# Principes d'archivage

# Les documents UNIL à archiver

Au regard de la loi vaudoise sur l'archivage (LArch, art. 5), les unités de l'UNIL ont l'obligation de verser (= transmettre) leurs dossiers d'activités au service UNIRIS, en charge des archives historiques de l'institution. Avant leur versement, les dossiers doivent être conditionnés et décrits selon les procédures ci-dessous.

Voir [sur cette page](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables) les quelques exceptions à cette règle.

#### 1. Les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche

<details id="bkmrk-quels-sont-les-docum"><summary>Quels sont les documents concernés?</summary>

Tous les documents qui ne sont ni des dossiers d'étudiant·e·s, ni des <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[documents éliminables](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables)</span>:

- Les dossiers d'organisation des **enseignements** et de la **formation continue** (projets d'enseignements, supports de cours, évaluations des enseignements, etc.);
- Les dossiers d'organisation de la **recherche** (projets de recherche, financements, coopérations, rapports, colloques, etc.);
- Les dossiers d'**affaires étudiantes** (dossiers d'étudiant·e·s non décrits dans SylviaAcad, organisation des examens \[<span style="color: rgb(35, 111, 161);">[voir ici pour les copies d'examens](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables)</span>\], mobilité, bourses, suivi des mémoires et thèses, etc.);
- Les dossiers **RH** (dossiers d'ancien·ne·s collaborateur·rice·s, engagements et nominations \[<span style="color: rgb(35, 111, 161);">[voir ici pour les candidatures non retenues](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables)</span>\], etc.);
- Les dossiers d'organisation de l'**unité** (dossiers de séances, règlements, directives, conventions, contrats, statistiques, projets d'unité, etc.);
- Les dossiers de **finances** et budgets;
- Les dossiers de **communication et événements** (relations internes et externes, organisation d'événements officiels, communications de l'unité, etc.);
- Les dossiers d'**infrastructures** (gestion des locaux, matériel informatique, etc.);
- Les dossiers de **commissions et fondations**, y.c. attributions des prix (dossiers de séances des commissions, rapports, dossiers de subsides, nomination de doctorat honoris causa, etc.);
- Les dossiers de **gestion informationnelle** (rapports d'activités, rapports de gestion, documentation, etc.).

</details><details id="bkmrk-quelle-est-la-proc%C3%A9d"><summary>Quelle est la procédure d'archivage?</summary>

1. L'unité conserve les documents dans ses locaux pendant 10 ans.
2. Durant ce délai, ou au terme de celui-ci, l'unité procède au traitement et à la description des dossiers, en vue de leur transfert aux archives historiques de l'UNIL (UNIRIS): 
    - **Conditionnement des dossiers:** 1. enlever les trombones et grosses pièces métalliques (pas besoin d'enlever les agrafes), ainsi que les fourres plastiques, 2. placer chaque dossier dans une fourre en papier/carton, ou utiliser une broche capiclass, 3. ranger les dossiers dans des boîtes d'archives non acides (à commander à l'adresse <archives@unil.ch>). Voir la page <span style="color: rgb(0, 0, 0);">[Monter une boîte d'archives](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/monter-une-boite-darchives). 4. Numéroter chaque boîte au crayon.  
        </span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Description des dossiers:** choisir une des deux options suivantes:</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Décrire les dossiers au moyen du tableau<span style="color: rgb(224, 62, 45);"> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Excel ci-contre (en haut à gauche de la page)</span></span>, puis le transmettre à l'adresse <archives@unil.ch>. UNIRIS se chargera ensuite d'importer les données dans OLGAH.</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Décrire les dossiers dans OLGAH directement, en suivant <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[cette procédure](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/chapter/archiver-des-dossiers-dans-olgah)</span>.</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Transfert des boîtes d'archives** vers les archives historiques de l'UNIL, à organiser par mail avec UNIRIS (<archives@unil.ch>).</span>

</details>#### 2. Les dossiers d'étudiant·e·s

<details id="bkmrk-quels-sont-les-docum-1"><summary>Quels sont les documents concernés?</summary>

Les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s gérés dans la faculté et décrits dans SylviaAcad.

<p class="callout warning">Attention: les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s qui ne sont pas décrits dans SylviaAcad doivent être archivés selon la procédure ci-dessus concernant les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche.  
</p>

</details><details id="bkmrk-quelle-est-la-proc%C3%A9d-1"><summary>Quelle est la procédure d'archivage?</summary>

La faculté conserve les dossiers dans ses locaux pendant 10 ans, puis procède à leur archivage en suivant [<span style="color: rgb(35, 111, 161);">cette procédure</span>](https://www.unil.ch/files/live/sites/unil/files/02-universite/0204-organisation/020404-unites-et-services/UNIRIS/unites/OLGA_Manuel_Etudiants_20161201.pdf).

</details>

# Monter une boîte d'archives

Les boîtes d’archives longue conservation peuvent être commandées auprès d’UNIRIS à l’adresse <span style="text-decoration: underline;">archives@unil.ch</span>. Elles sont livrées à plat et doivent être montées côté blanc à l’**intérieur**, côté gris à l’**extérieur**.

<span style="text-decoration: underline;">[![Boite_montee.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/boite-montee.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/boite-montee.png)</span>[![Tuto_boite_archives.gif](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-06/tuto-boite-archives.gif)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-06/tuto-boite-archives.gif)

[![Montage_boite_1.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-1.png) ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-1.png)[![Montage_boite_2.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-2.png) ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-2.png)[![Montage_boite_3.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-3.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-3.png)[ ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-2.png)[![Montage_boite_4.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-4.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-4.png)[ ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-2.png)[![Montage_boite_5.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-5.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-5.png)[ ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-2.png)[![Montage_boite_6.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-6.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-6.png)[ ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-2.png)[![Montage_boite_7.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-7.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-7.png)[ ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-2.png)[![Montage_boite_8.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-8.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-8.png)[ ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-2.png)[![Montage_boite_9.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/scaled-1680-/montage-boite-9.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-9.png)[ ](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2025-09/montage-boite-1.png)

# Les documents éliminables

L’élimination de documents produits ou gérés par l’UNIL est de la responsabilité du service UNIRIS. Il existe cependant 3 catégories de documents que les unités peuvent éliminer en respectant les procédures correspondantes.

<span id="bkmrk--1"></span>

Tous les documents qui n’entrent pas dans ces 3 catégories doivent être archivés (voir [Les documents UNIL à archiver](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-unil-a-archiver)).

#### 1. Les papiers de corbeille

<div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-quels-sont-les-docum"><details class="wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow"><summary>Quels sont les documents concernés?</summary>

- **Les documents purement informatifs:**
    - Les flyers, brochures et imprimés non produits par l’unité
    - Les revues, journaux et publicités non produits par l’unité
- **Les documents purement consultatifs:**
    - Les documents informatifs n’entraînant pas la responsabilité de l’unité
    - Les doubles de rapports n’appelant pas d’intervention ou de commentaire de l’unité
- **Les documents inutiles à la compréhension d’un dossier:**
    - Les brouillons et versions intermédiaires de documents dont on conserve la version finale
    - Les courriers d’accompagnement, s’ils ne contiennent aucune information importante
    - Les doublons de documents conservés par ailleurs
- **Les copies et autres documents produits et/ou gérés par une autre unité:**
    - Les copies de pièces comptables (originaux au Service financier)
    - Les tirés à part, livres et autres publications conservées à la BCUL
    - Les thèses de doctorat conservées à la BCUL

</details><details class="wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow"><summary>Quelle est la procédure d’élimination?</summary>

L’unité peut librement éliminer ces documents, dans un container papier standard, dès qu’elle n’en a plus l’utilité.

</details></div>#### 2. Les dossiers de candidatures RH non retenues

<div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-quels-sont-les-docum-1"><details class="wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow"><summary>Quels sont les documents concernés?</summary>

Les dossiers de candidatures non retenues.

<p class="callout warning">*Conserver les dossiers de candidatures retenues, les dossiers de commission de présentation, et les dossiers RH d’ancien·ne·s collaborateur·rice·s* (voir la [procédure d’archivage de ces documents](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-unil-a-archiver)).</p>

</details><details class="wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow"><summary>Quelle est la procédure d’élimination?</summary>

Dès que l’unité n’en a plus besoin, mais au plus tard 1 an après le dernier entretien (RLPers, art. 112), elle élimine les dossiers de candidatures non retenues dans un container sécurisé [Datarec](https://www.barec.ch/fr/datarec/home.html). Pour plus d’informations sur les containers sécurisés, écrire à archives@unil.ch.

</details></div>#### 3. Les copies d’examens

<div class="entry-content clearfix" id="bkmrk-quels-sont-les-docum-2"><details class="wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow"><summary>Quels sont les documents concernés?</summary>

Les copies d’examens complétées par les étudiant·e·s.

<p class="callout warning">*Conserver les PV de notes d’examens, les corrigés et consignes d’examens, et les copies vierges* (voir la [procédure d’archivage de ces documents](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-unil-a-archiver)).</p>

</details><details class="wp-block-details is-layout-flow wp-block-details-is-layout-flow"><summary>Quelle est la procédure d’élimination?</summary>

La faculté conserve les copies d’examens durant 5 ans, puis demande leur élimination en suivant [cette procédure](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/proposer-une-elimination).

</details></div>

# Proposer une élimination

Votre service a exceptionnellement obtenu d'UNIRIS un accord pour prendre la responsabilité des éliminations de certains types d'éléments. Ces éliminations doivent être enregistrées sur [OLGAH](https://archives.unil.ch/spark/pages/home/login.jsf), afin de garder une trace des opérations qui ont été effectuées (voir [Se connecter à OLGAH](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/se-connecter-a-olgah)).

<p class="callout info">*Les [papiers de corbeille](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables) ne sont pas concernés par cette procédure. Ils peuvent être éliminés librement par les services et facultés.*</p>

![](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-03/embedded-image-hqbdqvo1.gif "Lire la suite…")

#### Demande d'élimination: marche à suivre

1\. Se connecter à OLGAH et cliquer sur <span style="color: #0000ff;">Menu</span> -&gt; <span style="color: #0000ff;">Création d'un dossier</span>:

![1-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/1-elimination-olgah.png)

2\. Compléter le formulaire de création de dossier, puis cliquer sur <span style="color: #0000ff;">Ajouter des éléments physiques</span>:

![2-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/2-elimination-olgah.png)

3\. Compléter le formulaire de création d'élément physique:

![3-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/3-elimination-olgah.png)

4\. Une fois l'élément enregistré, aller dans <span style="color: #0000ff;">Menu</span> -&gt; <span style="color: #0000ff;">Suivi</span> -&gt; <span style="color: #0000ff;">Liste des dossiers à verser</span>:

![4-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/4-elimination-olgah.png)

5\. Sélectionner son dossier dans la liste:

![5-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/5-elimination-olgah.png)

6\. Cliquer sur <span style="color: #0000ff;">Actions</span> -&gt; <span style="color: #0000ff;">Créer une autorisation d'élimination</span>:

![6-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/6-elimination-olgah.png)

7\. La liste des demandes d'élimination s'affiche. Cliquer sur la référence de sa demande:

![7-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/7-elimination-olgah.png)

8\. Dans le détail de la demande, cliquer sur <span style="color: #0000ff;">Actions</span> -&gt; <span style="color: #0000ff;">Soumettre la proposition</span>:

![8-Elimination_OLGAH.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-10/8-elimination-olgah.png)


### Que faire ensuite des documents physiques à éliminer ?

Contacter UNIRIS (<archives@unil.ch>) qui vous indiquera comment procéder à l'élimination physique des éléments.

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