Synchronisation de fichiers (SWITCHdrive)
ATTENTION: fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus proposé par l'UNIL. Merci d'utiliser OneDrive.
Service cloud de stockage, d'échange, de partage et de synchronisation de fichiers entre plusieurs appareils (alternative à Dropbox). Vos données sont stockées dans le Cloud de SWITCH en Suisse.
Doc publique
Documentation publique du service
Fonctionnalités
Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.
Outils de gestion (accès, synchronisation)
SWITCHdrive vous permet d'accéder en tout temps à vos fichiers depuis tout type d'appareil. Pour cela, vous avez diverses solutions:
- Vous pouvez utiliser l'interface web https://drive.switch.ch pour consulter, ajouter et partager vos fichiers (pas de synchronisation).
- Vous pouvez installer un programme client directement sur l'appareil (Mac, Windows, Linux). Celui-ci se chargera de synchroniser vos fichiers.
- Vous pouvez installer une app sur vos appareils mobiles (Android, IOS) pour consulter vos fichiers (pas de synchronisation).
- Il est aussi possible d'accéder à SWITCHdrive via le protocole WebDAV par l'adresse https://drive.switch.ch/remote.php/webdav/ (pas de synchronisation). Cette fonctionnalité permet notamment de synchroniser ses références avec Zotero.
La synchronisation fonctionne selon le principe suivant: si vous modifiez ou ajoutez un fichier depuis un ordinateur, l'ajout ou la modification sera d'abord répercutée sur SWITCHdrive, puis, dans un second temps, sur tous vos appareils.
Voir Premiers pas pour savoir comment mettre en place la synchronisation.
Partage
SWITCHdrive vous permet de partager avec d'autres personnes les fichiers ou dossiers qui s'y trouvent. Les opérations de partage (autorisations, droits d'accès) s'effectuent via l'interface web https://drive.switch.ch.
Le partage peut s'effectuer avec d'autres utilisateurs de SWITCHdrive. Vous trouverez ici la liste de toutes les universités et HES suisses ayant adopté SWITCHdrive: https://cloud-id.switch.ch/organizations
Il est parfaitement possible de partager fichiers et dossiers avec une personne n'ayant pas de compte SWITCHdrive. Pour cela, il suffit simplement de générer un lien via l'interface web https://drive.switch.ch, puis de l'envoyer à la personne. Ces liens permettent tant la consultation que le dépôt de fichiers. De plus, l'accès peut être protégé par mot de passe.
Voir la page premiers pas pour savoir comment faire pratiquement.
Gestion des conflits
Lorsque SWITCHdrive est utilisé dans le cadre d'un travail d'équipe, le risque qu'un fichier se retrouve simultanément modifié par 2 personnes est réel. Ce genre de problème est nommé «conflit».
Un mécanisme est prévu pour gérer ce genre de cas de figure: si deux personnes modifient simultanément un fichier, SWITCHdrive va détecter cela et va automatiquement créer une copie du fichier. Ainsi, la première personne travaillera sur le fichier original, tandis que la seconde travaillera sur la copie. Et les deux fichiers seront enregistrés dans le système.
Ce qui n'est pas géré par SWITCHdrive, c'est la fusion des deux fichiers en un seul. Cette tâche est malheureusement dévolue à l'utilisateur.
Corbeille et historique
SWITCHdrive possède deux mécanismes permettant de conserver quelque temps des fichiers ou dossiers devenus obsolètes :
- La corbeille (Fichiers supprimés): fonctionne selon le même principe que sur tout ordinateur. Lorsqu'un fichier est supprimé dans un dossier synchronisé ou depuis l'interface web, il est automatiquement déplacé dans la corbeille de SWITCHdrive.
- L'historique (Versions): à chaque modification d'un fichier dans un dossier synchronisé ou depuis l'interface web, SWITCHdrive enregistre automatiquement une copie du fichier avant modification. Il est donc possible de restaurer un fichier dans un état antérieur.
Important :
- Aucun de ces mécanismes n'est un moyen de sauvegarde fiable. Les fichiers doivent toujours être sauvegardés via un outil spécifique (par exemple CometBackup).
- Soyez prudent avec la restauration: la restauration d'une version antérieure d'un fichier écrasera la version actuelle.
- L'espace dévolu à la corbeille et au système de gestion des versions égale 50% de votre espace restant. Donc plus votre espace SWITCHdrive est rempli, moins longtemps les fichiers seront disponibles dans la corbeille ou via le système de gestion des versions.
Espace utilisé
Chaque utilisateur SWITCHdrive dispose d'un quota de 100 Go.
Veuillez noter que :
- Le contenu de la corbeille n'est pas pris en compte dans le calcul de l'espace utilisé.
- Les anciennes versions des fichiers ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'espace utilisé.
- Les fichiers ou dossiers que d'autres utilisateurs partagent avec vous ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'espace utilisé.
- Les fichiers ou dossiers que vous partagez avec d'autres utilisateurs sont pris en compte dans le calcul de l'espace utilisé, y compris les fichiers qu'ils pourraient déposer.
Installation
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Créer un compte SWITCH edu-ID
- Commencez par vous rendre sur https://eduid.ch/
- Si vous avez déjà un compte SWITCH edu-ID, connectez-vous et passez au point n°5
- Si vous n'avez pas encore de compte SWITCH edu-ID, vous pouvez en créer un en cliquant sur Créer un compte.
- Sur la page suivante, choisissez Créer sans AAI et créez votre edu-ID et validez-le
Attention : Les comptes moraux ne sont pas autorisés à se lier avec un compte SWITCH edu-ID et ne peuvent donc pas utiliser SWITCHdrive!
- Ensuite, rendez-vous sur https://id.unil.ch/activer et liez votre compte UNIL à votre compte edu-ID existant ou nouvellement créé
- À partir de là, vous pourrez créer un compte SWITCHdrive, qui utilisera votre compte SWITCH edu-ID. Allez sur https://cloud-id.switch.ch/ et loguez-vous avec votre edu-ID.
- Ensuite, n'oubliez pas d'activer SWITCHdrive en cliquant sur Register for SWITCHdrive.
Une fois toutes ces opérations effectuées, vous pourrez utiliser le service SWITCHdrive.
En utilisant le service, vous en acceptez les conditions d'utilisation que nous vous recommandons de parcourir.
La marche à suivre est également détaillée dans la documentation de SWITCH et peut être consultée ici: https://help.switch.ch/drive/how-to-register-switchdrive/
SWITCHdrive depuis le navigateur
Une fois votre compte SWITCHdrive créé, vous pouvez accéder à votre espace avec votre navigateur web préféré à l'adresse https://drive.switch.ch/ . Depuis cette interface, vous pouvez télécharger des fichiers, accéder aux fichiers que vous aurez synchronisés, partager des dossiers ou fichiers, récupérer des fichiers dans la poubelle ou revenir à des versions précédentes de fichiers.
Installation du client
Windows
- Télécharger la dernière version du client SWITCHdrive pour Windows sur le site de SWITCH.
- Ouvrir le fichier téléchargé.
- Si vous voyez la boîte de dialogue ci-dessous, cliquez sur "oui".
- Entrer vos identifiants SWITCH Cloud ("Nom d'utilisateur"=votre adresse email @unil.ch, "Mot de passe"=votre mot de passe SWITCH Cloud) et cliquer sur "Suivant".
- Vous pouvez modifier le dossier local que SWITCHdrive utilise pour synchroniser vos données ou laisser le dossier par défaut. Ensuite, cliquer sur "Connexion".
- Cliquer sur "Terminer".
macOS
- Télécharger la dernière version du client SWITCHdrive pour Mac sur le site de SWITCH.
- Ouvrir le fichier téléchargé et suivre les instructions d'installation.
- Ouvrir 'SWITCHdrive' depuis le dossier Applications. Cliquer "ouvrir" si l'on vous demande si vous êtes sûr.
- Entrer vos identifiants SWITCH Cloud ("Nom d'utilisateur"=votre adresse email @unil.ch, "Mot de passe"=votre mot de passe SWITCH Cloud) et cliquer sur "Suivant".
- Vous pouvez modifier le dossier local que SWITCHdrive utilise pour synchroniser vos données ou laisser le dossier par défaut. Ensuite, cliquer sur "Connexion".
- Cliquer sur "Terminer".
Linux
SWITCH ne propose pas encore une version personnalisée du client SWITCHdrive pour Linux.
Il vous faut donc installer le client ownCloud de base et le configurer manuellement (il suffit de rentrer https://drive.switch.ch comme serveur). Rendez-vous sur la page suivante et suivez les instructions: https://software.opensuse.org/download/package?project=isv:ownCloud:desktop&package=owncloud-client
iOS
- Téléchargez l'app sur l'App Store d'Apple en recherchant "SWITCHdrive"
- Connectez-vous avec votre username SWITCH cloud (=votre adresse email UNIL) et votre mot de passe SWITCH cloud.
Android
- Téléchargez l'app sur le PlayStore de Google en recherchant "SWITCHdrive".
- Connectez-vous avec votre username SWITCH cloud (=votre adresse email UNIL) et votre mot de passe SWITCH cloud.
Premiers pas
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Comment synchroniser des fichiers ou dossiers ?
Attention: l'utilisation d'un système de synchronisation de données n'est pas anodine: on parle de vos données! Veuillez donc prendre connaissances de nos informations importantes.
Pour synchroniser des fichiers ou des dossiers, vous avez deux possibilités :
- La synchronisation par défaut
- Le choix du contenu à synchroniser
Ces deux configurations sont mutuellement exclusives.
La synchronisation par défaut
Si vous avez suivi le guide d'installation, vous vous trouverez dans cette configuration
Le principe est que l'ensemble des données présentes sur SWITCHdrive sont synchronisées avec le dossier «switchdrive» présent sur votre ordinateur.
Le choix du contenu à synchroniser
Dans cette configuration, vous pouvez choisir individuellement dans l'arborescence de votre ordinateur chaque dossier que vous souhaitez synchroniser. Par exemple :
- «Documents/Projets/Projet xxx»
- «Documents/Projets/Projet yyy»
- «Images/professionnel»
- ...
Vous pouvez activer cette configuration en suivant le guide de synchronisation avancée.
Comment partager des fichiers ou des dossiers ?
Le partage de fichiers ou dossiers ne peut se faire uniquement à partir de l'interface web de SWITCHdrive: https://drive.switch.ch
Selon la version du client SWITCHdrive ou ownCloud, installé, il est possible de créer et gérer vos partages depuis l'explorateur de fichier de votre OS.
Partage avec un autre utilisateur de SWITCHdrive
Vous trouverez ici la liste de toutes les universités et HES suisses ayant adopté SWITCHdrive : https://cloud-id.switch.ch/organizations
Pour partager un fichier ou un dossier, cliquez simplement sur «Partager», qui apparaît dès que vous passez avec la souris sur un fichier ou un dossier.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez chercher les personnes avec lesquelles vous souhaitez effectuer le partage en saisissant leur prénom et nom (dans cet ordre).
Pour chaque personne ajoutée, vous pouvez donner les accès différenciés suivants:
Cas du partage d'un dossier:
- «peut partager»: vous donnez le droit à la personne de repartager le dossier avec d'autres personnes.
- «peut modifier» …
- «créer»: vous donnez le droit de créer un fichier ou un dossier dans le dossier partagé.
- «mettre à jour»: vous donnez le droit de modifier un fichier ou un dossier du dossier partagé.
- «supprimer»: vous donnez le droit de supprimer un fichier ou un dossier du dossier partagé.
Cas du partage d'un fichier:
- «peut partager»: vous donnez le droit à la personne de repartager le fichier avec d'autres personnes.
- «peut modifier» …
- «mettre à jour»: vous donnez le droit de modifier le fichier.
Attention: si vous ne changez aucune autorisation, la personne aura par défaut tous les droits
Les fichiers ou dossiers que vous partagez apparaîtront dans la rubrique «Partagés avec d'autres».
Réciproquement, si une personne partage des fichiers ou dossiers avec vous, vous les retrouverez dans la rubrique «Partagés avec vous».
Partage avec un utilisateur externe ou partage par lien
Il est aussi possible de partager des fichiers ou des dossiers avec une personne n'ayant pas de compte SWITCHdrive. Le principe est de générer puis d'envoyer un lien web à la personne.
Pour partager un fichier ou un dossier, cliquez simplement sur «Partager», qui apparaît dès que vous passez avec la souris sur un fichier ou un dossier.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur «Partager par lien public».
Vous pouvez ensuite définir des restrictions pour le lien nouvellement créé.
Cas du partage d'un dossier:
- «Protéger par un mot de passe»: vous pouvez définir un mot de passe propre à ce lien, de manière que seules les personnes disposant du mot de passe puissent accéder au dossier partagé.
- «Autoriser l'ajout de fichiers par des utilisateurs non enregistrés»: grâce au lien, des personnes externes pourront déposer des fichiers dans le dossier partagé.
- «Spécifier une date d'expiration»: si vous saisissez une date, le lien deviendra invalide au-delà de cette date.
Cas du partage d'un fichier:
- «Protéger par un mot de passe»: vous pouvez définir un mot de passe propre à ce lien, de manière que seules les personnes disposant du mot de passe puissent accéder au fichier partagé.
- «Spécifier une date d'expiration»: si vous saisissez une date, le lien deviendra invalide au-delà de cette date.
Pour avertir la personne du partage effectué, vous pouvez alors lui envoyer un message contenant le lien et le mot de passe (si vous en avez défini un).
Un mail automatique contenant le lien peut aussi être envoyé en saisissant directement les adresses mail des personnes (séparées par un espace) dans le champ «Envoyer le lien par courriel» puis en cliquant sur «Envoyer». Le contenu de ce mail est en anglais et non modifiable.
Attention: si vous ne changez aucune autorisation, le lien ne sera pas protégé par mot de passe et n'expirera jamais.
Les fichiers ou dossiers que vous partagez par un lien apparaîtront dans la rubrique «Partagés par lien».
Synchronisation avancée
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Choix du contenu à synchroniser
Pourquoi choisir le contenu à synchroniser ?
Vous ne souhaitez pas que tous vos documents partagés nécessitent de se trouver dans le dossier «switchdrive». Vous préférez pouvoir choisir librement dans l'arborescence de votre ordinateur quels dossiers synchroniser. Par exemple :
- «Documents/Projets/Projet xxx»
- «Documents/Projets/Projet yyy»
- «Images/professionnel»
- ...
Important :
- Vous allez choisir dans cette marche à suivre deux dossiers à synchroniser : l'un sur votre ordinateur et l'autre sur SWITCHdrive
-
Si le dossier choisi sur votre ordinateur et le dossier choisi sur SWITCHdrive existent déjà et contiennent tous deux des documents, vous allez très certainement rencontrer des conflits
- Choisissez donc attentivement quel sera le dossier de référence (celui qui contient les données à jour) : celui se trouvant sur SWITCHdrive ou celui se trouvant sur votre ordinateur ?
- Une fois le dossier de référence choisi, l'autre dossier devra nécessairement être vide
Exemple :
- Sur SWITCHdrive, vous avez le dossier «/Projet xxx», qui contient le fichier «notes.doc»
- Sur votre ordinateur, vous avez aussi le dossier «Documents/Projet xxx», qui contient le fichier «notes.doc»
- Vous décidez que le dossier de référence est le dossier «/Projet xxx» sur SWITCHdrive, car c'est celui-ci qui est le plus à jour
- Vous renommez sur votre ordinateur le dossier «Documents/Projet xxx» en «Documents/Projet xxx ancien»
- Vous créez sur votre ordinateur un dossier «Documents/Projet xxx», qui est donc vide
- Vous pouvez donc ensuite synchroniser ces deux dossiers sans risque de conflits
- Finalement, si dans le dossier «Documents/Projet xxx ancien» sur votre ordinateur, vous aviez un ou deux documents qui étaient plus récents, vous pouvez alors les copier dans «Documents/Projet xxx»
La marche à suivre ci-dessous nécessite que vous ayez au préalable installé et configuré le client SWITCHdrive en suivant les instructions de la page Installation
- Cliquez sur l'icône SWITCHdrive qui se trouve sur la barre de menu (Mac) ou sur la barre des tâches (Windows), et dans le menu qui s'ouvre, choisissez «Paramètres...»
- Cliquez ensuite sur l'onglet «Compte», puis sur le dossier «switchdrive» et finalement sur «Supprimer».
Cette suppression de la synchronisation du dossier «switchdrive» n'entraînera aucune suppression de données. - Une fois la synchronisation du dossier «switchdrive» supprimée, vous pouvez synchroniser des dossiers existants sur votre ordinateur en cliquant sur «Ajouter un dossier».
- Vous pouvez ensuite choisir un dossier sur votre ordinateur que vous souhaitez synchroniser.
Si le dossier n'existe pas encore, vous pouvez le créer à ce moment. - Vous devez ensuite choisir un dossier sur SWITCHdrive qui sera synchronisé avec le dossier créé sur votre ordinateur.
Si le dossier n'existe pas encore sur SWITCH, vous pouvez le créer à ce moment. - Si le dossier choisi sur SWITCHdrive contient des sous-dossiers, vous avez la possibilité de choisir quels sous-dossiers seront synchronisés ou non.
Si cette fenêtre est vide, c'est qu'aucun sous-dossier n'existe. Vous pouvez simplement cliquer sur «Ajouter un dossier»
Voilà, c'est terminé !
Pour chaque dossier supplémentaire que vous souhaitez synchroniser, répétez ensuite autant de fois la deuxième étape
Revenir à la synchronisation par défaut
Cette marche à suivre permet aux personnes ayant configuré le client SWITCHdrive pour choisir le contenu à synchroniser de revenir à la synchronisation par défaut
Rappel : la synchronisation par défaut consiste à synchroniser l'ensemble du contenu de SWITCHdrive dans le dossier «switchdrive» de votre ordinateur.
- Cliquez sur l'icône SWITCHdrive qui se trouve sur la barre de menu (Mac) ou sur la barre des tâches (Windows), et dans le menu qui s'ouvre, choisissez «Paramètres...»
- Cliquez ensuite sur l'onglet «Compte», puis supprimez chaque dossier synchronisé.
Cette suppression de la synchronisation du dossier «switchdrive» n'entraînera aucune suppression de données. - Vider le contenu du dossier «switchdrive» de votre ordinateur. Il se trouve aux emplacements suivants :
- Sur Mac : /Utilisateurs/nom_utilisateur/switchdrive
- Sur Windows : C:\Utilisateurs\nom_utilisateur\switchdrive
- Sur Linux : /home/nom_utilisateur/switchdrive - Vous pouvez ensuite ajouter le dossier par défaut
- Assurez-vous de bien sélectionner «SWITCHdrive»
- Vous pouvez ensuite éventuellement choisir de ne pas synchroniser certains dossiers
Vous voilà désormais revenu à la configuration par défaut, telle qu'elle est après l'installation
Informations importantes
Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.
Compte et mot de passe SWITCH edu-ID utilisé par SWITCHdrive
Les comptes informatiques SWITCH edu-ID utilisé par SWITCHdrive et UNIL sont deux comptes différents. En voici les conséquences:
- Changer le mot de passe de son compte UNIL ne changera pas le mot de passe du compte SWITCH edu-ID utilisé par SWITCHdrive, et réciproquement.
- Votre nom d'utilisateur UNIL ne fonctionnera pas pour vous connecter à votre compte SWITCH edu-ID. Vous devez utiliser votre adresse mail (prenom.nom@unil.ch ou votre adresse email privée) comme nom d'utilisateur pour vous connecter à SWITCH edu-ID.
- Si vous avez oublié le mot de passe de votre compte SWITCH edu-ID, ou désirez le changer, vous devez vous rendre sur cette page pour le changer: https://eduid.ch/
SWITCHdrive n'est pas une solution de sauvegarde
SWITCHdrive ne peut être considéré comme une solution de sauvegarde car:
- Les dossiers et fichiers peuvent être modifiés depuis divers ordinateurs (cas de la synchronisation) ou divers utilisateurs (cas du partage).
- Bien que SWITCHdrive dispose d'une corbeille et d'un système de gestion des versions, l'espace de stockage qui leur est alloué dépend du quota: plus SWITCHdrive est rempli, moins longtemps les fichiers resteront dans la corbeille (idem pour les versions).
Une seule recommandation: sauvegardez vos dossiers et fichiers avec une vraie solution de sauvegarde: Comet Backup, Time Machine , Sauvegarder et restaurer
Ne jamais synchroniser le dossier utilisateur
Sur chaque ordinateur (Windows, Mac ou Linux), tout utilisateur possède un compte utilisateur et un dossier qui lui est associé. Voici les noms que portent généralement ces dossiers sur les différents systèmes
- Sur Mac, c'est généralement «Macintosh HD/Utilisateurs/nomutilisateur»
- Sur Windows, c'est «C:\Utilisateurs\nomutilisateur»
- Sur Linux, c'est «/home/nomutilisateur»
Dans tous les cas, il ne faut jamais synchroniser ce dossier dans son ensemble, car en plus de contenir vos données, ces dossiers contiennent de nombreux réglages propres au système (généralement dans des dossiers cachés). Si vous synchronisez ces dossiers, vous risquez de rencontrer les problèmes suivants:
- Impossibilité d'entrer dans votre compte utilisateur, donc ordinateur inutilisable.
- Corruption des e-mails / calendrier.
- Extrêmes lenteurs de la synchronisation.
En revanche, il est parfaitement possible de synchroniser tout dossier non caché se trouvant dans votre dossier personnel (Documents, Images, Videos, Bureau, etc.). Les dossiers cachés qui ne doivent jamais être synchronisés s'appellent sur Mac «Bibliothèque» ou «Library», sur Windows «appData» et sur Linux, leurs noms commencent par un «.».
Voir Premiers pas pour savoir comment faire.
Partage: droits par défaut
Attention aux droits donnés par défaut lors des partages:
- Pour les partages vers d'autres utilisateurs de SWITCHdrive, sans modification de votre part, la personne reçoit les droits complets (ajout, modification, suppression).
- Pour les partages par lien, le lien n'est pas protégé par mot de passe et n'expire jamais. De plus, il faut garder en mémoire qu'un utilisateur ayant reçu un tel lien peut le retransmettre à des tiers.
Caractères interdits
SWITCHdrive refusera de synchroniser tout fichier dont le nom contient au moins l'un des caractères suivants:
\ / : ? * " > < |
Vous pouvez voir la liste des fichiers qui n'ont pas été synchronisés dans l'onglet «Activité» du client installé sur votre ordinateur.
Données sensibles
Bien que la transmission des données entre votre ordinateur et les serveurs SWITCHdrive soit cryptée, en revanche, le stockage de ces données ne l'est pas.
Ainsi nous déconseillons tout dépôt de documents sensibles sur la plateforme SWITCHdrive (ex. documents RH, comptabilité, dossiers médicaux, ...). Les conditions d'utilisation du service donnent des précisions sur les fichiers acceptables.
Si vous souhaitez tout de même pouvoir synchroniser des données sensibles, veuillez prendre contact avec le help desk, qui pourra vous renseigner sur des méthodes vous permettant de crypter vos données avant de les synchroniser.
Performances
Il est important de noter que deux cas de figure peuvent impacter les performances de synchronisation vers SWITCHdrive ou de votre ordinateur:
- Vous synchronisez plusieurs dizaines de milliers de fichiers.
- Vous synchronisez de très gros fichiers qui sont très régulièrement modifiés.
Ces deux pratiques sont donc à éviter. En particulier, il est très fortement déconseillé de synchroniser les fichiers de machines virtuelles.
Mise à jour du logiciel client
Veuillez vous assurer que le client de synchronisation installé sur votre ordinateur soit toujours à jour. Cela vous garantira à la fois de meilleures performances et que les éventuels bugs découverts soient corrigés.
Les clients sont automatiquement mis à jour sur les systèmes Mac et Windows. Par contre, sur les systèmes Linux, la mise à jour est de la responsabilité de l'utilisateur.
Il se peut que des versions trop anciennes du client soient bloquées afin de garantir une pleine et entière compatibilité avec les versions actuelles de la plateforme (serveurs SWITCHdrive).
Besoin d'aide?
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Problèmes ou questions
En cas de problèmes ou de questions concernant le service SWITCHdrive, vous pouvez prendre contact avec le Help desk par mail (helpdesk@unil.ch) ou par téléphone (22 11).
Informations complémentaires
État du service : https://twitter.com/SWITCHdrive_op
Support et FAQ SWITCH (en anglais): https://help.switch.ch/drive/faq/
FAQ
Je n'arrive pas à me connecter
Compte et mot de passe SWITCHdrive
J'ai perdu mon mot de passe
Compte et mot de passe SWITCHdrive
Peut-on partager un fichier / dossier sans passer par l'interface web ?
Oui, sur certaines versions du client SWITCHdrive / ownCloud
Un fichier a disparu / a été effacé
- Corbeille et gestion des versions
- SWITCHdrive n'est pas une solution de sauvegarde
- Se trouvait-il dans un dossier partagé ? Dans ce cas, il n'est pas impossible qu'il ait été supprimé par une autre personne (Partage: droits par défaut)
Pourquoi un fichier dont le nom contient «_conflit_» est-il apparu ?
Un fichier refuse de se synchroniser
- Caractères interdits
- Les fichiers raccourcis ou alias (liens symboliques) ne sont pas synchronisés
La synchronisation est lente
- Si vous effectuez la première synchronisation, c'est normal
- Si vous synchronisez plusieurs dizaines de milliers de fichiers, c'est normal
- Cela peut aussi dépendre de la qualité de votre connexion Internet
Comment gérer les droits d'accès ?
Comment envoyer un document à une personne externe ?
Générez un lien vers un fichier ou un dossier (Partage)
Comment recevoir un document d'une personne externe ?
- Générez un lien vers un dossier (Partage)
- Donner l'autorisation «Autoriser l'ajout de fichier»
Comment synchroniser un dossier se trouvant hors de l'arborescence du dossier «switchdrive» ?
J'ai activé la synchronisation avancée, comment revenir à la synchronisation par défaut ?
Revenir à la synchronisation par défaut
Zotero : synchroniser ses fichiers avec SWITCHdrive
SWITCHdrive permet de synchroniser ses références PDF Zotero. Voici la documentation d'une utilisatrice avertie de Zotero : Zotero : synchroniser ses fichiers avec SWITCHdrive (Merci Manon !)
OnlyOffice
Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.
OnlyOffice est une application web open source intégrée à SWITCHdrive qui vous permet de créer et d’éditer des fichiers Microsoft Office directement depuis votre navigateur. C'est avant tout un outil de collaboration. Vous continuez à utiliser Microsoft Office installé sur votre ordinateur pour travailler au quotidien, et utilisez OnlyOffice pour les projets menés en collaboration.
Utiliser OnlyOffice
Depuis l’interface web de SWITCHdrive, ouvrir un document vous redirige automatiquement vers l’interface d’OnlyOffice.
OnlyOffice embarque toutes les fonctionnalités classiques d’une suite bureautique comme Microsoft Office, mais certaines fonctionnalités avancées ne sont pas supportées (macros VBA, manipulation de tableaux croisés dynamiques limitée à la mise en forme…).
OnlyOffice se base sur le même format de fichiers que la suite Office de Microsoft (OOXML). Il est donc parfaitement compatible avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. En revanche, les fichiers LibreOffice ne sont pas complètement supporté. Vous pouvez les ouvrir, mais vous ne pouvez pas les modifier. Vous avez la possibilité de les convertir avec OnlyOffice. La situation est identique si vous avez encore de vieux fichiers Office (fichier actuel : .docx, ancien .doc). L’application crée un nouveau fichier au format qui lui convient. Toutefois, il faut rester vigilant. Il se peut que des informations (format, mise en page, etc.) soient perdues lors de la conversion.
Créer un nouveau document
Depuis l'interface web de SWITCHdrive, allez dans le dossier où vous voulez créer un document. Cliquez sur l'icône "+" en haut de la page pour ouvrir le menu. Choisissez le type de document que vous voulez créer : document, feuille de calcul ou présentation.
Choisir l'une de ces options affichera l'interface d'OnlyOffice où vous pourrez commencer à éditer votre document.
Collaborer avec OnlyOffice
En partageant un fichier sur SWITCHdrive avec d’autres personnes, vous leur permettez aussi de le modifier avec OnlyOffice.
Plusieurs personnes peuvent travailler sur le fichier en même temps. OnlyOffice vous montre les modifications en temps réel et le nom des personnes qui travaillent sur le document.
Si vous comptez utiliser cette fonctionnalité avec vos collègues, il est impératif d’éditer les documents uniquement depuis OnlyOffice. En effet, si un membre du groupe modifie le fichier en local sur son ordinateur pendant que vous travaillez depuis un navigateur, vos modifications pourraient être perdues.
Il est possible de commenter des passages et d’activer le suivi des modifications pour mieux suivre l’évolution du document. L’application intègre aussi un chat qui vous permet de discuter avec les personnes travaillant sur le document.
Dossier de projet
Le Ci recommande de passer à OneDrive. Fin juin 2024, le service SWITCHdrive ne sera plus accessible via l'UNIL.
SWITCHdrive ne sera plus disponible dès le 1ᵉʳ janvier 2024. Nous ne créons donc plus de nouveau project folder.
Si vous avez besoin d'un service similaire, nous vous conseillons d'utiliser une équipe Teams. Une documentation complète est disponible ici : Gérer une équipe
Arrêt du service SWITCHdrive
L'arrêt du service SWITCHdrive à l'UNIL est prévu pour le 30 juin 2024, nous avons donc décidé de bloquer la création de nouveaux comptes.
Si vous avez besoin d’un service de synchronisation de données, nous vous enjoignons à utiliser OneDrive. Comme il s’agit d’un produit Microsoft, l’intégration avec la suite Office et Teams est simplifiée et fluide. OneDrive offre également une capacité de stockage importante (jusqu’à 1 To) ; les données sont stockées en Suisse et chiffrées. Si vous utilisez déjà des produits de Microsoft avec votre compte de l’université, il est probable qu’il soit déjà installé sur votre ordinateur.
Vous trouverez toutes les informations sur la mise en place de OneDrive sur cette page. Si vous rencontrez des problèmes durant l’installation, n’hésitez pas à nous en faire part par mail à helpdesk@unil.ch ou par téléphone au 021 692 22 11.
Télécharger des données depuis le site web
- Pour télécharger vos données si vous n'avez pas l'application de bureau SWITCHdrive, vous pouvez vous rendre sur le site web du service.
- Sélectionnez les dossiers que vous voulez récupérer en cliquant sur la petite case à cocher à côté de l'icône (1).
- Cliquez sur Télécharger en haut de la page (2).
Pensez à observer la taille totale des données que vous vous apprêtez à télécharger (3). Le temps de téléchargement peut être passablement long et interrompre le processus peut causer des problèmes. Essayez de morceler le téléchargement en sélectionnant uniquement une partie des dossiers.