Mutualisation des flux de communication liés au soutien à la recherche
À l’initiative de
Christelle Cocco (FTSR), Gaëlle Delavy (FDCA), Amélie Dreiss (FGSE), Ellina Mourtazina (SSP), Giulia Svanascini (HEC), Caroline Wilhem (FDCA), Yann Dahhaoui (Lettres)
En collaboration avec :
Maëlle Desard (service de la recherche)
La genèse du projet : besoins et périmètre
Cette proposition est issue de la première rencontre officielle du Groupe de travail sur la mutualisation des flux de communication liés au soutien de la recherche, antérieure à l’arrivée de la chargée de communication du Service de la recherche.
Elle se base sur la proposition initialement soumise par les consultant·e·s, coordinateur·trices, adjoint·e·s recherche et communication des différentes facultés de l’UNIL (cf. auteur·e·s des facultés du présent rapport). Cette première proposition soulignait que les difficultés rencontrées au sein des facultés en matière de flux de communication liés au soutien à la recherche convergeaient et constituaient pour les facultés une priorité.
Dans le cadre de ces échanges, il est apparu qu’une centralisation des communications autour du soutien offert à la recherche est souhaitée de la part des différentes facultés.
Afin de préciser le périmètre de cette mutualisation, il convient de spécifier les points suivants :
1. À qui s’adressent ces communications ?
Cette réflexion se limite uniquement aux informations destinées à soutenir les chercheur·e·s dans leurs activités de recherche (c.-à-d. communication métier), et non pas aux informations liées à la valorisation scientifique au travers de la communication de projets et de résultats de recherche destinée à tout public qui demeure la responsabilité d’UNICOM. Nous parlons donc ici d’informations liées au soutien à la recherche uniquement.
1. De quels types d’information parle-t-on ?
Par « informations liées au soutien à la recherche », nous entendons l’ensemble des informations qui découlent de l’actualité des politiques de la recherche (e.g. financement, éthique, données de recherche, Open Access, relève) ; par exemple :
Appels
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Appel à projets (FNS, Horizon Europe, fondations...)
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Opportunités de collaboration internationale
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Prix
Formations
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Events d’information (FNS, Euresearch, facultés...)
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Formations (Graduate Campus, Cuso, facultés...)
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Mesures d’accompagnement (PROWD...)
News
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FNS
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Open Science
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Données de recherche
Problématique et objectifs
L’UNIL assure le traitement, la gestion et la diffusion d’une information relativement importante et de plus en plus diversifiée à l’attention de sa communauté. Dans le secteur du soutien à la recherche, où les politiques évoluent et se complexifient sans cesse, et où le temps à la recherche diminue, il est particulièrement important de diffuser la bonne information au bon moment et sous la bonne forme.
La profusion d’informations, la multiplication des plateformes et canaux de communication induisent une redondance et une dispersion qui peut provoquer une surcharge de travail effective, mais aussi une surcharge mentale pour l’ensemble des acteur·e·s. Sans compter la lassitude que peuvent ressentir les chercheur·e·s qui sont sollicités à outrance par des multiples emails, où les informations se recoupent parfois.
À l’UNIL, les informations à destination des chercheur·e·s étaient historiquement gérées de manière hétérogène et disparate par les différentes entités (facultés, services centraux). Or, une grande partie des informations peut être centralisée (p.ex. appels à projets du FNS).
Dans le but d’améliorer notre communication à l’attention des chercheur·e·s et d’éviter toute redondance inutile, le Groupe de travail sur la mutualisation des flux de communication à destination des acteur·e·s du soutien à la recherche a proposé de mutualiser et de coordonner leur travail en exploitant les structures et outils existants tout en préservant la diversité des pratiques facultaires.
Deux objectifs principaux
Le Groupe de Travail sur les flux de communication avait pour objectifs de trouver des solutions afin de :
1- Améliorer la qualité des informations et l’efficacité de flux de communication à l’attention des chercheuses et chercheurs grâce à :
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une meilleure organisation des flux de communication liée au soutien à la recherche ;
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la communication ciblée et personnalisée de l’information.
Afin de répondre à cet objectif, plusieurs initiatives détaillées dans ce document ont été mises en place :
2- Réduire la multiplication du temps de travail investi par les acteur·e·s du soutien à la recherche au sein de l’institution grâce à :
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une meilleure coordination du travail ;
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la mutualisation et l’intégration des outils.
Afin de répondre à cet objectif, plusieurs initiatives détaillées dans ce document ont été mises en place :