# Migration GEDUNIL (2021-2022)

Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.

# Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 179px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">Date</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Description</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 63px;"><td style="width: 11.6667%; height: 63px;">10.2020</td><td style="width: 45.2469%; height: 63px;">Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026</td><td style="width: 35%; height: 63px;">DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">03.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Début du projet</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Mandat d'initialisation et offre prestataire</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">07.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Remise du rapport final</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Etat des lieux et recommandations</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">08.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Clôture du projet par le COPIL</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Restitution et actions à mener pour la suite</td></tr></tbody></table>

**Mandat:**

L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.

Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :

- L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ;
- L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ;
- Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes.
- L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL.

**Etat des lieux et recommandations:**

GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.

Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :

- Capacité de partage externe
- Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX
- « Convivialité des interfaces »
- Évolutivité technique de la plate-forme à long terme

D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:

- Meilleure gouvernance des systèmes d’information
- Soutien stratégique plus affirmé par la Direction

**Actions à mener suite à l'étude:**

<u>Axe opérationnel (délai – fin 2021)</u>

<div id="bkmrk-%C3%89laboration-d%E2%80%99un-cah"><div>- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
- Élaboration d’une DESI

</div></div><u>Axe stratégique (délai – début 2022)</u>

<div id="bkmrk-pr%C3%A9ciser-le-cadre-de">- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management)
- Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI)
- Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?

</div>

# Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 145px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">Date</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Description</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">09.2021 à 11.2021</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Rédaction du cahier des charges (UNIRIS)</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Cahier des charges</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">11.2021 à 12.2021</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">11.2021 au 13.01.2022</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit)</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud)</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">03.03.2022</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Projet validé.

Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC\_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction.

</td></tr><tr><td style="width: 19.5061%;">09.03.2022</td><td style="width: 53.2099%;">Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet</td><td style="width: 53.7037%;">Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment.

BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage).

</td></tr></tbody></table>

# Etape 3: POC Sharepoint online

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 136px;"><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">Date</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Description</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">09.2022</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Validation du prestataire pour accompagner le POC</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Prestataire désigné  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="width: 15.4512%; height: 46.6px;">10.2022 -11.2022  
</td><td style="width: 42.1508%; height: 46.6px;">Spécifications métier et développement du POC  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 46.6px;">POC livré</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">24.01.2023  
</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Copil final du projet POC  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL.

L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet.

</td></tr></tbody></table>

La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.

# Etape 4: Migration vers Sharepoint online

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 136px;"><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">Date</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Description</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">23.10.2023</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Début du projet de migration vers Sharepoint online.  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="width: 15.4512%; height: 46.6px;"> </td><td style="width: 42.1508%; height: 46.6px;"> </td><td style="width: 42.5216%; height: 46.6px;"> </td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;"> </td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;"> </td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;"> </td></tr></tbody></table>