Programmer une réunion Zoom

• Programmer une réunion depuis l'application Bureau
• Programmer une réunion depuis l'application Web
• Utiliser Zoom depuis Moodle

Programmer une réunion depuis l'application Bureau

Vous pouvez aussi créer une réunion Zoom très simplement depuis Moodle.
Pour ce faire voyez cette page : "Utiliser Zoom depuis Moodle"

Pour créer une réunion, vous avez trois solutions : soit via la page web de Zoom (unil.zoom.us), soit via l'application bureau, soit via votre page de cours Moodle.

Se rendre dans l'onglet Programmer de l'application 

Pour créer une réunion depuis l'application Bureau de Zoom, vous avez deux options : 

• Cliquez sur le bouton Programmer depuis la page d'accuel de l'application. 
• Cliquez sur le bouton + depuis l'onglet Réunions de l'application. 

Attribuer le privilège de programmation

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Web de Zoom (unil.zoom.us), puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

Déterminer les paramètres de la réunion

Si vous souhaitez activer une option Inscription obligatoire à la réunion - qui vous permet de transmettre un lien renvoyant les potentiel·le·s participant·e·s vers un formulaire d'inscription (personnalisable) et d'approuver automatiquement ou manuellement les demandes d'inscription - il est nécessaire de programmer la réunion depuis l'application Web de Zoom. Suivez les étapes mentionnées ici: Programmer une réunion depuis l'application Web. 

Si vous souhaitez activer une option Pré-attribution de salles de discussion - vous permettant de créer des sous-salles de réunion à l'avance et avant de démarrer la réunion principale - il est nécessaire de programmer la réunion depuis l'application Web de Zoom. Suivez les étapes mentionnées ici: Programmer une réunion depuis l'application Web. 

Paramètres de base

• Donnez un titre à votre réunion
• Déterminez si la réunion sera non périodique (à une date et heure fixe) ou bien périodique
  • Si vous sélectionnez l'option périodique, vous pourrez ensuite déterminer sa fréquence (mensuelle, hebdomadaire, etc.) dans un calendrier de votre choix (par exemple dans votre agenda Outlook). Vous pouvez sélectionner le calendrier que vous souhaiter utiliser lors de la programmation de la réunion (cf image ci-dessous).
    

    

Les réunions non périodiques ont une durée de vie de 30 jours, alors que les réunions périodiques ont une durée de vie de 365 jours. 

• Choisissez le type d'ID de réunion qui sera attribué: l'ID de réunion automatique est un numéro créé et attribué aléatoirement. L'ID de réunion personnelle correspond au numéro de votre salle et reste inchangé pour toutes les réunions qui ont lieu dans votre salle.

Pour les évaluations en ligne, et pour les enseignements en ligne, nous vous recommandons d'utiliser l'ID de réunion automatique, afin d'éviter toute intrusion ou toute perturbation durant vos évaluations ou cours en ligne. 

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous donne pas le choix entre un ID créé automatiquement et un ID de réunion personnelle, comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et en décochant Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion. L’ID de réunion sera ensuite créé automatiquement lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                     

Paramètres de sécurité

• Vous pouvez définir un code secret qui sera demandé lorsque les participant·e·s essaient de rejoindre la salle de réunion. 
• Vous pouvez également activer la salle d'attente pour valider l'entrée des participant·e·s, un·e par un·e, dans la salle de réunion.

• Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer : Cochez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs soient requis de s'authentifier à leur compte Zoom sur un domaine spécifique.

Salle d'attente

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des Options avancées de salle d'attente vous permettant  - entre autres -  d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion :

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez aussi personnaliser le message et l'apparence de la salle d'attente :

Paramètres avancés de la réunion

• Autoriser les participants à se joindre à tout moment : Permet aux participant·e·s de rejoindre la réunion avant votre arrivée en tant qu'hôte.
• Couper le micro des participants à l'entrée : Les participant·e·s auront leurs micros désactivés dès leur entrée dans la réunion
• Enregistrer automatiquement la réunion : choisissez ici l'enregistrement local de la réunion, l'enregistrement sur le Cloud n'étant pas autorisé à l'UNIL (cf. Politique de confidentialité ZOOM UNIL).
  

  Conformément à la politique de l'Université de Lausanne, seul l'enregistrement en local est autorisé.

• Approuver ou bloquer l'accès des utilisateurs de pays/régions spécifiques : permet de restreindre géographiquement l'accès à la réunion, par exemple pour que seules les personnes se trouvant en Suisse puissent la rejoindre
• Autres animateurs possibles : Permet de designer un hôte alternatif.

Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les personnes ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.
      

Vous pouvez toutefois activer l'option Identifier les participants invités à la réunion pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participants en surbrillance.

Ajouter des co-animateurs

• Autres animateurs possibles : Pour finir, ajoutez les personnes qui vont participer à la réunion en tant que co-animateurs (en séparant leurs emails par des points-virgules, par e.g. marie@unil.ch ; jean@unil.ch; ...) Les personnes que vous ajoutez à côté de Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion.
  
  Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1 : Les rôles sur Zoom.

Partager l'invitation

Avant la réunion

Une fois tous les paramètres définis, vous allez pouvoir enregistrer votre réunion. Vous arriverez sur la page ou vous pourrez partager le lien de cette dernière. Vous avez également la possibilité de l'enregistrer dans un agenda en ligne.

Pour partager le lien, vous devez copier l'invitation et la transmettre aux futur·e·s participant·e·s. Rendez-vous dans l'onglet Réunions de l'application Bureau, puis dans Prochain, cliquez sur le titre de la réunion en question, puis sur le bouton Copier l'invitation : 

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à votre réunion des personnes qui n’auraient pas l'application Bureau de Zoom, nous vous conseillons d’activer l’option Afficher un lien Rejoindre depuis votre navigateur sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).

Durant la réunion

Si vous êtes en réunion et que qu'un·e participant·e voudrait vous rejoindre mais n'a pas eu le lien, vous pouvez y avoir accès rapidement pendant la réunion, en cliquant sur le symbole de la coche dans le coin supérieur gauche :

Programmer une réunion depuis l'application Web

Vous pouvez aussi créer une réunion Zoom très simplement depuis Moodle.
Pour ce faire voyez cette page : "Utiliser Zoom depuis Moodle"

Pour créer une réunion, vous avez trois solutions : soit via la page web de Zoom (unil.zoom.us), soit via l'application bureau, soit via votre page de cours Moodle.

Se rendre dans l'onglet Réunions de l'application Web

Pour créer une réunion depuis l'application Web de Zoom, commencez par vous connecter sur unil.zoom.us :

• Cliquez sur Sign In
• Entrez vos identifiants Switch-edu ID

Rendez-vous dans l'onglet Réunions (à gauche) et cliquez sur Planifier une réunion :

Attribuer le privilège de programmation

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us), puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

Déterminer les paramètres de la réunion

Paramètres de base

• Donnez un titre à votre réunion
• Déterminez si la réunion sera non périodique (à une date et heure fixe) ou bien périodique
  • Si vous sélectionnez l'option périodique, vous pourrez déterminer la récurrence de la réunion ou choisir l'option aucune heure fixée.
    
    

    

Les réunions non périodiques ont une durée de vie de 30 jours, alors que les réunions périodes ont une durée de vie de 365 jours. 

• Activez ou non l'inscription obligatoire : si vous activez cette option, vous devrez au préalable transmettre un lien renvoyant les potentiels participant·e·s vers un formulaire d'inscription, que vous pouvez personnaliser. Le lien de la réunion sera ensuite transmis, soit automatiquement aux personnes qui se sont inscrites en remplissant le formulaire, soit après votre approbation manuelle de leurs demandes d'inscription. 
• Choisissez le type d'ID de réunion qui sera attribué : l'ID de réunion automatique est un numéro créé et attribué aléatoirement. L'ID de réunion personnelle correspond au numéro de votre salle et reste inchangé pour toutes les réunions qui ont lieu dans votre salle.

Pour les évaluations en ligne, et pour les enseignements en ligne, nous vous recommandons d'utiliser l'ID de réunion automatique, afin d'éviter toute intrusion ou toute perturbation durant vos évaluations ou cours en ligne. 

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous donne pas le choix entre un ID créé automatiquement et un ID de réunion personnelle, comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et en décochant Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion. L’ID de réunion sera ensuite créé automatiquement lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                   

Paramètres de sécurité 

• Vous pouvez définir un code secret qui sera demandé lorsque les participant·e·s essaient de rejoindre la salle de réunion. 
• Vous pouvez également activer la salle d'attente pour valider l'entrée des participant·e·s, un·e par un·e, dans la salle de réunion.

• Exiger l’authentification pour rejoindre : Cochez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs soient requis de s'authentifier à leur compte Zoom avant de rejoindre la réunion.
  

Salle d'attente

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des Options avancées de salle d'attente vous permettant  - entre autres -  d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion :

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez aussi personnaliser le message et l'apparence de la salle d'attente :

Paramètres avancés de la réunion

• Autoriser les participants à se joindre à tout moment : Permet aux participant·e·s de rejoindre la réunion avant votre arrivée en tant qu'hôte.
• Couper le micro des participants à l'entrée : Les participant·e·s auront leurs micros désactivés dès leur entrée dans la réunion
• Enregistrer automatiquement la réunion : choisissez ici l'enregistrement local de la réunion, l'enregistrement sur le Cloud n'étant pas autorisé à l'UNIL (cf. Politique de confidentialité ZOOM UNIL).
  
  

  Conformément à la politique de l'Université de Lausanne, seul l'enregistrement en local est autorisé.

• Pré-attribution de salles de discussion : activer ce paramètre vous permettra de créer des sous-salles de réunion, à l’avance, avant de démarrer la réunion principale.
  
  

  Pour l'option de Pré-attribution de salles de discussion soit proposée lors de la programmation de la réunion, vous devrez au préalable vous rendre dans Paramètres > En réunion (avancé) sur l’application Cloud (unil.zoom.us) et cocher la case Autoriser l’hôte à désigner des participants aux salles de discussion lors de la planification.
  
  

• Approuver ou bloquer l'accès des utilisateurs de pays/régions spécifiques : permet de restreindre géographiquement l'accès à la réunion, par exemple pour que seules les personnes se trouvant en Suisse puissent la rejoindre
• Autres animateurs possibles : Permet de designer un hôte alternatif.
  

Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les personnes ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.

Vous pouvez toutefois activer l'option Identifier les participants invités à la réunion pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participant·e·s en surbrillance.

Pré-attribuer les participant·e·s dans les sous-salles

Si vous avez activé l'option Pré-attribution de salle de discussion (dans Paramètres > En réunion (avancé)), lors de la planification de votre réunion vous pourrez choisir parmi les deux méthodes proposées :

• Créez des salles (donne uniquement la possibilité d'ajouter des utilisat·eur·rice·s internes, c'est-à-dire qui possèdent un compte Zoom UNIL activé).
• Importer depuis CSV (donne la possibilité d'ajouter des utilisat·eur·rice·s internes ET externes, c'est-à-dire qui possèdent un compte Zoom UNIL ou bien un compte générique Zoom US activé).

Pour utiliser la première méthode, suivez les étapes suivantes:

1. Cliquez sur Créez des salles ; la fenêtre pop-up ci-dessous apparaîtra. Vous allez pouvoir créer une salle de discussion supplémentaire en cliquant sur l'incône +. Vous pouvez nommes des salles si vous le souhaitez.

2. Ajoutez manuellement les adresses email des participant·e·s.

Pour utiliser la deuxième méthode, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cochez l'option Pré-attribution de salle de discussion et cliquez sur Importer depuis CSV. La fenêtre pop-up ci-dessous apparaîtra.
   
   
2. Cliquez sur télécharger le modèle pour télécharger le fichier CSV. Alternativement, vous pouvez télécharger le modèle ici: https://unil.zoom.us/meeting/downloadBreoutRoomTemplate.
3. Comme dans le modèle, créez vos groupes d'étudiant·e·s dans un fichier Excel avec une seulle colonne selon le format suivant: le nom souhaité de la sous-salle,adresse e-mail de participant·e (cf image ci-dessous).
   
   

   

4. Une fois le fichier Excel complété, enregistrez-le au format .csv.
5. Pour importer le fichier dans votre réunion, retournez à l'application de bureau Zoom. Vous pouvez simplement glisser et déposer le fichier dans la fenêtre pop-up ou cliquer sur parcourir pour choisir votre fichier .csv.
   

La création de sous-salles peut également être réalisée durant la réunion, après son démarrage.

Ajouter des co-hôtes

• Autres animateurs possibles: Pour finir, ajoutez les personnes qui vont participer à la réunion en tant que co-animateurs (en appuyant sur la touche ENTRÉE après chaque adresse e-mail).
  Les personnes que vous ajoutez à côté d'Autres animateurs possibles n’auront en effet pas le rôle d’Animateur, mais de Co-animateurs, puisqu’il n’y a qu’un seul animateur par réunion. 

Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Partager l'invitation

Avant la réunion

Une fois tous les paramètres définis et sauvegardés, vous arriverez sur la page où vous pourrez partager le lien de votre réunion. Vous aurez également la possibilité de l'enregistrer dans un agenda en ligne.

Pour partager le lien, vous pouvez copier l'invitation comme ci-dessous et la transmettre aux participant·e·s : 

Il est également possible de partager simplement le lien de la réunion avec les participants (tout en sachant que, contrairement à l'invitation, le lien ne leur fournira pas d'informations supplémentaires telles que l'heure de la réunion, le code secret, etc.) :

L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à votre réunion des personnes qui n’auraient pas l'application Bureau de Zoom, nous vous conseillons d’activer l’option Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).
                       

Durant la réunion

Si vous êtes en réunion et que qu'un·e participant·e voudrait vous rejoindre mais n'a pas eu le lien, vous pouvez y avoir accès rapidement pendant la réunion, en cliquant sur le symbole de la coche dans le coin supérieur gauche :

Utiliser Zoom depuis Moodle

Créer et configurer une réunion

Le plugin Zoom disponible sur Moodle permet de créer une réunion Zoom directement depuis la page de votre cours. Les étudiant·e·s pourront ainsi facilement rejoindre et retrouver le lien vers votre réunion.

1.      Pour ajouter le plugin à votre cours Moodle, activez le mode édition, puis cliquez sur Ajouter une activité et une ressource et choisissez Réunion Zoom.

2.      Si vous rencontrez un message d'erreur vous indiquant que votre compte n'est pas activé, rendez-vous sur https://unil.zoom.us et cliquez sur Sign In. Rechargez la page une fois votre enregistrement fait.

3.      Configurez les paramètres de votre activité : donnez lui un nom, choisissez la date et heure de la réunion et sa durée. Les autres paramètres sont optionnels. Vous pouvez par exemple restreindre l'accès à la réunion grâce à un mot de passe, ou agir sur les paramètres audio et vidéo.

Lancer la réunion

Pour démarrer la réunion, rendez-vous sur l'activité et choisissez Démarrer la réunion.

Vous ne pourrez pas démarrer la réunion avant l'heure de début programmée dans Moodle.

Si vous n'avez pas encore installé l'application Zoom, cette option vous sera alors proposée par le biais de Download and run Zoom. Vous pouvez également choisir de lancer la réunion depuis votre navigateur en cliquant sur Click here. Si l'application a déjà été installée, choisissez Ouvrir Zoom. La réunion se lance alors.