Politique de confidentialité ZOOM UNIL

En Français

La présente politique concerne le traitement par l’UNIL, en particulier le CSE, de vos données personnelles collectées dans le cadre de la captation des cours et lors de l’évaluation des enseignements (validation, examens), que ce soit en tant qu’utilisateur de Zoom ou de participant aux cours en présentiel. Elle est datée du 13/10/2020.

La présente politique n’a trait qu’aux données traitées par l’Université. Le recours à Zoom implique toutefois également l’acceptation par l’utilisateurs des conditions d’utilisation (https://zoom.us/fr-fr/terms.html) et de la politique en matière de confidentialité (https://zoom.us/fr-fr/privacy.html) de Zoom, documents dont nous vous invitons à prendre connaissance.

La version de Zoom utilisée est la version 5.2.2, qui inclut un chiffrement GCM-AES.256 offrant une protection accrue des données. Pour de plus amples informations : https://zoom.us/docs/doc/Zoom-Security-White-Paper.pdf.

En l’absence d’accord, veuillez-vous abstenir de recourir aux services de Zoom. Tout accès et utilisation de votre part seront interprétés comme une acceptation de cette politique.

Zoom propose une fonctionnalité qui permet à l’enseignant d’enregistrer ses cours. Dans l’optique de permettre d’assurer aux étudiants un suivi aussi optimum que possible, le recours à cette fonctionnalité est vivement recommandée, mais elle n’est pas obligatoire. A supposer que l’enseignant souhaite y recourir, elle n’est autorisée qu’à la condition d’avoir lieu de manière locale sur le disque dur de l’ordinateur utilisé par l’enseignant pour dispenser son cours (option « enregistrer sur l’ordinateur »).

L’enregistrement d’un cours au moyen de l’option cloud est interdite. Si elle devait néanmoins intervenir, l’utilisateur est seul responsable des risques encourus et répond de tout préjudice qui pourrait résulter pour l’UNIL d’un enregistrement des cours sur l’option cloud proposée par Zoom (option « enregistrer sur le cloud »), qu’il s’engage par la présente à indemniser en cas de violation de cette interdiction.

1. Données personnelles collectées

Lorsque vous créez un profil utilisateur puis vous connectez à Zoom, les données personnelles suivantes sont obtenues par le biais de SWITCHaai :

a. prénom;
b. nom de famille;
c. adresse de courriel;
d. institution (Université ou Haute Ecole d’appartenance);
e. appartenance aux groupes UNIL;
f. photo de profil (facultatif)

Certaines utilisations de Zoom peuvent nécessiter la diffusion en directe dans une salle virtuelle de votre image et/ou de votre voix, voire de celles de tiers intervenant dans le cadre de la dispense d’un cours (étudiants ou intervenants) par l’intermédiaire d’un système de captation se trouvant sur votre ordinateur, tablette ou smartphone ou au moyen d’un autre appareil prévu à cet effet, ainsi que de supports visuels (diapositives, textes, etc.) présents sur votre ordinateur, tablette ou smartphone par l’intermédiaire de l’option de partage d’écran (« Contenu »), ce dans le but d’atteindre les objectifs visés au point 2.

Une telle utilisation peut être rendue nécessaire dans le cadre de la dispense des enseignements et des évaluations y relatives (examens et validations).

Si vous refusez de partager le Contenu lors de l’utilisation de Zoom dans le cadre des évaluations (examens et validations), vous ne pourrez pas y prendre part.

Si vous ne souhaitez pas partager le Contenu lors de l’utilisation de Zoom dans le cadre de réunions, de conférences ou de certains enseignements, vous avez la possibilité de désactiver votre webcam et votre microphone. A supposer que la prise de captation se fasse dans le cadre de la dispense d’un cours donné en présentiel, certaines de vos données personnelles, comme votre voix, sont susceptibles d’être enregistrées lors de toute intervention que vous pourriez avoir dans ce cadre.

2. Buts du traitement

Ces différents traitements sont justifiés par une base légale ou par l’accomplissement de tâches publiques de l’UNIL (obtention de crédits ECTS).


3. Partage des données


A Zoom/administrateurs UNIL :

a. prénom;
b. nom de famille;
c. adresse de courriel;
d. institution (Université ou Haute Ecole d’appartenance);
e. appartenance aux groupes UNIL (uniquement à Zoom);
f. photo de profil (si renseignée) (uniquement aux administrateurs UNIL)

Aux propriétaires des salles virtuelles Zoom de l’UNIL et autres participants présents dans les mêmes salles virtuelles que vous :

a. prénom;
b. nom de famille;
c. image ;
d. voix ;
e. photo de profil (si renseignée) ;
f. supports visuels ;

Ces données sont utilisées dans les buts précités et ne sont en aucun cas vendues à des tiers (p. ex. marketing).

L’UNIL peut être amenée à divulguer vos données personnelles dans le cadre d’une procédure civile, pénale ou administrative, à la demande d’une autorité ou pour se conformer à une obligation légale.

4. Localisation et protection de vos données

Toutes les données envoyées vers et depuis la plateforme sont chiffrées et ne sont donc pas accessibles lors de leur transit.
Les données personnelles traitées au moment de la prise de captation des cours sont hébergées à l’UNIL.
Les données personnelles traitées au moment de la création d’un compte sur Zoom sont susceptibles d’être stockées dans les centres de données de Zoom sis aux Etats-Unis d’Amérique, transfert auquel vous avez expressément consenti en créant votre compte et auquel il vous est toujours possible de renoncer en clôturant votre compte. En cette hypothèse, vous comprenez qu’il ne vous sera cependant le cas échéant plus possible de recourir aux services de Zoom.

5. Demandes d’accès, modification ou suppression des données

Envoyer un courriel à : elearning@unil.ch

Votre photo de profil peut être librement modifiée ou supprimée dans votre profil.

6. Durée de conservation

Vos données personnelles sont conservées par l’UNIL :

a. aussi longtemps que l’accès aux événements (enseignement, évaluations, réunions, etc.) auxquels vous êtes inscrits le nécessite, et;
b. pour les personnes immatriculées auprès de l’UNIL, tout au plus un an après la date de votre exmatriculation;
c. pour le personnel de l’UNIL, tout au plus un an après l’expiration de vos rapports de travail avec l’UNIL ;
d. pour les personnes qui ne sont pas immatriculées auprès de l’UNIL, après une période d’inutilisation de la plateforme Zoom d’une année.

Les données personnelles faisant l’objet d’une procédure administrative, civile ou pénale, produite à la demande d’une autorité ou pour se conformer à une obligation légale de la part de l’UNIL peuvent, le cas échéant, être conservée pour une durée plus longue.

7. Contact


Centre de Soutien à l’Enseignement
Bâtiment Anthropole
Bureau 2126
Université de Lausanne
1015 Lausanne
elearning@unil.ch

In English

This English translation is not legally binding. Only the French language version is legally validated.

The present policy concerns the treatment by UNIL, in particular the CSE, of your personal data collected within the framework of the captation of the courses and during the evaluation of the lessons (validation, examinations), either as a Zoom user or as a participant in the face-to-face courses. It is dated 13/10/2020.

The present policy relates only to data processed by the University. The use of Zoom, however, also implies the user's acceptance of Zoom's Terms of Use (https://zoom.us/fr-fr/terms.html) and Privacy Policy (https://zoom.us/fr-fr/privacy.html), documents that we invite you to read.

The version of Zoom used is version 5.2.2, which includes a GCM-AES.256 encryption that offers increased data protection. For more information: https://zoom.us/docs/doc/Zoom-Security-White-Paper.pdf.

In the absence of agreement, please refrain from using Zoom's services. Any access and use on your part will be interpreted as acceptance of this policy.

Zoom offers a feature that allows the teacher to record his or her lessons. In order to provide students with the best possible follow-up, the use of this feature is highly recommended, but not mandatory. If the teacher wishes to use it, it is allowed only if it is done locally on the hard disk of the computer used by the teacher to teach the lesson ("save to computer" option).

Recording a lesson using the cloud option is prohibited. Should it nevertheless occur, the User shall be solely responsible for the risks incurred and shall be liable for any prejudice that may result for UNIL from the recording of courses on the cloud option proposed by Zoom ("record on the cloud" option), which he hereby undertakes to compensate in the event of a violation of this prohibition.

1. Personal data collected

When you create a user profile and then log in to Zoom, the following personal data is obtained via SWITCHaai :

a. first name;
b. surname;
c. e-mail address;
d. Institution (University or University of Applied Sciences);
e. membership of the UNIL groups;
f. profile picture (optional)

Some uses of Zoom may require the live broadcasting in a virtual room of your image and/or your voice, or even those of third parties involved in the delivery of a course (students or lecturers) via a capture system on your computer, tablet or smartphone or by means of another device designed for this purpose, as well as visual supports (slides, texts, etc.). ) present on your computer, tablet or smartphone via the screen sharing option ("Content"), in order to achieve the objectives set forth in point 2.

Such use may be necessary in the context of teaching and related evaluations (exams and validations).

If you refuse to share the Content when using Zoom in the context of evaluations (exams and validations), you will not be able to take part in it.

If you do not wish to share the Content when using Zoom for meetings, conferences or certain lessons, you have the possibility to deactivate your webcam and microphone. In the event that the recording is made in the context of a classroom lecture, some of your personal data, such as your voice, may be recorded during any intervention that you may have in this context.

2. Purposes of processing

These different treatments are justified by a legal basis or by the accomplishment of public tasks of the UNIL (obtaining ECTS credits).

3. Sharing of data

A Zoom/UNIL administrators :

a. first name;
b. last name;
c. e-mail address;
d. Institution (University or High School to which they belong);
e. Membership in UNIL groups (only at Zoom);
f. profile picture (if filled in) (only to UNIL administrators)

To the owners of UNIL's Zoom virtual rooms and other participants present in the same virtual rooms as you :

a. first name;
b. last name;
c. image ;
d. voice ;
e. profile picture (if provided) ;
f. visual aids ;

This data is used for the above-mentioned purposes and is not sold to third parties (e.g. marketing).

The UNIL may disclose your personal data in the context of civil, criminal or administrative proceedings, at the request of an authority or to comply with a legal obligation.

4. Location and protection of your data

All data sent to and from the platform is encrypted and therefore not accessible in transit.
The personal data processed at the time of taking the courses are hosted at UNIL.
The personal data processed at the time of creating an account on Zoom may be stored in Zoom's data centers located in the United States of America, a transfer to which you have expressly consented by creating your account and which you can always renounce by closing your account. In this case, you understand that you will no longer be able to use Zoom's services.

5. Requests for access, modification or deletion of data

Send an email to: elearning@unil.ch

Your profile picture can be freely modified or deleted in your profile.

6. Shelf life

Your personal data are kept by UNIL :

a. as long as access to the events (teaching, evaluations, meetings, etc.) to which you are registered requires it, and;
b. for persons registered with UNIL, for a maximum of one year after the date of your exmatriculation;
c. for UNIL staff, no later than one year after the expiry of your working relationship with UNIL;
d. for persons not registered at the UNIL, after a period of one year of non-use of the Zoom platform.

Personal data that are subject to administrative, civil or criminal proceedings, produced at the request of an authority or to comply with a legal obligation on the part of UNIL may, if necessary, be kept for a longer period of time.

7. Contact

Teaching Support Center
Anthropole Building
Suite 2126
University of Lausanne
1015 Lausanne
elearning@unil.ch