• Nom court de la conférence

  Afin de définir une adresse web pour l'évènement, qui sera du type https://conferences.unil.ch/nomducongres, un nom concis doit lui être attribué.
  (par exemple, "conf2024" permettra d'accéder à votre conférence via l'adresse https://conferences.unil.ch/conf2024
  Il est aussi conseillé de garder le même nom concis si vous avez déjà un site web vitrine correspondant (de type www.unil.ch/nomducongres).

• Titre ou nom complet
  

  sera repris dans l'en-tête du site web 

• Lieu où se tiendra la conférence

• Adresse e-mail de contact

  pour que nous ayons une personne de contact en cas de nécessité.

  Différent de l'e-mail pour la correspondance dans le menu "E-mails"

• Image

  Il s'agit de l'image qui apparaîtra dans l'entête de l'application, généralement la même image que sur le site web vitrine.  
  Merci de nous fournir l'image dans un format web (jpg, png, ...) et dans une qualité correcte (prévoir une largeur minimale de 1600px si vous souhaitez garder une bonne qualité sur tous les affichages).
  Une image par défaut sera utilisée si vous n'en spécifiez aucune.

• Lien du site 
  

  - sera affiché dans les vignettes sur la page d'accueil 
  Il s’agit du site web vitrine de la conférence, sur lequel généralement vous placerez le lien vers le formulaire d'inscription.
  Cela peut être un site web hébergé à l'Université ou ailleurs. Si vous n'en avez pas, vous pouvez demander à héberger un site Wordpress au Centre Informatique. Toutes les information sur les pages suivantes :
  Organisation de l'hébergement web à l'UNIL 
  Conditions pour l'hébergement d'un site web
  

• Statut  
  

  Vous avez le choix entre :
  - Ouvert : votre conférence sera visible par tout le monde
  - Fermé : votre conférence n'est plus active
  - Brouillon : votre conférence est en construction et n'est pas encore disponible
  - Annulé : votre conférence est annulée (si vous voulez la supprimer, en faire la demande à helpdesk@unil.ch)

• Inscriptions externes 
  

  cochez cette case si vous ne désirez ici qu'une page publicitaire qui redirigera vers le site à proprement parlé pour les inscriptions 

• Mode d'authentification ( edu-ID et compte local,  seulement edu-ID,  aucun )
  

  Vous avez le choix entre :
  - Authentification obligatoire (compte edu-ID et local)
  - Authentification obligatoire (seulement edu-ID)
  - Authentification ignorée (sans compte)

• veuillez tenir compte que ce mode pourra influer le choix d'options suivantes. 
  Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "inscription" - l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.

  Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "paiement" - l'option "paiement direct après inscription" est automatiquement activée. Le participant doit payer au moment de l'inscription, n'ayant pas de compte pour revenir payer plus tard. 

• Description - pour la page "publicitaire"

  sera affiché sur la page d'accueil de la conférence. Vous pouvez utilisez des variables spécifiques qui reprennent certains éléments de votre conférence.

• Conditions

  seront affichées à la fin du processus d'inscription, les participants devront les accepter pour soumettre leur inscription.

• Dates et horaires du ou des jours de la conférence

• Dates de début et de fin des inscriptions  
  

  Les inscriptions seront possibles entre les dates de début et de fin

• Statut d'inscription par défaut  
  

  Vous avez le choix entre :
  - en Validation
  - Validé
  
  Tant que le statut est "en Validation", les participants pourront toujours modifier leur inscription.

• Inscription unique par participant  
  

  Si activé, un participant ne pourra s'inscrire qu'une seule fois à la conférence (une seule inscription par compte)
  Si vous choisissez dans le menu "conférence" - "authentification ignorée",  alors l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.

• Maximum de participants  
  

  Vous pouvez introduire le nombre maximum de participants à la conférence. 

• Liste d'attente  
  

  Vous pouvez définir si, une fois le quota de participants atteint, vous désirez mettre les suivants en liste d'attente, que vous devrez gérer pour valider ou non leur participation.

• Code d'invitation si besoin  
  

  Cette option sert à créer une conférence pour laquelle les participants ne peuvent s'inscrire que si vous leur avait fourni ce code.
  

• Ce n'est pas un code de rabais ou d'inscription gratuite

• Options d'inscriptions  
  

  Par défaut, les champs suivants sont demandés dans le formulaire d'inscription :
  prénom, nom, e-mail, adresse, code postal, ville, pays.
  
  Vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires concernant votre conférence, vous avez le choix entre des champs :
  -  "texte" simple ou riche 
  -  "nombre" entier ou décimal 
  -  "date" avec ou sans heures 
  -  option oui/non par "bouton radio ou case à cocher" 
  -  "liste de valeur" à sélection unique ou multiple 
  -  "fichier" à uploader
  
  Vous pouvez rendre obligatoire/optionnel ses options, en cliquant sur la case "Obligatoire"
  Vous pouvez activer/désactiver ses options, en cliquant sur  la case "Actif"
  Vous pouvez ajouter des conditions à chacun des champs, par ex. si un champ "liste à choix" est conditionné par une réponse "oui" à un champ "radio bouton"

Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions.
Si toutefois vous ne désirez plus un champ en particulier, qui contient déjà des données, vous pouvez simplement le désactiver. 

• Dates de début et de fin des soumissions  
  

  Les soumissions d'article seront possibles entre les dates de début et de fin

• Maximum d'abstracts par participant  
  

  Vous pouvez introduire le nombre maximum d'abstracts qu'un participant peu soumettre. 

• Options de soumission    
  

  Par défaut, les champs suivants sont demandés dans le formulaire de soumission :
  titre du résumé, contenu du résumé, liste des auteurs. 
  Vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires concernant votre conférence, vous avez le choix entre des champs :
  -  "texte" simple ou riche 
  -  "nombre" entier ou décimal 
  -  "date" avec ou sans heures 
  -  option oui/non par "bouton radio ou case à cocher" 
  -  "liste de valeur" à sélection unique ou multiple 
  -  "fichier" à uploader
  
  Vous pouvez rendre obligatoire/optionnel ses options, en cliquant sur la case "Obligatoire"
  Vous pouvez ajouter des conditions à chacun des champs, par ex. si un champ "liste à choix" est conditionné par une réponse "oui" à un champ "radio bouton"
  

Le paiement est disponible seulement lorsque nous avons pu créer de notre côté les items de paiement déterminés par le document e-paiement validé par le Service Financier (SF) voir le chapitre E-paiement

• Date d'inscription anticipée

  Les inscriptions seront possibles jusqu'à cette date. Des tarifs doivent être précisés à ce sujet.

• Mode de paiement acceptés  
  

  Vous avez le choix entre : 
  - Carte de crédit : notre plateforme permet d'effectuer des paiement par carte et crédite automatiquement votre fonds auprès du SF voir le chapitre E-paiement
  - Twint : il sera très prochainement possible de payer par le moyen de Twint 
  - Virement bancaire : notre plateforme affichera les données à utiliser pour effectuer un virement.
  Il vous incombe de demander au SF la liste des personnes ayant payer par ce moyen.
  - Facture : il vous incombe de créer et fournir des factures avec les données de paiement.
  - Sur place : il vous incombe de fournir les moyens - (carte-twint-cash) pour gérer les paiements sur place.

• Paiement direct après l'inscription  
  

  Si vous choisissez dans le menu "conférence" l'option statut à "validation" et que vous  choisissez ici "paiement direct" alors vous devrez manuellement changer le statut à "validé" si un participant échoue la première fois à effectuer le paiement.

• Activer le reçu de paiement  
  

  Activer la possibilité au participant de télécharger lui-même son attestation de paiement. 

• Association des articles de paiement  
  

  Association des articles de paiement aux options d'inscription. 
  Chaque article de paiement sera attribué à l'inscription du participant en fonction de la ou des condition(s) définie(s)
  Si vous ne définissez aucune condition pour un article de paiement, il sera attribué par défaut

• Adresse e-mail de l'expéditeur
  

  Adresse utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation décrits ci-dessous dans "Modèles d'e-mails"
  Différente de l'adresse de contact sur la première partie "conférence" qui, elle, nous ait utile pour vous contacter.
  

  Vous pouvez utiliser votre adresse UNIL personnelle, mais si vous avez beaucoup de participants nous conseillons l’utilisation d’une adresse e-mail générique liée à la conférence (de type nomducongres@unil.ch). Si vous n’en avez pas vous pouvez en demander la création en utilisant les formulaires disponibles  :
  Informations :
  https://www.unil.ch/ci/home/menuinst/catalogue-de-services/authentification-et-comptes/compte-informatique.html
  https://www.unil.ch/ci/id   -> thème : " Obtenir une adresse électronique générique ou un calendrier partagé "
  Procédure :
  https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/chapter/doc-publique
  https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes
  Lien "ajouter un groupe" :
  https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Gg/index.php?TriMenu=41&o=ajouterGroupe&v=sy1&PgTri=4103&TriMenu=41
  

• Adresses BCC  
  

  Si vous avez besoin de transférer les messages en copie à une ou plusieurs personnes de l'administration de la conférence par ex.

• Modèles d'e-mails  
  

  Vous avez le choix d'activer/désactiver l'envoi de ces différents e-mails concernant les statuts d'avancement d'une inscription. 
  Vous pouvez également modifier le contenu de chaque e-mail. Vous avez à disposition certains champs qui reprennent des valeurs spécifiques à disposition pour élaborer votre courrier.
  - Confirmation d'inscription
  - Mise en liste d'attente
  - Validation d'inscription
  - Refus d'inscription
  - Confirmation de participation
  - Confirmation de soumission
  - Acceptation de soumission
  - Refus de soumission
  - Validation du paiement - lorsque vous passez le statut du participant à "payé", par ex. quand vous avez reçu la liste des personnes ayant payé par virement bancaire.

• Paramètrage des e-mails  
  

  Dans le sujet et le contenu des e-mails, vous pouvez utiliser des constantes, dont le texte sera automatiquement remplacé lors de l'envoi de l'e-mail, voici quelques exemples de constantes utilisables :
  
  %PARTICIPANT_FIRSTNAME% : Prénom du participant
  %PARTICIPANT_LASTNAME% : Nom du participant
  %PARTICIPANT_EMAIL% : E-mail du participant
  %CONFERENCE_SHORTNAME% : Nom court de la conférence
  %CONFERENCE_TITLE% : Nom complet/titre de la conférence
  %CONFERENCE_LOCATION% : Lieu où se déroule la conférence
  %CONFERENCE_START_DATE% : Date de début de la conférence (format dd MMM yyyy)
  %CONFERENCE_END_DATE% : Date de fin de la conférence (format dd MMM yyyy)
  %CONFERENCE_WEBSITE_LINK% : Adresse web de la conférence 

• Vous pouvez ajouter ici les personnes qui font partie des administrateurs ayant le droit de modifier les paramètres de la conférence

Vous avez une série de bouton dans le bas de la page qui vous permettent d'effectuer ses tâches :

• Modifier le statut d'inscription

  Vous pouvez modifier le statut d'inscription à un ou plusieurs participants en même temps.  
  Vous avez le choix entre : 
  - En validation (le participant n'est pas encore accepté, peut-être doit-il encore payer)
  - Validé (le participant est accepté, il a normalement payé)
  - Refusé (possibilité de refuser sa participation)
  - Annulé (le participant vous ne désire plus participer)
  - Liste d'attente (vous mettez un participant sur liste d'attente, si option active dans menu "inscription")
  - Participé (le participant a participé à la conférence, il peut désormais télécharger les attestions si autorisé)
  - Non participé (le participant n'a pas participé à la conférence)

• Exporter au format excel
  

  Vous pouvez exporter un ou plusieurs participants dans un fichier excel.
  Ce fichier reprend le détail des options pour chaque participant

• Générer les badges

  Vous avez la possibilité de générer des badges avec quelques formats possible et quelques paramètres réglables.
  La génération de badges étant complexe quand il y a plusieurs formats, il est possible que des erreurs surviennent.

• Générer les reçus de paiement

  Vous pouvez générer pour un ou plusieurs participants les reçus de paiement, si option par ex. non autorisée dans les options générales ou selon besoin.

• Générer les certificats de participation 
  

  Vous pouvez générer pour un ou plusieurs participants les certificats de participation si option par ex. non autorisée dans les options générales ou selon besoin.

Pour chaque participant, vous avez à disposition à droite un menu (bouton bleu avec un crayon dessus) avec les options
suivantes :

• Voir

  Vous pouvez voir le détail de toutes les options d'un participant

• Changer le statut d'inscription
  

  Vous pouvez changer le statut d'inscription. Vous avez le choix entre : 
  - En validation (le participant n'est pas encore accepté, peut-être doit-il encore payer)
  - Validé (le participant est accepté, il a normalement payé)
  - Refusé (possibilité de refuser sa participation)
  - Annulé (le participant vous ne désire plus participer)
  - Liste d'attente (vous mettez un participant sur liste d'attente, si option active dans menu "inscription")
  - Participé (le participant a participé à la conférence, il peut désormais télécharger les attestions si autorisé)
  - Non participé (le participant n'a pas participé à la conférence)

• Changer le statut de paiement

  Vous pouvez changer le statut de paiement. Vous avez le choix entre :
  - En attente
  - Payé (le participant a payé sa participation par virement bancaire par ex.)
  - Non payé (le participant n'a pas encore payé ou il y a une erreur)
  - Gratuit (le participant n'a pas besoin de payer)
  - Annulé (le participant annule sa participation)

• Delete

  Vous pouvez supprimer un participant.

• Toujours utiliser la plus grande prudence lors de suppression de données !
  Assurez-vous toujours d'avoir pris en compte tous les paramètres.

Vous avez une série de bouton dans le bas de la page qui vous permettent d'effectuer ses tâches :

• Modifier le statut de soumission

  Vous pouvez modifier le statut de soumission d'un ou plusieurs participants en même temps.  
  Vous avez le choix entre : 
  - En validation (le statut de base de la soumission)
  - Accepté (vous acceptez sa soumission)
  - Refusé (vous refuser sa soumission)
  - Annulé (vous annulez sa soumission)

• Exporter au format excel
  

  Vous pouvez exporter une ou plusieurs soumission dans un fichier excel. 
  Ce fichier reprend le détail des options de chaque soumission

• Exporter le livre des résumés

  Vous pouvez exporter une ou plusieurs soumissions dans un book de résumé standard.
  Il présente les résumés dans des pages Word.

Pour chaque résumé, vous avez à disposition à droite un menu (bouton bleu avec un crayon dessus) avec les options 
suivantes :

• Voir

  Vous pouvez voir le détail de toutes les options d'un participant

• Changer le statut de soumission
  

  Vous pouvez modifier le statut de soumission d'un ou plusieurs participants en même temps.  
  Vous avez le choix entre : 
  - En validation (le statut de base de la soumission)
  - Accepté (vous acceptez sa soumission)
  - Refusé (vous refuser sa soumission)
  - Annulé (vous annulez sa soumission)

• Delete

  Vous pouvez supprimer un résumé.

• Toujours utiliser la plus grande prudence lors de suppression de données !
  Assurez-vous toujours d'avoir pris en compte tous les paramètres.