# Public

# Migration GEDUNIL (2021-2022)

Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.

# Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 179px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">Date</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Description</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 63px;"><td style="width: 11.6667%; height: 63px;">10.2020</td><td style="width: 45.2469%; height: 63px;">Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026</td><td style="width: 35%; height: 63px;">DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">03.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Début du projet</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Mandat d'initialisation et offre prestataire</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">07.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Remise du rapport final</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Etat des lieux et recommandations</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">08.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Clôture du projet par le COPIL</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Restitution et actions à mener pour la suite</td></tr></tbody></table>

**Mandat:**

L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.

Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :

- L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ;
- L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ;
- Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes.
- L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL.

**Etat des lieux et recommandations:**

GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.

Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :

- Capacité de partage externe
- Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX
- « Convivialité des interfaces »
- Évolutivité technique de la plate-forme à long terme

D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:

- Meilleure gouvernance des systèmes d’information
- Soutien stratégique plus affirmé par la Direction

**Actions à mener suite à l'étude:**

<u>Axe opérationnel (délai – fin 2021)</u>

<div id="bkmrk-%C3%89laboration-d%E2%80%99un-cah"><div>- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
- Élaboration d’une DESI

</div></div><u>Axe stratégique (délai – début 2022)</u>

<div id="bkmrk-pr%C3%A9ciser-le-cadre-de">- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management)
- Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI)
- Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?

</div>

# Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 145px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">Date</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Description</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">09.2021 à 11.2021</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Rédaction du cahier des charges (UNIRIS)</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Cahier des charges</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">11.2021 à 12.2021</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">11.2021 au 13.01.2022</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit)</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud)</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">03.03.2022</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Projet validé.

Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC\_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction.

</td></tr><tr><td style="width: 19.5061%;">09.03.2022</td><td style="width: 53.2099%;">Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet</td><td style="width: 53.7037%;">Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment.

BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage).

</td></tr></tbody></table>

# Etape 3: POC Sharepoint online

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 136px;"><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">Date</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Description</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">09.2022</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Validation du prestataire pour accompagner le POC</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Prestataire désigné  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="width: 15.4512%; height: 46.6px;">10.2022 -11.2022  
</td><td style="width: 42.1508%; height: 46.6px;">Spécifications métier et développement du POC  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 46.6px;">POC livré</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">24.01.2023  
</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Copil final du projet POC  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL.

L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet.

</td></tr></tbody></table>

La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.

# Etape 4: Migration vers Sharepoint online

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 136px;"><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">Date</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Description</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">23.10.2023</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Début du projet de migration vers Sharepoint online.  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="width: 15.4512%; height: 46.6px;"> </td><td style="width: 42.1508%; height: 46.6px;"> </td><td style="width: 42.5216%; height: 46.6px;"> </td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;"> </td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;"> </td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;"> </td></tr></tbody></table>

# GEDUNIL

Informations publiques en lien avec GEDUNIL

# Maintenance patch de sécurité

Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h.

Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée.

D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs.

# Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel

Archifiltre est un outil développé par une start up française en lien avec l'Etat français. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine.

Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible.

[Pour en savoir plus sur Archifiltre](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/produit)

Télécharger Archifiltre: [https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/)

Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute):

- Faire un audit archifiltre depuis un dossier en local: [archifiltre\_local.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/24)
- Faire un audit archifiltre depuis une équipe Teams:[ archifiltre\_teams.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/25)
- Télécharger le rapport d'audit à l'emplacement souhaité: [archifiltre\_emplacement.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/26)

# Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL

[**Voir le descriptif détaillé de chaque typologie**](https://wiki.unil.ch/uniris/books/typologies-de-dossier-ged-detaillees)

<table border="1" id="bkmrk-entr%C3%A9e-typologie-dro" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 4034.85px;"><colgroup><col style="width: 24.5394%;"></col><col style="width: 22.276%;"></col><col style="width: 16.2055%;"></col><col style="width: 37.0426%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">Entrée

</td><td style="height: 29.8px;">Typologie  
</td><td style="height: 29.8px;">Droits spécifiques  
</td><td style="height: 29.8px;">Contenu  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">0 - Enseignement / Formation continue  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Modèles</td><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Convention  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 147.117px;"><td style="height: 147.117px;">  
</td><td style="height: 147.117px;">Stratégie (enseignement)  
</td><td class="align-center" style="height: 147.117px;">x  
</td><td style="height: 147.117px;">Règlement d'études  
Règlement de faculté  
Règlement d'institut  
Plans d'études  
Structure du cursus: Baccalauréat / 1er cycle  
Structure du cursus: Maîtrise / 2ème cycle  
Structure du cursus: Postgrade  
Grades  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Evaluation (enseignement)  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 231.117px;"><td style="height: 231.117px;">  
</td><td style="height: 231.117px;">Enseignement / Formation  
</td><td class="align-center" style="height: 231.117px;">  
</td><td style="height: 231.117px;">Horaire des cours  
Programmes  
Descriptif /Catalogue des cours  
Formation continue  
Création de nouveaux enseignements  
Audit du système d'assurance qualité  
Fonds d'innovation pédagogique (FIP)  
Accompagnement / Perfectionnement  
Cours et supports  
Excursions, sorties, visites  
Coopération  
Grades  
E-learning  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">1- Recherche</td><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td style="height: 79.9167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 79.9167px; width: 258pt;" width="344">Stratégie (recherche)</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">x  
</td><td style="height: 79.9167px;">Règlement  
Directive sur la Recherche  
Politique générale  
Création d'unités de recherche</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td style="height: 79.9167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 79.9167px; border-top: medium;">Financement de la Recherche</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">  
</td><td style="height: 79.9167px;">Convention  
Comptes  
Gestion financière générale  
Demandes de subventions</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Colloque/ Conférence</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 113.517px;"><td style="height: 113.517px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 113.517px; border-top: medium;">Recherche</td><td class="align-center" style="height: 113.517px;">  
</td><td style="height: 113.517px;">Dossier de recherche  
Enquête  
Questionnaires d'enquête  
Rapport final de recherche  
Programme cadre de recherche  
Collaboration de recherche</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">2- Affaires étudiantes</td><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td class="xl67" height="19" style="height: 79.9167px; border-top: medium;"> </td><td class="xl67" height="19" style="height: 79.9167px; border-top: medium;">Stratégie (affaires étudiantes)</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">x  
</td><td style="height: 79.9167px;">Règlements  
Directives  
Circulaires  
Modalités générales</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl67" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;"> </td><td class="xl67" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 113.517px;"><td class="xl66" height="19" style="height: 113.517px; border-top: medium;"> </td><td class="xl66" height="19" style="height: 113.517px; border-top: medium;">Bourses</td><td class="align-center" style="height: 113.517px;">  
</td><td style="height: 113.517px;">Dossiers personnels de boursiers UNIL  
Dossiers personnels de boursiers hors UNIL  
Boursiers Master  
Mobilité IN  
Mobilité OUT  
Projets de mobilité / échanges</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td class="xl66" height="19" style="height: 46.6px; border-top: medium;"> </td><td class="xl66" height="19" style="height: 46.6px; border-top: medium;">Organisation des examens / Programme de cours</td><td class="align-center" style="height: 46.6px;">  
</td><td style="height: 46.6px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;"> </td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Mobilité</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;"> </td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">3- Ressources humaines  
</td><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 46.3167px; width: 258pt;" width="344">Stratégie (RH)</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">x  
</td><td style="height: 46.3167px;">Dossier de poste  
Planification</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Gestion du personnel</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Relations associations du personnel</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Personnel PAT</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Personnel Enseignant</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Litige</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 29.5167px;">Gestion salariale</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">x</td><td style="height: 29.5167px;">Allocations perte de gain

Attestations d'impôt à la source

Bulletins / Certificats de salaire

Contrôle des salaires

Correspondance

Cotisations aux assurances sociales

Factures

Formulaires d'indemnités

Justificatifs

Plan de gestion de la masse salariale

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">4- Organisation / Administration</td><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 197.517px;"><td style="height: 197.517px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 197.517px; width: 258pt;" width="344">Stratégie de service</td><td class="align-center" style="height: 197.517px;">x  
</td><td style="height: 197.517px;">Loi  
Décret  
Règlement étatique  
Règlement, directive  
Circulaire interne  
Organigramme  
Gestion du service  
Planification administrative  
Rapport interne  
Statistiques et enquêtes internes  
Qualité</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td style="height: 79.9167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 79.9167px; border-top: medium;">Juridique</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">x  
</td><td style="height: 79.9167px;">Prise de position  
Avis de droit  
Litige  
Recours</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Séance (type ponctuel)</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Projet</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 147.117px;"><td style="height: 147.117px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 147.117px; border-top: medium;">Technique</td><td class="align-center" style="height: 147.117px;">  
</td><td style="height: 147.117px;">Règlements et politique institutionnelle  
Normes de sécurité  
Produits dangereux  
Sécurité manifestations  
Mesures en cas d'épidémie etc.)  
Dossiers par bâtiment  
Liste des contacts d'urgence  
Statistiques des interventions</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Séance (type sériel)</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr><td>  
</td><td style="border-top: medium;">Organisation de l'entité</td><td>  
</td><td>Calendrier académique

Chrono

Délégation de compétences

Directives internes

Historique de l'entité

Organigramme

Statistiques

Suppléances

</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 46.3167px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">ne se met pas en lecture seule au bout de 3 ans!</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">5- Ressources financières</td><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 298.317px;"><td style="height: 298.317px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 298.317px; border-top: medium;">Gestion budgétaire</td><td class="align-center" style="height: 298.317px;">  
</td><td style="height: 298.317px;">Demande de subventions  
Instructions budgétaires  
Budget UNIL  
Ecritures budgétaires  
Instructions de clôture  
Ecritures comptables  
Etats financiers  
Rapport annuel  
Bilan  
Compte d'exploitation  
Balance  
Inventaire  
Réconciliations  
Analyse  
Comptabilité (fondations)  
Comptabilité des fonds gérés  
Système de contrôle interne (SCI)</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 46.3167px; border-top: medium;">Contrôle budgétaire</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">Instructions relatives au contrôle budgétaire  
Contrôle budgétaire  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="height: 46.6px;">6- Relations, événements, communication, promotion</td><td style="border-top: medium; height: 46.6px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.6px;">  
</td><td style="height: 46.6px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 113.517px;"><td style="height: 113.517px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 113.517px; border-top: medium;">Collaboration</td><td class="align-center" style="height: 113.517px;">  
</td><td style="height: 113.517px;">accord  
convention  
dossier thématique  
correspondance  
statuts  
document de synthèse</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Evénement / Manifestation</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 180.717px;"><td style="height: 180.717px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 180.717px; border-top: medium;">Communication / Promotion</td><td class="align-center" style="height: 180.717px;">  
</td><td style="height: 180.717px;">Plaquette  
Prospectus  
Affiches  
Dossier d'élaboration  
Photographies   
Texte brut  
Communiqué de presse  
Article de presse   
Vidéos  
Ligne graphique</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">7- Ressources mobilières / immobilières</td><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 46.3167px; width: 258pt;" width="344">Stratégie (infrastructure)</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">x  
</td><td style="height: 46.3167px;">Règlement  
Directive </td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 147.117px;"><td style="height: 147.117px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 147.117px; border-top: medium;">Infrastructure</td><td class="align-center" style="height: 147.117px;">  
</td><td style="height: 147.117px;">Baux  
Entretien et réparation des ressources immobilières  
Véhicules de service  
Gestion des ressources mobilières  
Entretien et réparation des ressources mobilières  
Construction immobilière</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td style="height: 79.9167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 79.9167px; border-top: medium;">Télécommunications</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">  
</td><td style="height: 79.9167px;">Contrats  
Inventaire des raccordements  
Factures  
Relevés des frais</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Stationnements</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 119.117px;"><td style="height: 119.117px;">8- Commissions, fondations, honneurs, prix</td><td style="border-top: medium; height: 119.117px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 119.117px;">  
</td><td style="height: 119.117px;">Définition des commissions: [https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html](https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html)

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Gestion des commissions</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 63.1167px;"><td style="height: 63.1167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 63.1167px; border-top: medium;">Gestion des fonds et fondations</td><td class="align-center" style="height: 63.1167px;">  
</td><td style="height: 63.1167px;">Fondations  
Gestion générale d'un prix  
Legs  
</td></tr><tr style="height: 63.1167px;"><td style="height: 63.1167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 63.1167px; border-top: medium;">Honneurs et prix

</td><td class="align-center" style="height: 63.1167px;">  
</td><td style="height: 63.1167px;">Dossier d'attribution d'un prix  
Doctora Honoris Causa  
Chaire d'honneur</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">9- Ressources informationnelles</td><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.5167px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">x  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Gestion des archives</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 46.3167px; border-top: medium;">Rapport annuel d'activité</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">Rapport d'activité  
Rapport de gestion</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Documentation et veille</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Dossier documentaire</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr></tbody></table>

# Utilisation d'OpenRefine pour le nettoyage des données

#### Description

OpenRefine est un logiciel libre de nettoyage et de mise en forme de données. Il est similaire dans son apparence à un [tableur](https://fr.wikipedia.org/wiki/Tableur "Tableur") mais fonctionne en fait comme une base de données. ([https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine](https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine))

#### Mise en route

Page de téléchargement: [https://openrefine.org/download](https://openrefine.org/download)

- Dézipper le dossier et lancer l'exécutable.
- Quand on ouvre OpenRefine, un terminal et une page web de votre navigateur s'ouvrent.
- Pas de crainte, le fichier reste en local.

#### Ressources utiles

[Ecole d'hivers SHS 2023 (1h24)](https://www.youtube.com/watch?v=ByP9qHav9Gw) (L'Alliance, Canada)

**Description**: Tutoriel sous forme de cours donné à des étudiant-e-s. Très bien expliqué depuis la base, en français.

**A retenir:**

- mise en route 
    - \[14:40\] enlever les espaces vides avant et après le texte
- la possibilité de faire des facettes texte 
    - \[27:00\] reconnaître des valeurs similaires - corriger les erreurs de saisie
    - \[41:33\] mettre en forme des cellules en enlevant par exemple des \[ ou des "
    - edit cells &gt;transform &gt; value.replace("\[","")
- facette texte avancée pour permettre d'avoir des infos sur chaque item d'une même colonne 
    - cas: (pomme;banane;poire) dans les cellules -&gt; je veux savoir le nombre de fois où chaque mot apparaît dans le tableau. 
        - \[44:26\] Facet &gt; Custom text facet &gt;value.split(";")
- revenir en arrière / reproduire ses actions 
    - \[01:07\]pour voir l'historique des actions, revenir en arrière si nécessaire, pouvoir exporter ses actions pour les reproduire sur un autre fichier
    - \[01:12\] exporter ses données, sauvegarder son travail

[Vidéo tutoriel Tuto@Mate](https://www.youtube.com/watch?v=C8sLwkQ4NeI) , 2019(2h05)

[Wiki sur Github ](https://github.com/hpiedcoq/Documentation), mars 2015)

- regrouper les données 
    - \[28:58\] option "grouper" pour transformer toutes les manières dont une même donnée apparaît.
- restructurer les données, transposer les colonnes 
    - \[32:23\]
- utilisation des expressions régulières 
    - \[41:13\]
    - exemple (GED): enlever les groupes "Adm3 - " dans une PMR Sharegate 
        - éditer les cellules &gt; transformer &gt; value.replace(/Adm3 -.\*/,"0")
        - résultat: remplace tous les groupes qui commencent par "Adm3 -" par 0
- réconciliation des données: aller chercher des données dans le domaine public pour enrichir ses données 
    - \[43:53\]

#### Manipulations à connaître

**Effacer toutes les données d'une colonne:**

<span style="background-color: rgb(236, 240, 241);">""</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">Cette expression remplace chaque cellule de la colonne par une chaîne vide, effaçant ainsi toutes les données</span>

**Changer le format d'une colonne contenant des dates**

Si votre date est au format `D.M.YYYY` (comme `1.1.2023` pour le 1er janvier 2023), vous pouvez utiliser l'expression suivante pour la transformer en `M/d/yyyy` :

<span style="background-color: rgb(236, 240, 241);">value.toDate("d.M.yyyy").toString("M/d/yyyy")</span>

Cette expression fait deux choses :

- `value.toDate("d.M.yyyy")` : Convertit la chaîne de caractères en un objet date en utilisant le format actuel.
- `.toString("M/d/yyyy")` : Convertit l'objet date en une chaîne de caractères dans le nouveau format souhaité.

#### Astuces

Utiliser Copilot ou Mistral AI pour trouver les expressions dont on a besoin sur GREL