Configurer son examen oral sur Zoom (pour les enseignant·e·s)

Dans cette section, nous vous proposons de découvrir le guide mis à votre disposition pour paramétrer ZOOM dans le cadre des examens oraux.

Réalisation du document:
Elodie Jantet
Marie Stoecklin
Nicolas Dunand
Jean-François Van de Poël

Mise à jour :
Novembre 2020

Le guide en PDF

Les Guide dans sa version PDF est disponible sous ce lien : https://bit.ly/2WVhW3F

À propos de ce guide

Compréhension de ce guide:

Note importante:

Scénario 1: Sans temps de préparation (et sans support)

Dans ce type d’examen oral, l’étudiant·e effectue directement sa présentation orale, dès son arrivée dans la salle virtuelle, sans étape préalable de préparation synchrone et sans support à l’appui.

Par exemple, ce scénario peut concerner les cas où l’enseignant·e a communiqué le sujet de l’examen en amont, permettant à l’étudiant·e de le travailler une question en mode asynchrone, ou encore lorsque l’enseignant·e demande à l’étudiant·e de restituer et d’expliciter à l’oral des connaissances acquises durant le semestre.

Acteurs de l'examen (Rôles sur Zoom)

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Déroulement potentiel de l'examen oral

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Mise en place technique (avant l'examen)

Certaines options de configuration ne figurent pas sur le plugin Zoom de Moodle. Si vous avez créé la réunion depuis le plugin Zoom sur Moodle ou Moodle Exam, nous vous conseillons de modifier ensuite ses paramètres sur l'application Cloud (unil.zoom.us) ou sur l’application Desktop, en cliquant sur “Réunions”, puis sur le titre de la réunion en question, puis sur “Modifier cette réunion”.

Avec une exception pour le paramètre "ID de réunion": Si vous avez créez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle, nous vous déconseillons de modifier son ID de réunion sur l’application Cloud (unil.zoom.us) ou l’application Desktop. Modifier ce paramètre est susceptible de rompre le lien avec la réunion créée depuis le Plugin Zoom de Moodle.

Attribuer le privilège de programmation (optionnel):

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. Cela peut vous permettre, par exemple, de demander à votre assistant.e académique ou un.e autre enseignant.e de programmer la réunion par vous.

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us) puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

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Privilégiez la création de la réunion depuis unil.zoom.us ou depuis l’application Desktop de ZOOM, puis configurez-la en choisissant les options suivantes :

Fixer l'heure de passation

Afin de ne pas devoir multiplier les réunions et ainsi les liens à transmettre aux étudiant·e·s, inscrire une date (Quand) et une Durée qui couvrent toute la période d’examination orale.

image-1606404138818.pngChoisir l'ID de réunion

Pour éviter que des personnes accèdent à la réunion en se connectant à votre salle personnelle, et éviter ainsi toute perturbation durant l’examen, privilégiez l’option Créer automatiquement un ID de réunion.

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Le Plugin Zoom de Moodle ne vous  donne pas le choix entre un « ID créé automatiquement » et un « ID de réunion personnelle », comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et décochez « Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion ». L’ID de réunion sera ensuite « créé automatiquement » lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                                       image-1606404266618.png

Activer la salle d'attente

Activez la salle d’attente de la réunion, ce qui permettra à l’animateur ou au(x) co-animateur(s) qui accueillent les participant·e·s d’accepter l’entrée de ceux/celles-ci dans la réunion, un par un :

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Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des "Options de salle d'attente" vous permettant notamment d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion.

image-1606407006279.pngimage-1606406899322.png


Définir les mesures de sécurité

Nous vous invitons à résister à la tentation de dupliquer les mêmes couches de sécurité. Si vous décidez de diffuser le lien vers la réunion sur la plateforme Moodle ou Moodle Exam, les étudiant·e·s devront se connecter à la plateforme (avec leurs identifiants Moodle) avant d’accéder à la réunion et ainsi ni la définition d’un mot de passe ni l’authentification requise ne sont nécessaires.

Si vous transmettez le lien par email ou sur une plateforme ne nécessitant pas une authentification, vous pouvez utiliser les mesures de sécurité suivantes:

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Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les étudiant·e·s ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.

      image-1606406365828.pngimage-1606406346578.png                         

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Paramétrer la vidéo et l'audio

Conservez les réglages par défaut au niveau de la vidéo et de l'audio. En effet, activer la vidéo des participant·e·s vous permettra d’avoir un visuel de l’étudiant·e lors de son entrée dans la salle de réunion :

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Ajouter des co-animateur·rice·s

Pour finir, ajoutez les personnes (enseignant·e·s, assistant·e·s, expert·s, etc.) qui vont participer à l’examen en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch ; jeff@unil.ch). Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

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Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

J'ai communiqué à mes étudiant·e·s...

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à la réunion des personnes qui n’auraient pas téléchargé l’application Desktop, nous vous conseillons d’activer l’option « Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).                                 image-1606405094404.png

Scénario 2: Sans temps de préparation (et avec support)

Dans ce scénario, l’étudiant·e a préalablement réalisé une production, qu’il présente, complète et/ou défend durant un examen oral. La préparation de l’oral se fait ainsi en amont, comme dans le scénario 1, mais la présentation orale de l’étudiant·e est enrichie ou appuyée par un support (vidéo, PPT, etc…) ou une démonstration en live.

Les compte-rendus de projets illustrés, les épreuves orales de mathématique, et les défenses de travaux de mémoire rentrent par exemple dans ce scénario.

Acteurs de l'examen (Rôles sur Zoom)

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Déroulement potentiel de l'examen oral

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Toutes les options de partage (e.g. tableau blanc) ne sont pas disponibles sur l’application Cloud de Zoom, lorsque les étudiant·e·s rejoignent la réunion depuis leurs navigateurs. Ainsi, si les étudiant·e·s devront partager et présenter un support visuel, nous vous conseillons vivement de leur rappeler de télécharger l’application Desktop avant l’examen.

Mise en place technique (avant la programmation de la réunion)

Certaines options de configuration ne figurent pas sur le plugin Zoom de Moodle. Si vous avez créé la réunion depuis le plugin Zoom sur Moodle ou Moodle Exam, nous vous conseillons de modifier ensuite ses paramètres sur l'application Cloud (unil.zoom.us) ou sur l’application Desktop, en cliquant sur “Réunions”, puis sur le titre de la réunion en question, puis sur “Modifier cette réunion”.

Avec une exception pour le paramètre "ID de réunion": Si vous avez créez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle, nous vous déconseillons de modifier son ID de réunion sur l’application Cloud (unil.zoom.us) ou l’application Desktop. Modifier ce paramètre est susceptible de rompre le lien avec la réunion créée depuis le Plugin Zoom de Moodle.

Attribuer le privilège de programmation (optionnel)

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. Cela peut vous permettre, par exemple, de demander à votre assistant.e académique ou un.e autre enseignant.e de programmer la réunion par vous.

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us) puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

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Donner la permission aux participant·e·s de partager l'écran

Dans Paramètres > En réunion (base) sur l’application Cloud (unil.zoom.us), vérifiez que les participant·e·s aient la permission de partager leur écran durant les réunions que vous programmez. Sélectionnez «Tous les participants» sous « Qui peut partager? ». 


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Toutes les options de partage (e.g. tableau blanc) ne sont pas disponibles sur l’application Cloud de Zoom, lorsque les étudiant·e·s rejoignent la réunion depuis leurs navigateurs. Ainsi, si les étudiant·e·s devront partager et présenter un support visuel, nous vous conseillons vivement de leur rappeler de télécharger l’application Desktop avant l’examen.

Mise en place technique (durant la programmation de la réunion)

Privilégiez la création de la réunion depuis unil.zoom.us ou depuis l’application Desktop de ZOOM, puis configurez-la en choisissant les options suivantes :

Fixer l'heure de passation

Afin de ne pas devoir multiplier les réunions et ainsi les liens à transmettre aux étudiant·e·s, inscrire une date (Quand) et une Durée qui couvrent toute la période d’examination orale.

image-1606404138818.pngChoisir l'ID de réunion :

Pour éviter que des personnes accèdent à la réunion en se connectant à votre salle personnelle, et éviter ainsi toute perturbation durant l’examen, privilégiez l’option Créer automatiquement un ID de réunion.

image-1606404162277.png

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous  donne pas le choix entre un « ID créé automatiquement » et un « ID de réunion personnelle », comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et décochez « Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion ». L’ID de réunion sera ensuite « créé automatiquement » lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                                       image-1606404266618.png

Activer la salle d'attente

Activez la salle d’attente de la réunion, ce qui permettra à l’animateur ou au(x) co-animateur(s) qui accueillent les participant·e·s d’accepter l’entrée de ceux/celles-ci dans la réunion, un par un :

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Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des "Options de salle d'attente" vous permettant notamment d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion.

image-1606407006279.pngimage-1606406899322.png


Définir les mesures de sécurité

Nous vous invitons à résister à la tentation de dupliquer les mêmes couches de sécurité. Si vous décidez de diffuser le lien vers la réunion sur la plateforme Moodle ou Moodle Exam, les étudiant·e·s devront se connecter à la plateforme (avec leurs identifiants Moodle) avant d’accéder à la réunion et ainsi ni la définition d’un mot de passe ni l’authentification requise ne sont nécessaires.

Si vous transmettez le lien par email ou sur une plateforme ne nécessitant pas une authentification, vous pouvez utiliser les mesures de sécurité suivantes:

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Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les étudiant·e·s ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.      image-1606406365828.pngimage-1606406346578.png                          

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Paramétrer la vidéo et l'audio:

Conservez les réglages par défaut au niveau de la vidéo et de l'audio. En effet, activer la vidéo des participant·e·s vous permettra d’avoir un visuel de l’étudiant·e lors de son entrée dans la salle de réunion :

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Couper le micro des participants à l’entrée

Nous vous conseillons d'activer l'option "Couper le micro des participants à l’entrée" afin d'éviter toute nuisance sonore pour les présentations orales en cours de déroulement:

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Ajouter des co-animateurs

Pour finir, ajoutez les personnes (enseignant·e·s, assistant·e·s, expert·s, etc.) qui vont participer à l’examen en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch ; jeff@unil.ch). Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

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Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Mise en place technique (au début de l'examen...)

Le partage d’écran est normalement autorisé pour tous, (co)-animateur(s) et participant·e(s), par défaut.

Toutefois, si vous constatez qu’un·e participant·e n’est pas en mesure de partager son écran durant la vidéoconférence, vous pouvez modifier les paramètres de la réunion rapidement durant celle-ci, avec :

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J'ai communiqué à mes étudiant·e·s...

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à la réunion des personnes qui n’auraient pas téléchargé l’application Desktop, nous vous conseillons d’activer l’option « Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).                                 image-1606405094404.png

Variante du Scénario 2: Présentation orale individuelle ou de groupe devant toute la classe

Cette variante concerne surtout les contrôles continus qui nécessitent une présentation orale, d’un·e étudiant·e ou d’un groupe d’étudiant·es devant toute la classe. Les étapes de mise en place technique, en amont et au début de l’examen, restent les mêmes que dans le Scénario 2: Sans temps de préparation (et avec support).

Toutefois, comme tous les étudiant·e·s du cours seront invités à se connecter à la salle de réunion en même temps, nous vous conseillons d’activer l’option « Couper le micro des participant·e·s à l’entrée » lors de la programmation de la réunion, ou bien durant la réunion (dans l'onglet Participants, cliquez sur Plus, puis Couper le micro des participant·e·s lors de leur arrivée).

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Vous pouvez également couper le micro de tous les participant·e·s en même temps, durant la réunion, dans l’onglet Participants, en cliquant sur « Muet tous ».

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Dans le cas de présentation de groupe, sauf si vous autorisez le partage d’écran de plusieurs personnes simultanément, un·e étudiant·e du groupe devra partager le support (PPT, vidéo…) pour le reste du groupe. Ils pourront ainsi, chacun à tour de rôle, partager le support qu’ils présentent.

Scénario 3: Avec temps de préparation

Certains examens oraux nécessitent un temps de préparation. Dans ce scénario, l’étudiant·e prépare le sujet - qui est généralement délivré par l’enseignant·e au commencement de l’examen oral - avant de passer à l’oral.

Les objectifs pédagogiques de votre enseignement et ainsi les critères d’évaluation vous permettent de déterminer si ce temps de préparation synchrone est nécessaire ou bien si celui-ci peut être organisé de manière asynchrone (cf. Scénario 1: Sans temps de préparation (et sans support)).

Acteurs de l'examen (Rôles sur Zoom):

Il n’y a qu’un·e seul·e animateur par réunion Zoom. Le rôle d’animateur est attribué automatiquement à la personne qui crée\organise la réunion. Toutefois, ce rôle peut être transféré par une autre personne une fois la réunion lancée. Seul·e l’animateur peut créer des sous-salles de réunion sur Zoom et affecter des personnes dans ces différentes sous-salles.

L’organisateur/animateur de la réunion peut ajouter un·e ou des co-animateurs dans les paramètres de celle-ci, lors de la création de la réunion. L’animateur peut également donner ce rôle à des participant·e·s durant la réunion.

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Déroulement potentiel de l'examen oral: 

image-1606403860821.png

Mise en place technique (avant la programmation de la réunion)

Certaines options de configuration ne figurent pas sur le plugin Zoom de Moodle. Si vous avez créé la réunion depuis le plugin Zoom sur Moodle ou Moodle Exam, nous vous conseillons de modifier ensuite ses paramètres sur l'application Cloud (unil.zoom.us) ou sur l’application Desktop, en cliquant sur Réunions, puis sur le titre de la réunion en question, puis sur Modifier cette réunion.

Avec une exception pour le paramètre ID de réunion: Si vous avez créez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle, nous vous déconseillons de modifier son ID de réunion sur l’application Cloud (unil.zoom.us) ou l’application Desktop. Modifier ce paramètre est susceptible de rompre le lien avec la réunion créée depuis le Plugin Zoom de Moodle.

Attribuer le privilège de programmation (optionnel)

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. Cela peut vous permettre, par exemple, de demander à votre assistant.e académique ou un.e autre enseignant.e de programmer la réunion par vous.

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us) puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

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Créer des sous-salles de réunion à l'avance (optionnel)

Un autre paramètre vous permettra de créer des sous-salles de réunion, à l’avance, avant de démarrer la réunion principale. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre dans Paramètres > En réunion (avancé) sur l’application Cloud (unil.zoom.us) et cocher la case Autoriser l’hôte à désigner des participants aux salles de discussion lors de la planification.

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Mise en place technique (durant la programmation de la réunion)

Privilégiez la création de la réunion depuis unil.zoom.us ou depuis l’application Desktop de ZOOM, puis configurez-la en choisissant les options suivantes :

Fixer l'heure de passation

Afin de ne pas devoir multiplier les réunions et ainsi les liens à transmettre aux étudiant·e·s, inscrire une date (Quand) et une Durée qui couvrent toute la période d’examination orale.

image-1606404138818.pngChoisir l'ID de réunion

Pour éviter que des personnes accèdent à la réunion en se connectant à votre salle personnelle, et éviter ainsi toute perturbation durant l’examen, privilégiez l’option Créer automatiquement un ID de réunion.

image-1606404162277.png

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous  donne pas le choix entre un ID créé automatiquement et un ID de réunion personnelle, comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et décochez Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion. L’ID de réunion sera ensuite « créé automatiquement » lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.     
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Activer la salle d'attente

Activez la salle d’attente de la réunion, ce qui permettra à l’animateur ou au(x) co-animateur·rice·s qui accueillent les participant·e·s d’accepter l’entrée de ceux/celles-ci dans la réunion, un·e par un·e :

image-1606406639914.png

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des "Options de salle d'attente" vous permettant notamment d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion.

image-1606407006279.pngimage-1606406899322.png


Définir les mesures de sécurité

Nous vous invitons à résister à la tentation de dupliquer les mêmes couches de sécurité. Si vous décidez de diffuser le lien vers la réunion sur la plateforme Moodle ou Moodle Exam, les étudiant·e·s devront se connecter à la plateforme (avec leurs identifiants Moodle) avant d’accéder à la réunion et ainsi ni la définition d’un mot de passe ni l’authentification requise ne sont nécessaires.

Si vous transmettez le lien par email ou sur une plateforme ne nécessitant pas une authentification, vous pouvez utiliser les mesures de sécurité suivantes:

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image-1606405671009.png

Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les étudiant·e·s ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.
   
image-1606406365828.pngimage-1606406346578.png                          

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Paramétrer la vidéo et l'audio:

Conservez les réglages par défaut au niveau de la vidéo et de l'audio. En effet, activer la vidéo des participant·e·s vous permettra d’avoir un visuel de l’étudiant·e lors de son entrée dans la salle de réunion :

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Couper le micro des participants à l’entrée

Si plusieurs étudiant·e·s aborderont un même sujet d’examen et ainsi réaliseront l’étape de préparation en même temps, nous vous conseillons de cocher l’option Couper le micro des participant·e·s à l’entrée, pour éviter toute perturbation de l’examen oral en cours.

L’hôte et les co-hôtes pourront ré-activer les micros des participant·e·s manuellement durant la réunion :

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Pré-attribuer les sous-salles de discussion (optionnel)

Activez l'option Pré-attribution de salle de discussion puis choisissez parmis les deux méthodes proposées:

Pour utiliser la première méthode, suivez les étapes suivantes: Vous allez pouvoir créer une salle de discussion supplémentaire en cliquant sur Créer des salles : la salle principale de réunion faisant office de salle de préparation, vous pourrez simplement créer une salle pour la présentation orale. 

Pour utiliser la deuxième méthode, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Rendez-vous tout d'abord sur votre Profil sur l'application Cloud (https://unil.zoom.us/profile) ou Desktop.
  2. Modifiez la langue de votre compte Zoom pour que ce soit l'anglais. En effet, le système de pré-programmation des sous-salles sur Zoom est assez capricieux et fonctionne mieux lorsque la langue du site est l'anglais.
  3. Téléchargez le modèle de fichier ici: https://unil.zoom.us/meeting/downloadBreoutRoomTemplate.
  4. Comme dans le modèle, créez vos groupes d'étudiant·e·s dans un fichier Excel avec deux colonnes ("Pre-assign Room Name" et "Email Address"). Les titres des deux colonnes doivent être en anglais. La première colonne doit comporter le nom souhaité des sous-salles (e.g. Groupe 1, Groupe 2, etc) et la deuxième colonne doit comporter l'adresse email des étudiant·e·s.
  5. Une fois le fichier Excel complété, enregistrez-le au format .csv délimité par des virgules (comme dans le modèle).
  6. Lors de la programmation d'une réunion, sur l'application Cloud ou Desktop, sous les "options avancées de réunion/meeting options", cochez l'option "Breakout Rooms Pre-Assign" et choisissez "Import from CSV".

La création de sous-salles peut également être réalisée durant la réunion, après son démarrage (cf. Mise en place technique : Au début de l’examen).

Ajouter des co-animateurs:

Pour finir, ajoutez les personnes (enseignant·e·s, assistant·e·s, expert·s, etc.) qui vont participer à l’examen en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch ; jeff@unil.ch). Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

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Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Mise en place technique (au début de l'examen...):

Après la programmation de la réunion, mais avant le commencement de l’examen oral, l’assistant·e (rôle : animateur) doit (dés)activer certaines options qui ne peuvent être paramétrées que depuis la réunion :

Création de la sous-salle de présentation (optionnel):

S’il/elle ne l’a pas fait lors de la programmation de la réunion, il/elle devra créer une sous-salle de réunion qui fera office de Salle de présentation orale :

La création d’une ou de plusieurs sous-salles de réunion nécessite le rôle Animateur, qui est automatiquement attribué à l’organisateur de la réunion mais peut être transféré à une autre personne durant celle-ci.

Limiter les droits des participant·e·s (optionnel)

L'animateur (ou un des co-animateurs) peut également fermer la possibilité pour les participant·e·s de converser entre eux sur le Chat de manière privée, grâce :

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J'ai communiqué à mes étudiant·e·s...

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à la réunion des personnes qui n’auraient pas téléchargé l’application Desktop, nous vous conseillons d’activer l’option « Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).                                 image-1606405094404.png



Annexe 1: Les rôles sur Zoom

L’organisateur (celui qui a programmé la réunion) de la réunion a automatiquement le rôle d’Animateur dans celle-ci. Toutefois, il peut transférer ce rôle à un des participant.e.s durant la réunion, depuis l’onglet Participant (en cliquant sur « Plus.. » à côté du nom du/de la participant·e). L’animateur dispose de tous les privilèges et de toutes les permissions existantes pour gérer la réunion.

L’organisateur (par défaut l’animateur) peut ajouter un ou bien des Co-animateurs lors de la création de la réunion. Il peut aussi donner ce rôle à un ou plusieurs des participant·e·s durant la réunion, depuis l’onglet Participant (en cliquant sur « Plus.. » à côté du nom du/de la participant·e). Les co-animateurs partagent un nombre de permissions avec l’animateur, ce qui leur permet de gérer l’aspect administratif de la réunion.

En gras figurent les permissions que seul l’Animateur de la réunion possède :