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Messagerie

This documentation is available in english here.

Généralités

Si vous ne vous êtes pas connecté·exs à votre messagerie Unil depuis longtemps, et que vous rencontrez des problèmes avec les procédures se trouvant sur cette page, veuillez prendre connaissance de la migration à Exchange Online sur cette page. L'adresse owa.unil.ch n'est plus utilisée.

Boîte Mail

Via le compte UNIL alloué aux personnes travaillant ou étudiant au sein de l'université, l'UNIL donne accès à une boîte mail personnelle. Celle-ci est habituellement au format prénom.nom@unil.ch, avec une numérotation incrémentée en cas de doublons. Depuis la migration à Exchange Online, les boîtes mail disposent de 100GB de stockage. Il ne devrait donc plus être nécessaire pour vous d'archiver vos mails. Votre boîte mail est synchronisée via Exchange Online, et vous pouvez donc y accéder depuis vos appareils autant via une application mail appropriée que par un navigateur internet.

Pour toute question, n'hésitez pas à consulter notre Foire aux Questions ou, s'il ne s'y trouve pas la réponse, nous contacter.

Fin d'études ou d'emploi

Les boîtes mail UNIL sont ouvertes tant que le compte correspondant l'est; comme le compte UNIL, elle est fermée à la fin des relations contractuelles ou d'études. Ainsi, si vous arrivez au terme de vos études ou de votre emploi, vous aurez six mois pour récupérer les données personnelles que vous souhaitez conserver et avertir les personnes communiquant avec vous via votre adresse UNIL avant la fermeture définitive de votre boite mail.

Accès via un navigateur web (Firefox, Safari, Edge, Chrome, ...)

Outlook Online

1. Ouvrir la page outlook.office.com
   
2. Se connecter en entrant son adresse mail UNIL puis son mot de passe
3. Vous avez désormais accès à toutes les fonctionnalités offertes par votre compte Exchange, soit e-mails, calendriers, contacts, tâches, notes, etc.
   

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Accès via une application (ordinateurs, tablettes, smartphones)

macOS

Le CI recommande l'utilisation d'Outlook plutôt que d'Apple Mail, particulièrement pour les personnes employées par l'UNIL. L'utilisation d'Apple Mail avec des grosses boîtes mail peut mener à des problèmes de corruption des données.

Outlook

[Outlook] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendiers, etc.)

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

1. Ouvrir Microsoft Outlook et entrer son adresse email @unil.ch au démarrage
   
2. Une fenêtre de connexion s'ouvre et vous demande de saisir votre mot de passe UNIL
   • Si la connexion a déjà été faite sur un autre produit Microsoft (Excel, Word, etc), l'ajout de votre adresse personnelle se fera automatiquement sans passer par cette fenêtre.
     
     

     

     
     
3. Une fois le mot de passe saisi, l'adresse est désormais ajoutée et configurée. La fenêtre suivante devrait alors s'afficher.
4. Vous pouvez à présent configurer, si nécessaire, un compte supplémentaire en cliquant sur le bouton indiqué sur l'image ci-dessous.
   
   

[Outlook] Configurer un second compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

1. Ouvrir l'application Outlook
2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Outlook puis Préférences...
   
   
   
3. Cliquer sur la vignette Comptes
   
   
   
4. Cliquer sur le symbole +, puis Nouveau compte...
   

   

5. Suivre la procédure d'ajout d'un compte Exchange sur Outlook indiquée plus haut.

[Outlook] Ajouter une boîte mail partagée avec votre compte personnel

Cette procédure concerne uniquement les boîtes mails partagées plus récentes qui ne possèdent pas un mot de passe propre, mais sont plutôt accessibles via votre compte Unil personnel si la personne responsable de la boîte vous y a donné accès. Si vous voulez ajouter une boîte mail générique qui a son propre mot de passe, il faut suivre la procédure pour ajouter un second compte Exchange qui se trouve plus haut sur la page.

Il n'est pas possible d'ajouter une boîte mail partagée de ce type sur Apple Mail, mais uniquement sur Outlook.

Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'Outlook est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu Outlook puis À propos d'Outlook. Si la version d'Outlook est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller Outlook et installer la version Office 365.

1. Ouvrir l'application Outlook
2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Outlook, puis Préférences...
   
   

   
   
   

3. Sélectionner votre compte personnel dans la barre verticale à gauche, puis cliquer sur Délégation et partage
   
   

   
   
   

4. Ouvrir l'onglet Partagés avec moi et cliquer sur le + en bas de la zone blanche
   
   

   
   
   

5. Chercher le nom de la boîte mail partagée (p.ex. pour boite-mail-partagee@unil.ch, chercher boite-mail-partagee) et double-cliquer dessus
6. La boîte mail devrait désormais apparaître dans la fenêtre principale d'Outlook.

Si un message d'erreur apparaît lors de l'ajout de la boîte partagée, merci de vérifier avec la personne responsable de la boîte mail partagée si la permission vous ont bien été accordée, et patienter quelque temps avant de réessayer si cet accord de permission a été fait récemment. Si le problème persiste, merci de contacter le helpdesk.

[Outlook] Archiver ses mails

Il n'est malheureusement pas possible de faire cela sur Outlook for Mac. L'une des options est d'ajouter une boîte mail privée sur Outlook et de déplacer les mails de l'adresse Unil à l'adresse privée.

Apple Mail

[Apple Mail] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

1. Ouvrir l'application Mail
2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu Mail et puis Comptes...
3. Cliquer sur Exchange
   
   
   
   
4. Compléter les champs nom et adresse e-mail et cliquer sur Se connecter
   
   
   
   
5. Cliquer sur Se connecter (et non Configurer manuellement, qui est obsolète depuis la migration à Exchange Online)
   
   

   

   
   
6. Saisir le mot de passe du compte et cliquer sur Se connecter
   
   
   
   
7. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et cliquez sur Terminé
   
   

[Apple Mail] Archiver ses mails sur macOS

Ces mails ne seront disponibles que sur la machine sur laquelle ils sont archivés, et ne seront donc plus synchronisés sur vos autres appareils ou les serveurs de l'UNIL.

1. Ouvrir l'application Mail
2. Cliquer sur le bouton + en bas à gauche de la fenêtre, puis sur Nouvelle boîte aux lettres...
   
   
   

3. Sous Emplacement sélectionner Sur mon Mac, sous Nom taper par exemple "Archives" et cliquer sur OK
   
   
   

4. Déplacer des mails ou des boîtes aux lettres de votre compte Exchange UNIL dans votre boîte aux lettres d'archives.
   
   

   Si vous déplacez plus de 1'000 mails vous risquez de perdre des données. Procédez par paquets de 1'000 mails. N'hésitez pas à appeler notre help desk en cas de doutes.
   

   

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Windows

Le Centre Informatique de l'Unil recommande l'utilisation d'Outlook sur vos ordinateurs Windows.

Outlook

[Outlook] Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

1. Ouvrir Outlook
2. Aller dans le menu Fichier, puis cliquer sur Ajouter un compte
3. Compléter les champs Nom, Adresse de messagerie, Mot de passe et Confirmer le mot de passe
4. Cliquer sur Suivant
   
   
   
   
5. Cliquer sur Terminer une fois la configuration automatique achevée
6. Redémarrer Outlook
   
   
   
   
7. Au lancement d'Outlook, une fenêtre d'authentification apparaît, entrer le nom d'utilisateur·icex sous la forme ad\username et votre mot de passe
8. Cocher la case pour retenir le mot de passe et cliquer sur OK
   
   

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iOS (iPhone/iPad/iPod Touch)

Le Ci recommande d'utiliser les logiciels livrés avec iOS, mais l'application Outlook fonctionne également.

• Fonctionnalités disponibles :
  • mail
  • calendrier
  • contacts
  • rappels
  • notes

Mail iOS Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

1. Aller dans les Réglages
2. Sélectionner Mail
   
   
   
   
3. Appuyer sur Comptes
   
   
   
   
4. Appuyer sur Ajouter un compte
   
   
   
   
5. Sélectionner Microsoft Exchange
   
   
   
   
6. Entrer votre adresse email @unil.ch ainsi qu'une description
   
   
   
   
7. Sélectionner Se connecter
   
   
   
   
8. Entrer à nouveau votre adresse email UNIL si le champ n'est pas prérempli, ainsi que votre mot de passe UNIL et continuer
   
   
   
   
9. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer. Appuyer sur Enregistrer
   
   
   

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Android

Le Ci recommande l'utilisation des applications natives Android (toutes les fonctionnalités d'Exchange ne sont pas disponibles). L'application Outlook fonctionne également.

• Fonctionnalités disponibles
  
  • mail
  • calendrier
  • contacts
  • tâches : application tierce requise
  • notes : application tierce requise

Mail Android Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.)

1. Ouvrir l'application Mail et naviguer jusqu'aux paramètres
   
   
   
   
2. Sélectionner Ajouter un compte
   
   
   
   
3. Sélectionner Exchange et Office 365 ou Microsoft 365 selon votre version d'Android
   
   
   
   
4. Compléter le champ Adresse e-mail avec votre adresse email @unil.ch, puis sélectionner Suivant (et non Configuration manuelle)
   
   
   
   
5. Insérer votre mot de passe UNIL
   
   
   
   
6. Appuyer sur Suivant
   
   
   
   
7. La configuration est terminée si vous utilisez une version récente d'Android.
8. Sur certaines versions d'Android, on peut choisir la période de synchronisation :
   1. Sélectionner les options et la période de synchronisation souhaitées
   2. Appuyer sur Suivant
      
      
      
      
   3. Autoriser le serveur Exchange comme administrateur en appuyant sur Activer (vous offre la fonctionnalité, en cas de perte ou vol, d'effacer à distance votre appareil)
      
      
      

Limitations d'Android & solutions

Android a pour l'instant les limitations suivantes par rapport à Exchange :

L'application officielle Outlook comble certaines de ces lacunes.

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Clients mail génériques

Ces informations sont destinées à des logiciels tiers ne supportant pas Exchange et ses fonctionnalités avancées (calendrier, contacts, tâches, notes).

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Début 2023, Microsoft désactivera la "Basic Auth" pour des raisons de sécurité. Cela signifie que l'IMAP et le POP cesseront de fonctionner avec plusieurs clients de messagerie, à moins de supporter l’authentification OAuth2. Nous vous conseillons fortement de vous tourner vers Microsoft Outlook ou Apple Mail sur vos appareils. Si cela n'est pas possible, les procédures de configuration à suivre pour les clients supportant l'authentification OAuth2 se trouvent ci-dessous.

Communication de Microsoft sur les configurations IMAP/POP après le passage à OAuth2. Pour le SMTP, voir ci-dessous, rien ne change.

[Thunderbird et tièrces-parties] Ajouter une boîte mail Exchange

Veillez à bien activer les cookies sur votre client afin que l'authentification OAuth2 fonctionne. Pour ce faire :
    1. naviguer jusqu'à Paramètres > Vie privée et sécurité > Contenu Web
    2. activer l'option Accepter les cookies
    3. sous le menu Accepter les cookies tiers, sélectionner Toujours
Une fois cette procédure effectuée, configurez la boîte mail en IMAP ou POP comme indiqué ci-dessous.

Si les Messages envoyés n'apparaissent pas après le chargement des messages, essayez de vous envoyer un message à vous-même, cela devrait résoudre le problème.

IMAP

Serveur IMAP	outlook.office365.com
Nom d'utilisateur IMAP	adresse mail Unil complète (prenom.nom@unil.ch)
Méthode d'authentification	OAuth2
Port	993
Sécurité	SSL/TLS

Si une erreur survient de type "User is authenticated but not connected" :
    1. Se rendre dans Paramètres > Général > Éditeur de configurations
    2. Entrer network.dns.dis dans la barre de recherche
    3. Activer la première option network.dns.disableIPv6 pour qu'elle affiche True

POP3

Nous vous rappelons que nous déconseillons une configuration POP et préconisant une configuration d'Outlook en mode Exchange sur macOS/Windows

Serveur POP3	outlook.office365.com
Username POP3	adresse mail Unil complète (prenom.nom@unil.ch)
Méthode d'authentification	OAuth2
Port	995
Sécurité	SSL/TLS

SMTP (envoi)

Serveur SMTP	smtpauth.unil.ch
Username SMTP	nom d'utilisateur·icex Unil (p.ex. pnom pour Prenom Nom)
Méthode d'authentification	Normal password
Port	587
Sécurité	STARTTLS (ou SSL/TLS si l'option n'existe pas)

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Redirection de la messagerie UNIL vers une messagerie privée

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

La redirection de la messagerie vers des services tiers peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL pour les personnes employées par l'université.

Rediriger les mails vers une autre adresse de messagerie

La politique de sécurité du domaine expéditeur peut explicitement interdire la redirection de ses messages. Dans ces cas, le message arrive dans votre boîte UNIL mais sera rejeté par la destination finale.

1. Se connecter sur https://outlook.office.com avec les identifiants UNIL.
2. Aller dans le menu Options
   
   
   
   
3. Dans Règles de boîte de réception, appuyer sur le +
   
   
   
   
4. Sélectionner Créer une règle pour les messages entrants...
5. Nommer la règle, choisir Appliquer à tous les messages et Transférer le message à...
   
   
   
   
6. Entrer votre adresse de messagerie privée pour le transfert
7. Cliquer sur Enregistrer
8. Terminer en acceptant les avertissements

Problèmes rencontrés et solutions

Langue(s) non détectée(s) automatiquement

Lorsque la langue utilisée lors de la rédaction d'un message n'est pas détectée automatiquement, celle-ci ne sera pas non plus corrigée au niveau de l'orthographe et de la grammaire.  

MAC : La solution a été d'ajouter la langue que l'on veut qu'elle soit détectée aux langues préférées dans les Réglages système de la machine, sous Langues et régions. Attention à ne pas l'utiliser comme langue principale, si cela n'est pas souhaité (pop-up). Penser à redémarrer la machine. 

WIN : à déterminer si besoin.

Références : Ticket n° 10776362 et Lien de la solution Web 

FAQ

Comment vérifier le quota de sa boîte aux lettres ?

C'est possible, mais seulement via Outlook Online

Sur les applications Mail et Outlook sur MacOS, il n'est pas possible d'obtenir le quota de sa boîte aux lettres. Il faut alors passer par outlook.office.com

1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
2. Cliquer sur la roue dentée, puis sur "Afficher tous les paramètres d'Outlook"
   
   
   
   
3. Naviguer vers l'onglet "Général" > "Stockage"
   
   
   
   

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Comment définir un répondeur automatique ?

Il faut configurer votre répondeur depuis le client web Outlook Online.

Pour ce faire:

1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
   
2. Une fois la connexion effectuée, cliquer sur la roue dentée en haut à droite, puis sur “Afficher tous les paramètres d'Outlook"
   
   

   
   
   

3. Dans options, choisir “Réponses automatiques” dans l'arborescence sous "Courrier" et "Traitement automatique"

   
   
    
4. Activer l'option “Réponses automatiques activées"
   
   

   
   

   Il faut définir deux réponses: une pour les membres de l'Unil, et une pour les messages provenant de l’extérieur de l'Unil. Pour ce faire, cocher la case “Envoyer des réponses hors de votre organisation" et ajouter la réponse destinées aux messages provenant de l'extérieur

   
   

   

   
   

N’oubliez pas de désactiver l’option à votre retour de vacance ou de configurer une date de fin !

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Comment configurer une redirection/transfert de mail ?

En activant la redirection ou le transfert dans Outlook Online

En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.

Pour les personnes employées par l'UNIL, l'utilisation d'un service externe peut aller à l'encontre des directives de l'UNIL.

Nous ne pouvons pas garantir que tous les mails arrivant sur votre boîte UNIL soient transférés vers une boîte mail externe: tout dépend du contenu, de l'adresse d'origine d'un message ou de la politique de sécurité du domaine d'origine.

Il faut configurer la règle de redirection/transfert de mail depuis le client web Outlook Online.

Dans Outlook Online, vous avez la possibilité de créer des règles pour trier automatiquement des emails dans des dossiers ou renvoyer/transférer l’email directement à une autre adresse. Il existe beaucoup de possibilités d'organisation, nous allons prendre l’exemple d’un transfert automatique d’un email venant d’une adresse.
 

1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
2. Cliquer sur la roue dentée en haut à droite, puis sur Afficher tous les paramètres d'Outlook
   
   

   
   
   

3. Naviguer vers l'onglet Courrier > Transfert, puis cocher Activer le transfert et entrer l'adresse mail où transférer les messages
   
   

   Nous vous conseillons d'également cocher Conserver une copie des messages transférés afin de s'assurer de ne pas perdre des messages importants.

   
   

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Comment afficher les destinataires "Cci" sur Outlook Online ?

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Comment afficher les en-têtes d’un mail dans Outlook Online ?

Si vous avez cliqué sur un lien ou ouvert une pièce jointe dans un mail que vous soupçonnez être frauduleux, il faut immédiatement changer votre mot de passe Unil et Edu-ID et nous en informer par mail. Il en va de votre sécurité informatique et de celle de la communauté universitaire en général.

Il est maintenant conseillé d'envoyer les spams et phishing reçu directement en tant que pièces jointes à helpdesk@unil.ch plutôt que les entêtes.

Via outlook.office.com

Lorsque vous constatez la présence d’un email frauduleux (spam, phishing) dans votre messagerie et que vous désirez le signaler au Helpdesk pour améliorer le filtre anti-spam, il n'est plus nécessaire de nous envoyer les en-têtes du message. Vous pouvez tout simplement nous envoyer l'email concerné en pièce jointe. Nous gardons toutefois la marche à suivre ici au cas où vous auriez besoin des en-têtes d'un email pour une autre raison.

1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
2. Sélectionner l’email
   
3. Dans la barre d’option, cliquer sur les trois petits points et sélectionner Afficher > Afficher les détails du message
   
   

   

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Comment demander à recevoir des confirmations de lecture ?

Via les réglages Outlook Online (site web)

1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
2. Cliquer sur Nouveau message
   
3. Cliquer sur les trois points de suspension
   
   

   

   
   
4. Sélectionner Afficher les options des messages...
   
5. Cocher la confirmation que vous désirez
   • de lecture : la personne qui va recevoir votre courriel va pouvoir vous confirmer qu'elle a lu votre message (si elle utilise les applications décrites ci-dessus)
   • de réception : vous recevrez une confirmation automatique de la réception du courriel par la personne à laquelle vous l'avez envoyé, mais vous ne saurez pas si celle-ci l'a lu ou non
     
     

     

Il n'y a aucune garantie que ces options soient fiables. Cela dépend, entre autres, du service de messagerie utilisé par votre destinataire et de sa configuration.

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Comment activer l'envoi automatique de confirmations de lecture?

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Comment afficher tous ses emails sur iOS ?

Par défaut, la configuration d'Exchange sur iOS (iPhone, iPad) n'affiche que les mails de la dernière semaine. Voici comment en afficher plus. Prérequis: avoir configuré son iPhone pour Exchange

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C’est quoi la corbeille des corbeilles ?

La “corbeille des corbeilles” est une fonctionnalité Exchange qui permet de récupérer, dans une certaine mesure, des messages qui ont été vidés après suppression.

Attention cette fonctionnalité n’est disponible que si vous utilisez l’application web Outlook Online ou l'application  pour macOS ou Windows. En effet, sur Apple Mail les éléments supprimés de la corbeille ne sont plus disponibles dans la “corbeille des corbeilles”.

Via les éléments supprimés sur Outlook Online

Pour utilisez la corbeille des corbeilles, il faut passer par l’application web Outlook Online.

1. Sélectionnez la boite Éléments supprimés
2. Cliquez sur Récupérer des éléments supprimés de ce dossier…
   
   

   

   
   
3. Sélectionnez ensuite les messages à récupérer et cliquez sur Restaurer
   
   

   

Via les éléments supprimés dans Outlook pour Windows

Pour utilisez la corbeille des corbeilles, il faut passer par l’application Outlook.

1. Sélectionnez la boite Éléments supprimés
2. Cliquez sur Récupérer des éléments supprimés de ce dossier…
   
   

   

   
   
3. Sélectionnez ensuite les messages à récupérer et cliquez sur Restaurer.
   
   

   

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Je suis sur Linux, comment configurer ma messagerie ?

Le Ci vous conseille l'utilisation de la plateforme web Outlook Online (https://outlook.office.com) sur Linux.

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Une partie du texte de mon message arrive dans une pièce jointe

Pour Apple Mail, dans le menu Édition sous la rubrique Pièces jointes

Vos destinataires vous indiquent parfois ne pas avoir reçu votre message en entier ou que la fin du message est dans une pièce jointe. Si ce cas vous parle, c'est que vous travaillez probablement sur un Mac avec le logiciel Mail.

Le problème vient du fait que notre serveur de messagerie Exchange reformate le message avant la réception. Dès qu'il voit un fichier attaché, il arrête de chercher du texte et considère tout ce qui suit comme des pièces jointes.

Pour contourner ce problème, procédez comme suit:

1. Dans le logiciel Mail, cliquez sur Édition
2. Cliquez ensuite sur Pièces jointes
3. Cochez les options Toujours envoyer des pièces jointes compatibles avec Windows et Veiller à toujours insérer les pièces jointes en fin de message
   
   
   

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Comment vider automatiquement les éléments supprimés?

Lorsque vous effacez un email, celui-ci va automatiquement se mettre dans le dossier Éléments supprimés et être complètement effacé après une période prédéfinie. Par défaut, il s'agit de 30 jours. Vous pouvez toutefois faire en sorte que le dossier Éléments supprimés se vide automatiquement lorsque vous fermez votre application de messagerie.

Via les options d'Outlook Online (site web)

En suivant cette marche à suivre, le contenu du dossier Éléments supprimés sera vidé lorsque vous fermerez la fenêtre Outlook Online sur votre navigateur internet.

1. Connectez-vous à la plateforme Outlook Online via votre navigateur à l’adresse: https://outlook.office.com
2. Entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe Unil
3. Une fois dans l’interface cliquez sur la roue crantée en haut à droite et sur Options
   
   
   
   
4. Dans l'arborescence de gauche, naviguer vers Courrier > Traitement automatique et cliquer sur Options des messages.
5. Cocher l'option Vider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte et sauver en cliquant sur Enregistrer
   
   

Sur Apple Mail, dans les préférences de l'application

1. Dans le menu Mail, sélectionner Préférences
2. Sélectionner l'onglet Comptes
3. Sélectionner votre compte UNIL, et l'onglet Comportements des BAL
4. Veiller à ce que l'option Stocker les messages supprimés sur le serveur soit cochée
5. et dans le menu Effacer les messages supprimés, sélectionner À la fermeture de Mail
   
   

Sur Outlook pour Windows, dans les options

1. Dans le ruban d'Outlook, sélectionner Fichier
   
   
   
   
2. Dans le menu de gauche, sélectionner Options
   
   
   
   
3. Sous Options avancées, cocher l'option Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d'Outlook et valider en cliquant sur le bouton OK
   
   

Pour Thunderbird, dans les Options

1. Dans le menu Options, sélectionner Paramètres des comptes
   
   
   
   
2. Pour votre compte UNIL, cliquer sur Paramètres du serveur et cocher Vider la corbeille en quittant
   
   

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Est-ce que je peux plutôt agender l'effacement des éléments supprimés?

Oui, via les stratégies de rétention sur Outlook Online (site web)

Par défaut, les mails du dossier "Éléments supprimés" sont effacé après 30 jours. Si vous souhaitez automatiquement effacer des emails d'autres dossiers, vous pouvez appliquer des stratégies de rétention dans Outlook Online.

Les stratégies de rétention s'appliquent uniquement sur les dossiers personnels, que vous avez créés vous-mêmes, et non pas sur les dossiers système (Boîte de réception, Calendrier, Éléments effacés, Brouillons, Courrier indésirable, Éléments envoyés, etc.).

1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
   
2. Faire un clic droit sur le dossier sur lequel vous souhaitez appliquer une stratégie de rétention
3. Sélectionner "Attribuer une stratégie" et la stratégie de votre choix (p. ex. si vous choisissez "1 Week Delete (7 jours)", tous les messages reçus il y a plus de 7 jours contenus dans le dossier seront effacés)

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Y a-t-il des limitations au niveau des envois ?

Oui, par défaut une adresse email utilisant les service Exchange Online est limité. Vous trouverez ces limites sur la page officielle de Microsoft. C'est une limite nécessaire pour éviter qu'un compte compromis puisse envoyer des spams sans limitation. Si vous devez envoyer un nombre plus important de message, privilégiez une liste de distribution, ou contactez le helpdesk.

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Comment retirer une adresse de ma liste des expéditeurs bloqués?

Dans certains cas, une personne peut se retrouver sur votre liste dite d'expéditeurs bloqués. Cela a pour conséquence que les mails de ses expéditeurs sont mis dans le dossier Courrier indésirable.

Sur Outlook Online (site web), dans les Options

Pour retirer une adresse de cette liste:

1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: https://outlook.office.com
2. Aller dans les options en cliquant sur la roue dentée en haut à droite
   
   
   
   
3. Dans le menu de gauche, dérouler les options "Courrier" > "Comptes" et sélectionner "Bloquer ou autoriser". Descendre jusqu'à "Expéditeurs bloqués", sélectionner l'adresse à retirer, cliquer sur la poubelle, et cliquer sur "Enregistrer" en haut de la page
   
   

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Comment effacer un compte email sur macOS?

Sur Apple Mail, dans les Préférences de l'application

Certaines versions d'Apple Mail sur d'anciens OS X sont boguées (surtout 10.10.5). Si un compte email n'existe plus, ou le mot de passe est faux, le client Apple Mail va envoyer des milliers, voir des millions de requêtes sur nos serveurs de messagerie. Dans ces cas-là, il faut soit mettre à jour l'OS X (recommandé, 10.10.5 n'est plus supporté depuis plusieurs années!), modifier le mot de passe ou retirer le compte si celui-ci est fermé.

Comment retirer son compte UNIL d'Apple Mail:

1. Dans l’app Mail sur votre Mac, ouvrir le menu Mail > Préférences, puis cliquer sur Comptes

2. Sélectionner un compte, puis cliquer sur le bouton -

Remarque : si le compte est utilisé par d’autres apps sur votre Mac, le système vous demande de supprimer le compte dans les Préférences Système > Comptes Internet. Cliquez sur le bouton pour ouvrir Comptes Internet, puis décochez la case Mail pour le compte. Pour cesser d’utiliser le compte dans toutes les apps, veillez à ce que le compte soit sélectionné, puis cliquez sur le bouton -.

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Outlook dit être en mode "hors connexion", que faire?

Outlook active parfois un mode dit "hors connexion" lorsqu'il pense être connecté via un internet limité (connexion payante dans les avions, etc.). Ce mode est reconnaissable à l'indication en bas de la fenêtre et une croix rouge sur l'icône de l'application. Il arrive qu'Outlook interprête mal certains réglages réseaux, et se fasse donc une idée erronnée de la situation. 

Pour remédier au problème, vous pouvez tout simplement vous rendre dans Envoyer/Recevoir > cliquer sur le bouton Travailler en mode hors connexion. 

Pour plus d'information, consultez cette page de documentation de Microsoft. 

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Puis-je garder mon adresse email à la fin de mes études/contrat?

Non! Une boîte email et l'adresse associée sont bloquées 6 mois après la fin des études ou du contrat (sauf quelques rares exceptions). Il est donc important de sauvegarder les emails avant que les accès à la boîte soient fermés. 

Les boîtes mail UNIL sont ouvertes tant que le compte correspondant l'est; comme le compte UNIL, elle est fermée à la fin des relations contractuelles ou d'études. Ainsi, si vous arrivez au terme de vos études ou de votre emploi, vous aurez six mois pour récupérer les données personnelles que vous souhaitez conserver et avertir les personnes communiquant avec vous via votre adresse UNIL avant la fermeture définitive de votre boite mail.

Les personnes diplômées de l'UNIL ont droit à une adresse email ALUMNIL qui est simplement une redirection vers une boîte privée et n'a aucun rapport avec l'adresse email @unil.ch.

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Je reçois des messages avec une balise "Externe", qu'est ce que cela signifie?

Nous avons récemment activé l'affichage d'une balise "Externe" dans les clients Outlook afin de sous-ligner lorsqu'un email arrive de l'extérieur de l'université:

On nous signale parfois des cas de phishing où l'email tente de se faire passer pour une personne de l'UNIL, appelée Arnaque au président. Mettre en avant qu'un le courriel provient d'une source externe permet de vous aider à reconnaitre les tentatives d'arnaques.

C'est une mesure de sécurité qui ne peut pas être désactivée.

Comment désactiver le tri des messages prioritaires

Parfois, le tri automatique des messages prioritaires classe certains messages importants dans l'onglet Autres du webmail qui ne devraient pas l'être. Pour désactiver ce tri qui peu porter à confusion:

Exchange Online : Accès Web & Clients de messagerie

Accès web Exchange Online

• https://outlook.office.com 

macOS

Le Ci recommande d'utiliser Outlook pour Mac.

Outlook Mac

• Ouvrir Microsoft Outlook pour Mac
• Cliquer sur Outlook, puis préférences, en haut à gauche de votre écran.

• Cliquer sur la vignette Comptes

• Cliquer ensuite sur le symbole +, puis nouveau compte pour accéder à nouveau à l'étape de configuration d'email expliquée précédemment.

• Inscrire votre adresse email UNIL et appuyer sur Continuer

• Inscrire votre mot de passe UNIL et appuyer sur Connexion 

  

• L'adresse email est désormais configurée

Apple Mail, Calendrier, Contacts

Le Ci recommande d'utiliser les logiciels livrés avec macOS que pour une utilisation légère de la messagerie. Pour une utilisation plus poussée (boîte avec beaucoup de mails, de dossier, ou plusieurs comptes), nous recommandons fortement l'utilisation d'Outlook

1. Depuis l'application Mail, aller dans le menu "Mail" et ouvrir "Comptes..."

2. Appuyer sur "Exchange"

3. Compléter les champs nom et adresse e-mail et appuyer sur "Se connecter"

4. Cliquer sur Se connecter

5. Saisir le mot de passe du compte et appuyer sur Connexion

6. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et "Terminé" la configuration

Windows

Le Ci recommande d'utiliser Outlook sur Windows

Outlook

1. Ouvrir Outlook
2. Aller dans le menu "Fichier", puis appuyer sur "Ajouter un compte"
3. Inscrire votre adresse email UNIL et appuyer sur Connexion

4. Inscrire votre mot de passe UNIL et appuyer sur Connexion

6. L'adresse email est désormais configurée

iOS (iPhone/iPad/iPod Touch)

Configuration iOS

1. Aller dans les "Réglages"
2. Sélectionner "Mail, Contacts, Calendrier"
3. Appuyer sur "Ajouter un compte"

4. Appuyer sur "Exchange"

5. Compléter les champs (Adresse, Mot de passe et Description) et appuyer sur "Suivant"

6. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et "Enregistrer" la configuration

Android

Configuration d'Exchange sur Android

1. Aller dans "Paramètres", puis appuyer sur "Ajouter un compte"
2. Choisir "Entreprise"

3. Compléter les champs "Adresse e-mail" et "Mot de passe"
4. Appuyer sur "Suivant" (en cas d'erreur, cliquez ici)

5. Sélectionner les options et la période de synchronisation souhaitées
6. Appuyer sur "Suivant"

7. Autoriser le serveur Exchange comme administrateur en appuyant sur "Activer" (vous offre la fonctionnalité, en cas de perte ou vol, d'effacer à distance votre appareil)

Autres

Clients mail génériques

Ces informations sont destinées à des logiciels ne supportant pas Exchange et ses fonctionnalités avancées (calendrier, contacts, tâches, notes)

Suivre les instructions disponible sur cette page

Boîte aux lettres partagée

Description du service

Voir aussi l'article concernant ce sujet sur le blog cu Centre informatique.

Une boîte aux lettres partagée (ou shared mailbox):

• l'accès y est donné à un ensemble d'utilisateurs;
• ces derniers y accèdent à partir de leur compte personnel (leur propre mot de passe);
• aucun mot de passe n'y est associé;
• aucune licence Microsoft n'est nécessaire pour une telle boîte.

Dorénavant, les boîtes partagées remplacent les comptes génériques qui étaient créés uniquement pour une boîte aux lettres non personnelle (par exemple secretariat.ci@unil.ch).

Les boîtes génériques seront prochainement migrées vers des boîtes partagées.

La création d'une boîte partagée est effectuée depuis la gestion des groupes (voir Boîte partagée depuis Gestion des groupes) :

• adresse email de la boîte : nom_abrégé@unil.ch ;
• utilisateurs ayant accès à la boîte : les membres du groupe.

Utilisation d'une boîte partagée

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail. Pour Windows, la version classique de Outlook est nécessaire.

Outlook Web

1. Ouvrir outlook.office.com et se connecter avec son compte Unil personnel
   
2. Cliquer sur la pastille tout en haut à droite (vos initiales ou votre photo)
   
   

   

   
   
3. Choisir « Ouvrir une autre boîte aux lettres »
   
   

   

   
   
4. Introduire le nom de la boîte partagée et sélectionner la boîte dans le choix proposé
   
   

   

   
   
5. Cliquer sur « Ouvrir »
   
   

La boîte partagée s’ouvre dans un nouvel onglet. Si vous n’avez pas le droit d’accès à cette boîte partagée, un message d’erreur est affiché. Il faut alors vérifier avec le responsable de la boîte si vous avez vraiment l’accès. Le ou les responsables de la boîte sont les administrateurs du groupe correspondant (dont le nom abrégé est la partie gauche de l’adresse email).

Outlook for Windows

Pour Windows, la version classique de Outlook est nécessaire. Les boites partagées ne sont pas entièrement fonctionnelles avec le "nouvel Outlook".

1. Lancer l'application Outlook et se connecter avec son compte personnel Unil si ce n'est pas déjà fait
   
2. Cliquer sur Fichier
   
3. Cliquer sur "Paramètres de compte"
   
   
   
   
4. Cliquer sur "Nouveau"
   
   
   
   
5. Introduire l'adresse email de la boîte partagée et cliquer sur Connexion
   
   
   
   
6. Dans l'écran de connexion, introduire votre adresse mail personnelle Unil et votre mot de passe, puis cliquer sur "Connexion"
   
   
   
   
7. Cliquer sur "Terminé", puis "Fermer"
8. Redémarrer Outlook

La méthode dans le bloc dépliant ci-dessous est incorrecte et à ne pas utiliser, et est conservée uniquement à titre d'archive.

Méthode INCORRECTE (ne pas utiliser)

Problèmes remontés:

• Lors de la création d’un nouveau message, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte ne s’affiche pas par défaut dans la liste des expéditeurs potentiels du champ « De ». Il est néanmoins possible de l’ajouter manuellement.

• Dans la gestion des signatures dans le client Outlook, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte n’est pas listée dans la liste des comptes pour lesquels il serait possible de définir une signature par défaut pour les nouveaux messages et transferts/réponses. Mais il est possible de créer une signature pour celle-ci, puis, à chaque message, de l’ajouter manuellement.

1. Démarrer Outlook
2. Cliquer sur Fichier
3. Cliquer sur « Paramètres de compte »
   
   
   
   
4. Sélectionner votre boîte personnelle UNIL et cliquer sur Modifier
   
   
   
   
5. Cliquer sur « Paramètres supplémentaires »
   
   
   
   
6. Sélectionner l’onglet « Avancé » et, au-dessous de « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires : », cliquer ajouter
   
   
   
   
7. Introduire le nom de la boîte partagée et cliquer "OK", "OK", "Suivant", "Terminé", et "Fermer"
   
   
   
   
8. Redémarrer l’application Outlook

Outlook for Mac

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

1. Démarrer Outlook
2. Menu "Outils" > "Comptes ..."
3. Sélectionner votre compte personnel
   
4. Cliquer sur "Délégation et partage"
   
   
   
   
5. Sélectionner l'onglet "Partagés avec moi"
6. Cliquer sur +
   
   
   
   
7. Entrer l'adresse email de la boîte partagée
8. Sélectionner la boîte partagée qui apparaît et cliquer sur "Ajouter"
   
   
   
   
9. Cliquer sur "Terminé"
10. Fermer la fenêtre "Comptes"

Outlook Mobile

1. Rendez-vous dans les options d'Outlook sur Mobile, et cliquez en haut à gauche
   
   
   
   

2. Choisissez les options en cliquant sur la roue crantée en-bas à gauche
   
   
   
   

3. Sélectionnez "Comptes"
   

   
   

4. Choisissez "Ajouter un compte"
   
   

   

5. Choisissez "Ajouter un compte partagé"
   
   

   
   
   

6. Entrez le nom de la boîte partagée et validez
   
   

   

Utiliser une boîte partagée sur Outlook Web

1. Ouvrir outlook.office.com et se connecter avec son compte Unil personnel
   
2. Cliquer sur la pastille tout en haut à droite (vos initiales ou votre photo)
   
   

   

   
   
3. Choisir « Ouvrir une autre boîte aux lettres »
   
   

   

   
   
4. Introduire le nom de la boîte partagée et sélectionner la boîte dans le choix proposé
   
   

   

   
   
5. Cliquer sur « Ouvrir »
   
   

La boîte partagée s’ouvre dans un nouvel onglet. Si vous n’avez pas le droit d’accès à cette boîte partagée, un message d’erreur est affiché. Il faut alors vérifier avec le responsable de la boîte si vous avez vraiment l’accès. Le ou les responsables de la boîte sont les administrateurs du groupe correspondant (dont le nom abrégé est la partie gauche de l’adresse email).

Utiliser une boîte partagée sur Outlook pour Windows

Pour Windows, la version classique de Outlook est nécessaire. Les boites partagées ne sont pas entièrement fonctionnelles avec le "nouvel Outlook".

1. Lancer l'application Outlook et se connecter avec son compte personnel Unil si ce n'est pas déjà fait
   
2. Cliquer sur Fichier
   
3. Cliquer sur "Paramètres de compte"
   
   
   
   
4. Cliquer sur "Nouveau"
   
   
   
   
5. Introduire l'adresse email de la boîte partagée et cliquer sur Connexion
   
   
   
   
6. Dans l'écran de connexion, introduire votre adresse mail personnelle Unil et votre mot de passe, puis cliquer sur "Connexion"
   
   
   
   
7. Cliquer sur "Terminé", puis "Fermer"
8. Redémarrer Outlook

La méthode dans le bloc dépliant ci-dessous est incorrecte et à ne pas utiliser, et est conservée uniquement à titre d'archive.

Méthode INCORRECTE (ne pas utiliser)

Problèmes remontés:

• Lors de la création d’un nouveau message, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte ne s’affiche pas par défaut dans la liste des expéditeurs potentiels du champ « De ». Il est néanmoins possible de l’ajouter manuellement.

• Dans la gestion des signatures dans le client Outlook, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte n’est pas listée dans la liste des comptes pour lesquels il serait possible de définir une signature par défaut pour les nouveaux messages et transferts/réponses. Mais il est possible de créer une signature pour celle-ci, puis, à chaque message, de l’ajouter manuellement.

1. Démarrer Outlook
2. Cliquer sur Fichier
3. Cliquer sur « Paramètres de compte »
   
   
   
   
4. Sélectionner votre boîte personnelle UNIL et cliquer sur Modifier
   
   
   
   
5. Cliquer sur « Paramètres supplémentaires »
   
   
   
   
6. Sélectionner l’onglet « Avancé » et, au-dessous de « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires : », cliquer ajouter
   
   
   
   
7. Introduire le nom de la boîte partagée et cliquer "OK", "OK", "Suivant", "Terminé", et "Fermer"
   
   
   
   
8. Redémarrer l’application Outlook

Utiliser une boîte partagée sur Outlook pour Mac

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

1. Démarrer Outlook
2. Menu "Outils" > "Comptes ..."
3. Sélectionner votre compte personnel
   
4. Cliquer sur "Délégation et partage"
   
   
   
   
5. Sélectionner l'onglet "Partagés avec moi"
6. Cliquer sur +
   
   
   
   
7. Entrer l'adresse email de la boîte partagée
8. Sélectionner la boîte partagée qui apparaît et cliquer sur "Ajouter"
   
   
   
   
9. Cliquer sur "Terminé"
10. Fermer la fenêtre "Comptes"

Créer une boîte partagée depuis Gestion des groupes

Créer une boîte partagée

ATTENTION  seules les personnes membre du groupe creer_boite_partagee peuvent créer une boîte partagée.

Si vous n'avez pas les droits pour ouvrir une boîte partagée, merci de suivre les points 1 et 2 ci-dessous, et d'ouvrir un ticket au helpdesk, en spécifiant le nom du groupe que vous avez créé, nous nous occuperons d'activer la boîte.

N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée

Voir les membres du groupe creer_boite_partagee

Gestion des groupes

1. Accéder à l'Intranet de l'UNIL.
2. Créer un groupe
   • Nom : nom affiché (displayName) de la boîte ;
   • Nom abrégé : nom de la boîte, l’adresse email sera le nom abrégé choisi avec @unil.ch à la fin ;

   • ATTENTION : les noms abrégés ne peuvent être composés que de lettres minuscules sans accents, de chiffres et des caractères - (trait d'union) et _ (souligné).

   • remplir les autres champs ;

   • ATTENTION : N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée

   • Enregistrer.

ATTENTION  uniquement  pour les boîtes @bcu.unil.ch, @fors.unil.ch et @isdc-dfjp@unil.ch

• • • • • • Dans l'écran de création du groupe, il faut sélectionne le mot clé "BCU", respectivement "FORS" ou "ISDC-DFJP" dans la catégorie "Liste externe" des mots-clés.
          • Il est important de faire cela avant de modifier l'utilisation.

Si ce mot-clé est sélectionné après avoir cliqué "Boîte partagée", l'adresse email sera @unil.ch.

L'affichage des détails du groupe continue d'afficher l'adresse avec @unil.ch plutôt que @bcu.unil.ch ou @fors.unil.ch. C'est un bug de l'affichage.

Dans l’écran qui donne la description du groupe

4. Cliquer « Modifier » pour les utilisations dans la section « Administration »
5. Choisir « Email : Boîte partagée » ET « Autorisation d’accès : Oui ».
6. Enregistrer.

Ajouter les personnes devant accéder à la boîte

ATTENTION Être propriétaire du groupe ne suffit pas à vous donner accès. Il faut aussi vous ajouter comme membre du groupe.

7. Retour aux informations sur le groupe …
       -> dans la section « Membres », ajouter les personnes qui doivent accéder à la boîte partagée.
    

   

   
   

ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

Retour aux informations sur le groupe …
    -> dans la section « Administration », cliquer sur « Synchroniser »
(suivant votre niveau d’accès le bouton se nomme « Déclencher »).

 
    
Remarques :
•    La boîte est disponible environ 45 minutes après.
•    L’application des droits d’accès aux membres peut nécessiter plusieurs heures (attendre peut-être le lendemain).
•    L’apparition de l’adresse email de la boîte partagée dans la GAL (annuaire intégré à Outlook) peut prendre plus d’un jour.

Ajout/retrait de l’accès à une boîte partagée pour un user

Seuls les personnes ayant une boîte mail @unil.ch peuvent être ajoutées et accéder à la boîte partagée

Depuis l’application de Gestion des groupes :
•    Rechercher le groupe correspondant à la boîte partagée.
•    Ajouter/retirer la personne comme membre du groupe.

•    Déclencher la synchronisation du groupe.

ATTENTION : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).

ATTENTION : L’application des droits d’accès modifiés peut nécessiter plusieurs heures, ou même attendre le prochain jour ouvrable.

Expiration d’une boîte partagée

Dans l’application de gestion des groupes, chaque groupe est créé avec une durée de validité de 1 an. A la fin de cette période, le groupe est expiré ; cela signifie que dans l’Active Directory, le LDAP et l’edu-ID le groupe ne contient plus aucun membre et que aucune personne n’a l’attribut unilMemberOf avec ce groupe.

Pratiquement, lorsque le groupe est expiré, l’accès à la boîte partagée n’est plus possible par les membres du groupe.

Un mois avant l’expiration du groupe, les administrateurs du groupe reçoivent un email d’avertissement. Ils ont la possibilité de prolonger d'un an la validité du groupe.

Suppression d’une boîte partagée

Pour supprimer une boîte partagée, il faut supprimer le groupe dans la Gestion des groupes.
La boîte est alors détruite automatiquement la nuit suivante.

Utilisation d'une boîte partagée

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement depuis Outlook:

• Outlook Online
• Windows
• Mac

Exemple d'utilisation de boîte partagée: créer un calendrier partagé

Une utilisation courante d'une boîte partagée est de créer un calendrier de groupe, qui est ensuite partagé à des utilisateurs et utilisatrices ou des groupes.

Voici comment faire:

1. Créer une boîte partagée. Nous conseillons un nom parlant, du style cal.<faculté>-<nomducalendrier> par exemple cal.ci-dssh-absences.
2. Ajouter les personnes qui  vont gérer les accès au calendrier, et qui pourront ajouter/retirer les permissions sur le calendrier. Normalement, il s'agit qu'une poignée de personne qui administrent un calendrier.
   
3. Ces personnes autorisées doivent ensuite ouvrir la boîte partagée dans leur navigateur.
   
4. Partager le calendrier comme d'habitude avec les personnes devant voir/modifier le calendrier.

   • Pour le partage avec un groupe, il faut que le nom du groupe se termine par (groupe pour autorisation). Si ce n'est pas le cas, merci de contacter le helpdesk, en spécifiant le nom du groupe et que c'est pour la file Agenda

5. Les personnes autorisées à ouvrir le calendrier suivent la marche à suivre habituel pour ouvrir le calendrier ainsi partagé.

Utiliser une boîte partagée sur Outlook sur Mobile

1. Rendez-vous dans les options d'Outlook sur Mobile, et cliquez en haut à gauche
   
   
   
   

2. Choisissez les options en cliquant sur la roue crantée en-bas à gauche
   
   
   
   

3. Sélectionnez "Comptes"
   

   
   

4. Choisissez "Ajouter un compte"
   
   

   

5. Choisissez "Ajouter un compte partagé"
   
   

   
   
   

6. Entrez le nom de la boîte partagée et validez
   
   

   

Public documentation

Email

Cette documentation est disponible en français ici.

Généralités

If you haven't logged into your email for some time and are facing issues, the documentation about our past migration to Exchange Online is available here. The owa.unil.ch website has been phased out, and cannot be used to access your email.

UNIL email account

The UNIL account provided to all employees and students comes with a personal mailbox for email. User adresses usually follow the firstname.lastname@unil.ch pattern, with incrementing numbers appended at the end if multiple users have the same first name and last name. Since the migration to Exchange Online, mailboxes come with a default 100GB of data storage. Archiving your emails should therefore no longer be needed, as it is very unlikely to reach even half of that quota. As your mailbox is synchronised via Exchange Online, you will be able to access it via most internet browsers and compatible email applications.

If you have any question, do not hesitate to check out our FAQ page or ask us directly if you can't find the answer there.

End of studies or contract

UNIL email accounts are only open so long as the corresponding UNIL account is. Thus, when the UNIL account is closed at the end of a person's employment or student status within UNIL, the mailbox is closed as well. If you are approaching the end of your contractual or student status, you will have six months after the official date to move the data you would like to keep as well as inform the people who contact you via your UNIL email adress before your accounts are closed permanently.

Access via web browser (Firefox, Safari, Edge, Chrome, ...)

Outlook Online

1. Go to outlook.office.com
2. Log in using your UNIL email address and password
3. You now have access to all the functionalities provided by your Exchange account; e-mails, calendars, contacts, tasks, notes, etc.

---

Access by application (computers, tablets, smartphones)

macOS

The CI recommends using Outlook instead of Apple Mail, especially for UNIL employees. Using Apple Mail on mailboxes containing more than a few thousands of emails may lead to data corruption and loss.

[Outlook] Exchange account setup (email, calendars, etc.)

Before starting, ensure that an up to date version of Outlook is installed. To do so, open the Outlook menu and click on About Outlook. If you are using the 2019 or 2016 version of Outlook, you will have to uninstall it and install the latest version (french).

1. Open Microsoft Outlook and enter your @unil.ch email address
2. A window opens and prompts you for your UNIL password
   • If you have already logged into another Microsoft product, your email account should be automatically added
     
     
     
3. After logging in, the email account should be automatically added and set up. You should see a confirmation window.
4. If desired, you may add another email account by clicking the following button:
   
   

[Outlook] Connecting additional Exchange accounts

Before starting, ensure that an up to date version of Outlook is installed. To do so, open the Outlook menu and click on About Outlook. If you are using the 2019 or 2016 version of Outlook, you will have to uninstall it and install the latest version (french).

1. Open the Outlook app
   
2. On the top left of the display, click on the Outlook menu then Settings...
   
   
   
3. Click on the Accounts icon
   
   
   
4. Click on the + symbol, then New account...
   

   
   

   

   
   

5. Follow the standard Exchange account setup process referenced above

[Outlook] Add a mailbox that is shared through your Unil account

These instructions are for the newly introduced shared mailboxes that do not possess their own credentials but are instead accessed by a person's own Unil account. If you would like to add a shared mailbox with its own credentials, you can follow the procedure for standard Exchange accounts above.

Shared mailboxes cannot be added to Apple Mail. They are only available on Microsoft Outlook.

Before starting, ensure that an up to date version of Outlook is installed. To do so, open the Outlook menu and click on About Outlook. If you are using the 2019 or 2016 version of Outlook, you will have to uninstall it and install the latest version (french).

1. Open the Outlook app
   
2. On the top left, click on Outlook right next to the Apple icon, then Settings...
   
   

   
   
   

3. Select your personal account in the list on the left, then click on Delegating and sharing
   
   

   
   
   

4. Open the Shared with me tab and click on the + on the bottom left
   
   

   
   
   

5. Write the name of your shared mailbox in the search field. For example, if you would like to add boite-mail-partagee@unil.ch, look for boite-mail-partagee) and double-click it
   
6. The shared mailbox should now appear in Outlook's main window.

If an error message pops up, please check with the person reponsible for the mailbox that your permissions have been granted properly then wait a moment before trying again. If the problem persists, please reach out to the helpdesk.

Apple Mail

[Apple Mail] Connecting an Exchange account

Archived emails will only be available on the device they have been archived on. They will no longer be synchronised with your other devices and the UNIL email servers.

1. Open the Mail app
   
2. On the top left, click on Mail then Accounts...
   
3. Select Exchange
   
   
   
   
4. Fill in the Name and e-mail address fields, then click on the blue button
   
   
   
   
5. Select the blue button again. Manual configuration does not work since the migration to Exchange Online.
   
   

   

   
   
6. Enter your Unil account password, then continue
   
   
   
   
7. Select the Exchange services you would like to enable, then click on Finish
   
   

[Apple Mail] Archiving emails on macOS

1. Open the Mail app
   
2. Click on the +  button on the bottom left of the main window, then select New mailbox...
   
   
   

3. Under Location, select On my mac. Under Name, type in something like "Archives" and click on OK
   
   
   

4. Move emails or mailboxes from your Exchange account into the new Archives mailbox
   

   Do not move more than a thousand emails at a time. Doing so might cause loss of data and potential mailbox corruption. Do call the helpdesk if you are feeling unsure or have sudden doubts about what you are attempting to do.
   

   

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Windows

The Unil Centre Informatique recommends using Microsoft Outlook to access your Unil email mailbox on Windows.

The pictures in this section are out of date.

[Outlook] Exchange account setup (mail, calendars, etc.)

1. Open Outlook
2. Go to the File menu, then Account settings and finally Add an account
   
3. Fill in the fields with your name and Unil credentials
4. Click Next
   
   
   
   
5. Wait for the automatic setup process to complete, then click Finish
   
   
   
   
6. Restart Outlook
   
7. Once Outlook has started, you should get a login prompt. Fill in the first field with ad\ followed by your username. For etutest, the field would look like ad\etutest
   
8. Tick the Remember my credentials box and click OK to proceed
   
   

[Outlook] Archiving emails on Windows

1. Open Outlook
2. Go to Files
   
3. Select Account settings, then Account settings...
   
   
   
   
4. Click on Data files then Add...
5. Select a location for your archive, then give your archive a name
   
   
   
6. Select OK, then go back to your Outlook mailbox
   
7. Right click Outlook Data Files., then select New folder...
   
   
   
   
8. Input the name you previously picked for your archive
   
9. You may now move emails or mailboxes into the archive folder
   
   

---

iOS (iPhone/iPad/iPod Touch)

The CI recommends using the built-in Apple Mail app on iOS, but the Outlook app by Microsoft works as well.

• Available options
  
  • e-mail
  • calendar
  • contacts
  • reminders
  • notes

Mail iOS Exchange account setup (mail, calendars, etc.)

1. Go to Settings
   
2. Select Mail
   
   
   
   
3. Select Accounts
   
   
   
   
4. Select Add an account
   
   
   
   
5. Select Microsoft Exchange
   
   
   
   
6. Enter your @unil email address and a description
   
   
   
   
7. Select Connect
   
   
   
   
8. If the field hasn't been automatically filled, enter your Unil email address again, followed by your password
   
   
   
   
9. Select the Exchange services you would like to toggle on or off, then Save
   
   

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Android

The Ci strongly recommends the use of the native Android apps (all functions offered by Exchange are however not available). The Outlook app works as well.

• Android options
  • e-mail
  • calendars
  • address book
  • tasks: third party app required
  • notes: third party app required

Mail Android Exchange account setup (mail, calendar, etc.)

1. Launch the Mail app and navigate to the settings
   
   
   
   
2. Select Add another account
   
   
   
   
3. Select Exchange et Office 365 or Microsoft 365, whichever appears
   
   
   
   
4. Fill in the email field with your Unil email address and select Next
   
   
   
   
5. Input your Unil password
   
   
   
   
6. Select Next
   
   
   
   
7. If you are using an up to date version of Android, the setup is now complete.
   
8. On older Android versions, you may have to select the sync frequency and period:
   
   1. Select the preferred options and sync period
      
   2. Select Next
      
      
      
      
   3. Allow the Exchange server to administrate your device. This option allows you to remotely wipe and lock your device in case of theft.
      
      
      

Android limitations and workarounds

Android has the following limitations when it comes to Exchange mailboxes:

The Microsoft Outlook app comes with the aforementioned functionalities.

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Other mail clients

This documentation is there to allow you to connect third-party software without Exchange support to your Unil mailbox. These will most likely not have most of the usual Exchange functions.

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From 2023 onwards, Microsoft will cease support for and stop providing Exchange access to software using the "Basic Auth" authentication protocol. We strongly advise you to use Microsoft Outlook or Apple Mail on your devices. If this is not an option for you, third-party software using the OAuth2 authentication protocol may still be used.

Microsoft support article on the passage to OAuth2

[Thunderbird & Third parties] Exchange account setup

Ensure that your Thunderbird client accepts the cookies mandatory for OAuth2 connection:
    1. Go to Settings > Security and Confidentiality > Web Content
    2. Turn on Accept Cookies
    3. Under the option Allow third-party cookies, select Always
Once these steps done, you may follow the instructions below.

If your Sent Messages do not appear after the setup, try sending yourself an e-mail.

IMAP Configuration

IMAP server	outlook.office365.com
IMAP username	full Unil email (prenom.nom@unil.ch)
Authentication method	OAuth2
Port	993
Connection security	SSL/TLS

If an "User is authenticated but not connected" type of error appears, try:
    1. Going to Settings > General > Configuration editor
    2. Enter network.dns.dis in the search field
    3. Enable the first option, network.dns.disableIPv6 so that it is set to True

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POP3 Configuration

Access to a mailbox via POP3 should only be used as a last-resort option.

IMAP server	outlook.office365.com
IMAP username	full Unil email (prenom.nom@unil.ch)
Authentication method	OAuth2
Port	995
Connection security	SSL/TLS

SMTP Configuration (send-only)

SMPT Server	smtpauth.unil.ch
POP3 Username	Unil username (e.g. pnom for Prenom Nom)
Authentication method	Normal password
Port	587
Connection security	STARTTLS (or SSL/TLS if STARTTLS unavailable)

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Redirecting the UNIL mailbox towards a private email

By redirecting your Unil emails to your private, external mailbox, you are trusting external entities with their contents. Therefore, the Centre Informatique does not provide any kind of support for external email providers and will not and cannot be held responsible for any prejudice and damage caused by the use of the aforementioned external email providers.

If you are a UNIL employee, using an external service may go against the internal UNIL directives.

Transfer your e-mails to another e-mail address

Emails may be lost if the destination mailbox rejects them even though they arrived in your UNIL mailbox.

1. Log into https://outlook.office.com with your UNIL credentials.

2. Go to the Options menu

3. Under the Organize email section, click on +
4. Select Create a new rule for arriving messages

5. Name the rule, choose Apply to all messages and Redirect the message to…
6. Type in the private e-mail address you want to use for the transfer
7. Click on the Save button

8. Finish the procedure by accepting the warning message

FAQ

Where can I see the amount of free space on my mailbox?

The info is available in Outlook Online (web)

Mailbox storage information is not available on the desktop apps. It is only available via a Web browser.

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
2. Click on the gears in the top right, then on Show all Outlook Parameters
   
   
   
   
3. Go to the General tab, then Storage
   
   
   
   

---

How do I set up an automatic reply?

You can set an automatic reply in Outlook Online (web)

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
2. Once connected, click on the gear on the top right of the window then click on Show all Outlook settings
   
   

   
   
   

3. Go to Mails, then Automatic treatment and finally Automatic replies.

   
   
    
4. Turn on Automatic replies enabled
   
   

   
   

   You need two entries: one for Unil members, and one for people that are not Unil members. To do so, select Send replies to people that are not in your organization and add another automatic reply there.

   
   

   

   
   

Don't forget to disable automatic replies when you're back!

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How can I redirect my emails?

The setting is available in Outlook Online (web)

By redirecting your Unil emails to your private, external mailbox, you are trusting external entities with their contents. Therefore, the Centre Informatique does not provide any kind of support for external email providers and will not and cannot be held responsible for any prejudice and damage caused by the use of the aforementioned external email providers.

If you are employed by the university, using an external service may go against the internal UNIL directives.

For students only!

Outlook Online provides various options to either redirect all or some of your incoming emails. These options can all be set in the Outlook Online settings.

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
2. Once connected, click on the gear on the top right of the window then click on Show all Outlook settings
   
   
   
   
3. Go to the Mail tab, then Transfert and tick Enable transfer. Enter the email address you would like the emails to be transferred to.
   
   

   We advise users to also tick the option to keep a copy of the transferred emails to ensure that they do not lose emails in case they get bounced by the second mailbox.
   

   
   

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How can I access the Cci field in Outlook Online?

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How can I see an email's headers in Outlook Online?

If you have opened a suspicious email or entered your credentials on a website you find suspicious, please change both your edu-ID and Unil passwords immediately. If you do not know how, call or email us.

It is now better to send us suspicious emails as attached files to helpdesk@unil.ch instead of the headers

Via outlook.office.com

If you notice that a suspicious or fraudulent email has reached your mailbox, you may send it to us as an email attachment and we'll then be able to better tailor our anti-spam filters. While we used to ask for them in the past, headers are no longer necessary or efficient — we are therefore only keeping the documentation here for general information should you ever need to access an email's headers for another purpose.

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
2. Select the suspicious email
3. Click on the … next to the smiley on the top right of the email, and go to Display > Show email details
   
   

   

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How can I know if the recipient has received or read my email?

Via les réglages Outlook Online (site web)

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
2. Select New email
   
3. Click on …
   
   

   

   
   
4. Select Show message options…
   
5. Tick the options you'd like to use
   
   • Read confirmation : the recipient can confirm that they have read your email if they're using a compatible application
     
   • Reception confirmation : you will get a confirmation that the recipient has received your email if they're using a compatible application, but you will not know whether or not they've read it
     
     

     

These options are application-dependent. Thus, they are not a sure way of knowing whether your recipient has actually received or read the email you've sent them.

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How can I enable read confirmation for the people who send me emails?

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How can I load all my emails on iOS?

By default, the Mail app on iOS only downloads a limited amount of emails onto your phone's mailbox. If you would like to have access to older emails, you will have to change the Mail app's settings.

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What's the trashcan's trashcan?

The trashcan's trashcan is a function that allows you to recover deleted emails.

This option only works on the Outlook apps and web-app.

Via the Deleted items on Onlook Online (web)

1. Go to your Deleted items folder
   
2. Select Recover deleted items...
   
   

   

   
   
3. Select the emails you'd like to recover, then click on Restore
   
   

   

Via the Deleted items in Outlook for Windows

1. Go to your Deleted items folder
   
2. Select Recover items recently removed from this folder
   
   

   

   
   
3. Select the emails you'd like to recover, then check that Restore Selected Items is ticked and click on Ok
   
   

   

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I'm on Linux, how do I access my Unil email?

We recommend using Outlook Online (https://outlook.office.com) on Linux.

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Part of my email is send as an attachment

In Apple Mail, go to the Attachment options under the Edition top menu bar entry.

There is a known issue with recipients not receiving the full email when the sender is using an older version of Apple Mail.

This issue occurs when an attachment is located before some of the email's content, making the Exchange server think that the attachment signals the end of the email's main body of text and thus disregarding everything after it.

To avoid this issue, you can:

1. In the Mail app for macOS, go to Edition
   
2. Select Attachments
   
3. Tick the options Always send Windows compatible attachments and Ensure that the attachments are always at the end of the email
   
   
   

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How do I automatically empty the Deleted items folder?

When you delete an email, it will be moved to the Deleted items folder on your mailbox and remain there for 30 days after deletion before being fully deleted. If you'd like your Deleted items folder to be emptied faster, you can make it automatically empty itself when you close your email application or the Outlook Online webpage.

Via the Outlook Online options (web)

After following these steps, the Deleted items folder of your mailbox will empty itself when you log out of Outlook Online or close the browser window you're using to access it.

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
   
2. Click on the gear icon on the top right, then Options
   
   
   
   
3. Navigate to Emails then Automatic transfer
   
4. Tick the box next to Empty Deleted items folder when I log out and click on Save
   
   

In Apple Mail, in the app's settings

1. In the Mail menu on the top left of the screen, select Preferences…
   
2. Go to the Accounts tab
   
3. Select your Unil account, then the Mailbox Behaviors tab
   
4. Ensure that Store deleted items on the server is ticked
   
5. Next to Erase deleted items, select When closing Mail
   
   

In Outlook for Windows, in the settings

1. Go to File
   
   
   
   
2. Then Options
   
   
   
   
3. Under Advanced options, tick Empty Deleted items when closing Outlook
   
   

In Thunderbird, in the settings

1. In the Settings menu, select Account Settings
   
   
   
   
2. Select your Unil account and go to Server settings, tick Empty trash when quitting
   
   

---

Can I instead empty the Deleted items folder on a schedule?

Yes, via the retention strategies in Outlook Online (web)

If you'd like the Deleted items folder to empty itself on another schedule than the default 30-days, you can change the retention strategies in Outlook Online.

These options only apply to the user-created folders inside your mailbox on Outlook Online, and will therefore not be applied to the default folders

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
   
2. Right-click the folder that you would like to apply custom retention strategies to
   
3. Select Attribute strategy and select the one that suits your use case best.

---

Are there limitations when it comes to the emails I might send from my Unil account?

Yes! To prevent spam, Unil accounts follow the default Exchange Online send limitations. You can find more info on the official Microsoft page on this topic. If you were in a position to need to send more emails than allowed by the settings, you should either use a distribution list or contact the helpdesk.

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Can I remove a sender from my blocklist?

In some cases, someone might mistakenly end up in your blocklist. Their emails would then automatically end up in your Junk emails folder. To remove someone from your blocklist, you will need to access the settings in Outlook Online.

Via Outlook Online (web), in the Options

1. Connect to Outlook Online here: https://outlook.office.com
2. Select the gear icon on the top right, then click Options
   
   
   
   
3. Navigate to the appropriate section by going: Emails > Accounts > Block and authorize, then scroll down to Blocked senders. You may now select the senders you would like to remove from your blocklist, then clock on the trascan icon and click Save to save your changes.
   
   

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How do I remove my Unil account from the macOS Mail app?

Via the Apple Mail Settings, in the application

On older versions of Apple Mail for macOS 10.5 and below, erroneous credentials may end up sending a deluge of error messages towards our servers. It would therefore be advised to remove the Unil account from your saved Mail accounts.

1. In the Mail app for macOS, go to Settings then Accounts
   

2. Select the Unil account, and click on -

If the Unil account is used by other apps, you may have to go and remove it in System Preferences > Internet accounts.

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Outlook refuses to load new emails and says it is in "work offline" mode, what can I do?

When it suspects that it is connected to a metered internet connecion, Outlook may activate its "work offline" mode. This stops new emails from being fetched until "work offline" mode is disabled. You may notice that Outlook is in "work offline" mode if new emails fail to be loaded or if a red X symbol appears next to the Outlook icon.

To fix the issue and switch in or out of "work offline" mode, you can simply go to the Send/Receive tab at the top of your Outlook window and click on the "work offline" button.

You can find more information on this feature in the Microsoft documentation.

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Can I keep my Unil email after the end of my contract or studies?

No. A Unil account and its associated mailboxes are closed six months after the end of the person's studies or contract. It is very important that you save all the emails you would like to keep before your mailbox is closed.

All Unil mailboxes are dependent on their respective Unil accounts. Thus, when a Unil account is closed, the mailbox associated is closed as well. This is why we strongly advise you to inform the people contacting you via your Unil email and provide them with another address at which they may reach you, and also save all the emails you'd like to keep. Accesses are closed six months after the end of a person's contract or studies.

If you've graduated from Unil, you may be eligible to an ALUMNIL email. This is not a full maybox, but only a redirection towards an email address of your choosing.