Finaliser: Reporter les numéros de référence

Afin de finaliser votre versement, il est nécessaire de reporter leurs références sur les fourres cartonnées et boîtes d’archives.
Cette étape correspond au point 5 « Finaliser » du Guide archi(ves) faciles.

Les références dans OLGAH
La référence d’un dossier créé dans OLGAH est composée d’un A suivi de 9 chiffres.
Exemple: A000000001.
La référence d’un élément physique créé dans Olgah est composée d’un D suivi de 9 chiffres.
Exemple: D000000001.
La référence d’un contenant (=boîte d’archives) créé dans Olgah est composée d’un C suivi de 9 chiffres.
Exemple: C000000001.
Les références des éléments créés dans l’ancien système OLGA ont été reprises dans OLGAH. Ces références sont composées du code du service producteur suivi d’un numéro incrémental.
Exemple: 1115-100-1.
Relever les références d’éléments (fourres cartonnées)
Les références des éléments doivent être reportées à la main sur les fourres cartonnées fournies par UNIRIS.
Pour retrouver les références des éléments d’un versement:

Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements, 
Cliquer sur le numéro du versement concerné, puis sur les numéros des dossiers.
Reporter les « N° de l’élément » sur les fourres cartonnées correspondantes.


Référence de l’élément


Relever les références de contenants (boîtes d’archives) à la main
Dans un premier temps, les références des contenants doivent être reportées à la main, au crayon, sur les boîtes d’archives fournies par UNIRIS.
Pour retrouver les références des contenants d’un versement:

Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements,
Cliquer sur le numéro du versement concerné, puis sur les numéros des dossiers.
Reporter sur les boîtes d’archives les références des contenants se trouvant dans la colonne « Localisation ».


Référence du contenant


Étiquettes des boîtes
UNIRIS est en charge de l'édition des étiquettes de boîtes une fois le versement effectué.