Saisie et édition

• Saisie manuelle d'une publication
• Saisie d'une publication par DOI/PMID
• Ajout d'un texte intégral et/ou de documents secondaires
• Ajouter et/ou corriger des liens dans une notice
• Publier une notice que j’ai créée se trouvant à l'état « dépôts en cours »
• Supprimer une notice que j'ai créée se trouvant à l’état « dépôts en cours »
• Valider une notice
• Éditer une notice à l'état « archivés »
• Saisir sa thèse dans IRIS

Saisie manuelle d'une publication

Saisir une nouvelle publication

1. Cliquez sur « Mon espace de travail ».

   

2. Cliquez sur « Saisir ».

   

3. Recherchez la collection dans laquelle vous souhaitez créer la notice puis sélectionnez-la.
4. Cliquez sur « Publication » pour accéder au formulaire de saisie.

   

Remplir les champs obligatoires

Dans le formulaire, saisissez les informations de la publication, en particulier les champs obligatoires (marqués d'une étoile *) qui sont les suivants :

1. Type de publication
2. Institution où la recherche a été menée
3. Titre
4. Date de publication
5. Statut éditorial

   

Ces 5 champs sont indispensables pour pouvoir créer la notice. Le reste des champs sont fortement recommandés.

Lier les personnes et les unités

Cette étape permet d'associer la publication à votre profil chercheur·e, vos co-auteur·es ainsi qu'à l'unité de recherche concernée. 

Afin d’attribuer correctement les publications aux auteures et aux auteurs, ainsi qu'à leurs unités, et pour qu'elles soient visibles dans leurs profils respectifs, veuillez respecter les consignes suivantes:

• Pour les publications internes à l’UNIL/CHUV/Unisanté:
  • Un lien vers une unité est obligatoire.
  • Un lien vers les personnes associées doit être saisi autant que possible.
• Pour les publications externes:
  • Un lien vers au moins une personne est obligatoire.
  • Aucun lien vers une unité n’est autorisé.
• N'oubliez pas de vous lier à la notice, sinon elle ne s'affichera pas dans votre profil chercheur.

1. Dans la section correspondante, cliquez sur « Ajouter ».

   

2. Tapez le nom de la personne ou de l'unité, puis sélectionnez-la.

   

Ajout de texte intégral et/ou documents secondaires

1. Vous pouvez ajouter du texte intégral et/ou des documents secondaires en cliquant sur « Parcourir » puis en sélectionnant le fichier souhaité depuis votre bibliothèque.

   

2. Alternativement, vous pouvez faire défiler la page jusqu'à la section « Documents », puis simplement faire glisser votre fichier sur la page.

   

3. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez modifier ses métadonnées en cliquant sur l'icône correspondante.

   

   
   
4. Vous pouvez donc modifier les champs suivants :

(a) Le nom du fichier

(b) La version du manuscrit

(c) La licence

(d) L'accessibilité du document (accès ouvert/embargo/accès restreint UNIL)

(e) Si vous choisissez « embargo » comme droit d'accès, il vous faudra déterminer la date de fin d'embargo, à partir de laquelle votre document sera publiquement accessible.

Vérifier les doublons

Le système propose une liste de potentiels doublons. Pour chaque élément, cliquez sur « C'est un doublon » ou « Ce n'est pas un doublon », selon le cas. 

Finaliser la saisie

1. Si vous déposez un texte intégral, il faudra approuver la licence d'utilisation.
2. Une fois la saisie de votre publication finalisée, cliquez sur « Sauvegarder » ou « Sauvegarder et quitter » pour enregistrer votre saisie, ou sur « Publier » pour procéder directement à la publication.

   

Saisie d'une publication par DOI/PMID

Accéder à votre espace de travail

1. Cliquez sur « Mon espace de travail ».

   

2. Cliquez sur « Saisir ».

   

3. Recherchez la collection dans laquelle vous souhaitez créer la notice puis sélectionnez-la.
4. Cliquez sur « Publication » pour accéder au formulaire de saisie.

   

Saisie du DOI/PMID

Dans notre cas, on s’intéresse à la publication par DOI (1) ou PMID (2). Dans le formulaire, il faudra donc que vous saisissiez le DOI (Digital Object Identifier) ou le Pubmed ID. Ensuite, IRIS se chargera de directement lier les données. Cependant, il faut déplacer votre souris ailleurs que sur le champ de saisie DOI ou PMID et cliquer afin que les métadonnées se remplissent.

Attention : Les champs marqués par un « * » sont obligatoires et il faudra donc se charger de tous les compléter si ce n’est pas déjà fait.

Lier les personnes et les unités

Assurez-vous de bien remplir les 2 champs suivants en cliquant sur « Ajouter » :

Vérifier les doublons

Le système propose une liste de potentiels doublons. Il faudra donc parcourir les publications proposées une par une et préciser si c’est un doublon ou non en appuyant sur « C'est un doublon » ou « Ce n'est pas un doublon », selon le cas. 

N.B : Assurez-vous de bien parcourir chaque publication, plusieurs pages peuvent être disponibles.

Une fois ces étapes terminées, il faudra s’assurer de :

Après avoir publié votre saisie, vous pourrez accéder aux métadonnées de celle-ci de la manière suivante :

Afin d'afficher toutes les métadonnées, il faudra :

1. Cliquer sur « ... ».

2. Cliquer sur « Afficher toutes les métadonnées ».

Vous aurez donc accès à une page détaillée avec toutes les métadonnées de l'item.

Ajout d'un texte intégral et/ou de documents secondaires

Accéder à votre profil chercheur·e

Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion

1. Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion.

   

2. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil ».

   

3. Vous êtes maintenant redirigé·e vers une page intitulée « Mise à jour du profil ». Cliquez sur « Afficher » pour accéder à la vue complète de votre profil.

   

   
   

Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche

1. Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur « Personnes ». 

   

2. Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur « Recherche » (b). 
3. Une fois la recherche effectuée, votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur votre nom (c).

   

Accéder à la notice concernée

1. Vous vous situez désormais sur la page de votre profil chercheur·e. Sous la section « Publications », vous trouverez les notices que vous avez créées et celles auxquelles vous êtes lié·e.
   
2. Identifiez la notice souhaitée, puis cliquez sur son titre.
   
3. Vous êtes désormais sur la page de détails de la notice. Cliquez sur les trois petits points, puis sur « Éditer ».

   

Ajout d'un texte intégral et/ou de documents secondaires

1. Vous êtes désormais dans le formulaire de saisie de la publication. 
   
   
2. Si aucun fichier n'est encore ajouté, vous pouvez en télécharger en cliquant sur « Parcourir » puis en sélectionnant le fichier souhaité depuis votre bibliothèque.

   

3. Alternativement, vous pouvez faire défiler la page jusqu'à la section « Documents », puis simplement faire glisser votre fichier sur la page.

   

4. Si un document est déjà présent, vous pouvez modifier ses métadonnées en cliquant sur l'icône correspondante.

   

   
   
5. Vous pouvez donc modifier les champs suivants :

(a) Le nom du fichier

(b) La version du manuscrit

(c) La licence

(d) L'accessibilité du document (accès ouvert / embargo / accès restreint UNIL)

(e) Si vous choisissez « embargo » comme droit d'accès, il vous faudra déterminer la date de fin d'embargo, à partir de laquelle votre document sera publiquement accessible.

Finaliser la saisie

1. Pour finaliser votre saisie, il faudra approuver la licence d'utilisation.
   
   
2. Vous pourrez ensuite cliquer sur « Sauvegarder » ou « Sauvegarder et quitter » pour enregistrer la notice, ou sur « Publier » pour archiver directement la publication.

Ajouter et/ou corriger des liens dans une notice

1. Trouvez la notice que vous aimeriez modifier

En tant qu’auteur·e, vous pouvez modifier une notice si:

• Vous l’avez créée (vous les trouvez soit dans votre espace de travail, soit dans votre profil chercheur·e)
• Vous y êtes lié·e (vous les trouvez uniquement dans votre profil chercheur·e)

Trouver vos notices dans votre profil chercheur·e

Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion

1. Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion.

   

2. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil ».

   

3. Vous êtes maintenant redirigé·e vers une page intitulée « Mise à jour du profil ». Cliquez sur « Afficher » pour accéder à la vue complète de votre profil.

   

Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche

1. Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur « Personnes ». 

   

2. Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur « Recherche » (b). 
3. Une fois la recherche effectuée, votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur votre nom (c) pour accéder à votre profil chercheur·e.

   

Repérer la notice à éditer

1. Votre profil s'affiche. Sous « Publications », vous trouverez toutes les notices que vous avez créées, ainsi que celles auxquelles vous êtes lié·e.
2. Repérer la notice qui vous intéresse, puis cliquez sur son titre. Vous accéderez ainsi à la page contenant les détails de cette notice.

   

2. Accéder à l'édition de la notice

1. Sur la page de détails, cliquez sur l'icône des trois petits points pour ouvrir le menu d'options.
2. Sélectionnez ensuite « Éditer ».

Si vous choisissez de passer par votre espace de travail plutôt que par votre profil chercheur·e pour retrouver la notice, cliquez sur « Éditer » afin de modifier celle-ci.

3. Ajouter le lien correspondant

Afin d’ajouter un lien vers une personne ou unité, il vous suffit d’appuyer sur « Ajouter » indiqué par les chiffres 2 et 3.

Afin de modifier le lien, il vous suffit d’appuyer sur la croix (1) afin de supprimer le lien.

Vous pouvez directement éditer le lien en appuyant sur la personne ou le lien encadrés en bleu (voir flèche).

Publier une notice que j’ai créée se trouvant à l'état « dépôts en cours »

Accéder à votre espace de travail

Une fois connecté·e à IRIS:

1. Cliquez sur « Mon espace de travail ».
2. Vous serez redirigé·e vers la page « Notices que j’ai créées ». 

Vérifier/corriger la notice

1. Identifiez la notice à publier dans la liste. 
2. Vous pouvez la modifier en cliquant sur « Éditer ».

Publier la notice

1. Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont bien complétés et que la notice est correctement liée aux personnes et unités correspondantes.
2. Une fois les modifications effectuées, défilez jusqu’en bas de page et cliquez sur « Publier ».

NB : En tant qu’auteur·e, votre notice est auto-validée et sera donc automatiquement archivée, sauf pour les thèses/mémoires.

Supprimer une notice que j'ai créée se trouvant à l’état « dépôts en cours »

Accéder à votre espace de travail

1. Cliquez sur « Mon espace de travail ».
2. Vous serez redirigé·e vers la page « Notices que j’ai créées ». Vous y trouverez la notice que vous avez enregistrée, à l’état « dépôts en cours ».

Supprimer la notice

• Cliquez sur le bouton rouge « Supprimer » situé sous la notice concernée.

Confirmer la suppression 

• Un message d’avertissement s’affichera : « L'annulation est irréversible, les données de la soumission en cours seront perdues. Êtes-vous certaine/certain ? »

Si vous êtes certain·e de vouloir supprimer la notice, cliquez sur « Oui, je suis certaine/certain ».

 Vérification

• La notice sera alors définitivement supprimée et n’apparaitra plus dans votre espace de travail.

Valider une notice

Introduction 

Vous recevrez un e-mail dès lors qu'une notice sera disponible pour validation. Vous pourrez alors accéder à la plateforme pour la traiter. Pour ce faire, il vous suffira de suivre les instructions ci-dessous. 

Espace de travail

Vous devrez tout d'abord accéder à votre espace de travail en cliquant sur « Mon espace de travail ».

Accès aux notices à valider

Vous serez automatiquement redirigé·e·s vers la page des notices que vous avez crées. Afin d'accéder aux autres notices, il faudra appuyer sur le bouton encadré en rouge.

Une fois que c’est fait, un menu déroulant s’affiche avec plusieurs types de notices. Sélectionnez « Notices à valider » pour consulter celles qui nécessitent une validation. La page se rechargera automatiquement avec les notices correspondantes.

Fonctionnalités disponibles

Vous vous situez maintenant sur la page contenant toutes les notices que vous avez à valider. Afin de commencer la validation, vous devrez d'abord cliquer sur « Prendre en charge », sous la notice concernée.

Ensuite, vous pourrez engager plusieurs actions possibles en cliquant sur les boutons suivants : 

1. « Approuver » : Si vous avez bien révisé l'Item et que vous souhaitez l'ajouter à la collection.
2. « Rejeter » : Si vous avez bien révisé cet item et qu'il ne peut PAS être ajouté à la collection. Il vous sera alors demandé d'indiquer la raison de ce rejet et de préciser si le déposant peut apporter une correction avant de soumettre de nouveau.
3. « Éditer » : Si vous souhaitez modifier les métadonnées de l'item.
4. « Se désassigner » : Si vous souhaitez renvoyer la tâche dans l'équipe pour qu'une autre utilisatrice / autre utilisateur puisse l'exécuter.
5. « Afficher » : Si vous souhaitez afficher les métadonnées de l'item.

Éditer une notice à l'état « archivés »

1. Trouvez la notice que vous aimeriez modifier

En tant qu’auteur·e, vous pouvez modifier une notice si:

• Vous l’avez créée (vous les trouvez soit dans votre espace de travail, soit dans votre profil chercheur·e)
• Vous y êtes lié·e (vous les trouvez uniquement dans votre profil chercheur·e)

Trouver vos notices dans votre profil chercheur·e

Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion

1. Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion.

   

2. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil ».

   

3. Vous êtes maintenant redirigé·e vers une page intitulée « Mise à jour du profil ». Cliquez sur « Afficher » pour accéder à la vue complète de votre profil.

   

Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche

1. Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur « Personnes ». 

   

2. Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur « Recherche » (b). 
3. Une fois la recherche effectuée, votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur votre nom (c) pour accéder à votre profil chercheur·e.

   

Repérer la notice à éditer

1. Votre profil s'affiche. Sous « Publications », vous trouverez toutes les notices que vous avez créées, ainsi que celles auxquelles vous êtes lié·e.
2. Repérer la notice qui vous intéresse, puis cliquez sur son titre. Vous accéderez ainsi à la page contenant les détails de cette notice.

   

2. Accéder à l'édition de la notice

1. Sur la page de détails, cliquez sur l'icône des trois petits points pour ouvrir le menu d'options.
2. Sélectionnez ensuite « Éditer ».

Si vous choisissez de passer par votre espace de travail plutôt que par votre profil chercheur·e pour retrouver la notice, cliquez sur « Éditer » afin de modifier celle-ci.

3. Modifier le contenu

1. Vous serez redirigé·e vers le formulaire de saisie, identique à celui utilisé lors de la création de la notice.
2. Vous pouvez alors modifier les champs nécessaires.

4. Sauvegarder les changements

1. Une fois les modifications effectuées, défilez jusqu’en bas de page et cliquez sur « Sauvegarder et quitter ».
2. Vos modifications sont enregistrées et vous serez automatiquement redirigé·e vers la page de détails de la notice.

Saisir sa thèse dans IRIS

1. Introduction

La saisie de la thèse dans IRIS est une étape obligatoire pour l'obtention du grade de doctorat. Ce processus permet de préserver et de valoriser les travaux de recherche des doctorant·e·s. Vous trouverez toutes les informations liées à l’obtention du grade de doctorat dans la Directive 3.10 de la Direction de l’UNIL.

Vous pouvez également consulter les conditions de diffusion des thèses.

Ce guide vous accompagnera à travers les différentes étapes de dépôt, de la création d’un compte à la soumission finale de votre thèse pour validation.

Si vous avez des questions, vous pouvez les adresser à theses@bcu.unil.ch

2. Saisir sa thèse

1. Cliquez sur « Mon espace de travail ».

   

2. Cliquez sur « Saisir ».

   

3. Cliquez sur « Publication » pour accéder au formulaire de saisie. 

Remplir les champs obligatoires

Dans le formulaire, saisissez les informations de la publication, en particulier les champs obligatoires (marqués d'une étoile *) qui sont les suivants :

1. Type de publication : dans ce cas, sélectionnez Thèse de doctorat
2. Institution où la recherche a été menée : choisir UNIL/CHUV/Unisanté + Institutions partenaires
3. Votre faculté de rattachement
4. Titre
5. Date de publication : mettez la date de la soutenance publique de thèse
6. Statut éditorial (Acceptée)

   

   
   

Ces 6 champs sont indispensables pour pouvoir créer la notice. Le reste des champs sont fortement recommandés. Il est également important de saisir les champs suivants :

1. La langue ;
2. Le résumé de votre thèse (recommandé pour améliorer l’indexation de votre thèse) ;
3. Des mots-clés ;
   

Lier les personnes et les unités

Cette étape permet d'associer la publication à votre profil chercheur·e, vos co-auteur·es ainsi qu'à l'unité de recherche concernée. N’oubliez donc pas de bien lier les personnes associées à la thèse (auteur, directeur·rice de thèse, etc.) et leurs unités.

1. Dans la section correspondante, cliquez sur « Ajouter ».

   

2. Tapez le nom de la personne ou de l'unité, puis sélectionnez-la.

   

Déposer le PDF de votre thèse

Pour finaliser le dépôt, vous devez ajouter le texte intégral de la thèse en format PDF. La Directive 3.10 de la Direction de l’UNIL prévoit que la page de titre et l’imprimatur soient ajoutés au PDF. Veuillez veiller à que ces documents soient intégrés au PDF de votre thèse avant son dépôt.

Veuillez à vérifier auprès de votre Directeur·rice que le fichier que vous allez déposer est définitif et acceptable (résolution des images, corrections, etc.).

1. Vous pouvez ajouter le texte intégral de votre thèse en cliquant sur « Parcourir » puis en sélectionnant le fichier souhaité depuis votre bibliothèque.

   

2. Alternativement, vous pouvez faire défiler la page jusqu'à la section « Documents », puis simplement faire glisser votre fichier sur la page.

   

3. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez modifier ses métadonnées en cliquant sur l'icône correspondante.

   

   
   
4. Vous pouvez donc modifier les champs suivants :

(a) Le nom du fichier

(b) La version du manuscrit : elle doit toujours être la version après imprimatur.

(c) La licence : sélectionner la licence appropriée pour la diffusion du document, en fonction des potentiels droits des tiers (voir plus bas).

(d) L'accessibilité du document : 

• • • • Restreint UNIL (par défaut - accessible aux personnes UNIL authentifiées) ;
      • Public ;
      • Sous embargo (accessible seulement aux personnes UNIL authentifiées jusqu’à la fin de l’embargo) ;

(e) Si vous choisissez « embargo » comme droit d'accès, il vous faudra déterminer la date de fin d'embargo, à partir de laquelle votre document sera publiquement accessible.

Vérifier les doublons

IRIS détecte automatiquement les éventuels doublons.

Avant de pouvoir enregistrer votre saisie, une liste de publications potentiellement similaires vous est proposée : si une publication issue de votre thèse (article, livre, etc.) possède un titre similaire et qu’elle a déjà été saisie dans le dépôt, elle apparaîtra en tant que doublon, mais elle ne l’est pas. Vérifiez donc chaque suggestion et indiquez si elle correspond bien à un doublon (en cliquant sur « C'est un doublon ») ou non (en cliquant sur « Ce n'est pas un doublon ») .

Licences

En général, la thèse est déposée sur IRIS avec une licence Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0 - https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/) au une autre licence Creative Commons à choix, selon ce que l'auteur ou l'autrice préfère, pour que tout utilisateur intéressé puisse y accéder.

Si des droits de tiers, comme ceux d'éditeurs, co-auteurs ou co-autrices, empêchent la diffusion sous une licence Creative Commons, l'auteur ou l'autrice peut accorder à l'UNIL une licence simple (non exclusive) et gratuite pour que la thèse soit mise en ligne dans le dépôt institutionnel après la fin d'un éventuel embargo (choisissez « tous les droits réservés »).

3. Finaliser la saisie

1. Avant de pouvoir soumettre votre thèse pour validation, vous devez accepter les conditions d’utilisation d’IRIS.
2. Une fois la saisie de votre publication finalisée, cliquez sur « Sauvegarder » ou « Sauvegarder et quitter » pour enregistrer votre saisie, ou sur « Publier » pour procéder directement à la publication.

   

3. Une fois que vous publiez votre saisie, celle-ci passe en traitement et sera donc en attente de validation. En attendant sa validation, vous pourrez retrouver votre thèse dans « Mon espace de travail ». Vous recevrez un e-mail automatique vous confirmant sa validation dès qu’elle aura été traitée.

   

4. Finaliser la commande de grade

Vous pouvez désormais revenir à votre commande de grade et la finaliser.