Finaliser: Reporter les numéros de référence

Afin de finaliser votre versement, il est nécessaire de reporter leurs références sur les fourres cartonnées et boîtes d’archives. 

 Cette étape correspond au point 5 « Finaliser » du Guide archi(ves) faciles. 

 

 Les références dans OLGAH 

 La référence d’un dossier créé dans OLGAH est composée d’un A suivi de 9 chiffres. Exemple: A000000001 . 

 La référence d’un élément physique créé dans Olgah est composée d’un D suivi de 9 chiffres. Exemple: D000000001 . 

 La référence d’un contenant (=boîte d’archives) créé dans Olgah est composée d’un C suivi de 9 chiffres. Exemple: C000000001 . 

 Les références des éléments créés dans l’ancien système OLGA ont été reprises dans OLGAH. Ces références sont composées du code du service producteur suivi d’un numéro incrémental. Exemple: 1115-100-1 . 

 Relever les références d’éléments (fourres cartonnées) 

 Les références des éléments doivent être reportées à la main sur les fourres cartonnées fournies par UNIRIS. 

 Pour retrouver les références des éléments d’un versement: 

 Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements, 

 Cliquer sur le numéro du versement concerné, puis sur les numéros des dossiers. 

 Reporter les « N° de l’élément » sur les fourres cartonnées correspondantes. 

 Référence de l’élément 

 Relever les références de contenants (boîtes d’archives) à la main 

 Dans un premier temps, les références des contenants doivent être reportées à la main sur les boîtes d’archives fournies par UNIRIS. 

 Pour retrouver les références des contenants d’un versement: 

 Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements , 

 Cliquer sur le numéro du versement concerné, puis sur les numéros des dossiers. 

 Reporter sur les boîtes d’archives les références des contenants se trouvant dans la colonne « Localisation ». 

 Référence du contenant 

 Éditer les étiquettes des contenants 

 Une fois l’ensemble des dossiers et éléments créés, il est recommandé d’éditer les étiquettes des contenants. Pour ce faire: 

 Aller dans Menu > Suivi > Liste des versements , 

 Cliquer sur le numéro du versement concerné, 

 Sélectionner l’ensemble des dossiers du versement, puis cliquer sur Éditions > Éditer les étiquettes des contenants (en planche) ,

 Éditer les étiquettes de tous les contenants   

 

 Imprimer les étiquettes sur le papier fourni par UNIRIS et les coller sur les contenants, au-dessus des références reportées à la main. 

 

 Pour éditer l’étiquette d’ un seul contenant , suivre les étapes 1 et 2 ci-dessus, puis: 

 Cliquer sur le numéro du dossier lié au contenant, 

 Cliquer sur la référence du contenant concerné (voir l’image « Référence du contenant » ci-dessus), 

 En haut à droite de la page, cliquer sur Éditions > Éditer les étiquettes des contenants (en planche) ,Éditer l’étiquette d’un seul contenant 

 Imprimer l’étiquette sur le papier fourni par UNIRIS et la coller sur le contenant.