La captation d’événements

• Qu’est-ce que la captation automatique d’événements ?
• Présentation de la prestation
• Matériel audiovisuel
• Plateforme de diffusion
• Vous souhaitez organiser la captation de votre événement ?
• Les étapes et vos responsabilités
• Liste des salles disponibles pour la captation
• Nos coordonnées
• FAQ
• Formulaire de demande de captation

Qu’est-ce que la captation automatique d’événements ?

Présentation de la prestation

À travers à un système de captation qui est installé dans certaines salles du campus, Unicom programme la diffusion en direct et l’enregistrement des événements organisés à l’UNIL.

Exemple d’enregistrement

Public de destination

L'utilisation d'un dispositif de captation est proposé pour le public suivant :

• Evénements organisés par la Direction 
• Evénements institutionnels et académiques organisées par les facultés (Décanats, instituts, unités )
• Evénements scientifiques à l'initiative d'un professeur ou d'un institut

Coût de la prestation

Cette prestation est gratuite pour les membres de la communauté UNIL.

Pour les organisations externes à l'UNIL, la prestation est facturée au tarif horaire de CHF 29,78.
Ce tarif comprend les services suivants : 

• Prise en charge du ticket et transmission des informations par e-mail.

• Encodage des données.

• Surveillance et permanence téléphonique pendant les captations.

Assistance technique

Du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00, Unicom assure l'assistance aux utilisateurs.
En dehors de ces heures nous faisons, en principe, intervenir des techniciens indépendants externes.
Consultez-nous pour les tarifs (~ CHF 80.- par heure + CHF 60.- de déplacement)
Un minimum de 3 heures est requis pour ce type de service. 

Matériel audiovisuel

Du côté d'Unicom

 Les trois flux suivants peuvent être activés lors d'une captation :

• L'image des intervenant·e·s à l'aide d'une caméra.
• Les supports projetés sur les écrans de la salle.
• Le son des micros.

Il vous est possible de choisir le nombre de flux que nous activerons.

Du côté des intervenants

Lors de votre événement, les intervenants utilisent le matériel audiovisuel de la salle comme d’habitude.

·       Important : Assurez-vous que toute personne dont la voix doit être entendue dans la captation utilise un micro correctement allumé. Si les micros ne sont pas utilisés, il n'y aura pas de son dans la captation.

Sensibilité des micros

Attention, le micro cravate et le micro collier ne peuvent pas être utilisés comme un micro main. Dans ces deux premiers cas, la mousse protectrice est beaucoup plus sensible et doit rester éloignée du visage et des vêtements pour éviter de créer une saturation du son dans la captation.

Champ caméra

L'équipe de captation qui suit en direct l'événement est chargée d'assurer le bon cadrage de ou des orateurs.

Plateforme de diffusion

rec.unil (Ubicast)

Les captations sont diffusées sur la plateforme institutionnelle rec.unil.ch. Une chaîne rec.unil dédiée à votre événement sera créée.

Les enregistrements issus de la captation seront automatiquement exportés et stockés sur cette chaîne pour une durée indéfinie. Nous pourrons rendre son contenu public ou privé, selon vos besoins.

Sécurité des données et confidentialité

Tout le contenu de rec.unil est stocké dans des serveurs locaux au centre informatique.

Il est important de vous assurer que tous les intervenants donnent leur consentement explicite à la diffusion de leur image ou de leurs vidéos, et qu'ils acceptent que ces contenus les représentant soient publiés en ligne.

 

Vous souhaitez organiser la captation de votre événement ?

Les étapes et vos responsabilités

Les étapes de la marche à suivre ci-dessous sont sous votre entière responsabilité. Elles sont essentielles pour garantir le bon déroulement de la captation. N’hésitez pas à nous contacter pour tout complément d’information.

Marche à suivre pour les organisateurs : vos responsabilités

1. Vérifiez que la salle que vous avez réservé figure dans le chapitre de ce Wiki "Liste des salles".
   
   N.B. Tous les aspects relatifs à l’organisation d’un événement sur le campus sont traités par le groupe AEGS (accueil, événements et gestion des salles, service Unicom.
   
   
2. Transmettez-nous votre demande au moins 48h à l’avance à travers le formulaire qui se trouve dans la page à la fin de ce Wiki "Formulaire de demande de captation".
   
   
3. Attendez notre confirmation de programmation, que nous vous transmettrons par e-mail dans les plus brefs délais. Il se peut que nous vous demandions des données complémentaires.
   
   
4. Facultatif : demandez-nous une assistance technique au lancement de votre événement.
   
   
5. Si aucun technicien ne vous accompagne au lancement de votre événement, procurez-vous la clef 14.0 à la réception d'Unicom, située à l'entrée principale du bâtiment Amphimax (lun-ven, 8h-12h/12h45-17h, 021 692 22 80). Cette clef vous permet d’ouvrir le meuble où sont rangés les micros, qui sont essentiels à l'enregistrement du flux audio.
   
   
6. Si l'horaire de votre événement se trouve modifié en dernière minute, veuillez nous en informer le plus tôt possible avant le début de l'événement.
   
   
7. Durant la captation, vérifiez que toute personne dont la voix doit être entendue dans la captation utilise un micro correctement allumé.
   
   
8. Il est important de vous assurer que tous les intervenants donnent leur consentement explicite à la diffusion de leur image ou de leurs vidéos, et qu'ils acceptent que ces contenus les représentant soient publiés en ligne.
   
   
9. Appelez-nous durant l’événement au 021 692 63 20 en cas de question ou d’incident technique.

 

Liste des salles disponibles pour la captation

Seules les salles listées ci-dessous sont disponibles pour la captation.

 Il est possible d'effectuer une retransmission en direct et en différé avec les moyens suivants :

• L'image des intervenant·e·s à l'aide d'une caméra (avec ou sans tracking).
• Les supports projetés sur les écrans de la salle.
• Le son des micros.

Amphimax

Auditoire 350 (Tracking caméra)
Auditoire 351 (Tracking caméra)
Salle 410 (Tracking caméra)
Salle 414 (Pas de tracking)
Salle 415 (Pas de tracking)

Amphipôle

Auditoire A (Tracking caméra)
Auditoire B (Tracking caméra)
Auditoire C (Tracking caméra)
Auditoire D (Tracking caméra)
Salle 315 (Pas de tracking)

Anthropole

Auditoire 1031 (Tracking caméra)
Auditoire 1129 (Pas de tracking)
Auditoire 2064 (Pas de tracking)

Biophore

Amphi 2914 (Pas de tracking)

César-Roux 19

Auditoire Delay  (Pas de tracking)
Auditoire Demiéville (Pas de tracking)

Cubotron

Auditoire 1 (Pas de tracking)

Génopode

Auditoire A (Pas de tracking)
Auditoire B (Pas de tracking)
Auditoire C (Pas de tracking)

Géopolis

Salle 1612  (Tracking caméra)
Salle 1620 (Pas de tracking)
Salle 1628 (Pas de tracking)

Idheap

Aula (Pas de tracking)

Internef

Auditoire 263 (Tracking caméra)
Auditoire 272 (Pas de tracking)
Auditoire 273  (Tracking caméra)
Auditoire 275 (Pas de tracking)

Synathlon

Auditoire 1216  (Tracking caméra)

Nos coordonnées

Notre équipe, composée de deux étudiants, traite vos demandes du lundi au vendredi par e-mail.

Nous permanence est aussi ouverte par téléphone pendant toute la durée de votre événement.

Captation d’événements – Unicom
Amphipôle bureau 200.10
captation-event@unil.ch
+4121 623 63 20

Responsable : Olivier Grosjean

FAQ

Quelles sont mes responsabilités en tant qu’organisateur de la captation ?

Les étapes de la marche à suivre sont sous votre entière responsabilité et disponibles à la page "Les étapes et vos responsabilités"

Comment vérifier que l'équipe de captation a reçu toutes les données pour mon événement ?

Notre message de confirmation fait office d'accusé de réception, de lecture et d'intégration de toutes les données transmises par votre formulaire de demande. Et nous tenons compte de toutes les informations qui figurent dans nos échanges e-mails.

Comment accéder aux micros ?

Pour accéder au matériel audiovisuel des salles, il faut vous procurer la clé des moyens audiovisuels (14.0) Elle est disponible à la réception Unicom du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 12h45 à 17h00, à l'Amphimax, tél +41 21 692 22 80

• Membres de la communauté UNIL (étudiants, professeurs, PAT, etc) => pas de caution, uniquement un formulaire à signer
• Externes (prof. d'autres Universités, technicien, etc) => formulaire + caution CHF 100.-

Que dois-je faire si je rencontre un problème technique en salle ?

Entre 7h30 et 17h00, appelez le numéro du responsable audiovisuel du bâtiment qui figure sur le pupitre.

En alternative, appelez notre permanence au 021 692 63 20.

Comment être sûr que la diffusion en direct s’est bien lancée sur rec.unil.ch ?

Sur la page "Liste des salles disponibles pour la captation" lorsque vous cliquez sur la salle que vous utilisez un page supplémentaire s'ouvre et affiche les indications ci-dessous.

Salle Amphipole A - Miris Box en ligne - Pas d'enregistrement - Pas de Live

Salle Anthropole 1129 - Miris Box en ligne -  Enregistrement en cours - Live en cours

Salle Internef 271 - Miris Box absente - Pas d'enregistrement - Pas de Live

Dois-je être connecté pour regarder du contenu sur rec.unil.ch ?

Demande de diffusion publique :
Non, il suffit d'ouvrir le lien de la chaîne dans un navigateur.

Demande de diffusion privatisée pour un nombre restreint d'utilisateurs :
Oui, tout utilisateur souhaitant accéder au contenu de la chaîne devra préalablement s'authentifier à rec.unil.ch.

Quel identifiant dois-je utiliser pour me connecter à rec.unil.ch ?

Utilisateurs UNIL : il s'agit de votre identifiant switch edu-id.

Utilisateurs externes : il s'agit de l'adresse e-mail que vous nous aurez transmise ainsi que le mot de passe que vous aurez créé en conséquence.

Comment être sûr que mon enregistrement s'est bien exporté sur rec.unil.ch ?

Authentifiez-vous à rec.unil.ch, puis rendez-vous sur la chaîne de l'événement où vous trouverez l'enregistrement issu de la captation. Celui-ci s'exporte automatiquement quelques heures après votre événement.

Comment télécharger mon enregistrement ?

En tant qu'organisateur-trice de la captation, vous possédez les permissions d'administration de la chaîne de l'événement, dont la permission de téléchargement.

Marche à suivre :

Authentifiez-vous dans un premier temps à rec.unil.ch au moyen de votre compte Switch edu-ID.

Puis rendez-vous sur la chaîne de l'événement en utilisant le lien que nous vous avons transmis dans notre message de confirmation.

Cliquez sur la vidéo souhaitée comme si vous vouliez la visionner.

Cliquez ensuite sur le bouton « Éditer » de la vidéo en haut à droite de la page, puis allez sous l'onglet « Communauté », où vous trouverez les « Liens de téléchargement » en bas à droite de la page.

Vous avez la possibilité de télécharger la vidéo au format MP4 (vidéo) ou MP3 (audio uniquement).

Combien de temps les enregistrements restent-ils sur la chaîne de l'événement ?

Les enregistrements restent pour une durée illimitée. Vous seul pouvez les supprimer si besoin.

Formulaire de demande de captation

Merci de bien parcourir le guide en détail avant de remplir le formulaire, afin que nous puissions répondre au mieux à votre demande.

Le formulaire est accessible à cette adresse: https://cutt.ly/brqkTb76