Synchronisation de fichiers (OneDrive)

• Doc publique
• Migrer de SWITCHdrive à OneDrive
• Le service en bref
• FAQ - Migrer de SWITCHdrive à OneDrive
• Protection des données
• Installation
• Partager des fichiers et des dossiers
• Interface Web
• Synchroniser des fichiers Teams/Sharepoint
• Gestion des fichiers ou des dossiers supprimés dans OneDrive
• Gestion des versions
• Travailler hors-ligne (fonction "file on demand")
• Collaborer avec des membres de l'UNIL en tant qu'externe
• Options de synchronisation
• Public documentation
• Migrating from SWITCHdrive to OneDrive
• Data Protection
• FAQ - Migrating from SWITCHdrive to OneDrive
• Installation
• Sharing Files and Folders
• OneDrive Online - Web App
• Synchronize Teams/SharePoint Files
• File or Folder Management and Recovery in OneDrive
• Version Management in OneDrive
• Getting Started with OneDrive
• Downloading Data from the Website
• File On Demand Functionality
• Collaborate with UNIL members as an external user

Doc publique

Migrer de SWITCHdrive à OneDrive

SWITCHdrive ne sera plus disponible dès le 30 juin 2024. Cette documentation a pour but de vous accompagner pas-à-pas pour migrer vos données vers OneDrive. Si vous désirez plus d'informations sur les raisons de l'arrêt de ce service, vous pouvez consulter cet article du blog du Ci.

1. Identifier les dossiers partagés

Avant toutes choses, il vous faut identifier quels sont les dossiers partagés avec vous ainsi que les dossiers que vous avez partagés avec d'autres personnes. Pour ce faire, rendez vous sur la page web de SWITCHdrive. Sur la colonne de gauche vous devriez voir ces deux menus :

Notez bien les dossiers partagés avec vous et ceux que vous partagez avec d'autres, ce sera important pour la suite.

2. Installation de OneDrive

Si OneDrive n'est pas encore installé sur votre ordinateur, vous pouvez l'installer en suivant les instructions disponibles sur cette page.

3. Transfert de vos données

3.1 macOS

Si vous n'utilisez pas l'application de bureau de SWITCHdrive mais uniquement le site web, vous pouvez suivre les recommendations de cette page pour télécharger vos données avant des les importer vers OneDrive.

1. Ouvrez votre dossier de synchronisation SWITCHdrive
   1. Faites un clic sur l'icône SWITCHdrive dans la barre du haut et sélectionnez Ouvrir le dossier local 'SWITCHdrive'  (ou le nom du dossier choisi)
      

      

      
      
2. Ouvrez votre dossier de synchronisation OneDrive
   1. Faites un clic sur l'icône OneDrive en forme de nuage sur la barre du haut et sélectionnez Ouvrir le dossier
      

      

      
      
3. Déplacez les dossiers et fichiers à synchroniser depuis votre dossier de partage SWITCHdrive vers votre dossier OneDrive. Si vous avez beaucoup de données sur SWITCHdrive, pensez à transférer les dossiers un par un, cela peut prendre du temps et peut être problématique si le processus est interrompu.

   Transférez uniquement les dossiers que vous avez partagés avec d'autres personnes, vous pourrez recréer les partages en suivant les indications de cette page.
   Gardez une copie sur votre ordinateur des dossiers partagés avec vous au cas où et indiquez aux personnes qui les partages de recréer ces partages via OneDrive si possible.

4. Une fois les dossiers déplacés, la synchronisation commence automatiquement.

3.1.2 Problème de nom de fichiers

OneDrive sur macOS interdit l'utilisation des caractères suivants (« * : < > ? / \ |) dans les noms de fichiers et dossiers.
Nous vous invitons dès lors à utiliser notre outil de renommage :

Télécharger l'outil de renommage

Les personnes ayant déjà déplacé leurs dossiers vers OneDrive peuvent utiliser cet assistant pour corriger les problèmes de caractères présents dans leur dossier OneDrive.

Exemple de problèmes de synchronisation

3.2 Windows

Si vous n'utilisez pas l'application de bureau de SWITCHdrive mais uniquement le site web, vous pouvez suivre les recommendations de cette page pour télécharger vos données avant des les importer vers OneDrive.

1. Ouvrez votre dossier de synchronisation SWITCHdrive
   1. Faites un clic droit sur l'icône SWITCHdrive et sélectionnez Ouvrir le dossier local 'SWITCHdrive'  (ou le nom du dossier choisi)
      

      

      
      
      
2. Ouvrez votre dossier de synchronisation OneDrive
   
   1. Faites un clic droit sur l'icône OneDrive et sélectionnez Ouvrir votre dossier OneDrive - Université de Lausanne
      

      
      

      
      
      
   2. Déplacez les dossiers et fichiers à synchroniser depuis votre dossier de partage SWITCHdrive vers votre dossier OneDrive. Si vous avez beaucoup de données sur SWITCHdrive, pensez à transférer les dossiers un par un, cela peut prendre du temps et peut être problématique si le processus est interrompu.

      Transférez uniquement les dossiers que vous avez partagés avec d'autres personnes, vous pourrez recréer les partages en suivant les indications de cette page.
      Gardez une copie sur votre ordinateur des dossiers partagés avec vous au cas où et indiquez aux personnes qui les partages de recréer ces partages via OneDrive si possible.

   3. Une fois les dossiers déplacés, la synchronisation commence automatiquement.
      

4. Project Folder et Voucher

Si vous avez besoin d'un service similaire aux dossiers de projet ou cherchez à collaborer avec des externes sur OneDrive, nous vous conseillons d'utiliser une équipe Teams. En plus d’avoir plus de stockage, vous disposerez d’un espace de travail collaboratif pratique et dans lequel OneDrive s’intègre parfaitement. Une documentation complète est disponible ici : Gérer une équipe.

 Si vous rencontrez le moindre problème pour la mise en place d’une équipe Teams, n’hésitez pas à contacter le help desk.

5. Informations légales SWITCHdrive vs OneDrive

Si vous souhaitez plus d'informations sur la comparaison entre SWITCHdrive et OneDrive au niveau de la sécurité, de la protection des données ou encore du cas des données de recherches. Nous vous enjoignons à consulter cette page.

Le service en bref

Conditions d'utilisations

OneDrive est un service faisant partie d'Office 365, la solution Cloud de Microsoft. Ainsi, vous pouvez vous référer aux Conditions d'utilisations des solutions Cloud de Microsoft.

En résumé, les données de travail peuvent être stockées sur OneDrive, mais il est interdit d'y stocker des données des données sensibles. Si vous avez un doute sur l'outil à utiliser pour stocker vos données, vous pouvez vous rendre sur cette page. Vous y trouverez les stockages disponibles en fonction de votre profil.

Description du service

Le service OneDrive est une solution cloud de Microsoft qui vous permet de stocker, synchroniser et partager des fichiers. En particulier:

• synchroniser des fichiers entre plusieurs ordinateurs;
• partager des fichiers
• travailler en groupe sur des fichiers partagés.

OneDrive n'est pas une solution de sauvegarde de vos données. Pour ce type de besoin, utilisez notre service de sauvegarde des postes de travail.

OneDrive n'est pas une solution d'archivage. Ce service ne remplace pas la GED, le NAS, etc. Référez-vous aux règles de votre service, institut ou faculté.

OneDrive n'est pas une solution permettant de synchroniser l'ensemble de votre environnement de travail. Nous déconseillons plus que fortement la synchronisation de votre dossier d'utilisateur complet entre plusieurs appareils, car, outre vos données, ce dossier contient des fichiers propres au système. Les synchroniser entraînera à coup sûr des défaillances du système, rendant votre ordinateur inutilisable.

OneDrive n'est pas une solution à vie. Pour obtenir l'accès à OneDrive, il est nécessaire d'avoir un compte informatique à l'UNIL. La fermeture du compte UNIL entraîne également le retrait des accès aux solutions cloud de Microsoft et donc à OneDrive.

Outils de gestion (accès, synchronisation)

OneDrive vous permet d'accéder en tout temps à vos fichiers depuis tout type d'appareil. Pour cela, vous avez diverses solutions:

• Vous pouvez utiliser l'interface web pour consulter, ajouter et partager vos fichiers.
• Vous pouvez installer un programme client directement sur l'appareil (Mac, Windows, Linux). Celui-ci se chargera de synchroniser vos fichiers.
• Vous pouvez installer une app sur vos appareils mobiles (Android, iOS) pour consulter et télécharger des fichiers (mode hors ligne).

La synchronisation fonctionne selon le principe suivant: si vous modifiez ou ajoutez un fichier depuis un ordinateur, l'ajout ou la modification sera d'abord répercuté sur OneDrive, puis, dans un second temps, sur tous vos appareils.

Espace disponible

Un espace disponible de 100Go pour les étudiants et 1To pour les employés.

Les dossiers partagés avec vous et les dossiers synchronisés depuis Teams ou Sharepoint ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'espace utilisé.

Gestion des conflits

Lorsque OneDrive est utilisé dans le cadre d'un travail d'équipe, le risque qu'un fichier se retrouve simultanément modifié par plusieurs personnes est réel. Ce genre de problème est nommé «conflit».

Si un fichier est ouvert uniquement via des outils Microsoft (logiciels Office, Teams ou Office Online), il n'y aura pas de conflit. Les personnes qui ont ouverte le fichier pourront le modifier simultanément. La présence d'une autre personne est indiquée sur le haut de la page et dans le texte.

En revanche, si le fichier est ouvert dans un autre logiciel (par ex. LibreOffice), OneDrive ne sera pas capable de gérer la collaboration. Un mécanisme est prévu pour gérer ce genre de cas de figure: si deux personnes modifient simultanément un fichier, OneDrive va détecter cela et va automatiquement créer une copie du fichier. Ainsi, la première personne travaillera sur le fichier original, tandis que la seconde travaillera sur la copie (nommée nomDuFichier-NomDeLaMachineUtilisateur). Et les deux fichiers seront enregistrés dans le système.

FAQ - Migrer de SWITCHdrive à OneDrive

Page en construction

Pourquoi l'UNIL abandonne-t-elle SWITCHdrive au profit de OneDrive ?

L’université dispose déjà d'un contrat avec Microsoft. Celui-ci permet à la communauté UNIL d’utiliser Teams, la suite Microsoft 365 ou encore Outlook. Il s’avère que ce contrat octroie également le droit d’utiliser OneDrive. En plus d’offrir les mêmes fonctionnalités que SWITCHdrive, OneDrive permet une collaboration plus simple lors de l’utilisation des outils de Microsoft comme Word ou Teams.

L’utilisation de SWITCHdrive est également en perte de vitesse. La tendance des 12 derniers mois nous indique -10% d’utilisation alors que dans le même temps on dénombre 25% d’utilisateurs et utilisatrices de OneDrive en plus. Finalement, disposer de deux services de synchronisation de données peut créer des difficultés de collaboration au sein de la communauté UNIL.

Microsoft est bien une société basée aux États-Unis, non ? Je croyais que les données liées à l’UNIL devaient rester en Suisse.

Microsoft est bien une société américaine cependant les données que vous déposez sur OneDrive à l’UNIL sont stockées sur des serveurs basés en Suisse (un à Genève et un autre à Zürich de manière à ce que le stockage soit redondant). Ces données sont par ailleurs chiffrées et sauvegardées, ce qui n’est pas le cas sur SWITCHdrive. Pour plus d’informations, vous trouverez ci-dessous un comparatif OneDrive/SWITCHdrive en termes d’utilisation des données.

	SWITCHdrive	OneDrive
Capacité par user	100 Go	100 Go étu / 1 To PAT
Capacité collaborative	Projects folders (sur demande, 100 Go – 1To)	1 To par équipe Teams (autonomie)
Lieu de stockage	Suisse	Suisse
Informatique en nuage	Oui	Oui
Chiffrement	Non	Avec une clé UNIL
Sauvegarde	Non	Oui
Stockage longue durée (recherche, archives…)	Non	Non

La société Microsoft peut-elle accéder à mes données ?

Microsoft dispose d'une masterkey qui permet de déchiffrer les données. Cependant le contrat que l'UNIL a avec eux stipule expressément que tout accès humain aux données UNIL doit être consigné dans un journal des accès, et que cet accès doit être demandé via le for juridique suisse.

J’ai un dossier SWITCHdrive partagé avec des personnes externes à l’UNIL, que se passera-t-il ?

Dès le 30 juin 2024, vous ne pourrez plus utiliser SWITCHdrive. C’est pourquoi nous vous recommandons dans notre documentation sur la migration d’identifier les dossiers partagés en premier lieu.

Si vous êtes l’administratrice ou l’administrateur d’un dossier partagé, alors vous devrez migrer ce dernier vers OneDrive ou une autre solution de stockage de données et réattribuer les droits d’accès à vos collègues externes.

Les dossiers partagés administrés par des collègues externes à l’UNIL (p. ex. par des collègues de l’Université de Genève) ne seront plus accessibles par vous. Dès lors, le partage doit être recréé par un de ces collègues via un lien public.

J'ai un doute sur la nature de mes données de recherches (sensibles ou non) et le service que je dois utiliser pour les stocker, qui puis-je contacter pour me renseigner ?

Concernant les données de recherche en particulier, vous pouvez obtenir plus de renseignement en vous adressant au Spécialiste données de recherche (Data Steward) ou à l’ingénieure ou l’ingénieur recherche de votre faculté.

Protection des données

Pour trouver l'outil à utiliser pour stocker vos données (et notamment pour des données sensibles), vous pouvez vous rendre sur cette page. Vous y trouverez les stockages disponibles en fonction de votre profil.

Données de recherche

Les données de recherche stockées sur OneDrive / Teams pour un travail collaboratif doivent ensuite impérativement être déplacées sur des ressources institutionnelles. Elles doivent être ensuite être supprimées de OneDrive /Teams.

L'UNIL recommande l'utilisation de ressources institutionnelles fournies par la Division Calcul et Soutien à la recherche (DCSR) pour le stockage des données de recherche sur le long terme (cf. Art. 8 de la Directive 4.5).

Stockage sur serveur

La DCSR fournit un espace de stockage pour chaque responsable de projet de recherche (Principal Investigator ou PI). Le service est gratuit en deçà de 1 To par PI. La DCSR propose aussi un outil conçu pour stocker des données sensibles ou soumises à la LRH.

Demande d'ouverture d'espace de stockage

Transfert de données

La DCSR propose aussi un service si vous avez besoin d'envoyer des données/fichiers à des collaborateur·trice·s (internes ou externes) avec une limite de 4 To par envoi.

filetransfer.dcsr.unil.ch

Aide et renseignements

Si vous avez besoin d'aide ou de renseignements supplémentaires, vous pouvez contacter les personnes de soutien au sein de votre faculté :

• FBM : Cécile Lebrand, spéc. données de recherche (data steward)
• FDCA : Auriane Marmier, spéc. données de recherche (data steward) ; Hugo Hueber, ingénieur recherche
• FGSE : Zhargalma Dandarova, spéc. données de recherche (data steward)
• FTSR : Christelle Cocco, spéc. données de recherche (data steward) ; Samy Ibriz Pelaez, ingénieur recherche
• HEC : Zhargalma Dandarova, spéc. données de recherche (data steward)
• Lettres : veuillez adresser vos demandes à recherche-lettres@unil.ch
• SSP : Ellina Mourtazina, spéc. données de recherche (data steward) ; Margarita Ghoorbin, spéc. données de recherche (data steward) ; Glen Lomax, ingénieur recherche
  

Pour plus d'informations sur le stockage des données de recherche, vous pouvez vous rendre sur cette page.

Sécurité des données

	SWITCHdrive	OneDrive
Lieu de stockage	Suisse	Suisse
Chiffrement	❌	✅
Données sur instance dédiée	❌	✅
Réplication des données sur plusieurs sites	❌	✅
Stockage longue durée (recherche, archives, etc.)	❌	❌

Conditions d'utilisation

Les conditions d'utilisation de OneDrive sont les mêmes que SWITCHdrive. Pour savoir sur quel sur service stocker quelles données : https://www.unil.ch/ci/data

	SWITCHdrive	OneDrive
Données publiques	✅	✅
Données internes	✅	✅
Données inter-service	✅	✅
Données confidentielles	✅	✅
Données sensibles	❌	❌

Publique (données publiques, article, page Web…)
Interne (réservé à l’usage interne de l’université, pas disponible sur des sites Web publics).
Interne-service (idem que ci-dessus, réservé à un service ou une faculté).
Confidentiel (document de la direction, RH, Finance…)

Installation

Windows 10 et 11

Installation :

Sur Windows 10 et Windows 11, OneDrive est normalement installé par défaut. Si vous ne le trouvez pas, vous pouvez télécharger l'application ici : https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/download

Configuration :

1. Lancez l'application en cliquant sur l’icône dans votre barre des tâches
   

   
   
   

   

2. Cliquez sur le bouton Se connecter
   

   

3. Entrez votre adresse email @unil.ch.
   
4. Sur la page qui s'ouvre, entrez vos identifiants UNIL (adresse email @unil.ch et mot de passe UNIL).
   

   

5. S'il vous est demandé de vous choisir le type de compte, choisissez Professionnel ou scolaire

   

6.  Par défaut, OneDrive synchronise un dossier OneDrive-Université de Lausanne dans votre dossier utilisateur. Vous pouvez le modifier si vous le désirez. Ne jamais synchroniser un dossier utilisateur complet ou un dossier d'une autre application de synchronisation (SWITCHdrive, Dropbox, etc.)
   
   
   
7. Par défaut, les dossiers Bureau, Documents et Images sont synchronisés sur OneDrive. Vous pouvez désélectionner un dossier si vous ne souhaitez pas qu'il soit ajouté à OneDrive. Cliquez ensuite sur Continuer
   

   

    

8.  Plusieurs écrans d'explications s'affichent ensuite. Passez-les en cliquant sur Suivant

9.  L'écran final vous permet d'ouvrir votre dossier de synchronisation et de commencer à y déposer des fichiers. Si vous avez choisi de synchroniser les dossiers bureau, documents et/ou images, le chargement des données commencera immédiatement.
   

   

10. Vous pouvez vérifier que votre compte est bien configuré si l'icône OneDrive dans la barre des tâches devient bleue
    
    

    

macOS

Méthode 1 : App Store

OneDrive peut être installé depuis l'App Store d'Apple : https://apps.apple.com/ch/app/onedrive/id823766827?l=fr&mt=12

Méthode 2 : Téléchargement

1. Télécharger le fichier d'installation ici : OneDrive macOS
2. Double-cliquez sur le fichier d'installation
3. Cliquez sur Suivant

   

4. Cliquez sur Installer

   

5. Entrez le mot de passe de votre ordinateur et cliquez sur Installer le logiciel.

   

6. Une fois l'installation terminée, cliquez sur Fermer.
   
7. Lancez l'application depuis le dossier Application.

Configuration

1.  Entrez votre adresse email UNIL
   

   

2. Si cela vous est demandé, choisissez Professionnel ou scolaire
   

   

3. Vous serez ensuite redirigé vers la page de connexion de l'UNIL. Entrez votre mot de passe UNIL et cliquez sur Se connecter.

   

   
   

4. Par défaut, OneDrive synchronise un dossier OneDrive dans votre dossier utilisateur. Vous pouvez le modifier si vous le désirez. Ne jamais synchroniser un dossier utilisateur complet ou un dossier d'une autre application de synchronisation (SWITCHdrive, Dropbox, etc.)
   
   

   

   
   

   

5.  Plusieurs écrans d'explications s'affichent ensuite. Passez-les en cliquant sur Suivant

   
   

6. L'écran final vous permet d'ouvrir votre dossier de synchronisation et de commencer à y déposer des fichiers. Si vous avez choisi de synchroniser les dossiers bureau, documents et/ou images, le chargement des données commencera immédiatement.
   

   

   
   

Linux

Mise à jour mai 2024: il semblerait qu'avec l'arrivée de Gnome 46 (Ubuntu 24.04 entre autres), il existe une intégration avec Microsoft 365 et OneDrive. Vous trouverez un guide ici: https://www.omgubuntu.co.uk/2024/04/set-up-onedrive-file-access-in-ubuntu.

IMPORTANT: Veuillez utiliser le client ID suivant: 8ef61e06-9fd5-49af-9b63-6983aede4213

Il n'existe pas de client OneDrive officiel pour Linux. Nous vous conseillons d'utiliser l'interface web de OneDrive. Vous trouverez plus d'informations ici: https://wiki.unil.ch/ci/books/synchronisation-de-fichiers-onedrive/page/onedrive-online

Vous pouvez utiliser un client inofficiel en ligne de commande qui fait la synchronisation. Pour plus d'informations, lire ceci https://askubuntu.com/questions/804301/how-to-sync-onedrive-business-office-365-on-linux et le lien vers le projet en question se trouve ici https://github.com/abraunegg/onedrive/blob/master/docs/INSTALL.md

Certaines distributions de Linux semblent offrir OneDrive via leur gestionnaire de paquets, mais cette version n'est souvent pas à jour. Il est donc conseillé de suivre les instructions du repository GitHub ci-dessous!

Ubuntu 20.04

La solution la plus simple semble être https://www.insynchq.com/ Attention, c'est payant!

Rajouter le repository OneDrive dans vos sources APT :

sudo vim /etc/apt/sources.list

Rajouter la ligne suivante en fin de fichier :

deb https://download.opensuse.org/repositories/home:/npreining:/debian-ubuntu-onedrive/xUbuntu_20.04/ ./

Fermer Vim (si vous ne savez pas fermer Vim, passez à macOS ou Windows :)

Télécharger la clé pour le repo, et l'ajouter :

wget https://download.opensuse.org/repositories/home:/npreining:/debian-ubuntu-onedrive/xUbuntu_20.04/Release.key
sudo apt-key add ./Release.key

Mettre à jour APT et installer le client OneDrive:

sudo apt update
sudo apt install onedrive

Lancer le client pour le configurer :

onedrive

ce qui vous donnera ceci :

Configuring Global Azure AD Endpoints
Authorize this app visiting:

https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/authorize?client_id=xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx&scope=Files.ReadWrite%20Files.ReadWrite.all%20Sites.Read.All%20Sites.ReadWrite.All%20offline_access&response_type=code&redirect_uri=https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient

Enter the response uri: 

Il faut cliquer sur l'URL qui commence par http://login.microsoftonline.com ce qui va ouvrir navigateur (ou le copier/coller si le clic ne fonctionne pas) et vous loguer sur votre compte Microsoft M365 et vous finirez sur un page blanche. Copier/coller l'URL de cette page blanche, et coller-la dans le terminal et presser entrée :

Enter the response uri: https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient?code=[.........]

Application has been successfully authorised, however no additional command switches were provided.

Please use --help for further assistance in regards to running this application.

Lancez la synchro avec la commande ci-dessous (le switch --verbose peut-être omis ) et vos fichiers OneDrive seront synchronisés dans le répertoire ~/OneDrive :

onedrive --synchronize --verbose

Il existe une interface graphique se reposant sur cette version de OneDrive: https://github.com/bpozdena/OneDriveGUI

Téléphone mobile et tablette

iOS et iPadOS

1. Rendez-vous sur l'App Store et installez l'application OneDrive
2. Entrez votre adresse e-mail UNIL

   

3. Vous serez redirigez vers la mire de connection de l'UNIL. Entrez vos identifiants UNIL (adresse mail et mot de passe) puis cliquez sur Connexion

   
   

   

4. Vous aurez ensuite accès à votre OneDrive

   
   

   

Android

1. Rendez-vous sur le Google Play store et installez l'application Microsoft OneDrive.
2. Lancez l'application et sélectionnez Sign in
   
   
   
3. Entrez votre adresse email @unil.ch et continuez
   

   
   

4. Sélectionnez Sign in to OneDrive For Business si cela vous est demandé
   

   
   

5. Entrez votre adresse email @unil.ch ainsi que vous mot de passe UNIL et cliquer sur Sign In
   
   
   

6.  Voici l'écran final après installation

   
   
   

7.  Cliquez sur Home pour voir un aperçu de votre compte
   

Partager des fichiers et des dossiers

Avec OneDrive, vous pouvez partager des fichiers ou des dossiers avec d'autres personnes, des groupes ou via un lien. Partager des dossiers avec des personnes spécifiques vous sera utile si vous souhaitez collaborer avec des personnes ou des groupes internes ou externes à l'université de Lausanne. L'option de partage par lien est à privilégier pour des partages à un grand nombre de personnes que vous ne connaissez peut-être pas personnellement. 

Partager des dossiers ou des fichiers avec des personnes ou des groupes spécifiques

Pour donner accès à des données de votre OneDrive à une autre personne ou à un groupe, vous pouvez passer par la partie web en vous connectant à onedrive.com. Puis en cliquant sur les trois petits points (1) et "Partager" (2).

Vous pouvez également le faire directement depuis votre ordinateur :

Sur macOS en réalisant un clic droit puis "Partager":

Sur Windows, en effectuant un clic droit sur le dossier ou le fichier puis en sélectionnant "OneDrive" et "Partager" :  

Procédure de partage

Peu importe la méthode que vous utilisez pour le partage, vous devriez tomber sur une fenêtre similaire à celle ci-dessous :

1. Vous pouvez ajouter des personnes spécifiques ou des groupes avec qui partager le document.
   
2. Modifier le type d'accès des personnes en cliquant sur le petit crayon.
3. Ajouter un message qui sera envoyé aux personnes ou groupes précisés plus haut.
4. Finalement, vous pouvez cliquer sur "Toute personne disposant du lien peut modifier le contenu" pour régler plus finement le partage. Vous tomberez sur la fenêtre suivante : 

Par défaut le périmètre de partage est réglé sur "Personnes de l'université de Lausanne" uniquement, n'oubliez de modifier ce paramètre si vous souhaitez partagé un document avec des personnes externes.

1. Vous pourrez choisir ici qui peut avoir accès au document ou dossier.
2. Spécifier à nouveau si les personnes peuvent modifier ou uniquement consulter ce que vous partager.
3. Définir une date de fin pour le partage.
4. Définir un mot de passe pour y accéder
5. Finalement, n'oubliez pas de sauvegarder les changements en cliquant sur le bouton "Appliquer".

Vous reviendrez dès lors à la page précédente et pourrez cliquer sur "Envoyer" pour qu'un message avec le lien de partage soit expédié vers les personnes ou groupes spécifiés.

Partage par lien

Pour partager des éléments par lien, il vous suffit de suivre la procédure précédente en n'indiquant personne dans le champ dédié aux destinataires puis de cliquer sur le bouton "Copier le lien". Cette option est à privilégier pour des envois à un grand nombre de personnes qui pourront modifier ou afficher les fichiers que vous leur envoyer en fonction de vos réglages.

Ces derniers ne pourront cependant pas ajouter ou supprimer des fichiers dans un dossier partagé par défaut.

Partager des dossiers ou des fichiers avec des personnes externes à l'UNIL

La procédure à suivre est la même qu'indiquée ci-dessus. Vous ne pourrez pas recherche la personne dans l'annuaire, car elle ne fait pas partie de l'UNIL. Un message d'alerte vous indiquera que vous partagez des données en dehors de l'UNIL.

Limitations

Quand vous partagez des données avec des personnes externes, certaines fonctionnalités sont bloquées, car les données appartiennent à l'UNIL du point de vue de OneDrive.

Principales limitations :

• Les externes pourront uniquement modifier les fichiers Office depuis un navigateur. Il sera impossible d'ouvrir le fichier dans l'application de bureau.
• Les externes ne pourront pas ajouter les dossiers et/ou fichiers dans leur OneDrive personnel avec l'option "Synchroniser" ou l'option "Ajouter un raccourci à Mes fichiers".
• Les dossiers et fichiers partagés n'apparaîtront pas dans l'onglet "Partagé avec moi" dans le compte OneDrive d'un externe.

Si les personnes externes avec qui vous travaillez veulent pouvoir utiliser ces fonctionnalités, vous devez utiliser une équipe Teams :

• Créer une équipe Teams
• Ajouter des personnes externes à une équipe Teams

Si une personne d'une autre institution partage des données avec vous depuis son OneDrive, les limitations seront les mêmes.

Création et partage d'une boîte de dépôt

Dans certains cas, il est intéressant de créer et partager une boîte de dépôt, soit un dossier dans lequel des personnes peuvent y déposer des fichiers, mais sans voir le contenu dudit dossier.

1. Créez un dossier qui fera office de boîte de dépôt
   
   

   
   
   

   
   
   

2. Sélectionnez le dossier, et choisissez ensuite dans le menu du haut Demander des fichiers
   
   
   
   

3. Entrez en bref descriptif. Celui-ci sera visible aux personnes à qui vous allez partager ce dossier
   
   
   
   

4. Choisissez ensuite comment partager ce dossier. Vous pouvez soit copier le lien et l'envoyer par vos propres moyens, soit faire un partage par email
   
   

   
   

   
   

5. Choisissez OK pour finaliser la création du dossier
   

Ajouter/enlever la propriété d'un dossier partagé

1. Cliquez sur les trois points (1) du fichier ou du dossier que vous voulez partager et sélectionnez Gérer l'accès dans le menu (2).

   
   

2. Cliquez sur les "..." (1) puis "Paramètres avancés" (2).
   

   
   

3. Sélectionnez le nouveau/ancien propriétaire (1) et cliquez sur "Modifier les permissions" (2).
   
   
4. Cochez/décochez "Contrôle total" en haut de la liste des autorisations.

Comment retrouver les éléments partagés ?

Vous pouvez retrouver les fichiers partagés avec vous (2) et les fichiers partagés par vous (3), dans l'onglet Partagés de la version web de OneDrive.

Les fichiers et les dossiers qui sont partagés avec vous ne s'affichent pas automatiquement dans votre dossier OneDrive. Pour les ajouter :

1. Rendez-vous sur la page Partagé avec vous

2. Une fois le fichier ou le dossier que vous voulez ajouter à votre dossier OneDrive sélectionné, cliquez sur Ajouter un raccourci à Mes fichiers dans la barre du haut (1) ou en cliquant sur les trois petits points (2).
   

   

3. Vous pourrez voir le dossier dans votre dossier OneDrive (1). Vous pouvez voir la différence avec un dossier partagé par vous (2 et 3) ou encore d'un dossier dont vous seul disposez des accès (4). Les dossiers et fichiers ajoutés à "Mes fichiers" sont aussi synchronisés dans votre dossier OneDrive si vous avez installé le client sur votre ordinateur.
   

   

Changer la langue du lien partagé

Si vous souhaitez partagé du contenu dans une langue différente que la langue par défaut:

1. Connectez-vous à https://unils-my.sharepoint.com/ et cliquez sur la roue crantée en haut à droite
   
   

   

2. Cliquer sur Paramètres de votre espace OneDrive
   
   
   
3. Dans le menu de gauche, sélectionnez Autres paramètres
   
   

   

4. Sélectionnez Paramètres de langue
   
   

   

   
   
5. Sur la page suivante, activer le bouton Activer la traduction en plusieurs langue
   
   

   

   
   
6. Ajouter la ou les langues souhaitées (par exemple l'anglais)
   
   

   

   
   
7. Enfin, n'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.

    

   

Interface Web

Accès

1. Depuis un navigateur, allez sur https://unils-my.sharepoint.com

2. Connectez-vous avec vos identifiants UNIL

Vérifier le stockage

Vous pouvez consulter l'espace que vous utilisez en bas à gauche de cette même page.

Synchroniser des fichiers Teams/Sharepoint

Comme l'UNIL a un abonnement Microsoft 365 professionnel, vous pouvez synchroniser vos fichiers Microsoft SharePoint et Teams avec un dossier sur votre ordinateur. Cela vous permet de travailler directement dans l’Explorateur de fichiers et d’accéder aux fichiers, même en mode hors connexion. Lorsque vous vous connectez de nouveau, les modifications apportées à ces fichiers sont automatiquement synchronisées.

Pour synchroniser vos fichiers Teams

Vous pouvez ajouter le dossier "Fichiers" d'un channel d'une équipe Teams, mais pas tous les fichiers d'une équipe.

1. Prérequis : Configurez OneDrive sur votre ordinateur
2. Sélectionnez le channel dans l'équipe (1-2). Ouvrez l'onglet "Fichiers" et cliquez sur "Sync".

   
   

3.  Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez les dossiers que vous voulez synchroniser. Cliquez sur Start sync.

   
   
   
   

4. Vous trouverez ensuite le dossier synchronisé dans un dossier nommé "Université de Lausanne" dans votre dossier utilisateur. Un nouvel onglet sera aussi ajouté sur la gauche de votre fenêtre de l'explorateur de fichier Windows ou de votre fenêtre de finder sur macOS.

   

   
   

   

Modifier ou supprimer la synchronisation

Vous pouvez modifier la liste des dossiers que vous voulez synchroniser avec votre compte OneDrive. Pour ce faire, ouvrez les préférences du logiciel et cliquez sur l'onglet Compte.

Windows

macOS

Gestion des fichiers ou des dossiers supprimés dans OneDrive

Si vous supprimez un dossier ou un fichier dans votre dossier OneDrive, vous pourrez probablement le récupérer depuis la corbeille OneDrive. La corbeille est uniquement disponible sur la version web de OneDrive

Accès à la corbeille :

1. Connectez-vous à https://unils-my.sharepoint.com/

2. Sur le menu à gauche, sélectionnez Corbeille

   

3. Vous aurez accès à la liste des dossiers et des fichiers qui ont été supprimés depuis votre dossier OneDrive.

   

4. Si vous ne trouvez pas les fichiers que vous cherchez, ils peuvent se trouver dans la corbeille secondaire. Pour y accéder, cliquez sur le lien à la fin de la liste des fichiers de la corbeille.

   

Restaurer des données :

Dans la corbeille, sélectionnez les fichiers et/ou les dossiers à restaurer. Une coche bleue apparait à gauche des données sélectionnées (1). Cliquez ensuite sur Restaurer (2). Les données seront placées à leur emplacement d'origine (3).

Supprimer définitivement des données :

Dans la corbeille, sélectionnez les fichiers et/ou les dossiers à restaurer. Une coche bleue apparait à gauche des données sélectionnées (1). Cliquez ensuite sur Supprimer (2).

 

 

Gestion des versions

OneDrive intègre un système de gestion des versions. Avec l’historique des versions, vous pouvez voir et restaurer d’anciennes versions de vos fichiers stockés dans OneDrive.

Il n'est pas possible de restaurer des dossiers complets.

Historique de versions depuis une application Office 365 :

1. Ouvrez le fichier avec une application de bureau (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Dans la marche à suivre ci-dessous, nous utilisons Word comme exemple.
2. En haut de la page, cliquez sur le nom du document (1). La dernière modification y est indiquée. Ensuite, cliquez sur Historique des versions (2).

   

3. Dans l'onglet sur la droite, cliquez sur la version que vous voulez afficher. Il sera ouvert dans une nouvelle fenêtre de l'application.

   

4. Dans cette nouvelle fenêtre, vous pouvez voir la version (1). Si nécessaire, vous pouvez comparer les deux versions (2). Si la version convient, vous pouvez la restaurer (3) à la place de la version actuelle.

   

Restaurer une version depuis l'application OneDrive :

la marche à suivre est la même sur Windows que sur macOS

1. Faites un clic droit sur le fichier et cliquez sur Historique des versions.
   

   

2. Dans la fenêtre qui s'est ouvert, choisissiez la version et cliquez sur les trois points (1). Vous pouvez restaurer directement la version (2) ou la télécharger (3).

   

Restaurer une version depuis OneDrive Online :

1. Cliquez sur les trois points sur la ligne du fichier concerné. Dans le menu, sélectionnez Historique des versions.
   

   

2. Dans le menu qui s'est ouvert à droite, cliquez sur les trois points (1) de la version que vous voulez afficher. Dans le menu contextuel, vous avez le choix entre restaurer (2) directement la version ou ouvrir le fichier (3).

   

3. S'il s'agit d'un fichier d'un logiciel Office, vous pourrez voir la version (1). Si nécessaire, vous pourrez comparer les deux versions (2) et , si la version convient, la restaurer (3) à la place de la version actuelle.

   

Modifier les paramètres par défaut de l'historique de versions

Le centre informatique recommande de laisser les paramètres par défaut et de les modifier que si vous avez un besoin particulier

1. Connectez-vous à votre espace OneDrive sur https://office.com
2. Allez sur votre espace OneDrive en cliquant sur le points en haut à gauche et en choisissant OneDrive
   
   

   

   
   
3. Allez sur Paramètres et choisissez Paramètres de votre espace OneDrive
   
   
   

   
   

4. Sélectionnez Autres paramètres et ensuite Revenir à l'ancienne page des paramètres des sites
   
   

   

5. Sélectionnez Bibliothèques et listes du site
   
   

   

   
   
6. Cliquez sur Personnaliser "Documents"
   
   

   

   
   
7. Sélectionnez Paramètres de contrôle de version
   
   
   

    

8. Et là, il y a des paramètres que vous pouvez modifier, par exemple le nombre de versions à conserver (minimum 100!) ou que les anciennes versions soient supprimées après un certain temps
   
   

   

   
   

Travailler hors-ligne (fonction "file on demand")

Maintenant, par défaut, la fonction "File on Demand" est activée. Cela signifie que les données sont téléchargées qu'au moment où l'on tente d'y accéder. Cela peut-être problématique si on est déconnecté du réseau et on souhaite accéder à nos fichiers "offline", qui seront alors inaccessibles ou pas à jour. Il est donc possible de changer ce paramètre afin que tous les fichiers soient toujours téléchargés depuis le serveur, ce qui signifie en pratique que tous les fichiers OneDrive qui se trouvent dans le dossier OneDrive sur votre ordinateur sont régulièrement mis à jour depuis le serveur et sont donc accessibles hors-ligne.

macOS

Il y a deux moyens de le faire. Depuis le Finder:

Ou dans les préférences de l'app OneDrive:

Windows

1. Cliquer sur l'icône OneDrive en bas à droite, et choisir Aide et paramètres
   
   

   

   
   
2. Dans Synchronisation et sauvegarde, cliquer sur Paramètres avancés et cliquer sur Télécharger tous les fichiers
   
   

   

   
   

Collaborer avec des membres de l'UNIL en tant qu'externe

Sans compte invité

Si vous n'avez pas de compte invité, vous pourrez avoir accès aux données partagées uniquement depuis le web.

Partage d'un seul fichier

Si c'est un fichier Office, le fichier sera automatiquement ouvert dans Office Online (Word Online, Excel Online, etc.). Vous pourrez modifier le fichier et travailler en collaboration avec la personne qui vous a transmis le fichier. Si vous téléchargez le fichier, vous pourrez l'éditer dans l'application Office de votre ordinateur, mais vous ne pourrez pas collaborer en direct avec la personne qui vous l'a transmis.

Si le format de fichier ne permet pas d'édition en ligne, vous n'aurez pas d'autre choix que de le télécharger.

Partage d'un dossier

Par défaut, vous pourrez :

1. Télécharger les données sur votre périphérique
2. Charger des données dans le dossier
3. Ouvrir les fichiers Office dans Office Online

Avec compte invité

Lorsque vous êtes invité dans une équipe Teams à l'Université de Lausanne, vous devez créer un compte invité. Vous aurez alors la possibilité d'ouvrir les fichiers partagés dans les applications Office sur votre ordinateur.

Si vous faites partie d'une organisation qui utilise aussi Office 365 et que avez utilisé votre adresse professionnelle pour créer le compte invité, vous aurez aussi accès aux fonctionnalités de partage d'entreprise (B2B Sharing) :

• Synchroniser des données partagées depuis OneDrive sur votre ordinateur
• Synchroniser des données d'équipes Teams de l'Université de Lausanne sur votre ordinateur

Synchroniser des données partagées depuis OneDrive

Prérequis : Vous devez installer et paramétrer OneDrive sur votre ordinateur avec le compte de votre organisation. Pour ce faire, référez-vous à la documentation de votre service informatique.

Il est possible que cette option ne soit pas disponible. Des paramètres de votre ogranisation peuvent bloquer cette fonctionnalité. S'il n'est pas possible de paramétrer la synchronisation, le bouton "Synchroniser" ne sera pas visible.

L'option "Ajouter un raccourci à Mes fichiers" ne fonctionne pas si le partage vient d'une autre organisation. C'est un bug du côté de Microsoft.

1. Ouvrez le lien de partage et cliquez sur le bouton "Synchroniser"
   

   

   
   
2. Dans la fenêtre suivante, vous choisissez les données que vous voulez synchroniser, puis validez.

   
   
   

3. Dans votre explorateur de fichier ou votre Finder, un dossier "Université de Lausanne" apparaitra. Les données que vous choisissez de synchroniser venant de personnes de l'UNIL seront ajoutées à ce dossier.
   
   

Synchroniser des données partagées depuis Teams

1. Dans Teams, cliquez sur le portrait en haut à droit de l'application (1). Si vous avez été invité dans une équipe Teams de l'UNIL, vous devriez voir "Université de Lausanne" dans le menu (2). Ce bouton vous permet de passer au Teams de l'UNIL.
2. Pour synchroniser les données de l'équipe dans votre OneDrive, suivez la marche à suivre sur cette page.
3. Une fois la synchronisation paramétrée, un dossier "Université de Lausanne" sera visible dans votre explorateur de fichier ou votre Finder.
   

   

   
   
   

Options de synchronisation

Retirer des dossiers de la synchronisation

Windows

1. Cliquer sur l'icône OneDrive en bas à droite, et choisir Aide et paramètres.
   
   

2. Dans l'onglet Compte (1), cliquez sur Choisir des dossiers (2)
   
   
   

3. Dans la fenêtre, vous pouvez sélectionner les dossiers que vous ne voulez pas synchroniser sur votre ordinateur. Il est possible de décocher un dossier complet à la racine de votre dossier OneDrive (1) ou des dossiers précis dans l'arborescence (2).
   

   

macOS

1. Cliquer sur l'icône OneDrive en haut à droite (1) puis sur la roue crantée (2).
   
   

   

   
   
2. Cliquez sur Préférences (1).
   
   

   
   

3. Dans l'onglet Compte (1), cliquez sur Choisir des dossiers (2)
   
   

   

4. Dans la fenêtre, vous pouvez sélectionner les dossiers que vous ne voulez pas synchroniser sur votre ordinateur. Il est possible de décocher un dossier complet à la racine de votre dossier OneDrive (1) ou des dossiers précis dans l'arborescence (2).
   
   

   

   
   

    

Option Backup

Si vous avez activé l'option Backup permettant de synchroniser les dossiers Bureau, Documents et/ou images, ces dossiers ne peuvent pas être supprimés de la synchronisation, car ils sont liés au système. La case de ses dossiers sera grisée.

L'Unil ne recommande pas d'utiliser l'option Backup pour synchroniser les dossiers systèmes, mais plutôt d'avoir un dossier synchronisé, pour des raisons d'utilisation d'espace de stockage, de clarté quand à quelles données sont synchronisées, et de stabilité système.

Public documentation

Migrating from SWITCHdrive to OneDrive

SWITCHdrive will no longer be available at UNIL after June 30, 2024. This documentation aims to guide you step-by-step in migrating your data to OneDrive. If you desire more information on the reasons for discontinuation of this service, you can refer to this article (in french) on the Ci blog.

SWITCHdrive will no longer be available at UNIL. A large number of institutions continue to use it.

1. Identify Shared Folders

First and foremost, you need to identify which folders are shared with you and which folders you have shared with others. To do this, visit the SWITCHdrive web page. On the left column, you should see these two menus:

Take note of the folders shared with you and those you share with others; this will be important for the subsequent steps.

2. Install OneDrive

If OneDrive is not yet installed on your computer, you can install it by following the instructions available on this page.

3. Transfer Your Data

3.1 macOS

If you are not using the SWITCHdrive desktop application but only the website, you can follow the recommendations on this page to download your data before importing it into OneDrive.

1. Open your SWITCHdrive synchronization folder
   1. Click on the SWITCHdrive icon in the top bar and select Open the local 'SWITCHdrive' folder (or the chosen folder name).
      
      
      
2. Open your OneDrive synchronization folder
   1. Click on the cloud-shaped OneDrive icon in the top bar and select Open Folder.
      

      
      
      

3. Move the folders and files to synchronize from your SWITCHdrive sharing folder to your OneDrive folder. If you have a substantial amount of data on SWITCHdrive, consider transferring folders one by one; this may take time and could be problematic if the process is interrupted.

   Transfer only the folders you have shared with others; you can recreate the shares by following the instructions on this page.
   Keep a copy of the folders shared with you on your computer, and inform those who share them to recreate these shares via OneDrive if possible.

4. Once the folders are moved, synchronization starts automatically.

3.1.2 Filename Issues

OneDrive on macOS prohibits the use of the following characters (« * : < > ? / \ |) in file and folder names. Therefore, we recommend using our renaming tool:

Download the renaming tool

Those who have already moved their folders to OneDrive can use this assistant to correct character issues in their OneDrive folder.

Example of synchronization issues

3.2 Windows

If you are not using the SWITCHdrive desktop application but only the website, you can follow the recommendations on this page to download your data before importing it into OneDrive.

1. Open your SWITCHdrive synchronization folder
   1. Right-click on the SWITCHdrive icon and select Open the local 'SWITCHdrive' folder (or the chosen folder name)
      
      

      
      
      
      

2. Open your OneDrive synchronization folder

   1. Right-click on the OneDrive icon and select Open your OneDrive folder - University of Lausanne
      
      
      
      

   2. Move the folders and files to synchronize from your SWITCHdrive sharing folder to your OneDrive folder. If you have a substantial amount of data on SWITCHdrive, consider transferring folders one by one; this may take time and could be problematic if the process is interrupted.

      Transfer only the folders you have shared with others; you can recreate the shares by following the instructions on this page.
      Keep a copy of the folders shared with you on your computer, and inform those who share them to recreate these shares via OneDrive if possible. 

   3. Once the folders are moved, synchronization starts automatically.

4. Project Folder and Voucher

If you need a service similar to project folders or seek to collaborate with external parties on OneDrive, we recommend using a Teams workspace. In addition to having more storage, you will have a practical collaborative workspace seamlessly integrated with OneDrive. Comprehensive documentation is available here: Manage a Team (in french).

If you encounter any issues setting up a Teams workspace, feel free to contact the help desk.

5. Legal Information: SWITCHdrive vs OneDrive

For more information on the comparison between SWITCHdrive and OneDrive regarding security, data protection, and research data cases, please consult this page.

Data Protection

Data Security

	SWITCHdrive	OneDrive
Storage Location	Switzerland	Switzerland
Encryption	❌	✅
Dedicated Instance data storage	❌	✅
Data replication across multiple sites	❌	✅
Long-Term Storage (research, archives, etc.)	❌	❌

Conditions of Use

The conditions of use for OneDrive are the same as those for SWITCHdrive. To know where to store which data : https://www.unil.ch/ci/data

	SWITCHdrive	OneDrive
Public Data	✅	✅
Internal Data	✅	✅
Inter-Service Data	✅	✅
Confidential Data	✅	✅
Sensitive Data	❌	❌

Public (public data, article, webpage, etc.)
Internal (reserved for internal university use, not available on public websites)
Inter-Service (same as above, reserved for a specific department or faculty)
Confidential (document from management, HR, Finance, etc.)

Research Data

Research data stored on OneDrive/Teams for collaborative work must be subsequently moved to institutional resources. It must then be deleted from OneDrive/Teams.

UNIL recommends the use of institutional resources provided by the Division of Computing and Research Support (DCSR) for long-term storage of research data (see Article 8 of Directive 4.5 (in french)).

Server Storage

DCSR provides storage for each Principal Investigator (PI) in research projects. The service is free for storage up to 1 TB per PI.

Research Resource Request

Data transfer

DCSR also offers a service if you need to send data to external collaborators.

File Transfer

Help and Information

If you need assistance or additional information, you can contact the support personnel within your faculty:

• FBM: Cécile Lebrand, Research Data Specialist (data steward)
• FDCA: Auriane Marmier, Research Data Specialist (data steward); Hugo Hueber, Research Engineer
• FGSE: Zhargalma Dandarova, Research Data Specialist (data steward)
• FTSR: Christelle Cocco, Research Data Specialist (data steward); Samy Ibriz Pelaez, Research Engineer
• HEC: Zhargalma Dandarova, Research Data Specialist (data steward)
• Letters: Please address your requests to recherche-lettres@unil.ch
• SSP: Ellina Mourtazina, Research Data Specialist (data steward); Glen Lomax, Research Engineer; in case of no response, please address your requests to Laurent Gregoire.

For more information on research data storage, you can visit this page.

FAQ - Migrating from SWITCHdrive to OneDrive

Page under construction

Why is UNIL abandoning SWITCHdrive in favor of OneDrive?

The university already has a contract with Microsoft, allowing the UNIL community to use Teams, Microsoft 365 suite, and Outlook. This contract also grants the right to use OneDrive. In addition to offering the same features as SWITCHdrive, OneDrive facilitates easier collaboration when using Microsoft tools like Word or Teams.

The use of SWITCHdrive is also declining. The trend of the last 12 months indicates a -10% usage, while at the same time there is a 25% increase in OneDrive users. Ultimately, having two data synchronization services can create collaboration difficulties within the UNIL community.

Isn't Microsoft a company based in the United States? I thought UNIL-related data had to stay in Switzerland.

While Microsoft is indeed a U.S. company, the data you deposit on OneDrive at UNIL is stored on servers based in Switzerland (one in Geneva and another in Zurich for redundancy). This data is also encrypted and backed up, which is not the case with SWITCHdrive. For more information, you can find a comparison of OneDrive/SWITCHdrive in terms of data usage below.

	SWITCHdrive	OneDrive
User Capacity	100 GB	1 TB
Collaborative Capacity	Projects folders (on request, 100 GB – 1 TB)	1 TB per Teams team (independently)
Storage Location	Switzerland	Switzerland
Cloud Computing	Yes	Yes
Encryption	No	With a UNIL key
Backup	No	Yes
Long-Term Storage (research, archives...)	No	No

Can Microsoft access my data?

Microsoft has a master key that can decrypt the data. However, the contract UNIL has with them expressly states that any human access to UNIL data must be logged in an access journal, and this access must be requested through the Swiss legal system.

I have a SWITCHdrive folder shared with people outside UNIL; what will happen?

As of June 30, 2024, you will no longer be able to use SWITCHdrive. That's why we recommend identifying shared folders in our migration documentation.

If you are the administrator of a shared folder, you will need to migrate it to OneDrive or another data storage solution and reassign access rights to your external colleagues (see the procedure below).

Folders shared by colleagues external to UNIL (e.g., colleagues from the University of Geneva) will no longer be accessible by you. Therefore, the sharing must be recreated by one of these colleagues via a public link.

I am unsure about the nature of my research data (sensitive or not) and the service to use for storage; who can I contact for information?

Regarding research data in particular, you can get more information by contacting the Research Data Specialist (Data Steward) or the research engineer in your faculty.

Installation

Windows 10 and 11

Installation:

On Windows 10 and Windows 11, OneDrive is usually installed by default. If you can't find it, you can download the application here: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/download.

Configuration:

1. Launch the application by clicking on the icon in your taskbar
   
   
   

   

2. Click on the Sign In button
   

   

3. Enter your @unil.ch email address.
   

4. On the page that opens, enter your UNIL credentials (email address @unil.ch and UNIL password).
   

   

5. If asked to choose the account type, select Work or school.
   

   

6. By default, OneDrive syncs a OneDrive-Université de Lausanne folder in your user folder. You can modify it if you wish. Never sync an entire user folder or a folder from another synchronization application (SWITCHdrive, Dropbox, etc.).
   
   
   

7. By default, the folders Desktop, Documents, and Pictures are synced to OneDrive. You can deselect a folder if you do not want it to be added to OneDrive. Then click Continue.
   

   

8. Several explanation screens will appear. Skip them by clicking Next.
   

9. The final screen allows you to open your synchronization folder and start depositing files. If you chose to sync the Desktop, Documents, and/or Pictures folders, the data loading will start immediately.
   

   

10. You can check that your account is configured correctly if the OneDrive icon in the taskbar turns blue.
    
    

    

macOS

Method 1: App Store

OneDrive can be installed from the Apple App Store: https://apps.apple.com/ch/app/onedrive/id823766827?l=fr&mt=12

Method 2: Download

1. Download the installation file here: OneDrive macOS
2. Double-click on the installation file.
3. Click Next
   

   

4. Click Install
   

   

5. Enter your computer password and click Install Software
   

   

6. Once the installation is complete, click Close
   
7. Launch the application from the Applications folder.

Configuration

1. Enter your UNIL email address
   

   

2. If asked, choose Work or school
   

   

3. You will then be redirected to the UNIL login page. Enter your UNIL password and click Sign In.
   

   

4. By default, OneDrive syncs a OneDrive folder in your user folder. You can modify it if you wish. Never sync an entire user folder or a folder from another synchronization application (SWITCHdrive, Dropbox, etc.).
   

   

   
   

   

5. Several explanation screens will appear. Skip them by clicking Next
6. The final screen allows you to open your synchronization folder and start depositing files. If you chose to sync the Desktop, Documents, and/or Pictures folders, the data loading will start immediately.
   
   

Linux

There is no official OneDrive client for Linux. It is recommended to use the OneDrive web interface.

You can use an unofficial command-line client for synchronization. For more information, read this https://askubuntu.com/questions/804301/how-to-sync-onedrive-business-office-365-on-linux, and the link to the project can be found here https://github.com/abraunegg/onedrive/blob/master/docs/INSTALL.md

Some Linux distributions seem to offer OneDrive through their package manager, but this version is often not up-to-date. It is advisable to follow the instructions in the GitHub repository below!

Ubuntu 20.04

The simplest solution seems to be Insync, but it is a paid service!

Add the OneDrive repository to your APT sources:

sudo vim /etc/apt/sources.list

Add the following line at the end of the file:

deb https://download.opensuse.org/repositories/home:/npreining:/debian-ubuntu-onedrive/xUbuntu_20.04/ ./

Close Vim (if you don't know how to close Vim, switch to macOS or Windows :))

Download the key for the repo and add it:

wget https://download.opensuse.org/repositories/home:/npreining:/debian-ubuntu-onedrive/xUbuntu_20.04/Release.key
sudo apt-key add ./Release.key

sudo apt update
sudo apt install onedrive

Launch the client to configure it:

onedrive

This will give you:

Configuring Global Azure AD Endpoints
Authorize this app visiting:

https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/authorize?client_id=xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx&scope=Files.ReadWrite%20Files.ReadWrite.all%20Sites.Read.All%20Sites.ReadWrite.All%20offline_access&response_type=code&redirect_uri=https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient

Enter the response uri

Click on the URL starting with http://login.microsoftonline.com. This will open your browser (or copy/paste it if clicking doesn't work) and log you into your Microsoft M365 account, leading you to a blank page. Copy/paste the URL of this blank page into the terminal and press Enter:

Enter the response uri: https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/nativeclient?code=[.........]

The application has been successfully authorized; however, no additional command switches were provided.

Please use --help for further assistance regarding running this application.

Start syncing with the following command (the --verbose switch can be omitted), and your OneDrive files will be synchronized to the ~/OneDrive directory:

onedrive --synchronize --verbose

There is a graphical interface based on this OneDrive version called OneDriveGUI: https://github.com/bpozdena/OneDriveGUI

Mobile Phone and Tablet

iOS and iPadOS

Android

Sharing Files and Folders

With OneDrive, you can share files or folders with other people, groups, or via a link. Sharing folders with specific individuals is useful for collaboration with internal or external individuals or groups at the University of Lausanne. The option to share via a link is preferable for sharing with a large number of people whom you may not personally know.

Sharing Folders or Files with Specific Individuals or Groups

To grant access to your OneDrive data to another person or group, you can use the web interface by logging in to onedrive.com. Then click on the three dots (1) and "Share" (2).

You can also do this directly from your computer:

On macOS, right-click and choose "Share":

On Windows, right-click on the folder or file, then select "OneDrive" and "Share":

Sharing Procedure

Regardless of the method you use for sharing, you should encounter a window similar to the one below:

1. You can add specific people or groups with whom to share the document.
2. Modify the access type of individuals by clicking on the small pencil.
3. Add a message that will be sent to the specified people or groups.
4. Finally, you can click on "Anyone with the link can edit the content" to fine-tune the sharing. You will see the following window:

By default, the sharing scope is set to "People at the University of Lausanne" only; don't forget to change this setting if you want to share a document with external people.

1. Choose who can access the document or folder.
2. Specify again whether people can edit or only view what you are sharing.
3. Set an end date for sharing.
4. Set a password to access it.
5. Finally, remember to save the changes by clicking the "Apply" button.

You will then return to the previous page and can click "Send" to send a message with the sharing link to the specified people or groups.

Sharing folders or files with people outside UNIL

The procedure to follow is the same as indicated above. You won't be able to search for the person in the directory because they are not part of UNIL. A warning message will indicate that you are sharing data outside UNIL.

Limitations

When you share data with external individuals, certain features are restricted because the data belongs to UNIL from OneDrive's perspective.

Key limitations:

• Externals will only be able to edit Office files from a browser. It will be impossible to open the file in the desktop application.
• Externals will not be able to add folders and/or files to their personal OneDrive using the "Sync" or "Add a shortcut to My Files" option.
• Shared folders and files will not appear in the "Shared with me" tab in an external's OneDrive account.

If the person you are working with want to use these features, you must use a team in Microsoft Teams:

• Créer une équipe Teams
• Ajouter des personnes externes à une équipe Teams

If someone from another institution shares data with you from their OneDrive, the limitations will be the same.

Sharing via Link

To share items via a link, simply follow the previous procedure without specifying anyone in the recipient field and click the "Copy link" button. This option is preferred for sending to a large number of people who can modify or view the files you send them based on your settings.

However, they cannot add or delete files in a shared folder by default.

Adding/Removing Ownership of a Shared Folder

1. Click on the three dots (1) of the file or folder you want to share and select "Manage access" in the menu (2).

2. Click on "..." (1) and then "Advanced settings" (2).

3. Select the new/old owner (1) and click on "Edit permissions" (2).
   
4. Check/uncheck "Full control" at the top of the permissions list.
   
   

   

How to Find Shared Items

You can find files shared with you (2) and files shared by you (3) in the Shared tab of the web version of OneDrive.

Files and folders shared with you do not automatically appear in your OneDrive folder. To add them:

1. Go to the Shared with you page.
2. Once the file or folder you want to add to your OneDrive folder is selected, click on Add shortcut to My files in the top bar (1) or by clicking on the three dots (2).
   

   

3. You can see the folder in your OneDrive folder (1). You can distinguish it from a folder shared by you (2 and 3) or a folder to which only you have access (4). Folders and files added to "My files" are also synchronized in your OneDrive folder if you have installed the client on your computer.
   

   

OneDrive Online - Web App

Web app

1. Open a browser and go to https://unils-my.sharepoint.com
2. Log in using your UNIL credentials

Synchronize Teams/SharePoint Files

As the UNIL has a Microsoft 365 Business subscription, you can sync your Microsoft SharePoint and Teams files with a folder on your computer. This allows you to work directly in File Explorer and access files, even in offline mode. When you reconnect, changes made to these files are automatically synchronized.

To sync your Teams files

1. Prerequisites: Set up OneDrive on your computer.

2. Select the channel in the Teams (1-2). Open the "Files" tab and click "Sync."

   
   
   

3. In the window that opens, select the folders you want to sync. Click Start sync
   
   

   

4. You will then find the synchronized folder in a folder named "Université de Lausanne" in your user folder. A new tab will also be added on the left side of your Windows File Explorer or macOS Finder window.

   

   

Modify or Remove Sync

You can modify the list of folders you want to sync with your OneDrive account. To do this, open the software preferences and click on the Account tab.

Windows

macOS

File or Folder Management and Recovery in OneDrive

If you delete a folder or file in your OneDrive folder, you can likely recover it from the OneDrive recycle bin. The recycle bin is only available on the web version of OneDrive.

Access the Recycle Bin:

1. Log in to https://unils-my.sharepoint.com/.

2. On the left menu, select Recycle Bin

   

    

3. You will have access to the list of folders and files that have been deleted from your OneDrive folder.

   

    

4. If you don't find the files you're looking for, they may be in the secondary recycle bin. To access it, click on the link at the end of the list of files in the recycle bin.

   

    

Restore Data:

In the recycle bin, select the files and/or folders to restore. A blue checkmark will appear to the left of the selected data (1). Click Restore (2). The data will be placed back to its original location (3).

 

Permanently Delete Data:

In the recycle bin, select the files and/or folders to delete permanently. A blue checkmark will appear to the left of the selected data (1). Click Delete (2).

Version Management in OneDrive

OneDrive incorporates a version management system. With version history, you can view and restore previous versions of your files stored in OneDrive.

It is not possible to restore entire folders.

Version History from an Office 365 Application:

1. Open the file with a desktop application (Word, Excel, PowerPoint, etc.). In the following steps, we use Word as an example.

2. At the top of the page, click on the document name (1). The latest modification is indicated there. Then, click on Version History (2).

   

    

3. In the tab on the right, click on the version you want to view. It will open in a new window of the application.

   

    

4. In this new window, you can see the version (1). If necessary, you can compare the two versions (2). If the version is suitable, you can restore it (3) instead of the current version.

   

    

Restore a Version from the OneDrive Application:

The procedure is the same on both Windows and macOS

1. Right-click on the file and click on Version History

   

    

2. In the opened window, choose the version and click on the three dots (1). You can either directly restore the version (2) or download it (3).

   

    

Restore a Version from OneDrive Online:

1. Click on the three dots on the line of the relevant file. From the menu, select Version History

   

    

2. In the menu that opens on the right, click on the three dots (1) of the version you want to view. In the context menu, you have the choice to either directly restore (2) the version or open the file (3).

   

    

3. If it is a file from an Office software, you can see the version (1). If necessary, you can compare the two versions (2) and, if the version is suitable, restore it (3) instead of the current version.

   

    

Getting Started with OneDrive

Terms of Use

OneDrive is a service that is part of Microsoft's Office 365, the cloud solution. Therefore, you can refer to Microsoft's Cloud Solutions Terms of Use (in french).

In summary, work data can be stored on OneDrive, but it is prohibited to store sensitive data.

Service Description

OneDrive is a Microsoft cloud solution that allows you to store, synchronize, and share files. In particular:

OneDrive is not a data backup solution. For this purpose, use our workstation backup service.

OneDrive is not an archiving solution. This service does not replace Document Management Systems (GED), NAS, etc. Refer to the rules of your service, institute, or faculty.

OneDrive is not a solution to synchronize your entire work environment. We strongly advise against syncing your entire user folder across multiple devices because, in addition to your data, this folder contains system-specific files. Syncing them will undoubtedly cause system failures, rendering your computer unusable.

OneDrive is not a lifelong solution. To access OneDrive, you must have a UNIL computer account. The closure of the UNIL account also results in the withdrawal of access to Microsoft's cloud solutions and, therefore, to OneDrive.

Management Tools (Access, Synchronization)

OneDrive allows you to access your files at any time from any device. For this, you have various solutions:

Synchronization works on the following principle: if you modify or add a file from one computer, the addition or modification will first be reflected on OneDrive and then, in a second step, on all your devices.

Available Space

Each user has 1TB of space.

Folders shared with you and folders synchronized from Teams or SharePoint are not counted in the calculation of used space.

Conflict Management

When OneDrive is used for teamwork, there is a real risk that a file may be simultaneously modified by multiple people. This kind of problem is called a "conflict".

If a file is opened only through Microsoft tools (Office software, Teams, or Office Online), there will be no conflict. People who have opened the file can edit it simultaneously. The presence of another person is indicated at the top of the page and in the text.

However, if the file is opened in another software (e.g., LibreOffice), OneDrive will not be able to manage collaboration. A mechanism is provided to handle such cases: if two people simultaneously edit a file, OneDrive will detect this and automatically create a copy of the file. Thus, the first person will work on the original file, while the second will work on the copy (named FileName-UserNameMachine). Both files will be saved in the system.

Downloading Data from the Website

• To download your data if you don't have the SWITCHdrive desktop application, you can visit the service's website.
• Select the folders you want to retrieve by clicking on the small checkbox next to the icon (1).
• Click on the Download button at the top of the page (2).

Make sure to observe the total size of the data you are about to download (3). The download time can be quite long, and interrupting the process may cause issues. Try to break down the download by selecting only a portion of the folders.

File On Demand Functionality

By default, the "File on Demand" function is enabled. This means that data is downloaded only when you try to access it. This can be problematic if you are disconnected from the network and want to access your files offline.

macOS

To download everything, you can either do this:

Or in the app configuration:

Windows

To download all files on Windows:

1. Click on the OneDrive icon in the bottom right and choose Help & Settings.

   

2. In Sync and Backup, click on Advanced settings, and click on Download all files.

   

Collaborate with UNIL members as an external user

Without a Guest Account

If you do not have a guest account, you will only be able to access shared data via the web.

Sharing a Single File

• Office Files: The file will automatically open in Office Online (Word Online, Excel Online, etc.). You can edit the file and collaborate with the person who shared it with you. If you download the file, you can edit it using the Office application on your computer, but you will not be able to collaborate in real time with the person who shared it.

• Non-Editable Formats: If the file format does not support online editing, your only option will be to download the file.

Sharing a Folder

By default, you will be able to:

• Download data to your device.

• Upload data to the folder.

• Open Microsoft Office files in Office Online.

With a Guest Account

When invited to a Teams group at the University of Lausanne, you must create a guest account. This will allow you to open shared files in Office applications on your computer.

If your organization also uses Office 365 and you used your professional email address to create the guest account, you will also have access to enterprise sharing features (B2B Sharing):

• Synchronize shared data from OneDrive to your computer.

• Synchronize Teams data from the University of Lausanne on your computer.
  

Synchronize shared data from OneDrive

Prerequisites : You must install and configure OneDrive on your computer using your organization’s account. Refer to your IT department’s documentation for instructions.

This option may not always be available. Certain settings in your organization could block this functionality. If synchronization cannot be set up, the "Synchronize" button will not appear.

The "Add shortcut to My Files" option does not work if the sharing is from another organization. This is a bug on Microsoft’s side.

1. Open the sharing link and click on the "Sync" button.
   

   

   
   
2. In the following window, select the data you want to synchronize and confirm.
   

   
   
   

3. A folder named "Université de Lausanne" will appear in your file explorer or Finder. The data you choose to synchronize from UNIL contacts will be added to this folder.
   

Synchronizing Shared Data from Teams

1. In Teams, click on the profile icon in the top-right corner of the application (1). If you’ve been invited to a Teams group at UNIL, you should see "Université de Lausanne" in the menu (2). This button allows you to switch to UNIL’s Teams.

2. To synchronize the team’s data to your OneDrive, follow the instructions provided on this page.
   

3. Once synchronization is set up, a folder named "Université de Lausanne" will appear in your file explorer or Finder.