# Structure d'OLGAH: "Dossier" et "Elément"

Dans OLGAH, un ensemble de documents papier (= contenu d’un classeur, d’une boîte, d’une fourre, etc.) est appelé **élément physique**. Un document électronique est appelé **élément électronique**.

Chaque élément doit être rattaché à un **dossier**. Un dossier est un regroupement de un ou plusieurs éléments liés à une même activité.

L’ensemble des dossiers et éléments transférés aux archives à un instant T constitue un **versement**.

#### Exemple 1

*Mon unité a mené un projet XY entre 2005 et 2007. Les documents de projets sont rangés dans les 3 classeurs ci-dessous.*

[![_Structure_exemple-1.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/structure-exemple-1.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-06/structure-exemple-1.png)

##### Structure

Dans OLGAH, je crée 1 **Dossier** que je nomme "Projet XY (2005-2007)", dans lequel j'intègre 3 **Éléments physiques** que je nomme "Initialisation du projet XY", "Conception du projet XY" et "Réalisation et déploiement du projet XY".

#### Exemple 2

*Mon unité traite régulièrement des demandes de bourses. Chaque année, les dossiers sont rangés alphabétiquement dans des boîtes comme ci-dessous.*

[![_Structure_exemple-2.png](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-06/scaled-1680-/structure-exemple-2.png)](https://wiki.unil.ch/uniris/uploads/images/gallery/2024-06/structure-exemple-2.png)

##### Structure

Dans OLGAH, je crée un **Dossier** que je nomme "Bourses 2008", dans lequel j'intègre 2 **Éléments physiques** que je nomme "Bourses 2008 A-M" et "Bourses 2008 N-Z".