**Le Ci recommande l'utilisation d'*Outlook* plutôt que d'*Apple Mail***, particulièrement pour les personnes employées par l'UNIL. L'utilisation d'*Apple Mail* avec des grosses boîtes mail peut mener à des problèmes de corruption des données.
#### OutlookConditions préalables : vérifier que la dernière version d'*Outlook* est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu *Outlook* puis *À propos d'Outlook*. Si la version d'*Outlook* est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller *Outlook* et [installer la version Office 365](https://wiki.unil.ch/ci/books/distribution-de-logiciels/page/microsoft-365).
1. Ouvrir *Microsoft Outlook* et entrer son adresse email @unil.ch au démarrage 2. Une fenêtre de connexion s'ouvre et vous demande de saisir votre mot de passe UNIL - Si la connexion a déjà été faite sur un autre produit *Microsoft* (*Excel*, *Word*, etc), l'ajout de votre adresse personnelle se fera automatiquement sans passer par cette fenêtre. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-10-24-44.png) 3. Une fois le mot de passe saisi, l'adresse est désormais ajoutée et configurée. La fenêtre suivante devrait alors s'afficher. 4. Vous pouvez à présent configurer, si nécessaire, un compte supplémentaire en cliquant sur le bouton indiqué sur l'image ci-dessous. Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'*Outlook* est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu *Outlook* puis *À propos d'Outlook*. Si la version d'*Outlook* est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller *Outlook* et [installer la version Office 365](https://wiki.unil.ch/ci/books/distribution-de-logiciels/page/microsoft-365).
1. Ouvrir l'application *Outlook* 2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu *Outlook* puis *Préférences...*  3. Cliquer sur la vignette *Comptes* **** 4. Cliquer sur le symbole `+`, puis *Nouveau compte...* ###  5. Suivre la procédure d'ajout d'un compte *Exchange* sur *Outlook* indiquée plus haut.Cette procédure concerne uniquement les boîtes mails partagées plus récentes qui ne possèdent pas un mot de passe propre, mais sont plutôt accessibles via votre compte Unil personnel si la personne responsable de la boîte vous y a donné accès. Si vous voulez ajouter une boîte mail générique qui a son propre mot de passe, il faut suivre la procédure pour ajouter un second compte *Exchange* qui se trouve plus haut sur la page.
**Il n'est pas possible d'ajouter une boîte mail partagée de ce type sur *Apple Mail*, mais uniquement sur *Outlook*.**
Conditions préalables : vérifier que la dernière version d'*Outlook* est installée. Pour ce faire, ouvrir le menu *Outlook* puis *À propos d'Outlook*. Si la version d'*Outlook* est de type 2016 ou 2019, il faudra désinstaller *Outlook* et [installer la version Office 365](https://wiki.unil.ch/ci/books/distribution-de-logiciels/page/microsoft-365).
1. Ouvrir l'application *Outlook* 2. En haut à gauche de l'écran, ouvrir le menu *Outlook*, puis *Préférences...* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-09-39-15.png) 3. Sélectionner votre compte personnel dans la barre verticale à gauche, puis cliquer sur *Délégation et partage* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-09-41-09.png) 4. Ouvrir l'onglet *Partagés avec moi* et cliquer sur le `+` en bas de la zone blanche [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-09-42-44.png) 5. Chercher le nom de la boîte mail partagée (p.ex. pour `boite-mail-partagee@unil.ch`, chercher `boite-mail-partagee`) et double-cliquer dessus 6. La boîte mail devrait désormais apparaître dans la fenêtre principale d'*Outlook*. Si un message d'erreur apparaît lors de l'ajout de la boîte partagée, merci de vérifier avec la personne responsable de la boîte mail partagée si la permission vous ont bien été accordée, et patienter quelque temps avant de réessayer si cet accord de permission a été fait récemment. Si le problème persiste, merci de contacter le helpdesk.Ces mails ne seront disponibles que sur la machine sur laquelle ils sont archivés, et ne seront donc plus synchronisés sur vos autres appareils ou les serveurs de l'UNIL.
Si vous déplacez plus de 1'000 mails vous risquez de perdre des données. Procédez par paquets de 1'000 mails. N'hésitez pas à appeler notre help desk en cas de doutes.
##### Le Centre Informatique de l'Unil recommande l'utilisation d'Outlook sur vos ordinateurs Windows.
#### OutlookLe Ci recommande d'utiliser les logiciels livrés avec iOS, mais l'application Outlook fonctionne également.
 - Fonctionnalités disponibles : - mail - calendrier - contacts - rappels - notes #### **Mail iOS** Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.) 1. Aller dans les *Réglages* 2. Sélectionner *Mail* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios1.png) 3. Appuyer sur *Comptes* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios2.png) 4. Appuyer sur *Ajouter un compte* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios3.png) 5. Sélectionner *Microsoft Exchange* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios4.png) 6. Entrer votre adresse email @unil.ch ainsi qu'une description [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios5.png) 7. Sélectionner *Se connecter* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios6.png) 8. Entrer à nouveau votre adresse email UNIL si le champ n'est pas prérempli, ainsi que votre mot de passe UNIL et continuer [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios7.png) 9. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer. Appuyer sur *Enregistrer* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios8.png) --- ### AndroidLe Ci recommande l'utilisation des applications natives Android (toutes les fonctionnalités d'Exchange ne sont pas disponibles). L'application *Outlook* fonctionne également.
 - Fonctionnalités disponibles - mail - calendrier - contacts - tâches : application tierce requise - notes : application tierce requise #### **Mail Android** Ajout d'un compte Exchange (mail, calendriers, etc.) 1. Ouvrir l'application *Mail* et naviguer jusqu'aux paramètres [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/01.jpg) 2. Sélectionner *Ajouter un compte* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/02.jpg) 3. Sélectionner *Exchange et Office 365* ou *Microsoft 365* selon votre version d'Android [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/03.jpg) 4. Compléter le champ *Adresse e-mail* avec votre adresse email @unil.ch, puis sélectionner *Suivant* (et non *Configuration manuelle*) [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/04.jpg) 5. Insérer votre mot de passe UNIL [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/05.jpg) 6. Appuyer sur *Suivant* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/06.jpg) 7. La configuration est terminée si vous utilisez une version récente d'Android. 8. Sur certaines versions d'Android, on peut choisir la période de synchronisation : 1. Sélectionner les options et la période de synchronisation souhaitées 2. Appuyer sur *Suivant* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android6.png) 3. Autoriser le serveur Exchange comme administrateur en appuyant sur *Activer* (vous offre la fonctionnalité, en cas de perte ou vol, d'effacer à distance votre appareil) [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android8.png) ##### Limitations d'Android & solutions Android a pour l'instant les limitations suivantes par rapport à Exchange :**Début 2023, *Microsoft* désactivera la *"Basic Auth"* pour des raisons de sécurité. Cela signifie que l'IMAP et le POP cesseront de fonctionner avec plusieurs clients de messagerie, à moins de supporter l’authentification *OAuth2*. Nous vous conseillons fortement de vous tourner vers *Microsoft Outlook* ou *Apple Mail* sur vos appareils.** Si cela n'est pas possible, les procédures de configuration à suivre pour les clients supportant l'authentification *OAuth2* se trouvent ci-dessous.
[Communication de Microsoft sur les configurations IMAP/POP après le passage à OAuth2. Pour le SMTP, voir ci-dessous, rien ne change.](https://support.microsoft.com/en-us/office/pop-imap-and-smtp-settings-8361e398-8af4-4e97-b147-6c6c4ac95353)
Veillez à bien activer les cookies sur votre client afin que l'authentification OAuth2 fonctionne. Pour ce faire : 1. naviguer jusqu'à *Paramètres* > *Vie privée et sécurité* > *Contenu Web* 2. activer l'option *Accepter les cookies* 3. sous le menu *Accepter les cookies tiers*, sélectionner *Toujours* Une fois cette procédure effectuée, configurez la boîte mail en IMAP ou POP comme indiqué ci-dessous.
*S*i les *Messages envoyés* n'apparaissent pas après le chargement des messages, essayez de vous envoyer un message à vous-même, cela devrait résoudre le problème.
##### **IMAP** ##### [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/screenshot-2023-03-06-11-47-04.png)| Serveur IMAP | `outlook.office365.com` |
| Nom d'utilisateur IMAP | adresse mail Unil complète (`prenom.nom@unil.ch`) |
| Méthode d'authentification | `OAuth2` |
| Port | `993` |
| Sécurité | `SSL/TLS` |
Si une erreur survient de type "User is authenticated but not connected" : 1. Se rendre dans *Paramètres > Général > Éditeur de configurations* 2. Entrer `network.dns.dis` dans la barre de recherche 3. Activer la première option *network.dns.disableIPv6* pour qu'elle affiche *True*
##### **POP3**Nous vous rappelons que nous déconseillons une configuration POP et préconisant une configuration d'Outlook en mode Exchange sur macOS/Windows
| Serveur POP3 | `outlook.office365.com` |
| Username POP3 | adresse mail Unil complète (`prenom.nom@unil.ch`) |
| Méthode d'authentification | `OAuth2` |
| Port | `995` |
| Sécurité | `SSL/TLS` |
| Serveur SMTP | `smtpauth.unil.ch` |
| Username SMTP | nom d'utilisateur·icex Unil (p.ex. `pnom` pour Prenom Nom) |
| Méthode d'authentification | `Normal password` |
| Port | `587` |
| Sécurité | `STARTTLS` (ou `SSL/TLS` si l'option n'existe pas) |
En utilisant la configuration proposée ici, **vous confiez vos données à des sociétés externes** à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre **aucun support** pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en **aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage** survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.
La redirection de la messagerie vers des services tiers **peut aller à l'encontre [des directives de l'UNIL](https://www.unil.ch/interne/files/live/sites/interne/files/textes-leg/6-inf/dir6-9-fichiers-info3.pdf)** pour les **personnes employées par l'université**.
La politique de sécurité du domaine expéditeur peut explicitement interdire la redirection de ses messages. Dans ces cas, le message arrive dans votre boîte UNIL mais sera rejeté par la destination finale.
1. Se connecter sur [https://outlook.office.com](https://outlook.office.com) avec les identifiants UNIL. 2. Aller dans le menu *Options* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_transf1-1.png) 3. Dans *Règles de boîte de réception*, appuyer sur le `+` [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/trans1.png) 4. Sélectionner *Créer une règle pour les messages entrants...* 5. Nommer la règle, choisir *Appliquer à tous les messages* et *Transférer le message à...* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/trans2.png) 6. Entrer votre adresse de messagerie privée pour le transfert 7. Cliquer sur *Enregistrer* 8. Terminer en acceptant les avertissementsSur les applications Mail et Outlook sur MacOS, il n'est pas possible d'obtenir le quota de sa boîte aux lettres. Il faut alors passer par outlook.com/owa/unil.ch
1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: [https://outlook.com/owa/unil.ch](https://outlook.com/owa/unil.ch) 2. Cliquer sur la roue dentée, puis sur "Afficher tous les paramètres d'Outlook" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-03/image-1648044350893-56-58.png) 3. Naviguer vers l'onglet "Général" > "Stockage" **I**l faut définir deux réponses: une pour les membres de l'Unil, et une pour les messages provenant de l’extérieur de l'Unil. Pour ce faire, cocher la case “Envoyer des réponses hors de votre organisation" et ajouter la réponse destinées aux messages provenant de l'extérieur
[](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/4Mximage.png)N’oubliez pas de désactiver l’option à votre retour de vacance ou de configurer une date de fin !
En utilisant la configuration proposée ici, vous confiez vos données à des sociétés externes à l'UNIL. C'est pourquoi le Centre informatique n'offre aucun support pour l'utilisation de ces sites web et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout type de dommage survenu lors de l'utilisation de ces sites, ou de mails qui ne sont pas arrivés dans votre boîte de redirection. C'est ce qui arrive sur votre boîte mail UNIL qui fait foi.
Pour les personnes employées par l'UNIL, l'utilisation d'un service externe peut aller à l'encontre [des directives de l'UNIL](https://www.unil.ch/files/live/sites/central/files/textes-leg/6-inf/dir6-9-fichiers-info3.pdf).
Nous ne pouvons pas garantir que tous les mails arrivant sur votre boîte UNIL soient transférés vers une boîte mail externe: tout dépend du contenu, de l'adresse d'origine d'un message ou de la politique de sécurité du domaine d'origine.
Il faut configurer la règle de redirection/transfert de mail depuis le client web *Outlook Online*. Dans *Outlook Online*, vous avez la possibilité de créer des règles pour trier automatiquement des emails dans des dossiers ou renvoyer/transférer l’email directement à une autre adresse. Il existe beaucoup de possibilités d'organisation, nous allons prendre l’exemple d’un transfert automatique d’un email venant d’une adresse.Nous vous conseillons d'également cocher *Conserver une copie des messages transférés* afin de s'assurer de ne pas perdre des messages importants.
[](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/UmGimage.png)Cette fonctionnalité n'est pas très fiable et va dépendre de plusieurs facteurs pour fonctionner
Il n'y a aucune garantie que ces options soient fiables. Cela dépend, entre autres, du service de messagerie utilisé par votre destinataire et de sa configuration.
Par défaut, la configuration d'Exchange sur iOS (iPhone, iPad) n'affiche que les mails de la dernière semaine. Voici comment en afficher plus. Prérequis: [avoir configuré son iPhone pour Exchange](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/messagerie#bkmrk-ios-%28iphone%2Fipad%2Fipo "Configuration iPhone @ UNIL")
Attention cette fonctionnalité n’est disponible que si vous utilisez l’application web *Outlook Online* ou l'application pour macOS ou Windows. En effet, sur Apple Mail les éléments supprimés de la corbeille ne sont plus disponibles dans la “corbeille des corbeilles”.
Le Ci vous conseille l'utilisation de la plateforme web *Outlook Online* ([https://outlook.com/owa/unil.ch](https://outlook.com/owa/unil.ch)) sur Linux.
Les stratégies de rétention s'appliquent uniquement sur les dossiers personnels, que vous avez créés vous-mêmes, et non pas sur les dossiers système (Boîte de réception, Calendrier, Éléments effacés, Brouillons, Courrier indésirable, Éléments envoyés, etc.).
1. Se connecter à la plateforme Outlook Online à l’adresse: [https://outlook.com/owa/unil.ch](https://outlook.com/owa/unil.ch) 2. Faire un clic droit sur le dossier sur lequel vous souhaitez appliquer une stratégie de rétention 3. Sélectionner "Attribuer une stratégie" et la stratégie de votre choix (p. ex. si vous choisissez "1 Week Delete (7 jours)", tous les messages reçus il y a plus de 7 jours contenus dans le dossier seront effacés) [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2019-11/strategie_retention_OWA.png)*Remarque :* si le compte est utilisé par d’autres apps sur votre Mac, le système vous demande de supprimer le compte dans les *Préférences Système* > *Comptes Internet*. Cliquez sur le bouton pour ouvrir *Comptes Internet*, puis décochez la case *Mail* pour le compte. Pour cesser d’utiliser le compte dans toutes les apps, veillez à ce que le compte soit sélectionné, puis cliquez sur le bouton `-`.
**Non!** Une boîte email et l'adresse associée sont bloquées 6 mois après la fin des [études](https://www.unil.ch/ci/ui/unil-etu) ou du [contrat (sauf quelques rares exceptions)](https://www.unil.ch/ci/ui/unil-empl). **Il est donc important de sauvegarder les emails avant que les accès à la boîte soient fermés.**
Les boîtes mail UNIL sont ouvertes tant que le compte correspondant l'est; comme le compte UNIL, elle est fermée à la fin des relations contractuelles ou d'études. Ainsi, si vous arrivez au terme de vos études ou de votre emploi, vous aurez six mois pour récupérer les données personnelles que vous souhaitez conserver et avertir les personnes communiquant avec vous via votre adresse UNIL avant la fermeture définitive de votre boite mail. Les personnes diplômées de l'UNIL ont droit à une adresse email [ALUMNIL](https://www.unil.ch/graduatecampus/home/menuinst/carriere-avec-doctorat/reseau-alumnil.html) qui est simplement une redirection vers une boîte privée et n'a aucun rapport avec l'adresse email @unil.ch. --- ### Je reçois des messages avec une balise "Externe", qu'est ce que cela signifie? Nous avons récemment activé l'affichage d'une balise "Externe" dans les clients Outlook afin de sous-ligner lorsqu'un email arrive de l'extérieur de l'université: [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-12/image.png) On nous signale parfois des cas de phishing où l'email tente de se faire passer pour une personne de l'UNIL, appelée [Arnaque au président](https://www.ibarry.ch/fr/questions-glossaire/glossaire/ceo-fraud/?search_highlighter=ceo+fraud). Mettre en avant qu'un le courriel provient d'une source externe permet de vous aider à reconnaitre les tentatives d'arnaques. C'est une mesure de sécurité qui ne peut pas être désactivée. ### Comment désactiver le tri des messages prioritaires Parfois, le tri automatique des messages prioritaires classe certains messages importants dans l'onglet *Autres* du webmail qui ne devraient pas l'être. Pour désactiver ce tri qui peu porter à confusion: [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2025-06/Mvdimage.png) ### Comment ajouter une image à ma signatureNous déconseillons d'ajouter des images à vos signatures, cela alourdi inutilement vos mails, et ils risquent de ne pas s'afficher tout dépend du client de messagerie de vos interlocuteurs.
Privilégiez des signatures courtes!
Si vous souhaitez tout de même ajouter une image, il faut en prendre une hébergée en ligne pour alléger vos messages. #### Depuis Nouvel Outlook / Outlook Online 1. Préparer votre image hébergée L’image doit être accessible publiquement via une URL directe (ex. https://unil.ch/faculte/example/logo.png). Le lien doit pointer vers l’image elle‑même, pas une page web. Formats recommandés : PNG, JPG, GIF. 2. Depuis Outlook Online ([https://outlook.com/owa/unil.ch)](https://outlook.com/owa/unil.ch)) Ouvrez Outlook Web : Paramètres → Compte → Signatures [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2026-02/image.png) 3. Dans une autre fenêtre de navigateur, ouvrez votre image, et ensuite, glisser/déposer la dans votre signature [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2026-02/omjimage.png) # Exchange Online : Accès Web & Clients de messagerie ## Accès web Exchange Online - [https://outlook.office.com](https://outlook.office.com) ## macOSLe Ci recommande d'utiliser Outlook pour Mac.
### Outlook Mac - Ouvrir Microsoft Outlook pour Mac - Cliquer sur Outlook, puis préférences, en haut à gauche de votre écran. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2021-02/5.png) - Cliquer sur la vignette **Comptes** [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2021-02/3.png) - Cliquer ensuite sur le symbole **+, puis nouveau compte** pour accéder à nouveau à l'étape de configuration d'email expliquée précédemment. ### [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2021-02/4.png) - Inscrire votre adresse email UNIL et appuyer sur **Continuer** [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-06/image-1656589359101.png) - Inscrire votre mot de passe UNIL et appuyer sur **Connexion**[](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-06/image-1656589396044.png) - L'adresse email est désormais configurée ### Apple Mail, Calendrier, ContactsLe Ci recommande d'utiliser les logiciels livrés avec macOS que pour une utilisation légère de la messagerie. Pour une utilisation plus poussée (boîte avec beaucoup de mails, de dossier, ou plusieurs comptes), nous recommandons fortement l'utilisation d'Outlook
1\. Depuis l'application Mail, aller dans le menu "Mail" et ouvrir "Comptes..." 2\. Appuyer sur "Exchange" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-06/mail_mac_00000.png) 3\. Compléter les champs nom et adresse e-mail et appuyer sur "Se connecter" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-06/mail_mac_00001.png) 4\. Cliquer sur **Se connecter** [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-06/image-1656589539276-44-54.png) 5\. Saisir le mot de passe du compte et appuyer sur **Connexion** [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-06/image-1656589596288.png) 6\. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et "Terminé" la configuration [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-06/mail_mac_00004.png) ## WindowsLe Ci recommande d'utiliser Outlook sur Windows
### Outlook 1\. Ouvrir Outlook 2\. Aller dans le menu "Fichier", puis appuyer sur "Ajouter un compte" 3\. Inscrire votre adresse email UNIL et appuyer sur **Connexion** [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-06/image-1656590465030.png) 4\. Inscrire votre mot de passe UNIL et appuyer sur **Connexion** [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-06/image-1656590925789.png) 6\. L'adresse email est désormais configurée ## iOS (iPhone/iPad/iPod Touch) ### Configuration iOS 1\. Aller dans les "Réglages" 2\. Sélectionner "Mail, Contacts, Calendrier" 3\. Appuyer sur "Ajouter un compte" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_ios1.PNG) 4\. Appuyer sur "Exchange" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_ios2.png) 5\. Compléter les champs (Adresse, Mot de passe et Description) et appuyer sur "Suivant" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_ios3.PNG) 6\. Sélectionner les services Exchange que vous souhaitez activer et "Enregistrer" la configuration [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_ios4.PNG) ## Android ### Configuration d'Exchange sur Android 1\. Aller dans "Paramètres", puis appuyer sur "Ajouter un compte" 2\. Choisir "Entreprise" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android1.png) 3\. Compléter les champs "Adresse e-mail" et "Mot de passe" 4\. Appuyer sur "Suivant" (en cas d'erreur, cliquez ici) [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android2.png) 5\. Sélectionner les options et la période de synchronisation souhaitées 6\. Appuyer sur "Suivant" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android6.png) 7\. Autoriser le serveur Exchange comme administrateur en appuyant sur "Activer" (vous offre la fonctionnalité, en cas de perte ou vol, d'effacer à distance votre appareil) [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android8.png) ## Autres ### Clients mail génériques Ces informations sont destinées à des logiciels ne supportant pas Exchange et ses fonctionnalités avancées (calendrier, contacts, tâches, notes) [Suivre les instructions disponible sur cette page](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/migrer-a-exchange-online#bkmrk-autres-logiciels-de-) # Boîte aux lettres partagée ## Description du service Voir aussi [l'article concernant ce sujet sur le blog du Centre informatique](https://wp.unil.ch/newsci/les-boites-email-partagees-debarquent-a-lunil/). Une boîte aux lettres partagée (ou shared mailbox): - l'accès y est donné à un ensemble d'utilisateurs; - ces derniers y accèdent à partir de leur compte personnel (leur propre mot de passe); - aucun mot de passe n'y est associé; - aucune licence Microsoft n'est nécessaire pour une telle boîte. Dorénavant, les boîtes partagées remplacent les comptes génériques qui étaient créés uniquement pour une boîte aux lettres non personnelle (par exemple secretariat.ci@unil.ch). Les boîtes génériques seront prochainement migrées vers des boîtes partagées. La création d'une boîte partagée est effectuée depuis la gestion des groupes (voir [Boîte partagée depuis Gestion des groupes](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes)) : - adresse email de la boîte : *nom\_abrégé@unil.ch* ; - utilisateurs ayant accès à la boîte : les membres du groupe. ## Utilisation d'une boîte partagéeL'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail. Pour Windows, la **version classique de Outlook est nécessaire**.
### Outlook Web {{@1348}} ### Outlook for Windows {{@1347}} ### Outlook for Mac {{@1349}} ### Outlook Mobile {{@1759}} # Utiliser une boîte partagée sur Outlook Web 1. Ouvrir [https://outlook.com/owa/unil.ch](https://outlook.com/owa/unil.ch) et se connecter avec son compte Unil personnel 2. Cliquer sur la pastille tout en haut à droite (vos initiales ou votre photo) [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-03/pastille.png) 3. Choisir « Ouvrir une autre boîte aux lettres » [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-03/jaiouvrir.png) 4. Introduire le nom de la boîte partagée et sélectionner la boîte dans le choix proposé [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-03/search.png) 5. Cliquer sur « Ouvrir » [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-03/finish.png) La boîte partagée s’ouvre dans un nouvel onglet. Si vous n’avez pas le droit d’accès à cette boîte partagée, un message d’erreur est affiché. Il faut alors vérifier avec le responsable de la boîte si vous avez vraiment l’accès. Le ou les responsables de la boîte sont les administrateurs du groupe correspondant (dont le nom abrégé est la partie gauche de l’adresse email). # Utiliser une boîte partagée sur Outlook pour Windows Pour Windows, la **version classique de Outlook est nécessaire**. Les boites partagées ne sont pas entièrement fonctionnelles avec le "nouvel Outlook". 1. Lancer l'application Outlook et se connecter avec son compte personnel Unil si ce n'est pas déjà fait 2. Cliquer sur Fichier 3. Cliquer sur "Paramètres de compte"  4. Cliquer sur "Nouveau"  5. Introduire l'adresse email de la boîte partagée et cliquer sur Connexion [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/hIQimage.png) 6. Dans l'écran de connexion, introduire votre adresse mail personnelle Unil et votre mot de passe, puis cliquer sur "Connexion" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/mocimage.png) 7. Cliquer sur "Terminé", puis "Fermer" 8. Redémarrer Outlook| 1\. Télécharger le correctif fait par le centre informatique: [UNIL\_Correctif boîte partagée.exe](https://wiki.unil.ch/ci/attachments/565) |
| 2\. Lancez l'application |
| 3\. Sur la fenêtre d'avertissement, cliquez sur "Informations complémentaire" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2025-07/smartscreen1.png) |
| 4\. Vous pouvez vérifier que l'application vient de l'Université de Lausanne et l'exécuter [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2025-07/smartscreen3.png) |
| 5\. Redémarrez Outlook |
Problèmes remontés:
-Lors de la création d’un nouveau message, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte ne s’affiche pas par défaut dans la liste des expéditeurs potentiels du champ « De ». Il est néanmoins possible de l’ajouter manuellement.
-Dans la gestion des signatures dans le client Outlook, la shared mailbox montée selon la méthode incorrecte n’est pas listée dans la liste des comptes pour lesquels il serait possible de définir une signature par défaut pour les nouveaux messages et transferts/réponses. Mais il est possible de créer une signature pour celle-ci, puis, à chaque message, de l’ajouter manuellement.
1. Démarrer Outlook 2. Cliquer sur Fichier 3. Cliquer sur « Paramètres de compte »  4. Sélectionner votre boîte personnelle UNIL et cliquer sur Modifier  5. Cliquer sur « Paramètres supplémentaires »  6. Sélectionner l’onglet « Avancé » et, au-dessous de « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires : », cliquer ajouter  7. Introduire le nom de la boîte partagée et cliquer "OK", "OK", "Suivant", "Terminé", et "Fermer"  8. Redémarrer l’application OutlookL'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.
1. Démarrer Outlook 2. Menu "Outils" > "Comptes ..." 3. Sélectionner votre compte personnel 4. Cliquer sur "Délégation et partage" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-12/N15image.png) 5. Sélectionner l'onglet "Partagés avec moi" 6. Cliquer sur `+` [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-12/pgHimage.png) 7. Entrer l'adresse email de la boîte partagée 8. Sélectionner la boîte partagée qui apparaît et cliquer sur "Ajouter" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-12/cfkimage.png) 9. Cliquer sur "Terminé" 10. Fermer la fenêtre "Comptes" # Créer une boîte partagée depuis Gestion des groupes ## Créer une boîte partagée**ATTENTION** *seules les personnes membre du groupe* **creer\_boite\_partagee** *peuvent créer une boîte partagée. **Si vous n'avez pas les droits pour ouvrir une boîte partagée, merci de suivre les points 1 et 2 ci-dessous, et d'ouvrir un ticket au helpdesk, en spécifiant le nom du groupe que vous avez créé, nous nous occuperons d'activer la boîte.***
N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée
[Voir les membres du groupe **creer\_boite\_partagee**](https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Gg/index.php?o=voirMembresManuelsPage&g=218061&v=sy1&TriMenu=41) ### Gestion des groupes 1. Accéder à l'[Intranet de l'UNIL](https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Sy/SyMenu.php). 2. Créer un groupe - Nom : nom affiché (displayName) de la boîte ; - Nom abrégé : nom de la boîte, l’adresse email sera le nom abrégé choisi avec @unil.ch à la fin ; -**ATTENTION :** les noms abrégés ne peuvent être composés que de lettres minuscules sans accents, de chiffres et des caractères - (trait d'union) et \_ (souligné).
- remplir les autres champs ; -**ATTENTION : N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée**
- Enregistrer.***ATTENTION uniquement pour les boîtes @bcu.unil.ch, @fors.unil.ch et @isdc-dfjp@unil.ch***
- - - - - - Dans l'écran de création du groupe, il faut sélectionne le mot clé "BCU", respectivement "FORS" ou "ISDC-DFJP" dans la catégorie "Liste externe" des mots-clés. - Il est important de faire cela avant de modifier l'utilisation. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-05/EPYimage.png)Si ce mot-clé est sélectionné après avoir cliqué "Boîte partagée", l'adresse email sera @unil.ch.
L'affichage des détails du groupe continue d'afficher l'adresse avec @unil.ch plutôt que @bcu.unil.ch ou @fors.unil.ch. C'est un bug de l'affichage.
#### Dans l’écran qui donne la description du groupe 4. Cliquer « Modifier » pour les utilisations dans la section « Administration » 5. Choisir « **Email : Boîte partagée** » ET « **Autorisation d’accès : Oui** ». 6. Enregistrer. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-12/pjwimage.png) #### Ajouter les personnes devant accéder à la boîteATTENTION Être propriétaire du groupe ne suffit pas à vous donner accès. Il faut aussi vous ajouter comme membre du groupe.
7. Retour aux informations sur le groupe … -> dans la section « Membres », ajouter les personnes qui doivent accéder à la boîte partagée. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-10/PQuimage.png)**ATTENTION** : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).
Retour aux informations sur le groupe … -> dans la section « Administration », cliquer sur « **Synchroniser** » (suivant votre niveau d’accès le bouton se nomme « **Déclencher** »).  **Remarques** : • La boîte est disponible environ 45 minutes après. • L’application des droits d’accès aux membres peut nécessiter plusieurs heures (attendre peut-être le lendemain). • L’apparition de l’adresse email de la boîte partagée dans la GAL (annuaire intégré à Outlook) peut prendre plus d’un jour. ## Ajout/retrait de l’accès à une boîte partagée pour un userSeuls les personnes ayant une boîte mail @unil.ch peuvent être ajoutées et accéder à la boîte partagée
Depuis l’application de [Gestion des groupes](https://applications.unil.ch) : • Rechercher le groupe correspondant à la boîte partagée. • Ajouter/retirer la personne comme membre du groupe. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-10/LWIimage.png) • Déclencher la synchronisation du groupe.**ATTENTION** : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).
**ATTENTION** : L’application des droits d’accès modifiés peut nécessiter plusieurs heures, ou même attendre le prochain jour ouvrable.
## Expiration d’une boîte partagée Dans l’application de gestion des groupes, chaque groupe est créé avec une durée de validité de 1 an. A la fin de cette période, le groupe est expiré ; cela signifie que dans l’Active Directory, le LDAP et l’edu-ID le groupe ne contient plus aucun membre et que aucune personne n’a l’attribut unilMemberOf avec ce groupe. **Pratiquement, lorsque le groupe est expiré, l’accès à la boîte partagée n’est plus possible par les membres du groupe.** Un mois avant l’expiration du groupe, les administrateurs du groupe reçoivent un email d’avertissement. Ils ont la possibilité de prolonger d'un an la validité du groupe. ## Suppression d’une boîte partagée Pour supprimer une boîte partagée, il faut supprimer le groupe dans la Gestion des groupes. La boîte est alors détruite automatiquement la nuit suivante. ## Utilisation d'une boîte partagéeL'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.
L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement depuis Outlook: - [Outlook Online](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/utiliser-une-boite-partagee-sur-outlook-web) - [Windows](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/utiliser-une-boite-partagee-sur-outlook-pour-windows) - [Mac](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/utiliser-une-boite-partagee-sur-outlook-pour-mac) ## Exemple d'utilisation de boîte partagée: créer un calendrier partagé Une utilisation courante d'une boîte partagée est de créer un calendrier de groupe, qui est ensuite partagé à des utilisateurs et utilisatrices ou des groupes. Voici comment faire: 1. [Créer une boîte partagée](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes#bkmrk-cr%C3%A9er-une-bo%C3%AEte-part). Nous conseillons un nom parlant, du style **cal.<*faculté>*-<*nomducalendrier>*** par exemple cal.ci-dssh-absences. 2. [Ajouter les personnes](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes#bkmrk-ajout%2Fretrait-de-l%E2%80%99a) qui vont gérer les accès au calendrier, et qui pourront ajouter/retirer les permissions sur le calendrier. Normalement, il s'agit qu'une poignée de personne qui administrent un calendrier. 3. Ces personnes autorisées doivent ensuite [ouvrir la boîte partagée](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/boite-aux-lettres-partagee#bkmrk-utilisation-d%27une-bo) dans leur navigateur. 4. Partager le calendrier [comme d'habitude](https://wiki.unil.ch/ci/books/calendriers/page/faq-calendriers#bkmrk-partager-son-calendr-0) avec les personnes ou groupes devant voir/modifier le calendrier. -Pour le partage avec un groupe, il faut que le nom du groupe se termine par ***(groupe pour autorisation)***. Si ce n'est pas le cas, merci de contacter le [helpdesk](https://unil.ch/ci/helpdesk), en spécifiant le nom du groupe et que c'est pour la file *Calendriers (aka agenda exchange)*
5. Les personnes autorisées à ouvrir le calendrier suivent la marche à suivre habituel pour [ouvrir le calendrier ainsi partagé](https://wiki.unil.ch/ci/books/calendriers/page/faq-calendriers#bkmrk-afficher-un-calendri). # Utiliser une boîte partagée sur Outlook sur Mobile 1. Rendez-vous dans les options d'Outlook sur Mobile, et cliquez en haut à gauche [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-06/mobile-shared1.jpg) 2. Choisissez les options en cliquant sur la roue crantée en-bas à gauche [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-06/mobile-shared2.jpg) 3. Sélectionnez "Comptes" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-06/mobile-shared3.jpg) 4. Choisissez "Ajouter un compte" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-06/mobile-shared4.jpg) 5. Choisissez "Ajouter un compte partagé" [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-06/mobile-shared5.jpg) 6. Entrez le nom de la boîte partagée et validez [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-06/mobile-shared6.jpg) # Public documentation # Email ##### Cette documentation est disponible en français [ici](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/messagerie). ## Généralités ##### UNIL email account The UNIL account provided to all employees and students comes with a personal mailbox for email. User adresses usually follow the `firstname.lastname@unil.ch` pattern, with incrementing numbers appended at the end if multiple users have the same first name and last name. Since the migration to *Exchange Online*, mailboxes come with a default 100GB of data storage. Archiving your emails should therefore no longer be needed, as it is very unlikely to reach even half of that quota. As your mailbox is synchronised via *Exchange Online*, you will be able to access it via most internet browsers and compatible email applications. If you have any question, do not hesitate to check out our [**FAQ page**](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/faq-502) or ask us directly if you can't find the answer there. ##### End of studies or contract UNIL email accounts are only open so long as the corresponding UNIL account is. Thus, when the UNIL account is closed at the end of a person's employment or student status within UNIL, the mailbox is closed as well. **If you are approaching the end of your contractual or student status, you will have six months after the official date to move the data you would like to keep as well as inform the people who contact you via your UNIL email adress before your accounts are closed permanently.** ## Access via web browser (Firefox, Safari, Edge, Chrome, ...) ### Outlook Online  1. Go to [outlook.office.com](https://wiki.unil.ch/ci/outlook.office.com) 2. Log in using your UNIL email address and password 3. You now have access to all the functionalities provided by your *Exchange* account; e-mails, calendars, contacts, tasks, notes, etc. --- ## Access by application (computers, tablets, smartphones) ###  macOS**The CI recommends using Outlook instead of Apple Mail**, especially for UNIL employees. Using Apple Mail on mailboxes containing more than a few thousands of emails may lead to data corruption and loss.
Before starting, ensure that an up to date version of *Outlook* is installed. To do so, open the *Outlook* menu and click on *About Outlook*. If you are using the 2019 or 2016 version of *Outlook*, you will have to uninstall it and [install the latest version (french)](https://wiki.unil.ch/ci/books/distribution-de-logiciels/page/microsoft-365).
1. Open *Microsoft Outlook* and enter your @unil.ch email address 2. A window opens and prompts you for your UNIL password - If you have already logged into another *Microsoft* product, your email account should be automatically added [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-10-24-44.png) 3. After logging in, the email account should be automatically added and set up. You should see a confirmation window. 4. If desired, you may add another email account by clicking the following button: Before starting, ensure that an up to date version of *Outlook* is installed. To do so, open the *Outlook* menu and click on *About Outlook*. If you are using the 2019 or 2016 version of *Outlook*, you will have to uninstall it and [install the latest version (french)](https://wiki.unil.ch/ci/books/distribution-de-logiciels/page/microsoft-365).
1. Open the *Outlook* app 2. On the top left of the display, click on the *Outlook* menu then *Settings...*  3. Click on the *Accounts* icon **** 4. Click on the `+` symbol, then **New account...**  5. Follow the standard *Exchange* account setup process referenced aboveThese instructions are for the newly introduced shared mailboxes that do not possess their own credentials but are instead accessed by a person's own Unil account. If you would like to add a shared mailbox with its own credentials, you can follow the procedure for standard *Exchange* accounts above.
**Shared mailboxes cannot be added to *Apple Mail*. They are only available on *Microsoft Outlook*.**
Before starting, ensure that an up to date version of *Outlook* is installed. To do so, open the *Outlook* menu and click on *About Outlook*. If you are using the 2019 or 2016 version of *Outlook*, you will have to uninstall it and [install the latest version (french)](https://wiki.unil.ch/ci/books/distribution-de-logiciels/page/microsoft-365).
1. Open the *Outlook* app 2. On the top left, click on *Outlook* right next to the *Apple* icon, then *Settings...* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-09-39-15.png) 3. Select your personal account in the list on the left, then click on *Delegating and sharing* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-09-41-09.png) 4. Open the *Shared with me* tab and click on the `+` on the bottom left [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-09-42-44.png) 5. Write the name of your shared mailbox in the search field. For example, if you would like to add `boite-mail-partagee@unil.ch`, look for `boite-mail-partagee`) and double-click it 6. The shared mailbox should now appear in *Outlook*'s main window. If an error message pops up, please check with the person reponsible for the mailbox that your permissions have been granted properly then wait a moment before trying again. If the problem persists, please reach out to the helpdesk.Archived emails will only be available on the device they have been archived on. They will no longer be synchronised with your other devices and the UNIL email servers.
1. Open the *Mail* app 2. On the top left, click on *Mail* then *Accounts...* 3. Select *Exchange* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-06/mail_mac_00000.png) 4. Fill in the *Name* and *e-mail address* fields*,* then click on the blue button [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-06/mail_mac_00001.png) 5. Select the blue button again. Manual configuration does not work since the migration to *Exchange Online*. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/capture-decran-2023-03-06-a-10-45-41.png) 6. Enter your Unil account password, then continue [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-06/mail_mac_00003.png) 7. Select the *Exchange* services you would like to enable, then click on *Finish* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-06/mail_mac_00004.png)Do not move more than a thousand emails at a time. Doing so might cause loss of data and potential mailbox corruption. Do call the helpdesk if you are feeling unsure or have sudden doubts about what you are attempting to do.
##### The Unil Centre Informatique recommends using *Microsoft Outlook* to access your Unil email mailbox on *Windows*.
The pictures in this section are out of date.
#### \[Outlook\] Exchange account setup (mail, calendars, etc.) 1. Open *Outlook* 2. Go to the *File* menu, then *Account settings* and finally *Add an account* 3. Fill in the fields with your name and Unil credentials 4. Click *Next* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/O2013_1-1.png) 5. Wait for the automatic setup process to complete, then click *Finish [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/O2013_2-1.png)* 6. Restart *Outlook* 7. Once *Outlook* has started, you should get a login prompt. Fill in the first field with `ad\` followed by your username. For `etutest`, the field would look like `ad\etutest` 8. Tick the *Remember my credentials* box and click *OK* to proceed [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/O2013_3.png)The CI recommends using the built-in *Apple Mail* app on iOS, but the *Outlook* app by *Microsoft* works as well.
 - Available options - e-mail - calendar - contacts - reminders - notes #### **Mail iOS** Exchange account setup (mail, calendars, etc.) 1. Go to *Settings* 2. Select *Mail* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios1.png) 3. Select *Accounts* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios2.png) 4. Select *Add an account* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios3.png) 5. Select *Microsoft Exchange* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios4.png) 6. Enter your @unil email address and a description [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios5.png) 7. Select *Connect* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios6.png) 8. If the field hasn't been automatically filled, enter your Unil email address again, followed by your password [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios7.png) 9. Select the *Exchange* services you would like to toggle on or off, then *Save* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/ios8.png) --- ### AndroidThe Ci strongly recommends the use of the native Android apps (all functions offered by Exchange are however not available). The *Outlook* app works as well.
 - Android options - e-mail - calendars - address book - tasks: third party app required - notes: third party app required #### **Mail Android** Exchange account setup (mail, calendar, etc.) 1. Launch the *Mail* app and navigate to the settings [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/01.jpg) 2. Select *Add another account* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/02.jpg) 3. Select *Exchange et Office 365* or *Microsoft 365*, whichever appears [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/03.jpg) 4. Fill in the *email* field with your Unil email address and select *Next* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/04.jpg) 5. Input your Unil password [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/05.jpg) 6. Select *Next* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/06.jpg) 7. If you are using an up to date version of Android, the setup is now complete. 8. On older Android versions, you may have to select the sync frequency and period: 1. Select the preferred options and sync period 2. Select *Next* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android6.png) 3. Allow the *Exchange* server to administrate your device. This option allows you to remotely wipe and lock your device in case of theft. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2020-02/E_Android8.png) ##### Android limitations and workarounds Android has the following limitations when it comes to *Exchange* mailboxes:**From 2023 onwards, *Microsoft* will cease support for and stop providing *Exchange* access to software using the *"Basic Auth"* authentication protocol. We strongly advise you to use *Microsoft Outlook* or *Apple Mail* on your devices.** If this is not an option for you, third-party software using the *OAuth2* authentication protocol may still be used.
[*Microsoft* support article on the passage to *OAuth2*](https://support.microsoft.com/en-us/office/pop-imap-and-smtp-settings-8361e398-8af4-4e97-b147-6c6c4ac95353)
Ensure that your Thunderbird client accepts the cookies mandatory for *OAuth2* connection: 1. Go to *Settings* > *Security and Confidentiality* > *Web Content* 2. Turn on *Accept Cookies* 3. Under the option *Allow third-party cookies*, select *Always* Once these steps done, you may follow the instructions below.
If your *Sent Messages* do not appear after the setup, try sending yourself an e-mail.
##### **IMAP** Configuration ##### [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/screenshot-2023-03-06-11-47-04.png)| IMAP server | `outlook.office365.com` |
| IMAP username | full Unil email (`prenom.nom@unil.ch`) |
| Authentication method | `OAuth2` |
| Port | `993` |
| Connection security | `SSL/TLS` |
If an "User is authenticated but not connected" type of error appears, try: 1. Going to *Settings > General > Configuration editor* 2. Enter `network.dns.dis` in the search field 3. Enable the first option, *network.dns.disableIPv6* so that it is set to *True*
--- ##### **POP3** ConfigurationAccess to a mailbox via POP3 should only be used as a last-resort option.
[](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/screenshot-2023-03-06-11-47-04.png)| IMAP server | `outlook.office365.com` |
| IMAP username | full Unil email (`prenom.nom@unil.ch`) |
| Authentication method | `OAuth2` |
| Port | `995` |
| Connection security | `SSL/TLS` |
| SMPT Server | `smtpauth.unil.ch` |
| POP3 Username | Unil username (e.g. `pnom` for *Prenom Nom*) |
| Authentication method | `Normal password` |
| Port | `587` |
| Connection security | `STARTTLS` (or `SSL/TLS` if STARTTLS unavailable) |
By redirecting your Unil emails to your private, external mailbox, **you are trusting external entities** with their contents. Therefore, the Centre Informatique **does not provide any kind of support** for external email providers **and will not and cannot be held responsible for any prejudice and damage** caused by the use of the aforementioned external email providers.
If you are a **UNIL employee**, using an external service **may go against the [internal UNIL directives](https://www.unil.ch/interne/files/live/sites/interne/files/textes-leg/6-inf/dir6-9-fichiers-info3.pdf).**
Emails may be lost if the destination mailbox rejects them even though they arrived in your UNIL mailbox.
1\. Log into [https://outlook.office.com](https://outlook.office.com) with your UNIL credentials. 2\. Go to the *Options* menu  3\. Under the *Organize email* section, click on `+` 4\. Select *Create a new rule for arriving messages*  5\. Name the rule, choose *Apply to all messages* and *Redirect the message to…* 6\. Type in the private e-mail address you want to use for the transfer 7\. Click on the *Save* button  8\. Finish the procedure by accepting the warning messageMailbox storage information is not available on the desktop apps. It is only available via a Web browser.
1. Connect to *Outlook Online* here: [https://outlook.office.com](https://outlook.office.com) 2. Click on the gears in the top right, then on *Show all Outlook Parameters* [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-03/image-1648044350893-56-58.png) 3. Go to the *General* tab, then *Storage* You need two entries: one for Unil members, and one for people that are not Unil members. To do so, select *Send replies to people that are not in your organization* and add another automatic reply there.
[](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/4Mximage.png)Don't forget to disable automatic replies when you're back!
By redirecting your Unil emails to your private, external mailbox, **you are trusting external entities** with their contents. Therefore, **the Centre Informatique does not provide any kind of support for external email providers and will not and cannot be held responsible for any prejudice and damage caused by the use of the aforementioned external email providers.**
**If you are employed by the university, using an external service may go against the [internal UNIL directives](https://www.unil.ch/interne/files/live/sites/interne/files/textes-leg/6-inf/dir6-9-fichiers-info3.pdf).**
For students only!
*Outlook Online* provides various options to either redirect all or some of your incoming emails. These options can all be set in the *Outlook Online* settings.We advise users to also tick the option to keep a copy of the transferred emails to ensure that they do not lose emails in case they get bounced by the second mailbox.
[](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-03/UmGimage.png)**If you have opened a suspicious email or entered your credentials on a website you find suspicious, please change both your edu-ID and Unil passwords immediately. If you do not know how, call or email us.**
It is now better to [send us suspicious emails as attached files](https://wiki.unil.ch/ci/books/antispam-et-s%C3%A9curit%C3%A9-messagerie/page/faq#bkmrk-j%27ai-re%C3%A7u-un-spam-ou) to
These options are application-dependent. Thus, they are not a sure way of knowing whether your recipient has actually received or read the email you've sent them.
By default, the *Mail* app on iOS only downloads a limited amount of emails onto your phone's mailbox. If you would like to have access to older emails, you will have to change the *Mail* app's settings.
This option only works on the *Outlook* apps and web-app.
We recommend using *Outlook Online* ([https://outlook.office.com](https://outlook.office.com)) on Linux.
These options only apply to the user-created folders inside your mailbox on *Outlook Online*, and will therefore not be applied to the default folders
1. Connect to *Outlook Online* here: [https://outlook.office.com](https://outlook.office.com) 2. Right-click the folder that you would like to apply custom retention strategies to 3. Select *Attribute strategy* and select the one that suits your use case best. [](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2019-11/strategie_retention_OWA.png)If the Unil account is used by other apps, you may have to go and remove it in *System Preferences* > *Internet accounts*.
**No.** A Unil account and its associated mailboxes are closed six months after the end of the person's [studies](https://www.unil.ch/ci/ui/unil-etu) or [contract](https://www.unil.ch/ci/ui/unil-empl). **It is very important that you save all the emails you would like to keep before your mailbox is closed.**
All Unil mailboxes are dependent on their respective Unil accounts. Thus, when a Unil account is closed, the mailbox associated is closed as well. This is why we strongly advise you to inform the people contacting you via your Unil email and provide them with another address at which they may reach you, and also save all the emails you'd like to keep. Accesses are closed six months after the end of a person's contract or studies. If you've graduated from Unil, you may be eligible to an [ALUMNIL](https://www.unil.ch/graduatecampus/home/menuinst/carriere-avec-doctorat/reseau-alumnil.html) email. This is not a full maybox, but only a redirection towards an email address of your choosing.