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Migration GEDUNIL (2021-2022)

Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL

Date Description Résultat
10.2020 Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026 DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL
03.2021 Début du projet Mandat d'initialisation et offre prestataire
07.2021 Remise du rapport final Etat des lieux et recommandations
08.2021 Clôture du projet par le COPIL Restitution et actions à mener pour la suite

 

Mandat:

L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.

Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :

Etat des lieux et recommandations:

GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.

Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :

D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:

Actions à mener suite à l'étude:

Axe opérationnel (délai – fin 2021)

  • Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
  • Élaboration d’une DESI

Axe stratégique (délai – début 2022)

 

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI

Date Description Résultat
09.2021 à 11.2021 Rédaction du cahier des charges (UNIRIS) Cahier des charges
11.2021 à 12.2021 Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s
11.2021 au 13.01.2022 Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit) DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud)
03.03.2022 Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO

Projet validé.

Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction.

09.03.2022 Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet

Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment.

BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage).

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 3: POC Sharepoint online

Date Description Résultat
09.2022 Validation du prestataire pour accompagner le POC Prestataire désigné
10.2022 -11.2022
Spécifications métier et développement du POC
POC livré
24.01.2023
Copil final du projet POC

Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL.

L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet.

La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.

Migration GEDUNIL (2021-2022)

Etape 4: Migration vers Sharepoint online

Date Description Résultat
23.10.2023 Début du projet de migration vers Sharepoint online.

     
     

GEDUNIL

Informations publiques en lien avec GEDUNIL

GEDUNIL

Maintenance patch de sécurité

Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h.

Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée.

D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs.

Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel

Archifiltre est un outil développé par une start up française en lien avec l'Etat français. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine.

Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible.

Pour en savoir plus sur Archifiltre

Télécharger Archifiltre: https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/ 

Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute):

Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL

Entrée
Typologie
Droits spécifiques
0 - Enseignement / Formation continue



Modèles

Convention
x

Stratégie (enseignement)
x

Evaluation (enseignement)


Enseignement / Formation

1- Recherche


Stratégie (recherche) x

Convention x

Financement de la Recherche

Colloque/ Conférence

Recherche

Modèles
2- Affaires étudiantes

  Stratégie (affaires étudiantes) x
  Convention x
  Bourses
  Organisation des examens / Programme de cours
  Mobilité
  Modèles
3- Ressources humaines



Stratégie (RH) x

Convention x

Gestion du personnel

Personnel PAT x

Personnel Enseignant x

Litige x

Modèles
4- Organisation / Administration


Stratégie de service x

Convention x

Juridique x

Séance (type ponctuel)

Projet

Technique

Séance (type sériel)

Modèles
5- Ressources financières


Convention x

Gestion budgétaire

Contrôle budgétaire

Modèles
6- Relations, événements, communication, promotion


Convention x

Collaboration

Evénement / Manifestation

Communication / Promotion

Modèles
7- Ressources mobilières / immobilières


Stratégie (infrastructure) x

Convention x

Infrastructure

Télécommunications

Stationnements

Modèles
8- Commissions, fondations, honneurs, prix


Convention x

Gestion des commissions

Gestion des fonds et fondations

Attribution d'un prix

Modèles
9- Ressources informationnelles


Convention x

Gestion des archives

Rapport annuel d'activité

Documentation et veille

Dossier documentaire

Modèles