Propositions

• Périmètres
• Création d’une page dédiée aux informations de la recherche
• Création d'une newsletter "Information de la recherche"
• Flux opérationnels de communication
• Formations et ateliers pour le soutien à la recherche
• Coordination interne – espace teams “Communication RSR”

Périmètres

Le Groupe de travail a dans un premier temps identifié les formats disponibles pour le partage de ces informations, ainsi que les canaux ouverts au sein de l’UNIL pour leur diffusion :  

• Actualités et événements via MyUnil, avec partage sur les sites facultaires ou des services centraux ;  

• Diffusion via les webletter (recherche, ou facultaires) ;

• Emailing via des listes Sympas ;

• Site Jahia ;

• Site Wordpress ;

• Canaux Teams.

En effet, l’objectif du Groupe de travail était de trouver des solutions pouvant rapidement être mises en place, moyennant la définition de processus de collaboration clairs.   

 Le Groupe de travail n’avait pas pour ambition de proposer de nouvelles solutions technologiques qui auraient nécessité un lourd travail de coordination avec le CI et de développement. Dès lors, certaines des propositions listées ci-dessous peuvent être considérées comme un point de départ et ont pour vocation d’évoluer dans le futur, à mesure que de nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités seront rendus disponibles.  

Afin de répondre au besoin de mutualisation de la communication et de clarification des processus, le groupe de travail sur les flux de communication de la recherche a travaillé à plusieurs propositions répondants aux différents besoins identifiés. 

Le Groupe de travail a dans un premier temps identifié les formats disponibles pour le partage de ces informations, ainsi que les canaux ouverts au sein de l’UNIL pour leur diffusion :  

En effet, l’objectif du Groupe de travail était de trouver des solutions pouvant rapidement être mises en place, moyennant la définition de processus de collaboration clairs.   

Le Groupe de travail n’avait pas pour ambition de proposer de nouvelles solutions technologiques qui auraient nécessité un lourd travail de coordination avec le CI et de développement. Dès lors, certaines des propositions listées ci-dessous peuvent être considérées comme un point de départ et ont pour vocation d’évoluer dans le futur, à mesure que de nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités seront rendus disponibles.  

Création d’une page dédiée aux informations de la recherche

Le Groupe de travail sur les flux de communication a dans un premier temps émis le souhait de créer une page Jahia mutualisant et regroupant les différentes communications à destination des chercheur·e·s, toutes facultés comprises. 

Pour des raisons techniques, il n’a pas été possible de continuer dans cette direction. L’objectif du groupe de travail était de proposer un lieu commun permettant de regrouper toutes les actualités et tous les appels à projets dispersés au sein des sites institutionnels.

 Malheureusement le système de tag actuel des actualités ne permet pas de faire de tri ou de classement, et les informations auraient été noyées dans la masse. Ce point a été remonté au Centre Informatique, et nous espérons trouver une solution satisfaisante avec le lancement du nouveau site web pour le semestre Automne 2024.  

Dès lors, et dans l’attente de la construction du Vademecum de la recherche, il a été décidé de scinder en deux projets distincts les objectifs initiaux associés à cette page :  

1.  La gestion des appels à projets
2. La diffusion des actualités 

3.1.1 La gestion des appels à projets  

Plusieurs facultés au sein de l’UNIL possèdent déjà des sites externes WordPress recensant les principaux appels pertinents vis-à-vis de leurs spécialités. 

À terme, ces informations seront déplacées dans le Vadémécum de la recherche où seront rendues disponibles toutes les informations pour les chercheur.e.s. Le Service de la recherche analyse aussi la faisabilité d’intégrer directement les appels à projets dans IRIS, afin de permettre de lier les appels aux profils des chercheur-e-s. Les deux solutions pourront cohabiter. D’autres évolutions techniques de la page des Appels à projets sont envisagées, tel que le développement d’une page javascript dédiée, mais nécessiteront une analyse et une validation technique en amont. L’évaluation du potentiel de ces évolutions amèneront dès lors à de nouvelles discussions dans le futur. 

 Dans l’attente, le système mis en place fonctionne de la manière suivante :   

Toutes les deux semaines, une personne du Service de la Recherche ira prendre connaissance du fichier excel et se chargera de répercuter les changements du fichier excel sur les autres outils de communication (création d’actualité, intégration dans la page d’appel à projets, intégration dans la webletter). 

Sur le groupe Teams pourront aussi être partagé des appels ou des propositions de financements hors cadre du document (par exemple : institution bancaire étrangère proposant un financement de projet. Le choix du partage est laissé dans ce cas aux facultés). 

 Ce processus de travail nécessite une coordination forte entre les différentes parties prenantes. Il ne permet pas une automatisation des différentes tâches, et implique un travail commun sur la complétion du document Excel.  

Cependant, cette solution a l’avantage d’être la plus flexible et la plus transparente aux vues des solutions actuellement applicables. 

 3.1.2 La diffusion des actualités 

La création des actualités liées aux appels à projets et aux propositions de financement était auparavant effectuée à septuple, chaque faculté travaillant à la création et à la diffusion des appels au sein de son propre environnement. 

 Il a été proposé que le Service de la recherche se chargerait de la création des actualités liées à ces appels et les partagerait sur les sites des facultés afin de limiter la répétition des mêmes tâches. 

1.  Coordination : l'édition des actualités et des événements au soutien à la recherche est centralisée au Service Recherche. Le Service Recherche rédige les annonces dans l’interface MyUNIL, en choisissant le format adéquat entre actualité et événement. L’espace Teams “Grants&Calls” facilite la collaboration et le passage d’informations (veille) entre les différentes entités du RSR. Un pot commun d’annonces est ainsi créé. D’autres principes de collaboration devront être établis une fois les processus étrennés et les nouvelles fonctionnalités autour des actualités et des événements mis en place par le Centre informatique. 

Quel que soit l’outil ou le support utilisé, il est critique d’indiquer un minimum d’information afin de limiter le travail de recherche des chercheur·e·s. Les actualités ou événements liés à des appels devront dès lors indiquer à minima les informations ci-dessous : 

 

Création d'une newsletter "Information de la recherche"

Une newsletter unique est envoyée aux chercheur.e.s tous les deux mois, regroupant les différents appels à projets, rappels de délais et autres informations pertinentes. 

Cette newsletter unique permet de limiter les redondances et de désengorger les boîtes mails des chercheur.e.s. 

Les facultés peuvent ainsi partager les actualités qui leur semblent le plus pertinentes avec leurs chercheur.e.s, et/ou insérer un lien dans leurs newsletters vers la nouvelle page dédiée aux informations de la recherche. 

Flux opérationnels de communication

Listes Sympas

La communication à l’UNIL se base énormément sur les listes d’emails sympa, dont la construction et les détails sont parfois obscurs. 

Afin de s’assurer de communiquer nos informations de manière optimale, et afin d’assurer le moins de redondance possible dans nos messages, il a été décidé qu’un recensement clair et complet des listes Sympas serait effectué. 

Cette requête est cependant dépendante du CI, qui récupère encore actuellement la perte de connaissance liée au départ à la retraite début 2023 de la personne précédemment en charge de ce projet. 

Le CI n’est dès lors pour le moment pas en mesure de s’engager sur une date claire pour le partage de ces informations et le travail commun pour le recensement et l’analyse de ces listes. 

Dans l’attente, cet onglet-là du projet « GT Flux de Communication » est gelé, et sera rouvert dès que possible. 

Processus de communication interservices et dicastères

Des processus de communication ont été défini avec les facultés afin d'adapter les communication des services au mode de fonctionnement de chaque faculté.

Ces processus sont amenés à évoluer à l'usage, et peuvent faire l'objet de modification ou d'adaptation.

 

Formations et ateliers pour le soutien à la recherche

Le projet initial de création de formations par le Service de la Recherche, en réponse à la demande de fournir des cours destinés aux chercheurs et au personnel administratif, a abouti à la mise en place d'une vaste gamme de cours et ateliers. Au total, le service a développé une offre comprenant une vingtaine de cours, dont 17 sont programmés pour le semestre de printemps 2024 : https://courses.unil.ch/servicerecherche.

Ces formations abordent des sujets variés, englobant notamment la protection des données, l'éthique de la recherche et les procédures relatives aux marchés publics de la recherche. 

Dans le cadre de ce projet, le Service de la Recherche poursuit ses efforts pour définir de manière approfondie les processus de création des nouveaux cours. Il travaille en étroite collaboration avec le Réseau de Formation de la Relève afin de garantir une vision globale et cohérente de l'ensemble des formations proposées par les différents services de l'organisation. Il est à noter que le Service de la Recherche adopte un rôle de facilitateur dans cette démarche, sans chercher à se substituer à d'autres entités. Son objectif premier est de simplifier l'accès à l'information pour l'ensemble des parties prenantes, en favorisant une approche inclusive et collaborative. 

Le Service de la recherche a aussi organisé sa première retraite d’écriture, tenue en novembre 2023. La retraite portait sur les Starting Grants, et a mobilisé de nombreuses ressources, aussi bien au sein du Service de la recherche que chez le bailleur de fonds, dont nous avons mandaté certains spécialistes. Les participants ont été invités à laisser leurs retours et commentaires, qui sont actuellement étudiés par l’équipe de Euresearch. 

Le Service de la recherche inclura dans son processus de réflexion les personnes en charge du soutien facultaire à la recherche, afin de les informer du calendrier de formations en cours de préparation, et de prendre en considération les besoins des facultés en termes de formation. 

Coordination interne – espace teams “Communication RSR”

Afin de garder une ligne de contact directe et moins contraignante que des échanges d’emails, nous avons mis en place un groupe teams “Communication RSR” au sein du groupe “Réseau de soutien à la recherche”. 

Ce canal de communication a pour objectif de nous permettre de partager les informations pertinentes entre membres du RSR. Il n’a pas pour vocation de devenir un canal public de communication, et nous servira comme soutien opérationnel. 

Si l’accent a été mis en priorité sur les questions de communication et le développement des points 3.1 au point 3.4 durant 2023, il est prévu en 2024 de développer et finaliser les processus de coordination. Ce travail s’imbriquera dans le projet « Définition des processus » géré par Pablo Diaz au sein du Service de la recherche.  

L’utilisation des canaux, l’analyse de leur performance et de leur pertinence ainsi que leur ouverture à différents acteurs du Réseau de Soutien à la Recherche, se fera progressivement durant 2024. La séance d’octobre 2024 durant laquelle sera évalué le processus de la newsletter permettra aussi de faire le point sur cette coordination, et de réguler ou adapter les points d’achoppement.