Mode d'emploi OLGAH

• A propos
• Principes d'archivage
• Les documents UNIL à archiver
• Monter une boîte d'archives
• Les documents éliminables
• Proposer une élimination
• Archiver des dossiers dans OLGAH
• Se connecter à OLGAH
• Structure d'OLGAH: "Dossier" et "Elément"
• Étape 1: Créer un dossier
• Étape 2: Créer un élément physique dans un dossier
• Étape 3: Créer un versement
• Étape 4: Demander le versement
• Finaliser: Reporter les numéros de référence
• Consulter des archives dans OLGAH
• La recherche
• Consulter des archives
• Profil archiviste
• Versement à valider : vérifier les contenants
• Exemples de recherche
• Théorie archivistique
• Le plan de classement: c'est quoi ?
• Boîte à outils
• Ré-ouvrir un dossier étudiant·e déjà archivé

A propos

Vous faites partie de la communauté UNIL (Université de Lausanne) et vous devez archiver les dossiers de votre unité? Ce site vous est destiné.

Vous y trouverez les principes de base de l'archivage à l'UNIL, ainsi que des modes d'emploi de l'outil d'archivage OLGAH.

Pour aller plus loin, lire également le guide « Archi(ves) faciles » téléchargeable sur le site d’UNIRIS.

Principes d'archivage

Les documents UNIL à archiver

Au regard de la loi vaudoise sur l'archivage (LArch, art. 5), les unités de l'UNIL ont l'obligation de verser (= transmettre) leurs dossiers d'activités au service UNIRIS, en charge des archives historiques de l'institution. Avant leur versement, les dossiers doivent être conditionnés et décrits selon les procédures ci-dessous.

Voir sur cette page les quelques exceptions à cette règle.

1. Les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche

Quels sont les documents concernés?

Tous les documents qui ne sont ni des dossiers d'étudiant·e·s, ni des documents éliminables:

• Les dossiers d'organisation des enseignements et de la formation continue (projets d'enseignements, supports de cours, évaluations des enseignements, etc.);
• Les dossiers d'organisation de la recherche (projets de recherche, financements, coopérations, rapports, colloques, etc.);
• Les dossiers d'affaires étudiantes (dossiers d'étudiant·e·s non décrits dans SylviaAcad, organisation des examens [voir ici pour les copies d'examens], mobilité, bourses, suivi des mémoires et thèses, etc.);
• Les dossiers RH (dossiers d'ancien·ne·s collaborateur·rice·s, engagements et nominations [voir ici pour les candidatures non retenues], etc.);
• Les dossiers d'organisation de l'unité (dossiers de séances, règlements, directives, conventions, contrats, statistiques, projets d'unité, etc.);
• Les dossiers de finances et budgets;
• Les dossiers de communication et événements (relations internes et externes, organisation d'événements officiels, communications de l'unité, etc.);
• Les dossiers d'infrastructures (gestion des locaux, matériel informatique, etc.);
• Les dossiers de commissions et fondations, y.c. attributions des prix (dossiers de séances des commissions, rapports, dossiers de subsides, nomination de doctorat honoris causa, etc.);
• Les dossiers de gestion informationnelle (rapports d'activités, rapports de gestion, documentation, etc.).

Quelle est la procédure d'archivage?

1. L'unité conserve les documents dans ses locaux pendant 10 ans.
2. Durant ce délai, ou au terme de celui-ci, l'unité procède au traitement et à la description des dossiers, en vue de leur transfert aux archives historiques de l'UNIL (UNIRIS):
   • Conditionnement des dossiers: enlever les trombones et grosses pièces métalliques (pas besoin d'enlever les agrafes), placer les dossiers dans des boîtes d'archives non acides (à commander à l'adresse archives@unil.ch). Voir la page Monter une boîte d'archives. Numéroter chaque boîte au crayon.
     
   • Description des dossiers: choisir une des deux options suivantes:
     • Décrire les dossiers au moyen du tableau Excel ci-contre (en haut à gauche de la page), puis le transmettre à l'adresse archives@unil.ch. UNIRIS se chargera ensuite d'importer les données dans OLGAH.
     • Décrire les dossiers dans OLGAH directement, en suivant cette procédure.
   • Transfert des boîtes d'archives vers les archives historiques de l'UNIL, à organiser par mail avec UNIRIS (archives@unil.ch).

2. Les dossiers d'étudiant·e·s

Quels sont les documents concernés?

Les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s gérés dans la faculté et décrits dans SylviaAcad.

Attention: les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s qui ne sont pas décrits dans SylviaAcad doivent être archivés selon la procédure ci-dessus concernant les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche.

Quelle est la procédure d'archivage?

La faculté conserve les dossiers dans ses locaux pendant 10 ans, puis procède à leur archivage en suivant cette procédure.

Monter une boîte d'archives

Les boîtes d’archives longue conservation peuvent être commandées auprès d’UNIRIS à l’adresse archives@unil.ch. Elles sont livrées à plat et doivent être montées côté blanc à l’intérieur, côté gris à l’extérieur.

Les documents éliminables

L’élimination de documents produits ou gérés par l’UNIL est de la responsabilité du service UNIRIS. Il existe cependant 3 catégories de documents que les unités peuvent éliminer en respectant les procédures correspondantes.

Tous les documents qui n’entrent pas dans ces 3 catégories doivent être archivés (voir Les documents UNIL à archiver).

1. Les papiers de corbeille

2. Les dossiers de candidatures RH non retenues

3. Les copies d’examens

Proposer une élimination

Votre service a exceptionnellement obtenu d'UNIRIS un accord pour prendre la responsabilité des éliminations de certains types d'éléments. Ces éliminations doivent être enregistrées sur OLGAH, afin de garder une trace des opérations qui ont été effectuées (voir Se connecter à OLGAH).

Les papiers de corbeille ne sont pas concernés par cette procédure. Ils peuvent être éliminés librement par les services et facultés.

Demande d'élimination: marche à suivre

1. Se connecter à OLGAH et cliquer sur Menu -> Création d'un dossier:

2. Compléter le formulaire de création de dossier, puis cliquer sur Ajouter des éléments physiques:

3. Compléter le formulaire de création d'élément physique:

4. Une fois l'élément enregistré, aller dans Menu -> Suivi -> Liste des dossiers à verser:

5. Sélectionner son dossier dans la liste:

6. Cliquer sur Actions -> Créer une autorisation d'élimination:

7. La liste des demandes d'élimination s'affiche. Cliquer sur la référence de sa demande:

8. Dans le détail de la demande, cliquer sur Actions -> Soumettre la proposition:

Que faire ensuite des documents physiques à éliminer ?

Contacter UNIRIS (archives@unil.ch) qui vous indiquera comment procéder à l'élimination physique des éléments.

Archiver des dossiers dans OLGAH

Se connecter à OLGAH

La connexion à l'outil de gestion d'archives OLGAH se fait au moyen de votre identifiant UNIL (type "jdupont1") et de votre mot de passe UNIL (celui utilisé pour vous connecter à votre boîte mail UNIL personnelle). Attention, il ne s'agit pas du mot de passe edu-ID.

Pour paramétrer vos accès à OLGAH, écrivez à l'adresse archives@unil.ch. 

Mot de passe UNIL oublié? Rendez-vous sur cette page pour le modifier.

Problème de connexion à OLGAH

Êtes-vous connecté·e au réseau UNIL?

Si vous n'êtes pas connecté·e au réseau UNIL et que vous souhaitez accéder à OLGAH, il est nécessaire de vous connecter au préalable au VPN.

Avez-vous récemment changé votre mot de passe UNIL?

Si vous avez récemment modifié votre mot de passe UNIL, comme exigé régulièrement par le Centre informatique, il se peut que votre ancien mot de passe soit encore enregistré dans le cache de votre navigateur et empêche la connexion à OLGAH. Pour vider le cache dans Firefox, cliquez sur Command + Maj + Suppr., puis sélectionnez "Cache" et cliquez sur "Effacer". Ré-essayez ensuite de vous connecter à OLGAH.

Pour plus d'informations sur la purge du cache, voir cette page Wikipedia.

Structure d'OLGAH: "Dossier" et "Elément"

Dans OLGAH, un ensemble de documents papier (= contenu d’un classeur, d’une boîte, d’une fourre, etc.) est appelé élément physique. Un document électronique est appelé élément électronique.

Chaque élément doit être rattaché à un dossier. Un dossier est un regroupement de un ou plusieurs éléments liés à une même activité.

L’ensemble des dossiers et éléments transférés aux archives à un instant T constitue un versement.

Exemple 1

Mon unité a mené un projet XY entre 2005 et 2007. Les documents de projets sont rangés dans les 3 classeurs ci-dessous.

Structure

Dans OLGAH, je crée 1 Dossier que je nomme "Projet XY (2005-2007)", dans lequel j'intègre 3 Éléments physiques que je nomme "Initialisation du projet XY", "Conception du projet XY" et "Réalisation et déploiement du projet XY".

Exemple 2

Mon unité traite régulièrement des demandes de bourses. Chaque année, les dossiers sont rangés alphabétiquement dans des boîtes comme ci-dessous.

Structure

Dans OLGAH, je crée un Dossier que je nomme "Bourses 2008", dans lequel j'intègre 2 Éléments physiques que je nomme "Bourses 2008 A-M" et "Bourses 2008 N-Z".

Étape 1: Créer un dossier

Mise à jour en cours.

Étape 2: Créer un élément physique dans un dossier

Mise à jour en cours.

Étape 3: Créer un versement

Mise à jour en cours.

Étape 4: Demander le versement

Mise à jour en cours.

Finaliser: Reporter les numéros de référence

Afin de finaliser votre versement, il est nécessaire de reporter leurs références sur les fourres cartonnées et boîtes d’archives.

Cette étape correspond au point 5 « Finaliser » du Guide archi(ves) faciles.

Les références dans OLGAH

La référence d’un dossier créé dans OLGAH est composée d’un A suivi de 9 chiffres.
Exemple: A000000001.

La référence d’un élément physique créé dans Olgah est composée d’un D suivi de 9 chiffres.
Exemple: D000000001.

La référence d’un contenant (=boîte d’archives) créé dans Olgah est composée d’un C suivi de 9 chiffres.
Exemple: C000000001.

Les références des éléments créés dans l’ancien système OLGA ont été reprises dans OLGAH. Ces références sont composées du code du service producteur suivi d’un numéro incrémental.
Exemple: 1115-100-1.

Relever les références d’éléments (fourres cartonnées)

Les références des éléments doivent être reportées à la main sur les fourres cartonnées fournies par UNIRIS.

Pour retrouver les références des éléments d’un versement:

1. Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements,
2. Cliquer sur le numéro du versement concerné, puis sur les numéros des dossiers.
3. Reporter les « N° de l’élément » sur les fourres cartonnées correspondantes.

Relever les références de contenants (boîtes d’archives) à la main

Dans un premier temps, les références des contenants doivent être reportées à la main sur les boîtes d’archives fournies par UNIRIS.

Pour retrouver les références des contenants d’un versement:

1. Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements,
2. Cliquer sur le numéro du versement concerné, puis sur les numéros des dossiers.
3. Reporter sur les boîtes d’archives les références des contenants se trouvant dans la colonne « Localisation ».

Éditer les étiquettes des contenants

Une fois l’ensemble des dossiers et éléments créés, il est recommandé d’éditer les étiquettes des contenants. Pour ce faire:

1. Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements,
2. Cliquer sur le numéro du versement concerné,
3. Sélectionner l’ensemble des dossiers du versement, puis cliquer sur Éditions > Éditer les étiquettes des contenants (en planche),

   

    

4. Imprimer les étiquettes sur le papier fourni par UNIRIS et les coller sur les contenants, au-dessus des références reportées à la main.

Pour éditer l’étiquette d’un seul contenant, suivre les étapes 1 et 2 ci-dessus, puis:

1. Cliquer sur le numéro du dossier lié au contenant,
2. Cliquer sur la référence du contenant concerné (voir l’image « Référence du contenant » ci-dessus),
3. En haut à droite de la page, cliquer sur Éditions > Éditer les étiquettes des contenants (en planche),Éditer l’étiquette d’un seul contenant
4. Imprimer l’étiquette sur le papier fourni par UNIRIS et la coller sur le contenant.

Consulter des archives dans OLGAH

La recherche

Objectif: Faire une recherche dans les archives devenues publiques de l’UNIL, ou dans les archives de votre service ou faculté, dans un but de découverte ou de consultation de documents.

Prérequis: Être logué avec le profil chercheur (client visionneur) ou des droits plus élevés (producteur).

Limites: Si vous souhaitez faire une recherche dans les archives protégées d’un service de l’UNIL dont vous ne faites pas partie, une autorisation spéciale doit être demandée à UNIRIS.

La recherche simple

Trouver la page de recherche

Explications et astuces de recherche

La recherche simple est une recherche « à la google ». Elle permet de rechercher dans tous les champs indifféremment. Cela inclut également la recherche plein texte. Autrement dit, Olgah recherche les termes entrés à la fois dans les métadonnées et dans le texte des fichiers électroniques.

Les astuces simples de recherche à connaître sont les suivantes:

La recherche avancée

Trouver la rechercher avancée

On atteint la recherche avancée de deux manières:

1. Le lien « recherche avancée » sous la barre de recherche simple

2. Le raccourci « recherche » présent sur la page d’accueil:

Explications

La recherche avancée permet de rechercher des objets par type spécifique (Dossier, Personne, Élément physique, Élément électronique) et par champs. Elle permet ainsi une recherche précise sur un élément.

Pour utiliser au mieux la recherche avancée, il faut savoir précisément quelle est la nature de l’objet recherché (voir la structure d’un versement Olgah). Une recherche concernant un élément physique qui serait faite sur le formulaire de recherche avancée d’un dossier ne rapporterait aucun résultat par exemple.

• Les éléments encadrés en rouge fonctionnent comme des onglets. On atteint le formulaire de recherche de chaque type d’objet en cliquant sur celui-ci.
• Les champs « et » et « et le » (dont certains sont encadrés en vert) donnent des résultats plus précis s’ils sont remplis tous les deux. Ainsi, pour chercher un numéro de dossier dans le champs « N° du dossier entre… et… », il est conseillé de répéter deux fois le même numéro, si on connaît le numéro exact.

Les résultats de recherche

La page des résultats liste les éléments physiques et électroniques correspondant à la recherche. Les éléments physiques sont représentés par une vignette de boîte d’archives (encadré rouge). Les éléments électroniques sont identifiés par une vignette de fichier (encadré vert).

Pour affiner les résultats obtenus, cliquer sur le bouton « Filtrer » en haut à droite, et sélectionner les critères souhaités. Il est également possible de retourner dans la recherche avancée et de modifier ou ajouter de nouveaux critères.

Modifier une recherche

Le système conserve la dernière recherche effectuée et les derniers filtres sélectionnés, ce qui peut fausser les résultats de la requête suivante. Au bout d’un certain nombre de recherches (puis filtres des résultats à plusieurs reprises), il peut arriver que les résultats affichés soient incohérents.

Lorsque cela se produit, il est conseillé de réinitialiser la page et de relancer une nouvelle recherche. Pour ce faire, cliquer sur Nouvelle recherche et saisir la nouvelle requête.

Sauvegarder ses recherches

L’historique de recherche

Un historique de recherche est sauvegardé automatiquement pendant la session sur laquelle on se trouve. Il permet de visualiser les recherches qui viennent d’être faites et de les relancer ou de les enregistrer.

Attention: Cet historique se vide à chaque déconnexion de session, d’où l’utilité d’enregistrer ses recherches.

Les actions possibles en cliquant sur le menu « actions » sont:

• supprimer la recherche de l’historique
• enregistrer la recherche: ce qui permettra de sauvegarder la recherche dans son profil (elle ne sera donc pas automatiquement effacée lors de la déconnexion, ce qui est le fonctionnement par défaut).

Les actions possibles par recherche (la loupe et le crayon):

• la loupe permet de lancer la recherche
• le crayon permet de réutiliser et de modifier la recherche.

Le panier

Si besoin, les résultats d’une recherche peuvent être sélectionnés et réunis dans le panier. Il est ensuite possible de faire une commande pour un ou plusieurs éléments du panier. Notez que la fonctionnalité « panier » est optionnelle et n’est pas nécessaire à la commande d’éléments.

Attention: Le panier se vide à chaque déconnexion de session. De plus, les éléments ajoutés au panier ne sont pas réservés! Un autre utilisateur peut les commander alors qu’ils sont dans votre panier.

Vers la demande de consultation d’éléments.

Consulter des archives

Objectif: Consulter un élément physique ou électronique dans les archives de l’UNIL.

Prérequis:

Limites: Si vous souhaitez faire une recherche dans les archives protégées d’un service de l’UNIL dont vous ne faites pas partie, une autorisation spéciale doit être demandée à UNIRIS.

Marche à suivre

Consulter un élément physique

1. Faire une recherche OLGAH

2. Sélectionner les éléments physiques que vous souhaitez commander

Les commandes sont possibles pour les éléments qui sont précédés d’une case à cocher (encadré rouge).

3. Demander le prêt des éléments sélectionnés

4. Remplir le formulaire de demande

Consulter un élément électronique

En fonction du format du fichier, un élément électronique peut être consulté de deux manières:

Indications complémentaires

Il est également possible, lors de la recherche, de réunir dans le panier les éléments physiques à demander, comme expliqué dans l’article consacré à la recherche.

Pour faire une demande de prêt, il faut alors cliquer sur le panier, la procédure est ensuite identique à celle décrite ici.

Visualiser ses demandes

On peut visualiser ses demandes depuis la page d’accueil (cliquer sur le logo « Spark archives » pour revenir sur cette page):

Profil archiviste

Versement à valider : vérifier les contenants

Description

Pour valider un versement dans Olgah, l'archiviste responsable du traitement doit vérifier la conformité de son contenu et de ses descriptions.

L'un des contrôles à effectuer est la mise en boîte des éléments physiques: un contenant doit être attribué à chaque élément physique.

Vérifier l'attribution de contenants

Pour s'assurer qu'un contenant a bien été attribué à chaque élément,

• allez dans Menu -> Opérations -> Versements -> Versements en attente,
• cliquez sur le N° de versement à contrôler,
• en haut à droite de la page, cliquez sur Éditions -> Éditer le bordereau de versement,
• dans le tableau listant les éléments, vérifiez que la colonne "N° de contenant" contienne bien une référence par élément.

[caption id="attachment_1129" align="aligncenter" width="910"] Liste des contenants dans le bordereau de versement

Exemples de recherche

 

Cet article est destiné à UNIRIS. Il recense des exemples de recherches et les requêtes qui ont été faites afin de permettre une meilleure prise en main du moteur de recherche OLGAH.

Les principes de base sont énoncés dans l'article général consacré à la recherche.

Cas 1: Recherche des PV du conseil de faculté de droit

Requête 1: Cette requête permet de sonder la base pour savoir comment sont décrits les procès verbaux recherchés. Dans la recherche simple, je tape le type de documents et le code producteur

 

 

"procès verbaux" AND 2002

On obtient 11 résultats dont certains correspondent à ma recherche.

Requête 2: En observant ensuite les intitulés des résultats qui sont bien des conseils de faculté, on se rend compte qu’un intitulé normalisé a été indiqué par la faculté : « procès verbaux des conseils de faculté ».

On peut donc refaire la requête avec ce terme précis et le code producteur :

"procès verbaux des conseils de faculté" AND 2002

On obtient alors 9 résultats qui correspondent tous à la requête.

Requête 3: Il est ensuite possible d'affiner les résultats pour obtenir uniquement les procès verbaux de 1972 à 1979 :

"procès verbaux des conseils de faculté" AND 2002 AND 1972

Le résultat obtenu est celui recherché.

Requête 4: Sans date précise, on peut utiliser la recherche avancée sur l’onglet « Dossier » :

Dans la barre de recherche :

"procès verbaux des conseils de faculté"

Producteur :

2002

Année de début

entre le 1970 et 1973

Le résultat obtenu est identique à celui de la requête précédente.

Modifier une recherche

Le système conserve la dernière recherche effectuée et les derniers filtres sélectionnés, ce qui peut fausser les résultats de la requête suivante. Au bout d’un certain nombre de recherches (puis filtres des résultats à plusieurs reprises), il peut arriver que les résultats affichés soient incohérents.

Lorsque cela se produit, il est conseillé de réinitialiser la page et de relancer une nouvelle recherche. Pour ce faire, cliquer sur Nouvelle recherche et saisir la nouvelle requête.

 

Théorie archivistique

Le plan de classement: c'est quoi ?

L’utilisation du plan de classement pour l’archivage sur OLGAH est obligatoire. Ainsi chaque dossier créé sur OLGAH doit être rattaché à une entrée du plan de classement. Cette indication permet de rendre compte du contexte de création, exigence essentielle à l’interprétation de l’information contenue dans le document.

Mais qu’est-ce qu’un plan de classement ? Comment est-il structuré ? Quels sont les avantages qu’il offre ?

Le plan de classement de l’UNIL (à télécharger sur le site UNIRIS) a vocation à être utilisé par l’entier de l’institution, sur les disques réseaux partagés, sur le système de gestion électronique des documents GEDUNIL et sur l’outil d’archivage OLGAH. Il structure de manière hiérarchique et logique les documents sur tout support (physique et électronique), produits ou reçus dans le cadre des activités de l’institution. 

Outil d’identification et d’organisation des activités et des documents, il s’organise en catégories selon une logique thématique représentant les activités d’une institution. Ainsi, à l’UNIL il est structuré selon 9 grandes catégories qui reflètent les activités et les grandes fonctions propres à une Université (pour les parties 0 à 2) et à l’organisation générale au sein d’une institution (pour les parties 3 à 9) :

0. Enseignement et formation continue

1. Recherche

2. Affaires étudiantes

3. Ressources humaines

4. Organisation et administration

5. Ressources financières

6. Relations, évènements, communication et promotion

7. Ressources mobilières et immobilières

8. Commissions, fondations, honneurs et prix

9. Ressources informationnelles

Son utilisation présente les avantages suivants :

Boîte à outils

Ré-ouvrir un dossier étudiant·e déjà archivé

Un·e étudiant·e souhaite reprendre une formation après plus de dix ans en dehors de l'UNIL. Son dossier se trouve à UNIRIS, comment procéder ?

Explications

Les dossiers d'étudiant·e·s sont archivés dans OLGAH au moment de leur transfert aux archives, 10 ans après leur clôture. Le processus standard consiste à exporter les dossiers depuis SylviaAcad. (modifier le lien !)

Lorsqu'une personne revient se former dans la même faculté après le délai de 10 ans, le dossier archivé à UNIRIS est restitué à la faculté et complété avec les documents de la nouvelle formation.

Marche à suivre

Pour demander la restitution d'un dossier d'étudiant·e, le processus est le suivant:

1. Aller dans Menu -> Rechercher des éléments,

2. Chercher le dossier en utilisant soit:

Note: le critère de recherche Id. personne correspond au PerNum de l'étudiant·e, soit "PN" suivi de 9 chiffres.

3. Dans la liste de résultats, cocher la case du dossier à restituer et cliquer sur Actions -> Demander la restitution des éléments;

4. Compléter le formulaire de demande de restitution:

Une fois la demande de restitution validée, UNIRIS se charge de faire parvenir le dossier demandé.