Synchronisation de fichiers (SWITCHdrive)

ATTENTION: fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus proposé par l'UNIL. Merci d'utiliser OneDrive.

Service cloud de stockage, d'échange, de partage et de synchronisation de fichiers entre plusieurs appareils (alternative à Dropbox). Vos données sont stockées dans le Cloud de SWITCH en Suisse.

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Documentation publique du service

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Fonctionnalités

Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.

Outils de gestion (accès, synchronisation)

SWITCHdrive vous permet d'accéder en tout temps à vos fichiers depuis tout type d'appareil. Pour cela, vous avez diverses solutions:

La synchronisation fonctionne selon le principe suivant: si vous modifiez ou ajoutez un fichier depuis un ordinateur, l'ajout ou la modification sera d'abord répercutée sur SWITCHdrive, puis, dans un second temps, sur tous vos appareils.
Voir Premiers pas pour savoir comment mettre en place la synchronisation.

Partage

SWITCHdrive vous permet de partager avec d'autres personnes les fichiers ou dossiers qui s'y trouvent. Les opérations de partage (autorisations, droits d'accès) s'effectuent via l'interface web https://drive.switch.ch.

Le partage peut s'effectuer avec d'autres utilisateurs de SWITCHdrive. Vous trouverez ici la liste de toutes les universités et HES suisses ayant adopté SWITCHdrive: https://cloud-id.switch.ch/organizations

Il est parfaitement possible de partager fichiers et dossiers avec une personne n'ayant pas de compte SWITCHdrive. Pour cela, il suffit simplement de générer un lien via l'interface web https://drive.switch.ch, puis de l'envoyer à la personne. Ces liens permettent tant la consultation que le dépôt de fichiers. De plus, l'accès peut être protégé par mot de passe.

Voir la page premiers pas pour savoir comment faire pratiquement.

Gestion des conflits

Lorsque SWITCHdrive est utilisé dans le cadre d'un travail d'équipe, le risque qu'un fichier se retrouve simultanément modifié par 2 personnes est réel. Ce genre de problème est nommé «conflit».

Un mécanisme est prévu pour gérer ce genre de cas de figure: si deux personnes modifient simultanément un fichier, SWITCHdrive va détecter cela et va automatiquement créer une copie du fichier. Ainsi, la première personne travaillera sur le fichier original, tandis que la seconde travaillera sur la copie. Et les deux fichiers seront enregistrés dans le système.

Ce qui n'est pas géré par SWITCHdrive, c'est la fusion des deux fichiers en un seul. Cette tâche est malheureusement dévolue à l'utilisateur.

Corbeille et historique

SWITCHdrive possède deux mécanismes permettant de conserver quelque temps des fichiers ou dossiers devenus obsolètes :

Important :

Espace utilisé

Chaque utilisateur SWITCHdrive dispose d'un quota de 100 Go.

Veuillez noter que :


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Installation

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Créer un compte SWITCH edu-ID

  1. Commencez par vous rendre sur https://eduid.ch/
  2. Si vous avez déjà un compte SWITCH edu-ID, connectez-vous et passez au point n°5
  3. Si vous n'avez pas encore de compte SWITCH edu-ID, vous pouvez en créer un en cliquant sur Créer un compte.
  4. Sur la page suivante, choisissez Créer sans AAI et créez votre edu-ID et validez-le

    Attention : Les comptes moraux ne sont pas autorisés à se lier avec un compte SWITCH edu-ID et ne peuvent donc pas utiliser SWITCHdrive!

  5. Ensuite, rendez-vous sur https://id.unil.ch/activer et liez votre compte UNIL à votre compte edu-ID existant ou nouvellement créé
  6. À partir de là, vous pourrez créer un compte SWITCHdrive, qui utilisera votre compte SWITCH edu-ID. Allez sur https://cloud-id.switch.ch/ et loguez-vous avec votre edu-ID.
  7. Ensuite, n'oubliez pas d'activer SWITCHdrive en cliquant sur Register for SWITCHdrive.

Une fois toutes ces opérations effectuées, vous pourrez utiliser le service SWITCHdrive.

En utilisant le service, vous en acceptez les conditions d'utilisation que nous vous recommandons de parcourir.

La marche à suivre est également détaillée dans la documentation de SWITCH et peut être consultée ici: https://help.switch.ch/drive/how-to-register-switchdrive/

SWITCHdrive depuis le navigateur

Une fois votre compte SWITCHdrive créé, vous pouvez accéder à votre espace avec votre navigateur web préféré à l'adresse https://drive.switch.ch/ . Depuis cette interface, vous pouvez télécharger des fichiers, accéder aux fichiers que vous aurez synchronisés, partager des dossiers ou fichiers, récupérer des fichiers dans la poubelle ou revenir à des versions précédentes de fichiers.

Installation du client

Windows

  1. Télécharger la dernière version du client SWITCHdrive pour Windows sur le site de SWITCH.
  2. Ouvrir le fichier téléchargé.
  3. Si vous voyez la boîte de dialogue ci-dessous, cliquez sur "oui".switchdrive_win81_1.png
  4. Entrer vos identifiants SWITCH Cloud ("Nom d'utilisateur"=votre adresse email @unil.ch, "Mot de passe"=votre mot de passe SWITCH Cloud) et cliquer sur "Suivant".switchdrive_win81_7.png
  5. Vous pouvez modifier le dossier local que SWITCHdrive utilise pour synchroniser vos données ou laisser le dossier par défaut. Ensuite, cliquer sur "Connexion".switchdrive_win81_8.png
  6. Cliquer sur "Terminer".

    switchdrive_win81_9.png

macOS

  1. Télécharger la dernière version du client SWITCHdrive pour Mac sur le site de SWITCH.
  2. Ouvrir le fichier téléchargé et suivre les instructions d'installation.
  3. Ouvrir 'SWITCHdrive' depuis le dossier Applications. Cliquer "ouvrir" si l'on vous demande si vous êtes sûr.
  4. Entrer vos identifiants SWITCH Cloud ("Nom d'utilisateur"=votre adresse email @unil.ch, "Mot de passe"=votre mot de passe SWITCH Cloud) et cliquer sur "Suivant".switchdrive_mac_1.png
  5. Vous pouvez modifier le dossier local que SWITCHdrive utilise pour synchroniser vos données ou laisser le dossier par défaut. Ensuite, cliquer sur "Connexion".switchdrive_mac_2.png
  6. Cliquer sur "Terminer".

    switchdrive_mac_3.png

Linux

SWITCH ne propose pas encore une version personnalisée du client SWITCHdrive pour Linux.

Il vous faut donc installer le client ownCloud de base et le configurer manuellement (il suffit de rentrer https://drive.switch.ch comme serveur). Rendez-vous sur la page suivante et suivez les instructions: https://software.opensuse.org/download/package?project=isv:ownCloud:desktop&package=owncloud-client

iOS

  1. Téléchargez l'app sur l'App Store d'Apple en recherchant "SWITCHdrive"

     

  2. Connectez-vous avec votre username SWITCH cloud (=votre adresse email UNIL) et votre mot de passe SWITCH cloud.switchdrive_iphone.PNG

Android

  1. Téléchargez l'app sur le PlayStore de Google en recherchant "SWITCHdrive".

    Get it on Google Play

  2. Connectez-vous avec votre username SWITCH cloud (=votre adresse email UNIL) et votre mot de passe SWITCH cloud.switchdrive_android.PNG
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Premiers pas

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Comment synchroniser des fichiers ou dossiers ?

Attention: l'utilisation d'un système de synchronisation de données n'est pas anodine: on parle de vos données! Veuillez donc prendre connaissances de nos informations importantes.

Pour synchroniser des fichiers ou des dossiers, vous avez deux possibilités :

Ces deux configurations sont mutuellement exclusives.

La synchronisation par défaut

Si vous avez suivi le guide d'installation, vous vous trouverez dans cette configuration

Le principe est que l'ensemble des données présentes sur SWITCHdrive sont synchronisées avec le dossier «switchdrive» présent sur votre ordinateur.

dossier_switchdrive.png

Le choix du contenu à synchroniser

Dans cette configuration, vous pouvez choisir individuellement dans l'arborescence de votre ordinateur chaque dossier que vous souhaitez synchroniser. Par exemple :

Vous pouvez activer cette configuration en suivant le guide de synchronisation avancée.

Comment partager des fichiers ou des dossiers ?

Le partage de fichiers ou dossiers ne peut se faire uniquement à partir de l'interface web de SWITCHdrive: https://drive.switch.ch

Selon la version du client SWITCHdrive ou ownCloud, installé, il est possible de créer et gérer vos partages depuis l'explorateur de fichier de votre OS.

Partage avec un autre utilisateur de SWITCHdrive

Vous trouverez ici la liste de toutes les universités et HES suisses ayant adopté SWITCHdrive : https://cloud-id.switch.ch/organizations

Pour partager un fichier ou un dossier, cliquez simplement sur «Partager», qui apparaît dès que vous passez avec la souris sur un fichier ou un dossier.

img_share1.png

Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez chercher les personnes avec lesquelles vous souhaitez effectuer le partage en saisissant leur prénom et nom (dans cet ordre).

Pour chaque personne ajoutée, vous pouvez donner les accès différenciés suivants:

Cas du partage d'un dossier:

img_share2.png

Cas du partage d'un fichier:

partager_fichier.png

Attention: si vous ne changez aucune autorisation, la personne aura par défaut tous les droits

Les fichiers ou dossiers que vous partagez apparaîtront dans la rubrique «Partagés avec d'autres».

Réciproquement, si une personne partage des fichiers ou dossiers avec vous, vous les retrouverez dans la rubrique «Partagés avec vous».

Partage avec un utilisateur externe ou partage par lien

Il est aussi possible de partager des fichiers ou des dossiers avec une personne n'ayant pas de compte SWITCHdrive. Le principe est de générer puis d'envoyer un lien web à la personne.

Pour partager un fichier ou un dossier, cliquez simplement sur «Partager», qui apparaît dès que vous passez avec la souris sur un fichier ou un dossier.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur «Partager par lien public».

img_share3.png

Vous pouvez ensuite définir des restrictions pour le lien nouvellement créé.

Cas du partage d'un dossier:

img_share4.png

Cas du partage d'un fichier:

partager_fichier2.png

Pour avertir la personne du partage effectué, vous pouvez alors lui envoyer un message contenant le lien et le mot de passe (si vous en avez défini un).

Un mail automatique contenant le lien peut aussi être envoyé en saisissant directement les adresses mail des personnes (séparées par un espace) dans le champ «Envoyer le lien par courriel» puis en cliquant sur «Envoyer». Le contenu de ce mail est en anglais et non modifiable.

Attention: si vous ne changez aucune autorisation, le lien ne sera pas protégé par mot de passe et n'expirera jamais.

Les fichiers ou dossiers que vous partagez par un lien apparaîtront dans la rubrique «Partagés par lien».

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Synchronisation avancée

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Choix du contenu à synchroniser

Pourquoi choisir le contenu à synchroniser ?

Vous ne souhaitez pas que tous vos documents partagés nécessitent de se trouver dans le dossier «switchdrive». Vous préférez pouvoir choisir librement dans l'arborescence de votre ordinateur quels dossiers synchroniser. Par exemple :

Important :

Exemple :

La marche à suivre ci-dessous nécessite que vous ayez au préalable installé et configuré le client SWITCHdrive en suivant les instructions de la page Installation


  1. Cliquez sur l'icône SWITCHdrive qui se trouve sur la barre de menu (Mac) ou sur la barre des tâches (Windows), et dans le menu qui s'ouvre, choisissez «Paramètres...»

    icon_mac.png
  2. Cliquez ensuite sur l'onglet «Compte», puis sur le dossier «switchdrive» et finalement sur «Supprimer».

    Cette suppression de la synchronisation du dossier «switchdrive» n'entraînera aucune suppression de données.

    img_del_folder.png
  3. Une fois la synchronisation du dossier «switchdrive» supprimée, vous pouvez synchroniser des dossiers existants sur votre ordinateur en cliquant sur «Ajouter un dossier».img_add_folder1.png
  4. Vous pouvez ensuite choisir un dossier sur votre ordinateur que vous souhaitez synchroniser.

    Si le dossier n'existe pas encore, vous pouvez le créer à ce moment.img_add_folder2.png
  5. Vous devez ensuite choisir un dossier sur SWITCHdrive qui sera synchronisé avec le dossier créé sur votre ordinateur.

    Si le dossier n'existe pas encore sur SWITCH, vous pouvez le créer à ce moment.img_add_folder3.png
  6. Si le dossier choisi sur SWITCHdrive contient des sous-dossiers, vous avez la possibilité de choisir quels sous-dossiers seront synchronisés ou non.

    Si cette fenêtre est vide, c'est qu'aucun sous-dossier n'existe. Vous pouvez simplement cliquer sur «Ajouter un dossier»img_add_folder4.png

Voilà, c'est terminé !

Pour chaque dossier supplémentaire que vous souhaitez synchroniser, répétez ensuite autant de fois la deuxième étape

Revenir à la synchronisation par défaut

Cette marche à suivre permet aux personnes ayant configuré le client SWITCHdrive pour choisir le contenu à synchroniser de revenir à la synchronisation par défaut

Rappel : la synchronisation par défaut consiste à synchroniser l'ensemble du contenu de SWITCHdrive dans le dossier «switchdrive» de votre ordinateur.


  1. Cliquez sur l'icône SWITCHdrive qui se trouve sur la barre de menu (Mac) ou sur la barre des tâches (Windows), et dans le menu qui s'ouvre, choisissez «Paramètres...»

    icon_mac.png
  2. Cliquez ensuite sur l'onglet «Compte», puis supprimez chaque dossier synchronisé.

    Cette suppression de la synchronisation du dossier «switchdrive» n'entraînera aucune suppression de données.img_del_folder2.png
  3. Vider le contenu du dossier «switchdrive» de votre ordinateur. Il se trouve aux emplacements suivants :

    - Sur Mac : /Utilisateurs/nom_utilisateur/switchdrive
    - Sur Windows : C:\Utilisateurs\nom_utilisateur\switchdrive
    - Sur Linux : /home/nom_utilisateur/switchdrive

  4. Vous pouvez ensuite ajouter le dossier par défautimg_add_folder1.pngimg_add_folder5.png
  5. Assurez-vous de bien sélectionner «SWITCHdrive»img_add_folder6.png
  6. Vous pouvez ensuite éventuellement choisir de ne pas synchroniser certains dossiersimg_add_folder7.png

Vous voilà désormais revenu à la configuration par défaut, telle qu'elle est après l'installation

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Informations importantes

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Compte et mot de passe SWITCH edu-ID utilisé par SWITCHdrive

Les comptes informatiques SWITCH edu-ID utilisé par SWITCHdrive et UNIL sont deux comptes différents. En voici les conséquences:

SWITCHdrive n'est pas une solution de sauvegarde

SWITCHdrive ne peut être considéré comme une solution de sauvegarde car:

Une seule recommandation: sauvegardez vos dossiers et fichiers avec une vraie solution de sauvegarde: Comet Backup, Time Machine , Sauvegarder et restaurer

Ne jamais synchroniser le dossier utilisateur

Sur chaque ordinateur (Windows, Mac ou Linux), tout utilisateur possède un compte utilisateur et un dossier qui lui est associé. Voici les noms que portent généralement ces dossiers sur les différents systèmes

Dans tous les cas, il ne faut jamais synchroniser ce dossier dans son ensemble, car en plus de contenir vos données, ces dossiers contiennent de nombreux réglages propres au système (généralement dans des dossiers cachés). Si vous synchronisez ces dossiers, vous risquez de rencontrer les problèmes suivants:

En revanche, il est parfaitement possible de synchroniser tout dossier non caché se trouvant dans votre dossier personnel (Documents, Images, Videos, Bureau, etc.). Les dossiers cachés qui ne doivent jamais être synchronisés s'appellent sur Mac «Bibliothèque» ou «Library», sur Windows «appData» et sur Linux, leurs noms commencent par un «.».

Voir Premiers pas pour savoir comment faire.

Partage: droits par défaut

Attention aux droits donnés par défaut lors des partages:

Caractères interdits

SWITCHdrive refusera de synchroniser tout fichier dont le nom contient au moins l'un des caractères suivants:

\ / : ? * " > < |

Vous pouvez voir la liste des fichiers qui n'ont pas été synchronisés dans l'onglet «Activité» du client installé sur votre ordinateur.

Données sensibles

Bien que la transmission des données entre votre ordinateur et les serveurs SWITCHdrive soit cryptée, en revanche, le stockage de ces données ne l'est pas.

Ainsi nous déconseillons tout dépôt de documents sensibles sur la plateforme SWITCHdrive (ex. documents RH, comptabilité, dossiers médicaux, ...). Les conditions d'utilisation du service donnent des précisions sur les fichiers acceptables.

Si vous souhaitez tout de même pouvoir synchroniser des données sensibles, veuillez prendre contact avec le help desk, qui pourra vous renseigner sur des méthodes vous permettant de crypter vos données avant de les synchroniser.

Performances

Il est important de noter que deux cas de figure peuvent impacter les performances de synchronisation vers SWITCHdrive ou de votre ordinateur:

Ces deux pratiques sont donc à éviter. En particulier, il est très fortement déconseillé de synchroniser les fichiers de machines virtuelles.

Mise à jour du logiciel client

Veuillez vous assurer que le client de synchronisation installé sur votre ordinateur soit toujours à jour. Cela vous garantira à la fois de meilleures performances et que les éventuels bugs découverts soient corrigés.

Les clients sont automatiquement mis à jour sur les systèmes Mac et Windows. Par contre, sur les systèmes Linux, la mise à jour est de la responsabilité de l'utilisateur.

Il se peut que des versions trop anciennes du client soient bloquées afin de garantir une pleine et entière compatibilité avec les versions actuelles de la plateforme (serveurs SWITCHdrive).

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Besoin d'aide?

Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.

Problèmes ou questions

En cas de problèmes ou de questions concernant le service SWITCHdrive, vous pouvez prendre contact avec le Help desk par mail (helpdesk@unil.ch) ou par téléphone (22 11).

Informations complémentaires

État du service : https://twitter.com/SWITCHdrive_op

Support et FAQ SWITCH (en anglais): https://help.switch.ch/drive/faq/

FAQ

Je n'arrive pas à me connecter

Compte et mot de passe SWITCHdrive

J'ai perdu mon mot de passe

Compte et mot de passe SWITCHdrive

Peut-on partager un fichier / dossier sans passer par l'interface web ?

Oui, sur certaines versions du client SWITCHdrive / ownCloud

Un fichier a disparu / a été effacé

Pourquoi un fichier dont le nom contient «_conflit_» est-il apparu ?

Gestion des conflits

Un fichier refuse de se synchroniser

La synchronisation est lente

Comment gérer les droits d'accès ?

Partage

Comment envoyer un document à une personne externe ?

Générez un lien vers un fichier ou un dossier (Partage)

Comment recevoir un document d'une personne externe ?

Comment synchroniser un dossier se trouvant hors de l'arborescence du dossier «switchdrive» ?

Synchronisation avancée


J'ai activé la synchronisation avancée, comment revenir à la synchronisation par défaut ?

Revenir à la synchronisation par défaut

Zotero : synchroniser ses fichiers avec SWITCHdrive

SWITCHdrive permet de synchroniser ses références PDF Zotero. Voici la documentation d'une utilisatrice avertie de Zotero : Zotero : synchroniser ses fichiers avec SWITCHdrive (Merci Manon !)

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OnlyOffice

Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.

OnlyOffice est une application web open source intégrée à SWITCHdrive qui vous permet de créer et d’éditer des fichiers Microsoft Office directement depuis votre navigateur. C'est avant tout un outil de collaboration. Vous continuez à utiliser Microsoft Office installé sur votre ordinateur pour travailler au quotidien, et utilisez OnlyOffice pour les projets menés en collaboration.

Utiliser OnlyOffice

Depuis l’interface web de SWITCHdrive, ouvrir un document vous redirige automatiquement vers l’interface d’OnlyOffice.

OnlyOffice embarque toutes les fonctionnalités classiques d’une suite bureautique comme Microsoft Office, mais certaines fonctionnalités avancées ne sont pas supportées (macros VBA, manipulation de tableaux croisés dynamiques limitée à la mise en forme…).

OnlyOffice se base sur le même format de fichiers que la suite Office de Microsoft (OOXML). Il est donc parfaitement compatible avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. En revanche, les fichiers LibreOffice ne sont pas complètement supporté. Vous pouvez les ouvrir, mais vous ne pouvez pas les modifier. Vous avez la possibilité de les convertir avec OnlyOffice. La situation est identique si vous avez encore de vieux fichiers Office (fichier actuel : .docx, ancien .doc). L’application crée un nouveau fichier au format qui lui convient. Toutefois, il faut rester vigilant. Il se peut que des informations (format, mise en page, etc.) soient perdues lors de la conversion.

Créer un nouveau document

Depuis l'interface web de SWITCHdrive, allez dans le dossier où vous voulez créer un document. Cliquez sur l'icône "+" en haut de la page pour ouvrir le menu. Choisissez le type de document que vous voulez créer : document, feuille de calcul ou présentation.

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Choisir l'une de ces options affichera l'interface d'OnlyOffice où vous pourrez commencer à éditer votre document.

Collaborer avec OnlyOffice

En partageant un fichier sur SWITCHdrive avec d’autres personnes, vous leur permettez aussi de le modifier avec OnlyOffice.

Plusieurs personnes peuvent travailler sur le fichier en même temps. OnlyOffice vous montre les modifications en temps réel et le nom des personnes qui travaillent sur le document.

Si vous comptez utiliser cette fonctionnalité avec vos collègues, il est impératif d’éditer les documents uniquement depuis OnlyOffice. En effet, si un membre du groupe modifie le fichier en local sur son ordinateur pendant que vous travaillez depuis un navigateur, vos modifications pourraient être perdues.

Il est possible de commenter des passages et d’activer le suivi des modifications pour mieux suivre l’évolution du document. L’application intègre aussi un chat qui vous permet de discuter avec les personnes travaillant sur le document.

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Dossier de projet

Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.

SWITCHdrive ne sera plus disponible dès le 1ᵉʳ janvier 2024. Nous ne créons donc plus de nouveau project folder.

Si vous avez besoin d'un service similaire, nous vous conseillons d'utiliser une équipe Teams. Une documentation complète est disponible ici : Gérer une équipe

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Arrêt du service SWITCHdrive

L'arrêt du service SWITCHdrive à l'UNIL est prévu pour le 30 juin 2024, nous avons donc décidé de bloquer la création de nouveaux comptes. 

Si vous avez besoin d’un service de synchronisation de données, nous vous enjoignons à utiliser OneDrive. Comme il s’agit d’un produit Microsoft, l’intégration avec la suite Office et Teams est simplifiée et fluide. OneDrive offre également une capacité de stockage importante (jusqu’à 1 To) ; les données sont stockées en Suisse et chiffrées. Si vous utilisez déjà des produits de Microsoft avec votre compte de l’université, il est probable qu’il soit déjà installé sur votre ordinateur.  

Vous trouverez toutes les informations sur la mise en place de OneDrive sur cette page. Si vous rencontrez des problèmes durant l’installation, n’hésitez pas à nous en faire part par mail à helpdesk@unil.ch ou par téléphone au 021 692 22 11.

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Télécharger des données depuis le site web

Pensez à observer la taille totale des données que vous vous apprêtez à télécharger (3). Le temps de téléchargement peut être passablement long et interrompre le processus peut causer des problèmes. Essayez de morceler le téléchargement en sélectionnant uniquement une partie des dossiers.

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