1. Introduction à la MPRO
Ce chapitre présente les notions de base des projets, distingue les différents types de projets et introduit la MPRO.
Notions de base
Un projet est un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini par un contrat dans des délais fixés et dans la limite d'une enveloppe budgétaire allouée. Il peut s’agir aussi d’un programme (un ensemble de projets interdépendants) ou un portefeuille de projets (un ensemble de projets ou programmes pouvant être interdépendants).
Un projet s’oppose par nature à un processus métier, qui est un ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui contribue aux finalités des affaires d'une organisation – autrement dit, le travail de tous les jours. Le cœur de la notion d’un processus est la capacité à répéter les activités pour obtenir le même résultat.
Les projets servent ainsi à accompagner et à soutenir les changements effectués dans une organisation :
Figure 1 : extraite du PMBOK Figure 1-1. Organizational State Transition via a Project
La nature de ces changements peut être variée :
- Une modification d’une solution informatique existante ;
- La mise en place d’une nouvelle solution informatique ;
- La réalisation d’une nouvelle offre pour sa communauté (ex. un nouvel enseignement) ;
- La modification de l’organisation interne d’une entité existante, d’une équipe, etc. ;
- Et beaucoup d’autres changements de nature unique.
Les projets s’inscrivent dans un cadre bien défini :
Figure 2 : extraite du PMBOK Figure 1-4. Organizational Project Management
A l’UNIL, cette structure se retrouve de la manière suivante :
- Les orientations stratégiques de l’informatique de la Direction de l’UNIL sont définies dans le Plan directeur du Ci (PDCi) ;
- Le portfolio des demandes d’évolution du système d’information institutionnel de l’UNIL (SI UNIL) est piloté par le Ci via l’intermédiaire du comité de priorisation des projets (COPRO) selon les processus et critères de priorisation en vigueur ;
- Les programmes, les projets et les missions sont ensuite réalisés selon les phases régies par la Méthodologie de Projets (MPRO, voir ci-dessous) ;
- Les opérations correspondent enfin à l’exploitation et à la maintenance des solutions mises en place qui influent sur le fonctionnement des affaires des unités de l’UNIL ;
La gouvernance du système d’information institutionnel de l’UNIL est décrite dans la Directive 6.10 et sert de base à la gestion des projets informatiques.
Qu’est-ce que la MPRO
Il existe diverses méthodologies de gestion de projet dans le monde, entre autres celles proposées par PMI, PRINCE2 et HERMES. Toutes apportent des méthodes, des techniques et des outils spécifiques à la réalisation des différentes étapes du projet, dont l’objectif est d’en assurer le bon déroulement et à en atteindre les résultats selon les objectifs, les délais et les coûts prévus.
Le Ci a fait le choix de prendre la méthodologie HERMES, promue par la Confédération Suisse, pour gérer l’ensemble de ses projets informatiques. La flexibilité de cette méthodologie a permis de l’adapter aux besoins et pratiques de l’UNIL, dont la version résultante est la MPRO (Méthodologie de Projets).
A qui s’adresse la MPRO
La MPRO s’adresse avant tout aux chefs de projets, de programmes et de missions informatiques de l’UNIL. Elle définit les bonnes pratiques de gestion, offres des outils et des aides pour conduire, planifier et suivre les projets, et propose une démarche concrète qui couvre l’ensemble des activités à réaliser du démarrage à la clôture du projet.
La MPRO s’adresse également à toute personne impliquée dans un projet informatique à l’UNIL, en proposant une définition claire des rôles des parties prenantes, tout en proposant des outils annexes nécessaires à la bonne marche des projets dans des domaines comme l’analyse métier (Business Analyst), la gestion de la qualité (Quality Assurance) et la gestion du changement (Change Management).
Figure 3 : Périmètre d'application de la Méthodologie de Projets de l'UNIL (MPRO)
Différents types de projet
A l’UNIL, les projets informatiques peuvent se décliner en trois types :
- Les projets sont des projets ayant pour objectif de répondre à un besoin ou à une demande spécifique d’un métier en lui apportant une solution informatique adaptée ;
- Les missions sont des projets peu complexes, ne nécessitant par conséquent que d’une gestion de projet simplifiée. En règle générale, les tâches du projet sont réduites à leur strict minimum, et le nombre de documents de projet est limité à l’essentiel. En principe, la charge de travail n’excède pas une vingtaine de jours ;
- Les programmes sont des ensembles de projets et de missions visant tous un objectif global ou stratégique commun. Les programmes garantissent ainsi un pilotage et une conduite harmonisés entre les projets et les missions qui, eux, permettent d’atteindre différents sous-objectifs.