Microsoft Teams - Doc publique

• Installer Microsoft Teams
• Téléphoner avec Teams
• Communiquer en direct avec un(des) collègue(s)
• Planifier ou rejoindre une réunion
• Gérer une équipe
• Travailler en équipe sur des documents
• FAQ
• Gestion des notifications
• Partager des documents avec des personnes externes à l'équipe

Installer Microsoft Teams

• Pour bien démarrer avec Teams, nous vous recommandons de suivre une formation vidéo en ligne sur LinkedIn Learning :

    - L'essentiel de Teams en français (1h29m)

    - Microsoft Teams Essential Training in english (2h21m)

Microsoft Teams permet d’utiliser de manière optimale toute une série de fonctionnalités audio et vidéo indépendamment, ou presque, de votre matériel et de l’endroit où vous êtes. Dans le cadre de l’UNIL, ces fonctionnalités sont souvent utilisées dans le cas de télétravail, de réunion à distance, pour organiser le travail et collaborer entre différents membres d’un groupe.

On y retrouve les fonctionnalités principales suivantes :

• Messagerie instantanée avec information de présence
• Conférences audio/vidéo/web (interne et externe)
• Collaboration (travail à plusieurs sur un document partagé)
• Utilisation via smartphone/tablette
• (Bientôt) Téléphonie d’entreprise

Windows et Mac

• Aller sur le site de Microsoft : https://www.microsoft.com/fr-ch/microsoft-teams/download-app 
  
• Cliquer sur "Téléchargez Teams" (la version proposée Mac ou Windows est détectée automatiquement en fonction de votre ordinateur)

• Ouvrir le fichier téléchargé et suivre les instructions d'installation
• Une fois l’installation terminée, exécuter Microsoft Teams
• Vous devrez saisir votre adresse email et votre mot de passe UNIL
  
• Vérifier maintenant que les appels Teams fonctionne bien.

Sous certaines versions de macOS, il faudra autoriser Teams à accéder à votre micro et votre caméra. Si l’application ne le demande pas automatiquement, vous devrez approuver cet accès dans les réglages de votre appareil. 
    - Contrôler l’accès à la caméra sur Mac
    - Contrôler l’accès au microphone sur Mac

iOS, Android

1. Télécharger Microsoft Teams sur votre appareil mobile :

   • Android : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.teams&hl=fr_CH&gl=US
   • iOS : https://apps.apple.com/fr/app/microsoft-teams/id1113153706
2. Une fois l’installation terminée, exécuter Microsoft Teams
3. Vous devrez saisir votre adresse email et votre mot de passe UNIL
   

Téléphoner avec Teams

Les fonctionnalités de téléphonies sont disponibles depuis les applications Teams (Windows, Mac, Linux, iOS, Android) et depuis les navigateurs Google Chrome et Microsoft Edge.

Depuis le menu de Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

• Faire de votre ordinateur votre téléphone UNIL
• Faire de votre appareil mobile (smartphone et tablette) votre téléphone UNIL (sans révéler votre numéro)
• Ajouter un collègue à un appel pour obtenir son expertise sur un sujet
• Consulter et transférer un appel vers un autre service plus compétent pour répondre à une question
• Eviter d’être dérangé par des appels ou notifications en dehors de vos heures de travail
• Faire sonner simultanément les 2 téléphones d’un secrétariat
• Dévier automatiquement ses appels vers sa messagerie après 30 sec si vous ne pouvez pas répondre
• Faire patienter en musique un appelant le temps de chercher la réponse à sa demande.

Activer votre téléphone UNIL sur Teams

Pour activer votre numéro de téléphone UNIL dans Teams, vous pouvez remplir ce formulaire en ligne.

Passer un appel

Le pavé de numérotation peut être utilisé comme un téléphone classique pour appeler un numéro de téléphone.

Pour composer un numéro à partir de Teams :

1. Aller dans l'onglet
2. Entrer le numéro de la personne que vous voulez joindre à l’aide du pavé de numérotation situé sur la gauche.
3. Cliquez ensuite sur Appeler  .  

Pour accéder à votre pavé de numérotation pendant un appel, accédez à vos contrôles d’appel et sélectionnez pavé de numérotation .

Répondre à un appel

Lorsque quelqu’un vous appelle, vous recevez une notification qui vous permet d’accepter ou de refuser l’appel.

• Sélectionnez Accepter avec l’audio  répondre avec l’audio uniquement.

• (Uniquement si l'appelant utilise aussi Teams pour téléphoner) Sélectionnez Accepter avec la vidéo   pour accepter l’appel et activer la vidéo également.

• Sélectionnez Refuser l  pour refuser l’appel.

Activer la sonnerie des appels sur les haut-parleurs

Si vous utilisez un casque et que vous ne l'avez pas toujours sur les oreilles, vous pouvez configurer Teams pour que la sonnerie lors d'appel retentisse aussi sur les haut-parleurs de votre ordinateur. Pour cela, il faut :

• Appuyer sur votre photo de profil en haut à droite de Teams
• Aller dans Gérer le compte, puis Appareils
• Modifier le paramètre Sonnerie complémentaire en sélectionnant vos haut-parleurs

Transférer un appel

Transférez un appel en utilisant le nom d'une personne uniquement si vous savez qu'elle utilise Microsoft Teams. 

Pour transférer un appel : 

1. Dans votre fenêtre d'appel, appuyer sur Autres actions , puis.

2. Taper le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez transférer l’appel.

   • Si c'est un numéro de l'UNIL et que la personne utilise aussi Teams pour téléphoner, vous pouvez activer la sonnerie en l’absence de réponse. Cette réponse vous rappelle si le destinataire ne répond pas.

3. Pour terminer, appuyer sur Transférer.

Consulter puis transférer

Si vous souhaitez consulter une personne avant de lui transférer un appel, suivez ces étapes :

1. Au cours d’un appel, appuyer Autres actions pour ,  puis .

2. Taper le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez transférer l’appel.

3. Lorsque vous êtes prêt, appuyer sur Consulter.

Mettre un appel en attente

Les personnes en attente (vous compris) ne pourront pas voir ou entendre d’autres personnes de l’appel.
Toute personne entendra de la musique lorsqu’elle est mise en attente.

1. Pour mettre un appel en attente, appuyer sur Autres actions , puis appuyer .
2. Pour continuer l'appel, appuyer sur

Ajouter des personnes à un appel

Ajoutez une personne à un appel en utilisant son nom uniquement si vous savez qu'elle utilise Microsoft Teams. 

Avec Teams, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs personnes à un appel en cours :

1. Dans votre fenêtre d'appel, appuyer sur pour afficher la liste des participants
2. Taper le numéro de téléphone de la personne (ou son nom si cette personne utilise aussi Teams) que vous souhaitez ajouter à l'appel

   

3. Un message audio vous informe lorsque la personne rejoint l'appel

Dévier son téléphone

Pour dévier son téléphone :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentaires

   
   

3. Appuyer sur Transférer mes appels et sélectionner où dévier vos appels (messagerie ou vers un autre numéro)

   

   
   

4.  La déviation est activée, fermer simplement la fenêtre en appuyant sur

Désactiver la déviation

Après avoir désactivé la déviation, les paramètres de déviation des appels sans réponse doivent être reconfigurés.

Pour retirer la déviation de votre téléphone :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Transférer vers ..., puis sélectionner Ne pas transférer

   

Dévier les appels sans réponse

Il est impératif d'avoir paramétré une déviation pour les appels sans réponse, afin que vos appels soient convenablement déviés lorsque vous n'êtes pas connecté sur Teams.

Pour configurer une déviation automatique des appels sans réponse après X secondes :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentaires
3. Sélectionner la destination pour la déviation Si sans réponse
4. Sélectionner la durée de sonnerie avant de dévier l'appel

Gérer sa messagerie vocale

Paramétrer sa messagerie vocale

Pour modifier les paramètres de sa messagerie :

1. Aller dans l'onglet
2. En bas à gauche de la fenêtre Teams, appuyer sur Ne pas transférer, puis sur Paramètres supplémentaires
3. Appuyer sur Configurer la messagerie vocale
   
   
4. Définir le comportement et la langue de votre messagerie vocale
   
5. Poursuivre les étapes ci-dessous en fonction de ce que vous souhaitez modifier 
   

   
   

Enregistrer ou modifier un message d'accueil ou d'absence

Message audio

Pour enregistrer un message audio personnalisé :

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Appuyer sur
3. Un appel vers votre messagerie démarre, appuyer sur la touche 2 pour accéder au menu d'enregistrement du message d'accueil ou d'absence
4. Suivre les instructions et appuyer sur les touches adéquates pour enregistrer ou modifier votre message d'accueil ou d'absence.

Message de synthèse vocale

Pour utiliser un message de synthèse vocale personnalisé :

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Taper votre message d'accueil ou d'absence
   

   

3. Appuyer sur pour terminer

Configurer un message d'absence

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Sélectionner quand votre message d'absence doit être lu
   • Nous vous recommandons d'utiliser l'option réponse automatique Outlook, ainsi votre message d'absence sera automatiquement utilisé lorsque vous configurez une réponse automatique sur votre email UNIL
     

     

3. Appuyer sur pour terminer

Ecouter ses messages vocaux

Lorsque vous avez un nouveau message vocal, vous recevrez également ce message par email sur votre adresse UNIL.

La possibilité d'écouter ses messages vocaux depuis l'onglet  en appuyant sur n'est pas disponible.

Pour écouter vos messages vocaux :

1. Aller dans les paramètres de messagerie
2. Appuyer sur
3. Un appel vers votre messagerie démarre, appuyer sur la touche 1 pour écouter vos messages

Limiter les notifications sur mobile

Si vous utilisez Teams sur votre téléphone portable, vous pouvez limiter les notifications et sonneries en dehors de vos heures de travail.

1. Ouvrir l'application Teams sur votre téléphone
2. Appuyer sur votre image ou vos initiales en haut à gauche de votre écran
3. Appuyer sur Notifications
   

   

4. Sous Bloquer les notifications, appuyer sur Pendant la période de pause
   
   
5. Paramétrer ensuite des Heures de déconnexion et des Jours de déconnexion

Gérer un numéro de service avec Teams

Sur demande à helpdesk@unil.ch et dans certains cas, des numéros de téléphone de services/secrétariats peuvent être configurés sur Teams avec un menu et une file d'attente et pouvant être utilisés par plusieurs personnes.

Accéder à l'onglet Appel de la file d'attente

Un numéro de service avec file d'attente est lié à un canal d'une équipe Teams permettant ainsi de partager l'accès à ce numéro à tous les membres de cette équipe automatiquement.

1. Sélectionner le canal de votre équipe Teams avec lequel est associé le numéro de service
2. Appuyer sur l'onglet Appels

   

Accepter ou refuser de répondre aux appels du numéro de service

Vous avez la possibilité de définir si vous acceptez ou refusez de répondre aux appels du numéro de service. Ceci est particulièrement utile dans le cas où cette responsabilité est partagée et "tourne" entre plusieurs personnes. Vous pouvez donc modifier ce paramètre au début et à la fin de votre "tour".

Depuis les paramètres du compte

1. Appuyer sur les 3 points ··· en haut à droite de la fenêtre Teams, puis sur Paramètres

   
   
2.  Sélectionner Appels
3.  Sélectionner l'onglet correspondant à la file d'attente et cocher ou décocher pour accepter ou refuser les appels des numéros de service
   

   

4. Les appels provenant d'un numéro de service sont indiqués sur la notification d'appel

   

Depuis l'onglet Appels du canal associé au numéro de service

Vous pouvez aussi modifier ce paramètre directement depuis l'onglet Appel dans le canal associé au numéro de service.

1. Aller sur le canal de l'équipe Teams associé au numéro de service
2. Accéder à l'onglet Appels
3. Cocher ou décocher la case à côté de votre nom pour accepter ou refuser de répondre aux appels du numéro de service.

Passer un appel avec le numéro de service

Afin d'éviter de dévoiler votre numéro de téléphone direct, vous pouvez émettre un appel avec le numéro de service.

1. Aller dans le Menu Appels
   

   

2. Composer le numéro de téléphone à appeler avec le pavé numérique
3. Appuyer sur à droite du bouton Appeler
4. Sélectionner Appeler comme ....

Enregistrer un message vocal pour le numéro de service

Pour enregistrer un message audio dans un format compatible avec Teams, veuillez télécharger et installer le logiciel Audacity

Pour enregistrer un nouveau message audio, il faut :

1. Brancher un micro (ou utiliser le micro intégré)
2. S'installer dans un endroit silencieux
3. Ouvrir l'application Audacity
4. Une fois prêt à s'enregistrer, appuyer sur le bouton Enregistrement

   

5. A la fin de votre message, appuyer sur Arrêt

   

6. Pour écouter votre message, appuyer sur Lecture
7. Pour recommencer l'enregistrement, appuyer sur le X à gauche de Piste audio et reprendre à l'étape 4.

   

8. Exporter votre enregistrement au format MP3 depuis le menu Fichier->Exporter->Exporter en MP3

   
   

   

   
   
   
9. Inscrire un nom et Enregistrer le fichier (laisser les autres options par défaut).

   

Configurer les messages d'accueil du numéro de services

Seuls les responsables du numéros de service peuvent configurer les messages d'accueil

Pour modifier les messages d'accueil (heures d'ouvertures, heures de fermeture et jours de fermeture) du numéro de service, il faut :

1. Appuyer sur les 3 '···' en haut à droite de la fenêtre Teams, puis sur Paramètres

   

   
   
2.  Aller dans le menu Appels, puis sélectionner la ligne du service

   

3. Modifier les options de messages d'accueil pour les heures d'ouverture, de fermeture ou des jours fermés (vacances et fériés). Vous pouvez utiliser l'option de Voix de synthèse en inscrivant du texte ou utiliser un message vocale enregistré et appuyer sur Enregistrer

Communiquer en direct avec un(des) collègue(s)

Communiquer via des Conversations vous permet d'effectuer facilement les actions suivantes : 

• Informer rapidement un collègue d’un problème urgent 
• Demander si vos collègues sont libres pour prendre un café
• Appeler (audio + vidéo) un ou plusieurs collègues ou membre de l'UNIL
• Envoyer un document à un collègue

Communiquer en direct avec des personnes externes à l'UNIL n'est pas disponible pour le moment.
Pour collaborer avec des personnes externes, il faut pour l'instant utiliser une équipe et inviter ces externes

Démarrer une conversation

Dans Conversation , vous pouvez avoir des conversations individuelles ou de groupe (en dehors d'une équipe).

1. Sélectionner Nouvelle conversation .

2. Taper le nom de la ou des personnes que l'on souhaite contacter.

3. Sélectionner la flèche vers le bas pour ajouter un nom au groupe de conversation.

Passer des appels vidéo et audio à partir d'une conversation

• Sélectionner Appel vidéo ou Appel audio pour appeler quelqu'un directement à partir d'une conversation.

Épingler une conversation

1. Pour épingler une conversation, sélectionner Autres options (···) > Épingler. La conversation apparaît dans la liste des Épinglées.

   Remarque : il est possible d'épingler jusqu'à 15 personnes.

2. Pour détacher une conversation, sélectionner Autres options (···) > Détacher.

Planifier ou rejoindre une réunion

Depuis le menu  Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

• Consulter votre calendrier et planifier une réunion, afin de pouvoir réunir plusieurs personnes de l'UNIL et/ou des externes pour échanger sur un sujet
• Rejoindre directement une réunion en ligne en sélectionnant l'événement dans votre calendrier
• organiser un webinaire, afin de présenter un sujet à des participants (max. 1'000 )
• organiser un événement en direct, afin d'organiser une conférence (max. 10'000)

Planifier une réunion

1. Appuyer sur le menu

2. Sélectionner Nouvelle réunion.

3. Saisir un titre pour la réunion et entrer un emplacement.

   Une réunion en ligne est créée par défaut.

4. Sélectionner une heure de début et de fin et ajouter des détails si nécessaire.

5. Entrer les noms dans la zone Inviter des personnes pour les ajouter à la réunion.

   Remarque : Pour inviter une personne de l’extérieur de l'organisation, saisir son adresse e-mail. Elle recevra une invitation à participer en tant qu’invité, même si elle ne dispose pas de Microsoft Teams.

6. Vérifier la disponibilité des invités dans la liste Participants et, si nécessaire, choisir une heure suggérée ou sélectionner l’assistant de planification pour afficher d’autres heures de disponibilité dans la vue du calendrier.

7. Sous l’option Sélectionner un canal pour la réunion, sélectionner la flèche de déroulement pour gérer les paramètres de confidentialité de la réunion :

   • Pour que la réunion reste privée, sélectionner Aucun.

   • Sélectionner un canal pour ouvrir la réunion aux membres d’une équipe et les y inviter automatiquement

Rejoindre une réunion

Documentation et vidéo disponible sur https://support.microsoft.com/fr-fr/office/rejoindre-une-r%C3%A9union-teams-078e9868-f1aa-4414-8bb9-ee88e9236ee4 

Pour rejoindre une réunion, il faut :

• Appuyer sur le lien transmis par l'organisateur
• Choisir une des options suivantes :
  • Si vous possédez un compte Microsoft Teams, Télécharger l'application ou Lancer maintenant
  • Si vous n'avez pas de compte, Participer sur le web à la place

Organiser un webinaire

Documentation officielle Microsoft disponible sur https://support.microsoft.com/fr-fr/office/planifier-un-webinaire-dans-microsoft-teams-0719a9bd-07a0-47fd-8415-6c576860f36a 

Grâce aux webinaires Microsoft Teams, vous pouvez inscrire vos participants, exécuter des présentations interactives et analyser les données sur les participants pour obtenir des réunions plus performantes.

1. À partir du Calendrier , sélectionner la flèche à côté de Nouvelle réunion > Webinaire. 

2. Sélectionner Exigez l'inscription et l’audience souhaitée.

La planification d’un webinaire a deux parties : 

• Une page de détails pour les présentateurs et les organisateurs.

• Un formulaire d’inscription pour les participants.

Détails pour les présentateurs et les organisateurs

1. Ajouter un titre et les présentateurs requis.

2. Ajouter l’heure souhaitée pour la participation des présentateurs. Elle doit inclure le temps nécessaire pour préparer le webinaire.

3. Ajouter des notes pour les présentateurs et les organisateurs.

4. Pour personnaliser le formulaire d’inscription, sélectionner Afficher le formulaire d’inscription.

Formulaire d’inscription pour les participants

Ces détails du formulaire seront visibles par tous les contacts invités au webinaire.

1. Ajouter un titre et l’heure de début du webinaire pour les participants. 

2. Ajouter des détails sur le webinaire.

3. Ajouter le nom et une brève biographie sur le ou les intervenants.

4. Il est possible de Charger une image qui servira en tant que bannière graphique sur le formulaire.

5. Le formulaire d’inscription dispose de quelques champs fixes. Sélectionner Ajouter un champ pour en ajouter d’autres. 

6. Sélectionner Copier le lien d’inscription pour l’utiliser dans les invitations et les promotions du webinaire.

7. Sélectionner Enregistrer, puis examinez le formulaire d’inscription.

8. Fermer le formulaire d’inscription, puis sélectionner Envoyer pour envoyer l’invitation aux présentateurs et aux organisateurs. 

Organiser un événement en direct

Documentation officielle et vidéo disponible sur https://support.microsoft.com/fr-fr/office/organiser-et-planifier-un-%C3%A9v%C3%A9nement-en-direct-f92363a0-6d98-46d2-bdd9-f2248075e502 

Une fois l’événement en direct planifié, assurez-vous d’apporter toute modification depuis Microsoft Teams. Ne modifiez pas cet événement dans Outlook.

Les événements en direct Teams sont une extension des réunions Teams qui vous permettent de créer des événements en ligne pour de grands groupes, en ayant plus de contrôle sur la vidéo, les interactions et la création de rapports.

1. Pour créer un événement en direct dans Teams, sélectionner Réunions  sur le côté gauche de l’application, puis Nouvelle réunion.

2. Dans la partie supérieure de la boîte de dialogue, sélectionner Nouvelle réunion > Nouvel événement en direct.

3. Ajouter le titre, la date et l’heure de la réunion, ainsi que d’autres détails.

4. Dans la zone Inviter des personnes à votre groupe d’événements, ajouter les noms des personnes qui doivent présenter et créer l’événement.

5. Sélectionner Suivant.

6. Sous Autorisations pour les événements en direct, choisir qui peut participer à votre événement en direct.

7. Effectuer des sélections sous Comment envisagez-vous de produire votre événement?

8. Sélectionner Planifier.

9. Sélectionner Obtenir un lien de participation pour copier le code unique. Il s’agit du lien que à publier ou à envoyer à celles et ceux qui assistent à l’événement.

Gérer une équipe

Une documentation avancée sur la gestion d'une équipe est disponible sur le site de Microsoft

Depuis le menu de Microsoft Teams, vous pouvez par exemple :

• Créer une équipe, afin de collaborer avec des personnes UNIL et externes autour d'un projet
• Partager et travailler en simultané sur des documents avec les membres de l'équipe
• Réunir en ligne les membres d'une équipe pour discuter d'un projet
• Diffuser rapidement une information urgente à tous les membres de l'équipe

Créer une équipe

Une équipe Microsoft Teams a une durée de vie d'une année (renouvelable), comme indiqué dans notre accord de niveau de service. Les documents et messages d'une équipe sont détruits à la date d'expiration de celle-ci. 

Ajouter des membres à son équipe

Le retrait d'un membre d'une équipe n'est pas automatique et devra être fait manuellement (même s'il a été invité par le bias d'un groupe). Pour la mise à jour automatique, veuillez consulter cette documentation.

Membres de l'UNIL

1. Accéder au nom de l’équipe dans la liste de l’équipe et cliquer sur Plus d’options (···) > Ajouter des membres.
   
   

2. Taper un nom ou un groupe à ajouter à votre équipe. Il est également possible d'ajouter des personnes extérieures à l'organisation en tapant leur adresse e-mail.

3. Une fois la liste complétée, sélectionner Ajouter.

4. Sélectionner Fermer.

Les personnes ajoutées à une équipe par un propriétaire d'équipe reçoivent directement un e-mail leur indiquant qu’elles sont désormais membres de l'équipe et que celle-ci apparaît dans leur liste d’équipes.

Les personnes ajoutées à une équipe par un membre non-propriétaire de l'équipe doivent d'abord être validées par un propriétaire d'équipe, puis elles reçoivent un e-mail leur indiquant qu’elles sont désormais membres de l'équipe et que celle-ci apparaît dans leur liste d’équipes.

Personnes externes à l'UNIL (Invités)

Toute personne disposant d’une adresse email professionnelle ou grand public, comme Outlook, Gmail ou autres, peut rejoindre votre équipe en tant qu’invité.

Les invités doivent avoir un compte Microsoft 365. Si l’invité n’a pas encore de compte Microsoft associé à son adresse de messagerie, il pourra en créer un gratuitement.

Les invités venant d'institutions utilisant aussi Microsoft 365 auront accès aux fonctionnalités de partage d'entreprise (ouvrir les fichiers Office dans les applications de bureau, synchroniser les données partagées avec le OneDrive de l'institution, etc.)

Pour ajouter un invité à votre équipe dans Teams :

1. Les propriétaires d'une équipe peuvent accéder au nom de l’équipe dans la liste de l’équipe et cliquer sur Plus d’options (···) > Ajouter des membres.

   

2. Entrer l’adresse de messagerie de l’invité.

Fonctionnalités disponibles aux invités

Fonctionnalité dans Teams	Invité
Créer un canal Les propriétaires d'équipe contrôlent ce paramètre.	✓
Participer à une conversation privée	✓
Participer à une conversation dans un canal	✓
Publier, supprimer et modifier des messages	✓
Partager un fichier du canal	✓
Accéder aux fichiers SharePoint	✓
Joindre des fichiers	Publications de canal uniquement
Télécharger des fichiers de conversation privés	✓
Ouvrir les fichiers Office partagés dans les applications de bureau	✓ (uniquement si licence Office 365 valide dans son institution)
Synchroniser les données de l'équipe avec OneDrive	✓ (uniquement si licence Office 365 valide dans son institution)

Si vous êtes invités dans une équipe d'une autre institution utilisant Microsoft 365, certaines fonctionnalité pourraient être indisponibles. L'UNIL a ouvert le partage externe pour faciliter la collaboration avec les personnes externes à l'UNIL, mais ce n'est pas forcément le cas des autres institutions.

Mise à jour automatique des membres d'une équipe

Pour s'éviter une gestion manuelle des droits d'accès dans Microsoft Teams, il est possible de lier un groupe de l'intranet de l'UNIL avec une équipe Microsoft Teams. Le formulaire pour activer cet automatisme se trouve ici:

https://www2.unil.ch/ci/forms_otrs/365_linkadgrouptoteams/lien_ad_team.php

• Ce formulaire demande deux informations: le lien de l'équipe et le nom abrégé d'un groupe de notre intranet (voir ci-dessous).
• L'accès à ce formulaire est limité aux employé·e·s UNIL, aux employé·e·s des institutions partenaires officielles de l'UNIL et aux doctorant·e·s.
• Pour être acceptée, la demande doit émaner d'une personne étant propriétaire de l'équipe et membre du groupe de notre intranet

Les membres de l'équipe sont ajoutés ou supprimés chaque jour de l'équipe, en fonction de leur appartenance au groupe dans l'intranet. Les invités (externes à l'UNIL) et les propriétaires de l'équipe sont exclus de ce mécanisme.

FAQ

Trouver le lien de son équipe dans Microsoft Teams

1. Ouvrir Teams
2. Cliquer sur les trois points de suspension à droite de l'équipe
   
   
   
   
3.  Cliquer sur "Obtenir le lien vers l'équipe"
   
   
   
   
4. Cliquer sur "Copier"
   
   

Trouver le nom abrégé du groupe dans l'intranet

1. Afficher la liste des groupes dont vous faites partie: https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Gg/index.php?o=voirMesGroupes&v=sy1&PgTri=4101&fromMenu=1&TriMenu=41&TriMenu=41
2. Trouver le groupe dans la liste qui apparaît.
   Le nom abrégé du groupe apparaît dans la colonne "Nom abrégé". S'assurer également que la mention "A" apparaissent dans la colonne "Utilisations". La lettre "A" signifie Autorisation
   
   

Gestion des erreurs

Lors de la tentative de lien entre un groupe et une équipe, plusieurs vérifications sont effectuées. Les erreurs les plus communes sont répertoriées ci-dessous.

Le groupe nomdugroupe est invalide

Cette erreur apparaît

• lorsque l'on saisit un nom de groupe invalide
• lorsque le groupe n'est pas un groupe permettant gérer l'autorisation des accès => voir l'entrée "Trouver le nom abrégé du groupe dans l'intranet" ci-dessus
  
• lorsque le groupe a été créé dans la journée. Dans un tel cas, le groupe n'est pas encore valide. Il faut alors attendre le lendemain pour refaire une demande de mise à jour automatique des membres d'une équipe

La personne requérante ne fait pas partie du groupe AD

L'appartenance de la personne requérante au groupe est nécessaire pour que le processus fonctionne.

A noter: un ajout manuel de la personne requérante dans le groupe dans notre intranet n'est effectif qu'au lendemain de l'ajout.

La personne requérante ne fait pas partie des propriétaires de cette équipe

La personne requérante doit être propriétaire de l'équipe dont on souhaite la mise à jour automatique des membres.

On trouve la liste des membres dans l'option Gestion de l'équipe, disponible en cliquant sur les points de suspension, comme indiqué ci-dessous

Le lien fourni pour cette équipe est invalide

Le lien fourni n'a pas permis de définir l'identifiant de votre équipe. Se référer à l'entrée "Trouver le lien de son équipe dans Microsoft Teams" dans notre documentation et remplir à nouveau le formulaire.

Renouveler une équipe Teams

Les propriétaires d'une équipe Teams sont alertés de l'expiration de leur équipe :
    - Dans Teams: par notification 30 jours avant l'expiration
    - Par email:  30, 15 et 1 jour(s) avant l'expiration

Pour prolonger d'une année la durée de vie d'une équipe, les propriétaires peuvent :

1. Renouveler leur équipe directement dans Teams depuis le menu "Gérer l'équipe", onglet "Paramètres"
   
2. Renouveler l'équipe en cliquant sur le lien reçu dans l'email d'alerte

Récupérer tous les documents d'une équipe

Pour télécharger tous les documents d'une équipe, vous pouvez :

1. Aller dans l'onglet Fichiers du canal Général de votre équipe, puis appuyer sur Ouvrir dans SharePoint

2. Appuyer sur Documents (a.), puis sélectionner tous les documents (b.) et appuyer sur Télécharger (c.)

3. Une archive (ZIP) contenant tous les documents de l'équipe sera téléchargée sur votre ordinateur

Rendre une équipe publique privée

Les équipes publiques sont visibles par tous les membres de l'UNIL, et vous pouvez ainsi les rejoindre sans obtenir l’approbation du propriétaire de l’équipe. 

Les documents dans une équipe publique sont accessibles par tous les membres de l'UNIL.

Si vous désirez modifier les paramètres de confidentialité de votre équipe de public à privé :

• Depuis Teams, accédez au nom de l'équipe et sélectionnez autres options avec le bouton "⋅⋅⋅"
• sélectionnez ensuite Modifier l’équipe

• Sous confidentialité, sélectionnez Privé
• appuyez sur Enregistrer

Travailler en équipe sur des documents

Microsoft Teams permet de partager facilement des fichiers et de travailler ensemble sur chacun d’eux. Si vos fichiers sont des fichiers Word, Excel ou PowerPoint, vos collègues peuvent même afficher, modifier et collaborer sur ceux-ci dans Teams, dans Office Online ou dans les application de bureau d'Office 365.

Pour travailler sur des documents avec des personnes externes à l'UNIL, invitez-les simplement dans votre équipe.

Partager / Importer un fichier

Les fichiers importés depuis un message de conversation (cf. méthode 1.) seront à la racine de l'onglet Fichiers. Il est recommandé d'organiser les fichiers dans les équipes.

Pour partager un fichier:

1. l'ajouter à un message en appuyant sur le bouton et en cliquant ensuite sur Charger à partir de mon ordinateur.
2. Depuis l'onglet fichier, appuyer sur et choisir Dossier ou Fichiers

Travailler simultanément sur un document

Depuis l'onglet Fichiers, cliquer sur un fichier pour le sélectionner. Un "vu" s'affichera à gauche du nom du fichier (1). Ensuite, cliquer sur le menu Ouvrir (2) et choisir avec quelle application modifier ce document (3).

1. Word/Excel/Powerpoint Online : Le fichier s'ouvre dans le navigateur.
2. Word/Excel/Powerpoint : Le fichier s'ouvre dans le logiciel. Attention, il faut être connecté avec son compte Office 365 pour utiliser cette fonctionnalité.
3. Modifier dans Teams : Le fichier s'ouvre directement dans Teams.

Les fichiers stockés dans la bibliothèque de fichiers des équipes sont accessibles à tous les membres de l’équipe. Vous pouvez travailler en équipe sur les documents. Dès qu'un fichier est ouvert par plusieurs personnes, le mode collaboratif est activé. Les modifications des autres personnes sont affichées en temps réel. Le nom de la personne est indiqué dans le texte.

En haut à droite de la page, vous pouvez voir le nom des personnes qui travaillent sur le fichier en même temps que vous.

Créer un fichier

Pour créer un document Word, PowerPoint ou Excel dans Teams :

1. Se rendre dans l'onglet Fichiers d'un canal d'une équipe
2. sélectionner Nouveau, puis choisir le type de fichier à créer.
3. Le nouveau fichier s’ouvre dans Teams. Il est alors disponible, permettant aux membres de l'équip d'y apporter également des modifications.

Organiser les fichiers

Il est possible de créer des dossiers en sélectionnant Nouveau puis Dossier. Une fois nommé, cliquer sur Créer.

Vous pouvez également les Supprimer.

On peut ensuite déplacer des données dans ce dossier, en sélectionnant un ou des fichier(s). Un "vu" marque les fichiers sélectionnés. Cliquer ensuite sur sur Déplacer.

Choisir le dossier voulu dans la liste (1) et confirmer en cliquant sur Déplacer (2). Un clic sur la flèche permet d'afficher les dossiers des autres canaux de l'équipe et y déplacer des fichiers (3).

Mettre en évidence un fichier

Il est possible de mettre en évidence des fichiers en les épinglant. Pour ce faire, sélectionner un fichier et cliquer sur Épingler en tête de liste.

Les fichiers épinglés restent en haut de la liste.

Pour le détacher, sélectionner le fichier, cliquer sur Modifier les éléments épinglés puis sur Détacher.

FAQ

Une documentation complète et des vidéos formations sont disponibles depuis le bouton Aide de l'application Teams ou sur https://support.microsoft.com/fr-fr/teams.

Tester le fonctionnement de son microphone et sa caméra

1. Ouvrir Microsoft Teams
2. Accéder aux paramètres en cliquant en haut à droite sur ses initiales ou sa photo, puis sur "Gérer le compte"
   
3. Dans le menu, cliquer sur "Périphériques" et sélectionner "Passer un appel test"
   
4. Un appel test démarre. La caméra et le micro s’activent. L'enregistrement d'un court message vocal est alors demandé.
5. Vérifier que la caméra fonctionne et écouter le message afin de vérifier la qualité du son.

Quelle est la différence entre une équipe et un canal ?

Une équipe est composée de canaux, qui regroupent les conversations que l'on a avec ses collègues. Un canal est dédié à un sujet en particulier, un projet, une structure au sein de l'équipe, etc.

Microsoft Teams est-il utilisable depuis un navigateur internet ?

Oui, vous pouvez utiliser Teams depuis n'importe quel navigateur sur la page teams.microsoft.com.

Certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles avec Teams sur le web. En voici une sélection :

• Les appels et les réunions ne fonctionnent qu'avec Google Chrome et Microsoft Edge.
• La partage d'écran lors des réunions ou des appels se limite à la totalité de l'écran. Il n'est pas possible de partager uniquement une fenêtre.
• Pour donner et prendre le contrôle du contenu partagé, les deux personnes doivent utiliser le client de bureau Teams. Le contrôle n’est pas pris en charge lorsqu'une des parties utilise Teams dans un navigateur.
• Le partage de fichier ne fonctionne qu'avec Powerpoint.
• La fonction "Brouiller mon arrière-plan" n’est pas disponible.

Liste complète des limitations

Dans mon équipe, je ne trouve pas certains canaux.

Par défaut, certains canaux sont masqués. Les grandes équipes contiennent parfois beaucoup de canaux et cela évite de trop polluer l'interface.

Pour les afficher, cliquer sur Canaux masqués en bas de la liste des canaux de l'équipe. Ensuite, sélectionner le canal manquant et cliquer sur Afficher.

Si vous ne trouvez pas le canal dans la liste, il est possible qu'il s'agisse d'une canal privé. Dans ce cas, demandez à la personne responsable du canal de vous inviter.

A quoi servent les @mentions ?

Pour attirer l’attention d’une personne dans une conversation de canal ou une discussion, @mentionnez-la. Tapez simplement @ avant son nom, puis sélectionnez-la dans le menu qui s’affiche.

La personne reçoit une notification sur laquelle elle peut cliquer pour accéder directement à l’emplacement de la conversation où elle a été mentionnée.

Pour attirer l’attention d’une équipe entière, essayez l’une des solutions suivantes :

• Publiez votre message dans le canal Général de l’équipe. Le nom du canal apparaîtra en gras pour tous les membres de l’équipe.

• Tapez @équipe pour envoyer un message à tous les membres de cette équipe.

• Tapez @canal pour informer toutes les personnes qui ont placé ce canal dans leurs favoris.

Le responsable d'une équipe peut désactiver cette fonctionnalité.

Le site de Microsoft montre des fonctionnalités que je ne retrouve pas dans Teams. Pourquoi ?

Teams dépend d'une multitude de services Microsoft. Pour le moment, nous n'avons pas accès à la totalité de ces services à l'UNIL.

Est-ce que je peux utiliser Teams pour appeler mes collègues sur Skype ou sur leur téléphone ?

Non. Pour le moment, vous pouvez appeler uniquement d'autres personnes qui utilisent Teams à l'UNIL.

Si vous installez Teams sur votre téléphone (iOS ou Android), vous pourrez passer des appels à vos collègues sur Teams de la même manière qu'un téléphone classique.

Je ne veux pas recevoir de mail de Microsoft Teams. Comment faire ?

1. Cliquez sur votre image de profil dans la partie supérieure de l’application, puis sélectionnez Paramètres

2. Sélectionnez l'onglet Notifications (1), puis choisissez le type d'alerte qui vous convient (2) :

Comment récupérer un document supprimé dans Teams ?

Les documents supprimés peuvent être restaurés durant 93 jours après la suppression.
La procédure de récupération complète est disponible sur le site de Microsoft

Comment ajouter tous les étudiants inscrits à un cours à une équipe ?

Pour ajouter en une fois tous les étudiants inscrits à un cours, il faut :

• Se connecter sur my.unil.ch et depuis l'espace de cours MyUNIL du cours souhaité, lancer la commande de création d'un nouveau dossier
• Noter le numéro affiché dans le "Chemin d'emplacement", puis annuler la création du répertoire
• Dans Teams ajouter le groupe "c-XXXXX-g" (remplacer les XXXXX par les chiffres récupérer à l'étape précédente) comme indiqué dans cette procédure.

Attention à bien utiliser le suffixe "c-" devant le numéro et non pas "cp-" visible dans l'image ci-dessus.

Teams ne se relance pas après avoir été minimisé

Si Teams ne se lance pas après avoir été minimisé il faut redémarrer la machine pour qu'il se relance. 

Par la suite, il faut toujours commencer par vérifier que cette option est cochée dans les paramètres.

Tout devrait fonctionner suite à cela.

Comment changer d'organisation sur Teams

Si vous avez été invité dans une autre organisation Teams (hors UNIL), vous pouvez utiliser votre compte en tant qu'invité pour collaborer avec les membres de cette organisation.

Pour basculer d'une organisation à une autre, il faut :

• Dans Teams, appuyer sur votre image de profil
• Sélectionner l'organisation désirée pour basculer

Modifier l'arrière-plan de la caméra avec un fond UNIL

Pour savoir comment modifier l'arrière-plan de cotre caméra sur Team, vous pouvez suivre la documentation de Microsoft

Le service UNICOM met à disposition des images dédiées UNIL que vous pouvez utiliser comme arrière-plan sur Teams.

Gestion des notifications

macOS

Utiliser les notifications de macOS

Par défaut, Teams utilise son propre système de notification. Si vous voulez utiliser le système de macOS :

1. Dans Teams, cliquez sur les trois points en haut à droite de l'écran pour ouvrir le menu contextuel (1) puis cliquez sur Paramètres (2).

   

2. Ouvrez l'onglet Notifications (1). Dans le menu déroulant (2), sélectionnez Mac (3).

   

3. Ouvrez ensuite les préférences systèmes de macOS et sélectionnez le menu Notifications (1).

   

4. Dans le menu de gauche, sélectionnez Teams (1). Si nécessaire, autorisez les notifications (2). Vous pouvez ensuite paramétrer les notifications selon vos préférences (3).

   

Partager des documents avec des personnes externes à l'équipe

Si vous devez collaborer régulièrement avec des personnes externes à l'UNIL, la meilleure solution sera de les ajouter à votre équipe Teams. Cette page vous indique comment partager une ressource de manière ponctuelle avec des externes.

Commencez par vous rendre sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager depuis le logiciel Teams. Sélectionnez-le (1), puis cliquer sur l'icône de partage (2) :

Vous pouvez ensuite insérer l'adresse email de l'externe avec qui vous souhaitez partager l'élément (1). Un message vous averti que cette personne n'est pas liée à l'UNIL (2). En cliquant sur le crayon (3), vous pouvez gérer le type d'accès que vous souhaitez octroyer. Finalement, en cliquant sur la roue crantée (4), vous pourrez définir plus d'options de partage.

Vous pourrez choisir ici qui peut avoir accès au document ou dossier (1). Spécifier à nouveau si les personnes peuvent modifier ou uniquement consulter ce que vous partagez (2). Définir une date de fin pour le partage (3). Définir un mot de passe pour y accéder (4). Finalement, n'oubliez pas de sauvegarder les changements en cliquant sur le bouton "Appliquer" (5).

Par défaut le périmètre de partage est réglé sur "Personnes de l'université de Lausanne" uniquement, n'oubliez de modifier ce paramètre si vous souhaitez partagé un document avec des personnes externes