2.2 Pilotage et conduite du projet
Description des activités de pilotage et de conduite du projet.
Introduction
Le pilotage (décisions stratégiques) et la conduite (décisions opérationnelles) du projet sont gérés et suivis tout au long de la durée du projet, en fur et à mesure de l’avancement de ses phases.
Piloter le projet
Le pilotage du projet est assuré par le ou la Mandant·e du projet, avec le soutien du ou de la Chef·fe de projet. Cette tâche consiste principalement à:
- Effectuer un contrôle régulier de l'avancement du projet, notamment en comparant les objectifs et la situation réelle, évaluant les prévisions, analysant les écarts, identifiant les actions qui s'imposent et en prenant les mesures nécessaires
- Gérer les risques, en les analysant et en comparant ceux inhérents au projet et aux affaires, à prendre les décisions concernant les mesures de mitigation et à vérifier leur mise en œuvre
- Planifier et piloter les processus décisionnels (orientations stratégiques, choix des variantes, demandes de modifications, …)
Tâche HERMES: Piloter le projet
Conduire le projet
La conduite du projet est assurée par le ou la Chef·fe du projet, avec le soutien de l’équipe du projet. Cette tâche consiste principalement à:
- Planifier les tâches, les résultats et les ressources et établir les mandats
- Rédiger des rapports sur l'état du projet conformément aux directives et préparer des séances, les organiser, en assurer le suivi et rédiger des procès-verbaux, consigner les décisions
- Coordonner en permanence le déroulement du projet et les conclusions importantes avec le ou la Mandant·e
- Diriger l’équipe du projet et assurer l'orientation vers les objectifs et la compréhension commune en ce qui concerne la procédure et les résultats
- Mettre à jour les exigences envers la solution, les spécifications générales et détaillées et le plan des releases
Tâche HERMES: Conduire et contrôler le projet
Rapport sur l'état du projet
L’avancement du projet fait l’objet d’un suivi régulier de la part du ou de la Chef·fe de projet. Sa communication est faite aux différentes parties prenante au travers de divers canaux et support:
| Public cible | Support | Contenu |
| Mandant·e, Comité de pilotage | Présentation des séances du COPIL | Etat actuel du projet, et prévision pour la période suivante |
| Mandant, Bureau des projets, RSI | Rapports flash | Météo et tendance, récapitulatif des faits marquants de la période écoulée, problèmes rencontrés et prochaines étapes |
| Burau des projets, RSI (COPRO) | Revue des projets (RDP) | Etat actuel des projets, prochains jalons importants |
Il est par ailleurs fortement recommandé que le ou la Mandant·e et le ou la Chef·fe de projet se rencontrent régulièrement en séance bilatérale, ceci afin de faire un point d’avancement du projet et éventuellement se coordonner sur des mesures correctives à prendre sans forcément avoir besoin de solliciter une intervention du Comité de pilotage.