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- Migration GEDUNIL (2021-2022)
- Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
- Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
- Etape 3: POC Sharepoint online
- Etape 4: Migration vers Sharepoint online
- GEDUNIL
- Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel
- Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL
- Utilisation d'OpenRefine pour le nettoyage des données
Migration GEDUNIL (2021-2022)
Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.
Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
| Date | Description | Résultat |
| 10.2020 | Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026 | DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL |
| 03.2021 | Début du projet | Mandat d'initialisation et offre prestataire |
| 07.2021 | Remise du rapport final | Etat des lieux et recommandations |
| 08.2021 | Clôture du projet par le COPIL | Restitution et actions à mener pour la suite |
Mandat:
L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.
Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :
- L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ;
- L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ;
- Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes.
- L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL.
Etat des lieux et recommandations:
GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.
Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :
- Capacité de partage externe
- Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX
- « Convivialité des interfaces »
- Évolutivité technique de la plate-forme à long terme
D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:
- Meilleure gouvernance des systèmes d’information
- Soutien stratégique plus affirmé par la Direction
Actions à mener suite à l'étude:
Axe opérationnel (délai – fin 2021)
- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
- Élaboration d’une DESI
Axe stratégique (délai – début 2022)
- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management)
- Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI)
- Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?
Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
| Date | Description | Résultat |
| 09.2021 à 11.2021 | Rédaction du cahier des charges (UNIRIS) | Cahier des charges |
| 11.2021 à 12.2021 | Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires | Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s |
| 11.2021 au 13.01.2022 | Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit) | DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud) |
| 03.03.2022 | Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO |
Projet validé. Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction. |
| 09.03.2022 | Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet |
Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment. BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage). |
Etape 3: POC Sharepoint online
| Date | Description | Résultat |
| 09.2022 | Validation du prestataire pour accompagner le POC | Prestataire désigné |
| 10.2022 -11.2022 |
Spécifications métier et développement du POC |
POC livré |
| 24.01.2023 |
Copil final du projet POC |
Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL. L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet. |
La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.
Etape 4: Migration vers Sharepoint online
| Date | Description | Résultat |
| 23.10.2023 | Début du projet de migration vers Sharepoint online. |
|
GEDUNIL
Informations publiques en lien avec GEDUNIL
Maintenance patch de sécurité
Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h.
Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée.
D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs.
Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel
Archifiltre est un outil développé par une start up française en lien avec l'Etat français. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine.
Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible.
Pour en savoir plus sur Archifiltre
Télécharger Archifiltre: https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/
Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute):
- Faire un audit archifiltre depuis un dossier en local: archifiltre_local.mp4
- Faire un audit archifiltre depuis une équipe Teams: archifiltre_teams.mp4
- Télécharger le rapport d'audit à l'emplacement souhaité: archifiltre_emplacement.mp4
Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL
Voir le descriptif détaillé de chaque typologie
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Entrée |
Typologie |
Droits spécifiques |
Contenu |
| 0 - Enseignement / Formation continue |
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| Modèles | |||
| Convention |
x |
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| Stratégie (enseignement) |
x |
Règlement d'études Règlement de faculté Règlement d'institut Plans d'études Structure du cursus: Baccalauréat / 1er cycle Structure du cursus: Maîtrise / 2ème cycle Structure du cursus: Postgrade Grades |
|
| Evaluation (enseignement) |
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| Enseignement / Formation |
Horaire des cours Programmes Descriptif /Catalogue des cours Formation continue Création de nouveaux enseignements Audit du système d'assurance qualité Fonds d'innovation pédagogique (FIP) Accompagnement / Perfectionnement Cours et supports Excursions, sorties, visites Coopération Grades E-learning |
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| 1- Recherche | |||
| Stratégie (recherche) | x |
Règlement Directive sur la Recherche Politique générale Création d'unités de recherche |
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| Convention | x |
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| Financement de la Recherche | Convention Comptes Gestion financière générale Demandes de subventions |
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| Colloque/ Conférence | |||
| Recherche | Dossier de recherche Enquête Questionnaires d'enquête Rapport final de recherche Programme cadre de recherche Collaboration de recherche |
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| Modèles | |||
| 2- Affaires étudiantes | |||
| Stratégie (affaires étudiantes) | x |
Règlements Directives Circulaires Modalités générales |
|
| Convention | x |
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| Bourses | Dossiers personnels de boursiers UNIL Dossiers personnels de boursiers hors UNIL Boursiers Master Mobilité IN Mobilité OUT Projets de mobilité / échanges |
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| Organisation des examens / Programme de cours | |||
| Mobilité | |||
| Modèles | |||
| 3- Ressources humaines |
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| Stratégie (RH) | x |
Dossier de poste Planification |
|
| Convention | x |
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| Gestion du personnel | Relations associations du personnel | ||
| Personnel PAT | x |
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| Personnel Enseignant | x |
||
| Litige | x |
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| Modèles | |||
| 4- Organisation / Administration | |||
| Stratégie de service | x |
Loi Décret Règlement étatique Règlement, directive Circulaire interne Organigramme Gestion du service Planification administrative Rapport interne Statistiques et enquêtes internes Qualité |
|
| Convention | x |
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| Juridique | x |
Prise de position Avis de droit Litige Recours |
|
| Séance (type ponctuel) | |||
| Projet | |||
| Technique | Règlements et politique institutionnelle Normes de sécurité Produits dangereux Sécurité manifestations Mesures en cas d'épidémie etc.) Dossiers par bâtiment Liste des contacts d'urgence Statistiques des interventions |
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| Séance (type sériel) | |||
| Modèles | ne se met pas en lecture seule au bout de 3 ans! | ||
| 5- Ressources financières | |||
| Convention | x |
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| Gestion budgétaire | Demande de subventions Instructions budgétaires Budget UNIL Ecritures budgétaires Instructions de clôture Ecritures comptables Etats financiers Rapport annuel Bilan Compte d'exploitation Balance Inventaire Réconciliations Analyse Comptabilité (fondations) Comptabilité des fonds gérés Système de contrôle interne (SCI) |
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| Contrôle budgétaire | Instructions relatives au contrôle budgétaire Contrôle budgétaire |
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| Modèles | |||
| 6- Relations, événements, communication, promotion | |||
| Convention | x |
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| Collaboration | accord convention dossier thématique correspondance statuts document de synthèse |
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| Evénement / Manifestation | |||
| Communication / Promotion | Plaquette Prospectus Affiches Dossier d'élaboration Photographies Texte brut Communiqué de presse Article de presse Vidéos Ligne graphique |
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| Modèles | |||
| 7- Ressources mobilières / immobilières | |||
| Stratégie (infrastructure) | x |
Règlement Directive |
|
| Convention | x |
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| Infrastructure | Baux Entretien et réparation des ressources immobilières Véhicules de service Gestion des ressources mobilières Entretien et réparation des ressources mobilières Construction immobilière |
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| Télécommunications | Contrats Inventaire des raccordements Factures Relevés des frais |
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| Stationnements | |||
| Modèles | |||
| 8- Commissions, fondations, honneurs, prix |
Définition des commissions: https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html
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| Convention | x |
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| Gestion des commissions | |||
| Gestion des fonds et fondations | Fondations Gestion générale d'un prix Legs |
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| Attribution d'un prix | Dossier d'attribution d'un prix Doctora Honoris Causa Chaire d'honneur |
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| Modèles | |||
| 9- Ressources informationnelles | |||
| Convention | x |
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| Gestion des archives | |||
| Rapport annuel d'activité | Rapport d'activité Rapport de gestion |
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| Documentation et veille | |||
| Dossier documentaire | |||
| Modèles |
Utilisation d'OpenRefine pour le nettoyage des données
Description
OpenRefine est un logiciel libre de nettoyage et de mise en forme de données. Il est similaire dans son apparence à un tableur mais fonctionne en fait comme une base de données. (https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine)
Mise en route
Page de téléchargement: https://openrefine.org/download
- Dézipper le dossier et lancer l'exécutable.
- Quand on ouvre OpenRefine, un terminal et une page web de votre navigateur s'ouvrent.
- Pas de crainte, le fichier reste en local.
Ressources utiles
Ecole d'hivers SHS 2023 (1h24) (L'Alliance, Canada)
Description: Tutoriel sous forme de cours donné à des étudiant-e-s. Très bien expliqué depuis la base, en français.
A retenir:
- mise en route
- [14:40] enlever les espaces vides avant et après le texte
- la possibilité de faire des facettes texte
- [27:00] reconnaître des valeurs similaires - corriger les erreurs de saisie
- [41:33] mettre en forme des cellules en enlevant par exemple des [ ou des "
- edit cells >transform > value.replace("[","")
- [27:00] reconnaître des valeurs similaires - corriger les erreurs de saisie
- facette texte avancée pour permettre d'avoir des infos sur chaque item d'une même colonne
- cas: (pomme;banane;poire) dans les cellules -> je veux savoir le nombre de fois où chaque mot apparaît dans le tableau.
- [44:26] Facet > Custom text facet >value.split(";")
- cas: (pomme;banane;poire) dans les cellules -> je veux savoir le nombre de fois où chaque mot apparaît dans le tableau.
- revenir en arrière / reproduire ses actions
- [01:07]pour voir l'historique des actions, revenir en arrière si nécessaire, pouvoir exporter ses actions pour les reproduire sur un autre fichier
- [01:12] exporter ses données, sauvegarder son travail
- [01:07]pour voir l'historique des actions, revenir en arrière si nécessaire, pouvoir exporter ses actions pour les reproduire sur un autre fichier
Vidéo tutoriel Tuto@Mate , 2019(2h05)
Wiki sur Github , mars 2015)
- regrouper les données
- [28:58] option "grouper" pour transformer toutes les manières dont une même donnée apparaît.
- restructurer les données, transposer les colonnes
- [32:23]
- utilisation des expressions régulières
- [41:13]
- exemple (GED): enlever les groupes "Adm3 - " dans une PMR Sharegate
- éditer les cellules > transformer > value.replace(/Adm3 -.*/,"0")
- résultat: remplace tous les groupes qui commencent par "Adm3 -" par 0
- réconciliation des données: aller chercher des données dans le domaine public pour enrichir ses données
- [43:53]
Manipulations à connaître
Effacer toutes les données d'une colonne:
""
Cette expression remplace chaque cellule de la colonne par une chaîne vide, effaçant ainsi toutes les données
Changer le format d'une colonne contenant des dates
Si votre date est au format D.M.YYYY (comme 1.1.2023 pour le 1er janvier 2023), vous pouvez utiliser l'expression suivante pour la transformer en M/d/yyyy :
value.toDate("d.M.yyyy").toString("M/d/yyyy")
Cette expression fait deux choses :
value.toDate("d.M.yyyy"): Convertit la chaîne de caractères en un objet date en utilisant le format actuel..toString("M/d/yyyy"): Convertit l'objet date en une chaîne de caractères dans le nouveau format souhaité.
Astuces
Utiliser Copilot ou Mistral AI pour trouver les expressions dont on a besoin sur GREL