Fonctionnement général
Cette application est destinée à faciliter la gestion des évènements à l'UNIL, en proposant une interface permettant de créer des conférences, de gérer les inscriptions et les soumissions et permettre de payer une inscription via notre plateforme d'e-paiement.
L'application est générique, c'est à dire qu'elle permet aux organisateurs de créer leurs propres conférences en toute autonomie, avec les données d'enregistrement requises propres à chaque conférence, sans l'aide du Centre informatique.
Les inscriptions sont possibles via un formulaire publique qui est auto-généré pour chaque conférence en fonction des options d'inscription définies lors de la création de celle-ci.
L'application est donc destinée à 2 types de public, les participants et les organisateurs de conférences.
Participants
Les participants ont accès à la partie publique de l'application, qui permet notamment de
- consulter la liste des conférences
- s'inscrire et/ou soumettre des abstracts (compte local ou edu-ID)
- gérer leurs inscriptions et/ou leurs soumissions, si utilisation d'une authentification pour s'inscrire
Toute personne, membre de l'UNIL ou non, peut accéder à cette liste et s'inscrire à une ou plusieurs conférences.
Il y a différentes manières d'accéder à la liste des conférences ou à l'inscription à une conférence en particulier, suivant le lien qui a été communiqué, pour plus d'information, voir Comment accéder à l'application.
Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.
Organisateurs
Les organisateurs de conférences ont accès en plus à la partie administration, leur permettant de créer et gérer des conférences. Voir Comment accéder à l'application pour l'accès.
Seules les personnes ayant un compte Edu-ID affilié à l'UNIL sont autorisées à accéder à cette interface, voir Conditions d'accès au service.
Depuis cette page d'administration, les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour les organisateurs :
- Administration des conférences : permet de gérer les conférences (voir / créer / modifier / dupliquer / supprimer)
- Administration des inscriptions : permet de gérer les inscriptions à une conférence en particulier (voir les données d'inscription, modifier les statuts, imprimer individuellement les badges/ reçus de paiement/ certificats de participation, exporter la/les donnée/s au format excel)
- Administration des soumissions : permet de gérer les soumissions à une conférence en particulier ( voir les données de soumission, modifier le statut, exporter la/les donnée/s au format excel ou livre des résumés)
Vous trouverez plus d'information sur les fonctionnalités ci-dessus dans les sections correspondantes de cette documentation.
Fonctionnalités
L'application web d'aide à la gestion d'une conférence est organisée en deux modules:
Le module public s'adresse aux participant·e·s; il permet:
- l'inscription en ligne
- la soumission des résumés (abstracts) en texte libre ou via un document téléchargé
- l'accès à un espace personnel authentifié permettant la modification des données personnelles et des résumés soumis
- le paiement en ligne
Le module secrétariat (authentifié) s'adresse aux organisateur·trice·s; il permet:
- la gestion des inscriptions
- la modification des données des participants
- la consultation de statistiques
- l'utilisation de listes e-mail (participants, auteurs, présentateurs)
- la sélection des résumés
- l'exportation des données du congrès en format Excel
- la génération du livre des résumés (proceedings)
- la génération des badges (PDF)
- la géolocalisation des participants
- l'exportation des attestations de paiement (PDF)
- l'exportation des attestations de participation (PDF)
L'application supporte le multilinguisme; actuellement deux langues (français et anglais) sont supportées.
Ces fonctionnalités sont celles utilisées le plus couramment dans la gestion d'un congrès. Elles ne couvrent cependant pas toutes celles qu'on peut vouloir utiliser, en particulier les suivantes ne sont pas supportées par l'application:
- l'organisation de l'hébergement des participants
- la gestion intelligente (avec résolution des conflits) de la génération du programme
- le workflow décisionnel (peer reviewing) pour la sélection des résumés
- la mise en page finale du livre des résumés