Gestion de conférences - Doc publique

Votre événement

Si votre événement se déroule sur le site de l'UNIL, veuillez prendre note des informations fournies par UNIBAT sur la page suivante : https://www.unil.ch/unibat/home/menuinst/nos-prestations/organisation-devenements.html

Si vous organisez un événement pour lequel vous souhaitez contrôler les entrées, sans besoin de e-paiement ou de soumissions d'abstracts, nous vous proposons l'utilisation d'une autre application dédiée, veuillez vous référer à la documentation suivante : https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-d%C3%A9v%C3%A9nements/chapter/gestion-d%C3%A9v%C3%A9nements---doc-publique

 

Conditions d'accès au service

Le développement d'une application de gestion de conférence représente du travail pour le Centre Informatique, c’est pourquoi nous avons certaines conditions :

  1. L’événement doit être lié à l’UNIL
  2. Vous devez avoir un nombre minimum de participants (généralement 100 mais nous restons flexibles)
  3. Vous devez avoir besoin de e-paiement et/ou de soumissions d'abstracts

Si ces conditions ne sont pas respectées, vous pouvez soit utiliser un simple formulaire sur un site Wordpress ou Jahia hébergé à l'UNIL, soit utiliser une solution extérieure à l'UNIL (dans ce dernier cas nous ne fournissons aucun support).

Nous exigeons habituellement que la demande nous parvienne 3 mois avant la date souhaitée pour l'ouverture des inscriptions ou soumissions. Cela est nécessaire suite au nombre croissant de demandes que nous recevons et afin de pouvoir planifier les développements dans les meilleures conditions.

Les demandes sont traitées dans l’ordre (premier arrivé, premier servi).

Informations à fournir

Afin de vous proposer un prototype qui correspond au mieux à votre demande, nous aurons besoin des informations suivantes :

Vous devrez également remplir une demande d’accès au service de e-paiement et la transmettre au service financier. Nous ne pourrons pas configurer la plateforme de e-paiement sans leur validation. Vous trouverez plus d'informations sur la page E-paiement.

Tout ajout/modification/suppresion d'options payantes doit être annoncé au service financier. Nous ne pourrons apporter de modification à la configuration de la plateforme de e-paiement sans l'aval du service financier

Ci dessous quelques détails supplémentaires pour certains des points mentionés.

Nom du congrès

Afin de définir une adresse web pour le congrès, qui sera du type https://conferences.unil.ch/nomducongres, un nom concis doit lui être attribué.

Pour les événements ponctuels généralement le nom concis est formé par la concaténation d'une abréviation du titre du congrès et de l'année d'organisation (par exemple event2019). Pour un événement récurrent, le nom concis ne doit pas contenir l’année, afin de pouvoir renouveler l'application toutes les x années sans changer l’adresse d’accès.

Il est aussi conseillé de garder le même nom concis si vous avez déjà un site web vitrine correspondant (de type www.unil.ch/nomducongres).

Quelques exemples :

Titre du congrès Dates Nom attribué
9th International Conference on PhD Education 03 au 05 avril 2014 orpheus2014
Symposium adolescence

07 juin 2018 (récurrente tous les ans)

sympados
48th European Mathematical Genetics Meeting 16 et 17 avril 2020 emgm2020

Site web vitrine

Il sagit du site web vitrine de la conférence, sur lequel généralement vous placerez le lien vers le formulaire d'inscription.

Cela peut être un site web hébergé à l'Université ou ailleurs. Si vous n'en avez pas, vous pouvez demander à héberger un site Wordpress au Centre Informatique, plus d'information sur la page suivante : https://www.unil.ch/ci/offre-conditions-ouverture-site-web.

Dans un soucis de cohérence, merci si possible d'utiliser le même nom concis pour le site web et l'application d'inscription

Adresse e-mail

Il s'agit de l'adresse e-mail qui sera utilisée pour les communications depuis le site.

Cela doit impérativement être une adresse e-mail UNIL valide.

Vous pouvez utiliser votre adresse UNIL personnelle, mais si vous avez beaucoup de participants nous conseillons l’utilisation d’une adresse e-mail générique liée à la conférence (de type conferencename@unil.ch). Si vous n’en avez pas vous pouvez en demander la création en utilisant les formulaires disponibles  :
https://www.unil.ch/ci/home/menuinst/catalogue-de-services/authentification-et-comptes/compte-informatique.html
https://www.unil.ch/ci/id   -> thème : " Obtenir un compte générique (ou technique) "
Formulaire

Image d'en-tête

Il s'agit de l'mage qui apparaitra dans l'entête de l'application, généralement la même image que sur le site web vitrine.

Merci de nous fournir l'image dans un format web (jpg, png, ...) et dans une qualité correcte (prévoir une largeur minimale de 1200px si vous souhaitez garder une bonne qualité sur tous les affichages).

Si vous n'en avez pas nous pouvons en mettre une par défaut.

Options de paiement

Par défaut, vous pouvez choisir d'accepter les paiements par carte bancaire ou virement bancaire. Si les 2 types de paiement sont proposés alors le participant pourra choisir sa méthode de paiement lors de l'inscription.

Pour plus d'information sur la procédure de e-paiement, veuillez vous référer à la page E-paiement.

Nous n'avons pas la possibilité de générer des factures, mais si vous êtes capable de les générer de votre côté (et de les communiquer aux participants), alors nous pouvons sans problème ajouter cette option de paiement.

Liste des options d'inscription

Il s'agit de la liste complète des options d'inscription, payantes ou non.Elle viendrons s'ajouter aux informations personnelles déjà demandées dans le formulaire d'inscription.

Exemple d'options d'inscription :

Liste des options de soumission

Il s'agit de la liste complète des options pour la soumission d'abstract. Par défaut seul le titre et le contenu de l'abstract sont demandés.

Exemple d'options de soumission :

Merci aussi de nous indiquer la restriction du nombre de mots (minimum et maximum) pour le contenu de l'abstract (par défaut 500).

Nous pouvons si nécéssaire ajouter la possiblité de joindre un fichier, en ajout ou remplacement de la saisie du contenu de l'abstract dans l'éditeur WYSIWYG. Cela peut être nécéssaire si l'ajout d'images ou de formules mathématiques complexes est autorisé dans les abstracts (ce qui n'est pas géré par l'éditeur WYSIWYG). Toutefois dans ce cas il ne sera plus possible de générer automatiquement un livre des abstracts.

Code d'invitation

Le code d'invitation permet par défaut d'obtenir l'inscription gratuite.

Si vous avez-vous besoin d’un code d’invitation merci de nous fournir un code.

Accès à l'interface d'administration

Merci de nous indiquer toutes les personnes qui doivent avoir accès à l'interface d'administration (adresses e-mail). Les accès doivent leur être ouvert individuellement de notre côté.

Une personne au minimum doit être désignée pour assurer ces tâches d'administration du congrès. Les membres du comité de sélection des résumés doivent généralement également avoir accès à cette partie de l'application. Ces personnes doivent posséder un compte informatique central à l'UNIL et doivent être introduites par le Ci dans la liste de contrôle d'accès à cette partie de l'application.

Seuls les personnes ayant un accès valide SWITCHaai peuvent obtenir un accès.



E-paiement

Le paiement en ligne des taxes d'inscription ou d'autres frais est l'une des fonctionnalités de l'application, elle est optionnelle mais conseillée, notamment si les participants sont issus du monde entier et donc potentiellement soumis à des frais de virements bancaires pouvant être importants.

Une fois l'inscription effectuée dans l'application, celle-ci enregistre les données (choix des options d'inscriptions, statuts, etc.) puis lors du paiement les informations de paiement liées à ces données sont transférées dans le logiciel de gestion comptable de l'UNIL (SAP) pour ensuite passer la main au module d'e-paiement.

La gestion des paiements transite par un fonds SAP, ainsi une demande d'accès au service de e-paiement doit impérativement être envoyée au Service financier. Le formulaire de demande est disponible ci dessous.

Nous vous conseillons d'envoyer la demande dès que possible, la validation pouvont prendre un certain temps.

 

Les prix, avec mention de TVA éventuelle, doivent être clairement affichés sur le site de présentation du congrès ainsi que sur les formulaires d'inscription. Ces documents doivent être validés par le Service financier au moins une semaine avant leur publication sur Internet.

C'est seulement après avoir reçu le document validé par le service financier que nous pourrons lier votre événement à la plateforme de e-paiement.

Toute modification de prix ultérieure doit être reportée sur ce document et à nouveau envoyer au service financier pour validation. C'est seulement après validation de leur côté que nous seront habilité à effectuer les changements sur la plateforme de e-paiement.

Fonctionnalités

Il s’agit d’une application dédiée, développée sur mesure, permettant aux participants de s’inscrire avec les différentes options dont vous aurez besoin, et de soumettre des abstracts si nécessaire.

Les participants auront accès à un formulaire d'inscription et/ou de soumission puis à une page personnelle permettant d'effectuer leur paiement ou de modifier leur inscription.

Les administrateurs auront eux accès à une interface d’administration permettant de gérer les participants et les abstracts.

Toutes les pages de l'application sont par défaut proposées dans les 2 langues (Français et Anglais). Il est possible de changer de langue en utilisant les icônes représentant des petits drapeaux en haut à droite. Le langage par défaut peut être indiqué depuis les réglages de la partie administration. Il est aussi possible de forcer la langue en spécifiant le paramètre lang directement dans l'URL, par exemple :

L'application a été développée pour gérer plusieurs scénarios. En effet certains organisateurs n'ont pas besoin de gérer de soumissions d'abstracts, d'autres souhaitent que seules les personnes ayant soumis un abstract valide puissent s'inscrire, ou encore d'autres que tous le monde puissent s'inscrire avant de pouvoir éventuellement saisir des abstracts par la suite.

Ces différents scénarios nous ont amené à mettre en place 2 pages :

Ces scénarios sont représentés dans le schéma ci-dessous, qui représente les principales fonctionnalités et les liens entres elles :

Configuration

Après la livraison du prototype, vous devez en premier lieu vous rendre dans la partie configuration de l'interface d'administration afin de faire quelques réglages. Vous trouverez ci-dessous la liste des réglages auxquels vous avez accès.

Réglages généraux

Dates

Les heures sont inclusives, ainsi si vous souhaitez par exemple une date de fermeture à la fin de la journée du 15 juillet 2018, indiquez 15 Jul 2018 23:59 ou 16 Jul 2018 00:00

Soumissions

E-mails

Vous pouvez pour chacun des e-mails définir le sujet et le contenu. Vous pouvez aussi les activer ou les désactiver (hormis pour l'e-mail de rappel de mot de passe qui est obligatoirement toujours activé).

Dans le sujet et le contenu des e-mails, vous pouvez utiliser des constantes, dont le texte sera automatiquement remplacé lors de l'envoi de l'e-mail, voici quelques exemples de constantes utilisables :

%USER_FIRSTNAME% : Prénom de l'utilisateur
%USER_LASTNAME% : Nom de l'utilisateur
%USER_EMAIL% : E-mail de l'utilisateur
%REGISTRATION_START_DATE% : Date de début des inscriptions (format dd MMM yyyy)
%REGISTRATION_END_DATE% : Date de fin des inscriptions (format dd MMM yyyy)
%SUBMISSION_START_DATE% : Date de début des soumissions (format dd MMM yyyy)
%SUBMISSION_END_DATE% : Date de fin des soumissions (format dd MMM yyyy)
%REGISTRATION_HOME% : Adresse URL de la page d'inscription
%SUBMISSION_HOME% : Adresse URL de la page de soumissions
%ACCOUNT_PAGE% : Adresse URL de la page de connexion au compte utilisateur

Ainsi "Bonjour %USER_FIRSTNAME%" sera remplacer dans l'e-mail reçu par Bob par "Bonjour Bob".

Une fois ces réglages effectués, vous pouvez faire des tests puis communiquer les liens.

Suivant le scénario que vous envisagez, la communication des liens pour les inscriptions et/ou les soumissions sera différente, voir ci-dessous.

Communication des liens

L'application a été développée pour gérer plusieurs scénarios, voici les étapes à effectuer en fonction de votre cas :

  1. Vous avez simplement besoin de gérer des inscriptions, sans soumission d'abstracts
  2. Vous souhaitez gérer les inscriptions ainsi que les soumissions d'abstracts
    1. Vous souhaitez que les personnes s'inscrivent en saisissant directement toutes les options d'inscription avant ensuite de pouvoir soumettre des abstracts
      • Modifiez les dates de début et de fin des inscriptions
      • Modifiez les dates de début et de fin des soumissions
      • Communiquez l'adresse d'inscription : https://conferences.unil.ch/{your-conference-name}/registration

        Les personnes pourront désormais s'inscrire pendant toute la période d'ouverture des inscriptions.

        Une fois inscrits, les personnes pourront soumettre des abstracts depuis leur page personnel, pendant toute la période d'ouverture des soumissions.
    2. Vous souhaitez que les soumissions de résumés aient lieu avant les inscriptions
      • Modifiez les dates de début et de fin des inscriptions
      • Modifiez les dates de début et de fin des soumissions
      • Communiquez l'adresse de soumission d'abstract : https://conferences.unil.ch/{your-conference-name}/submission

        Les personnes pourront désormais soumettre des abstracts pendant toute la période d'ouverture des soumissions.

        Une fois la phase de soumission d'abstract terminée, vous devez faire une phase de review afin d'accepter ou refuser les abstracts. Seuls les personnes qui ont un abstract accepté pourront terminer leur inscription à l'étape suivante.

      • Communiquez l'adresse d'inscription : https://conferences.unil.ch/{your-conference-name}/registration

        Les personnes pourront s'inscrire durant toute la période d'ouverture des inscriptions.
        S'ils ont déjà soumis un abstract, ils devront finalisez leur inscription en cliquant sur le bouton "compte personnel" en haut du formulaire. S'ils n'ont pas soumis d'abstract, ils devront procédez à l'inscription en remplissant le formulaire.

Pour mieux visualiser les scénarios possibles, vous pouvez vous reporter au schéma disponible dans la section Fonctionnalités.

FAQ

Quelle est la durée de vie de l'application?

L'application sera détruite 2 ans après la fin de l'événement, hormis si celle-ci est liée à événement récurrent.

Si vous souhaitez conserver certaines données, vous pouvez exporter la liste des participants et des abstracts au format Excel depuis l'interface d'administration.

Si vous avez besoin de récupérer les données sous un autre format, ou si vous avez besoin d'étendre la durée de vie de l'application, n'hésitez pas à nous contacter à helpdesk@unil.ch.

Comment puis-je m'assurer qu'un virement bancaire a bien été reçu?

Lors d'un paiement par virement bancaire, le statut du paiement ne passera pas automatiquement à «payé» dans l'application (c'est uniquement le cas pour les paiements par carte de crédit), cela est dû au fait qu'il n'y a pas de moyen automatique de savoir si un virement a été reçu sur votre fonds et est valide.

Vous devez donc contacter le service financier de l'UNIL afin de recevoir une liste de tous les paiement reçus sur votre fonds.

Après que le paiement vous ait été confirmé, vous pouvez alors accéder à la liste des inscriptions dans la partie administration de l'application et modifier l'état du paiement afin de le noter comme "payé" (cette opération peut être effectuée via le bouton "Paiement manuel" sous la liste des participants après avoir sélectionné un enregistrement). Un email de confirmation est alors envoyé au participant pour lui confirmer que son paiement a été reçu et validé (le contenu de cet e-mail peut également être défini dans les réglages de la partie administration).

Sur quelles actions sont envoyés les e-mails?

Un e-mail de confirmation d'inscription à la conférence est envoyé lors de l'inscription :

Un e-mail contenant les informations pour le changement de mot de passe est envoyé lors d'une demande de réinitialisation de mot de passe :

Un e-mail de confirmation de réception de paiement est envoyé lorsque le statut du paiement est changé en "manually paid"

Un e-mail de confirmation de soumission de résumé est envoyé lorsque le participant soumet un résumé

Un e-mail de confirmation de soumission de panel est envoyé lorsque le participant soumet un panel

Un e-mail personnalisé (pièce jointe possible) peut être envoyé à tout moment depuis l'interface d'administration :

Les e-mails, puisqu'envoyés depuis l'application, n'apparaitrons pas dans votre boîte d'envoi.

Comment configurer le contenu des e-mails?

Tous les e-mails peuvent être modifiés (sujet et corps) dans l'onglet "configuration" de l'interface d'administration.

Dans le sujet et le corps de l'e-mail, plusieurs variables peuvent être utilisées afin de remplacer dynamiquement certaines valeurs avant l'envoi, ces variables sont les suivantes :

La disponibilité de ces variables varie en fonction du type d'e-mail, vous pouvez lors de la rédaction de l'e-mail cliquer sur la petite icône à côté du label pour visualiser les variables utilisables.

Quelles actions peuvent être effectuées par l'utilisateur après son inscription?

Le participant peut effectuer le paiement de son inscription si :

Le participant peut modifier ses informations personelles en se connectant à tout moment sur sa page personnelle.

Si la soumissions d'abstracts est activé, le participant peut ajouter des abstracts (dans la limite du nombre d'abstracts maximum et des dates d'ouverture des soumissions).

La suppression d'une inscription entraîne-t-elle la suppression du participant?

Oui, le compte du participant est définitivement supprimé et ce dernier ne pourra plus se connecter sur sa page personnelle.