# Public # Migration GEDUNIL (2021-2022) Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL. # Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
DateDescriptionRésultat
10.2020Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL
03.2021Début du projetMandat d'initialisation et offre prestataire
07.2021Remise du rapport finalEtat des lieux et recommandations
08.2021Clôture du projet par le COPILRestitution et actions à mener pour la suite
**Mandat:** L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint. Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL : - L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ; - L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ; - Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes. - L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL. **Etat des lieux et recommandations:** GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s. Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement : - Capacité de partage externe - Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX - « Convivialité des interfaces » - Évolutivité technique de la plate-forme à long terme D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution: - Meilleure gouvernance des systèmes d’information - Soutien stratégique plus affirmé par la Direction **Actions à mener suite à l'étude:** Axe opérationnel (délai – fin 2021)
- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL - Élaboration d’une DESI
Axe stratégique (délai – début 2022)
- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management) - Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI) - Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?
# Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
DateDescriptionRésultat
09.2021 à 11.2021Rédaction du cahier des charges (UNIRIS)Cahier des charges
11.2021 à 12.2021Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontairesCahier des charges validé par utilisateur.trice.s
11.2021 au 13.01.2022Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit)DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud)
03.03.2022Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPROProjet validé. Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC\_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction.
09.03.2022Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projetLancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment. BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage).
# Etape 3: POC Sharepoint online
DateDescriptionRésultat
09.2022Validation du prestataire pour accompagner le POCPrestataire désigné
10.2022 -11.2022 Spécifications métier et développement du POC POC livré
24.01.2023 Copil final du projet POC Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL. L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet.
La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022. # Etape 4: Migration vers Sharepoint online
DateDescriptionRésultat
23.10.2023Début du projet de migration vers Sharepoint online.
# GEDUNIL Informations publiques en lien avec GEDUNIL # Maintenance patch de sécurité Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h. Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée. D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs. # Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel Archifiltre est un outil développé par une start up française en lien avec l'Etat français. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine. Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible. [Pour en savoir plus sur Archifiltre](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/produit) Télécharger Archifiltre: [https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/) Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute): - Faire un audit archifiltre depuis un dossier en local: [archifiltre\_local.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/24) - Faire un audit archifiltre depuis une équipe Teams:[ archifiltre\_teams.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/25) - Télécharger le rapport d'audit à l'emplacement souhaité: [archifiltre\_emplacement.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/26) # Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL
Entrée Typologie Droits spécifiques
0 - Enseignement / Formation continue
Modèles
Convention x
Stratégie (enseignement) x
Evaluation (enseignement)
Enseignement / Formation
1- Recherche
Stratégie (recherche)x
Conventionx
Financement de la Recherche
Colloque/ Conférence
Recherche
Modèles
2- Affaires étudiantes
Stratégie (affaires étudiantes)x
Conventionx
Bourses
Organisation des examens / Programme de cours
Mobilité
Modèles
3- Ressources humaines
Stratégie (RH)x
Conventionx
Gestion du personnel
Personnel PATx
Personnel Enseignantx
Litigex
Modèles
4- Organisation / Administration
Stratégie de servicex
Conventionx
Juridiquex
Séance (type ponctuel)
Projet
Technique
Séance (type sériel)
Modèles
5- Ressources financières
Conventionx
Gestion budgétaire
Contrôle budgétaire
Modèles
6- Relations, événements, communication, promotion
Conventionx
Collaboration
Evénement / Manifestation
Communication / Promotion
Modèles
7- Ressources mobilières / immobilières
Stratégie (infrastructure)x
Conventionx
Infrastructure
Télécommunications
Stationnements
Modèles
8- Commissions, fondations, honneurs, prix
Conventionx
Gestion des commissions
Gestion des fonds et fondations
Attribution d'un prix
Modèles
9- Ressources informationnelles
Conventionx
Gestion des archives
Rapport annuel d'activité
Documentation et veille
Dossier documentaire
Modèles