# Consulter des archives dans OLGAH

# La recherche

**Objectif**: Faire une recherche dans les archives de votre entité.

**Prérequis**: Être logué-e avec le profil producteur.

**Limites**: Vous n'avez pas accès aux archives des entités dont vous ne faites pas partie!

##### <span id="bkmrk-"></span>La recherche simple

<figure aria-describedby="caption-attachment-536" class="wp-caption aligncenter" id="bkmrk-menu--%3E-rechercher-d" style="width: 757px;"><figcaption class="wp-caption-text" id="bkmrk-menu--%3E-rechercher-d-1">Menu -&gt; Rechercher des éléments</figcaption></figure>La recherche simple est une recherche « à la google ». Elle permet de rechercher dans tous les champs indifféremment. Cela inclut également la recherche plein texte. Autrement dit, OLGAH recherche les termes entrés à la fois dans les métadonnées et dans le texte des fichiers électroniques.

Les astuces simples de recherche à connaître sont les suivantes:

<div class="dataTables_wrapper no-footer" id="bkmrk-afficher"><div class="dataTables_length" id="bkmrk-afficher-1"><label>Afficher </label></div></div><div class="dataTables_wrapper no-footer" id="bkmrk-%C3%A9l%C3%A9ments-rechercher%3A"><div class="dataTables_length" id="bkmrk-%C3%A9l%C3%A9ments"><label> éléments</label></div><div class="dataTables_filter" id="bkmrk-rechercher%3A"><label>Rechercher:</label></div><table aria-describedby="tablepress-1_info" class="tablepress tablepress-id-1 dataTable no-footer" id="bkmrk-modifier-recherche-p"><caption style="caption-side: bottom; text-align: left; border: none; background: none; margin: 0; padding: 0;">[Modifier](https://wp.unil.ch/olgah/wp-admin/admin.php?page=tablepress&action=edit&table_id=1)</caption><thead><tr class="row-1 odd"><th aria-controls="tablepress-1" aria-label="recherche : activer pour trier la colonne par ordre croissant" class="column-1 sorting" colspan="1" rowspan="1" style="width: 211.55px;" tabindex="0">recherche</th><th aria-controls="tablepress-1" aria-label="principe: activer pour trier la colonne par ordre croissant" class="column-2 sorting" colspan="1" rowspan="1" style="width: 168.6px;" tabindex="0">principe</th><th aria-controls="tablepress-1" aria-label="exemple: activer pour trier la colonne par ordre croissant" class="column-3 sorting" colspan="1" rowspan="1" style="width: 118.5px;" tabindex="0">exemple</th></tr></thead><tbody class="row-hover"><tr class="row-2 even"><td class="column-1">par expression exacte</td><td class="column-2">terme de recherche entre "\_"</td><td class="column-3">"certificats d'examens"</td></tr><tr class="row-3 odd"><td class="column-1">un terme OU un autre (sens booléen = l'un ou l'autre ou les deux)</td><td class="column-2">ajouter les termes l'un après l'autre sans indication spécifique</td><td class="column-3">budget "certificats d'examens"</td></tr><tr class="row-4 even"><td class="column-1">un terme en excluant un autre terme</td><td class="column-2">un terme NOT l'autre terme</td><td class="column-3">budget NOT "certificats d'examens"</td></tr><tr class="row-5 odd"><td class="column-1">un terme ET un autre (sens booléen = l'un et l'autre mais pas l'un sans l'autre)</td><td class="column-2">un terme AND l'autre terme</td><td class="column-3">budget AND "certificats d'examens"</td></tr></tbody></table>

<div class="dataTables_paginate paging_simple" id="bkmrk-pr%C3%A9c%C3%A9dentsuivant"></div></div>##### La recherche avancée

L'option « Recherche avancée » se trouve sous la barre de recherche simple

La recherche avancée permet de rechercher des objets par type spécifique (Dossier, Personne, Versement, Élément physique, Élément électronique) et par champs. Elle permet ainsi une recherche précise sur un ou plusieurs critères.

Pour utiliser au mieux la recherche avancée, il faut savoir précisément quelle est la nature de l’objet recherché ([voir la structure d’un versement Olgah](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/structure-dolgah-dossier-et-element)). Une recherche concernant un élément physique qui serait faite sur le formulaire de recherche avancée d’un dossier ne rapporterait aucun résultat par exemple.

##### Les résultats de recherche

La page des résultats liste les éléments physiques et électroniques correspondant à la recherche. Les éléments physiques sont représentés par une vignette de boîte d’archives. Les éléments électroniques sont identifiés par une vignette de fichier.

Pour affiner les résultats obtenus, cliquer sur le bouton « Filtrer » en haut à droite, et sélectionner les critères souhaités. Il est également possible de retourner dans la recherche avancée et de modifier ou ajouter de nouveaux critères.

Pour afficher les résultats par ordre chronologique, cliquer sur l'entête "Description du dossier". Cliquer une deuxième fois pour afficher les résultats par ordre antéchronologique.

##### Réinitialiser sa recherche

Le système conserve la dernière recherche effectuée et les derniers filtres sélectionnés, ce qui peut fausser les résultats de la requête suivante. Au bout d’un certain nombre de recherches et de filtres sélectionnés, il peut arriver que les résultats affichés soient incohérents.

Lorsque cela se produit, il est conseillé de réinitialiser la page et de relancer une nouvelle recherche. Pour ce faire, cliquer sur <span style="color: #0000ff;">Nouvelle recherche</span> sous la barre de recherche simple.

##### Sauvegarder ses recherches

###### **L’historique de recherche**

Un historique de recherche est sauvegardé automatiquement pendant la session sur laquelle on se trouve. Il permet de visualiser les recherches qui viennent d’être faites et de les relancer ou de les enregistrer.

Pour y accéder, cliquer sur l'horloge en haut à gauche de la page de recherche.

<span style="color: #ff0000;">Attention:</span> Cet historique se vide à chaque déconnexion de session, d’où l’utilité d’enregistrer ses recherches.

<figure aria-describedby="caption-attachment-561" class="wp-caption aligncenter" id="bkmrk-retrouver-l%E2%80%99historiq" style="width: 300px;"><figcaption class="wp-caption-text" id="bkmrk-retrouver-l%E2%80%99historiq-1">**Retrouver l’historique de recherche**</figcaption></figure>Dans la fenêtre d'historique, le menu « Actions » permet de:

- <span style="color: #0000ff;">supprimer la recherche</span> de l’historique
- <span style="color: #0000ff;">enregistrer la recherche</span>: ce qui permettra de sauvegarder la recherche dans son profil (elle ne sera donc pas automatiquement effacée lors de la déconnexion, ce qui est le fonctionnement par défaut).

Les actions possibles par recherche (<span style="color: #0000ff;">la loupe et le crayon</span>):

- la <span style="color: #0000ff;">loupe</span> permet de lancer la recherche
- le <span style="color: #0000ff;">crayon</span> permet de réutiliser et de modifier la recherche.

#####  

##### Le panier

Si besoin, les résultats d’une recherche peuvent être sélectionnés et réunis dans le panier (Actions -&gt; Ajouter au panier). Il est ensuite possible de faire une commande pour un ou plusieurs éléments du panier. Notez que la fonctionnalité « panier » est optionnelle et n’est pas nécessaire à la commande d’éléments.

<span style="color: #ff0000;">Attention:</span> Le panier se vide à chaque déconnexion de session. De plus, les éléments ajoutés au panier ne sont pas réservés! Un autre utilisateur peut les commander alors qu’ils sont dans votre panier.

Vers la [demande de consultation d’éléments](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/consulter-des-archives).

# Consulter des archives

**Objectif**: Consulter un élément physique ou électronique dans les archives de l’UNIL.

**Prérequis**:

<div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-%C3%AAtre-logu%C3%A9-avec-le-p">- être logué-e avec le profil producteur
- [avoir paramétré son adresse](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/parametrer-son-adresse) dans « Mon compte »
- savoir [faire une recherche sur OLGAH](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/la-recherche)

</div>**Limites**: Vous n'avez pas accès aux archives des entités dont vous ne faites pas partie!

<span id="bkmrk--1"></span>

##### Marche à suivre

###### Consulter un élément physique

1\. Faire une recherche OLGAH

2\. Sélectionner les éléments physiques que vous souhaitez commander

3\. Actions -&gt; Demander le prêt des éléments sélectionnés

4\. Remplir le formulaire de demande

<div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-formulaire-de-demand"><figure aria-describedby="caption-attachment-727" class="wp-caption aligncenter" id="bkmrk-formulaire-de-demand-1" style="width: 516px;"><figcaption class="wp-caption-text" id="bkmrk-formulaire-de-demand-2">##### Formulaire de demande

</figcaption></figure>- <span style="color: #0000ff;">Type de la demande<span style="color: #000000;">:</span> <span style="color: #000000;">cette valeur ne peut pas être modifiée.</span>  
    </span>
- <span style="color: #0000ff;">Type de la demande (complément)<span style="color: #000000;">:</span> <span style="color: #000000;">les modes de consultation possibles sont « envoi de l’original », « envoi d’une copie numérisée » ou « consultation sur site » (la consultation sur place se fait uniquement sur </span></span><span style="color: #000000;">rdv en écrivant à archives@unil.ch)</span><span style="color: #0000ff;"><span style="color: #000000;">. </span>  
    </span>
- <span style="color: #0000ff;">Commentaire du demandeur<span style="color: #000000;">:</span> <span style="color: #000000;">pour préciser la demande (consultation d’une partie des documents uniquement, par exemple).</span>  
    </span>
- <span style="color: #0000ff;">Date de retour prévu</span>: <span style="color: #000000;">date à sélectionner. D’une manière générale, le prêt est prévu pour 30 jours maximum*.*</span>
- <span style="color: #0000ff;">Demandeur<span style="color: #000000;">:</span> <span style="color: #000000;">le nom de la personne authentifiée s’affi</span></span><span style="color: #000000;">che</span><span style="color: #0000ff;"><span style="color: #000000;"> par défaut.</span>  
    </span>
- <span style="color: #0000ff;">Destinataire</span>: <span style="color: #000000;">le nom de la personne authentifiée s’affiche par défaut.</span>
- <span style="color: #0000ff;">Adresse d’expédition</span>: <span style="color: #000000;">cliquer sur les « … ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner l’une des</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);"> adresses entrées préalablement dans « mon compte » </span><span style="color: #000000;">(voir la partie « prérequis » de cet article).</span>

</div>##### Consulter un élément électronique

En fonction du format du fichier, un élément électronique peut être consulté de deux manières:

<div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-visionner-l%E2%80%99%C3%A9l%C3%A9ment-">- **visionner l’élément dans OLGAH**: les fichiers au format pdf, jpg, tiff et png peuvent être visionnés directement dans l’outil. Pour ouvrir la visionneuse, cliquer sur la vignette de l'élément. Les fichiers dont la vignette est grisée ne peuvent pas être visionnés dans l’outil (leur format n'est pas lisible par la visionneuse).

</div><div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-t%C3%A9l%C3%A9charger-l%E2%80%99%C3%A9l%C3%A9men">- **télécharger l’élément**: tous les fichiers peuvent être téléchargés, quel que soit leur format. Pour ce faire, sélectionner le ou les éléments souhaités, et cliquer sur Actions -&gt; Demander le téléchargement. Le téléchargement peut aussi être lancé depuis la notice de l'élément. Cliquer sur le N° de l’élément pour y accéder.

</div>##### Indications complémentaires

Il est également possible, lors de la recherche, de réunir dans le panier les éléments physiques à demander, [comme expliqué dans l’article consacré à la recherche.](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/la-recherche)

Pour faire une demande de prêt, il faut alors cliquer sur le panier, la procédure est ensuite identique à celle décrite ici.

##### Visualiser ses demandes

On peut visualiser ses demandes depuis la page d’accueil (cliquer sur le logo « Spark archives » pour revenir sur cette page):

<div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-en-cliquant-sur-menu">- en cliquant sur <span style="color: #0000ff;">Menu</span> &gt; <span style="color: #0000ff;">Suivi</span> &gt; <span style="color: #0000ff;">Suivi des demandes</span>
- ou en cliquant sur <span style="color: #0000ff;">Suivi des demandes</span> dans les <span style="color: #0000ff;">Raccourcis</span>

</div>

# Paramétrer son adresse

Pour effectuer une demande de consultation d'archives depuis OLGAH, il est nécessaire d'avoir paramétrer son adresse au préalable.

Pour ce faire,

Sur la page d'accueil d'OLGAH, cliquer sur l'icône de son profil en haut à droite de la page, puis sur <span style="color: rgb(35, 111, 161);">Mon compte</span>,[![Mon-compte1.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/mon-compte1.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2026-04/mon-compte1.png)

Dans la section <span style="color: rgb(35, 111, 161);">Adresse</span>, cliquer sur Actions -&gt; Ajouter une adresse,[![Mon-compte2.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/mon-compte2.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2026-04/mon-compte2.png)

Remplir le formulaire en indiquant votre bâtiment UNIL et le numéro de votre bureau.