Gestion d'événements

Le Centre informatique met à disposition des unités de l'UNIL, responsables de l'organisation d'événements, une application web d'aide à la gestion des entrées.

Conditions d'accès au service

L'application de gestion d'événements est mise à disposition de la communauté de l'UNIL pour gérer des événements ayant besoin d'un contrôle d'accès par billet électronique (e-ticket).

Il existe une version de test et une version de production, toutes les deux possèdent les mêmes conditions d'accès. Vous trouverez les liens d'accès sur la page Comment accéder à l'application (aussi rappelés ci-après).

Si vous avez simplement besoin de récolter des inscriptions, sans contrôle d'accès, vous pouvez utiliser un formulaire Jahia ou Wordpress sur le site de votre événement ou de votre unité/faculté. Le module de formulaires Jahia gère également des codes d'invitation, permettant de restreindre la soumission du formulaire aux personnes ayant connaissance du code.

Page d'inscription

La page publique, qui liste les événements ouverts, est accessible sans restriction, y compris en dehors de l'UNIL :

Administration

La page d'administration est accessible par toute personne ayant un compte SWITCH edu-ID et un contrat UNIL valide (vous n'avez pas besoin de demander un accès) :

Néanmoins si vous travaillez à l'UNIL mais n'avez pas de contrat UNIL, vous devez nous demander explicitement un accès en contactant helpdesk@unil.ch (ces accès doivent être ouverts manuellement).

Comment accéder à l'application

L'application est disponible sur 2 environnements : en test et en production.

Elle comporte une partie publique (liste des événements ouverts) et une partie privée (administration).

L'application entière est disponible dans les 2 langues france.png Français et england.png Anglais, la langue peut être changée à tout moment dans l'application en utilisant les petites icônes (drapeaux) dans la barre de menu en haut à droite. La langue peut aussi être forcée pour l'accès aux formulaires d'inscription en spécifiant le paramètre lang dans l'URL (&lang=fr ou &lang=en).

Partie publique

La partie publique est accessible sans restriction y compris à l'extérieur de l'UNIL :

Merci d'utiliser l'environnement de test pour faire des tests. Il est important de ne pas surcharger l'environnement de production avec des événements de test.

Cette page liste simplement tous les événements ouverts, avec des liens vers les formulaires d'inscriptions associés.

Il est aussi possible via l'URL :

Dans l'exemple ci-dessus 1 est l'identifiant de l'événement et 3 l'identifiant d'une horaire spécifique. Ce lien est affiché dans la liste de vos événements dans la partie administration si vous souhaitez le communiquer directement.

La langue peut être forcée en spécifiant le paramètre lang dans l'URL d'inscription à un événement (&lang=fr ou &lang=en), par exemple https://events.unil.ch/register?event=1&lang=en. Si le paramètre n'est pas indiqué, la langue du navigateur de l'utilisateur sera utilisée.

Partie privée

Pour accéder à l'administration de l'application, connectez-vous à l'interface d'administration :

Merci d'utiliser l'environnement de test pour faire des tests. Il est important de ne pas surcharger l'environnement de production avec des événements de test.

Vous serai alors redirigé vers la page d'authentification et vous devrez vous identifier avec vos identifiants SWITCH edu-ID. Pour voir les conditions d'accès veuillez vous référer à la page suivante : Conditions d'accès au service.

Fonctionnement général

Cette application est destinée à faciliter la gestion d'événements à l'UNIL, en proposant une interface permettant de créer des événements, de gérer les inscriptions et de contrôler les accès via un système de billet électronique (e-ticket) contenant un QR code.

L'application est générique, c'est à dire qu'elle permet aux organisateurs de créer leurs propres événements en toute autonomie, avec les données d'enregistrement requises propres à chaque événement, sans l'aide du Centre informatique.

Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique qui est auto-généré pour chaque événement en fonction des options d'inscription définies lors de la création de celui-ci, ce qui permet aux participants d'obtenir instantanément leur billet électronique pour l'événement.

Les billets électroniques peuvent ensuite être scannés via l'application web (menu "Scan QR code") ou l'application mobile dédiée, vous trouverez plus d'information sur la page Scan des tickets électroniques.

L'application est donc destinée à 2 types de public, les participants et les organisateurs d'événements.

Participants

Les participants ont seulement accès à la partie publique de l'application, qui permet de consulter la liste des événements et de s'inscrire.

Toute personne, membre de l'UNIL ou non, peut accéder à cette liste et s'inscrire à un ou plusieurs événements.

Il y a différentes manières d'accéder à la liste des événements ou à l'inscription à un événement en particulier, suivant le lien qui a été communiqué, pour plus d'information, voir Comment accéder à l'application.

Organisateurs

Les organisateurs d'événements ont accès en plus à la partie administration, leur permettant de créer et gérer des événements. Voir Comment accéder à l'application pour l'accès.

Seuls les membres du personnel UNIL sont autorisés à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.

Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs :

Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.

Partie publique

Partie publique

Formulaire d'inscription

Le formulaire d'inscription propre à chaque événement est disponible publiquement, et accessible tant que l'événement est ouvert et non complet (sinon les messages d'information adéquats seront affichés).

Si l'événement est complet et que la liste d'attente n'est pas activée pour l'événement, alors l'utilisateur ne pourra pas accéder au formulaire, un message lui indiquera que l'événement est complet (ce message peut être défini lors de la création de l'événement).

Par défaut n'importe quelle personne peut s'inscrire à n'importe quel événement, il n'y a pas de restriction par public.

Néanmoins si vous avez besoin de restreindre votre public, vous pouvez pré-importer une liste de participants (depuis un fichier Excel ou directement depuis une campagne Salesforce), afin que seuls ceux-ci puissent confirmer leur inscription. Voir Créer un événement.

L'inscription a un événement se déroule en plusieurs étapes, qui sont les suivantes :

  1. Information sur l'événement
  2. Identification (si utilisateur non identifié)
  3. Options d'inscription
  4. Tickets (si événement payant)
  5. Confirmation

Information sur l'événement

Il s'agit simplement d'une page affichant quelques informations sur l'événement, l'utilisateur n'a aucune action a effectuer sur cette page.

Identification

Cette étape n'est disponible que si l'utilisateur n'est pas déjà identifié (via son compte edu-ID ou un compte local, voir Compte personnel).

L'identification durant le processus d'inscription est optionnelle, le participant peut choisir de s'inscrire à l'événement sans s'identifier.

Cette étape permet donc simplement d'avertir l'utilisateur qu'il peut continuer son inscription sans s'identifier, mais que dans ce cas il ne pourra pas revenir sur la plateforme par la suite dans le but d'y consulter ses anciennes inscriptions.

Options d'inscription

Cette étape permet à l'utilisateur de saisir les données d'inscription.

Si l'utilisateur est identifié, alors les champs nom, prénom et e-mail seront pré-remplis et non modifiables.

Si l'événement est un événement payant, alors les champs adresse, ville et code postal seront également demandés (et automatiquement remplis si l'utilisateur a déjà fait une inscription au préalable).

Ensuite apparaitrons les éventuelles options d'inscription définies lors de la création de l'événement.

Tickets

Cette étape n'est disponible que pour les événements payants.

Elle permet à l'utilisateur de choisir les différents ticket et tarifs associés.

Confirmation

Cette étape affiche un récapitulatif des données saisies dans les étapes précédentes, ainsi qu'une case à cocher pour confirmer les conditions si saisies au niveau de l'événement).

Si la liste d'attente est activée pour l'événement, l'utilisateur pourra envoyer le formulaire, puis :

Le contenu de ces 2 e-mail est à définir lors de la création de l'événement.

Partie publique

Compte personnel

Il est possible pour tout utilisateur de se connecter avec son compte edu-ID, ou de créer un compte personnel local.

Partie administration

Partie administration

Créer un événement

Pour créer un événement, rendez-vous dans le menu "Créer/modifier un événement" et remplissez le formulaire. Des infobulles sont disponibles en face de certains champs pour préciser quelques informations.

Veuillez bien saisir les informations dans les 2 langues lorsque demandé, cela est nécessaire afin de permettre aux utilisateurs d'afficher le formulaire dans les 2 langues. Si vous ne souhaitez pas faire de traduction, vous pouvez simplement copier le contenu d'une langue dans l'autre.

Il y a 2 façons d'accepter les inscriptions à un événement :

  1. Vous souhaitez permettre les inscriptions sans restriction. Dans ce cas ajoutez simplement les champs d'inscription nécessaires dans la partie "Données d'inscription". Toute personne accédant au formulaire pourra s'inscrire à l'événement
  2. Vous souhaitez restreindre les inscriptions à un certain public identifié au préalable (par exemple pour les cérémonies de remise des diplômes, ou seuls les diplômés doivent valider leur inscription). Dans ce cas vous pourrez importer une liste de participants depuis un fichier Excel ou depuis une campagne Salesforce. Pour cela il faudra vous rendre dans le menu "Gestion des inscriptions" puis utiliser le bouton "Ajouter des participants" sous la liste, cela vous donnera accès à 3 options d'import :
    1. Import d'un participant, manuellement en saisissant ses informations
    2. Import des participants depuis un fichier Excel, vous pourrez indiquer un fichier contenant une liste de participants à importer, qui eux seuls pourront soumettre le formulaire pour confirmer leur inscription
    3. Import des participants depuis une campagne Salesforce, vous pourrez rechercher une campagne Salesforce, visualiser les membres de la campagne, et sélectionner cette campagne. Seuls les membres de cette campagne pourront ainsi soumettre le formulaire pour confirmer leur inscription

Les champs Prénom, Nom et E-mail sont obligatoires et ne peuvent pas être supprimés, ils doivent obligatoirement être demandés sur le formulaire d'inscription ou pré-importés à partir d'un fichier Excel.

Si après le début des inscriptions vous supprimez un champ au niveau de l'événement, qui contient des données, toutes les données récoltées pour ce champ seront également supprimées. Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions. Si un champ ne doit plus être demandé vous pouvez simplement le désactiver.

Vous pouvez définir vous-même, dans la partie "Données d'inscription", tous les champs d'inscriptions que vous voulez en fonction des données que vous souhaitez récolter en plus des nom, prénom, et e-mail (par exemple numéro d'étudiant, participation à un dîner, moyen de transport, etc.). Les champs peuvent être obligatoires ou non et être désactivés à tout moment.

La seule limite est le type de réponse acceptée, qui ne peut qu'être des types suivants :

Il n'y a actuellement pas de support pour des listes de valeurs.

Modes d'authentification pour l'inscription

Vous pouvez choisir la manière dont l'utilisateur doit être authentifié afin de pouvoir s'inscrire à l'événement, les choix suivants sont disponible lors de la création de l'événement :

Import de participants depuis un fichier Excel

Si vous utilisez l'option "Ajouter des participants" sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), vous pourrez alors importez un fichier Excel contenant une liste de participants pré-enregistrés, qui eux seuls pourront valider leur inscription.

Généralement ce fichier Excel contient pour chaque participant un code unique qui leur aura été communiqué au préalable (afin d'être certains qu'eux seuls peuvent valider leur inscription).

Le fichier doit contenir une ligne d'en-tête (la première ligne n'est pas importée)

Pour importer le fichier, sélectionnez tout d'abord les champs que vous souhaitez importer depuis le fichier Excel dans le champs "Ordre des colonnes à importer".

Il est très important de respecter l'ordre des colonnes et leur type. Si par exemple votre fichier contient les colonnes "Nom", "Prénom", "E-mail" et "Code", alors vous devez indiquer ces colonnes dans cette ordre dans le champ "Ordre des colonnes à importer", et si vous avez défini une colonne de type numérique (par exemple le code), alors les valeurs correspondantes dans le fichier Excel devront aussi être des valeurs numériques.

Vous devez ensuite indiquer les champs qui devront impérativement correspondre aux valeurs importées depuis le fichier Excel lors de la validation du formulaire d'inscription, ceci afin de pouvoir identifier le participant (généralement l'adresse e-mail ou un code d'invitation, ou les deux). Par exemple si votre formulaire contient les champs "Nom", "Prénom", "E-mail" et "Code" et que vous indiquez les champs "E-mail" et "Code" comme devant correspondre, alors les valeurs saisies par le participant lors de l'inscription devront correspondre exactement aux valeurs pré-importées (si ce couple de valeur n'est pas trouvé, le formulaire ne pourra pas être validé), les champs "Nom" et "Prénom" eux pourront être différents (et les nouvelles valeurs seront appliquées à la place des données pré-importées).

Si vous souhaitez ajouter d'autres participants par la suite, vous pouvez importer un autre fichier Excel (ou le même fichier Excel complété avec de nouveaux participants) qui viendra compléter la liste des participants déjà importées.

Seuls les participants non déjà importés pour cet événement (basé sur l'adresse e-mail) seront importés

Import de participants depuis une campagne Salesforce

Si vous utilisez l'option "Ajouter des participants" sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), vous aurez alors accès à un champ vous permettant de rechercher une campagne Salesforce par son nom. La campagne Salesforce doit donc exister dans Salesforce et les membres doivent avoir été ajoutés à cette campagne avant de pouvoir être importés dans le système de gestion des événements :

  1. Saisissez le nom (ou une partie) de la campagne dans le champs de recherche puis cliquez sur le bouton "Rechercher"
  2. La liste des campagnes trouvées sera chargée dans le tableau sous le champ de recherche, vous pouvez également pour chaque campagne visualiser la liste des membres
  3. Sélectionnez la campagne souhaitée en cliquant sur le bouton "Choisir" dans la ligne de tableau correspondante

Ainsi lors de la finalisation de la création de l'événement, les membres de la campagne indiquée seront importés dans le système (noms, prénoms et e-mails).

L'identifiant unique de la campagne Salesforce sera stockée dans le système pour l'événement.

Les identifiant uniques de chacun des membres de la campagne Salesforce seront également stockés dans le système pour chaque participant.

Dans le cas de la modification d'un événement, seuls les membres non déjà existants dans le système seront importés (basé sur l'identifiant Salesforce), ainsi vous pouvez à tout moment ajouter des membres dans la campagne Salesforce et resynchroniser les participants en modifiant l'événement. Si des membres ont été mis à jour (nom, prénom, adresse e-mail), ils seront également mis à jour dans le système

Si vous avez supprimé des membres d'une campagne Salesforce, ils seront également supprimés dans le système si vous modifiez l'événement en ré-indiquant cette campagne

Partie administration

Modifier un événement

Pour modifier un événement, rendez-vous dans le menu "Administration des événements", puis dans le menu en bout de ligne, choisissez l'option "Modifier". Vous serez rediriger vers l'onglet "Créer/modifier un événement" avec les données de l'événement en question, il vous suffit ensuite de modifier les informations souhaitées et de sauver le formulaire en bas de page.

Pour plus d'information sur les options disponibles dans le formulaire, consultez Créer un événement.

Champs d'inscription

Vous pouvez tout à fait ajouter ou supprimer des champs d'inscription, même s'il y a déjà des inscriptions pour l'événement.

Les participants déjà inscrits n'auront bien sûr pas de valeur définie pour les nouveaux champs d'inscriptions, vous pourrez les définir depuis la gestion des inscriptions si besoin.

Attention, si après le début des inscriptions vous supprimez un champ au niveau de l'événement, qui contient des données, toutes les données récoltées pour ce champ seront également supprimées. Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions. Si un champ ne doit plus être demandé vous pouvez simplement le désactiver.

Liste d'attente

Les participants qui sont déjà inscrits (sur liste d'attente ou non), ne sont pas impactés par le changement de limite de participants.
Il n'y a rien d'automatique concernant la liste d'attente (pour éviter les problèmes).
Cela impactera seulement les nouvelles inscriptions.
Vous devrez toujours manuellement changer le statut des participants si vous devez les placer ou les retirer de la liste d'attente.

On peut par exemple imaginer les scénarios suivants :

Import de participants depuis un fichier Excel

Vous pouvez toujours utilisez l'option "Ajouter des participants" depuis un fichier Excel, sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), même s'il y a déjà des inscriptions existantes, vous pouvez importer un autre fichier Excel (ou le même fichier Excel complété avec de nouveaux participants) qui viendra compléter la liste des participants déjà importées.

Seuls les participants non déjà importés pour cet événement (basé sur l'adresse e-mail) seront importés

Import de participants depuis une campagne Salesforce

Vous pouvez toujours utilisez l'option "Ajouter des participants" depuis une campagne Salesforce, sous la liste des inscriptions (dans la gestion des inscriptions), vous aurez alors accès à un champ vous permettant de rechercher une campagne Salesforce par son nom. La campagne Salesforce doit donc exister dans Salesforce et les membres doivent avoir été ajoutés à cette campagne avant de pouvoir être importés dans le système de gestion des événements :

    Seuls les membres non déjà existants dans le système seront importés (basé sur l'identifiant Salesforce), ainsi vous pouvez à tout moment ajouter des membres dans la campagne Salesforce et resynchroniser les participants en modifiant l'événement. Si des membres ont été mis à jour (nom, prénom, adresse e-mail), ils seront également mis à jour dans le système

    Si vous avez supprimé des membres d'une campagne Salesforce, ils seront également supprimés dans le système si vous modifiez l'événement en réindiquant cette campagne

    Partie administration

    Administration des inscriptions

    Pour accéder à l'administration des participants, utilisez le menu "Administration des participants".

    Sélectionnez ensuite dans la liste déroulante l'événement dont vous souhaitez gérer les participants. Le tableau contenant la liste des participants se mettra automatiquement à jour.

    Données affichées

    Le tableau des participants (premier onglet) affiche la liste de toutes les inscriptions pour l'événement sélectionné. Pour chacune des inscriptions, vous pouvez visualiser directement son état :

    L'indication e-ticket envoyé/non envoyé est utile car il peut arriver, pour plusieurs raisons (adresse e-mail incorrecte, problème SMTP, etc.), qu'un participant ait bien soumis le formulaire mais que l'e-mail contenant sont e-ticket n'ait pas pu être envoyé

    L'indication du nombre d'accès autorisés n'apparaît que s'il y a plusieurs invités par participant définis pour l'événement

    Le tableau de l'onglet "Liste d'attente" affiche simplement la liste des personnes sur liste d'attente.

    Actions disponibles

    Vous pouvez effectuer les actions suivantes pour chacune des inscriptions :

    Attention, si vous modifiez l'adresse e-mail d'un participant après qu'il ait rempli le formulaire, il faudra lui renvoyer un nouveau e-ticket, car son e-ticket précédant ne correspondra plus à la nouvelle adresse e-mail et le participant sera refusé lors du scan!

    Sous la liste des inscriptions, vous avez également 2 boutons vous permettant :

    Statistiques

    Des statistiques sont disponibles dans le 3ème onglet après avoir sélectionné un événement. Cela vous permet de suivre en temps réel l'avancée des entrées :

    Il faut recharger la page ou simplement effectuer une recherche (ou cliquer sur le bouton "réinitialiser la recherche") pour que les données se mettent à jour, les données ne sont pas mises à jour dynamiquement pour le moment

    Partie administration

    Scan des tickets électroniques

    Un ticket électronique (e-ticket) est généré pour chaque inscription. Il peut être valable pour une ou plusieurs personnes (selon le nombre d'invités autorisés).

    Les tickets électroniques sont générés au format QR code.

    Contenu du QR code

    Le ticket électronique contient l'adresse e-mail du participant, l'ID du participant et l'ID de l'événement.

    Les données des participants sont cryptées et encodées, elles ne peuvent être décodées par une entité malveillante. Il n'y a également aucune possibilité pour les utilisateurs de contourner le système en modifiant ou créant des QR codes, ceux-ci seront refusés lors du scan.

    Scan des tickets

    Pour scanner un ticket électronique, rendez-vous dans le menu "Scan QR code". Cette page contient le scanneur de QR codes. Il suffit de passer un QR code devant la caméra pour que celui-ci soit scanné.

    Il se peut qu'un accès à votre caméra soit demandé, veuillez accepter et vous assurer que votre navigateur a bien accès à votre caméra (cela peut être aussi configuré au niveau de votre système d'exploitation).

    Un ticket électronique peut être valide pour plusieurs personnes, il faut impérativement scanner le QR code autant de fois que d'invités ! A chaque scan le nombre restant d'invités et décomptés, il est donc important de scanner chacune des personnes devant accéder à l'événement afin que d'autres ne puissent pas utiliser le même QR code pour entrer plus tard, amenant à une surpopulation.

    Une fois le scan effectué, un message affiche le résultat du scan :

    1. Accès autorisé : L'accès est autorisé, le ticket est valide et le participant peut participer à l'événement
    2. Accès refusé : L'accès est refusé, il peut y avoir plusieurs raisons (un message précisant la raison s'affiche sous le statut) :
      1. Le participant n'a pas été trouvé (cela peut arriver si par exemple celui-ci à été retiré par les administrateurs après inscription)
      2. Le nombre de scans autorisés a été dépassé (le QR code n'est valide que pour le nombre d'invités configuré au niveau de l'événement)

    Pour effectuer un nouveau scan, cliquez sur le bouton "Nouveau scan", puis renouvelez l'opération pour scanner chacun des participants.

    Matériel de scan

    L'Université met à disposition 8 tablettes Android pouvant être utilisées pour le scan des QR code le jour de l'événement. Veuillez contacter UNISEP pour la réservation et la mise à disposition de ces tablettes. Nous vous conseillons de les réserver assez tôt et de les récupérer au moins un jour avant l'événement afin de bien les charger et éventuellement faire des tests.

    Vous pouvez aussi simplement utiliser votre smartphone personnel. Il suffit d'accéder à l'application web via un navigateur web puis d'utiliser le menu "scan QR code".

    Vous pouvez sans problème vous connecter avec un même compte sur plusieurs appareils

     

     

    Partie administration

    E-paiement

    Le paiement en ligne des options d'inscription est l'une des fonctionnalités de l'application, elle est optionnelle et ne peut être implémentée que sur demande.

    Une fois l'inscription effectuée dans l'application, celle-ci enregistre les données (choix des options d'inscriptions, statuts, etc.) puis lors du paiement les informations de paiement liées à ces données sont transférées dans le logiciel de gestion comptable de l'UNIL (SAP) pour ensuite passer la main au module d'e-paiement.

    La gestion des paiements transite par un fonds SAP, ainsi une demande d'accès au service de e-paiement doit impérativement être envoyée au Service financier. Le formulaire de demande est disponible ci dessous.

    Nous vous conseillons d'envoyer la demande dès que possible, la validation pouvant prendre un certain temps.

     

    Les prix, avec mention de TVA éventuelle, doivent être clairement affichés sur le formulaire d'inscription. Ces documents doivent être validés par le Service financier au moins une semaine avant leur publication sur Internet.

    C'est seulement après avoir reçu le document validé par le service financier que nous pourrons mettre à disposition un service de paiement correspondant à votre fond afin que vous puissiez lier votre événement à la plateforme de e-paiement.

    Toute modification de prix ultérieure doit être reportée sur ce document et à nouveau envoyer au service financier pour validation. C'est seulement après validation de leur côté que nous seront habilité à effectuer les changements sur la plateforme de e-paiement.