Configurer son examen oral sur Zoom (pour les enseignant·e·s)

• Le guide en PDF
• À propos de ce guide
• Scénario 1: Sans temps de préparation (et sans support)
• Scénario 2: Sans temps de préparation (et avec support)
• Variante du Scénario 2: Présentation orale individuelle ou de groupe devant toute la classe
• Scénario 3: Avec temps de préparation
• Annexe 1: Les rôles sur Zoom

Le guide en PDF

Les Guide dans sa version PDF est disponible sous ce lien : https://bit.ly/2WVhW3F

À propos de ce guide

Compréhension de ce guide:

• La définition des paramètres et des options de réglages est proposée en couleur noire.

• Les recommandations sont proposées en couleur bleue.

• Les points d’attention sont quant à eux proposés en couleur orange.

Note importante:

• Les choix de paramétrages, usages et consignes en lien avec les examens en ligne issus de vos facultés et écoles sont bien entendu prioritaires pour guider votre usage de ce guide.

Scénario 1: Sans temps de préparation (et sans support)

Dans ce type d’examen oral, l’étudiant·e effectue directement sa présentation orale, dès son arrivée dans la salle virtuelle, sans étape préalable de préparation synchrone et sans support à l’appui.

Par exemple, ce scénario peut concerner les cas où l’enseignant·e a communiqué le sujet de l’examen en amont, permettant à l’étudiant·e de le travailler une question en mode asynchrone, ou encore lorsque l’enseignant·e demande à l’étudiant·e de restituer et d’expliciter à l’oral des connaissances acquises durant le semestre.

Acteurs de l'examen (Rôles sur Zoom)

• un·e enseignant·e (animateur),
• qui pourrait être accompagné·e d’un·e ou de plusieurs experts (co-animateur(s) ou participant·e(s)).

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Déroulement potentiel de l'examen oral

• La salle de réunion constitue constitue à la fois une salle d’accueil et une salle dans laquelle l’étudiant·e fait sa présentation orale en présence de l’enseignant·e (rôle : animateur), voire de(s) l’expert(s)) (rôle : co-animateur ou participant·e).
• L’enseignant·e (rôle : animateur) reçoit une notification lorsque les étudiant·e·s essaient d’accéder à la salle principale de réunion, car ceux-ci sont automatiquement placés dans une salle d’attente.

• L’enseignant·e (rôle : animateur) pourra valider manuellement l’entrée des étudiant·e·s dans cette salle principale, un par un (dans l’onglet Participants), afin d’éviter toute perturbation durant les présentations orales.
• À l’accueil de chaque étudiant·e, l’enseignant·e (rôle : animateur) vérifie leur identité avant de rappeler les règles et le déroulement de l’examen oral puis, si nécessaire, dévoile ou rappelle le sujet d’examen à l’étudiant·e, par partage d’écran (avec l’onglet Partager l’écran) ou bien partage de fichiers (dans l’onglet Converser).

• À la fin de sa présentation, l’étudiant·e quitte la salle de réunion, et l’enseignant·e peut ensuite valider l’entrée du prochain étudiant·e dans la salle.

Mise en place technique (avant l'examen)

Certaines options de configuration ne figurent pas sur le plugin Zoom de Moodle. Si vous avez créé la réunion depuis le plugin Zoom sur Moodle ou Moodle Exam, nous vous conseillons de modifier ensuite ses paramètres sur l'application Cloud (unil.zoom.us) ou sur l’application Desktop, en cliquant sur “Réunions”, puis sur le titre de la réunion en question, puis sur “Modifier cette réunion”.

Avec une exception pour le paramètre "ID de réunion": Si vous avez créez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle, nous vous déconseillons de modifier son ID de réunion sur l’application Cloud (unil.zoom.us) ou l’application Desktop. Modifier ce paramètre est susceptible de rompre le lien avec la réunion créée depuis le Plugin Zoom de Moodle.

Attribuer le privilège de programmation (optionnel):

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. Cela peut vous permettre, par exemple, de demander à votre assistant.e académique ou un.e autre enseignant.e de programmer la réunion par vous.

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us) puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

Privilégiez la création de la réunion depuis unil.zoom.us ou depuis l’application Desktop de ZOOM, puis configurez-la en choisissant les options suivantes :

Fixer l'heure de passation

Afin de ne pas devoir multiplier les réunions et ainsi les liens à transmettre aux étudiant·e·s, inscrire une date (Quand) et une Durée qui couvrent toute la période d’examination orale.

Choisir l'ID de réunion

Pour éviter que des personnes accèdent à la réunion en se connectant à votre salle personnelle, et éviter ainsi toute perturbation durant l’examen, privilégiez l’option Créer automatiquement un ID de réunion.

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous  donne pas le choix entre un « ID créé automatiquement » et un « ID de réunion personnelle », comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et décochez « Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion ». L’ID de réunion sera ensuite « créé automatiquement » lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                                       

Activer la salle d'attente

Activez la salle d’attente de la réunion, ce qui permettra à l’animateur ou au(x) co-animateur(s) qui accueillent les participant·e·s d’accepter l’entrée de ceux/celles-ci dans la réunion, un par un :

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des "Options de salle d'attente" vous permettant notamment d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion.

Définir les mesures de sécurité

Nous vous invitons à résister à la tentation de dupliquer les mêmes couches de sécurité. Si vous décidez de diffuser le lien vers la réunion sur la plateforme Moodle ou Moodle Exam, les étudiant·e·s devront se connecter à la plateforme (avec leurs identifiants Moodle) avant d’accéder à la réunion et ainsi ni la définition d’un mot de passe ni l’authentification requise ne sont nécessaires.

Si vous transmettez le lien par email ou sur une plateforme ne nécessitant pas une authentification, vous pouvez utiliser les mesures de sécurité suivantes:

• Définir un mot de passe à la réunion, que vous pourrez transmettre aux étudiant·e·s avant l’examen :

• Activer l’authentification requise dans les paramètres de la réunion Zoom, en cochant l'option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer ». Les étudiant·e·s devront ainsi s’authentifier sur Zoom, avec un compte Zoom UNIL ou bien un compte générique Zoom.us, pour accéder à la réunion.

Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les étudiant·e·s ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.

                               

• Activer l'option “Identifier les participants invités à la réunion” pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participant·e·s en surbrillance.

Paramétrer la vidéo et l'audio

Conservez les réglages par défaut au niveau de la vidéo et de l'audio. En effet, activer la vidéo des participant·e·s vous permettra d’avoir un visuel de l’étudiant·e lors de son entrée dans la salle de réunion :

Ajouter des co-animateur·rice·s

Pour finir, ajoutez les personnes (enseignant·e·s, assistant·e·s, expert·s, etc.) qui vont participer à l’examen en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch ; jeff@unil.ch). Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

J'ai communiqué à mes étudiant·e·s...

• Comment ils/elles peuvent accéder à l’examen oral en ligne :
  • Où et quand est-ce-qu’ils/elles peuvent obtenir le lien vers la réunion d’examen (Moodle Exam, Moodle, Mail, etc.)
  • Comment ils/elles peuvent accéder à la salle de réunion (mot de passe, authentification sur Zoom, etc.)

• Les comportements à adopter avant qu’ils/elles rejoignent l’examen oral :
  • Télécharger l’application Zoom sur son ordinateur ici.
  • Activer son compte unil.zoom.us ici (surtout si l’option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer » est activée dans les paramètres de la réunion).
  • Paramétrer son micro et sa webcam en suivant les instructions figurant ici.
  • Tester l’accès à la salle de réunion d’examen, en utilisant le lien fourni par l’enseignant·e.

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à la réunion des personnes qui n’auraient pas téléchargé l’application Desktop, nous vous conseillons d’activer l’option « Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).                                 

• Les comportements à adopter lorsqu’ils/elles rejoignent l’examen oral :
  • Être prêt à rejoindre la réunion 15-20 minutes avant son heure de passation.
  • Entrer son nom complet au format « Prénom NOM ».
  • Si vous avez activez l’option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer : Se connecter à Zoom » dans les paramètres de création de la réunion, les étudiant·e·s devront au préalable s’authentifier sur Zoom pour accéder à la réunion (voire activer leurs comptes Zoom s’ils ne l’ont pas fait préalablement). Vous devrez les en informer avant l’examen oral.
  • Avoir à disposition et montrer sa carte d’étudiant·e à l’arrivée dans la salle de réunion.
  • Respecter les réglages mis en place par l’enseignant·e, c’est-à-dire garder sa webcam activée et son micro désactivé lors de l’entrée dans la salle de réunion et tout au long de l’examen (sauf si les (co)-animarteurs l’instruisent de désactiver sa webcam ou d’activer son micro).

Scénario 2: Sans temps de préparation (et avec support)

Dans ce scénario, l’étudiant·e a préalablement réalisé une production, qu’il présente, complète et/ou défend durant un examen oral. La préparation de l’oral se fait ainsi en amont, comme dans le scénario 1, mais la présentation orale de l’étudiant·e est enrichie ou appuyée par un support (vidéo, PPT, etc…) ou une démonstration en live.

Les compte-rendus de projets illustrés, les épreuves orales de mathématique, et les défenses de travaux de mémoire rentrent par exemple dans ce scénario.

Acteurs de l'examen (Rôles sur Zoom)

• un·e enseignant·e (animateur·rice),
• qui pourrait être accompagné·e d’un·e ou de plusieurs experts (co-hôte(s) ou participant·e(s)).

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Déroulement potentiel de l'examen oral

• La salle de réunion constitue constitue à la fois une salle d’accueil et une salle dans laquelle l’étudiant·e fait sa présentation orale en présence de l’enseignant·e (rôle : animateur), voire de(s) l’expert(s)) (rôle : co-animateur ou participant·e).
• L’enseignant·e (rôle : animateur) reçoit une notification lorsque les étudiant·e·s essaient d’accéder à la salle principale de réunion, car ceux-ci sont automatiquement placés dans une salle d’attente.

• L’enseignant·e (rôle : animateur) pourra valider manuellement l’entrée des étudiant·e·s dans cette salle principale, un par un (dans l’onglet Participants), afin d’éviter toute perturbation durant les présentations orales.
• À l’accueil de chaque étudiant·e, l’enseignant·e (rôle : animateur) vérifie leur identité avant de rappeler les règles et le déroulement de l’examen oral.
• L’étudiant·e partage son support (e.g. PPT) ou un tableau blanc pour les démonstrations écrites, grâce au partage d’écran (avec l’onglet Partager l’écran). Il peut également partager des fichiers (dans l’onglet Converser).

Toutes les options de partage (e.g. tableau blanc) ne sont pas disponibles sur l’application Cloud de Zoom, lorsque les étudiant·e·s rejoignent la réunion depuis leurs navigateurs. Ainsi, si les étudiant·e·s devront partager et présenter un support visuel, nous vous conseillons vivement de leur rappeler de télécharger l’application Desktop avant l’examen.

• À la fin de sa présentation, l’étudiant·e quitte la salle de réunion, et l’enseignant·e peut ensuite valider l’entrée du prochain étudiant·e dans la salle.

Mise en place technique (avant la programmation de la réunion)

Certaines options de configuration ne figurent pas sur le plugin Zoom de Moodle. Si vous avez créé la réunion depuis le plugin Zoom sur Moodle ou Moodle Exam, nous vous conseillons de modifier ensuite ses paramètres sur l'application Cloud (unil.zoom.us) ou sur l’application Desktop, en cliquant sur “Réunions”, puis sur le titre de la réunion en question, puis sur “Modifier cette réunion”.

Avec une exception pour le paramètre "ID de réunion": Si vous avez créez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle, nous vous déconseillons de modifier son ID de réunion sur l’application Cloud (unil.zoom.us) ou l’application Desktop. Modifier ce paramètre est susceptible de rompre le lien avec la réunion créée depuis le Plugin Zoom de Moodle.

Attribuer le privilège de programmation (optionnel)

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. Cela peut vous permettre, par exemple, de demander à votre assistant.e académique ou un.e autre enseignant.e de programmer la réunion par vous.

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us) puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

Donner la permission aux participant·e·s de partager l'écran

Dans Paramètres > En réunion (base) sur l’application Cloud (unil.zoom.us), vérifiez que les participant·e·s aient la permission de partager leur écran durant les réunions que vous programmez. Sélectionnez «Tous les participants» sous « Qui peut partager? ». 

Toutes les options de partage (e.g. tableau blanc) ne sont pas disponibles sur l’application Cloud de Zoom, lorsque les étudiant·e·s rejoignent la réunion depuis leurs navigateurs. Ainsi, si les étudiant·e·s devront partager et présenter un support visuel, nous vous conseillons vivement de leur rappeler de télécharger l’application Desktop avant l’examen.

Mise en place technique (durant la programmation de la réunion)

Privilégiez la création de la réunion depuis unil.zoom.us ou depuis l’application Desktop de ZOOM, puis configurez-la en choisissant les options suivantes :

Fixer l'heure de passation

Afin de ne pas devoir multiplier les réunions et ainsi les liens à transmettre aux étudiant·e·s, inscrire une date (Quand) et une Durée qui couvrent toute la période d’examination orale.

Choisir l'ID de réunion :

Pour éviter que des personnes accèdent à la réunion en se connectant à votre salle personnelle, et éviter ainsi toute perturbation durant l’examen, privilégiez l’option Créer automatiquement un ID de réunion.

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous  donne pas le choix entre un « ID créé automatiquement » et un « ID de réunion personnelle », comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et décochez « Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion ». L’ID de réunion sera ensuite « créé automatiquement » lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                                       

Activer la salle d'attente

Activez la salle d’attente de la réunion, ce qui permettra à l’animateur ou au(x) co-animateur(s) qui accueillent les participant·e·s d’accepter l’entrée de ceux/celles-ci dans la réunion, un par un :

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des "Options de salle d'attente" vous permettant notamment d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion.

Définir les mesures de sécurité

Nous vous invitons à résister à la tentation de dupliquer les mêmes couches de sécurité. Si vous décidez de diffuser le lien vers la réunion sur la plateforme Moodle ou Moodle Exam, les étudiant·e·s devront se connecter à la plateforme (avec leurs identifiants Moodle) avant d’accéder à la réunion et ainsi ni la définition d’un mot de passe ni l’authentification requise ne sont nécessaires.

Si vous transmettez le lien par email ou sur une plateforme ne nécessitant pas une authentification, vous pouvez utiliser les mesures de sécurité suivantes:

• Définir un mot de passe à la réunion, que vous pourrez transmettre aux étudiant·e·s avant l’examen :

• Activer l’authentification requise dans les paramètres de la réunion Zoom, en cochant l'option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer ». Les étudiant·e·s devront ainsi s’authentifier sur Zoom, avec un compte Zoom UNIL ou bien un compte générique Zoom.us, pour accéder à la réunion.

Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les étudiant·e·s ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.                                

• Activer l'option «Identifier les participants invités à la réunion» pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participants en surbrillance.

Paramétrer la vidéo et l'audio:

Conservez les réglages par défaut au niveau de la vidéo et de l'audio. En effet, activer la vidéo des participant·e·s vous permettra d’avoir un visuel de l’étudiant·e lors de son entrée dans la salle de réunion :

Couper le micro des participants à l’entrée

Nous vous conseillons d'activer l'option "Couper le micro des participants à l’entrée" afin d'éviter toute nuisance sonore pour les présentations orales en cours de déroulement:

Ajouter des co-animateurs

Pour finir, ajoutez les personnes (enseignant·e·s, assistant·e·s, expert·s, etc.) qui vont participer à l’examen en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch ; jeff@unil.ch). Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Mise en place technique (au début de l'examen...)

Le partage d’écran est normalement autorisé pour tous, (co)-animateur(s) et participant·e(s), par défaut.

Toutefois, si vous constatez qu’un·e participant·e n’est pas en mesure de partager son écran durant la vidéoconférence, vous pouvez modifier les paramètres de la réunion rapidement durant celle-ci, avec :

• L’onglet Sécurité : Vérifiez que l’option « Autoriser les participant·e(s) à Partager l’écran » est activée.

• L’onglet Partager l’écran : En cliquant sur la flèche qui se trouve sur cet onglet, vous pouvez accéder aux « Options Partage avancé », et sélectionner « Tous les participants » en dessous de « Qui peut partager ? ». Vous pourrez également définir si plusieurs participant·e(s) seront en mesure de partager leurs écrans en même temps, ou non.

J'ai communiqué à mes étudiant·e·s...

• Comment ils/elles peuvent accéder à l’examen oral en ligne :
  • Où et quand est-ce-qu’ils/elles peuvent obtenir le lien vers la réunion d’examen (Moodle Exam, Moodle, Mail, etc.)
  • Comment ils/elles peuvent accéder à la salle de réunion (mot de passe, authentification sur Zoom, etc.)

• Les comportements à adopter avant qu’ils/elles rejoignent l’examen oral :
  • Télécharger l’application Zoom sur son ordinateur ici.
  • Activer son compte unil.zoom.us ici (surtout si l’option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer » est activée dans les paramètres de la réunion).
  • Paramétrer son micro et sa webcam en suivant les instructions figurant ici.
  • Tester l’accès à la salle de réunion d’examen, en utilisant le lien fourni par l’enseignant·e.

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à la réunion des personnes qui n’auraient pas téléchargé l’application Desktop, nous vous conseillons d’activer l’option « Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).                                 

• Les comportements à adopter lorsqu’ils/elles rejoignent l’examen oral :
  • Être prêt à rejoindre la réunion 15-20 minutes avant son heure de passation.
  • Entrer son nom complet au format « Prénom NOM ».
  • Si vous avez activez l’option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer : Se connecter à Zoom » dans les paramètres de création de la réunion, les étudiant·e·s devront au préalable s’authentifier sur Zoom pour accéder à la réunion (voire activer leurs comptes Zoom s’ils ne l’ont pas fait préalablement). Vous devrez les en informer avant l’examen oral.
  • Avoir à disposition et montrer sa carte d’étudiant·e à l’arrivée dans la salle de réunion.
  • Respecter les réglages mis en place par l’enseignant·e, c’est-à-dire garder sa webcam activée et son micro désactivé lors de l’entrée dans la salle de réunion et tout au long de l’examen (sauf si les (co)-animarteurs l’instruisent de désactiver sa webcam ou d’activer son micro).

• Les comportements à adopter durant leur présentation orale :
  • Comment partager son écran pour montrer un support visuel (e.g. PPT) ou encore pour montrer une démonstration sur tableau blanc.
  • Comment annoter sur un tableau blanc ou encore sur un support visuel, durant un partage d’écran.

Variante du Scénario 2: Présentation orale individuelle ou de groupe devant toute la classe

Cette variante concerne surtout les contrôles continus qui nécessitent une présentation orale, d’un·e étudiant·e ou d’un groupe d’étudiant·es devant toute la classe. Les étapes de mise en place technique, en amont et au début de l’examen, restent les mêmes que dans le Scénario 2: Sans temps de préparation (et avec support).

Toutefois, comme tous les étudiant·e·s du cours seront invités à se connecter à la salle de réunion en même temps, nous vous conseillons d’activer l’option « Couper le micro des participant·e·s à l’entrée » lors de la programmation de la réunion, ou bien durant la réunion (dans l'onglet Participants, cliquez sur Plus, puis Couper le micro des participant·e·s lors de leur arrivée).

Vous pouvez également couper le micro de tous les participant·e·s en même temps, durant la réunion, dans l’onglet Participants, en cliquant sur « Muet tous ».

• Si l’option « Autoriser les participant·e·s à réactiver leur micro » est activée (dans l'onglet Participants, cliquez sur Plus), l’étudiant·e (ou les étudiant·e·s du groupe) qui passe à l’oral pourra réactiver son micro, lui-même.

• Toutefois, si vous avez désactivé l’option « Autoriser les participant·e·s à réactiver leur micro » (dans l'onglet Participants, cliquez sur Plus), les étudiant·e·s ne pourront pas réactiver leurs micros eux-mêmes et les animateurs/co-animateurs de la réunion pourront manuellement réactiver le micro de cet·te ou de ces étudiant·e·s en cliquant sur Activer à droite de leurs noms dans l’onglet Participants.

Dans le cas de présentation de groupe, sauf si vous autorisez le partage d’écran de plusieurs personnes simultanément, un·e étudiant·e du groupe devra partager le support (PPT, vidéo…) pour le reste du groupe. Ils pourront ainsi, chacun à tour de rôle, partager le support qu’ils présentent.

Scénario 3: Avec temps de préparation

Certains examens oraux nécessitent un temps de préparation. Dans ce scénario, l’étudiant·e prépare le sujet - qui est généralement délivré par l’enseignant·e au commencement de l’examen oral - avant de passer à l’oral.

Les objectifs pédagogiques de votre enseignement et ainsi les critères d’évaluation vous permettent de déterminer si ce temps de préparation synchrone est nécessaire ou bien si celui-ci peut être organisé de manière asynchrone (cf. Scénario 1: Sans temps de préparation (et sans support)).

Acteurs de l'examen (Rôles sur Zoom):

• un·e assistant·e académique ou administratif/ve (animateur)
• un·e enseignant·e (co-animateur)
• accompagné·e d’un·e ou de plusieurs experts (co-animateur(s) ou participant·e(s)).

Il n’y a qu’un·e seul·e animateur par réunion Zoom. Le rôle d’animateur est attribué automatiquement à la personne qui crée\organise la réunion. Toutefois, ce rôle peut être transféré par une autre personne une fois la réunion lancée. Seul·e l’animateur peut créer des sous-salles de réunion sur Zoom et affecter des personnes dans ces différentes sous-salles.

L’organisateur/animateur de la réunion peut ajouter un·e ou des co-animateurs dans les paramètres de celle-ci, lors de la création de la réunion. L’animateur peut également donner ce rôle à des participant·e·s durant la réunion.

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Déroulement potentiel de l'examen oral: 

• La salle principale de réunion constitue une salle d’accueil des étudiant·e·s et de préparation du sujet d’examen par l’étudiant·e :
  • Un·e assistant·e académique ou administratif/ve (rôle : animateur) accueille les étudiant·e·s dans la salle principale de réunion (i.e. la première salle de réunion dans laquelle les participant·e·s arrivent en cliquant sur le lien que vous leur avez transmis).
  • L’assistant·e (rôle : animateur) reçoit une notification lorsque les étudiant·e·s essaient d’accéder à la salle principale de réunion, car ceux-ci sont automatiquement placés dans une salle d’attente.
  • L’assistant·e devra valider manuellement l’entrée des étudiant·e·s dans cette salle principale, un par un (dans l’onglet Participants).

• À l’accueil de chaque étudiant·e, l’assistant·e (rôle : animateur) vérifie leur identité avant de rappeler les règles et le déroulement de l’examen oral, puis dévoile le sujet d’examen à l’étudiant·e, par partage d’écran (avec l’onglet Partager l’écran) ou bien partage de fichiers (dans l’onglet Converser).
  
•  Lorsque le temps de préparation est écoulé, l’assistant·e (rôle : animateur) affecte l’étudiant·e dans la sous-salle de réunion destinée à la présentation orale (avec l’onglet Diviser en groupe).
  
   
• L’assistant·e (rôle : animateur) peut ensuite accepter l’entrée du prochain étudiant·e dans la salle principale de réunion (salle de préparation).

• La sous-salle de réunion que vous avez créé constitue une salle dans laquelle l’étudiant·e fait sa présentation orale en présence de l’enseignant·e (rôle : co-animateur), voire de(s) l’expert(s)) (rôle : co-animateur ou participant·e):
  • À la fin de sa présentation orale, l’étudiant·e quitte la réunion complètement, sans retourner dans la salle principale.

Mise en place technique (avant la programmation de la réunion)

Certaines options de configuration ne figurent pas sur le plugin Zoom de Moodle. Si vous avez créé la réunion depuis le plugin Zoom sur Moodle ou Moodle Exam, nous vous conseillons de modifier ensuite ses paramètres sur l'application Cloud (unil.zoom.us) ou sur l’application Desktop, en cliquant sur Réunions, puis sur le titre de la réunion en question, puis sur Modifier cette réunion.

Avec une exception pour le paramètre ID de réunion: Si vous avez créez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle, nous vous déconseillons de modifier son ID de réunion sur l’application Cloud (unil.zoom.us) ou l’application Desktop. Modifier ce paramètre est susceptible de rompre le lien avec la réunion créée depuis le Plugin Zoom de Moodle.

Attribuer le privilège de programmation (optionnel)

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. Cela peut vous permettre, par exemple, de demander à votre assistant.e académique ou un.e autre enseignant.e de programmer la réunion par vous.

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us) puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

Créer des sous-salles de réunion à l'avance (optionnel)

Un autre paramètre vous permettra de créer des sous-salles de réunion, à l’avance, avant de démarrer la réunion principale. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre dans Paramètres > En réunion (avancé) sur l’application Cloud (unil.zoom.us) et cocher la case Autoriser l’hôte à désigner des participants aux salles de discussion lors de la planification.

Mise en place technique (durant la programmation de la réunion)

Privilégiez la création de la réunion depuis unil.zoom.us ou depuis l’application Desktop de ZOOM, puis configurez-la en choisissant les options suivantes :

Fixer l'heure de passation

Afin de ne pas devoir multiplier les réunions et ainsi les liens à transmettre aux étudiant·e·s, inscrire une date (Quand) et une Durée qui couvrent toute la période d’examination orale.

Choisir l'ID de réunion

Pour éviter que des personnes accèdent à la réunion en se connectant à votre salle personnelle, et éviter ainsi toute perturbation durant l’examen, privilégiez l’option Créer automatiquement un ID de réunion.

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous  donne pas le choix entre un ID créé automatiquement et un ID de réunion personnelle, comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et décochez Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion. L’ID de réunion sera ensuite « créé automatiquement » lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.     
                                  

Activer la salle d'attente

Activez la salle d’attente de la réunion, ce qui permettra à l’animateur ou au(x) co-animateur·rice·s qui accueillent les participant·e·s d’accepter l’entrée de ceux/celles-ci dans la réunion, un·e par un·e :

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des "Options de salle d'attente" vous permettant notamment d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion.

Définir les mesures de sécurité

Nous vous invitons à résister à la tentation de dupliquer les mêmes couches de sécurité. Si vous décidez de diffuser le lien vers la réunion sur la plateforme Moodle ou Moodle Exam, les étudiant·e·s devront se connecter à la plateforme (avec leurs identifiants Moodle) avant d’accéder à la réunion et ainsi ni la définition d’un mot de passe ni l’authentification requise ne sont nécessaires.

Si vous transmettez le lien par email ou sur une plateforme ne nécessitant pas une authentification, vous pouvez utiliser les mesures de sécurité suivantes:

• Définir un mot de passe à la réunion, que vous pourrez transmettre aux étudiant·e·s avant l’examen :

• Activer l’authentification requise dans les paramètres de la réunion Zoom, en cochant l'option Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer. Les étudiant·e·s devront ainsi s’authentifier sur Zoom, avec un compte Zoom UNIL ou bien un compte générique Zoom.us, pour accéder à la réunion.

Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les étudiant·e·s ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.
   
                          

• Activer l'option Identifier les participants invités à la réunion pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participants en surbrillance.

Paramétrer la vidéo et l'audio:

Conservez les réglages par défaut au niveau de la vidéo et de l'audio. En effet, activer la vidéo des participant·e·s vous permettra d’avoir un visuel de l’étudiant·e lors de son entrée dans la salle de réunion :

Couper le micro des participants à l’entrée

Si plusieurs étudiant·e·s aborderont un même sujet d’examen et ainsi réaliseront l’étape de préparation en même temps, nous vous conseillons de cocher l’option Couper le micro des participant·e·s à l’entrée, pour éviter toute perturbation de l’examen oral en cours.

L’hôte et les co-hôtes pourront ré-activer les micros des participant·e·s manuellement durant la réunion :

Pré-attribuer les sous-salles de discussion (optionnel)

Activez l'option Pré-attribution de salle de discussion puis choisissez parmis les deux méthodes proposées:

• Créez des salles (donne uniquement la possibilité d'ajouter des utilisateurs et des utilisatrices internes, c'est-à-dire qui possèdent un compte Zoom UNIL activé).
• Importer depuis CSV (donne la possibilité d'ajouter des utilisateurs et des utilisatrices internes ET externes, c'est-à-dire qui possèdent un compte Zoom UNIL ou bien un compte générique Zoom US activé).

Pour utiliser la première méthode, suivez les étapes suivantes: Vous allez pouvoir créer une salle de discussion supplémentaire en cliquant sur Créer des salles : la salle principale de réunion faisant office de salle de préparation, vous pourrez simplement créer une salle pour la présentation orale. 

Pour utiliser la deuxième méthode, suivez les étapes ci-dessous :

1. Rendez-vous tout d'abord sur votre Profil sur l'application Cloud (https://unil.zoom.us/profile) ou Desktop.
2. Modifiez la langue de votre compte Zoom pour que ce soit l'anglais. En effet, le système de pré-programmation des sous-salles sur Zoom est assez capricieux et fonctionne mieux lorsque la langue du site est l'anglais.
3. Téléchargez le modèle de fichier ici: https://unil.zoom.us/meeting/downloadBreoutRoomTemplate.
4. Comme dans le modèle, créez vos groupes d'étudiant·e·s dans un fichier Excel avec deux colonnes ("Pre-assign Room Name" et "Email Address"). Les titres des deux colonnes doivent être en anglais. La première colonne doit comporter le nom souhaité des sous-salles (e.g. Groupe 1, Groupe 2, etc) et la deuxième colonne doit comporter l'adresse email des étudiant·e·s.
5. Une fois le fichier Excel complété, enregistrez-le au format .csv délimité par des virgules (comme dans le modèle).
6. Lors de la programmation d'une réunion, sur l'application Cloud ou Desktop, sous les "options avancées de réunion/meeting options", cochez l'option "Breakout Rooms Pre-Assign" et choisissez "Import from CSV".

La création de sous-salles peut également être réalisée durant la réunion, après son démarrage (cf. Mise en place technique : Au début de l’examen).

Ajouter des co-animateurs:

Pour finir, ajoutez les personnes (enseignant·e·s, assistant·e·s, expert·s, etc.) qui vont participer à l’examen en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch ; jeff@unil.ch). Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Mise en place technique (au début de l'examen...):

Après la programmation de la réunion, mais avant le commencement de l’examen oral, l’assistant·e (rôle : animateur) doit (dés)activer certaines options qui ne peuvent être paramétrées que depuis la réunion :

Création de la sous-salle de présentation (optionnel):

S’il/elle ne l’a pas fait lors de la programmation de la réunion, il/elle devra créer une sous-salle de réunion qui fera office de Salle de présentation orale :

• Pour se faire, cliquer sur l’onglet Diviser en groupe, puis sélectionner Manuellement et Créer des salles.
• La salle de réunion principale, qui servira de Salle de préparation, figure déjà dans la liste des salles existantes.
• Vous pourrez ensuite ajouter une sous-salle en cliquant sur Ajouter une salle.
• Renommez celles-ci de manière à facilement les distinguer/identifier, par e.g. « Salle de préparation » et « Salle de présentation ». 
• Cliquez ensuite sur Options puis décocher toutes les cases.

La création d’une ou de plusieurs sous-salles de réunion nécessite le rôle Animateur, qui est automatiquement attribué à l’organisateur de la réunion mais peut être transféré à une autre personne durant celle-ci.

Limiter les droits des participant·e·s (optionnel)

L'animateur (ou un des co-animateurs) peut également fermer la possibilité pour les participant·e·s de converser entre eux sur le Chat de manière privée, grâce :

• à l’onglet Sécurité (décochez l’option Autoriser les participant·e·s à ... Discuter),

• ou à l’onglet Converser (cliquez sur « … » puis sélectionnez Les participants peuvent discuter avec.... Aucun).

J'ai communiqué à mes étudiant·e·s...

• Comment ils/elles peuvent accéder à l’examen oral en ligne :
  • Où et quand est-ce-qu’ils/elles peuvent obtenir le lien vers la réunion d’examen (Moodle Exam, Moodle, Mail, etc.)
  • Comment ils/elles peuvent accéder à la salle de réunion (mot de passe, authentification sur Zoom, etc.)

• Les comportements à adopter avant qu’ils/elles rejoignent l’examen oral :
  • Télécharger l’application Zoom sur son ordinateur ici.
  • Activer son compte unil.zoom.us ici (surtout si l’option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer » est activée dans les paramètres de la réunion).
  • Paramétrer son micro et sa webcam en suivant les instructions figurant ici.
  • Tester l’accès à la salle de réunion d’examen, en utilisant le lien fourni par l’enseignant·e.

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à la réunion des personnes qui n’auraient pas téléchargé l’application Desktop, nous vous conseillons d’activer l’option « Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).                                 

• Les comportements à adopter lorsqu’ils/elles rejoignent l’examen oral :
  • Être prêt à rejoindre la réunion 15-20 minutes avant son heure de passation.
  • Entrer son nom complet au format « Prénom NOM ».
  • Si vous avez activez l’option « Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer : Se connecter à Zoom » dans les paramètres de création de la réunion, les étudiant·e·s devront au préalable s’authentifier sur Zoom pour accéder à la réunion (voire activer leurs comptes Zoom s’ils ne l’ont pas fait préalablement). Vous devrez les en informer avant l’examen oral.
  • Avoir à disposition et montrer sa carte d’étudiant·e à l’arrivée dans la salle de réunion.
  • Respecter les réglages mis en place par l’enseignant·e, c’est-à-dire garder sa webcam activée et son micro désactivé lors de l’entrée dans la salle de réunion et tout au long de l’examen (sauf si les (co)-animarteurs l’instruisent de désactiver sa webcam ou d’activer son micro).

Annexe 1: Les rôles sur Zoom

L’organisateur (celui qui a programmé la réunion) de la réunion a automatiquement le rôle d’Animateur dans celle-ci. Toutefois, il peut transférer ce rôle à un des participant.e.s durant la réunion, depuis l’onglet Participant (en cliquant sur « Plus.. » à côté du nom du/de la participant·e). L’animateur dispose de tous les privilèges et de toutes les permissions existantes pour gérer la réunion.

L’organisateur (par défaut l’animateur) peut ajouter un ou bien des Co-animateurs lors de la création de la réunion. Il peut aussi donner ce rôle à un ou plusieurs des participant·e·s durant la réunion, depuis l’onglet Participant (en cliquant sur « Plus.. » à côté du nom du/de la participant·e). Les co-animateurs partagent un nombre de permissions avec l’animateur, ce qui leur permet de gérer l’aspect administratif de la réunion.

En gras figurent les permissions que seul l’Animateur de la réunion possède :

• programmer une réunion
• démarrer/lancer/arrêter une réunion
• changer le rôle des participant·e·s durant la réunion
• créer et ouvrir des sous-salles de réunion
• affecter/déplacer les participant·e·s dans les sous-salles
• accepter l’entrée des participant·e·s dans la salle de réunion (lorsqu’une salle d’attente est activée)
• gérer les droits des participant·e·s dans la réunion
• gérer les options de sécurité de la réunion
• gérer les permissions dans l'onglet Converser (e.g. permettre ou non aux participant·e·s d’avoir des échanges privés sur le Chat)
• couper les micros/webcams des participant·e·s
• demander l’activation des micros/webcams
• se déplacer de manière autonome dans les sous-salles