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Migration GEDUNIL (2021-2022)

Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL

Date Description Résultat
10.2020 Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026 DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL
03.2021 Début du projet Mandat d'initialisation et offre prestataire
07.2021 Remise du rapport final Etat des lieux et recommandations
08.2021 Clôture du projet par le COPIL Restitution et actions à mener pour la suite

 

Mandat:

L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.

Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :

Etat des lieux et recommandations:

GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.

Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :

D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:

Actions à mener suite à l'étude:

Axe opérationnel (délai – fin 2021)

  • Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
  • Élaboration d’une DESI

Axe stratégique (délai – début 2022)

 

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI

Date Description Résultat
09.2021 à 11.2021 Rédaction du cahier des charges (UNIRIS) Cahier des charges
11.2021 à 12.2021 Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s
11.2021 au 13.01.2022 Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit) DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud)
03.03.2022 Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO

Projet validé.

Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction.

09.03.2022 Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet

Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment.

BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage).

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 3: POC Sharepoint online

Date Description Résultat
09.2022 Validation du prestataire pour accompagner le POC Prestataire désigné
10.2022 -11.2022
Spécifications métier et développement du POC
POC livré
24.01.2023
Copil final du projet POC

Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL.

L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet.

La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 4: Migration vers Sharepoint online

Date Description Résultat
23.10.2023 Début du projet de migration vers Sharepoint online.

     
     

GEDUNIL

Informations publiques en lien avec GEDUNIL

GEDUNIL

Maintenance patch de sécurité

Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h.

Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée.

D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs.

Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel

Archifiltre est un outil développé et maintenu par la société française Arkhineo, spécialisée dans la gestion et l'archivage de données numériques. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine.

Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible.

Pour en savoir plus sur Archifiltre

Télécharger Archifiltre: https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/ 

Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute):

Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL

Voir le descriptif détaillé de chaque typologie

Entrée

Typologie
Droits spécifiques
Contenu
0 - Enseignement / Formation continue




Modèles


Convention
x


Stratégie (enseignement)
x
Règlement d'études
Règlement de faculté
Règlement d'institut
Plans d'études
Structure du cursus: Baccalauréat / 1er cycle
Structure du cursus: Maîtrise / 2ème cycle
Structure du cursus: Postgrade
Grades

Evaluation (enseignement)



Enseignement / Formation

Horaire des cours
Programmes
Descriptif /Catalogue des cours
Formation continue
Création de nouveaux enseignements
Audit du système d'assurance qualité
Fonds d'innovation pédagogique (FIP)
Accompagnement / Perfectionnement
Cours et supports
Excursions, sorties, visites
Coopération
Grades
E-learning

Programme de cours

1- Recherche



Stratégie (recherche) x
Règlement
Directive sur la Recherche
Politique générale
Création d'unités de recherche

Convention x


Financement de la Recherche
Convention
Comptes
Gestion financière générale
Demandes de subventions

Colloque/ Conférence


Recherche
Dossier de recherche
Enquête
Questionnaires d'enquête
Rapport final de recherche
Programme cadre de recherche
Collaboration de recherche

Modèles

2- Affaires étudiantes


  Stratégie (affaires étudiantes) x
Règlements
Directives
Circulaires
Modalités générales
  Convention x

  Bourses

Dossiers personnels de boursiers UNIL
Dossiers personnels de boursiers hors UNIL
Boursiers Master
Mobilité IN
Mobilité OUT
Projets de mobilité / échanges

Dispense de taxes universitaires

Bourse d'excellence


Dossier étudiant-e

  Mobilité

  Modèles


Organisation des examens 

3- Ressources humaines




Stratégie (RH) x
Dossier de poste
Planification

Gestion du personnel
Relations associations du personnel

Personnel PAT x


Personnel Enseignant x


Litige x


Gestion salariale x

Allocations perte de gain

Attestations d'impôt à la source

Bulletins / Certificats de salaire

Contrôle des salaires

Correspondance

Cotisations aux assurances sociales

Factures

Formulaires d'indemnités

Justificatifs

Plan de gestion de la masse salariale


Modèles

4- Organisation / Administration



Stratégie de service x
Loi
Décret
Règlement étatique
Règlement, directive
Circulaire interne
Organigramme
Gestion du service
Planification administrative
Rapport interne
Statistiques et enquêtes internes
Qualité

Convention x


Juridique x
Prise de position
Avis de droit
Litige
Recours

Séance (type ponctuel)


Projet


Technique
Règlements et politique institutionnelle
Normes de sécurité
Produits dangereux
Sécurité manifestations
Mesures en cas d'épidémie etc.)
Dossiers par bâtiment
Liste des contacts d'urgence
Statistiques des interventions

Séance (type sériel)


Organisation de l'entité

Calendrier académique

Chrono

Délégation de compétences

Directives internes

Historique de l'entité

Organigramme

Statistiques

Suppléances


Modèles
ne se met pas en lecture seule au bout de 3 ans!
5- Ressources financières



Convention x


Gestion budgétaire
Demande de subventions
Instructions budgétaires
Budget UNIL
Ecritures budgétaires
Instructions de clôture
Ecritures comptables
Etats financiers
Rapport annuel
Bilan
Compte d'exploitation
Balance
Inventaire
Réconciliations
Analyse
Comptabilité (fondations)
Comptabilité des fonds gérés
Système de contrôle interne (SCI)

Contrôle budgétaire
Instructions relatives au contrôle budgétaire
Contrôle budgétaire

Modèles

6- Relations, événements, communication, promotion



Convention x


Collaboration
accord
convention
dossier thématique
correspondance
statuts
document de synthèse

Evénement / Manifestation


Communication / Promotion
Plaquette
Prospectus
Affiches
Dossier d'élaboration
Photographies 
Texte brut
Communiqué de presse
Article de presse 
Vidéos
Ligne graphique

Modèles

7- Ressources mobilières / immobilières



Stratégie (infrastructure) x
Règlement
Directive 

Convention x


Infrastructure
Baux
Entretien et réparation des ressources immobilières
Véhicules de service
Gestion des ressources mobilières
Entretien et réparation des ressources mobilières
Construction immobilière

Télécommunications
Contrats
Inventaire des raccordements
Factures
Relevés des frais

Stationnements


Modèles

8- Commissions, fondations, honneurs, prix

Définition des commissions:  https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html

 


Convention x


Gestion des commissions


Gestion des fonds et fondations
Fondations
Gestion générale d'un prix
Legs

Honneurs et prix

 


Dossier d'attribution d'un prix
Doctora Honoris Causa
Chaire d'honneur

Modèles

9- Ressources informationnelles



Convention x


Gestion des archives


Rapport annuel d'activité
Rapport d'activité
Rapport de gestion

Documentation et veille


Dossier documentaire


Modèles

Utilisation d'OpenRefine pour le nettoyage des données

Description

OpenRefine est un logiciel libre de nettoyage et de mise en forme de données. Il est similaire dans son apparence à un tableur mais fonctionne en fait comme une base de données. (https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine)

Mise en route

Page de téléchargement: https://openrefine.org/download

Ressources utiles

Ecole d'hivers SHS 2023 (1h24) (L'Alliance, Canada)

Description: Tutoriel sous forme de cours donné à des étudiant-e-s. Très bien expliqué depuis la base, en français.

A retenir:

Vidéo tutoriel Tuto@Mate , 2019(2h05)

Wiki sur Github , mars 2015)

Manipulations à connaître

Effacer toutes les données d'une colonne:

""

Cette expression remplace chaque cellule de la colonne par une chaîne vide, effaçant ainsi toutes les données

Changer le format d'une colonne contenant des dates

Si votre date est au format D.M.YYYY (comme 1.1.2023 pour le 1er janvier 2023), vous pouvez utiliser l'expression suivante pour la transformer en M/d/yyyy :

value.toDate("d.M.yyyy").toString("M/d/yyyy")

Cette expression fait deux choses :

Astuces

Utiliser Copilot ou Mistral AI pour trouver les expressions dont on a besoin sur GREL