Aide utilisateur·rice Bienvenue sur le wiki d’aide utilisateur IRIS. Ce guide centralise toutes les ressources, procédures et informations nécessaires pour utiliser efficacement la plateforme IRIS. Que vous soyez un nouvel utilisateur ou un membre expérimenté, vous trouverez ici des explications claires sur les fonctionnalités, les bonnes pratiques, les contacts utiles et les réponses aux questions fréquentes. Ce wiki est structuré pour vous accompagner dans l’ensemble de vos démarches, de la connexion initiale jusqu’à l’utilisation avancée des outils offerts par IRIS. Il est régulièrement mis à jour pour refléter les évolutions de la plateforme. Contacts facultaires Cette page répertorie les contacts facultaires pour IRIS. Pour les personnes n’étant pas affiliées à une faculté, veuillez vous adresser à iris@unil.ch Faculté Contacts FTSR Christelle Cocco Pour les questions de base à propos d'IRIS   christelle.cocco@unil.ch   FDCA Bientôt disponible     LETTRES Andrea Giananti Répondant IRIS   iris-lettres@unil.ch SSP Zoé Codeluppi   Ellina Mourtazina   HEC Bureau Recherche hecresearch@unil.ch FGSE Manon Rosset (IGD) manon.rosset@unil.ch   Catherine Schlegel Rey (ISTE) catherine.schlegelrey@unil.ch   Amélie Dreiss (IDYST, FGSE) amelie.dreiss@unil.ch   FBM Sandrine Pernier Jenny Panziera Pôle Open Science BiUM   open.access@chuv.ch   Magdalena Czartoryjska-Meier (BIHM) Bibliothécaire responsable   magdalena.czartoryjska-meier@chuv.ch     Unisanté - Unité de documentation et de données   udd@unisante.ch   Introduction, recherche et navigation Cette section vous guide dans vos premiers pas sur IRIS, en vous présentant l’interface générale, les menus principaux et les outils de navigation. Vous y apprendrez comment effectuer une recherche efficace, filtrer les résultats, et accéder rapidement aux contenus pertinents. Présentation globale La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Introduction Avant de commencer à travailler sur IRIS, il est important de se familiariser avec quatre concepts clés. Espace de travail : il vous permet principalement de consulter les notices que vous avez créée, et d'en créer de nouvelles. Pour découvrir ses fonctionnalités en détail, rendez-vous sur  cette page . Profil chercheur · e : il offre une vue d'ensemble de vos données académiques et personnelles. Pour découvrir ses fonctionnalités en détail, rendez-vous sur cette page . Compte utilisateur ·ric e : vous pouvez y consulter les paramètres de votre compte ainsi que vos informations personnelles, et mettre à jour votre profil. Pour y accéder, cliquez sur le menu de connexion en haut à droite. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil ». Vous serez ainsi r edirigé · e vers votre c ompte utilisateur·rice . Vous pouvez également accéder à votre profil chercheur · e à travers cette page, en cliquant sur « Afficher ». Collections : c haque collection représente une catégorie spécifique de données liées à la recherche, telles que les collaborateur·rice·s , les publications, les unités et les périodiques. Il existe 4 collections dans IRIS : Personnes : cette collection regroupe les collaborateur·rices dans IRIS. Vous pouvez rechercher des membres du dépôt et consulter leur profil chercheur · e. Publications : cette section regroupe l'ensemble des travaux déposés et permet de consulter leurs métadonnées. Unités : cette collection répertorie les unités de recherche. Elle permet aussi d'accéder à leur profil afin de consulter leurs informations et leurs publications associées. Périodiques : vous trouverez dans cette section tous les journaux et revues liés à une publication dans le dépôt. Premières fonctionnalités Une fois que vous êtes connecté · e, vous serez redirigé · e vers la page d’accueil d'IRIS. En haut à droite de cette page, vous trouverez les premières fonctionnalités suivantes :   Mon espace de travail : cet espace vous permet de consulter les notices que vous avez créées, et d’en créer de nouvelles. Aide IRIS : pour accéder à l’aide IRIS et la documentation liée. Lancer une recherche dans l'ensemble du dépôt. Choisir la langue de l'interface (français/anglais). Rechercher Vous pouvez aussi rechercher la plateforme par Personnes (1), Publications (2), Unités (3) ou Périodiques (4) en appuyant sur le bouton correspondant à la collection souhaitée :   Vous pouvez effectuer une recherche avancée à partir de la barre de recherche située sur la page d’accueil : Pour plus de détails concernant la recherche, consultez la page https://wiki.unil.ch/recherche/books/aide-utilisateurrice/page/effectuer-une-recherche-dans-iris. Parcourir Pour parcourir la plateforme, cliquez sur « Parcourir IRIS ». Vous aurez ainsi le choix de le faire par Publication, Personne ou Unité. Une autre manière de parcourir la plateforme serait de cliquer sur « Découvrir la recherche à l’UNIL » dans la fenêtre « J’ai besoin de… » :    Vous serez alors redirigé·e vers une page affichant l’ensemble des publications présentes dans le dépôt. Sur celle-ci, vous pourrez parcourir les publications par :   Dépôts récents   Auteure/Auteur   Date de publication   Mot-clé Titre   Type           Pour toutes ces catégories, sauf pour les dépôts récents, vous aurez la possibilité de filtrer les résultats en utilisant la barre de recherche (7) : Autres fonctionnalités de la page d'accueil Vous pouvez aussi consulter les ajouts récents en bas de page : Vous avez la possibilité de revenir à la page d’accueil à tout moment en cliquant sur « Accueil » : Droits spéciaux Si vous avez besoin de droits spécifiques dans IRIS : Administrateur·rice de collection Agent·e de saisie Validateur·rice de mémoires veuillez remplir le formulaire disponible via  ce lien . Workflow IRIS Workflow de saisie de publications dans IRIS (Hors Mémoires et Thèses) Workflow de saisie de publications dans IRIS (Mémoires et Thèses) Mon profil chercheur·e La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Votre profil chercheur · e offre une vue d'ensemble de vos données personnelles et académiques. Depuis cet espace, vous pouvez : Consulter et éditer les publications que vous avez créées ainsi que celles auxquelles vous êtes lié · e. Accéder à la page des paramètres ORCID. Il existe deux manières d'accéder à votre profil chercheur · e : Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion en haut à droite. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil ». Vous êtes maintenant redirigé · e vers votre c ompte utilisateur·rice . Cliquez sur « Afficher » pour accéder à la vue complète de votre profil. Vous vous retrouvez alors sur votre profil chercheur · e. Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur « Personnes ». Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur « Recherche » (b).  Une fois la recherche effectuée, une icône représentant votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur celle-ci (c). Vous vous retrouvez alors sur votre profil chercheur · e. Mon espace de travail La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Accès  Vous pouvez accéder à votre espace de travail depuis le menu principal en appuyant sur « Mon espace de travail ». Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur le menu de connexion (1), puis sur « Mon espace de travail » (2). Présentation L'espace de travail se présente comme suit. Vous pouvez  saisir , importer , exporter , visualiser et modifier des notices. Celui-ci se décompose en trois subdivisions :  1.  Notices que j'ai créées : Cette vue regroupe exclusivement les notices que vous avez vous-même saisies. Vous y trouverez les notices à tous les stades, c'est à dire à l'état brouillon, dépôt en cours (anciennement brouillon dans SERVAL), et archivées (anciennement public dans SERVAL), que vous pouvez modifier, compléter ou suivre. 2.  Autres notices liées (Dépôt en cours) : Ici s’affichent uniquement les notices en cours de dépôt auxquelles vous êtes lié·e, mais que vous n’avez pas créées vous-même . Les notices déjà archivées n’apparaissent pas ici. 3.  Notices à valider : Si vous êtes validateur ou validatrice, cette section liste les notices en attente de votre révision. Vous pouvez par exemple alors les prendre en charge , les éditer , les approuver , ou les rejeter .  Afin d'afficher toutes les notices auxquelles vous êtes lié·e et qui sont à l'état  archivées , il faudrait accéder à votre  profil chercheur·e.  Effectuer une recherche dans IRIS La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Lancer la recherche Depuis la page d'accueil d'IRIS, vous pouvez commencer une recherche de deux façons: En cliquant sur l'icône de recherche : saisissez le mot-clé de votre choix, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. NB: Cette option est accessible depuis toutes les pages d’IRIS.   En cliquant directement dans le champ de saisie prévu à cet effet : saisissez le mot-clé de votre choix, puis cliquez sur « Recherche » . Ces deux méthodes permettent d'effectuer une recherche dans l'ensemble du dépôt, toutes entités confondues (personnes, publications, unités, périodiques). Filtres et paramètres Une fois votre recherche lancée, vous serez automatiquement redirigé · e vers la page des résultats de votre recherche. Une série de filtres vous permet d'affiner les résultats, notamment par :  Entité : personnes, publications, unités ou périodiques Personne liée : il s'agit d'une personne associée à la publication, sans en être nécessairement l'auteur · e Auteur · e Date de publication Type de publication Périodique : nom du journal ou de la revue Présence d'un document : avec ou sans Langue de la publication Mots-clés Unité liée Institution : UNIL/CHUV/Unisanté + institutions partenaires ou externe Pour réinitialiser les filtres, cliquez simplement sur « Réinitialiser les filtres » . Vous avez aussi la possibilité de restreindre votre recherche à une collection spécifique. Pour cela, cliquez sur le champ de recherche, puis sélectionnez la collection souhaitée. Des paramètres de tri sont également disponibles pour organiser les résultats selon vos préférences. Vous pouvez trier par : Pertinence Titre Date de publication Date de dépôt Chaque critère peut être trié de manière croissante ou décroissante. Il est également possible de modifier le nombre de résultats affichés par page. Recherche par collection Vous pouvez également affiner votre recherche en choisissant d'abord une collection spécifique dès la page d'accueil, en cliquant sur la collection souhaitée. Vous serez redirigé · e vers la page de recherche spécifique à la collection. Vous pouvez donc entrer votre mot-clé dans le champ de recherche. Dans ce cas, la page des résultats est similaire, mais les filtres proposés varient selon la collection sélectionnée. Recherche avancée La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Recherche Afin de lancer une recherche avancée, cliquez sur « Rechercher dans le dépôt » depuis la page d'accueil : Recherche avancée utilisant les métadonnées Avant de commencer, il est important de savoir où trouver les métadonnées liées aux entités car celles-ci seront nécessaires pour vos recherches avancées.  Il faut tout d’abord cliquer sur le titre de la publication : Vous arriverez ensuite sur la page de détails de la publication :   Cliquez sur l'icône des trois petits points. Cliquez sur « Afficher toutes les métadonnées ».   Vous aurez ensuite accès à toutes les métadonnées de l'entité et pourrez utiliser celles-ci pour choisir les champs qui vous intéressent.  La recherche avancée peut ainsi se faire de plusieurs manières selon les métadonnées que vous utilisez et avec plusieurs opérateurs . Celle-ci peut s'avérer utile lorsque vous voulez lancer une recherche avec des critères qui ne sont pas inclus dans les filtres à disposition dans la recherche simple.  L'écriture " champ :* " permet de rechercher tous les items où le champ spécifié contient n'importe quelle valeur, c'est-à-dire qu'il est non vide.  Attention : Recherche d'un titre contenant des guillemets :  Lorsque le titre ou la référence que vous souhaitez rechercher contient lui-même des guillemets, la recherche peut échouer. En effet, dans les systèmes de recherche, les guillemets servent déjà à indiquer le début et la fin d’une expression précise. Il faut donc les distinguer des guillemets présents dans le titre recherché. La solution consiste simplement à ajouter un antislash ( \ ) avant chaque guillemet du titre . Cela indique au moteur de recherche qu’il s’agit de guillemets à rechercher, et non de guillemets qui délimitent l’expression. Exemple : dc.relation.ispartofseries:"Rapport de recherche \"Développement, sociétés, environnements\"" 1.     Afin de chercher par exemple une publication ayant pour sujet "Climate Change", vous pouvez écrire : 2.      Afin de chercher par exemple une publication contenant un PMID, vous pouvez écrire :     3.   Afin de chercher par exemple une publication contenant un DOI, vous pouvez écrire :   4.   Afin d’imposer plusieurs critères à la fois vous pouvez utiliser les 3 opérateurs booléens suivants :   -   AND   :   Par exemple, pour trouver tous les items ayant un DOI et un PMID, il est possible de procéder de la manière suivante : -    OR   :   Par exemple, pour trouver tous les items ayant un DOI  ou un PMID, il est possible de procéder de la manière suivante :  -   NOT   :   Par exemple, pour trouver tous les items ayant un DOI et  PAS de PMID , il est possible de procéder de la manière suivante : 5.  Afin de chercher toutes les notices qui ont été acceptées et également acceptées sous presse, il est possible de procéder de la manière suivante : unil.editorialstate:"accepted" Cependant , si vous souhaitez chercher uniquement toutes les notices qui ont été acceptées mais non encore sous presse, il faudrait procéder de la manière suivante : unil.editorialstate:"accepted" AND NOT unil.editorialstate:"accepted_in_press" Vous pouvez aussi combiner plusieurs critères de recherches de la manière suivante :   dc.contributor.author: Lucile AND (dc.title: council OR dc.title: climat)  Cette recherche donne comme sortie une publication dont le nom de l’auteur·e contient « Lucile », et dont le titre contient (« council » OU « climat »)  Métadonnées avec ranges temporelles   Pour les champs contenant des dates au format informatique ISO-8601, on utilise la version technique de la métadonnée. 1.  Afin de chercher toutes les publications qui ont été publiées entre 2 dates distinctes bien précises, nous pourrions procéder de la manière suivante : dc.date.issued_dt : [2025-04-01T00:00:00Z TO 2025-12-31T23:59:59Z] 2.  Par exemple, afin de filtrer toutes les publications créés dans IRIS entre deux dates, nous pouvons procéder de plusieurs manières différentes.  -  Forme inclusive (C'est-à-dire que la date de fin de l'intervalle est comprise dedans) :  dc.date.accessioned_dt : [2025-08-18T00:00:00Z TO 2025-08-26T23:59:59Z]  -   Forme exclusive (C'est-à-dire que la date de fin de l'intervalle n'est pas comprise dedans) :  dc.date.accessioned_dt : [2025-08-18T00:00:00Z TO 2025-08-27T00:00:00Z} -   Afin de filtrer toutes les publications créés dans IRIS entre une date précise jusqu'à maintenant :      a)   dc.date.accessioned_dt:[2025-08-18T00:00:00Z TO NOW]     b)   dc.date.accessioned_dt:[2025-08-18T00:00:00Z TO *] 3.   Si vous souhaitez filtrer les notices selon leur date de modification récente (plutôt que via les métadonnées habituelles), voici d’autres requêtes avancées. Ces filtres s’appliquent à l’index discovery et non aux métadonnées des notices.  a)     lastModified:[NOW/DAY TO NOW] → toutes les notices d’aujourd’hui (depuis minuit). b)    lastModified:[NOW-2DAYS/DAY TO NOW] →  toutes les notices des deux derniers jours (depuis avant-hier minuit). c)     lastModified:[NOW-2DAYS TO NOW] →  les dernières 48 heures exactement (fenêtre glissante). Limite : on ne peut pas distinguer les  modifications système (embargo, liens auteurs, etc.) des modifications utilisateur . Chercher et filtrer les publications d'une faculté La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Il existe deux manières principales de consulter les publications d’une faculté dans le dépôt. Depuis l’onglet « Unités » Depuis la page d’accueil, cliquez sur « Unités ». Tapez le nom de la faculté dans la barre de recherche, puis cliquez sur « Recherche ». Les résultats affichés incluront la faculté elle-même, ainsi que ses unités associées. Pour ne faire apparaître que la faculté souhaitée, cliquez sur le filtre « Type » et sélectionnez « Faculty ». Cliquez sur le nom de la faculté. Une fois sur la page de la faculté, cliquez sur l’onglet « Publications ». Vous y retrouverez toutes les publications de la faculté et de ses unités. Des filtres et paramètres sont à votre disposition pour affiner les résultats (par date, type de publication, etc.). Depuis l’onglet « Publications » Contrairement à une recherche effectuée à travers la section « Unités », une recherche dans la section « Publications » ne cible que les publications de la faculté elle-même, sans inclure celles de ses unités. Depuis la page d’accueil, cliquez sur « Publications ». Afin d'afficher les publications spécifiques à la faculté souhaitée, cliquez sur le filtre « Unité ». Vous pouvez taper directement le nom de la faculté dans la barre de recherche, ou faire défiler la liste en cliquant sur « Afficher plus » et la sélectionner manuellement. La page se rafraîchit automatiquement avec les publications de la faculté uniquement, sans inclure celles de ses unités, contrairement à la recherche depuis l'onglet « Unités » . Vous pouvez à nouveau affiner les résultats avec les autres filtres et paramètres disponibles. Saisie et édition Apprenez ici comment créer, modifier et structurer les contenus sur IRIS. Cette section détaille les étapes de saisie des données, les champs à remplir, les options de mise en forme, ainsi que les règles à suivre pour assurer la cohérence et la qualité des informations. Publications: description des types Dans ce schéma, les nœuds en rouge ne sont pas sélectionnables dans IRIS : ils servent uniquement à organiser les différentes catégories. Les éléments marqués d’un rond bleu correspondent à des types spécifiques de publications propres à l’UNIL . Type Description Texte Ressource principalement composée de texte, incluant des livres, lettres, mémoires, poèmes, journaux, articles et archives de listes de diffusion. Les fac-similés ou images de textes sont aussi considérés comme des textes. Publication dans un périodique Article ou contenu publié dans un périodique scientifique ou professionnel, destiné à diffuser des recherches originales et développements récents. Éditorial Court essai exprimant l'opinion du ou des rédacteurs ou rédactrices en chef d'une revue sur un sujet d'actualité scientifique, politique ou culturel. Article Article de recherche rapportant les résultats d'une étude originale, publié dans une revue scientifique. Article original Article présentant les méthodes et résultats d'une recherche originale menée par les auteures et les auteurs. Synthèse Analyse complète et critique des connaissances disponibles sur un sujet, fondée sur une revue de la littérature existante. Recension de livre Évaluation critique d'un livre, portant sur son contenu, sa qualité et sa portée. Data paper Article décrivant un jeu de données spécifique, ses caractéristiques, son accès et son potentiel de réutilisation. Article dans une revue professionnelle Article destiné aux praticiennes et practiciens d’un domaine spécifique, souvent plus appliqué qu’un article scientifique. Étude de cas Analyse approfondie d'un cas particulier, généralement utilisée en sciences sociales, médecine ou gestion. Dossier thématique Ensemble structuré d'articles réunis autour d'une même thématique au sein d'un périodique. Lettre à l'éditeur Lettre commentant ou discutant un article publié dans un périodique, ou présentant un point d'intérêt pour ses lecteurices et lecteurs. Livre Ouvrage non périodique, publié en un ou plusieurs volumes. Catalogue Publication descriptive recensant des œuvres, souvent dans le cadre d'une exposition ou d'une collection. Correspondance Recueil de lettres échangées entre différentes personnes. Études diverses Recueil de publications sur un ou plusieurs thèmes par un ou plusieurs auteures et auteurs. Ouvrages de références Ouvrage conçu pour être consulté ponctuellement (dictionnaire, encyclopédie, etc.). Édition critique Version d’un texte annotée et commentée par une ou un spécialiste. Numéro spécial de revue Édition particulière d'une revue entièrement consacrée à un thème spécifique ou un événement particulier. Livret de CD/DVD/autre Document explicatif accompagnant un support audio ou vidéo, tel qu'un CD ou un DVD. Partie de livre Chapitre ou section définie d’un livre. Chapitre Partie distincte d'un livre, souvent avec un titre propre. Préface Texte introductif d’un livre, souvent écrit par l’auteure ou l'auteur ou une experte ou expert. Postface Texte de conclusion d’un livre, souvent rédigé après sa publication. Notice de dictionnaire/encyclopédie Entrée ou article présentant de manière concise et structurée des informations sur un terme, un concept, une personne ou un événement. Actes de conférence/colloque Recueil des contributions présentées lors d’une conférence/colloque. Contribution présentée à une conférence/colloque Document présenté lors d'une conférence/colloque, incluant articles, posters et communications orales. Article de conférence/colloque Article publié dans les actes d'une conférence/colloque, rapportant des recherches originales. Poster de conférence/colloque Présentation graphique des résultats d’une recherche, affichée lors d’une conférence/colloque. Abstract de conférence/colloque Résumé d’une communication présentée lors d’une conférence/colloque. Support de présentation à une conférence/colloque Diapositives ou tout autre support visuel utilisé pour une présentation académique, en particulier lors d'une conférence/colloque. Médiation scientifique ou vulgarisation Publication destinée à un public non spécialiste, visant à expliquer des concepts scientifiques. Article de blog/site web Texte publié sur un blog ou un site web. Article de magazine/journal Article publié dans un journal ou un magazine, traitant de sujets variés. Thèse ou mémoire Document académique présentant les résultats d’une recherche menée dans le cadre d’un diplôme universitaire. Mémoire de master/maîtrise/licence Un mémoire rendant compte d'un projet de recherche entrepris dans le cadre d'un cursus d'enseignement supérieur menant à un master. Thèse de doctorat Une thèse rendant compte des recherches entreprises au cours d'une période d'études supérieures menant à l'obtention d'un doctorat. Mémoire de formation continue Un mémoire rendant compte des travaux entrepris au cours d'une période d'études conduisant à un diplôme de formation continue. Rapport Un document formel qui présente les résultats d’une étude, d’une recherche ou d’une analyse. Working paper Un document de travail ou de discussion diffusé publiquement ou parmi un groupe de pairs. Certaines disciplines publient des working papers en série. Manuel technique La documentation technique désigne tout type de documentation qui décrit le maniement, la fonctionnalité et l'architecture d'un produit technique ou d'un produit en cours de développement ou d'utilisation. Autre Un type de ressource qui n'est pas inclus dans les termes existants sous le concept supérieur "Texte". Saisie manuelle d'une publication La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Saisir une nouvelle publication Cliquez sur « Mon espace de travail » . Cliquez sur « Saisir  » . Recherchez la collection dans laquelle vous souhaitez créer la notice puis sélectionnez-la. Cliquez sur « Publication » pour accéder au formulaire de saisie. Remplir les champs obligatoires Dans le formulaire, saisissez les informations de la publication, en particulier les champs obligatoires (marqués d'une étoile *) qui sont les suivants : Type de publication Institution où la recherche a été menée Titre Date de publication Statut éditorial Ces 5 champs sont indispensables pour pouvoir créer la notice. Le reste des champs sont fortement recommandés. Lier les personnes et les unités Dans IRIS, par défaut, la personne qui saisit une notice ne peut pas la modifier. Seules les personnes qui y sont liées disposent de ce droit. Veillez donc à bien lier les personnes concernées. Cette étape permet d'associer la publication à votre profil chercheur ·e , vos co-auteur ·e s ainsi qu'à l'unité de recherche concernée.  Afin d’attribuer correctement les publications aux auteures et aux auteurs, ainsi qu'à leurs unités, et pour qu'elles soient visibles dans leurs profils respectifs, veuillez respecter les consignes suivantes: Pour les publications internes à l’UNIL/CHUV/Unisanté: Un lien vers une unité est obligatoire. Un lien vers les personnes associées doit être saisi autant que possible. Pour les publications externes: Un lien vers au moins une personne est obligatoire. Aucun lien vers une unité n’est autorisé. N'oubliez pas de vous lier à la notice, sinon elle ne s'affichera pas dans votre profil chercheur. Dans la section correspondante, cliquez sur « Ajouter ». Tapez le nom de la personne ou de l'unité, puis sélectionnez-la. Ajout de texte intégral et/ou documents secondaires Vous pouvez ajouter du texte intégral et/ou des documents secondaires en cliquant sur « Parcourir » puis en sélectionnant le fichier souhaité depuis votre bibliothèque. Alternativement, vous pouvez faire défiler la page jusqu'à la section « Documents », puis simplement faire glisser votre fichier sur la page. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez modifier ses métadonnées en cliquant sur l'icône correspondante. Vous pouvez donc modifier les champs suivants : (a) Le nom du fichier (b) La version du manuscrit (c) La licence (d) L'accessibilité du document (accès ouvert/embargo/accès restreint UNIL) (e) Si vous choisissez « embargo » comme droit d'accès, il vous faudra déterminer la date de fin d'embargo, à partir de laquelle votre document sera publiquement accessible. Dans le cas où plusieurs fichiers sont téléversés, il est recommandé de définir un fichier comme bitstream principal en utilisant le bouton prévu à cet effet. Cette action est particulièrement utile lorsqu’une notice contient plusieurs documents. La définition d’un bitstream principal permet notamment de : Générer la vignette associée à la notice (par défaut, la vignette est créée à partir du premier document téléversé) ; Améliorer le référencement de la publication (notamment via OAI-PMH et Google Scholar, qui privilégient l’indexation du texte intégral du document principal) ; Déterminer le statut d’accès affiché pour la notice (Open Access, Restreint UNIL ou sous embargo), qui est, par défaut, basé sur le premier document téléversé. Vérifier les doublons Le système propose une liste de potentiels doublons. Pour chaque élément, cliquez sur « C'est un doublon » ou « Ce n'est pas un doublon », selon le cas.  Finaliser la saisie Si vous déposez un texte intégral, il faudra approuver la licence d'utilisation. Une fois la saisie de votre publication finalisée, cliquez sur « Sauvegarder » ou « Sauvegarder et quitter » pour enregistrer votre saisie, ou sur « Publier » pour procéder directement à la publication. Saisie d'une publication par DOI/PMID La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Saisie Vous devez d'abord accéder à votre espace de travail. Ensuite, cliquez sur « Saisir » . Recherchez la collection dans laquelle vous souhaitez créer la notice puis sélectionnez-la (3) ou cliquez sur celle déjà proposée (4) pour accéder au formulaire de saisie. Saisie du DOI/PMID Dans notre cas, on s’intéresse à la publication par DOI (1) ou PMID (2). Dans le formulaire, il faudra donc que vous saisissiez le DOI (Digital Object Identifier) ou le Pubmed ID. Ensuite, IRIS se chargera de directement lier les données. Cependant, il faut déplacer votre souris ailleurs que sur le champ de saisie DOI ou PMID et cliquer afin que les métadonnées se remplissent. Attention : Les champs marqués par un « * » sont obligatoires et il faudra donc se charger de tous les compléter si ce n’est pas déjà fait. Lier les personnes et les unités Dans IRIS, par défaut, la personne qui saisit une notice ne peut pas la modifier. Seules les personnes qui y sont liées disposent de ce droit. Veillez donc à bien lier les personnes concernées. Assurez-vous de bien remplir les 2 champs suivants en cliquant sur « Ajouter » : Liens vers les personnes (Publication interne & externe à UNIL/CHUV/Unisanté). Liens vers les unités (Seulement publication interne à UNIL/CHUV/Unisanté). Vérifier les doublons Le système propose une liste de potentiels doublons. Il faudra donc parcourir les publications proposées une par une et préciser si c’est un doublon ou non en appuyant sur « C'est un doublon » ou « Ce n'est pas un doublon », selon le cas.  N.B : Assurez-vous de bien parcourir chaque publication, plusieurs pages peuvent être disponibles. Une fois ces étapes terminées, il faudra s’assurer de : Approuver la licence en cochant le bouton indiqué. Vous aurez le choix de sauvegarder ou de directement publier votre saisie. Après avoir publié votre saisie, vous pourrez accéder aux métadonnées de celle-ci de la manière suivante : Accédez à votre espace de travail. Cliquez sur « Voir » sous le titre de la publication correspondante.       Afin d'afficher toutes les métadonnées, cliquez sur l'icône des trois petits points, puis sur « Afficher toutes les métadonnées ». Vous aurez donc accès à une page détaillant toutes les métadonnées de l'item. Éditer une notice à l'état « archivé » La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. 1. Trouvez la notice que vous aimeriez modifier En tant qu’auteur·e, vous pouvez modifier une notice si: Vous l’avez créée (vous les trouvez soit dans votre espace de travail, soit dans votre profil chercheur·e) Vous y êtes lié·e (vous les trouvez uniquement dans votre profil chercheur·e) Trouver vos notices dans votre profil chercheur·e Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil » . Vous êtes maintenant redirigé · e vers votre c ompte utilisateur·rice . Cliquez sur «  Afficher  » pour accéder à la vue complète de votre profil. Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur «  Personnes  » . Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur «  Recherche  » (b).  Une fois la recherche effectuée, une icône représentant votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur celle-ci (c) pour accéder à votre profil chercheur · e. Repérer la notice à éditer Votre profil s'affiche. Sous « Publications », vous trouverez toutes les notices que vous avez créées, ainsi que celles auxquelles vous êtes lié ·e . Repérer la notice qui vous intéresse, puis cliquez sur son titre. Vous accéderez ainsi à la page contenant les détails de cette notice. Si vous choisissez de passer par votre espace de travail plutôt que par votre profil chercheur·e pour retrouver la notice, cliquez sur « Afficher ». 2. Accéder à l'édition de la notice Sur la page de détails, cliquez sur l'icône des trois petits points pour ouvrir le menu d'options. Sélectionnez ensuite « Éditer ». 3. Modifier le contenu Vous serez redirigé · e vers le formulaire de saisie, identique à celui utilisé lors de la création de la notice. Vous pouvez alors modifier les champs nécessaires. 4. Sauvegarder les changements Une fois les modifications effectuées, défilez jusqu’en bas de page et cliquez sur « Sauvegarder et quitter ». Vos modifications sont enregistrées et vous serez automatiquement redirigé · e vers la page de détails de la notice. Ajout d'un texte intégral et/ou de documents secondaires La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. 1. Trouvez la notice que vous aimeriez modifier En tant qu’auteur·e, vous pouvez modifier une notice : A l’état « dépôt en cours » —> si vous l’avez créée (elles se trouvent dans votre espace de travail) A l’état « archivé » —> uniquement si vous y êtes lié·e (vous les trouvez soit dans votre espace de travail, soit dans votre profil chercheur·e) Trouver vos notices dans votre profil chercheur·e Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil » . Vous êtes maintenant redirigé·e vers votre c ompte utilisateur·rice . Cliquez sur « Afficher » pour accéder à la vue complète de votre profil. Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur « Personnes ». Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur « Recherche » (b).  Une fois la recherche effectuée, une icône représentant votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur celle-ci (c) pour accéder à votre profil chercheur·e. Repérer la notice concernée Vous vous situez désormais sur la page de votre profil chercheur·e. Sous la section « Publications », vous trouverez les notices que vous avez créées et celles auxquelles vous êtes lié·e. Identifiez la notice souhaitée, puis cliquez sur son titre. Si vous choisissez de passer par votre espace de travail plutôt que par votre profil chercheur·e pour retrouver la notice, et que celle-ci est à l'état « Archivé », cliquez sur « Afficher ». Vous êtes désormais sur la page de détails de la notice. Cliquez sur les trois petits points, puis sur « Éditer ». Si la notice est à l'état « dépôt en cours », cliquez sur « Éditer » afin de modifier celle-ci. Ajout d'un texte intégral et/ou de documents secondaires Vous êtes désormais dans le formulaire de saisie de la publication.  Si aucun fichier n'est encore ajouté, vous pouvez en télécharger en cliquant sur « Parcourir » puis en sélectionnant le fichier souhaité depuis votre bibliothèque. Alternativement, vous pouvez faire défiler la page jusqu'à la section « Documents », puis simplement faire glisser votre fichier sur la page. Si un document est déjà présent, vous pouvez accéder à ses métadonnées en cliquant sur l’icône correspondante. Il est nécessaire que celles-ci soient bien renseignées afin de garantir une diffusion appropriée du document. Vous pouvez donc modifier les champs suivants : (a) Le nom du fichier (b) La version du manuscrit (c) La licence (d) L'accessibilité du document (accès ouvert / embargo / accès restreint UNIL) (e) Si vous choisissez « embargo » comme droit d'accès, il vous faudra déterminer la date de fin d'embargo, à partir de laquelle votre document sera publiquement accessible. Attention: si les métadonnées du document ne sont pas renseignées, la visibilité du fichier est par défaut définie sur « Restreint UNIL » . Dans le cas où plusieurs fichiers sont téléversés, il est recommandé de définir un fichier comme bitstream principal en utilisant le bouton prévu à cet effet. Cette action est particulièrement utile lorsqu’une notice contient plusieurs documents. La définition d’un bitstream principal permet notamment de : Générer la vignette associée à la notice (par défaut, la vignette est créée à partir du premier document téléversé) ; Améliorer le référencement de la publication (notamment via OAI-PMH et Google Scholar, qui privilégient l’indexation du texte intégral du document principal) ; Déterminer le statut d’accès affiché pour la notice (Open Access, Restreint UNIL ou sous embargo), qui est, par défaut, basé sur le premier document téléversé. Finaliser la saisie Pour finaliser votre saisie, il faudra approuver la licence d'utilisation. Vous pourrez ensuite cliquer sur « Sauvegarder » ou « Sauvegarder et quitter » pour enregistrer la notice, ou sur « Publier » pour archiver directement la publication. Ajouter et/ou corriger des liens dans une notice La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. 1. Trouvez la notice que vous aimeriez modifier En tant qu’auteur·e, vous pouvez modifier une notice : A l’état « dépôt en cours » —> si vous l’avez créée (elles se trouvent dans votre espace de travail) A l’état « archivé » —> uniquement si vous y êtes lié·e (vous les trouvez soit dans votre espace de travail, soit dans votre profil chercheur·e) Trouver vos notices dans votre profil chercheur·e Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil » . Vous êtes maintenant redirigé · e vers votre c ompte utilisateur·rice . Cliquez sur «  Afficher  » pour accéder à la vue complète de votre profil. Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur «  Personnes  » . Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur «  Recherche  » (b).  Une fois la recherche effectuée, une icône représentant votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur celle-ci (c) pour accéder à votre profil chercheur·e. Repérer la notice à éditer Votre profil s'affiche. Sous « Publications », vous trouverez toutes les notices que vous avez créées, ainsi que celles auxquelles vous êtes lié ·e . Repérer la notice qui vous intéresse, puis cliquez sur son titre. Vous accéderez ainsi à la page contenant les détails de cette notice. Si vous choisissez de passer par votre espace de travail plutôt que par votre profil chercheur·e pour retrouver la notice, et que celle-ci est à l'état « Archivé », cliquez sur « Afficher ». 2. Accéder à l'édition de la notice Sur la page de détails, cliquez sur l'icône des trois petits points pour ouvrir le menu d'options. Sélectionnez ensuite « Éditer ». Si la notice est à l'état « dépôt en cours », cliquez sur « Éditer » afin de modifier celle-ci. 3. Ajouter le lien correspondant Dans IRIS, par défaut, la personne qui saisit une notice ne peut pas la modifier. Seules les personnes qui y sont liées disposent de ce droit. Veillez donc à bien lier les personnes concernées. Afin d’ajouter un lien vers une personne ou unité, il vous suffit d’appuyer sur  « Ajouter »  indiqué par les chiffres 2 et 3. Afin de supprimer le lien, il vous suffit d’appuyer sur la croix (1). Vous pouvez directement éditer le lien en appuyant sur le nom de la personne ou de l'unité encadrés en bleu (voir flèche). Publier une notice que j’ai créée se trouvant à l'état « dépôts en cours » La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Accéder à votre espace de travail Une fois connecté·e à IRIS: Cliquez sur « Mon espace de travail ». Vous serez redirigé·e vers la page « Notices que j’ai créées ».  Vérifier/corriger la notice Identifiez la notice à publier dans la liste.  Vous pouvez la modifier en cliquant sur « Éditer ». Publier la notice Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont bien complétés et que la notice est correctement liée aux personnes et unités correspondantes. Une fois les modifications effectuées, défilez jusqu’en bas de page et cliquez sur « Publier ». NB : Sauf pour les notices de mémoires UNIL et de thèses UNIL, soumises à validation, les notices sont immédiatement publiées. Supprimer une notice que j'ai créée se trouvant à l’état « dépôts en cours » La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Accéder à votre espace de travail Cliquez sur « Mon espace de travail ». Vous serez redirigé · e vers la page « Notices que j’ai créées ». Vous y trouverez la notice que vous avez enregistrée, à l’état « dépôts en cours ». Supprimer la notice Cliquez sur le bouton rouge « Supprimer » situé sous la notice concernée. Confirmer la suppression  Un message d’avertissement s’affichera : « L'annulation est irréversible, les données de la soumission en cours seront perdues. Êtes-vous certaine/certain ? » Si vous êtes certain · e de vouloir supprimer la notice, cliquez sur « Oui, je suis certaine/certain ». Vérification La notice sera alors définitivement supprimée et n’apparaitra plus dans votre espace de travail. Supprimer une notice à l'état archivé Si vous souhaitez supprimer une notice déjà publiée, c'est-à-dire une notice à l’état « archivés », vous devez en faire la demande auprès de votre répondant·e facultaire . Valider une notice La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Introduction  Vous recevrez un e-mail dès lors qu'une notice sera disponible pour validation. Vous pourrez alors accéder à la plateforme pour la traiter. Pour ce faire, il vous suffira de suivre les instructions ci-dessous.  Espace de travail Vous devrez tout d'abord accéder à votre espace de travail en cliquant sur « Mon espace de travail » . Accès aux notices à valider Vous serez automatiquement redirigé·e·s vers la page des notices que vous avez crées. Afin d'accéder aux autres notices, il faudra appuyer sur le bouton encadré en rouge. Une fois que c’est fait, un menu déroulant s’affiche avec plusieurs types de notices. Sélectionnez « Notices à valider » pour consulter celles qui nécessitent une validation. La page se rechargera automatiquement avec les notices correspondantes. Fonctionnalités disponibles Vous vous situez maintenant sur la page contenant toutes les notices à valider. Afin de commencer la validation, vous devez d'abord cliquer sur « Prendre en charge », sous la notice concernée. Ensuite, plusieurs fonctionnalités s'offrent à vous :  « Approuver » : Si vous avez bien révisé l'Item et que vous souhaitez l'ajouter à la collection. « Rejeter » : Si vous avez bien révisé cet item et qu'il ne peut PAS être ajouté à la collection. Il vous sera alors demandé d'indiquer la raison de ce rejet et de préciser si le déposant peut apporter une correction avant de soumettre de nouveau. « Éditer » : Si vous souhaitez modifier les métadonnées de l'item. « Se désassigner » : Si vous souhaitez renvoyer la tâche dans l'équipe pour qu'un·e autre utilisateur·rice puisse l'exécuter. « Afficher » : Si vous souhaitez afficher les métadonnées de l'item. Saisir sa thèse dans IRIS 1. Introduction Pour les doctorant·es de l’UNIL, le dépôt électronique de la thèse est une étape obligatoire pour l’obtention du grade de docteur·e . Ce processus permet de préserver et de valoriser les travaux de recherche des doctorant·e·s. Vous trouverez toutes les informations liées à l’obtention du grade de doctorat dans la  Directive 3.10 de la Direction de l’UNIL . Vous pouvez également consulter les conditions de diffusion des thèses . Ce guide vous accompagnera à travers les différentes étapes de dépôt, de la création d’un compte à la soumission finale de votre thèse pour validation. Si vous avez des questions, vous pouvez les adresser à theses@bcu.unil.ch 2. Saisir sa thèse Cliquez sur « Mon espace de travail » . Cliquez sur « Saisir » . Cliquez sur « Publication » pour accéder au formulaire de saisie.  Remplir les champs obligatoires Dans le formulaire, saisissez les informations de la publication, en particulier les champs obligatoires (marqués d'une étoile *) qui sont les suivants : Type de publication : dans ce cas, sélectionnez Thèse de doctorat Institution où la recherche a été menée : choisir UNIL/CHUV/Unisanté + Institutions partenaires Votre faculté de rattachement Titre Date de publication : mettez la date de la soutenance publique de thèse Statut éditorial ( Acceptée ) Ces 6 champs sont indispensables pour pouvoir créer la notice. Le reste des champs sont fortement recommandés. Il est également important de saisir les champs suivants : La langue ; Le résumé de votre thèse (recommandé pour améliorer l’indexation de votre thèse) ; Des mots-clés ; Lier les personnes et les unités Cette étape permet d'associer la publication à votre profil chercheur ·e , vos co-auteur·es ainsi qu'à l'unité de recherche concernée. N’oubliez donc pas de bien lier les personnes associées à la thèse (auteur, directeur·rice de thèse, etc.) et leurs unités . Seul·es les (co-)directeur·trices rattaché·es à l'UNIL peuvent être lié·es à la notice. Dans la section correspondante, cliquez sur «  Ajouter  ». Tapez le nom de la personne ou de l'unité, puis sélectionnez-la. Déposer le PDF de votre thèse Pour finaliser le dépôt, vous devez ajouter le texte intégral de la thèse en format PDF. La Directive 3.10 de la Direction de l’UNIL prévoit que la page de titre et l’imprimatur soient ajoutés au PDF. Veuillez veiller à que ces documents soient intégrés au PDF de votre thèse avant son dépôt. Veuillez à vérifier auprès de votre Directeur·rice que le fichier que vous allez déposer est définitif et acceptable (résolution des images, corrections, etc.). Vous pouvez ajouter le texte intégral de votre thèse en cliquant sur «  Parcourir  » puis en sélectionnant le fichier souhaité depuis votre bibliothèque. Alternativement, vous pouvez faire défiler la page jusqu'à la section «  Documents  » , puis simplement faire glisser votre fichier sur la page. Une fois le fichier téléchargé, il est nécessaire de renseigner ses métadonnées en cliquant sur l'icône correspondante, afin de garantir une diffusion appropriée du document. Vous pouvez donc modifier les champs suivants : (a) Le nom du fichier (b) La version du manuscrit : elle doit toujours être la version après imprimatur . (c) La licence : sélectionner la licence appropriée pour la diffusion du document, en fonction des potentiels droits des tiers (voir plus bas). (d) L'accessibilité du document :  Restreint UNIL (par défaut - accessible aux personnes UNIL authentifiées) ; Public ; Sous embargo (accessible seulement aux personnes UNIL authentifiées jusqu’à la fin de l’embargo) ; (e) Si vous choisissez «  embargo  » comme droit d'accès, il vous faudra déterminer la date de fin d'embargo, à partir de laquelle votre document sera publiquement accessible. Attention: si les métadonnées du document ne sont pas renseignées, la visibilité du fichier est par défaut définie sur « Restreint UNIL » . Dans le cas où plusieurs fichiers sont téléversés, il est recommandé de définir un fichier comme bitstream principal en utilisant le bouton prévu à cet effet. Cette action est particulièrement utile lorsqu’une notice contient plusieurs documents. La définition d’un bitstream principal permet notamment de : Générer la vignette associée à la notice (par défaut, la vignette est créée à partir du premier document téléversé) ; Améliorer le référencement de la publication (notamment via OAI-PMH et Google Scholar, qui privilégient l’indexation du texte intégral du document principal) ; Déterminer le statut d’accès affiché pour la notice (Open Access, Restreint UNIL ou sous embargo), qui est, par défaut, basé sur le premier document téléversé. Vérifier les doublons IRIS détecte automatiquement les éventuels doublons. Avant de pouvoir enregistrer votre saisie, une liste de publications potentiellement similaires vous est proposée : si une publication issue de votre thèse (article, livre, etc.) possède un titre similaire et qu’elle a déjà été saisie dans le dépôt, elle apparaîtra en tant que doublon, mais elle ne l’est pas . Vérifiez donc chaque suggestion et indiquez si elle correspond bien à un doublon (en cliquant sur «  C'est un doublon  ») ou non (en cliquant sur «  Ce n'est pas un doublon ») . Licences En général, la thèse est déposée sur IRIS avec une licence Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0 - https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/ ) ou une autre licence Creative Commons à choix, selon ce que l'auteur ou l'autrice préfère, pour que tout utilisateur intéressé puisse y accéder. Si des droits de tiers, comme ceux d'éditeurs, co-auteurs ou co-autrices, empêchent la diffusion sous une licence Creative Commons, l'auteur ou l'autrice peut accorder à l'UNIL une licence simple (non exclusive) et gratuite pour que la thèse soit mise en ligne dans le dépôt institutionnel après la fin d'un éventuel embargo (choisissez « tous les droits réservés » ). 3. Finaliser la saisie Avant de pouvoir soumettre votre thèse pour validation, vous devez accepter les conditions d’utilisation d’IRIS. Une fois la saisie de votre publication finalisée, cliquez sur «  Sauvegarder  » ou «  Sauvegarder et quitter » pour enregistrer votre saisie, ou sur «  Publier » pour procéder directement à la publication. Une fois que vous publiez votre saisie, celle-ci passe en traitement et sera donc en attente de validation. En attendant sa validation, vous pourrez retrouver votre thèse dans « Mon espace de travail ».  Vous recevrez un e-mail automatique vous confirmant sa validation dès qu’elle aura été traitée. 4. Finaliser la commande de grade Vous pouvez désormais revenir à votre commande de grade et la finaliser. Importation et exportation Cette partie explique comment importer des données dans IRIS à partir de fichiers externes, et comment exporter des contenus sous différents formats. Elle inclut également les formats acceptés, les contraintes à respecter et les conseils pour éviter les erreurs courantes. Exportation d'Items depuis IRIS La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Introduction Ce tutoriel vous guide pas à pas dans l’exportation d’items depuis IRIS. Il existe plusieurs types d’items exportables : votre propre profil, vos publications, ainsi que des collections comme des profils de chercheur·es, des publications, des unités ou encore des périodiques (revues scientifiques regroupant plusieurs publications). Selon vos besoins, vous pourrez : Exporter un item individuel en accédant directement à sa page. Utiliser les filtres de recherche afin d'exporter un ensemble d'items correspondant à certains critères (par exemple, toutes les publications en Anglais ou issues de plusieurs périodiques spécifiques). Dans les sections suivantes, vous trouverez les différentes procédures détaillées pour chaque type d’exportation. Utiliser les filtres pour exporter un ensemble d'items Il faudra d'abord appuyer sur la collection souhaitée depuis la page d'accueil. Ensuite vous pourrez choisir les filtres qui correspondent à votre recherche. Dans l'exemple qui suit, nous prenons toutes les publications de 1890 à 1919 et nous décidons de les exporter.  Une fois la recherche filtrée, cliquez simplement sur le bouton « Exporter ». Plusieurs options vous seront alors proposées. Dans le cas présent, comme nous sommes déjà dans la collection « Publications », il suffit de la sélectionner. En revanche, si votre recherche est plus générale et renvoie plusieurs collections (profils, unités, périodiques, etc.), vous devrez d’abord choisir le type d'items que vous souhaitez exporter. Ensuite, vous aurez accès au « Lanceur de processus d'exportation d'Items ». Vous devrez donc : Sélectionner le format du fichier de sortie Choisir le mode d'exportation, c'est-à-dire si vous souhaitez tout exporter ou seulement une sélection parmi votre recherche.  Dans le cas où vous souhaitez seulement exporter une sélection, il faudra cocher les items un par un. Une fois ces étapes terminées, vous pouvez cliquer sur le bouton exporter en bas à droite afin de télécharger votre fichier.  N.B : Depuis votre espace de travail, vous pourrez uniquement exporter les notices que vous avez créées et non pas toutes celles auxquelles vous êtes lié.e.s.  Exporter sa propre liste de publications liées Vous pouvez également exporter votre propre liste de publications de la manière suivante  Cherchez votre propre profil dans la barre de recherche générale     2. Pour avoir accès aux publications auxquelles vous êtes lié·e·s, il faudra sélectionner votre profil sous « Personne liée »    3.  Vous aurez ensuite accès aux publications liées à votre profil. Il faudra donc cliquer sur « Exporter » puis sur « Publications » Une fois cela fait, vous aurez accès au « Lanceur de processus d'exportation d'Items ».   Vous devrez donc : Sélectionner le format du fichier de sortie. Choisir le mode d'exportation, c’est-à-dire exporter l’ensemble des items ou seulement une sélection issue de votre recherche. Dans le cas où vous souhaitez seulement exporter une sélection, il faudra cocher les items un par un. Une fois ces étapes terminées, vous pouvez cliquer sur « Exporter » en bas à droite afin de télécharger votre fichier.  Exporter un item individuel  Depuis la page d’accueil, vous pouvez rechercher un item soit en sélectionnant son type (1) puis en lançant la recherche (2), soit en saisissant directement des mots-clés dans la barre de recherche centrale. Une fois l'item souhaité sélectionné, cliquez dessus pour accéder à sa page, puis cliquez sur le bouton « Exporter » situé en haut à droite. Vous devrez ensuite sélectionner le format du fichier de sortie (1) puis appuyer sur le bouton « Exporter » Un message de téléchargement apparaîtra en bas à gauche de votre écran. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur le nom du fichier pour l’ouvrir, comme illustré ci-dessous. Vous accéderez alors à un fichier généré dans le format sélectionné, comme illustré ci-dessous. Importation d'items individuels dans IRIS (DOI/PMID/ORCID) La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Accéder à votre espace de travail L'importation d'items individuels dans IRIS se fait depuis votre espace de travail : Cliquez sur « Mon espace de travail ». Cliquez sur « Importer » pour être redirigé · e vers la page d’importation. Importation d'items Sur la page d'importation :   Cliquez sur (1) afin de sélectionner le type de saisie (Pubmed/DOI).  Saisissez la source correspondante à votre choix.  Cliquez sur « Rechercher ». Vous aurez accès aux résultats liés à votre recherche et devrez appuyer sur (1) pour importer. Vous serez redirigé·e vers une page contenant les métadonnées de la recherche et devrez cliquer sur « Démarrer la soumission » pour commencer l'importation. Une fois que c'est fait, vous devrez sélectionner une collection dans laquelle importer l'item. Vous pouvez choisir la collection proposée. Ou saisir vous-même une collection. Vous aurez ensuite accès au formulaire de saisie. Attention : Les champs marqués par un « * » sont obligatoires et il faudra donc se charger de tous les compléter si ce n’est pas déjà fait. Il faut s’assurer de remplir les 2 champs suivants en appuyant sur « Ajouter » : Liens vers les personnes (Publication interne & externe à UNIL/CHUV/Unisanté). Liens vers les unités (Seulement publication interne à UNIL/CHUV/Unisanté). Dans IRIS, par défaut, la personne qui saisit une notice ne peut pas la modifier. Seules les personnes qui y sont liées disposent de ce droit. Veillez donc à bien lier les personnes concernées. Le système propose ensuite une liste de potentiels doublons. Il faudra donc parcourir les publications proposées une par une et préciser si c’est un doublon ou non en appuyant sur « C'est un doublon » ou « Ce n'est pas un doublon », selon le cas.  N.B : Assurez-vous de bien parcourir chaque publication, plusieurs pages peuvent être disponibles. Une fois ces étapes terminées, il faudra s’assurer de : Approuver la licence en cochant le bouton indiqué Vous aurez le choix de sauvegarder ou de directement publier votre importation Après avoir publié votre importation, vous pourrez accéder aux métadonnées de celle-ci de la manière suivante : Accéder à votre espace de travail. Cliquer sur « Voir ». Lier son compte ORCID avec IRIS La voix de cette vidéo a été générée par intelligence artificielle. Pourquoi lier votre compte ORCID avec IRIS ? ORCID est un système qui vous offre un moyen fiable de lier vos travaux de recherche à votre profil, grâce à un identifiant unique associé à votre profil de chercheur. Lier votre compte ORCID à IRIS vous permet donc de connecter et de synchroniser facilement vos activités de recherche entre les deux systèmes. Cette intégration facilite l’import et l’export de vos publications, projets et financements, tout en garantissant la cohérence et la fiabilité de vos données. Elle contribue ainsi à augmenter la visibilité de vos travaux, à simplifier la gestion de vos réalisations et à assurer votre conformité avec les exigences des organismes de financement, renforçant votre impact au sein de la communauté scientifique. Créer un compte ORCID (si ce n'est pas encore fait) Rendez-vous sur le site officiel : https://orcid.org Cela vous permettra d'obtenir un identifiant grâce auquel vos contributions de recherche pourront être identifiées de manière fiable. Accéder à votre profil chercheur·e Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil ». Vous êtes maintenant redirigé·e vers votre c ompte utilisateur·rice . Cliquez sur « Afficher » pour accéder à la vue complète de votre profil. Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur « Personnes ». Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur « Recherche » (b).  Une fois la recherche effectuée, une icône représentant votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur celle-ci (c) pour accéder à votre profil chercheur·e.    Ouvrir les paramètres ORCID Vous vous situez maintenant sur la page de votre profil chercheur·e. Cliquez sur l'icône avec les trois petits points pour ouvrir le menu d'options. Sélectionnez « Ouvrir la page des paramètres ORCID ». Connecter votre identifiant ORCID Sur la page « Autorisations ORCID », cliquez sur « Se connecter à l'identifiant ORCID ». Une nouvelle page ORCID s'ouvrira vous invitant à vous connecter avec vos identifiants ORCID pour autoriser l'association avec IRIS. Une fois l'autorisation accordée, vos profils ORCID et IRIS seront synchronisés.  Lier votre compte ORCID à IRIS permet d’établir une communication entre les deux systèmes, mais les publications ne seront pas synchronisées automatiquement. Lorsqu’une nouvelle publication est ajoutée à votre profil ORCID, IRIS vous en informera lors de votre prochaine connexion et vous proposera un processus simplifié pour l’importer à votre profil chercheur IRIS.  Exportation de publications depuis IRIS vers ORCID Pour exporter vos publications depuis IRIS vers ORCID, il faut tout d’abord s’assurer que la page des paramètres ORCID est bien configurée. Pour cela, vous devez accéder à votre profil chercheur·e. Accéder à votre profil chercheur·e Accéder à son profil chercheur·e en passant par le menu de connexion Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur le menu de connexion. Dans le menu déroulant, choisissez l'option « Mon compte et profil ». Vous êtes maintenant redirigé·e vers votre c ompte utilisateur·rice . Cliquez sur « Afficher » pour accéder à la vue complète de votre profil. Accéder à son profil chercheur·e en passant par la recherche Depuis la page d'accueil IRIS, cliquez sur « Personnes ». Dans le champ de recherche qui s'affiche, entrez votre nom (a) puis cliquez sur « Recherche » (b).  Une fois la recherche effectuée, une icône représentant votre profil apparaît dans les résultats. Cliquez sur celle-ci (c) pour accéder à votre profil chercheur·e.    Ouvrir les paramètres ORCID Vous vous situez maintenant sur la page de votre profil chercheur·e. Cliquez sur l'icône avec les trois petits points pour ouvrir le menu d'options. Sélectionnez « Ouvrir la page des paramètres ORCID ». Vérifier les préférences de synchronisation Dans la section « Paramètres de synchronisation ORCID », assurez-vous d’avoir sélectionné « Toutes les publications » sous « Préférences de publications ». Cela permettra de synchroniser vos travaux avec ORCID. Vous pouvez également sélectionner la même option pour les produits, financements et brevets si vous le souhaitez. Une fois vos préférences sélectionnées, cliquez sur « Mettre à jour les paramètres ». Exporter les publications La page se rafraichit automatiquement. Sous la section « File d’attente du registre ORCID », vous devriez voir les publications prêtes à être exportées. Pour chaque publication, cliquez sur le bouton « + » afin d’ajouter une nouvelle entrée dans le registre ORCID.  Une fois l’export effectué, vous pouvez consulter votre profil ORCID pour vous assurer que la publication a bien été ajoutée. Elle devrait s’afficher dans votre profil ORCID, dans la section « Travaux  » . Importation manuelle des publications ORCID dans IRIS Les membres de la FBM sont priés de pas importer leurs références et contacter open.access@chuv.ch . Si une publication est détectée sur votre profil ORCID, vous devriez recevoir une notification dans IRIS vous suggérant qu’il y a des publications à importer. Cliquez sur « examiner les suggestions » pour commencer l’importation.  Vous serez également notifié à travers votre espace de travail, et votre compte utilisateur·rice. Sélectionner les publications à importer IRIS vous proposera alors une liste de publications depuis ORCID. Si l’une des publications ne vous concerne pas, cliquez simplement sur « Cette notice ne me concerne pas ». Si, au contraire, vous souhaitez en importer une ou plusieurs, cochez la ou les publications concernées, puis cliquez sur « Accepter et créer un brouillon ». Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez « Publication ». Création dans IRIS Une fois cela fait, vous serez redirigé·e vers votre espace de travail, où les publications que vous avez importées apparaîtront à l'état « Dépôts en cours », sous « Notices que j'ai créées ». À ce stade, il vous est encore possible de modifier la publication avant de la publier définitivement. Importation de publications ORCID dans IRIS depuis une source externe Les membres de la FBM sont priés de ne pas importer leurs références et contacter open.access@chuv.ch . Il est possible d’importer des publications ORCID dans IRIS depuis une source externe, que ce soit à partir de votre propre profil ORCID ou de celui d’un·e autre chercheur·e. L’avantage de cette méthode est qu’elle permet de détecter les doublons avant l’importation. Voici comment procéder : Accéder à la fonction d’importation Rendez-vous dans votre Espace de travail sur IRIS. Cliquez sur « Importer » pour démarrer le processus d’importation. Comme les publications que vous voulez importer proviennent d’un profil ORCID, cliquez sur le menu déroulant, faites défiler la liste, puis sélectionnez ORCID comme source d’importation. Saisissez dans le champ de recherche l’ORCID ID du profil dont vous souhaitez importer les publications (le vôtre ou celui d’une autre personne). Cliquez sur « Rechercher ». Consulter les publications disponibles à l’import et vérifier les doublons Une fois la recherche lancée, toutes les publications associées à ce profil ORCID s’affichent. L’un des avantages de cette méthode est qu’IRIS détecte automatiquement les doublons avant importation. Sous chaque publication, vous trouverez une section intitulée « Correspondances de doublons potentiels ». En cliquant dessus, vous verrez la liste des publications déjà présentes dans IRIS et reconnues comme possibles doublons. Importer une publication Si la publication vous convient, cliquez sur l’icône en forme de nuage située à gauche du titre. Une fenêtre s’ouvre avec les métadonnées de la publication. Cliquez sur « Démarrer la soumission » pour poursuivre. Une fois cela fait, vous serez redirigé·e vers votre espace de travail, où les publications que vous avez importées apparaîtront à l'état « Dépôts en cours », sous « Notices que j'ai créées ». À ce stade, il vous est encore possible de modifier la publication avant de la publier définitivement. Intégration ORCID - Portail FNS Les membres de la FBM sont priés de contacter open.access@chuv.ch . ORCID est un système qui vous offre un moyen fiable de lier vos travaux de recherche à votre profil, grâce à un identifiant unique associé à votre profil de chercheur. Lier votre compte ORCID à IRIS  vous permet donc de connecter et de synchroniser facilement vos activités de recherche entre les deux systèmes. Cette intégration facilite l’ import  et l’ export  de vos publications, projets et financements, tout en garantissant la cohérence et la fiabilité de vos données. Elle contribue ainsi à augmenter la visibilité de vos travaux, à simplifier la gestion de vos réalisations et à assurer votre conformité avec les exigences des organismes de financement, renforçant votre impact au sein de la communauté scientifique. Il est aussi possible de relier votre compte ORCID au portail FNS. Cette connexion est particulièrement importante, car elle permet d’importer vos références depuis ORCID vers votre profil FNS et est requise pour la soumission d’une requête. Lier ORCID au portail FNS (portal.snf.ch) Si la liaison n’a pas été effectuée lors de la création de votre compte FNS, vous pouvez la configurer à tout moment depuis votre profil. Pour cela : Cliquez sur « Compléter votre profil », sous « Profil & CV ». Accédez à la section « Identités liées ». Une ligne dédiée à l’ORCID iD est disponible. Cliquez sur « Ajouter » pour lier votre compte. Vous serez alors redirigé·e vers la page de connexion ORCID. Après avoir saisi vos identifiants, la connexion sera établie et vos deux comptes seront liés. Vous reviendrez automatiquement à la section « Identités liées » : un message de confirmation vous indiquera que la liaison avec ORCID a été effectuée avec succès. Vous pourrez dès lors importer vos références depuis ORCID vers votre profil FNS. Importer vos références ORCID dans le portail FNS Rendez-vous à la section « Travaux d’importance majeure ». 2.   Pour importer une référence dans une nouvelle prestation, cliquez sur « Ajouter un travail d’importance », puis sur « Ajouter travail depuis ORCID ». Si la prestation existe déjà, cliquez directement sur « Ajouter travail depuis ORCID » sous la prestation concernée. Sélectionnez la/les référence(s) que vous souhaitez importer, puis cliquez sur « Ajouter ». Les références ajoutées dans cette section permettent de mettre en avant vos travaux les plus importants dans votre profil FNS. Modifier ou supprimer une référence Après l’importation, vous pouvez cliquer sur « Modifier » : vous pourrez alors ajuster les informations ou supprimer la référence si nécessaire. Source des références Parmi vos références sur ORCID, seules celles dont la source est IRIS peuvent être importées correctement. Les anciennes références contenant des URL Serval ne seront plus redirigées. Il est donc essentiel de supprimer les sources « Unisciences » depuis votre profil ORCID afin d’éviter des liens obsolètes. Si certaines références de votre profil ORCID proviennent encore d’Unisciences : Supprimez-les de votre profil ORCID ; Exportez-les  depuis IRIS vers ORCID ; Vous pourrez ensuite les importer dans le portail FNS. Veillez également à vérifier que les liens associés aux références sont corrects. Créer et télécharger votre CV sur le portail FNS Le portail FNS vous permet également de générer automatiquement un CV académique à partir des informations renseignées dans votre profil. Vérifier la complétude des données Avant de créer votre CV : Assurez-vous que toutes les sections de votre profil sont complètes. Un indicateur vert apparaît à côté des sections correctement renseignées. Si certaines informations sont manquantes, la création du CV ne sera pas possible. Générer votre CV Une fois votre profil complété : Cliquez sur « Créer votre CV » depuis la page d’accueil ou depuis la page de vos données personnelles. Cliquez sur « Télécharger CV ». Sélectionnez « Confirmer et télécharger le CV ». Le document sera alors téléchargé automatiquement. Mise à jour du CV Si vous modifiez vos données personnelles, ces changements seront automatiquement pris en compte dans le CV. Il vous suffit de le télécharger à nouveau pour obtenir la version mise à jour. Fonctionnalités avancées Destinée aux utilisateurs plus expérimentés, cette section explore les outils puissants proposés par IRIS pour tirer pleinement parti de la plateforme. Champs obligatoires et conditionnels unil.organization.institution / Institution OBLIGATOIRE Si UNIL/CHUV/Unisantés + institutions partenaires => lien sur les unités obligatoire Si Externe => lien sur les personnes obligatoire + interdit de mettre un lien sur les unités dc.title / Titre OBLIGATOIRE unil.editorialstate / Statut éditorial OBLIGATOIRE Si "Publié" => dc.date.issued / Date de publication devient obligatoire Si "Accepté (sous presse)" => dc.date.issued / Date de publication devient obligatoire unil.thesis.faculty / Faculté Champ visible uniquement pour les types : Thèse/Mémoire (c_46ec) mémoire de master/maîtrise/licence (c_bdcc) thèse de doctorat (c_db06) mémoire de formation continue (unil_oa1wa) OBLIGATOIRE unil.thesis.institution / Autre Institution Champ visible uniquement pour les types : Thèse/Mémoire (c_46ec) mémoire de master/maîtrise/licence (c_bdcc) thèse de doctorat (c_db06) mémoire de formation continue (unil_oa1wa) dc.author.role / Rôle (pop-up qui s'ouvre en cliquant sur "+Ajouter" sous auteur) Rôle obligatoire Nom auteur : Vérifier que la valeur n'est pas écrasée si la syntaxe n'est pas de la forme Nom, Prénom. dc.contributor.editor / Éditrices/Éditeurs scientifiques Nom auteur : Vérifier que la valeur n'est pas écrasée si la syntaxe n'est pas de la forme Nom, Prénom. dc.contributor.director / Directrices/Directeurs Champ visible uniquement pour les types : Thèse/Mémoire (c_46ec) mémoire de master/maîtrise/licence (c_bdcc) thèse de doctorat (c_db06) mémoire de formation continue (unil_oa1wa) dc.director.role / Rôle (pop-up qui s'ouvre en cliquant sur "+Ajouter" sous Directrices/Directeurs lorsque le champ est visible) Rôle obligatoire Nom auteur : Vérifier que la valeur n'est pas écrasée si la syntaxe n'est pas de la forme Nom, Prénom. dc.contributor.translator / Traductrices/Traducteurs Nom auteur : Vérifier que la valeur n'est pas écrasée si la syntaxe n'est pas de la forme Nom, Prénom. dc.relation.publication / Titre du livre ou conférence/colloque Champ visible uniquement pour les types : Partie de livre (c_3248) chapitre (unil_igee1) préface (unil_ji6ei) postface (unil_tuu2o) notice de dictionnaire/encyclopédie (unil_ao2oc) Actes de conférence (c_f744) Contribution presentée à une conférence (c_c94f) article de conférence/colloque (c_5794) poster de conférence/colloque (c_6670) abstract de conférence/colloque (unil_fahy2) support de présentation à une conférence/colloque (R60J-J5BD) Médiation scientifique/vulgarisation (unil_to1ko) article de blog/site web (c_6947) article de magazine/journal (c_998f) Rapport (c_93fc) Working paper (c_8042) Manuel technique (c_71bd) Autre (c_1843) dc.relation.isbn / ISBN du livre/actes Champ visible uniquement pour les types : (Liste identique au champ précédent) dc.relation.doi / DOI du livre/actes Champ visible uniquement pour les types : (Liste identique au champ précédent) dc.relation.journal / Périodique Champ visible uniquement pour les types : Publication dans un périodique (c_0640) éditorial (c_b239) article (c_6501) article original (c_2df8fbb1) synthèse (review) (c_dcae04bc) recension de livre (c_ba08) data paper (c_beb9) article dans une revue professionnelle (unil_baib2) étude de cas (unil_nait6) dossier thématique (unil_ier0x) lettre à l'éditeur (c_545b) unil.citation.chapter / Chapitre Champ visible uniquement pour les types : Partie de livre (c_3248), chapitre (unil_igee1), préface (unil_ji6ei), postface (unil_tuu2o), notice de dictionnaire (unil_ao2oc) Actes de conférence (c_f744), Contribution (c_c94f), article (c_5794), poster (c_6670), abstract (unil_fahy2), support (R60J-J5BD) Médiation (unil_to1ko), article blog (c_6947), magazine (c_998f) Thèse/Mémoire (c_46ec) et sous-types Rapport (c_93fc), Working paper (c_8042), Manuel (c_71bd), Autre (c_1843) dc.relation.issn / ISSN Champ visible uniquement pour les types : (Liste identique au champ Périodique) unil.publication.organization / Organisation Champ visible uniquement pour les types : (Liste identique au champ Titre du livre/conférence) dc.coverage.publication / Titre du document recensé Champ visible uniquement pour le type : recension de livre (c_ba08) dc.coverage.isbn / ISBN du document recensé Champ visible uniquement pour le type : recension de livre (c_ba08) dc.coverage.doi / DOI du document recensé Champ visible uniquement pour le type : recension de livre (c_ba08) unil.discipline / Discipline Champ visible uniquement pour le type : Thèse/Mémoire (c_46ec) mémoire de master/maîtrise/licence (c_bdcc) thèse de doctorat (c_db06) mémoire de formation continue (unil_oa1wa)