# Créer une boîte partagée depuis Gestion des groupes

## Créer une boîte partagée

<p class="callout warning">**ATTENTION** *seules les personnes membre du groupe* **creer\_boite\_partagee** *peuvent créer une boîte partagée.  
  
**Si vous n'avez pas les droits pour ouvrir une boîte partagée, merci de suivre les points 1 et 2 ci-dessous, et d'ouvrir un ticket au helpdesk, en spécifiant le nom du groupe que vous avez créé, nous nous occuperons d'activer la boîte.*** </p>

<p class="callout danger">N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée</p>

[Voir les membres du groupe **creer\_boite\_partagee**](https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Gg/index.php?o=voirMembresManuelsPage&g=218061&v=sy1&TriMenu=41)

### Gestion des groupes

1. Accéder à l'[Intranet de l'UNIL](https://applications.unil.ch/intra/auth/php/Sy/SyMenu.php).
2. Créer un groupe 
    - Nom : nom affiché (displayName) de la boîte ;
    - Nom abrégé : nom de la boîte, l’adresse email sera le nom abrégé choisi avec @unil.ch à la fin ;
    - <p class="callout warning">**ATTENTION :** les noms abrégés ne peuvent être composés que de lettres minuscules sans accents, de chiffres et des caractères - (trait d'union) et \_ (souligné).</p>
    - remplir les autres champs ;
    - <p class="callout danger">**ATTENTION : <span style="text-decoration: underline;">N'activez pas l'option "Liste email" si vous souhaitez une boîte partagée</span>**</p>
    - Enregistrer.

<p class="callout warning">***ATTENTION uniquement pour les boîtes @bcu.unil.ch, @fors.unil.ch et @isdc-dfjp@unil.ch***</p>

- - - - - - <span style="text-decoration: underline;">Dans l'écran de création du groupe</span>, il faut sélectionne le mot clé "BCU", respectivement "FORS" ou "ISDC-DFJP" dans la catégorie "Liste externe" des mots-clés.
                    - Il est important de faire cela avant de modifier l'utilisation.

[![image.png](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-05/scaled-1680-/EPYimage.png)](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2023-05/EPYimage.png)

<p class="callout info">Si ce mot-clé est sélectionné après avoir cliqué "Boîte partagée", l'adresse email sera @unil.ch.</p>

<p class="callout info">L'affichage des détails du groupe continue d'afficher l'adresse avec @unil.ch plutôt que @bcu.unil.ch ou @fors.unil.ch. C'est un bug de l'affichage.</p>

#### Dans l’écran qui donne la description du groupe

4. Cliquer « Modifier » pour les utilisations dans la section « Administration »
5. Choisir « **Email : Boîte partagée** » <span style="text-decoration: underline;">ET</span> « **Autorisation d’accès : Oui** ».
6. Enregistrer.

[![image.png](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-12/scaled-1680-/pjwimage.png)](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-12/pjwimage.png)

#### Ajouter les personnes devant accéder à la boîte  


<p class="callout warning">ATTENTION Être propriétaire du groupe ne suffit pas à vous donner accès. Il faut aussi vous ajouter comme membre du groupe.</p>

7. <span style="font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Oxygen, Ubuntu, Roboto, Cantarell, 'Fira Sans', 'Droid Sans', 'Helvetica Neue', sans-serif; font-size: 14px; font-style: normal; font-variant-ligatures: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400;">Retour aux informations sur le groupe …</span>  
    <span style="font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Oxygen, Ubuntu, Roboto, Cantarell, 'Fira Sans', 'Droid Sans', 'Helvetica Neue', sans-serif; font-size: 14px; font-style: normal; font-variant-ligatures: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400;"> -&gt; dans la section « Membres », ajouter les personnes qui doivent accéder à la boîte partagée.</span>  
    <span style="font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Oxygen, Ubuntu, Roboto, Cantarell, 'Fira Sans', 'Droid Sans', 'Helvetica Neue', sans-serif; font-size: 14px; font-style: normal; font-variant-ligatures: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400;"> </span>[![image.png](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/PQuimage.png)](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-10/PQuimage.png)

<p class="callout info">**ATTENTION** : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).</p>

Retour aux informations sur le groupe …  
 -&gt; dans la section « Administration », cliquer sur « **Synchroniser** »  
(suivant votre niveau d’accès le bouton se nomme « **Déclencher** »).

![](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2022-11/embedded-image-dam4xpnm.png)  
   
   
**Remarques** :  
• La boîte est disponible environ 45 minutes après.  
• L’application des droits d’accès aux membres peut nécessiter plusieurs heures (attendre peut-être le lendemain).  
• L’apparition de l’adresse email de la boîte partagée dans la GAL (annuaire intégré à Outlook) peut prendre plus d’un jour.

## Ajout/retrait de l’accès à une boîte partagée pour un user

<p class="callout warning">Seuls les personnes ayant une boîte mail @unil.ch peuvent être ajoutées et accéder à la boîte partagée</p>

Depuis l’application de [Gestion des groupes](https://applications.unil.ch) :  
• Rechercher le groupe correspondant à la boîte partagée.  
• Ajouter/retirer la personne comme membre du groupe.

[![image.png](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-10/scaled-1680-/LWIimage.png)](https://wiki.unil.ch/ci/uploads/images/gallery/2024-10/LWIimage.png)

  
• Déclencher la synchronisation du groupe.

<p class="callout warning">**ATTENTION** : tous les membres du groupe auront le même droit d’accès à la boîte partagée (FullAccess, SendAs).</p>

<p class="callout warning">**ATTENTION** : L’application des droits d’accès modifiés peut nécessiter plusieurs heures, ou même attendre le prochain jour ouvrable.  
</p>

## Expiration d’une boîte partagée

Dans l’application de gestion des groupes, chaque groupe est créé avec une durée de validité de 1 an. A la fin de cette période, le groupe est expiré ; cela signifie que dans l’Active Directory, le LDAP et l’edu-ID le groupe ne contient plus aucun membre et que aucune personne n’a l’attribut unilMemberOf avec ce groupe.

**Pratiquement, lorsque le groupe est expiré, l’accès à la boîte partagée n’est plus possible par les membres du groupe.**

Un mois avant l’expiration du groupe, les administrateurs du groupe reçoivent un email d’avertissement. Ils ont la possibilité de prolonger d'un an la validité du groupe.

## Suppression d’une boîte partagée

Pour supprimer une boîte partagée, il faut supprimer le groupe dans la Gestion des groupes.  
La boîte est alors détruite automatiquement la nuit suivante.

## Utilisation d'une boîte partagée

<p class="callout warning">L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement via le client Outlook (Windows, Mac ou Web). Cela ne fonctionne pas avec Apple Mail.</p>

L'utilisation d'une boîte partagée se fait uniquement depuis Outlook:

- [Outlook Online](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/utiliser-une-boite-partagee-sur-outlook-web)
- [Windows](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/utiliser-une-boite-partagee-sur-outlook-pour-windows)
- [Mac](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/utiliser-une-boite-partagee-sur-outlook-pour-mac)

## Exemple d'utilisation de boîte partagée: créer un calendrier partagé

Une utilisation courante d'une boîte partagée est de créer un calendrier de groupe, qui est ensuite partagé à des utilisateurs et utilisatrices ou des groupes.

Voici comment faire:

1. [Créer une boîte partagée](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes#bkmrk-cr%C3%A9er-une-bo%C3%AEte-part). Nous conseillons un nom parlant, du style **cal.&lt;*faculté&gt;*-&lt;*nomducalendrier&gt;*** par exemple cal.ci-dssh-absences.
2. [Ajouter les personnes](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/creer-une-boite-partagee-depuis-gestion-des-groupes#bkmrk-ajout%2Fretrait-de-l%E2%80%99a) qui vont gérer les accès au calendrier, et qui pourront ajouter/retirer les permissions sur le calendrier. Normalement, il s'agit qu'une poignée de personne qui administrent un calendrier.
3. Ces personnes autorisées doivent ensuite [ouvrir la boîte partagée](https://wiki.unil.ch/ci/books/messagerie/page/boite-aux-lettres-partagee#bkmrk-utilisation-d%27une-bo) dans leur navigateur.
4. Partager le calendrier [comme d'habitude](https://wiki.unil.ch/ci/books/calendriers/page/faq-calendriers#bkmrk-partager-son-calendr-0) avec les personnes ou groupes devant voir/modifier le calendrier. 
    - <p class="callout warning">Pour le partage avec un groupe, il faut que le nom du groupe se termine par <span style="text-decoration: underline;">***(groupe pour autorisation)***</span>. Si ce n'est pas le cas, merci de contacter le [helpdesk](https://unil.ch/ci/helpdesk), en spécifiant le nom du groupe et que c'est pour la file *Calendriers (aka agenda exchange)*</p>
5. Les personnes autorisées à ouvrir le calendrier suivent la marche à suivre habituel pour [ouvrir le calendrier ainsi partagé](https://wiki.unil.ch/ci/books/calendriers/page/faq-calendriers#bkmrk-afficher-un-calendri).