[FR] Guide "Comment surveiller un examen ENEP" sur MoodleExam?

Voici quelques instructions sur comment surveiller ("Proctor") un Examen Numérique En Présentiel (ENEP). Au programme, ajouter des dérogations d'utilisateurs, vérifier qu'un étudiant a bien envoyé ses réponses, bloquer un étudiant.

Ajouter du temps supplémentaire avec une dérogation d'utilisateur ou de groupe

Accéder aux pages de dérogations

Si besoin, il est possible d'accorder des dérogations à des étudiant·e·s spécifiques ou des groupes d'étudiant·e·s (par exemple, étudiant·e·s avec du temps supplémentaires).

Pour cela, il faut se rendre sur la page du "Test" de l'examen.

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Puis, dans "Plus" (1), il faut se rendre sur la page "Dérogations" (2).

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Ensuite, il faut cliquer sur le bouton "Ajouter une dérogation d'utilisateur" (2).

Vous pouvez également accéder dans le menu déroulant (1) aux dérogations de groupes si nécessaire.

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Ajouter une dérogation d'utilisateur

Dans la page qui s'affiche, il faut commencer par entrer le nom de l'étudiant·e concerné·e (celui ou celle à qui on accorde une dérogation). Pour cela, dans la case "Rechercher", entrez les premières lettres du nom de l'étudiant·e, puis sélectionnez le·la dans la liste qui s'affiche. 

Modifiez ensuite les paramètres qui suivent en accord avec la dérogation accordée.

En général, nous allons modifier le paramètre "Fermer le test" en y ajoutant quelques minutes. Il faut donc commencer par activer le paramètre avec la case à cocher "Activer" à droite du paramètre, puis calculer manuellement l'heure de fin officielle de l'examen + les quelques minutes supplémentaires (par exemple, 5 min de dérogation pour un examen finissant à 12h05, donne une fin de test à 12h10), et finalement, modifier l'heure de "fermer le test" en accordance.

Lors de situations exceptionnelles (ex : test mal paramétré qui se ferme prématurément) dans lesquelles le·la participant·e ne peut plus accéder à son examen, il peut arriver de devoir modifier le nombre de tentatives autorisées. Dans ce cas, ajoutez une 2e tentative.

Une fois la dérogation remplie, n'oubliez pas d'enregistrer !

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Bloquer l'accès d'un·e utilisateur·trice au test

Au début de chaque examen, le CSE ou le "main proctor" doit bloquer, dans la page de l'examen, les étudiant·e·s qui ne sont pas présent·e·s dans la salle. Pour cela, il faut se rendre sur la liste des participant·e·s sur la page de l'examen en cliquant sur le bouton "Participants" dans le menu de gauche.

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Ensuite, vous pouvez filtrer la liste des participant·e·s selon les initiales des noms et prénoms (1). Sélectionnez donc la première lettre du nom de famille de l'étudiant·e à bloquer, PUIS la première lettre du prénom.

Dans la liste des étudiant·e·s, repérez le nom de l'étudiant·e concerné·e (2), puis ouvrez ses paramètres en cliquant sur le rouage à droite du statut (3).

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Vérifiez bien que vous ouvrez la page d'inscription du bon·ne étudiant·e (1), puis modifiez le statut de "Active" à "Suspendu" (2). Puis enregistrez (3).

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Vous pouvez vérifier que l'accès de l'étudiant·e a bien été bloqué lorsque son statut s'affiche comme suspendu.

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Recommencez pour chaque étudiant·e concerné·e.

Vérifier si un·e étudiant·e a bien envoyé ses réponses

Pour chaque étudiant·e qui sort en avance d'un examen, il faut vérifier si ses réponses ont bien été envoyé (et que la tentative a bien été envoyé afin qu'il·elle ne puisse plus la modifier hors de la salle de l'examen).

Via le Test

La première option, option la plus pratique et sûre pour cela, est de se rendre dans les résultats du test. 

Commencez par accéder au test sur la page de l'examen sur MoodleExam. Puis, dans le menu, ouvrez les résultats.

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Sur la page des résultats qui s'affiche, décochez les tentatives "En cours", "En retard" et "Jamais remis" (1). Cochez la case "Terminé" (étape optionnelle).

Cliquez sur "Afficher le rapport" (2).

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La liste des tentatives d'examen terminées s'affiche. Vous pouvez trier les tentatives par heure de rendu de la tentative en cliquant 2x sur le titre de la colonne "Terminé". Ainsi, les dernières tentatives rendues vont s'afficher en premier. Cela permet de trouver facilement la personne qui finit l'examen en avance car elle devrait s'afficher dans les premiers de la liste si elle a rendu ses réponses.

Vous pouvez rafraîchir la liste en actualisant la page.

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Pour trouver la tentative d'une personne particulière, sélectionnez l'initiale de son nom de famille, puis de son prénom, puis chercher le nom de la personne dans la liste qui s'affiche. L'état de sa tentative s'affiche dans la colonne "Etat".

Si l'état est différent de "terminé", il faut demander à l'étudiant de rendre ses réponses sur la page du test.

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Via l'achèvement d'activité (uniquement si nécessaire)

Si l'examen est composée de plusieurs tests, il est plus simple de passer par le système l'achèvement d'activité. Toutefois, il faut que l'achèvement du test soit correctement paramétré pour que cela fonctionne (vérifier les conditions pour que l'activité soit indiquée comme achevée --> contacter l'ingénieur pédagogique ou le CSE si nécessaire pour cela). 

Pour cela, il faut se rendre dans la page d'administration du cours, en cliquant sur le rouage en haut à droite de la page de l'examen, puis cliquer sur "Plus..." dans le menu qui s'affiche.

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Sur la page qui s'affiche, cliquez sur "Achèvement d'activités".

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Sur la page d'achèvement d'activité, il est possible de retrouver un·e étudiant·e particulier en sélectionnant l'initiale de son nom de famille et de son prénom. Dans la liste de noms qui s'affiche, on peut vérifier l'achèvement du test et donc l'envoi des réponses, en vérifiant la présence d'une coche dans la colonne portant le nom du test (dans l'image ci-dessous 3. Test blanc).

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Que faire si un étudiant est sorti de la salle sans envoyer ses réponses ? + cas des Devoirs

Vous pouvez bloquer l'étudiant·e qui est sorti de la salle sans envoyer ses réponses en suivant la procédure décrite sur cette page.

Cette méthode s'applique également au cas des examens utilisant un Devoir Moodle pour le rendu de travaux (au lieu d'un Test/Quiz). En effet, le devoir ne bloque pas la modification du devoir après le premier rendu. Il faut donc bloquer manuellement chaque étudiant·e qui souhaite finir son examen et sortir de la salle en avance, afin de s'assurer qu'il·elle ne puisse plus accéder à travail et le modifier.

Vous devez débloquer tous les étudiants qui ont été suspendus en utilisant cette méthode, à la fin de l'examen. Les travaux/réponses des étudiants suspendus sont également bloqués/suspendus. Par conséquent, leur résultat n'apparaîtra pas dans les résultats de l'examen.