Migration GEDUNIL (2021-2022) Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL. Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL Date Description Résultat 10.2020 Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026 DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL 03.2021 Début du projet Mandat d'initialisation et offre prestataire 07.2021 Remise du rapport final Etat des lieux et recommandations 08.2021 Clôture du projet par le COPIL Restitution et actions à mener pour la suite   Mandat: L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint. Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL : L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ; L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ; Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes. L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL. Etat des lieux et recommandations: GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s. Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement : Capacité de partage externe  Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX « Convivialité des interfaces » Évolutivité technique de la plate-forme à long terme D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution: Meilleure gouvernance des systèmes d’information Soutien stratégique plus affirmé par la Direction Actions à mener suite à l'étude: Axe opérationnel (délai – fin 2021) Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL Élaboration d’une DESI Axe stratégique (délai – début 2022) Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management) Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI) Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?   Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI Date Description Résultat 09.2021 à 11.2021 Rédaction du cahier des charges (UNIRIS) Cahier des charges 11.2021 à 12.2021 Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s 11.2021 au 13.01.2022 Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit) DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud) 03.03.2022 Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO Projet validé. Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction. 09.03.2022 Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment. BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage). Etape 3: POC Sharepoint online Date Description Résultat 09.2022 Validation du prestataire pour accompagner le POC Prestataire désigné 10.2022 -11.2022 Spécifications métier et développement du POC POC livré 24.01.2023 Copil final du projet POC Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL. L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet. La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022. Etape 4: Migration vers Sharepoint online Date Description Résultat 23.10.2023 Début du projet de migration vers Sharepoint online.