Migration GEDUNIL (2021-2022)
Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.
- Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
- Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
- Etape 3: POC Sharepoint online
- Etape 4: Migration vers Sharepoint online
Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
| Date | Description | Résultat |
| 10.2020 | Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026 | DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL |
| 03.2021 | Début du projet | Mandat d'initialisation et offre prestataire |
| 07.2021 | Remise du rapport final | Etat des lieux et recommandations |
| 08.2021 | Clôture du projet par le COPIL | Restitution et actions à mener pour la suite |
Mandat:
L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.
Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :
- L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ;
- L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ;
- Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes.
- L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL.
Etat des lieux et recommandations:
GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.
Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :
- Capacité de partage externe
- Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX
- « Convivialité des interfaces »
- Évolutivité technique de la plate-forme à long terme
D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:
- Meilleure gouvernance des systèmes d’information
- Soutien stratégique plus affirmé par la Direction
Actions à mener suite à l'étude:
Axe opérationnel (délai – fin 2021)
- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
- Élaboration d’une DESI
Axe stratégique (délai – début 2022)
- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management)
- Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI)
- Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?
Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
| Date | Description | Résultat |
| 09.2021 à 11.2021 | Rédaction du cahier des charges (UNIRIS) | Cahier des charges |
| 11.2021 à 12.2021 | Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires | Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s |
| 11.2021 au 13.01.2022 | Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit) | DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud) |
| 03.03.2022 | Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO |
Projet validé. Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction. |
| 09.03.2022 | Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet |
Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment. BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage). |
Etape 3: POC Sharepoint online
| Date | Description | Résultat |
| 09.2022 | Validation du prestataire pour accompagner le POC | Prestataire désigné |
| 10.2022 -11.2022 |
Spécifications métier et développement du POC |
POC livré |
| 24.01.2023 |
Copil final du projet POC |
Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL. L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet. |
La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.
Etape 4: Migration vers Sharepoint online
| Date | Description | Résultat |
| 23.10.2023 | Début du projet de migration vers Sharepoint online. |
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