Infos générales

Votre événement
Conditions d'accès au service
Comment accéder à l'application
Fonctionnement général
FAQ

Votre événement

Si votre événement se déroule sur le site de l'UNIL, veuillez prendre note des informations fournies par Unicom sur la page suivante : https://www.unil.ch/unicom/home/menuinst/nos-prestations/organisation-devenements.html

Si vous organisez un événement pour lequel vous souhaitez contrôler les entrées, sans besoin de e-paiement ou de soumissions d'abstracts, nous vous proposons l'utilisation d'une autre application dédiée, veuillez vous référer à la documentation suivante : https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-d%C3%A9v%C3%A9nements

Conditions d'accès au service

L'application de gestion de conférence est mise à disposition de la communauté de l'UNIL pour vous permettre de créer des événements ayant besoin :

de la gestion des participants
de la gestion des soumissions
de la possibilité de e-paiement

Il existe une version de test et une version de production, toutes les deux possèdent les mêmes conditions d'accès. Vous trouverez les liens d'accès sur la page Comment accéder à l'application (aussi rappelés ci-après).

L’événement doit être lié à l’UNIL

Si vous avez simplement besoin de récolter des inscriptions, sans contrôle d'accès, vous pouvez aussi utiliser un formulaire Jahia ou Wordpress sur le site de votre événement ou de votre unité/faculté. Ces formulaires offrent généralement moins de possibilités mais peuvent suffire dans certains cas et peuvent permettre d'être mieux intégrés dans votre site. À savoir que le module de formulaires Jahia gère également des codes d'invitation, permettant de restreindre la soumission du formulaire aux personnes ayant connaissance du code.

Page d'inscription

La page publique, qui liste les conférences ouvertes, est accessible sans restriction, y compris en dehors de l'UNIL :

Production : https://conferences.unil.ch/
Test : https://conferences-tst.unil.ch/(VPN nécessaire hors du réseau UNIL)

Administration

La page d'administration est accessible par toute personne ayant un compte SWITCH edu-ID affilié UNIL (vous n'avez pas besoin de demander un accès) :

Production : https://conferences.unil.ch/admin
Test : https://conferences-tst.unil.ch/admin (VPN nécessaire hors du réseau UNIL)

Comment accéder à l'application

L'application est disponible sur 2 environnements : en test et en production.

Elle comporte une partie publique (liste des conférences ouvertes) et une partie privée (administration).

L'application entière est disponible dans les 2 langues Français et Anglais, la langue peut être changée à tout moment dans l'application en utilisant les petites icônes (drapeaux) dans la barre de menu en haut à droite.

Partie publique (participant)

La partie publique est accessible sans restriction y compris à l'extérieur de l'UNIL :

Production : https://conferences.unil.ch
Test : https://conferences-tst.unil.ch (VPN nécessaire hors du réseau UNIL)

Merci d'utiliser l'environnement de test pour faire des essais. Il est important de ne pas surcharger et polluer l'environnement de production avec des événements de test.

Cette page liste simplement tous les événements ouverts, avec des liens vers les formulaires d'inscriptions associés.

Il est aussi possible via l'URL :

d'accéder directement au formulaire d'inscription d'un événement particulier (sans passer par la page de listing), par exemple https://conferences.unil.ch/nomDeLaConf/registration
d'accéder directement au formulaire de soumission d'un évènement particulier (sans passer par la page de listing), par exemple https://conferences.unil.ch/nomDeLaConf/submission

Partie administration (organisateur)

Pour accéder à l'administration de l'application, connectez vous à l'interface d'administration :

Production : https://conferences.unil.ch/admin
Test : https://conferences-tst.unil.ch/admin (VPN nécessaire hors du réseau UNIL)

Merci d'utiliser l'environnement de test pour faire des essais. Il est important de ne pas surcharger l'environnement de production avec des événements de test.

Vous serez alors redirigé vers la page d'authentification et vous devrez vous identifier avec vos identifiants SWITCH edu-ID. Pour voir les conditions d'accès veuillez vous référer à la page suivante : Conditions d'accès au service.

Fonctionnement général

Cette application est destinée à faciliter la gestion des évènements à l'UNIL, en proposant une interface permettant de créer des conférences, de gérer les inscriptions et les soumissions et permettre de payer une inscription via notre plateforme d'e-paiement.

L'application est générique, c'est à dire qu'elle permet aux organisateurs de créer leurs propres conférences en toute autonomie, avec les données d'enregistrement requises propres à chaque conférence, sans l'aide du Centre informatique.

Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique qui est auto-généré pour chaque conférence en fonction des options d'inscription définies lors de la création de celle-ci.

L'application est donc destinée à 2 types de public, les participants et les organisateurs de conférences.

Participants

Les participants ont accès à la partie publique de l'application, qui permet notamment de

consulter la liste des conférences
s'inscrire et/ou soumettre des abstracts (compte local ou edu-ID)
gérer leurs inscriptions et/ou leurs soumissions, si utilisation d'une authentification pour s'inscrire

Toute personne, membre de l'UNIL ou non, peut accéder à cette liste et s'inscrire à une ou plusieurs conférences.

Il y a différentes manières d'accéder à la liste des conférences ou à l'inscription à une conférence en particulier, suivant le lien qui a été communiqué, pour plus d'information, voir Comment accéder à l'application.

Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.

Organisateurs

Les organisateurs de conférences ont accès en plus à la partie administration, leur permettant de créer et gérer des conférences. Voir Comment accéder à l'application pour l'accès.

Seules les personnes ayant un compte Edu-ID affilié à l'UNIL sont autorisées à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.

Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs :

Administration des conférences : permet de gérer les conférences (voir / créer / modifier / dupliquer / supprimer)
Administration des inscriptions : permet de gérer les inscriptions à une conférence en particulier (voir les données d'inscription, modifier les statuts, imprimer individuellement les badges/ reçus de paiement/ certificats de participation, exporter la/les donnée/s au format excel)
Administration des soumissions : permet de gérer les soumissions à une conférence en particulier ( voir les données de soumission, modifier le statut, exporter la/les donnée/s au format excel ou livre des résumés)

Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.

FAQ

Quelle est la durée de vie de l'application?

L'application sera détruite 2 ans après la fin de l'événement, hormis si celle-ci est liée à événement récurrent.

Si vous souhaitez conserver certaines données, vous pouvez exporter la liste des participants et des abstracts au format Excel depuis l'interface d'administration.

Si vous avez besoin de récupérer les données sous un autre format, ou si vous avez besoin d'étendre la durée de vie de l'application, n'hésitez pas à nous contacter à helpdesk@unil.ch.

Comment puis-je m'assurer qu'un virement bancaire a bien été reçu?

Lors d'un paiement par virement bancaire, le statut du paiement ne passera pas automatiquement à «payé» dans l'application (c'est uniquement le cas pour les paiements par carte de crédit), cela est dû au fait qu'il n'y a pas de moyen automatique de savoir si un virement a été reçu sur votre fonds et est valide.

Vous devez donc contacter le service financier de l'UNIL afin de recevoir une liste de tous les paiement reçus sur votre fonds.

Après que le paiement vous ait été confirmé, vous pouvez alors accéder à la liste des inscriptions dans la partie administration de l'application et modifier l'état du paiement afin de le noter comme "payé" (cette opération peut être effectuée via le bouton "Paiement manuel" sous la liste des participants après avoir sélectionné un enregistrement). Un email de confirmation est alors envoyé au participant pour lui confirmer que son paiement a été reçu et validé (le contenu de cet e-mail peut également être défini dans les réglages de la partie administration).

Sur quelles actions sont envoyés les e-mails?

Un e-mail de confirmation d'inscription à la conférence est envoyé lors de l'inscription :

au participant
en copie cachée (bcc) à l'adresse e-mail définie pour la conférence

Un e-mail contenant les informations pour le changement de mot de passe est envoyé lors d'une demande de réinitialisation de mot de passe :

au participant uniquement

Un e-mail de confirmation de réception de paiement est envoyé lorsque le statut du paiement est changé en "manually paid"

au participant uniquement

Un e-mail de confirmation de soumission de résumé est envoyé lorsque le participant soumet un résumé

au participant uniquement

Un e-mail de confirmation de soumission de panel est envoyé lorsque le participant soumet un panel

au participant uniquement

Un e-mail personnalisé (pièce jointe possible) peut être envoyé à tout moment depuis l'interface d'administration :

uniquement à tous les participants qui correspondent à la sélection. Un e-mail distinct est envoyé à chacun des participants (et non un e-mail à tous les participants)

Les e-mails, puisqu'envoyés depuis l'application, n'apparaitrons pas dans votre boîte d'envoi.

Comment configurer le contenu des e-mails?

Tous les e-mails peuvent être modifiés (sujet et corps) dans l'onglet "configuration" de l'interface d'administration.

Dans le sujet et le corps de l'e-mail, plusieurs variables peuvent être utilisées afin de remplacer dynamiquement certaines valeurs avant l'envoi, ces variables sont les suivantes :

%USER_FIRSTNAME% : Prénom de l'utilisateur
%USER_LASTNAME% : Nom de l'utilisateur
%USER_EMAIL% : E-mail de l'utilisateur
%USER_CHANGE_PASSWORD_URL% : URL de changement de mot de passe de l'utilisateur
%USER_USERNAME% : Nom d'utilisateur de l'utilisateur
%REGISTRATION_START_DATE% : Date de début des inscriptions (format dd MMM yyyy)
%REGISTRATION_END_DATE% : Date de fin des inscriptions (format dd MMM yyyy)
%SUBMISSION_START_DATE% : Date de début des soumissions (format dd MMM yyyy)
%SUBMISSION_END_DATE% : Date de fin des soumissions (format dd MMM yyyy)
>%REGISTRATION_HOME% : Adresse URL de la page d'inscription
%SUBMISSION_HOME% : Adresse URL de la page de soumissions
%ACCOUNT_PAGE% : Adresse URL de la page de connexion au compte personnel
%RESUME_TITLE% : Titre du résumé
%RESUME_SUBMISSION_DATE% : Date de soumission du résumé (format dd MMM yyyy)

La disponibilité de ces variables varie en fonction du type d'e-mail, vous pouvez lors de la rédaction de l'e-mail cliquer sur la petite icône à côté du label pour visualiser les variables utilisables.

Quelles actions peuvent être effectuées par l'utilisateur après son inscription?

Le participant peut effectuer le paiement de son inscription si :

le paiement est activé (partie administration)
le paiement n'a pas encore été effectué pour cette inscription (statut du paiement = not paid)
le prix est supérieur à zéro

Le participant peut modifier ses informations personelles en se connectant à tout moment sur sa page personnelle.

Si la soumissions d'abstracts est activé, le participant peut ajouter des abstracts (dans la limite du nombre d'abstracts maximum et des dates d'ouverture des soumissions).

La suppression d'une inscription entraîne-t-elle la suppression du participant?

Oui, le compte du participant est définitivement supprimé et ce dernier ne pourra plus se connecter sur sa page personnelle.