Structure d'OLGAH: "Dossier" et "Elément"

Dans OLGAH, un ensemble de documents papier (= contenu d’un classeur, d’une boîte, d’une fourre, etc.) est appelé élément physique . Un document électronique est appelé élément électronique . 

 Chaque élément doit être rattaché à un dossier . Un dossier est un regroupement de un ou plusieurs éléments liés à une même activité. 

 L’ensemble des dossiers et éléments transférés aux archives à un instant T constitue un versement . 

 Exemple 1 

 Mon unité a mené un projet XY entre 2005 et 2007.  Les documents de projets sont rangés dans les 3 classeurs ci-dessous. 

 

 Structure 

 Dans OLGAH, je crée 1 Dossier que je nomme "Projet XY (2005-2007)", dans lequel j'intègre 3 Éléments physiques que je nomme "Initialisation du projet XY", "Conception du projet XY" et "Réalisation et déploiement du projet XY". 

 Exemple 2 

 Mon unité traite régulièrement des demandes de bourses. Chaque année, les dossiers sont rangés alphabétiquement dans des boîtes comme ci-dessous. 

 

 Structure 

 Dans OLGAH, je crée un Dossier que je nomme "Bourses 2008", dans lequel j'intègre 2 Éléments physiques que je nomme "Bourses 2008 A-M" et "Bourses 2008 N-Z".