appelle, vous recevez une notification qui vous permet d’accepter ou de refuser l’appel.

    image-1629356145682.png

    Activer la sonnerie des appels sur les haut-parleurs

    Si vous utilisez un casque et que vous ne l'avez pas toujours sur les oreilles, vous pouvez configurer Teams pour que la sonnerie lors d'appel retentisse aussi sur les haut-parleurs de votre ordinateur. Pour cela, il faut :

    speaker.png

    Transférer un appel

    Transférez un appel en utilisant le nom d'une personne uniquement si vous savez qu'elle utilise Microsoft Teams. 

    Pour transférer un appel : 

    1. Dans votre fenêtre d'appel, appuyer sur Autres actions image-1629357142066.png, puisimage-1629357180483.09.54.png.

    2. Taper le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez transférer l’appel.

      • Si c'est un numéro de l'UNIL et que la personne utilise aussi Teams pour téléphoner, vous pouvez activer la sonnerie en l’absence de réponse. Cette réponse vous rappelle si le destinataire ne répond pas.

    3. Pour terminer, appuyer sur Transférer.

    Consulter puis transférer

    Si vous souhaitez consulter une personne avant de lui transférer un appel, suivez ces étapes :

    1. Au cours d’un appel, appuyer Autres actions pour image-1629357142066.png,  puis image-1629357599551.09.58.png.

    2. Taper le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez transférer l’appel.

    3. Lorsque vous êtes prêt, appuyer sur Consulter.

    Mettre un appel en attente

    Les personnes en attente (vous compris) ne pourront pas voir ou entendre d’autres personnes de l’appel.
    Toute personne entendra de la musique lorsqu’elle est mise en attente.

    1. Pour mettre un appel en attente, appuyer sur Autres actions image-1629357142066.png, puis appuyer image-1629357822505.09.51.png.
    2. Pour continuer l'appel, appuyer sur image-1629357910116.22.56.png

    Ajouter des personnes à un appel

    Ajoutez une personne à un appel en utilisant son nom uniquement si vous savez qu'elle utilise Microsoft Teams. 

    Avec Teams, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs personnes à un appel en cours :

    1. Dans votre fenêtre d'appel, appuyer sur image-1629358542397.33.35.png pour afficher la liste des participants
    2. Taper le numéro de téléphone de la personne (ou son nom si cette personne utilise aussi Teams) que vous souhaitez ajouter à l'appel

      image-1629358729715.33.45.png

    3. Un message audio vous informe lorsque la personne rejoint l'appel

    Dévier son téléphone

    Pour dévier son téléphone :

    1. Aller dans l'onglet image-1629356471142.00.59.png
    2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentairesimage-1629359170419.06.56.png


    3. Appuyer sur Transférer mes appels et sélectionner où dévier vos appels (messagerie ou vers un autre numéro)

      image-1629359423797.50.04.png


    4.  La déviation est activée, fermer simplement la fenêtre en appuyant sur image-1629359621534.52.33.png

    Désactiver la déviation

    Après avoir désactivé la déviation, les paramètres de déviation des appels sans réponse doivent être reconfigurés.

    Pour retirer la déviation de votre téléphone :

    1. Aller dans l'onglet image-1629356471142.00.59.png
    2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Transférer vers ..., puis sélectionner Ne pas transférer

      image-1629359850938.png

    Dévier les appels sans réponse

    Il est impératif d'avoir paramétré une déviation pour les appels sans réponse, afin que vos appels soient convenablement déviés lorsque vous n'êtes pas connecté sur Teams.

    Pour configurer une déviation automatique des appels sans réponse après X secondes :

    1. Aller dans l'onglet image-1629356471142.00.59.png
    2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentairesimage-1629359170419.06.56.png
    3. Sélectionner la destination pour la déviation Si sans réponse
    4. Sélectionner la durée de sonnerie avant de dévier l'appel

    image-1629364796748.png

    Gérer sa messagerie vocale

    Paramétrer sa messagerie vocale

    Pour modifier les paramètres de sa messagerie :

    1. Aller dans l'onglet image-1629356471142.00.59.png
    2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentairesimage-1629359170419.06.56.png
    3. Appuyer sur Configurer la messagerie vocale
      image-1629360736947.00.40.png
    4. Définir le comportement et la langue de votre messagerie vocale
      image-1629361844991.30.13.png
    5. Poursuivre les étapes ci-dessous en fonction de ce que vous souhaitez modifier 


    Enregistrer ou modifier un message d'accueil ou d'absence

    Message audio

    Pour enregistrer un message audio personnalisé :

    1. Aller dans les paramètres de messagerie
    2. Appuyer sur image-1629361038798.16.45.png
    3. Un appel vers votre messagerie démarre, appuyer sur la touche 2 pour accéder au menu d'enregistrement du message d'accueil ou d'absence
    4. Suivre les instructions et appuyer sur les touches adéquates pour enregistrer ou modifier votre message d'accueil ou d'absence.
    Message de synthèse vocale

    Pour utiliser un message de synthèse vocale personnalisé :

    1. Aller dans les paramètres de messagerie
    2. Taper votre message d'accueil ou d'absence

      image-1629362623630.25.02.png

    3. Appuyer sur image-1629362574623.42.50.png pour terminer

    Configurer un message d'absence

    1. Aller dans les paramètres de messagerie
    2. Sélectionner quand votre message d'absence doit être lu
      • Nous vous recommandons d'utiliser l'option réponse automatique Outlook, ainsi votre message d'absence sera automatiquement utilisé lorsque vous configurez une réponse automatique sur votre email UNIL

        image-1629362966373.34.12.png

    3. Appuyer sur image-1629362574623.42.50.png pour terminer

    Ecouter ses messages vocaux

    Lorsque vous avez un nouveau message vocal, vous recevrez également ce message par email sur votre adresse UNIL.

    La possibilité d'écouter ses messages vocaux depuis l'onglet image-1629356471142.00.59.png en appuyant sur image-1629364339303.30.57.png n'est pas disponible.

    Pour écouter vos messages vocaux :

    1. Aller dans les paramètres de messagerie
    2. Appuyer sur image-1629361038798.16.45.png
    3. Un appel vers votre messagerie démarre, appuyer sur la touche 1 pour écouter vos messages

    Limiter les notifications sur mobile

    Si vous utilisez Teams sur votre téléphone portable, vous pouvez limiter les notifications et sonneries en dehors de vos heures de travail.

    1. Ouvrir l'application Teams sur votre téléphone
    2. Appuyer sur votre image ou vos initiales en haut à gauche de votre écran
    3. Appuyer sur Notifications

      image-1629363814386.png

    4. Sous Bloquer les notifications, appuyer sur Pendant la période de pause
      image-1629363745665.png
    5. Paramétrer ensuite des Heures de déconnexion et des Jours de déconnexion

    image-1629363726057.png

    Gérer un numéro de service avec Teams

    Sur demande à helpdesk@unil.ch et dans certains cas, des numéros de téléphone de services/secrétariats peuvent être configurés sur Teams avec un menu et une file d'attente et pouvant être utilisés par plusieurs personnes.

    Accéder à l'onglet Appel de la file d'attente

    Un numéro de service avec file d'attente est lié à un canal d'une équipe Teams permettant ainsi de partager l'accès à ce numéro à tous les membres de cette équipe automatiquement.

    1. Sélectionner le canal de votre équipe Teams avec lequel est associé le numéro de service
    2. Appuyer sur l'onglet Appels

      image-1642674161297.png

    Accepter ou refuser de répondre aux appels du numéro de service

    Vous avez la possibilité de définir si vous acceptez ou refusez de répondre aux appels du numéro de service. Ceci est particulièrement utile dans le cas où cette responsabilité est partagée et "tourne" entre plusieurs personnes. Vous pouvez donc modifier ce paramètre au début et à la fin de votre "tour".

    Depuis les paramètres du compte

    1. Appuyer sur les 3 points ··· en haut à droite de la fenêtre Teams, puis sur Paramètres

      Capture d’écran 2025-02-11 à 12.04.43.png
    2.  Sélectionner Appels
    3.  Sélectionner l'onglet correspondant à la file d'attente et cocher ou décocher pour accepter ou refuser les appels des numéros de service

      Capture_d’écran_2024-11-13_à_08_55_20.png

    4. Les appels provenant d'un numéro de service sont indiqués sur la notification d'appel

      image-1642677909599.png

    Depuis l'onglet Appels du canal associé au numéro de service

    Vous pouvez aussi modifier ce paramètre directement depuis l'onglet Appel dans le canal associé au numéro de service.

    1. Aller sur le canal de l'équipe Teams associé au numéro de service
    2. Accéder à l'onglet Appels
    3. Cocher ou décocher la case à côté de votre nom pour accepter ou refuser de répondre aux appels du numéro de service.

    image-1642674699862.png

    Passer un appel avec le numéro de service

    Afin d'éviter de dévoiler votre numéro de téléphone direct, vous pouvez émettre un appel avec le numéro de service.


    1. Aller dans le Menu Appels

      Capture_d’écran_2025-02-11_à_11_59_04.png

    2. Composer le numéro de téléphone à appeler avec le pavé numérique
    3. Appuyer sur image-1642674959883.35.51.png à droite du bouton Appeler
    4. Sélectionner Appeler comme ....

    image-1642675028451.png

    Enregistrer un message vocal pour le numéro de service

    Pour enregistrer un message audio dans un format compatible avec Teams, veuillez télécharger et installer le logiciel Audacity

    Pour enregistrer un nouveau message audio, il faut :

    1. Brancher un micro (ou utiliser le micro intégré)
    2. S'installer dans un endroit silencieux
    3. Ouvrir l'application Audacity image-1645778197544.png
    4. Une fois prêt à s'enregistrer, appuyer sur le bouton Enregistrement

      image-1645778526386.png

    5. A la fin de votre message, appuyer sur Arrêt

      image-1645778709696.png

    6. Pour écouter votre message, appuyer sur Lecture image-1645778793020.46.24.png
    7. Pour recommencer l'enregistrement, appuyer sur le X à gauche de Piste audio et reprendre à l'étape 4.

      image-1645778922887.png

    8. Exporter votre enregistrement au format MP3 depuis le menu Fichier->Exporter->Exporter en MP3


      image-1646037246805.png



    9. Inscrire un nom et Enregistrer le fichier (laisser les autres options par défaut).

      image-1645779351826.16.05.png

    Configurer les messages d'accueil du numéro de services

    Seuls les responsables du numéros de service peuvent configurer les messages d'accueil

    Pour modifier les messages d'accueil (heures d'ouvertures, heures de fermeture et jours de fermeture) du numéro de service, il faut :

    1. Appuyer sur les 3 '···' en haut à droite de la fenêtre Teams, puis sur Paramètres

      Capture d’écran 2024-12-20 à 09.58.02.png


    2.  Aller dans le menu Appels, puis sélectionner la ligne du service

      Capture_d’écran_2023-06-16_à_13_59_42.png

    3. Modifier les options de messages d'accueil pour les heures d'ouverture, de fermeture ou des jours fermés (vacances et fériés). Vous pouvez utiliser l'option de Voix de synthèse en inscrivant du texte ou utiliser un message vocale enregistré et appuyer sur Enregistrer

    Capture_d’écran_2023-06-16_à_13_59_22.png

    Communiquer en direct avec un(des) collègue(s)

    Communiquer via des Conversations vous permet d'effectuer facilement les actions suivantes : 

    Communiquer en direct avec des personnes externes à l'UNIL n'est pas disponible pour le moment.
    Pour collaborer avec des personnes externes, il faut pour l'instant utiliser une équipe et inviter ces externes

    Démarrer une conversation

    Dans Conversation image-1629294145803.42.12.png, vous pouvez avoir des conversations individuelles ou de groupe (en dehors d'une équipe).

    1. Sélectionner Nouvelle conversation image-1629294088184.png.

    2. Taper le nom de la ou des personnes que l'on souhaite contacter.

    3. Sélectionner la flèche vers le bas pour ajouter un nom au groupe de conversation.

    Passer des appels vidéo et audio à partir d'une conversation

    Épingler une conversation

    1. Pour épingler une conversation, sélectionner Autres options (···) > Épingler. La conversation apparaît dans la liste des Épinglées.

      Remarque : il est possible d'épingler jusqu'à 15 personnes.

    2. Pour détacher une conversation, sélectionner Autres options (···) > Détacher.

    Planifier ou rejoindre une réunion

    Depuis le menu image-1629289250160.20.45.png  Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

    • Consulter votre calendrier et planifier une réunion, afin de pouvoir réunir plusieurs personnes de l'UNIL et/ou des externes pour échanger sur un sujet
    • Rejoindre directement une réunion en ligne en sélectionnant l'événement dans votre calendrier
    • organiser un webinaire, afin de présenter un sujet à des participants (max. 1'000 )
    • organiser un événement en direct, afin d'organiser une conférence (max. 10'000)

    Planifier une réunion

    1. Appuyer sur le menu image-1629289250160.20.45.png

    2. Sélectionner Nouvelle réunion.

    3. Saisir un titre pour la réunion et entrer un emplacement.

      Une réunion en ligne est créée par défaut.

    4. Sélectionner une heure de début et de fin et ajouter des détails si nécessaire.

    5. Entrer les noms dans la zone Inviter des personnes pour les ajouter à la réunion.

      Remarque : Pour inviter une personne de l’extérieur de l'organisation, saisir son adresse e-mail. Elle recevra une invitation à participer en tant qu’invité, même si elle ne dispose pas de Microsoft Teams.

    6. Vérifier la disponibilité des invités dans la liste Participants et, si nécessaire, choisir une heure suggérée ou sélectionner l’assistant de planification pour afficher d’autres heures de disponibilité dans la vue du calendrier.

    7. Sous l’option Sélectionner un canal pour la réunion, sélectionner la flèche de déroulement pour gérer les paramètres de confidentialité de la réunion :

      • Pour que la réunion reste privée, sélectionner Aucun.

      • Sélectionner un canal pour ouvrir la réunion aux membres d’une équipe et les y inviter automatiquement

    Rejoindre une réunion

    Pour rejoindre une réunion, il faut :

    mstm_joinRU.png

    Organiser un webinaire

    Pour afficher les sous-titres en français, appuyer sur le bouton image-1629289674576.27.38.png et séléctionner Français

    Grâce aux webinaires Microsoft Teams, vous pouvez inscrire vos participants, exécuter des présentations interactives et analyser les données sur les participants pour obtenir des réunions plus performantes.

    1. À partir du Calendrier image-1629708643965.50.34.png, sélectionner la flèche à côté de Nouvelle réunion > Webinaire. image-1629709332255.png

    2. Sélectionner Exigez l'inscription et l’audience souhaitée.

    La planification d’un webinaire a deux parties : 

    Détails pour les présentateurs et les organisateurs

    1. Ajouter un titre et les présentateurs requis.

    2. Ajouter l’heure souhaitée pour la participation des présentateurs. Elle doit inclure le temps nécessaire pour préparer le webinaire.

    3. Ajouter des notes pour les présentateurs et les organisateurs.

    4. Pour personnaliser le formulaire d’inscription, sélectionner Afficher le formulaire d’inscription.

    Formulaire d’inscription pour les participants

    Ces détails du formulaire seront visibles par tous les contacts invités au webinaire.

    1. Ajouter un titre et l’heure de début du webinaire pour les participants. 

    2. Ajouter des détails sur le webinaire.

    3. Ajouter le nom et une brève biographie sur le ou les intervenants.

    4. Il est possible de Charger une image qui servira en tant que bannière graphique sur le formulaire.

    5. Le formulaire d’inscription dispose de quelques champs fixes. Sélectionner Ajouter un champ pour en ajouter d’autres. 

    6. Sélectionner Copier le lien d’inscription pour l’utiliser dans les invitations et les promotions du webinaire.

    7. Sélectionner Enregistrer, puis examinez le formulaire d’inscription.

    8. Fermer le formulaire d’inscription, puis sélectionner Envoyer pour envoyer l’invitation aux présentateurs et aux organisateurs. 

    Organiser un événement en direct

    Une fois l’événement en direct planifié, assurez-vous d’apporter toute modification depuis Microsoft Teams. Ne modifiez pas cet événement dans Outlook.

    Les événements en direct Teams sont une extension des réunions Teams qui vous permettent de créer des événements en ligne pour de grands groupes, en ayant plus de contrôle sur la vidéo, les interactions et la création de rapports.

    1. Pour créer un événement en direct dans Teams, sélectionner Réunions Bouton Réunions sur le côté gauche de l’application, puis Nouvelle réunion.

    2. Dans la partie supérieure de la boîte de dialogue, sélectionner Nouvelle réunion > Nouvel événement en direct.

    3. Ajouter le titre, la date et l’heure de la réunion, ainsi que d’autres détails.

    4. Dans la zone Inviter des personnes à votre groupe d’événements, ajouter les noms des personnes qui doivent présenter et créer l’événement.

    5. Sélectionner Suivant.

    6. Sous Autorisations pour les événements en direct, choisir qui peut participer à votre événement en direct.

    7. Effectuer des sélections sous Comment envisagez-vous de produire votre événement?

    8. Sélectionner Planifier.

    9. Sélectionner Obtenir un lien de participation pour copier le code unique. Il s’agit du lien que à publier ou à envoyer à celles et ceux qui assistent à l’événement.

    Trucs & Astuces

    Pour afficher les sous-titres en français appuyer sur le bouton image-1629289674576.27.38.png et séléctionner Français

    Gérer une équipe

    Une documentation avancée sur la gestion d'une équipe est disponible sur le site de Microsoft

    Depuis le menu image-1629710649231.23.59.png de Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

    Créer une équipe

    Une équipe Microsoft Teams a une durée de vie d'une année (renouvelable), comme indiqué dans notre accord de niveau de service. Les documents et messages d'une équipe sont détruits à la date d'expiration de celle-ci. 

    1. Cliquer tout d'abord sur Équipes dans la partie gauche de l’application, puis cliquer surimage-1629375457366.16.21.png en bas de la liste d’équipes.

    2. Cliquer ensuite sur image-1629375514033.16.34.png (première carte dans le coin supérieur gauche).

    3. Choisir Création d'une équipe à partir de zéro.

      • Choisir ensuite le type d’équipe :

        • Pour limiter le contenu et la conversation à un groupe de personnes spécifique, sélectionner Privé.

        • Pour une communauté ou une rubrique que toute personne de l'organisation peut joindre, sélectionner Public.

    4. Nommer l'équipe et ajouter une description facultative.
    5. Une fois terminé, cliquer sur Suivant.
      image-1629375570022.16.57.png
    6. (Facultatif) Ajouter directement des membres à votre nouvelle équipe

    Ajouter des membres à son équipe

    Le retrait d'un membre d'une équipe n'est pas automatique et devra être fait manuellement (même s'il a été invité par le bias d'un groupe). Pour la mise à jour automatique, veuillez consulter cette documentation.

    Membres de l'UNIL

    1. Accéder au nom de l’équipe dans la liste de l’équipe et cliquer sur Plus d’options (···) > Ajouter des membres.

      Ajouter des membres dans Teams

    2. Taper un nom ou un groupe à ajouter à votre équipe. Il est également possible d'ajouter des personnes extérieures à l'organisation en tapant leur adresse e-mail.

    3. Une fois la liste complétée, sélectionner Ajouter.

    4. Sélectionner Fermer.

    Les personnes ajoutées à une équipe par un propriétaire d'équipe reçoivent directement un e-mail leur indiquant qu’elles sont désormais membres de l'équipe et que celle-ci apparaît dans leur liste d’équipes.

    Les personnes ajoutées à une équipe par un membre non-propriétaire de l'équipe doivent d'abord être validées par un propriétaire d'équipe, puis elles reçoivent un e-mail leur indiquant qu’elles sont désormais membres de l'équipe et que celle-ci apparaît dans leur liste d’équipes.

    Personnes externes à l'UNIL (Invités)

    Toute personne disposant d’une adresse email professionnelle ou grand public, comme Outlook, Gmail ou autres, peut rejoindre votre équipe en tant qu’invité.

    Les invités doivent avoir un compte Microsoft 365. Si l’invité n’a pas encore de compte Microsoft associé à son adresse de messagerie, il pourra en créer un gratuitement.

    Les invités venant d'institutions utilisant aussi Microsoft 365 auront accès aux fonctionnalités de partage d'entreprise (ouvrir les fichiers Office dans les applications de bureau, synchroniser les données partagées avec le OneDrive de l'institution, etc.)

    Pour ajouter un invité à votre équipe dans Teams :

    1. Les propriétaires d'une équipe peuvent accéder au nom de l’équipe dans la liste de l’équipe et cliquer sur Plus d’options (···) > Ajouter des membres.

      image-1629293343721.png

    2. Entrer l’adresse de messagerie de l’invité.

    Fonctionnalités disponibles aux invités
    Fonctionnalité dans Teams Invité
    Créer un canal
    Les propriétaires d'équipe contrôlent ce paramètre.    		 ✓
    Participer à une conversation privée ✓
    Participer à une conversation dans un canal ✓
    Publier, supprimer et modifier des messages ✓
    Partager un fichier du canal ✓
    Accéder aux fichiers SharePoint ✓
    Joindre des fichiers Publications de canal uniquement
    Télécharger des fichiers de conversation privés ✓
    Ouvrir les fichiers Office partagés dans les applications de bureau
    		 ✓ (uniquement si licence Office 365 valide dans son institution)
    Synchroniser les données de l'équipe avec OneDrive
    		 ✓ (uniquement si licence Office 365 valide dans son institution)

    Si vous êtes invités dans une équipe d'une autre institution utilisant Microsoft 365, certaines fonctionnalité pourraient être indisponibles. L'UNIL a ouvert le partage externe pour faciliter la collaboration avec les personnes externes à l'UNIL, mais ce n'est pas forcément le cas des autres institutions.

    Mise à jour automatique des membres d'une équipe

    Pour s'éviter une gestion manuelle des droits d'accès dans Microsoft Teams, il est possible de lier un groupe de l'intranet de l'UNIL avec une équipe Microsoft Teams. Le formulaire pour activer cet automatisme se trouve ici:

    https://www2.unil.ch/ci/forms_otrs/365_linkadgrouptoteams/lien_ad_team.php

    Les membres de l'équipe sont ajoutés ou supprimés chaque jour de l'équipe, en fonction de leur appartenance au groupe dans l'intranet. Les invités (externes à l'UNIL) et les propriétaires de l'équipe sont exclus de ce mécanisme.

    FAQ

    Trouver le lien de son équipe dans Microsoft Teams
    1. Ouvrir Teams
    2. Cliquer sur les trois points de suspension à droite de l'équipe

      msteams_teamlink00000.png

    3.  Cliquer sur "Obtenir le lien vers l'équipe"

      msteams_teamlink00001.png

    4. Cliquer sur "Copier"

      msteams_teamlink00002.png
    Trouver le nom abrégé du groupe dans l'intranet
    1. Afficher la liste des groupes dont vous faites partie: https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Gg/index.php?o=voirMesGroupes&v=sy1&PgTri=4101&fromMenu=1&TriMenu=41&TriMenu=41
    2. Trouver le groupe dans la liste qui apparaît.
      Le nom abrégé du groupe apparaît dans la colonne "Nom abrégé". S'assurer également que la mention "A" apparaissent dans la colonne "Utilisations". La lettre "A" signifie Autorisation

      8FDmsteams_teamlink00004.png

    Gestion des erreurs

    Lors de la tentative de lien entre un groupe et une équipe, plusieurs vérifications sont effectuées. Les erreurs les plus communes sont répertoriées ci-dessous.

    Le groupe nomdugroupe est invalide

    Cette erreur apparaît

    La personne requérante ne fait pas partie du groupe AD

    L'appartenance de la personne requérante au groupe est nécessaire pour que le processus fonctionne.

    A noter: un ajout manuel de la personne requérante dans le groupe dans notre intranet n'est effectif qu'au lendemain de l'ajout.

    La personne requérante ne fait pas partie des propriétaires de cette équipe

    La personne requérante doit être propriétaire de l'équipe dont on souhaite la mise à jour automatique des membres.

    On trouve la liste des membres dans l'option Gestion de l'équipe, disponible en cliquant sur les points de suspension, comme indiqué ci-dessous

    msteams_teamlink00005.png

    Le lien fourni pour cette équipe est invalide

    Le lien fourni n'a pas permis de définir l'identifiant de votre équipe. Se référer à l'entrée "Trouver le lien de son équipe dans Microsoft Teams" dans notre documentation et remplir à nouveau le formulaire.

    Renouveler une équipe Teams

    Les propriétaires d'une équipe Teams sont alertés de l'expiration de leur équipe :
        - Dans Teams: par notification 30 jours avant l'expiration
        - Par email:  30, 15 et 1 jour(s) avant l'expiration

    Pour prolonger d'une année la durée de vie d'une équipe, les propriétaires peuvent :

    1. Renouveler leur équipe directement dans Teams depuis le menu "Gérer l'équipe", onglet "Paramètres"
      renew_Teams_1.jpg
    2. Renouveler l'équipe en cliquant sur le lien reçu dans l'email d'alerte

    renew_Teams_2.jpg

    Récupérer tous les documents d'une équipe

    Pour télécharger tous les documents d'une équipe, vous pouvez :

    1. Aller dans l'onglet Fichiers du canal Général de votre équipe, puis appuyer sur Ouvrir dans SharePoint image-1633510242130.png

    2. Appuyer sur Documents (a.), puis sélectionner tous les documents (b.) et appuyer sur Télécharger (c.)image-1633510311173.png

    3. Une archive (ZIP) contenant tous les documents de l'équipe sera téléchargée sur votre ordinateur

    Rendre une équipe publique privée

    Les équipes publiques sont visibles par tous les membres de l'UNIL, et vous pouvez ainsi les rejoindre sans obtenir l’approbation du propriétaire de l’équipe. 

    Les documents dans une équipe publique sont accessibles par tous les membres de l'UNIL.

    Si vous désirez modifier les paramètres de confidentialité de votre équipe de public à privé :

    capture-decran-2022-12-12-a-10-53-57.png

    capture-decran-2022-12-12-a-10-54-14.png

    Travailler en équipe sur des documents

    Microsoft Teams permet de partager facilement des fichiers et de travailler ensemble sur chacun d’eux. Si vos fichiers sont des fichiers Word, Excel ou PowerPoint, vos collègues peuvent même afficher, modifier et collaborer sur ceux-ci dans Teams, dans Office Online ou dans les application de bureau d'Office 365.

    Pour travailler sur des documents avec des personnes externes à l'UNIL, invitez-les simplement dans votre équipe.

    Partager / Importer un fichier

    Les fichiers importés depuis un message de conversation (cf. méthode 1.) seront à la racine de l'onglet Fichiers. Il est recommandé d'organiser les fichiers dans les équipes.

    Pour partager un fichier:

    1. l'ajouter à un message en appuyant sur le bouton image-1629292508416.14.59.png et en cliquant ensuite sur Charger à partir de mon ordinateur.
    2. Depuis l'onglet fichier, appuyer sur image-1629292677967.17.24.png et choisir Dossier ou Fichiers

    Travailler simultanément sur un document

    Depuis l'onglet Fichiers, cliquer sur un fichier pour le sélectionner. Un "vu" s'affichera à gauche du nom du fichier (1). Ensuite, cliquer sur le menu Ouvrir (2) et choisir avec quelle application modifier ce document (3).

    1. Word/Excel/Powerpoint Online : Le fichier s'ouvre dans le navigateur.
    2. Word/Excel/Powerpoint : Le fichier s'ouvre dans le logiciel. Attention, il faut être connecté avec son compte Office 365 pour utiliser cette fonctionnalité.
    3. Modifier dans Teams : Le fichier s'ouvre directement dans Teams.

    igaUZHk43S.png

    Les fichiers stockés dans la bibliothèque de fichiers des équipes sont accessibles à tous les membres de l’équipe. Vous pouvez travailler en équipe sur les documents. Dès qu'un fichier est ouvert par plusieurs personnes, le mode collaboratif est activé. Les modifications des autres personnes sont affichées en temps réel. Le nom de la personne est indiqué dans le texte.

    firefox_R3thXtFKQS.png

    En haut à droite de la page, vous pouvez voir le nom des personnes qui travaillent sur le fichier en même temps que vous.

    firefox_aM4ZUEBkaW.png

    Créer un fichier

    Pour créer un document Word, PowerPoint ou Excel dans Teams :

    1. Se rendre dans l'onglet Fichiers d'un canal d'une équipe
    2. sélectionner Nouveau, puis choisir le type de fichier à créer.
    3. Le nouveau fichier s’ouvre dans Teams. Il est alors disponible, permettant aux membres de l'équip d'y apporter également des modifications.

    Teams_P1Q8B53Eq4.png

    Teams_RNkCq6MdDH.png

    Organiser les fichiers

    Il est possible de créer des dossiers en sélectionnant Nouveau puis Dossier. Une fois nommé, cliquer sur Créer.

    Vous pouvez également les Supprimer.

    On peut ensuite déplacer des données dans ce dossier, en sélectionnant un ou des fichier(s). Un "vu" marque les fichiers sélectionnés. Cliquer ensuite sur sur Déplacer.

    Teams_RiT4yTmOif.png

    Choisir le dossier voulu dans la liste (1) et confirmer en cliquant sur Déplacer (2). Un clic sur la flèche permet d'afficher les dossiers des autres canaux de l'équipe et y déplacer des fichiers (3).

    iUtSGC2f05.png

    Mettre en évidence un fichier

    Il est possible de mettre en évidence des fichiers en les épinglant. Pour ce faire, sélectionner un fichier et cliquer sur Épingler en tête de liste.

    D3gfYnj4QR.png

    Les fichiers épinglés restent en haut de la liste.

    Teams_pHfxPNj2M1.png

    Pour le détacher, sélectionner le fichier, cliquer sur Modifier les éléments épinglés puis sur Détacher.

    Teams_wBhWHhl32q.png

    FAQ

    Une documentation complète et des vidéos formations sont disponibles depuis le bouton Aide de l'application Teams ou sur https://support.microsoft.com/fr-fr/teams.

    Tester le fonctionnement de son microphone et sa caméra

    1. Ouvrir Microsoft Teams
    2. Accéder aux paramètres en cliquant en haut à droite sur ses initiales ou sa photo, puis sur "Gérer le compte"
      teams_test1.png
    3. Dans le menu, cliquer sur "Périphériques" et sélectionner "Passer un appel test"
      teams_test2.png
    4. Un appel test démarre. La caméra et le micro s’activent. L'enregistrement d'un court message vocal est alors demandé.
    5. Vérifier que la caméra fonctionne et écouter le message afin de vérifier la qualité du son.

    Quelle est la différence entre une équipe et un canal ?

    Une équipe est composée de canaux, qui regroupent les conversations que l'on a avec ses collègues. Un canal est dédié à un sujet en particulier, un projet, une structure au sein de l'équipe, etc.

    Microsoft Teams est-il utilisable depuis un navigateur internet ?

    Oui, vous pouvez utiliser Teams depuis n'importe quel navigateur sur la page teams.microsoft.com.

    Certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles avec Teams sur le web. En voici une sélection :

    Liste complète des limitations

    Dans mon équipe, je ne trouve pas certains canaux.

    Par défaut, certains canaux sont masqués. Les grandes équipes contiennent parfois beaucoup de canaux et cela évite de trop polluer l'interface.

    Pour les afficher, cliquer sur Canaux masqués en bas de la liste des canaux de l'équipe. Ensuite, sélectionner le canal manquant et cliquer sur Afficher.

    Teams_oUHfVGMFeB.png

    Si vous ne trouvez pas le canal dans la liste, il est possible qu'il s'agisse d'une canal privé. Dans ce cas, demandez à la personne responsable du canal de vous inviter.

    A quoi servent les @mentions ?

    Pour attirer l’attention d’une personne dans une conversation de canal ou une discussion, @mentionnez-la. Tapez simplement @ avant son nom, puis sélectionnez-la dans le menu qui s’affiche.

    La personne reçoit une notification sur laquelle elle peut cliquer pour accéder directement à l’emplacement de la conversation où elle a été mentionnée.

    Pour attirer l’attention d’une équipe entière, essayez l’une des solutions suivantes :

    Le responsable d'une équipe peut désactiver cette fonctionnalité.

    Le site de Microsoft montre des fonctionnalités que je ne retrouve pas dans Teams. Pourquoi ?

    Teams dépend d'une multitude de services Microsoft. Pour le moment, nous n'avons pas accès à la totalité de ces services à l'UNIL.

    Est-ce que je peux utiliser Teams pour appeler mes collègues sur Skype ou sur leur téléphone ?

    Non. Pour le moment, vous pouvez appeler uniquement d'autres personnes qui utilisent Teams à l'UNIL.

    Si vous installez Teams sur votre téléphone (iOS ou Android), vous pourrez passer des appels à vos collègues sur Teams de la même manière qu'un téléphone classique.

    photo_2020-04-01_16-46-12.jpg

    Je ne veux pas recevoir de mail de Microsoft Teams. Comment faire ?

    1. Cliquez sur votre image de profil dans la partie supérieure de l’application, puis sélectionnez Paramètres

    Teams_k8wyt9jQFb.png

    2. Sélectionnez l'onglet Notifications (1), puis choisissez le type d'alerte qui vous convient (2) :

    tgbo4pYR8h.png

    Comment récupérer un document supprimé dans Teams ?

    Les documents supprimés peuvent être restaurés durant 93 jours après la suppression.
    La procédure de récupération complète est disponible sur le site de Microsoft

    Comment ajouter tous les étudiants inscrits à un cours à une équipe ?

    Pour ajouter en une fois tous les étudiants inscrits à un cours, il faut :

    Attention à bien utiliser le suffixe "c-" devant le numéro et non pas "cp-" visible dans l'image ci-dessus.

    Teams ne se relance pas après avoir été minimisé

    Si Teams ne se lance pas après avoir été minimisé il faut redémarrer la machine pour qu'il se relance. 

    Par la suite, il faut toujours commencer par vérifier que cette option est cochée dans les paramètres.Screenshot 2022-03-29 at 10.50.13.png

    Tout devrait fonctionner suite à cela.

    Comment changer d'organisation sur Teams

    Si vous avez été invité dans une autre organisation Teams (hors UNIL), vous pouvez utiliser votre compte en tant qu'invité pour collaborer avec les membres de cette organisation.

    Pour basculer d'une organisation à une autre, il faut :

    fd5b112d-1df2-4d4d-b117-ce77f8e5ab27.png

    Modifier l'arrière-plan de la caméra avec un fond UNIL

    Pour savoir comment modifier l'arrière-plan de cotre caméra sur Team, vous pouvez suivre la documentation de Microsoft

    Le service UNICOM met à disposition des images dédiées UNIL que vous pouvez utiliser comme arrière-plan sur Teams.

     

     

     

    Gestion des notifications

    macOS

    Utiliser les notifications de macOS

    Par défaut, Teams utilise son propre système de notification. Si vous voulez utiliser le système de macOS :

    1. Dans Teams, cliquez sur les trois points en haut à droite de l'écran pour ouvrir le menu contextuel (1) puis cliquez sur Paramètres (2).

      image-1636454598376.37.43.png

    2. Ouvrez l'onglet Notifications (1). Dans le menu déroulant (2), sélectionnez Mac (3).

      image-1636454678970.37.26.png

    3. Ouvrez ensuite les préférences systèmes de macOS et sélectionnez le menu Notifications (1).

      image-1636454765713.37.53.png

    4. Dans le menu de gauche, sélectionnez Teams (1). Si nécessaire, autorisez les notifications (2). Vous pouvez ensuite paramétrer les notifications selon vos préférences (3).

      image-1636454888475.38.11.png

    Partager des documents avec des personnes externes à l'équipe

    Si vous devez collaborer régulièrement avec des personnes externes à l'UNIL, la meilleure solution sera de les ajouter à votre équipe Teams. Cette page vous indique comment partager une ressource de manière ponctuelle avec des externes.

    Commencez par vous rendre sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager depuis le logiciel Teams. Sélectionnez-le (1), puis cliquer sur l'icône de partage (2) :

    image.png

    Vous pouvez ensuite insérer l'adresse email de l'externe avec qui vous souhaitez partager l'élément (1). Un message vous averti que cette personne n'est pas liée à l'UNIL (2). En cliquant sur le crayon (3), vous pouvez gérer le type d'accès que vous souhaitez octroyer. Finalement, en cliquant sur la roue crantée (4), vous pourrez définir plus d'options de partage.

    image.png

    Vous pourrez choisir ici qui peut avoir accès au document ou dossier (1). Spécifier à nouveau si les personnes peuvent modifier ou uniquement consulter ce que vous partagez (2). Définir une date de fin pour le partage (3). Définir un mot de passe pour y accéder (4). Finalement, n'oubliez pas de sauvegarder les changements en cliquant sur le bouton "Appliquer" (5).

    Par défaut le périmètre de partage est réglé sur "Personnes de l'université de Lausanne" uniquement, n'oubliez de modifier ce paramètre si vous souhaitez partagé un document avec des personnes externes

    image.png