Programmer une réunion Zoom

Programmer une réunion depuis l'application Bureau

Vous pouvez aussi créer une réunion Zoom très simplement depuis Moodle.
Pour ce faire voyez cette page : "Utiliser Zoom depuis Moodle"

Pour créer une réunion, vous avez trois solutions : soit via la page web de Zoom (unil.zoom.us), soit via l'application bureau, soit via votre page de cours Moodle.

Se rendre dans l'onglet Programmer de l'application 

Pour créer une réunion depuis l'application Bureau de Zoom, vous avez deux options : 

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Attribuer le privilège de programmation

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Web de Zoom (unil.zoom.us), puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

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Déterminer les paramètres de la réunion

Si vous souhaitez activer une option Inscription obligatoire à la réunion - qui vous permet de transmettre un lien renvoyant les potentiel·le·s participant·e·s vers un formulaire d'inscription (personnalisable) et d'approuver automatiquement ou manuellement les demandes d'inscription - il est nécessaire de programmer la réunion depuis l'application Web de Zoom. Suivez les étapes mentionnées ici: Programmer une réunion depuis l'application Web

Si vous souhaitez activer une option Pré-attribution de salles de discussion - vous permettant de créer des sous-salles de réunion à l'avance et avant de démarrer la réunion principale - il est nécessaire de programmer la réunion depuis l'application Web de Zoom. Suivez les étapes mentionnées ici: Programmer une réunion depuis l'application Web

Paramètres de base

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Les réunions non périodiques ont une durée de vie de 30 jours, alors que les réunions périodiques ont une durée de vie de 365 jours. 

Pour les évaluations en ligne, et pour les enseignements en ligne, nous vous recommandons d'utiliser l'ID de réunion automatique, afin d'éviter toute intrusion ou toute perturbation durant vos évaluations ou cours en ligne. 

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous donne pas le choix entre un ID créé automatiquement et un ID de réunion personnelle, comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et en décochant Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion. L’ID de réunion sera ensuite créé automatiquement lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                     

Paramètres de sécurité

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Salle d'attente

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des Options avancées de salle d'attente vous permettant  - entre autres -  d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion :

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Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez aussi personnaliser le message et l'apparence de la salle d'attente :

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Paramètres avancés de la réunion

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Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les personnes ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.
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Vous pouvez toutefois activer l'option Identifier les participants invités à la réunion pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participants en surbrillance.

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Ajouter des co-animateurs

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Partager l'invitation

Avant la réunion

Une fois tous les paramètres définis, vous allez pouvoir enregistrer votre réunion. Vous arriverez sur la page ou vous pourrez partager le lien de cette dernière. Vous avez également la possibilité de l'enregistrer dans un agenda en ligne.

Pour partager le lien, vous devez copier l'invitation et la transmettre aux futur·e·s participant·e·s. Rendez-vous dans l'onglet Réunions de l'application Bureau, puis dans Prochain, cliquez sur le titre de la réunion en question, puis sur le bouton Copier l'invitation

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L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à votre réunion des personnes qui n’auraient pas l'application Bureau de Zoom, nous vous conseillons d’activer l’option Afficher un lien Rejoindre depuis votre navigateur sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).
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Durant la réunion

Si vous êtes en réunion et que qu'un·e participant·e voudrait vous rejoindre mais n'a pas eu le lien, vous pouvez y avoir accès rapidement pendant la réunion, en cliquant sur le symbole de la coche dans le coin supérieur gauche :

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Programmer une réunion depuis l'application Web

Vous pouvez aussi créer une réunion Zoom très simplement depuis Moodle.
Pour ce faire voyez cette page : "Utiliser Zoom depuis Moodle"

Pour créer une réunion, vous avez trois solutions : soit via la page web de Zoom (unil.zoom.us), soit via l'application bureau, soit via votre page de cours Moodle.

Se rendre dans l'onglet Réunions de l'application Web

Pour créer une réunion depuis l'application Web de Zoom, commencez par vous connecter sur unil.zoom.us :


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Rendez-vous dans l'onglet Réunions (à gauche) et cliquez sur Planifier une réunion :

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Attribuer le privilège de programmation

Vous pouvez attribuer le privilège de programmation d’une réunion, en votre nom, à d’autres utilisateurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans Paramètres > Autre sur l’application Cloud (unil.zoom.us), puis d’ajouter les adresses emails des utilisateurs auxquels vous souhaiteriez attribuer ce privilège, séparés par une virgule :

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Déterminer les paramètres de la réunion

Paramètres de base

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Les réunions non périodiques ont une durée de vie de 30 jours, alors que les réunions périodes ont une durée de vie de 365 jours. 

Pour les évaluations en ligne, et pour les enseignements en ligne, nous vous recommandons d'utiliser l'ID de réunion automatique, afin d'éviter toute intrusion ou toute perturbation durant vos évaluations ou cours en ligne. 

Le Plugin Zoom de Moodle ne vous donne pas le choix entre un ID créé automatiquement et un ID de réunion personnelle, comme le font les applications Cloud et Desktop. Lorsque vous créez la réunion depuis le plugin Zoom de Moodle, c’est par défaut l’ID de réunion personnelle qui est attribué. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’application Cloud (unil.zoom.us) en allant dans Paramètres > Programmer la réunion et en décochant Utiliser l’ID de réunion personnelle (PMI) pour planifier une réunion. L’ID de réunion sera ensuite créé automatiquement lorsque vous programmez une réunion depuis le Plugin Zoom de Moodle.                   


Paramètres de sécurité
 

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Salle d'attente
 

Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez activer des Options avancées de salle d'attente vous permettant  - entre autres -  d’envoyer toutes personnes n’ayant pas de compte Zoom UNIL dans une salle d’attente. Seuls les utilisateurs authentifiés SSO, avec un compte Zoom UNIL, arriveraient directement dans la réunion après avoir cliqué sur le lien de la réunion :

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Dans les paramètres généraux de votre compte Zoom, dans l'application Cloud (unil.zoom.us), vous pouvez aussi personnaliser le message et l'apparence de la salle d'attente :

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Paramètres avancés de la réunion

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Il n'est à l'heure actuelle pas possible de sélectionner une méthode de connexion spécifique qui serait proposée aux utilisateur·trices, par e.g. pour faire en sorte que seule l'authentification SSO soit acceptée/proposée, pour que seul·e·s les personnes ayant activé leurs comptes Zoom UNIL puissent accéder à la réunion. Toutefois, dans les paramètres généraux sur l'application Cloud (unil.zoom.us) il est possible d'ajouter des instructions pour guider les utilisateur·trices dans le choix d'une méthode d'authentification.

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Vous pouvez toutefois activer l'option Identifier les participants invités à la réunion pour que les participant·e·s qui n’appartiennent pas au même domaine (Zoom UNIL), non authentifiés, ou bien qui ont une version plus vieille de Zoom, apparaissent dans la liste des participant·e·s en surbrillance.

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Pré-attribuer les participant·e·s dans les sous-salles

Si vous avez activé l'option Pré-attribution de salle de discussion (dans Paramètres > En réunion (avancé)), lors de la planification de votre réunion vous pourrez choisir parmi les deux méthodes proposées :

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Pour utiliser la première méthode, suivez les étapes suivantes:

1. Cliquez sur Créez des salles ; la fenêtre pop-up ci-dessous apparaîtra. Vous allez pouvoir créer une salle de discussion supplémentaire en cliquant sur l'incône +. Vous pouvez nommes des salles si vous le souhaitez.

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2. Ajoutez manuellement les adresses email des participant·e·s.


Pour utiliser la deuxième méthode, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Cochez l'option Pré-attribution de salle de discussion et cliquez sur Importer depuis CSV. La fenêtre pop-up ci-dessous apparaîtra.
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  2. Cliquez sur télécharger le modèle pour télécharger le fichier CSV. Alternativement, vous pouvez télécharger le modèle ici: https://unil.zoom.us/meeting/downloadBreoutRoomTemplate.
  3. Comme dans le modèle, créez vos groupes d'étudiant·e·s dans un fichier Excel avec une seulle colonne selon le format suivant: le nom souhaité de la sous-salle,adresse e-mail de participant·e (cf image ci-dessous).

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  4. Une fois le fichier Excel complété, enregistrez-le au format .csv.
  5. Pour importer le fichier dans votre réunion, retournez à l'application de bureau Zoom. Vous pouvez simplement glisser et déposer le fichier dans la fenêtre pop-up ou cliquer sur parcourir pour choisir votre fichier .csv.

La création de sous-salles peut également être réalisée durant la réunion, après son démarrage.


Ajouter des co-hôtes
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Pour voir l’ensemble des actions possibles par rôle, veuillez vous référez à la documentation suivante: Annexe 1: Les rôles sur Zoom.

Partager l'invitation

Avant la réunion

Une fois tous les paramètres définis et sauvegardés, vous arriverez sur la page où vous pourrez partager le lien de votre réunion. Vous aurez également la possibilité de l'enregistrer dans un agenda en ligne.

Pour partager le lien, vous pouvez copier l'invitation comme ci-dessous et la transmettre aux participant·e·s : 

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Il est également possible de partager simplement le lien de la réunion avec les participants (tout en sachant que, contrairement à l'invitation, le lien ne leur fournira pas d'informations supplémentaires telles que l'heure de la réunion, le code secret, etc.) :

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L’accès à la réunion depuis le navigateur peut être assez chronophage, lorsque l’utilisateur n’a pas préalablement installé et téléchargé l’application Desktop sur son ordinateur. Pour faciliter l’accès à votre réunion des personnes qui n’auraient pas l'application Bureau de Zoom, nous vous conseillons d’activer l’option Afficher un lien « Rejoindre depuis votre navigateur » sur unil.zoom.us dans Paramètres > En réunion (avancé).
                       
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Durant la réunion

Si vous êtes en réunion et que qu'un·e participant·e voudrait vous rejoindre mais n'a pas eu le lien, vous pouvez y avoir accès rapidement pendant la réunion, en cliquant sur le symbole de la coche dans le coin supérieur gauche :

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Utiliser Zoom depuis Moodle

Créer et configurer une réunion

Le plugin Zoom disponible sur Moodle permet de créer une réunion Zoom directement depuis la page de votre cours. Les étudiant·e·s pourront ainsi facilement rejoindre et retrouver le lien vers votre réunion.

1.      Pour ajouter le plugin à votre cours Moodle, activez le mode édition, puis cliquez sur Ajouter une activité et une ressource et choisissez Réunion Zoom.

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2.      Si vous rencontrez un message d'erreur vous indiquant que votre compte n'est pas activé, rendez-vous sur https://unil.zoom.us et cliquez sur Sign In. Rechargez la page une fois votre enregistrement fait.

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3.      Configurez les paramètres de votre activité : donnez lui un nom, choisissez la date et heure de la réunion et sa durée. Les autres paramètres sont optionnels. Vous pouvez par exemple restreindre l'accès à la réunion grâce à un mot de passe, ou agir sur les paramètres audio et vidéo.

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Lancer la réunion

Pour démarrer la réunion, rendez-vous sur l'activité et choisissez Démarrer la réunion.image-1657121873250.png

Vous ne pourrez pas démarrer la réunion avant l'heure de début programmée dans Moodle.

Si vous n'avez pas encore installé l'application Zoom, cette option vous sera alors proposée par le biais de Download and run Zoom. Vous pouvez également choisir de lancer la réunion depuis votre navigateur en cliquant sur Click here. Si l'application a déjà été installée, choisissez Ouvrir Zoom. La réunion se lance alors.

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