Principes d'archivage


Les documents UNIL à archiver

Au regard de la loi vaudoise sur l'archivage (LArch, art. 5), les unités de l'UNIL ont l'obligation de verser (= transmettre) leurs dossiers d'activités au service UNIRIS, en charge des archives historiques de l'institution. Avant leur versement, les dossiers doivent être conditionnés et décrits selon les procédures ci-dessous.

Voir sur cette page les quelques exceptions à cette règle.

1. Les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche

Quels sont les documents concernés?

Tous les documents qui ne sont ni des dossiers d'étudiant·e·s, ni des documents éliminables:

Quelle est la procédure d'archivage?
  1. L'unité conserve les documents dans ses locaux pendant 10 ans.
  2. Durant ce délai, ou au terme de celui-ci, l'unité procède au traitement et à la description des dossiers, en vue de leur transfert aux archives historiques de l'UNIL (UNIRIS):
    • Conditionnement des dossiers: enlever les trombones et grosses pièces métalliques (pas besoin d'enlever les agrafes), placer les dossiers dans des boîtes d'archives non acides (à commander à l'adresse archives@unil.ch). Voir la page Monter une boîte d'archives. Numéroter chaque boîte au crayon.
    • Description des dossiers: choisir une des deux options suivantes:
      • Décrire les dossiers au moyen du tableau Excel ci-contre (en haut à gauche de la page), puis le transmettre à l'adresse archives@unil.ch. UNIRIS se chargera ensuite d'importer les données dans OLGAH.
      • Décrire les dossiers dans OLGAH directement, en suivant cette procédure.
    • Transfert des boîtes d'archives vers les archives historiques de l'UNIL, à organiser par mail avec UNIRIS (archives@unil.ch).

2. Les dossiers d'étudiant·e·s

Quels sont les documents concernés?

Les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s gérés dans la faculté et décrits dans SylviaAcad.

Attention: les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s qui ne sont pas décrits dans SylviaAcad doivent être archivés selon la procédure ci-dessus concernant les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche.

Quelle est la procédure d'archivage?

La faculté conserve les dossiers dans ses locaux pendant 10 ans, puis procède à leur archivage en suivant cette procédure.

Monter une boîte d'archives

Les boîtes d’archives longue conservation peuvent être commandées auprès d’UNIRIS à l’adresse archives@unil.ch. Elles sont livrées à plat et doivent être montées côté blanc à l’intérieur, côté gris à l’extérieur.

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Les documents éliminables

L’élimination de documents produits ou gérés par l’UNIL est de la responsabilité du service UNIRIS. Il existe cependant 3 catégories de documents que les unités peuvent éliminer en respectant les procédures correspondantes.

Tous les documents qui n’entrent pas dans ces 3 catégories doivent être archivés (voir Les documents UNIL à archiver).

1. Les papiers de corbeille

Quels sont les documents concernés?
  • Les documents purement informatifs:
    • Les flyers, brochures et imprimés non produits par l’unité
    • Les revues, journaux et publicités non produits par l’unité
  • Les documents purement consultatifs:
    • Les documents informatifs n’entraînant pas la responsabilité de l’unité
    • Les doubles de rapports n’appelant pas d’intervention ou de commentaire de l’unité
  • Les documents inutiles à la compréhension d’un dossier:
    • Les brouillons et versions intermédiaires de documents dont on conserve la version finale
    • Les courriers d’accompagnement, s’ils ne contiennent aucune information importante
    • Les doublons de documents conservés par ailleurs
  • Les copies et autres documents produits et/ou gérés par une autre unité:
    • Les copies de pièces comptables (originaux au Service financier)
    • Les tirés à part, livres et autres publications conservées à la BCUL
    • Les thèses de doctorat conservées à la BCUL
Quelle est la procédure d’élimination?

L’unité peut librement éliminer ces documents, dans un container papier standard, dès qu’elle n’en a plus l’utilité.

2. Les dossiers de candidatures RH non retenues

Quels sont les documents concernés?

Les dossiers de candidatures non retenues.

Conserver les dossiers de candidatures retenues, les dossiers de commission de présentation, et les dossiers RH d’ancien·ne·s collaborateur·rice·s (voir la procédure d’archivage de ces documents).

Quelle est la procédure d’élimination?

Dès que l’unité n’en a plus besoin, mais au plus tard 1 an après le dernier entretien (RLPers, art. 112), elle élimine les dossiers de candidatures non retenues dans un container sécurisé Datarec. Pour plus d’informations sur les containers sécurisés, écrire à archives@unil.ch.

3. Les copies d’examens

Quels sont les documents concernés?

Les copies d’examens complétées par les étudiant·e·s.

Conserver les PV de notes d’examens, les corrigés et consignes d’examens, et les copies vierges (voir la procédure d’archivage de ces documents).

Quelle est la procédure d’élimination?

La faculté conserve les copies d’examens durant 5 ans, puis demande leur élimination en suivant cette procédure.

Proposer une élimination

Votre service a exceptionnellement obtenu d'UNIRIS un accord pour prendre la responsabilité des éliminations de certains types d'éléments. Ces éliminations doivent être enregistrées sur OLGAH, afin de garder une trace des opérations qui ont été effectuées (voir Se connecter à OLGAH).

Les papiers de corbeille ne sont pas concernés par cette procédure. Ils peuvent être éliminés librement par les services et facultés.

Demande d'élimination: marche à suivre

1. Se connecter à OLGAH et cliquer sur Menu -> Création d'un dossier:

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2. Compléter le formulaire de création de dossier, puis cliquer sur Ajouter des éléments physiques:

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3. Compléter le formulaire de création d'élément physique:

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4. Une fois l'élément enregistré, aller dans Menu -> Suivi -> Liste des dossiers à verser:

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5. Sélectionner son dossier dans la liste:

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6. Cliquer sur Actions -> Créer une autorisation d'élimination:

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7. La liste des demandes d'élimination s'affiche. Cliquer sur la référence de sa demande:

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8. Dans le détail de la demande, cliquer sur Actions -> Soumettre la proposition:

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Que faire ensuite des documents physiques à éliminer ?

Contacter UNIRIS (archives@unil.ch) qui vous indiquera comment procéder à l'élimination physique des éléments.