2.3 Phase d’initialisation
Cette phase permet de fixer les objectifs et le périmètre du projet.
Selon HERMES, le début du projet comprend toujours une phase d'initialisation. Celle-ci est consacrée à définir l'orientation et le périmètre du projet selon les visions, les besoins et les objectifs. Elle constitue une base pour la planification et le pilotage du projet.
Les tâches et jalons clés
Désignation du ou de la Chef·fe de projet
Une fois la décision prise de démarrer un projet, le ou la Responsable du Pôle Projet désigne un ou une Chef·fe de projet. La DESI, ou document équivalent (mandat de mission, mandat de travail), est le document sur la base duquel les travaux vont débuter.
Séance d’initialisation
Une séance d’initialisation entre le ou la Responsable du Pôle Projet, le ou la Mandant·e, et le ou la Chef·fe de projet est organisée au plus tôt afin de passer en revue les documents à disposition et de s’aligner sur les objectifs, le périmètre et les contraintes de la phase d’initialisation du projet.
Tâche HERMES: Décider de la libération de l’initialisation du projet
Élaborer le mandat d’initialisation
Le mandat d’initialisation décrit la situation de départ, et permet de formaliser les objectifs et les ressources nécessaires pour réaliser la phase d’initialisation. Le procès-verbal de la séance d’initialisation en est la base.
Prendre en main les outils projet
Parallèlement à l’élaboration du mandat d’initialisation, le ou la Chef·fe de projet met en place son environnement de travail en déployant ses outils, notamment:
- Orchestra pour la planification
- Teams pour la communication et la gestion documentaire
- GitHub et ZenHub pour les spécifications
Kick-Off d’initialisation
Une fois le mandat d’initialisation validé, un Kick-Off d’initialisation est organisé par le ou la Chef·fe de projet avec les membres de l’équipe qui sera à l’œuvre durant la phase d’initialisation. Le but de cette séance est de s’aligner sur les objectifs, le périmètre et les contraintes du projet, ainsi que sur la méthode de projets (MPRO) qui sera appliquée.
Élaborer l’étude
L'étude permet entre autres de fixer les objectifs, de définir les exigences générales ainsi que d'élaborer et d'évaluer des variantes de solutions de sorte que la décision sur la suite du projet puisse être prise. Cette décision est également documentée dans l'étude.
Tâche HERMES: Élaborer l’étude
COMINI: Choix de la variante
Le COMINI (Comité d’initialisation) est une séance organisée en interne au Centre informatique par le ou la Chef·fe de projet à l’issue de l’élaboration de l’étude.
Le but de la séance est de présenter les conclusions de l’étude aux Responsables de Divisions ou de Pôles du Centre informatique afin de s’accorder sur la faisabilité du projet, de se prononcer sur les variantes si plusieurs sont disponibles et de préparer le COPIL de fin de phase d’initialisation. La variante y est choisie par le ou la Mandant·e, sur la base des préconisations du COMINI.
Tâche HERMES: Décider de la suite du projet
Élaborer le mandat d’exécution
L'élaboration du mandat d'exécution crée les conditions nécessaires pour prendre la décision de libérer l'exécution et donc de poursuivre le projet avec l'élaboration de la solution. Il sert de contrat entre le ou la Mandant·e et le ou la Chef·e de projet sur la base duquel la mise en œuvre du projet sera effectuée.
Tâche HERMES: Élaborer le mandat d'exécution
COPIL de fin de phase
La séance du COPIL de fin de phase est organisée par le ou la Chef·fe de projet et réunit tous les membres du Comité de pilotage du projet. Le but de la séance est de valider les points de contrôle afin de prendre une décision sur la libération de l’exécution du projet.
Tâche HERMES: Décider de la libération de l'exécution
Lors de cette séance, il est tout à fait envisageable de décider de ne pas libérer l’exécution du projet si les conditions de mise en œuvre ou éventuellement d’exploitation post-projet ne sont pas réunies (ex. budget insuffisant, architecture technique trop complexe, ressources indisponibles).
L'implication du métier
En phase d’initialisation, le métier a pour responsabilité de fournir toutes les informations utiles permettant de définir le périmètre du projet. Ceci implique notamment de définir les exigences générales sur lesquelles se basera l’évaluation des résultats obtenus par le projet, sur la base de la modélisation des processus métiers actuels et, si déjà définis, les processus métiers cibles.