# Les documents UNIL à archiver

Au regard de la loi vaudoise sur l'archivage (LArch, art. 5), les unités de l'UNIL ont l'obligation de verser (= transmettre) leurs dossiers d'activités au service UNIRIS, en charge des archives historiques de l'institution. Avant leur versement, les dossiers doivent être conditionnés et décrits selon les procédures ci-dessous.

Voir [sur cette page](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables) les quelques exceptions à cette règle.

#### 1. Les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche

<details id="bkmrk-quels-sont-les-docum"><summary>Quels sont les documents concernés?</summary>

Tous les documents qui ne sont ni des dossiers d'étudiant·e·s, ni des <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[documents éliminables](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables)</span>:

- Les dossiers d'organisation des **enseignements** et de la **formation continue** (projets d'enseignements, supports de cours, évaluations des enseignements, etc.);
- Les dossiers d'organisation de la **recherche** (projets de recherche, financements, coopérations, rapports, colloques, etc.);
- Les dossiers d'**affaires étudiantes** (dossiers d'étudiant·e·s non décrits dans SylviaAcad, organisation des examens \[<span style="color: rgb(35, 111, 161);">[voir ici pour les copies d'examens](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables)</span>\], mobilité, bourses, suivi des mémoires et thèses, etc.);
- Les dossiers **RH** (dossiers d'ancien·ne·s collaborateur·rice·s, engagements et nominations \[<span style="color: rgb(35, 111, 161);">[voir ici pour les candidatures non retenues](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/les-documents-eliminables)</span>\], etc.);
- Les dossiers d'organisation de l'**unité** (dossiers de séances, règlements, directives, conventions, contrats, statistiques, projets d'unité, etc.);
- Les dossiers de **finances** et budgets;
- Les dossiers de **communication et événements** (relations internes et externes, organisation d'événements officiels, communications de l'unité, etc.);
- Les dossiers d'**infrastructures** (gestion des locaux, matériel informatique, etc.);
- Les dossiers de **commissions et fondations**, y.c. attributions des prix (dossiers de séances des commissions, rapports, dossiers de subsides, nomination de doctorat honoris causa, etc.);
- Les dossiers de **gestion informationnelle** (rapports d'activités, rapports de gestion, documentation, etc.).

</details><details id="bkmrk-quelle-est-la-proc%C3%A9d"><summary>Quelle est la procédure d'archivage?</summary>

1. L'unité conserve les documents dans ses locaux pendant 10 ans.
2. Durant ce délai, ou au terme de celui-ci, l'unité procède au traitement et à la description des dossiers, en vue de leur transfert aux archives historiques de l'UNIL (UNIRIS): 
    - **Conditionnement des dossiers:** 1. enlever les trombones et grosses pièces métalliques (pas besoin d'enlever les agrafes), ainsi que les fourres plastiques, 2. placer chaque dossier dans une fourre en papier/carton, ou utiliser une broche capiclass, 3. ranger les dossiers dans des boîtes d'archives non acides (à commander à l'adresse <archives@unil.ch>). Voir la page <span style="color: rgb(0, 0, 0);">[Monter une boîte d'archives](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/page/monter-une-boite-darchives). 4. Numéroter chaque boîte au crayon.  
        </span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Description des dossiers:** choisir une des deux options suivantes:</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Décrire les dossiers au moyen du tableau<span style="color: rgb(224, 62, 45);"> <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Excel ci-contre (en haut à gauche de la page)</span></span>, puis le transmettre à l'adresse <archives@unil.ch>. UNIRIS se chargera ensuite d'importer les données dans OLGAH.</span>
        - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Décrire les dossiers dans OLGAH directement, en suivant <span style="color: rgb(35, 111, 161);">[cette procédure](https://wiki.unil.ch/uniris/books/mode-demploi-olgah/chapter/archiver-des-dossiers-dans-olgah)</span>.</span>
    - <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Transfert des boîtes d'archives** vers les archives historiques de l'UNIL, à organiser par mail avec UNIRIS (<archives@unil.ch>).</span>

</details>#### 2. Les dossiers d'étudiant·e·s

<details id="bkmrk-quels-sont-les-docum-1"><summary>Quels sont les documents concernés?</summary>

Les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s gérés dans la faculté et décrits dans SylviaAcad.

<p class="callout warning">Attention: les dossiers d'étudiant·e·s et doctorant·e·s qui ne sont pas décrits dans SylviaAcad doivent être archivés selon la procédure ci-dessus concernant les dossiers administratifs, d'enseignement et de recherche.  
</p>

</details><details id="bkmrk-quelle-est-la-proc%C3%A9d-1"><summary>Quelle est la procédure d'archivage?</summary>

La faculté conserve les dossiers dans ses locaux pendant 10 ans, puis procède à leur archivage en suivant [<span style="color: rgb(35, 111, 161);">cette procédure</span>](https://www.unil.ch/files/live/sites/unil/files/02-universite/0204-organisation/020404-unites-et-services/UNIRIS/unites/OLGA_Manuel_Etudiants_20161201.pdf).

</details>