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- Migration GEDUNIL (2021-2022)
- Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
- Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
- Etape 3: POC Sharepoint online
- Etape 4: Migration vers Sharepoint online
- GEDUNIL
- Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel
- Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL
Migration GEDUNIL (2021-2022)
Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.
Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
| Date | Description | Résultat |
| 10.2020 | Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026 | DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL |
| 03.2021 | Début du projet | Mandat d'initialisation et offre prestataire |
| 07.2021 | Remise du rapport final | Etat des lieux et recommandations |
| 08.2021 | Clôture du projet par le COPIL | Restitution et actions à mener pour la suite |
Mandat:
L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.
Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :
- L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ;
- L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ;
- Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes.
- L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL.
Etat des lieux et recommandations:
GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.
Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :
- Capacité de partage externe
- Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX
- « Convivialité des interfaces »
- Évolutivité technique de la plate-forme à long terme
D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:
- Meilleure gouvernance des systèmes d’information
- Soutien stratégique plus affirmé par la Direction
Actions à mener suite à l'étude:
Axe opérationnel (délai – fin 2021)
- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
- Élaboration d’une DESI
Axe stratégique (délai – début 2022)
- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management)
- Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI)
- Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?
Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
| Date | Description | Résultat |
| 09.2021 à 11.2021 | Rédaction du cahier des charges (UNIRIS) | Cahier des charges |
| 11.2021 à 12.2021 | Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires | Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s |
| 11.2021 au 13.01.2022 | Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit) | DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud) |
| 03.03.2022 | Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO |
Projet validé. Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction. |
| 09.03.2022 | Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet |
Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment. BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage). |
Etape 3: POC Sharepoint online
| Date | Description | Résultat |
| 09.2022 | Validation du prestataire pour accompagner le POC | Prestataire désigné |
| 10.2022 -11.2022 |
Spécifications métier et développement du POC |
POC livré |
| 24.01.2023 |
Copil final du projet POC |
Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL. L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet. |
La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.
Etape 4: Migration vers Sharepoint online
| Date | Description | Résultat |
| 23.10.2023 | Début du projet de migration vers Sharepoint online. |
|
GEDUNIL
Informations publiques en lien avec GEDUNIL
Maintenance patch de sécurité
Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h.
Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée.
D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs.
Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel
Archifiltre est un outil développé par une start up française en lien avec l'Etat français. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine.
Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible.
Pour en savoir plus sur Archifiltre
Télécharger Archifiltre: https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/
Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute):
- Faire un audit archifiltre depuis un dossier en local: archifiltre_local.mp4
- Faire un audit archifiltre depuis une équipe Teams: archifiltre_teams.mp4
- Télécharger le rapport d'audit à l'emplacement souhaité: archifiltre_emplacement.mp4
Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL
| Entrée |
Typologie |
Droits spécifiques |
| 0 - Enseignement / Formation continue |
||
| Modèles | ||
| Convention |
x |
|
| Stratégie (enseignement) |
x |
|
| Evaluation (enseignement) |
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| Enseignement / Formation |
||
| 1- Recherche | ||
| Stratégie (recherche) | x |
|
| Convention | x |
|
| Financement de la Recherche | ||
| Colloque/ Conférence | ||
| Recherche | ||
| Modèles | ||
| 2- Affaires étudiantes | ||
| Stratégie (affaires étudiantes) | x |
|
| Convention | x |
|
| Bourses | ||
| Organisation des examens / Programme de cours | ||
| Mobilité | ||
| Modèles | ||
| 3- Ressources humaines |
||
| Stratégie (RH) | x |
|
| Convention | x |
|
| Gestion du personnel | ||
| Personnel PAT | x |
|
| Personnel Enseignant | x |
|
| Litige | x |
|
| Modèles | ||
| 4- Organisation / Administration | ||
| Stratégie de service | x |
|
| Convention | x |
|
| Juridique | x |
|
| Séance (type ponctuel) | ||
| Projet | ||
| Technique | ||
| Séance (type sériel) | ||
| Modèles | ||
| 5- Ressources financières | ||
| Convention | x |
|
| Gestion budgétaire | ||
| Contrôle budgétaire | ||
| Modèles | ||
| 6- Relations, événements, communication, promotion | ||
| Convention | x |
|
| Collaboration | ||
| Evénement / Manifestation | ||
| Communication / Promotion | ||
| Modèles | ||
| 7- Ressources mobilières / immobilières | ||
| Stratégie (infrastructure) | x |
|
| Convention | x |
|
| Infrastructure | ||
| Télécommunications | ||
| Stationnements | ||
| Modèles | ||
| 8- Commissions, fondations, honneurs, prix | ||
| Convention | x |
|
| Gestion des commissions | ||
| Gestion des fonds et fondations | ||
| Attribution d'un prix | ||
| Modèles | ||
| 9- Ressources informationnelles | ||
| Convention | x |
|
| Gestion des archives | ||
| Rapport annuel d'activité | ||
| Documentation et veille | ||
| Dossier documentaire | ||
| Modèles |