Boîte à outils

Ré-ouvrir un dossier étudiant·e déjà archivé
Un · e étudiant · e souhaite reprendre une formation après plus de dix ans en dehors de l'UNIL. Son dossier se trouve à UNIRIS, comment procéder ? 

 Explications 

 Les dossiers d'étudiant · e · s sont archivés dans OLGAH au moment de leur transfert aux archives, 10 ans après leur clôture . Le processus standard consiste à exporter les dossiers depuis SylviaAcad . (modifier le lien !) 

 Lorsqu'une personne revient se former dans la même faculté après le délai de 10 ans, le dossier archivé à UNIRIS est restitué à la faculté et complété avec les documents de la nouvelle formation. 

 Marche à suivre 

 Pour demander la restitution d'un dossier d'étudiant · e, le processus est le suivant: 

 1. Aller dans Menu -> Rechercher des éléments , 

 2. Chercher le dossier en utilisant soit: 

 

 

 

 la recherche simple : entrer par exemple le N° d'archive Sylvia ou le nom et prénom de la personne dans la barre de recherche (encadré rouge) et lancer la recherche; 

 

 

 Recherche d'un dossier d'étudiant · e 

 

 la recherche avancée : cliquer sur Recherche avancée (encadré vert) pour combiner plusieurs critères de recherche.

 cliquer sur l'onglet Personne (encadré violet), entrer les données de l'étudiant · e et cliquer sur Filtrer . 

 

 

 

 Recherche avancée: "Personne" 

 

 

 

 

 Note : le critère de recherche Id. personne correspond au PerNum de l'étudiant · e, soit "PN" suivi de 9 chiffres. 

 

 3. Dans la liste de résultats, cocher la case du dossier à restituer et cliquer sur Actions -> Demander la restitution des éléments ; 

 

 

 

 

 

 Recherche: demander la restitution 

 

 

 

 

 

 4. Compléter le formulaire de demande de restitution: 

 

 

 

 Commentaire du demandeur : indiquer brièvement la raison pour laquelle le dossier doit être restitué; 

 Demandeur : le champ est complété automatiquement avec le nom et prénom de l'utilisateur · trice; 

 Destinataire : le champ est complété automatiquement avec le nom et prénom de l'utilisateur · trice. Si le dossier doit être envoyé à une autre personne, entrer son nom et prénom.

 Attention: la personne doit avoir configuré son adresse au préalable ; 

 

 Adresse d'expédition : si l'adresse du/de la destinataire ne s'affiche pas automatiquement, cliquer sur "..." et sélectionner l'adresse proposée dans la liste. 

 

 

 Formulaire de demande de restitution 

 

 

 

 

 

 Une fois la demande de restitution validée, UNIRIS se charge de faire parvenir le dossier demandé.