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Messagerie

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Généralités

Si vous ne vous êtes pas connecté·exs à votre messagerie Unil depuis longtemps, et que vous rencontrez des problèmes avec les procédures se trouvant sur cette page, veuillez prendre connaissance de la migration à Exchange Online sur cette page. L'adresse owa.unil.ch n'est plus utilisée.

Boîte Mail

Via le compte UNIL alloué aux personnes travaillant ou étudiant au sein de l'université, l'UNIL donne accès à une boîte mail personnelle. Celle-ci est habituellement au format prénom.nom@unil.ch, avec une numérotation incrémentée en cas de doublons. Depuis la migration à Exchange Online, les boîtes mail disposent de 100GB de stockage. Il ne devrait donc plus être nécessaire pour vous d'archiver vos mails. Votre boîte mail est synchronisée via Exchange Online, et vous pouvez donc y accéder depuis vos appareils autant via une application mail appropriée que par un navigateur internet.

Pour toute question, n'hésitez pas à consulter notre Foire aux Questions ou, s'il ne s'y trouve pas la réponse, nous contacter.

Fin d'études ou d'emploi

Les boîtes mail UNIL sont ouvertes tant que le compte correspondant l'est; comme le compte UNIL, elle est fermée à la fin des relations contractuelles ou d'études. Ainsi, si vous arrivez au terme de vos études ou de votre emploi, vous aurez six mois pour récupérer les données personnelles que vous souhaitez conserver et avertir les personnes communiquant avec vous via votre adresse UNIL avant la fermeture définitive de votre boite mail.

Accès via un navigateur web (Firefox, Safari, Edge, Chrome, ...)

Outlook Online

logo_owa.png

  1. Ouvrir la page outlook.office.com
  2. Se connecter en entrant son adresse mail UNIL puis son mot de passe
  3. Vous avez désormais accès à toutes les fonctionnalités offertes par votre compte Exchange, soit e-mails, calendriers, contacts, tâches, notes, etc.

Accès via une application (ordinateurs, tablettes, smartphones)

Apple-logo.png macOS

Le CI recommande l'utilisation d'Outlook plutôt que d'Apple Mail, particulièrement pour les personnes employées par l'UNIL. L'utilisation d'Apple Mail avec des grosses boîtes mail peut mener à des problèmes de corruption des données.

Outlook

[Outlook] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendiers, etc.)

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

  1. Ouvrir Microsoft Outlook et entrer son adresse email @unil.ch au démarrage
  2. Une fenêtre de connexion s'ouvre et vous demande de saisir votre mot de passe UNIL
    • Si la connexion a déjà été faite sur un autre produit Microsoft (Excel, Word, etc), l'ajout de votre adresse personnelle se fera automatiquement sans passer par cette fenêtre.

      Capture d’écran 2023-03-06 à 10.24.44.png


  3. Une fois le mot de passe saisi, l'adresse est désormais ajoutée et configurée. La fenêtre suivante devrait alors s'afficher.
  4. Vous pouvez à présent configurer, si nécessaire, un compte supplémentaire en cliquant sur le bouton indiqué sur l'image ci-dessous.

    2.png
[Outlook] Configurer un second compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

  1. Ouvrir l'application Outlook
  2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Outlook puis Préférences...

    Capture d’écran 2022-11-30 à 15.11.47.png
  3. Cliquer sur la vignette Comptes

    3.png
  4. Cliquer sur le symbole +, puis Nouveau compte...

    4.png

  5. Suivre la procédure d'ajout d'un compte Exchange sur Outlook indiquée plus haut.
[Outlook] Ajouter une boîte mail partagée avec votre compte personnel

Cette procédure concerne uniquement les boîtes mails partagées plus récentes qui ne possèdent pas un mot de passe propre, mais sont plutôt accessibles via votre compte Unil personnel si la personne responsable de la boîte vous y a donné accès. Si vous voulez ajouter une boîte mail générique qui a son propre mot de passe, il faut suivre la procédure pour ajouter un second compte Exchange qui se trouve plus haut sur la page.

Il n'est pas possible d'ajouter une boîte mail partagée de ce type sur Apple Mail, mais uniquement sur Outlook.

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

  1. Ouvrir l'application Outlook
  2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Outlook, puis Préférences...

    Capture d’écran 2023-03-06 à 09.39.15.png

  3. Sélectionner votre compte personnel dans la barre verticale à gauche, puis cliquer sur Délégation et partage

    Capture d’écran 2023-03-06 à 09.41.09.png

  4. Ouvrir l'onglet Partagés avec moi et cliquer sur le + en bas de la zone blanche

    Capture d’écran 2023-03-06 à 09.42.44.png

  5. Chercher le nom de la boîte mail partagée (p.ex. pour boite-mail-partagee@unil.ch, chercher boite-mail-partagee) et double-cliquer dessus
  6. La boîte mail devrait désormais apparaître dans la fenêtre principale d'Outlook.

Si un message d'erreur apparaît lors de l'ajout de la boîte partagée, merci de vérifier avec la personne responsable de la boîte mail partagée si la permission vous ont bien été accordée, et patienter quelque temps avant de réessayer si cet accord de permission a été fait récemment. Si le problème persiste, merci de contacter le helpdesk.

[Outlook] Archiver ses mails

Il n'est malheureusement pas possible de faire cela sur Outlook for Mac. L'une des options est d'ajouter une boîte mail privée sur Outlook et de déplacer les mails de l'adresse Unil à l'adresse privée.

Apple Mail

[Apple Mail] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)


  1. Ouvrir l'application Mail
  2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Mail et puis Comptes...
  3. Cliquer sur Exchange

    mail_mac_00000.png

  4. Compléter les champs nom et adresse e-mail et cliquer sur Se connecter

    mail_mac_00001.png

  5. Cliquer sur Se connecter (et non Configurer manuellement, qui est obsolète depuis la migration à Exchange Online)

    Capture d’écran 2023-03-06 à 10.45.41.png


  6. Saisir le mot de passe du compte et cliquer sur Se connecter

    mail_mac_00003.png

  7. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et cliquez sur Terminé

    mail_mac_00004.png
[Apple Mail] Archiver ses mails sur macOS

Ces mails ne seront disponibles que sur la machine sur laquelle ils sont archivés, et ne seront donc plus synchronisés sur vos autres appareils ou les serveurs de l'UNIL.

  1. Ouvrir l'application Mail
  2. Cliquer sur le bouton + en bas à gauche de la fenêtre, puis sur Nouvelle boîte aux lettres...

    mail_new_bal_local.png
  1. Sous Emplacement sélectionner Sur mon Mac, sous Nom taper par exemple "Archives" et cliquer sur OK

    mail_name_new_bal.png
  1. Déplacer des mails ou des boîtes aux lettres de votre compte Exchange UNIL dans votre boîte aux lettres d'archives.

    Si vous déplacez plus de 1'000 mails vous risquez de perdre des données. Procédez par paquets de 1'000 mails. N'hésitez pas à appeler notre help desk en cas de doutes.

    mail_archives_mail.png

logoWin.pngWindows

Le Centre Informatique de l'Unil recommande l'utilisation d'Outlook sur vos ordinateurs Windows.

Outlook

[Outlook] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)
  1. Ouvrir Outlook
  2. Aller dans le menu Fichier, puis cliquer sur Ajouter un compte
  3. Compléter les champs Nom, Adresse de messagerie, Mot de passe et Confirmer le mot de passe
  4. Cliquer sur Suivant

    O2013_1-1.png

  5. Cliquer sur Terminer une fois la configuration automatique achevée
  6. Redémarrer Outlook

    O2013_2-1.png

  7. Au lancement d'Outlook, une fenêtre d'authentification apparaît, entrer le nom d'utilisateur·icex sous la forme ad\username et votre mot de passe
  8. Cocher la case pour retenir le mot de passe et cliquer sur OK

    O2013_3.png
[Outlook] Archiver ses mails sur Windows
  • Ouvrir Outlook
  • Aller dans l'onglet Fichier
  • Cliquer sur Paramètres du compte, puis à nouveau sur Paramètre du compte...

    creerPST1.png

  • Cliquer sur Fichiers de données, puis sur Ajouter...
  • Choisir un emplacement, entrer un nom de fichier, et cliquer sur OK

    creerPST2.png
  • Revenir sur votre messagerie
  • Faire un clic droit sur Fichier de données Outlook, puis sélectionner Nouveau dossier...

    outlook_new_bal1.png

  • Entrer le nom du dossier local, par exemple Archives
  • Déposer des mails ou des boîtes aux lettres dans ce dossier

    outlook_achives2.png

iOS (iPhone/iPad/iPod Touch)

Le Ci recommande d'utiliser les logiciels livrés avec iOS, mais l'application Outlook fonctionne également.

apple-iphone13-mini.png

Mail iOS Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

  1. Aller dans les Réglages
  2. Sélectionner Mail

    iOS1.png

  3. Appuyer sur Comptes

    iOS2.png

  4. Appuyer sur Ajouter un compte

    iOS3.png

  5. Sélectionner Microsoft Exchange

    iOS4.png

  6. Entrer votre adresse email @unil.ch ainsi qu'une description

    iOS5.png

  7. Sélectionner Se connecter

    iOS6.png

  8. Entrer à nouveau votre adresse email UNIL si le champ n'est pas prérempli, ainsi que votre mot de passe UNIL et continuer

    iOS7.png

  9. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer. Appuyer sur Enregistrer

    iOS8.png

Android

Le Ci recommande l'utilisation des applications natives Android (toutes les fonctionnalités d'Exchange ne sont pas disponibles). L'application Outlook fonctionne également.

Mail Android Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

  1. Ouvrir l'application Mail et naviguer jusqu'aux paramètres

    01.jpg

  2. Sélectionner Ajouter un compte

    02.jpg

  3. Sélectionner Exchange et Office 365 ou Microsoft 365 selon votre version d'Android

    03.jpg

  4. Compléter le champ Adresse e-mail avec votre adresse email @unil.ch, puis sélectionner Suivant (et non Configuration manuelle)

    04.jpg

  5. Insérer votre mot de passe UNIL

    05.jpg

  6. Appuyer sur Suivant

    06.jpg

  7. La configuration est terminée si vous utilisez une version récente d'Android.
  8. Sur certaines versions d'Android, on peut choisir la période de synchronisation :
    1. Sélectionner les options et la période de synchronisation souhaitées
    2. Appuyer sur Suivant

      E_Android6.png

    3. Autoriser le serveur Exchange comme administrateur en appuyant sur Activer (vous offre la fonctionnalité, en cas de perte ou vol, d'effacer à distance votre appareil)

      E_Android8.png
Limitations d'Android & solutions

Android a pour l'instant les limitations suivantes par rapport à Exchange :

  • une seule couleur pour les calendriers
  • pas de support des tâches et des notes

L'application officielle Outlook comble certaines de ces lacunes.

Clients mail génériques

Ces informations sont destinées à des logiciels tiers ne supportant pas Exchange et ses fonctionnalités avancées (calendrier, contacts, tâches, notes).

Début 2023, Microsoft désactivera la "Basic Auth" pour des raisons de sécurité. Cela signifie que l'IMAP et le POP cesseront de fonctionner avec plusieurs clients de messagerie, à moins de supporter l’authentification OAuth2. Nous vous conseillons fortement de vous tourner vers Microsoft Outlook ou Apple Mail sur vos appareils. Si cela n'est pas possible, les procédures de configuration à suivre pour les clients supportant l'authentification OAuth2 se trouvent ci-dessous.

Communication de Microsoft sur les configurations IMAP/POP après le passage à OAuth2. Pour le SMTP, voir ci-dessous, rien ne change.

[Thunderbird et tièrces-parties] Ajouter une boîte mail Exchange

Veillez à bien activer les cookies sur votre client afin que l'authentification OAuth2 fonctionne. Pour ce faire :
    1. naviguer jusqu'à Paramètres > Vie privée et sécurité > Contenu Web
    2. activer l'option Accepter les cookies
    3. sous le menu Accepter les cookies tiers, sélectionner Toujours
Une fois cette procédure effectuée, configurez la boîte mail en IMAP ou POP comme indiqué ci-dessous.

Si les Messages envoyés n'apparaissent pas après le chargement des messages, essayez de vous envoyer un message à vous-même, cela devrait résoudre le problème.

IMAP
Screenshot_2023-03-06_11-47-04.png
Serveur IMAP

outlook.office365.com
Nom d'utilisateur IMAP

adresse mail Unil complète (prenom.nom@unil.ch)
Méthode d'authentification

OAuth2

Port

 993
Sécurité

SSL/TLS

Si une erreur survient de type "User is authenticated but not connected" :
    1. Se rendre dans Paramètres > Général > Éditeur de configurations
    2. Entrer network.dns.dis dans la barre de recherche
    3. Activer la première option network.dns.disableIPv6 pour qu'elle affiche True

POP3

Nous vous rappelons que nous déconseillons une configuration POP et préconisant une configuration d'Outlook en mode Exchange sur macOS/Windows

Serveur POP3

outlook.office365.com
Username POP3

adresse mail Unil complète (prenom.nom@unil.ch)
Méthode d'authentification

OAuth2

Port

 995
Sécurité

SSL/TLS
SMTP (envoi)

screenshot-2023-03-06-11-48-04.png

Serveur SMTP

smtpauth.unil.ch
Username SMTP

nom d'utilisateur·icex Unil (p.ex. pnom pour Prenom Nom)
Méthode d'authentification

Normal password

Port

 587
Sécurité

STARTTLS (ou SSL/TLS si l'option n'existe pas)

Redirection de la messagerie UNIL vers une messagerie privée

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

La redirection de la messagerie vers des services tiers peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL pour les personnes employées par l'université.

Rediriger les mails vers une autre adresse de messagerie

La politique de sécurité du domaine expéditeur peut explicitement interdire la redirection de ses messages. Dans ces cas, le message arrive dans votre boîte UNIL mais sera rejeté par la destination finale.

  1. Se connecter sur https://outlook.office.com avec les identifiants UNIL.
  2. Aller dans le menu Options

    E_transf1-1.png

  3. Dans Règles de boîte de réception, appuyer sur le +

    trans1.png

  4. Sélectionner Créer une règle pour les messages entrants...
  5. Nommer la règle, choisir Appliquer à tous les messages et Transférer le message à...

    trans2.png

  6. Entrer votre adresse de messagerie privée pour le transfert
  7. Cliquer sur Enregistrer
  8. Terminer en acceptant les avertissements

Problèmes rencontrés et solutions

Langue(s) non détectée(s) automatiquement

Lorsque la langue utilisée lors de la rédaction d'un message n'est pas détectée automatiquement, celle-ci ne sera pas non plus corrigée au niveau de l'orthographe et de la grammaire.  

MAC : La solution a été d'ajouter la langue que l'on veut qu'elle soit détectée aux langues préférées dans les Réglages système de la machine, sous Langues et régions. Attention à ne pas l'utiliser comme langue principale, si cela n'est pas souhaité (pop-up). Penser à redémarrer la machine. 

WIN : à déterminer si besoin.

Références : Ticket n° 10776362 et Lien de la solution Web 

FAQ

Comment vérifier le quota de sa boîte aux lettres ?

C'est possible, mais seulement via Outlook Online

Sur les applications Mail et Outlook sur MacOS, il n'est pas possible d'obtenir le quota de sa boîte aux lettres. Il faut alors passer par outlook.office.com

  1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Cliquer sur la roue dentée, puis sur "Afficher tous les paramètres d'Outlook"

    image-1648044350893.56.58.png

  3. Naviguer vers l'onglet "Général" > "Stockage"

    image-1648044393183.56.36.png

Comment définir un répondeur automatique ?

Il faut configurer votre répondeur depuis le client web Outlook Online.

Pour ce faire:

  1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Une fois la connexion effectuée, cliquer sur la roue dentée en haut à droite, puis sur “Afficher tous les paramètres d'Outlook"

    image.png

  3. Dans options, choisir “Réponses automatiques” dans l'arborescence sous "Courrier" et "Traitement automatique"


    owa_oof1.png
     
  4. Activer l'option “Réponses automatiques activées"

    image.png

    Il faut définir deux réponses: une pour les membres de l'Unil, et une pour les messages provenant de l’extérieur de l'Unil. Pour ce faire, cocher la case “Envoyer des réponses hors de votre organisation" et ajouter la réponse destinées aux messages provenant de l'extérieur


    image.png


N’oubliez pas de désactiver l’option à votre retour de vacance ou de configurer une date de fin !

Comment configurer une redirection/transfert de mail ?

En activant la redirection ou le transfert dans Outlook Online

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

Pour les personnes employées par l'UNIL, l'utilisation d'un service externe peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL.

Nous ne pouvons pas garantir que tous les mails arrivant sur votre boîte UNIL soient transférés vers une boîte mail externe: tout dépend du contenu, de l'adresse d'origine d'un message ou de la politique de sécurité du domaine d'origine.

Il faut configurer la règle de redirection/transfert de mail depuis le client web Outlook Online.

Dans Outlook Online, vous avez la possibilité de créer des règles pour trier automatiquement des emails dans des dossiers ou renvoyer/transférer l’email directement à une autre adresse. Il existe beaucoup de possibilités d'organisation, nous allons prendre l’exemple d’un transfert automatique d’un email venant d’une adresse.
 

  1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Cliquer sur la roue dentée en haut à droite, puis sur Afficher tous les paramètres d'Outlook

    image.png

  3. Naviguer vers l'onglet Courrier > Transfert, puis cocher Activer le transfert et entrer l'adresse mail où transférer les messages

    Nous vous conseillons d'également cocher Conserver une copie des messages transférés afin de s'assurer de ne pas perdre des messages importants.


    image.png

Comment afficher les destinataires "Cci" sur Outlook Online ?

En cliquant sur "Cci" dans la fenêtre de rédaction d'email sur Outlook Online
  • Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  • Cliquer sur Nouveau message
  • Vous pouvez ensuite cliquer sur bouton Cci :

    image.png

  • Si vous désirez que les destinataires Cci soient toujours affichés, vous pouvez cocher la case Toujours afficher le champ Cci dans les options (roue dentée > Courrier > Composer et répondre)

    image.png

Comment afficher les en-têtes d’un mail dans Outlook Online ?

Si vous avez cliqué sur un lien ou ouvert une pièce jointe dans un mail que vous soupçonnez être frauduleux, il faut immédiatement changer votre mot de passe Unil et Edu-ID et nous en informer par mail. Il en va de votre sécurité informatique et de celle de la communauté universitaire en général.

Il est maintenant conseillé d'envoyer les spams et phishing reçu directement en tant que pièces jointes à helpdesk@unil.ch plutôt que les entêtes.

Via outlook.office.com

Lorsque vous constatez la présence d’un email frauduleux (spam, phishing) dans votre messagerie et que vous désirez le signaler au Helpdesk pour améliorer le filtre anti-spam, il n'est plus nécessaire de nous envoyer les en-têtes du message. Vous pouvez tout simplement nous envoyer l'email concerné en pièce jointe. Nous gardons toutefois la marche à suivre ici au cas où vous auriez besoin des en-têtes d'un email pour une autre raison.

  1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Sélectionner l’email
  3. Dans la barre d’option, cliquer sur les trois petits points et sélectionner Afficher > Afficher les détails du message

    image.png

Comment demander à recevoir des confirmations de lecture ?

Via les réglages Outlook Online (site web)
  1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Cliquer sur Nouveau message
  3. Cliquer sur les trois points de suspension

    image.png


  4. Sélectionner Afficher les options des messages...
  5. Cocher la confirmation que vous désirez
    • de lecture : la personne qui va recevoir votre courriel va pouvoir vous confirmer qu'elle a lu votre message (si elle utilise les applications décrites ci-dessus)
    • de réception : vous recevrez une confirmation automatique de la réception du courriel par la personne à laquelle vous l'avez envoyé, mais vous ne saurez pas si celle-ci l'a lu ou non

      image.png

Il n'y a aucune garantie que ces options soient fiables. Cela dépend, entre autres, du service de messagerie utilisé par votre destinataire et de sa configuration.

Dans les options d'Outlook for Windows
  1. Sur Windows, lancer Microsoft Outlook
  2. Dans un nouveau message, sélectionner Options et choisir le type de confirmation que vous désirez

    Demande_Outlook_accuse_reception.jpg
     
  3. Naviguer vers l'onglet Fichier > Options
  4. Sous Courrier, descendre jusqu'à Suivi. Ici se trouvent les deux options à cocher.

    Options_accuse_reception.jpg

Comment activer l'envoi automatique de confirmations de lecture?

Dans les paramètres Outlook Online (site web)
  1. Cliquer sur la roue dentée en haut à droite puis sur Afficher tous les paramètres d'Outlook

    image.png

  2. Sur la droite se trouve l'option à cocher.

    image.png

Dans les options d'Outlook pour Windows
  1. Sélectionner Fichier > Options
  2. Sous Courrier, descendre jusqu'à Suivi. Ici se trouvent les deux options à cocher.

    Outlook_confirmation_automatique.jpg

Comment afficher tous ses emails sur iOS ?

Par défaut, la configuration d'Exchange sur iOS (iPhone, iPad) n'affiche que les mails de la dernière semaine. Voici comment en afficher plus. Prérequis: avoir configuré son iPhone pour Exchange

Via les réglages mail sur iOS
  1. Aller dans Réglages
  2. Sélectionner Mails, Contacts, Calendriers

    iOS_1.png

  3.  Sélectionner son compte Exchange Unil

    iOS_2.png
     
  4. Cliquer sur Emails à synchr.

    iOS_3.png
     
  5. Sélectionner une option dans la liste

    iOS_4.png
     
  6. Et voilà, le tour est joué!

C’est quoi la corbeille des corbeilles ?

La “corbeille des corbeilles” est une fonctionnalité Exchange qui permet de récupérer, dans une certaine mesure, des messages qui ont été vidés après suppression.

Attention cette fonctionnalité n’est disponible que si vous utilisez l’application web Outlook Online ou l'application  pour macOS ou Windows. En effet, sur Apple Mail les éléments supprimés de la corbeille ne sont plus disponibles dans la “corbeille des corbeilles”.

Via les éléments supprimés sur Outlook Online

Pour utilisez la corbeille des corbeilles, il faut passer par l’application web Outlook Online.

  1. Sélectionnez la boite Éléments supprimés
  2. Cliquez sur Récupérer des éléments supprimés de ce dossier…

    image.png


  3. Sélectionnez ensuite les messages à récupérer et cliquez sur Restaurer

    image.png

Via les éléments supprimés dans Outlook pour Windows

Pour utilisez la corbeille des corbeilles, il faut passer par l’application Outlook.

  1. Sélectionnez la boite Éléments supprimés
  2. Cliquez sur Récupérer des éléments supprimés de ce dossier…

    image.png


  3. Sélectionnez ensuite les messages à récupérer et cliquez sur Restaurer.

    image.png

Je suis sur Linux, comment configurer ma messagerie ?

Le Ci vous conseille l'utilisation de la plateforme web Outlook Online (https://outlook.office.com) sur Linux.

  • Nous conseillons aux personnes travaillant sur Linux de passer par l'interface web outlook.office.com. C'est la meilleure solution pour profiter de toutes les possibilités de ce système (mail, agenda, tâches, contacts).
  • Des paramètres génériques sont à disposition pour la configuration d'un logiciel de messagerie tiers en IMAP (gestion de la messagerie uniquement).

Une partie du texte de mon message arrive dans une pièce jointe

Pour Apple Mail, dans le menu Édition sous la rubrique Pièces jointes

Vos destinataires vous indiquent parfois ne pas avoir reçu votre message en entier ou que la fin du message est dans une pièce jointe. Si ce cas vous parle, c'est que vous travaillez probablement sur un Mac avec le logiciel Mail.

Le problème vient du fait que notre serveur de messagerie Exchange reformate le message avant la réception. Dès qu'il voit un fichier attaché, il arrête de chercher du texte et considère tout ce qui suit comme des pièces jointes.

Pour contourner ce problème, procédez comme suit:

  1. Dans le logiciel Mail, cliquez sur Édition
  2. Cliquez ensuite sur Pièces jointes
  3. Cochez les options Toujours envoyer des pièces jointes compatibles avec Windows et Veiller à toujours insérer les pièces jointes en fin de message

    FAQEx_Mail_attached_files.png

Comment vider automatiquement les éléments supprimés?

Lorsque vous effacez un email, celui-ci va automatiquement se mettre dans le dossier Éléments supprimés et être complètement effacé après une période prédéfinie. Par défaut, il s'agit de 30 jours. Vous pouvez toutefois faire en sorte que le dossier Éléments supprimés se vide automatiquement lorsque vous fermez votre application de messagerie.

Via les options d'Outlook Online (site web)

En suivant cette marche à suivre, le contenu du dossier Éléments supprimés sera vidé lorsque vous fermerez la fenêtre Outlook Online sur votre navigateur internet.

  1. Connectez-vous à la plateforme Outlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
  3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur Options

    auto_1.png

  4. Dans l'arborescence de gauche, naviguer vers Courrier > Traitement automatique et cliquer sur Options des messages.
  5. Cocher l'option Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte et sauver en cliquant sur Enregistrer

    vider_poubelle_OWA.png
Sur Apple Mail, dans les préférences de l'application
  1. Dans le menu Mail, sélectionner Préférences
  2. Sélectionner l'onglet Comptes
  3. Sélectionner votre compte UNIL, et l'onglet Comportements des BAL
  4. Veiller à ce que l'option Stocker les messages supprimés sur le serveur soit cochée
  5. et dans le menu Effacer les messages supprimés, sélectionner À la fermeture de Mail

    mail_corbeille.png
Sur Outlook pour Windows, dans les options
  1. Dans le ruban d'Outlook, sélectionner Fichier

    Outlook_vider_poubelle_1.png

  2. Dans le menu de gauche, sélectionner Options

    Outlook_vider_poubelle_2.png

  3. Sous Options avancées, cocher l'option Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d'Outlook et valider en cliquant sur le bouton OK

    Outlook_vider_poubelle_3.png
Pour Thunderbird, dans les Options
  1. Dans le menu Options, sélectionner Paramètres des comptes

    vider_poubelle_tbird_1.png

  2. Pour votre compte UNIL, cliquer sur Paramètres du serveur et cocher Vider la corbeille en quittant

    vider_poubelle_tbird_2.png

Est-ce que je peux plutôt agender l'effacement des éléments supprimés?

Oui, via les stratégies de rétention sur Outlook Online (site web)

Par défaut, les mails du dossier "Éléments supprimés" sont effacé après 30 jours. Si vous souhaitez automatiquement effacer des emails d'autres dossiers, vous pouvez appliquer des stratégies de rétention dans Outlook Online.

Les stratégies de rétention s'appliquent uniquement sur les dossiers personnels, que vous avez créés vous-mêmes, et non pas sur les dossiers système (Boîte de réception, Calendrier, Éléments effacés, Brouillons, Courrier indésirable, Éléments envoyés, etc.).

  1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Faire un clic droit sur le dossier sur lequel vous souhaitez appliquer une stratégie de rétention
  3. Sélectionner "Attribuer une stratégie" et la stratégie de votre choix (p. ex. si vous choisissez "1 Week Delete (7 jours)", tous les messages reçus il y a plus de 7 jours contenus dans le dossier seront effacés)

strategie_retention_OWA.png

Y a-t-il des limitations au niveau des envois ?

Oui, par défaut une adresse email utilisant les service Exchange Online est limité. Vous trouverez ces limites sur la page officielle de Microsoft. C'est une limite nécessaire pour éviter qu'un compte compromis puisse envoyer des spams sans limitation. Si vous devez envoyer un nombre plus important de message, privilégiez une liste de distribution, ou contactez le helpdesk.

Comment retirer une adresse de ma liste des expéditeurs bloqués?

Dans certains cas, une personne peut se retrouver sur votre liste dite d'expéditeurs bloqués. Cela a pour conséquence que les mails de ses expéditeurs sont mis dans le dossier Courrier indésirable.

Sur Outlook Online (site web), dans les Options

Pour retirer une adresse de cette liste:

  1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
  2. Aller dans les options en cliquant sur la roue dentée en haut à droite

    image-1587468827861.png

  3. Dans le menu de gauche, dérouler les options "Courrier" > "Comptes" et sélectionner "Bloquer ou autoriser". Descendre jusqu'à "Expéditeurs bloqués", sélectionner l'adresse à retirer, cliquer sur la poubelle, et cliquer sur "Enregistrer" en haut de la page

    image-1587468857090.png


Comment effacer un compte email sur macOS?

Sur Apple Mail, dans les Préférences de l'application

Certaines versions d'Apple Mail sur d'anciens OS X sont boguées (surtout 10.10.5). Si un compte email n'existe plus, ou le mot de passe est faux, le client Apple Mail va envoyer des milliers, voir des millions de requêtes sur nos serveurs de messagerie. Dans ces cas-là, il faut soit mettre à jour l'OS X (recommandé, 10.10.5 n'est plus supporté depuis plusieurs années!), modifier le mot de passe ou retirer le compte si celui-ci est fermé.

Comment retirer son compte UNIL d'Apple Mail:

  1. Dans l’app Mail sur votre Mac, ouvrir le menu Mail > Préférences, puis cliquer sur Comptes

  2. Sélectionner un compte, puis cliquer sur le bouton -

Remarque : si le compte est utilisé par d’autres apps sur votre Mac, le système vous demande de supprimer le compte dans les Préférences Système > Comptes Internet. Cliquez sur le bouton pour ouvrir Comptes Internet, puis décochez la case Mail pour le compte. Pour cesser d’utiliser le compte dans toutes les apps, veillez à ce que le compte soit sélectionné, puis cliquez sur le bouton -.

Outlook dit être en mode "hors connexion", que faire?

Outlook active parfois un mode dit "hors connexion" lorsqu'il pense être connecté via un internet limité (connexion payante dans les avions, etc.). Ce mode est reconnaissable à l'indication en bas de la fenêtre et une croix rouge sur l'icône de l'application. Il arrive qu'Outlook interprête mal certains réglages réseaux, et se fasse donc une idée erronnée de la situation. 

Pour remédier au problème, vous pouvez tout simplement vous rendre dans Envoyer/Recevoir > cliquer sur le bouton Travailler en mode hors connexion. 

Pour plus d'information, consultez cette page de documentation de Microsoft. 

Puis-je garder mon adresse email à la fin de mes études/contrat?

Non! Une boîte email et l'adresse associée sont bloquées 6 mois après la fin des études ou du contrat (sauf quelques rares exceptions). Il est donc important de sauvegarder les emails avant que les accès à la boîte soient fermés. 

Les boîtes mail UNIL sont ouvertes tant que le compte correspondant l'est; comme le compte UNIL, elle est fermée à la fin des relations contractuelles ou d'études. Ainsi, si vous arrivez au terme de vos études ou de votre emploi, vous aurez six mois pour récupérer les données personnelles que vous souhaitez conserver et avertir les personnes communiquant avec vous via votre adresse UNIL avant la fermeture définitive de votre boite mail.

Les personnes diplômées de l'UNIL ont droit à une adresse email ALUMNIL qui est simplement une redirection vers une boîte privée et n'a aucun rapport avec l'adresse email @unil.ch.

Je reçois des messages avec une balise "Externe", qu'est ce que cela signifie?

Nous avons récemment activé l'affichage d'une balise "Externe" dans les clients Outlook afin de sous-ligner lorsqu'un email arrive de l'extérieur de l'université:

image.png

On nous signale parfois des cas de phishing où l'email tente de se faire passer pour une personne de l'UNIL, appelée Arnaque au président. Mettre en avant qu'un le courriel provient d'une source externe permet de vous aider à reconnaitre les tentatives d'arnaques.

C'est une mesure de sécurité qui ne peut pas être désactivée.

Exchange Online : Accès Web & Clients de messagerie

Accès web Exchange Online

macOS

Le Ci recommande d'utiliser Outlook pour Mac.

Outlook Mac

5.png

3.png

4.png

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Apple Mail, Calendrier, Contacts

Le Ci recommande d'utiliser les logiciels livrés avec macOS que pour une utilisation légère de la messagerie. Pour une utilisation plus poussée (boîte avec beaucoup de mails, de dossier, ou plusieurs comptes), nous recommandons fortement l'utilisation d'Outlook

1. Depuis l'application Mail, aller dans le menu "Mail" et ouvrir "Comptes..."

2. Appuyer sur "Exchange"

mail_mac_00000.png

3. Compléter les champs nom et adresse e-mail et appuyer sur "Se connecter"

mail_mac_00001.png

4. Cliquer sur Se connecter

image-1656589539276.44.54.png

5. Saisir le mot de passe du compte et appuyer sur Connexion

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6. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et "Terminé" la configuration

mail_mac_00004.png

Windows

Le Ci recommande d'utiliser Outlook sur Windows

Outlook

1. Ouvrir Outlook
2. Aller dans le menu "Fichier", puis appuyer sur "Ajouter un compte"
3. Inscrire votre adresse email UNIL et appuyer sur Connexion

image-1656590465030.png

4. Inscrire votre mot de passe UNIL et appuyer sur Connexion

image-1656590925789.png

6. L'adresse email est désormais configurée

iOS (iPhone/iPad/iPod Touch)

Configuration iOS

1. Aller dans les "Réglages"
2. Sélectionner "Mail, Contacts, Calendrier"
3. Appuyer sur "Ajouter un compte"

E_ios1.PNG

4. Appuyer sur "Exchange"

E_ios2.png

5. Compléter les champs (Adresse, Mot de passe et Description) et appuyer sur "Suivant"

E_ios3.PNG

6. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et "Enregistrer" la configuration

E_ios4.PNG

Android

Configuration d'Exchange sur Android

1. Aller dans "Paramètres", puis appuyer sur "Ajouter un compte"
2. Choisir "Entreprise"

E_Android1.png

3. Compléter les champs "Adresse e-mail" et "Mot de passe"
4. Appuyer sur "Suivant" (en cas d'erreur, cliquez ici)

E_Android2.png

5. Sélectionner les options et la période de synchronisation souhaitées
6. Appuyer sur "Suivant"

E_Android6.png

7. Autoriser le serveur Exchange comme administrateur en appuyant sur "Activer" (vous offre la fonctionnalité, en cas de perte ou vol, d'effacer à distance votre appareil)

E_Android8.png

Autres

Clients mail génériques

Ces informations sont destinées à des logiciels ne supportant pas Exchange et ses fonctionnalités avancées (calendrier, contacts, tâches, notes)

Suivre les instructions disponible sur cette page

Boîte aux lettres partagée

Description du service

Voir aussi l'article concernant ce sujet sur le blog cu Centre informatique.

Une boîte aux lettres partagée (ou shared mailbox):

Dorénavant, les boîtes partagées remplacent les comptes génériques qui étaient créés uniquement pour une boîte aux lettres non personnelle (par exemple secretariat.ci@unil.ch).

Les boîtes génériques seront prochainement migrées vers des boîtes partagées.

La création d'une boîte partagée est effectuée depuis la gestion des groupes (voir Boîte partagée depuis Gestion des groupes) :

Utilisation d'une boîte partagée

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail. Pour Windows, la version classique de Outlook est nécessaire.

Outlook Web

  1. Ouvrir outlook.office.com et se connecter avec son compte Unil personnel
  2. Cliquer sur la pastille tout en haut à droite (vos initiales ou votre photo)

    pastille.png


  3. Choisir « Ouvrir une autre boîte aux lettres »

    ouvrir.png


  4. Introduire le nom de la boîte partagée et sélectionner la boîte dans le choix proposé

    search.png


  5. Cliquer sur « Ouvrir »
    finish.png

La boîte partagée s’ouvre dans un nouvel onglet. Si vous n’avez pas le droit d’accès à cette boîte partagée, un message d’erreur est affiché. Il faut alors vérifier avec le responsable de la boîte si vous avez vraiment l’accès. Le ou les responsables de la boîte sont les administrateurs du groupe correspondant (dont le nom abrégé est la partie gauche de l’adresse email).

Outlook for Windows

Pour Windows, la version classique de Outlook est nécessaire. Les boites partagées ne sont pas entièrement fonctionnelles avec le "nouvel Outlook".

  1. Lancer l'application Outlook et se connecter avec son compte personnel Unil si ce n'est pas déjà fait
  2. Cliquer sur Fichier
  3. Cliquer sur "Paramètres de compte"



  4. Cliquer sur "Nouveau"



  5. Introduire l'adresse email de la boîte partagée et cliquer sur Connexion

    image.png

  6. Dans l'écran de connexion, introduire votre adresse mail personnelle Unil et votre mot de passe, puis cliquer sur "Connexion"

    image.png

  7. Cliquer sur "Terminé", puis "Fermer"
  8. Redémarrer Outlook

La méthode dans le bloc dépliant ci-dessous est incorrecte et à ne pas utiliser, et est conservée uniquement à titre d'archive.

Méthode INCORRECTE (ne pas utiliser)

Problèmes remontés:

  1. Démarrer Outlook
  2. Cliquer sur Fichier
  3. Cliquer sur « Paramètres de compte »



  4. Sélectionner votre boîte personnelle UNIL et cliquer sur Modifier



  5. Cliquer sur « Paramètres supplémentaires »



  6. Sélectionner l’onglet « Avancé » et, au-dessous de « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires : », cliquer ajouter



  7. Introduire le nom de la boîte partagée et cliquer "OK", "OK", "Suivant", "Terminé", et "Fermer"



  8. Redémarrer l’application Outlook

Outlook for Mac

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

  1. Démarrer Outlook
  2. Menu "Outils" > "Comptes ..."
  3. Sélectionner votre compte personnel
  4. Cliquer sur "Délégation et partage"

    image.png

  5. Sélectionner l'onglet "Partagés avec moi"
  6. Cliquer sur +

    image.png

  7. Entrer l'adresse email de la boîte partagée
  8. Sélectionner la boîte partagée qui apparaît et cliquer sur "Ajouter"

    image.png

  9. Cliquer sur "Terminé"
  10. Fermer la fenêtre "Comptes"

Outlook Mobile

  1. Rendez-vous dans les options d'Outlook sur Mobile, et cliquez en haut à gauche

    mobile_shared1.jpg

  2. Choisissez les options en cliquant sur la roue crantée en-bas à gauche

    mobile_shared2.jpg

  3. Sélectionnez "Comptes"


    mobile_shared3.jpg

  4. Choisissez "Ajouter un compte"

    mobile_shared4.jpg

  5. Choisissez "Ajouter un compte partagé"

    mobile_shared5.jpg

  6. Entrez le nom de la boîte partagée et validez

    mobile_shared6.jpg

Utiliser une boîte partagée sur Outlook Web

  1. Ouvrir outlook.office.com et se connecter avec son compte Unil personnel
  2. Cliquer sur la pastille tout en haut à droite (vos initiales ou votre photo)

    pastille.png


  3. Choisir « Ouvrir une autre boîte aux lettres »

    ouvrir.png


  4. Introduire le nom de la boîte partagée et sélectionner la boîte dans le choix proposé

    search.png


  5. Cliquer sur « Ouvrir »
    finish.png

La boîte partagée s’ouvre dans un nouvel onglet. Si vous n’avez pas le droit d’accès à cette boîte partagée, un message d’erreur est affiché. Il faut alors vérifier avec le responsable de la boîte si vous avez vraiment l’accès. Le ou les responsables de la boîte sont les administrateurs du groupe correspondant (dont le nom abrégé est la partie gauche de l’adresse email).

Utiliser une boîte partagée sur Outlook pour Windows

Pour Windows, la version classique de Outlook est nécessaire. Les boites partagées ne sont pas entièrement fonctionnelles avec le "nouvel Outlook".

  1. Lancer l'application Outlook et se connecter avec son compte personnel Unil si ce n'est pas déjà fait
  2. Cliquer sur Fichier
  3. Cliquer sur "Paramètres de compte"



  4. Cliquer sur "Nouveau"



  5. Introduire l'adresse email de la boîte partagée et cliquer sur Connexion

    image.png

  6. Dans l'écran de connexion, introduire votre adresse mail personnelle Unil et votre mot de passe, puis cliquer sur "Connexion"

    image.png

  7. Cliquer sur "Terminé", puis "Fermer"
  8. Redémarrer Outlook

La méthode dans le bloc dépliant ci-dessous est incorrecte et à ne pas utiliser, et est conservée uniquement à titre d'archive.

Méthode INCORRECTE (ne pas utiliser)

Problèmes remontés:

  1. Démarrer Outlook
  2. Cliquer sur Fichier
  3. Cliquer sur « Paramètres de compte »



  4. Sélectionner votre boîte personnelle UNIL et cliquer sur Modifier



  5. Cliquer sur « Paramètres supplémentaires »



  6. Sélectionner l’onglet « Avancé » et, au-dessous de « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires : », cliquer ajouter



  7. Introduire le nom de la boîte partagée et cliquer "OK", "OK", "Suivant", "Terminé", et "Fermer"



  8. Redémarrer l’application Outlook

Utiliser une boîte partagée sur Outlook pour Mac

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

  1. Démarrer Outlook
  2. Menu "Outils" > "Comptes ..."
  3. Sélectionner votre compte personnel
  4. Cliquer sur "Délégation et partage"

    image.png

  5. Sélectionner l'onglet "Partagés avec moi"
  6. Cliquer sur +

    image.png

  7. Entrer l'adresse email de la boîte partagée
  8. Sélectionner la boîte partagée qui apparaît et cliquer sur "Ajouter"

    image.png

  9. Cliquer sur "Terminé"
  10. Fermer la fenêtre "Comptes"

Créer une boîte partagée depuis Gestion des groupes

Créer une boîte partagée

ATTENTION  seules les personnes membre du groupe creer_boite_partagee peuvent créer une boîte partagée.

Si vous n'avez pas les droits pour ouvrir une boîte partagée, merci de suivre les points 1 et 2 ci-dessous, et d'ouvrir un ticket au helpdesk, en spécifiant le nom du groupe que vous avez créé, nous nous occuperons d'activer la boîte.

N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée

Voir les membres du groupe creer_boite_partagee

Gestion des groupes

  1. Accéder à l'Intranet de l'UNIL.
  2. Créer un groupe
    • Nom : nom affiché (displayName) de la boîte ;
    • Nom abrégé : nom de la boîte, l’adresse email sera le nom abrégé choisi avec @unil.ch à la fin ;

    • ATTENTION : les noms abrégés ne peuvent être composés que de lettres minuscules sans accents, de chiffres et des caractères - (trait d'union) et _ (souligné).

    • remplir les autres champs ;

    • ATTENTION : N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée

    • Enregistrer.

ATTENTION  uniquement  pour les boîtes @bcu.unil.ch, @fors.unil.ch et @isdc-dfjp@unil.ch

image.png

Si ce mot-clé est sélectionné après avoir cliqué "Boîte partagée", l'adresse email sera @unil.ch.

L'affichage des détails du groupe continue d'afficher l'adresse avec @unil.ch plutôt que @bcu.unil.ch ou @fors.unil.ch. C'est un bug de l'affichage.

Dans l’écran qui donne la description du groupe

  1. Cliquer « Modifier » pour les utilisations dans la section « Administration »
  2. Choisir « Email : Boîte partagée » ET « Autorisation d’accès : Oui ».
  3. Enregistrer.

image.png

Ajouter les personnes devant accéder à la boîte

ATTENTION Être propriétaire du groupe ne suffit pas à vous donner accès. Il faut aussi vous ajouter comme membre du groupe.

  1. Retour aux informations sur le groupe …
        -> dans la section « Membres », ajouter les personnes qui doivent accéder à la boîte partagée.
     

    image.png


ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

Retour aux informations sur le groupe …
    -> dans la section « Administration », cliquer sur « Synchroniser »
(suivant votre niveau d’accès le bouton se nomme « Déclencher »).


 
    
Remarques :
•    La boîte est disponible environ 45 minutes après.
•    L’application des droits d’accès aux membres peut nécessiter plusieurs heures (attendre peut-être le lendemain).
•    L’apparition de l’adresse email de la boîte partagée dans la GAL (annuaire intégré à Outlook) peut prendre plus d’un jour.

Ajout/retrait de l’accès à une boîte partagée pour un user

Seuls les personnes ayant une boîte mail @unil.ch peuvent être ajoutées et accéder à la boîte partagée

Depuis l’application de Gestion des groupes :
•    Rechercher le groupe correspondant à la boîte partagée.
•    Ajouter/retirer la personne comme membre du groupe.

image.png


•    Déclencher la synchronisation du groupe.

ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

ATTENTION : L’application des droits d’accès modifiés peut nécessiter plusieurs heures, ou même attendre le prochain jour ouvrable.

Expiration d’une boîte partagée

Dans l’application de gestion des groupes, chaque groupe est créé avec une durée de validité de 1 an. A la fin de cette période, le groupe est expiré ; cela signifie que dans l’Active Directory, le LDAP et l’edu-ID le groupe ne contient plus aucun membre et que aucune personne n’a l’attribut unilMemberOf avec ce groupe.

Pratiquement, lorsque le groupe est expiré, l’accès à la boîte partagée n’est plus possible par les membres du groupe.

Un mois avant l’expiration du groupe, les administrateurs du groupe reçoivent un email d’avertissement. Ils ont la possibilité de prolonger d'un an la validité du groupe.

Suppression d’une boîte partagée

Pour supprimer une boîte partagée, il faut supprimer le groupe dans la Gestion des groupes.
La boîte est alors détruite automatiquement la nuit suivante.

Utilisation d'une boîte partagée

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement depuis Outlook:

Exemple d'utilisation de boîte partagée: créer un calendrier partagé

Une utilisation courante d'une boîte partagée est de créer un calendrier de groupe, qui est ensuite partagé à des utilisateurs et utilisatrices ou des groupes.

Voici comment faire:

  1. Créer une boîte partagée. Nous conseillons un nom parlant, du style cal.<faculté>-<nomducalendrier> par exemple cal.ci-dssh-absences.
  2. Ajouter les personnes qui  vont gérer les accès au calendrier, et qui pourront ajouter/retirer les permissions sur le calendrier. Normalement, il s'agit qu'une poignée de personne qui administrent un calendrier.
  3. Ces personnes autorisées doivent ensuite ouvrir la boîte partagée dans leur navigateur.
  4. Partager le calendrier comme d'habitude avec les personnes devant voir/modifier le calendrier.

    • Pour le partage avec un groupe, il faut que le nom du groupe se termine par (groupe pour autorisation). Si ce n'est pas le cas, merci de contacter le helpdesk, en spécifiant le nom du groupe et que c'est pour la file Agenda

  5. Les personnes autorisées à ouvrir le calendrier suivent la marche à suivre habituel pour ouvrir le calendrier ainsi partagé.

Utiliser une boîte partagée sur Outlook sur Mobile

  1. Rendez-vous dans les options d'Outlook sur Mobile, et cliquez en haut à gauche

    mobile_shared1.jpg

  2. Choisissez les options en cliquant sur la roue crantée en-bas à gauche

    mobile_shared2.jpg

  3. Sélectionnez "Comptes"


    mobile_shared3.jpg

  4. Choisissez "Ajouter un compte"

    mobile_shared4.jpg

  5. Choisissez "Ajouter un compte partagé"

    mobile_shared5.jpg

  6. Entrez le nom de la boîte partagée et validez

    mobile_shared6.jpg