Créer et gérer son enquête à l'UNIL


La documentation en ligne de Limesurvey étant assez complète, nous ne mentionnons ici que les principales étapes de réalisation d'un questionnaire ainsi que les particularités liées spécifiquement à l'instance de l'UNIL.

Un exemple de questionnaire est à votre disposition ; il présente une grande partie des types de questions qui peuvent être créées dans Limesurvey.

Cette page liste les principales étapes dans la création et la gestion d'une enquête (ci-après questionnaire).

1. Préciser l'administrateur du questionnaire

Menu "Paramètres du questionnaire" > "Paramètres généraux" ("General settings")

L'administrateur du questionnaire sera l'expéditeur des mails d'invitation ; il recevra également les éventuels retours (adresses erronées, questions, etc.). L'administrateur peut être différent du propriétaire du questionnaire, à savoir la personne qui a reçu l'accès au serveur Limesurvey et qui réalise concrètement celui-ci.

2. Saisir le titre, la description et le message d'accueil

Menu "Paramètres du questionnaire" > "Eléments de texte" ("Text elements")

Dans le modèle à disposition (UNIL_2021), ces différents éléments apparaissent comme suit :

text_elements.pngIl est aussi possible d'ajouter un message de fin (remerciement) et un lien. Ils apparaissent une fois que le participant a fini de compléter le questionnaire.

3. Thème UNIL

Menu "Paramètres du questionnaire" > "Options de thème"

Les thèmes à disposition sont basés sur la ligne graphique des sites web UNIL. Ils sont déclinés par faculté. 

Le nom d'un institut, centre ou service, peut être ajouté dans l'en-tête, de la manière suivante :

options_theme.png

Pour le résultat suivant :

rendu_theme.png

Nous vous conseillons de ne pas toucher aux autres paramètres d'options de thème disponibles, cela risque d'affecter l'apparence de votre questionnaire.

4. Elaborer la structure du questionnaire

L'onglet "Structure" permet d'afficher la liste des questions et des groupes de questions. Chaque élément peut être édité séparément, ainsi que déplacé et réordonné. 

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Consulter la documentation de Limesurvey pour connaître les caractéristiques de chaque type de question et ses attributs. 

Nous vous conseillons de fréquemment prévisualiser votre questionnaire lors de son élaboration, afin de vérifier sa structure et son rendu. Il est aussi possible de prévisualiser un groupe de questions, voire même une question seule. 

5. Activer le questionnaire

Une fois le questionnaire prêt, il doit être activé avant d'être distribué. Une fois activé, il est atteignable avec son URL et les réponses des participants peuvent être sauvées. 

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C'est lors de cette étape qu'il est possible, entre autres, d'anonymiser totalement les réponses si besoin. Par défaut, les réponses ne sont pas anonymisées. Notez que ce paramètre est accessible à tout moment dans les "Paramètres de participation" du questionnaire. 

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Il est important de choisir une date et une heure de fin : 
Menu "Menu de questionnaire" > "Publication et accès ("Publication & access")

Une fois cette date dépassée, le questionnaire ne sera plus accessible pour les participants et passera automatiquement au statut "questionnaire expiré". 

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6. Choix du mode de distribution de votre questionnaire

Menu "Menu de questionnaire" > "Publication et accès ("Survey participants")

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Limesurvey permet de diffuser un questionnaire selon deux modèles :

  1. libre accès ("open access")
  2. accès restreint ("closed access")

Dans le premier cas, toute personne connaissant l'adresse du questionnaire peut le compléter sans aucune limite (une ou plusieurs fois). Aucune trace des participants n'est conservée dans le système ; il est donc impossible de savoir qui a répondu ou n'a pas répondu.

Par contre en accès restreint, seules les personnes invitées reçoivent par mail un accès individualisé ; elles ne peuvent remplir le questionnaire qu'une seule fois. Ce mode de distribution est à privilégier lorsque le public cible est connu et limité (par exemple lors d'élections). Les participants doivent être, au préalable, importés dans l'application via un fichier au format csv. Un jeton ("token") doit ensuite être généré pour chacun d'entre eux. Ces jetons permettent de créer des URL individualisées pour chaque participant.

Comparaison et marche à suivre selon le mode de distribution

Libre accès ("open-access") Accès restreint ("closed-access")
  • mail d'invitation envoyé par le responsable
  • même URL envoyée à tous
  • unicité des réponses non garantie
  • rappel manuel pour tous 
  • réponses totalement anonymes
  • importation des participants à partir d'un fichier csv comprenant nom, prénom, email
  • possibilité d'ajouter des infos supplémentaires (sexe, fonction, institut, etc.) pour permettre de singulariser les mails d'invitation et/ou de traiter les résultats plus finement
  • génération des codes d'invitations ("token")
  • URL personnalisée {SURVEYURL}
  • personnalisation des mails (invitation et rappel) 
  • mail d'invitation et de rappel gérés par Limesurvey, rappels envoyés uniquement aux personnes n'ayant pas répondu
  • unicité des réponses garantie
  • possibilité d'anonymiser les réponses

Le mode de distribution en accès restreint doit être privilégié, lorsque cela est possible. Celui-ci permet d'utiliser au maximum les possibilités du logiciel avec la gestion des rappels et la personnalisation des mails d'invitations. Ce mode n'empêche nullement l'anonymisation des réponses.

Principales étapes pour la  distribution de votre questionnaire en mode accès restreint