# Administration des inscriptions

Pour accéder à l'administration des inscriptions, utilisez le menu "**Administration des inscriptions**". Sélectionnez ensuite dans la liste déroulante l'événement dont vous souhaitez gérer les participants. Le tableau contenant la liste des participants se mettra automatiquement à jour.

Vous pouvez aussi accéder à la liste des inscriptions d'un événement depuis le menu "Administration des événements", puis "Voir les inscriptions" dans le menu en bout de ligne correspondant à votre événement.

#### Données affichées

Le tableau des participants (premier onglet) affiche la liste de toutes les inscriptions pour l'événement sélectionné. Pour chacune des inscriptions, vous pouvez visualiser directement son état :

- **Statut inscription** : Vous indique le statut de l'inscription : 
    - <span style="background-color: #ff0000; color: #ffffff;">Non soumis</span> : Le participant n'a pas soumis le formulaire d'inscription, notamment indiqué lorsque les participants on été importés et doivent valider leur inscription
    - <span style="background-color: rgb(53, 152, 219); color: rgb(255, 255, 255);">En validation</span> : Le participant a soumis le formulaire mais son inscription doit être validée par un administrateur (le statut par défaut des inscriptions était réglé sur "En validation" au niveau de l'événement)
    - <span style="background-color: #99cc00; color: #ffffff;">Validé</span> : Le participant a soumis le formulaire et son inscription est validée : 
        - <span style="background-color: #99cc00; color: #ffffff;">Validé</span> : le statut par défaut des inscriptions était réglé sur "Validé" au niveau de l'événement
        - <span style="background-color: #99cc00; color: #ffffff;">Validé (A)</span> : un administrateur a validé l'inscription depuis l'administration
        - <span style="background-color: #99cc00; color: #ffffff;">Validé (I)</span> : L'inscription a été automatiquement validé lors de l'import du participant
    - <span style="background-color: rgb(126, 140, 141); color: rgb(255, 255, 255);">Annulé</span> : L'inscription du participant est annulée : 
        - <span style="background-color: rgb(126, 140, 141); color: rgb(255, 255, 255);">Annulé</span> : L'inscription a été annulée par le participant
        - <span style="background-color: rgb(126, 140, 141); color: rgb(255, 255, 255);">Annulé (A)</span> : L'inscription a été annulée par un administrateur
- **Mail e-ticket** : Vous indique si le e-ticket (billet électronique) a correctement été envoyé au participant : 
    - <span style="background-color: #99cc00; color: #ffffff;">Envoyé</span> : L'e-mail a été envoyé correctement, le participant devrait l'avoir reçu
    - <span style="background-color: #ff0000; color: #ffffff;">Non envoyé</span> : L'e-mail n'a pas encore été envoyé au participant, ou bien une erreur est apparue lors de l'envoi, le participant n'a pas reçu l'e-mail
- **Billet** : Vous indique le nombre de billets pour cette inscription, ainsi que le nombre d'accompagnants
- **Accès** : Vous indique si des accès ont déjà été autorisés pour ce participant : 
    - <span style="background-color: #99cc00; color: #ffffff;">Autorisé</span> : Au moins un accès à été autorisé pour le participant (+ nombre d'autorisations accordées si plusieurs)
    - <span style="background-color: #ffcc00; color: #ffffff;">non autorisé</span> : Aucun accès n'a encore été autorisé pour le participant

<p class="callout info">L'indication Mail e-ticket envoyé/non envoyé est utile car il peut arriver, pour plusieurs raisons (adresse e-mail incorrecte, problème SMTP, etc.), qu'un participant ait bien soumis le formulaire mais que l'e-mail contenant sont e-ticket n'ait pas pu être envoyé</p>

<p class="callout info">L'indication du nombre d'accès autorisés n'apparaît que s'il y a plusieurs invités par participant définis pour l'événement</p>

Le tableau de l'onglet "<span style="background-color: #800080; color: #ffffff;">Liste d'attente</span>" affiche simplement la liste des personnes sur liste d'attente.

#### Actions disponibles

Vous pouvez effectuer les actions suivantes pour chacune des inscriptions :

- **Voir** : permet simplement de visualiser les données de l'inscription (et télécharger les fichiers associés si présents)
- **Modifier** : permet de modifier les informations d'inscription du participant

<p class="callout danger">Attention, si vous modifiez l'adresse e-mail d'un participant après qu'il ait rempli le formulaire, il faudra lui renvoyer un nouveau e-ticket, car son e-ticket précédant ne correspondra plus à la nouvelle adresse e-mail et le participant sera refusé lors du scan!</p>

- **Supprimer** : permet de supprimer **définitivement** l'inscription (et toutes les données associées)
- **E-ticket -&gt; Renvoyer le e-ticket** : renvoi le e-ticket au participant (dans le cas ou il ne l'aurait pas reçu, ou perdu)
- **E-ticket -&gt; Voir le document** : permet de générer le document PDF contenant le e-ticket afin de le visualiser
- **E-ticket -&gt; Accorder/Révoquer des accès** : permet d'autoriser ou de retirer des accès pour chaque e-ticket
- **Placer sur liste d'attente** : place le participant sur liste d'attente, cette option n'est disponible **que si l'e-ticket n'a jamais été envoyé** à l'utilisateur, et si l'inscription n'est pas déjà sur liste d'attente
- **Retirer de la liste d'attente** : retire le participant de la liste d'attente, vous devez ensuite **impérativement lui envoyer son e-ticket** en utilisant l'option décrite ci-dessus pour qu'il puisse avoir accès à l'événement. L'option n'est disponible que sur la liste des inscriptions sur liste d'attente
- **Statut d'inscription -&gt; Valider l'inscription** : valide l'inscription du participant comme s'il avait rempli le formulaire (l'e-de validation d'inscription contenant le e-ticket lui est envoyé)
- **Statut d'inscription -&gt; Invalider l'inscription** : Invalide l'inscription, c'est à dire que le statut de l'inscription est réinitialisé en "En validation", elle devra être revalidée pour que son QR code soit valide
- **Statut d'inscription -&gt; Annuler l'inscription** : Annule l'inscription du participant, son QR code ne sera plus valide

<p class="callout warning">Attention, si vous annulez une inscription depuis l'administration et que les inscriptions sont uniques pour l'événement, l'utilisateur ne pourra plus se réinscrire à cet événement</p>

Sous la liste des inscriptions, vous avez également 2 boutons vous permettant :

- D'ajouter manuellement des participants : 
    - via un formulaire pour saisie manuelle
    - via un fichier Excel ou une campagne Salesforce (plus de détails dans [Créer un événement](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-d%C3%A9v%C3%A9nements/page/creer-un-evenement "Créer un événement"))
- D'effectuer une action sur les inscriptions sélectionnées : 
    - Exporter les inscriptions sélectionnées au format Excel
    - Renvoyer les billet électronique aux inscription sélectionnées
    - Supprimer les inscriptions sélectionnées

#### Statistiques

Des statistiques sont disponibles dans le 3ème onglet après avoir sélectionné un événement. Cela vous permet de suivre en temps réel l'avancée des entrées :

- Statut des accès (invités inclus)
- Statut des e-tickets (invités non inclus)
- Inscriptions par statut (invités non inclus)
- Statut des accès (invités non inclus)
- Scans par minute
- Inscriptions par jour

<p class="callout info">Il faut recharger la page ou simplement effectuer une recherche (ou cliquer sur le bouton "réinitialiser la recherche") pour que les données se mettent à jour, les données ne sont pas mises à jour dynamiquement pour le moment</p>