L’événement doit être lié à l’UNIL
Si vous organisez un événement pour lequel vous souhaitez contrôler les entrées, sans besoin de e-paiement ou de soumissions d'abstracts, nous vous proposons l'utilisation d'une autre application dédiée, veuillez vous référer à la documentation suivante : [https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-d%C3%A9v%C3%A9nements](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-d%C3%A9v%C3%A9nements)
#### Page d'inscription La page publique, qui liste les conférences ouvertes, est accessible **sans restriction**, **y compris en dehors de l'UNIL** : - Production : [https://conferences.unil.ch/](https://conferences.unil.ch/) - Test : [https://conferences-tst.unil.ch/](https://conferences-tst.unil.ch/)(VPN nécessaire hors du réseau UNIL) #### Administration La page d'administration est accessible par toute personne ayant un compte **SWITCH edu-ID** **affilié UNIL** (vous n'avez pas besoin de demander un accès) : - Production : [https://conferences.unil.ch/admin](https://conferences.unil.ch/admin) - Test : [https://conferences-tst.unil.ch/admin](https://conferences-tst.unil.ch/admin) (VPN nécessaire hors du réseau UNIL) # Comment accéder à l'application L'application est disponible sur 2 environnements : en **test** et en **production**. Elle comporte une partie **publique** (liste des conférences ouvertes) et une partie **privée** (administration). L'application entière est disponible dans les **2** langues [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2021-08/france.png) Français et [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2021-08/england.png) Anglais, la langue peut être changée à tout moment dans l'application en utilisant les petites icônes (drapeaux) dans la barre de menu en haut à droite. #### Partie publique (participant) La partie publique est accessible **sans restriction** y compris à l'extérieur de l'UNIL : - Production : [https://conferences.unil.ch](https://conferences.unil.ch) - Test : [https://conferences-tst.unil.ch](https://conferences-tst.unil.ch) (VPN nécessaire hors du réseau UNIL)Merci d'utiliser l'environnement de test pour faire des essais. Il est important de ne pas surcharger et polluer l'environnement de production avec des événements de test.
Cette page liste simplement **tous les événements ouverts**, avec des liens vers les formulaires d'inscriptions associés. Il est aussi possible via l'URL : - d'accéder directement au **formulaire d'inscription d'un événement particulier** (sans passer par la page de listing), par exemple [https://conferences.unil.ch/nomDeLaConf/registration](https://conferences.unil.ch/nomDeLaConf/registration) - d'accéder directement au **formulaire de soumission d'un évènement particulier** (sans passer par la page de listing), par exemple [https://conferences.unil.ch/nomDeLaConf/submission](https://conferences.unil.ch/nomDeLaConf/submission) #### Partie administration (organisateur) Pour accéder à l'administration de l'application, connectez vous à l'interface d'administration : - Production : [https://conferences.unil.ch/admin](https://conferences.unil.ch/admin) - Test : [https://conferences-tst.unil.ch/admin](https://conferences-tst.unil.ch/admin) (VPN nécessaire hors du réseau UNIL)Merci d'utiliser l'environnement de test pour faire des essais. Il est important de ne pas surcharger l'environnement de production avec des événements de test.
Vous serez alors redirigé vers la page d'authentification et vous devrez vous identifier avec vos identifiants **SWITCH edu-ID**. Pour voir les conditions d'accès veuillez vous référer à la page suivante : [Conditions d'accès au service](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/page/conditions-dacces-au-service-AgT "Conditions d'accès au service"). # Fonctionnement général Cette application est destinée à faciliter la gestion des évènements à l'UNIL, en proposant une interface permettant de créer des conférences, de gérer les inscriptions et les soumissions et permettre de payer une inscription via notre plateforme d'e-paiement. L'application est **générique**, c'est à dire qu'elle permet aux organisateurs de créer leurs propres conférences en toute **autonomie**, avec les données d'enregistrement requises propres à chaque conférence, sans l'aide du Centre informatique. Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique qui est **auto-généré** pour chaque conférence en fonction des options d'inscription définies lors de la création de celle-ci. L'application est donc destinée à 2 types de public, les **participants** et les **organisateurs** de conférences. #### Participants Les participants ont accès à la partie **publique** de l'application, qui permet notamment de 1. consulter la liste des conférences 2. s'inscrire et/ou soumettre des abstracts (compte local ou edu-ID) 3. gérer leurs inscriptions et/ou leurs soumissions, si utilisation d'une authentification pour s'inscrire Toute personne, membre de l'UNIL **ou non**, peut accéder à cette liste et s'inscrire à une ou plusieurs conférences. Il y a différentes manières d'accéder à la liste des conférences ou à l'inscription à une conférence en particulier, suivant le lien qui a été communiqué, pour plus d'information, voir [Comment accéder à l'application](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/page/comment-acceder-a-lapplication "Comment accéder à l'application"). Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les [sections correspondantes](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/chapter/participant "Participant") de cette documentation. #### Organisateurs Les organisateurs de conférences ont accès en plus à la partie administration, leur permettant de créer et gérer des conférences. Voir [Comment accéder à l'application](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/page/comment-acceder-a-lapplication "Comment accéder à l'application") pour l'accès. Seules les personnes ayant un **compte Edu-ID affilié à l'UNIL** sont autorisées à accéder à cette interface, voir [Conditions d'accès au service](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/page/conditions-dacces-au-service-AgT "Conditions d'accès au service"). Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs : - Administration des conférences : permet de gérer les conférences (voir / créer / modifier / dupliquer / supprimer) - Administration des inscriptions : permet de gérer les inscriptions à une conférence en particulier (voir les données d'inscription, modifier les statuts, imprimer individuellement les badges/ reçus de paiement/ certificats de participation, exporter la/les donnée/s au format excel) - Administration des soumissions : permet de gérer les soumissions à une conférence en particulier ( voir les données de soumission, modifier le statut, exporter la/les donnée/s au format excel ou livre des résumés) Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les [sections correspondantes](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/chapter/organisateur "Organisateurs") de cette documentation. # FAQ ### Quelle est la durée de vie de l'application? L'application sera détruite 2 ans après la fin de l'événement, hormis si celle-ci est liée à événement récurrent. Si vous souhaitez conserver certaines données, vous pouvez exporter la liste des participants et des abstracts au format Excel depuis l'interface d'administration.Si vous avez besoin de récupérer les données sous un autre format, ou si vous avez besoin d'étendre la durée de vie de l'application, n'hésitez pas à nous contacter à
Les e-mails, puisqu'envoyés depuis l'application, n'apparaitrons pas dans votre boîte d'envoi.
### Comment configurer le contenu des e-mails? Tous les e-mails peuvent être modifiés (sujet et corps) dans l'onglet "E-mails" de l'interface d'administration. Dans le sujet et le corps de l'e-mail, plusieurs variables peuvent être utilisées afin de remplacer dynamiquement certaines valeurs avant l'envoi, ces variables sont les suivantes : - `%PARTICIPANT_FIRSTNAME%` : Prénom du participant - `%PARTICIPANT_LASTNAME%` : Nom du participant - `%PARTICIPANT_EMAIL%` : E-mail du participant - `%CONFERENCE_SHORTNAME%` : Nom court de la conférence, qui se trouve dans le lien pour inscription - `%CONFERENCE_TITLE%` : Titre complet de la conférence - `%CONFERENCE_START_DATE%` : Date de début (format dd MMM yyyy) - `%CONFERENCE_END_DATE%` : Date de fin (format dd MMM yyyy) - `%CONFERENCE_LOCATION%` : Le lieu où se déroule la conférence - `%CONFERENCE_WEBSITE_LINK%` : En général, le lien vers un site web vitrine présentant votre conférence. - `%REGISTRATION_REFUSAL_REASON%` : Raison du refus d'acceptation de l'inscription - `%SUBMISSION_REFUSAL_REASON%` : Raison du refus d'acceptation de la soumission La disponibilité de ces variables varie en fonction du type d'e-mail. ### Quelles actions peuvent être effectuées par l'utilisateur après son inscription? Le participant peut effectuer le paiement de son inscription si : - le paiement est activé (partie administration) - le paiement n'a pas encore été effectué pour cette inscription (statut du paiement = not paid) - le prix est supérieur à zéro Le participant peut modifier ses informations personnelles en se connectant à tout moment sur sa page personnelle. Si la soumissions d'abstracts est activé, le participant peut ajouter des abstracts (dans la limite du nombre d'abstracts maximum et des dates d'ouverture des soumissions). ### La suppression d'une inscription entraîne-t-elle la suppression du participant? Non, le participant conserve sont compte, car celui-ci peut être lié à d'autres inscriptions. # Participant # Page d'entrée de la conférence Cette page se présente sous la forme "https://conferences.unil.ch/*nomDeLaConférenceAbbrégé".* Elle contient les informations "publicitaires" de la conférence et propose les options suivantes, selon la configuration initiale : - [S'inscrire à la conférence](https://wiki.unil.ch/ci/link/2078#bkmrk-page-title) - [S'inscrire pour soumettre un abstract](https://wiki.unil.ch/ci/link/2079#bkmrk-page-title) - [Accéder à son compte si déjà inscrit](https://wiki.unil.ch/ci/link/2080#bkmrk-page-title) (Cette option est accessible si paramétrée) # Formulaire d'inscription Le formulaire d'inscription propre à chaque conférence est disponible **publiquement**, et accessible tant que la conférence est ouverte et non complète (sinon les messages d'information adéquats seront affichés). Si la conférence est complète et que la liste d'attente n'est pas activée pour la conférence, alors l'utilisateur ne pourra pas accéder au formulaire, un message lui indiquera que la conférence est complète (ce message peut être défini lors de la création de la conférence). Par défaut n'importe quelle personne peut s'inscrire à n'importe quelle conférence, il n'y a pas de restriction par public, sauf si l'administrateur a paramétré un code d'invitation.Note pour l'administrateur : vous pouvez limiter l'accès à la conférence en déterminant un code d'invitation. Voir [Créer une conférence](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/page/creer-une-conference)
L'inscription a une conférence se déroule en **plusieurs étapes**, qui sont les suivantes : 1. Information sur la conférence 2. Identification (si utilisateur non identifié) 3. Informations personnelles 4. Options d'inscription 5. Choix de la méthode de paiement 6. Confirmation 7. Paiement si paramétré (selon option, possibilité de payer à n'importe quel moment)Note pour l'administrateur : vous pouvez limiter l'accès à la conférence en déterminant un code d'invitation. Voir [Créer une conférence](https://wiki.unil.ch/ci/books/gestion-de-conf%C3%A9rences/page/creer-une-conference)
L'inscription a une conférence se déroule en **plusieurs étapes**, qui sont les suivantes : 1. Information 2. Identification (si utilisateur non identifié) 3. Informations personnelles 4. Options de soumission 5. ConfirmationVeuillez bien **saisir les informations dans les 2 langues** lorsque demandé, cela est nécessaire afin de permettre aux utilisateurs d'afficher le formulaire dans les 2 langues. Si vous ne souhaitez pas faire de traduction, vous pouvez simplement copier le contenu d'une langue dans l'autre.
##### Vous trouvez les étapes selon les éléments du menu de gauche dans le formulaire et décrits ci-après :*Afin de définir une adresse web pour l'évènement, qui sera du type [https://conferences.unil.ch/nomducongres](https://conferences.unil.ch/nomducongres), un nom concis doit lui être attribué. (par exemple, "conf2024" permettra d'accéder à votre conférence via l'adresse [https://conferences.unil.ch/conf2024](https://conferences.unil.ch/conf2024) Il est aussi conseillé de garder le même nom concis si vous avez déjà un site web vitrine correspondant (de type [www.unil.ch/nomducongres](http://www.unil.ch/nomducongres))).*
- Titre *ou nom complet**sera repris dans l'en-tête du site web*
- Lieu où se tiendra la conférence - Adresse e-mail de contact*pour que nous ayons une personne de contact en cas de nécessité.*
*Différent de l'e-mail pour la correspondance dans le menu "E-mails"*
- Image*Il s'agit de l'image qui apparaîtra dans l'entête de l'application, généralement la même image que sur le site web vitrine. Merci de nous fournir l'image dans un format web (jpg, png, ...) et dans une qualité correcte (prévoir une largeur minimale de 1600px si vous souhaitez garder une bonne qualité sur tous les affichages). Une image par défaut sera utilisée si vous n'en spécifiez aucune.*
- Lien du site \*- sera affiché dans les vignettes sur la page d'accueil Il s’agit du site web vitrine de la conférence, sur lequel généralement vous placerez le lien vers le formulaire d'inscription. Cela peut être un site web hébergé à l'Université ou ailleurs. Si vous n'en avez pas, vous pouvez demander à héberger un site Wordpress au Centre Informatique. Toutes les information sur les pages suivantes : [Organisation de l'hébergement web à l'UNIL](https://www.unil.ch/ci/fr/home/menuinst/catalogue-de-services/communication-et-web/sites-web/acceder-au-service--sites-web/organisation-de-l-hebergement-web-a-l-unil.html) [Conditions pour l'hébergement d'un site web](https://www.unil.ch/ci/fr/home/menuinst/catalogue-de-services/communication-et-web/sites-web/acceder-au-service--sites-web/conditions-pour-l-hebergement-d-un-site-web.html)*
- Statut*Vous avez le choix entre : - **Ouvert** : votre conférence sera visible par tout le monde - **Fermé** : votre conférence n'est plus active - **Brouillon** : votre conférence est en construction et n'est pas encore disponible - **Annulé** : votre conférence est annulée (si vous voulez la supprimer, en faire la demande à helpdesk@unil.ch)*
- Inscriptions externes*cochez cette case si vous ne désirez ici qu'une page publicitaire qui redirigera vers le site à proprement parlé pour les inscriptions*
- Mode d'authentification ( edu-ID et compte local, seulement edu-ID, aucun )*Vous avez le choix entre : - **Authentification obligatoire** (compte edu-ID et local) - **Authentification obligatoire** (seulement edu-ID) - **Authentification ignorée** (sans compte)*
-*veuillez tenir compte que ce mode pourra influer le choix d'options suivantes. Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "inscription" - l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.*
*Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "paiement" - l'option "paiement direct après inscription" est automatiquement activée. Le participant doit payer au moment de l'inscription, n'ayant pas de compte pour revenir payer plus tard.*
- Description - pour la page "publicitaire"*sera affiché sur la page d'accueil de la conférence. Vous pouvez utilisez des variables spécifiques qui reprennent certains éléments de votre conférence.*
- Conditions*seront affichées à la fin du processus d'inscription, les participants devront les accepter pour soumettre leur inscription.*
*Les inscriptions seront possibles entre les dates de début et de fin*
- Statut d'inscription par défaut*Vous avez le choix entre : - **en Validation** - **Validé** Tant que le statut est "en Validation", les participants pourront toujours modifier leur inscription.*
- Inscription unique par participant*Si activé, un participant ne pourra s'inscrire qu'une seule fois à la conférence (une seule inscription par compte) Si vous choisissez dans le menu "conférence" - "authentification ignorée", alors l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.*
- Maximum de participants*Vous pouvez introduire le nombre maximum de participants à la conférence.*
- Liste d'attente*Vous pouvez définir si, une fois le quota de participants atteint, vous désirez mettre les suivants en liste d'attente, que vous devrez gérer pour valider ou non leur participation.*
- Code d'invitation si besoin*Cette option sert à créer une conférence pour laquelle les participants ne peuvent s'inscrire que si vous leur avait fourni ce code.*
-*Ce n'est pas un code de rabais ou d'inscription gratuite*
- Options d'inscriptions*Par défaut, les champs suivants sont demandés dans le formulaire d'inscription : prénom, nom, e-mail, adresse, code postal, ville, pays. Vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires concernant votre conférence, vous avez le choix entre des champs : - "**texte**" simple ou riche - "**nombre**" entier ou décimal - "**date**" avec ou sans heures - option oui/non par "**bouton radio** ou **case à cocher**" - "**liste de valeur**" à sélection unique ou multiple - "**fichier**" à uploader Vous pouvez rendre obligatoire/optionnel ses options, en cliquant sur la case "Obligatoire" Vous pouvez activer/désactiver ses options, en cliquant sur la case "Actif" Vous pouvez ajouter des conditions à chacun des champs, par ex. si un champ "liste à choix" est conditionné par une réponse "oui" à un champ "radio bouton"*
Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement **après le début des inscriptions**. Si toutefois vous ne désirez plus un champ en particulier, qui contient déjà des données, vous pouvez simplement le **désactiver**.
*Les soumissions d'article seront possibles entre les dates de début et de fin*
- Maximum d'abstracts par participant*Vous pouvez introduire le nombre maximum d'abstracts qu'un participant peu soumettre.*
- Options de soumission*Par défaut, les champs suivants sont demandés dans le formulaire de soumission : titre du résumé, contenu du résumé, liste des auteurs. Vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires concernant votre conférence, vous avez le choix entre des champs : - "**texte**" simple ou riche - "**nombre**" entier ou décimal - "**date**" avec ou sans heures - option oui/non par "**bouton radio** ou **case à cocher**" - "**liste de valeur**" à sélection unique ou multiple - "**fichier**" à uploader Vous pouvez rendre obligatoire/optionnel ses options, en cliquant sur la case "Obligatoire" Vous pouvez ajouter des conditions à chacun des champs, par ex. si un champ "liste à choix" est conditionné par une réponse "oui" à un champ "radio bouton"*
*Le paiement est disponible seulement lorsque nous avons pu créer de notre côté les items de paiement déterminés par le document e-paiement validé par le Service Financier (SF) **[voir le chapitre E-paiement](https://wiki.unil.ch/ci/link/2102#bkmrk-page-title)***
- Date d'inscription anticipée*Les inscriptions seront possibles jusqu'à cette date. Des tarifs doivent être précisés à ce sujet.*
- Mode de paiement acceptés*Vous avez le choix entre :* *- **Carte de crédit** : notre plateforme permet d'effectuer des paiement par carte et crédite automatiquement votre fonds auprès du SF **[voir le chapitre E-paiement](https://wiki.unil.ch/ci/link/2102#bkmrk-page-title)** - **Twint** : il sera très prochainement possible de payer par le moyen de Twint - **Virement bancaire** : notre plateforme affichera les données à utiliser pour effectuer un virement. Il vous incombe de demander au SF la liste des personnes ayant payer par ce moyen. - **Facture** : il vous incombe de créer et fournir des factures avec les données de paiement. - **Sur place** : il vous incombe de fournir les moyens - (carte-twint-cash) pour gérer les paiements sur place.*
- Paiement direct après l'inscription*Si vous choisissez dans le menu "conférence" l'option statut à "validation" et que vous choisissez ici "paiement direct" alors vous devrez manuellement changer le statut à "validé" si un participant échoue la première fois à effectuer le paiement.*
- Activer le reçu de paiement*Activer la possibilité au participant de télécharger lui-même son attestation de paiement.*
- Association des articles de paiement*Association des articles de paiement aux options d'inscription. Chaque article de paiement sera attribué à l'inscription du participant en fonction de la ou des condition(s) définie(s) Si vous ne définissez aucune condition pour un article de paiement, il sera attribué par défaut*
*Adresse utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation décrits ci-dessous dans "Modèles d'e-mails" Différente de l'adresse de contact sur la première partie "conférence" qui, elle, nous ait utile pour vous contacter.*
*Vous pouvez utiliser votre adresse UNIL personnelle, mais si vous avez beaucoup de participants nous conseillons l’utilisation d’une adresse e-mail générique liée à la conférence (de type nomducongres@unil.ch). Si vous n’en avez pas vous pouvez en demander la création en utilisant les formulaires disponibles : Informations : [https://www.unil.ch/ci/home/menuinst/catalogue-de-services/authentification-et-comptes/compte-informatique.html](https://www.unil.ch/ci/home/menuinst/catalogue-de-services/authentification-et-comptes/compte-informatique.html) [https://www.unil.ch/ci/id](https://www.unil.ch/ci/id) -> thème : " Obtenir une adresse électronique générique ou un calendrier partagé " Procédure : [https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/chapter/doc-publique](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/chapter/doc-publique) [https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes) Lien "ajouter un groupe" : [https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Gg/index.php?TriMenu=41&o=ajouterGroupe&v=sy1&PgTri=4103&TriMenu=41](https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Gg/index.php?TriMenu=41&o=ajouterGroupe&v=sy1&PgTri=4103&TriMenu=41)*
- Adresses BCC*Si vous avez besoin de transférer les messages en copie à une ou plusieurs personnes de l'administration de la conférence par ex.*
- Modèles d'e-mails*Vous avez le choix d'activer/désactiver l'envoi de ces différents e-mails concernant les statuts d'avancement d'une inscription.* *Vous pouvez également modifier le contenu de chaque e-mail. Vous avez à disposition certains champs qui reprennent des valeurs spécifiques à disposition pour élaborer votre courrier.* *- **Confirmation d'inscription*** *- **Mise en liste d'attente*** *- **Validation d'inscription*** *- **Refus d'inscription*** *- **Confirmation de participation*** *- **Confirmation de soumission*** *- **Acceptation de soumission*** *- **Refus de soumission*** *- **Validation du paiement** - lorsque vous passez le statut du participant à "payé", par ex. quand vous avez reçu la liste des personnes ayant payé par virement bancaire.*
- Paramètrage des e-mails*Dans le sujet et le contenu des e-mails, vous pouvez utiliser des constantes, dont le texte sera automatiquement remplacé lors de l'envoi de l'e-mail, voici quelques exemples de constantes utilisables : `%PARTICIPANT_FIRSTNAME%` : Prénom du participant `%PARTICIPANT_LASTNAME%` : Nom du participant `%PARTICIPANT_EMAIL%` : E-mail du participant `%CONFERENCE_SHORTNAME%` : Nom court de la conférence `%CONFERENCE_TITLE%` : Nom complet/titre de la conférence `%CONFERENCE_LOCATION%` : Lieu où se déroule la conférence `%CONFERENCE_START_DATE%` : Date de début de la conférence (format dd MMM yyyy) `%CONFERENCE_END_DATE%` : Date de fin de la conférence (format dd MMM yyyy) `%CONFERENCE_WEBSITE_LINK%` : Adresse web de la conférence *
*Vous pouvez modifier le statut d'inscription à un ou plusieurs participants en même temps. Vous avez le choix entre : - **En validation** (le participant n'est pas encore accepté, peut-être doit-il encore payer) - **Validé** (le participant est accepté, il a normalement payé) - **Refusé** (possibilité de refuser sa participation) - **Annulé** (le participant vous ne désire plus participer) - **Liste d'attente** (vous mettez un participant sur liste d'attente, si option active dans menu ["inscription"](https://wiki.unil.ch/ci/link/2081#bkmrk-inscriptiondates-de-)) - **Participé** (le participant a participé à la conférence, il peut désormais télécharger les attestions si autorisé) - **Non participé** (le participant n'a pas participé à la conférence)*
- Exporter au format excel*Vous pouvez exporter un ou plusieurs participants dans un fichier excel. Ce fichier reprend le détail des options pour chaque participant*
- Générer les badges*Vous avez la possibilité de générer des badges avec quelques formats possible et quelques paramètres réglables. La génération de badges étant complexe quand il y a plusieurs formats, il est possible que des erreurs surviennent.*
- Générer les reçus de paiement*Vous pouvez générer pour un ou plusieurs participants les reçus de paiement, si option par ex. non autorisée dans les options générales ou selon besoin.*
- Générer les certificats de participation*Vous pouvez générer pour un ou plusieurs participants les certificats de participation si option par ex. non autorisée dans les options générales ou selon besoin.*
*Vous pouvez voir le détail de toutes les options d'un participant*
- Changer le statut d'inscription*Vous pouvez changer le statut d'inscription. Vous avez le choix entre : - **En validation** (le participant n'est pas encore accepté, peut-être doit-il encore payer) - **Validé** (le participant est accepté, il a normalement payé) - **Refusé** (possibilité de refuser sa participation) - **Annulé** (le participant vous ne désire plus participer) - **Liste d'attente** (vous mettez un participant sur liste d'attente, si option active dans menu ["inscription"](https://wiki.unil.ch/ci/link/2081#bkmrk-inscriptiondates-de-)) - **Participé** (le participant a participé à la conférence, il peut désormais télécharger les attestions si autorisé) - **Non participé** (le participant n'a pas participé à la conférence)*
- Changer le statut de paiement*Vous pouvez changer le statut de paiement. Vous avez le choix entre : - **En attente - Payé** (le participant a payé sa participation par virement bancaire par ex.) - **Non payé** (le participant n'a pas encore payé ou il y a une erreur) - **Gratuit** (le participant n'a pas besoin de payer) - **Annulé** (le participant annule sa participation)*
- Delete*Vous pouvez supprimer un participant.*
-*Toujours utiliser la plus grande prudence lors de suppression de données ! Assurez-vous toujours d'avoir pris en compte tous les paramètres.*
*Vous pouvez modifier le statut de soumission d'un ou plusieurs participants en même temps. Vous avez le choix entre : - **En validation** (le statut de base de la soumission) - **Accepté** (vous acceptez sa soumission) - **Refusé** (vous refuser sa soumission) - **Annulé** (vous annulez sa soumission)*
- Exporter au format excel*Vous pouvez exporter une ou plusieurs soumission dans un fichier excel. Ce fichier reprend le détail des options de chaque soumission*
- Exporter le livre des résumés*Vous pouvez exporter une ou plusieurs soumissions dans un book de résumé standard. Il présente les résumés dans des pages Word.*
*Vous pouvez voir le détail de toutes les options d'un participant*
- Changer le statut de soumission*Vous pouvez modifier le statut de soumission d'un ou plusieurs participants en même temps. Vous avez le choix entre : - **En validation** (le statut de base de la soumission) - **Accepté** (vous acceptez sa soumission) - **Refusé** (vous refuser sa soumission) - **Annulé** (vous annulez sa soumission)*
- Delete*Vous pouvez supprimer un résumé.*
-*Toujours utiliser la plus grande prudence lors de suppression de données ! Assurez-vous toujours d'avoir pris en compte tous les paramètres.*
Nous vous conseillons d'envoyer la demande dès que possible, la validation pouvant prendre un certain temps.
Les prix, avec mention de TVA éventuelle, doivent être clairement affichés sur le site de présentation du congrès ainsi que sur les formulaires d'inscription. Ces documents doivent être validés par le Service financier au moins une semaine avant leur publication sur Internet. C'est seulement après avoir reçu le document validé par le service financier que nous pourrons lier votre événement à la plateforme de e-paiement.Toute modification de prix ultérieure doit être reportée sur ce document et à nouveau envoyer au service financier pour validation. C'est seulement après validation de leur côté que nous seront habilité à effectuer les changements sur la plateforme de e-paiement.