# Public

# Migration GEDUNIL (2021-2022)

Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL.

# Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 179px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">Date</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Description</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 63px;"><td style="width: 11.6667%; height: 63px;">10.2020</td><td style="width: 45.2469%; height: 63px;">Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026</td><td style="width: 35%; height: 63px;">DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">03.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Début du projet</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Mandat d'initialisation et offre prestataire</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">07.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Remise du rapport final</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Etat des lieux et recommandations</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 11.6667%; height: 29px;">08.2021</td><td style="width: 45.2469%; height: 29px;">Clôture du projet par le COPIL</td><td style="width: 35%; height: 29px;">Restitution et actions à mener pour la suite</td></tr></tbody></table>

**Mandat:**

L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint.

Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL :

- L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ;
- L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ;
- Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes.
- L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL.

**Etat des lieux et recommandations:**

GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s.

Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement :

- Capacité de partage externe
- Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX
- « Convivialité des interfaces »
- Évolutivité technique de la plate-forme à long terme

D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution:

- Meilleure gouvernance des systèmes d’information
- Soutien stratégique plus affirmé par la Direction

**Actions à mener suite à l'étude:**

<u>Axe opérationnel (délai – fin 2021)</u>

<div id="bkmrk-%C3%89laboration-d%E2%80%99un-cah"><div>- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL
- Élaboration d’une DESI

</div></div><u>Axe stratégique (délai – début 2022)</u>

<div id="bkmrk-pr%C3%A9ciser-le-cadre-de">- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management)
- Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI)
- Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?

</div>

# Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 145px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">Date</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Description</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">09.2021 à 11.2021</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Rédaction du cahier des charges (UNIRIS)</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Cahier des charges</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">11.2021 à 12.2021</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">11.2021 au 13.01.2022</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit)</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud)</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 19.5061%; height: 29px;">03.03.2022</td><td style="width: 53.2099%; height: 29px;">Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO</td><td style="width: 53.7037%; height: 29px;">Projet validé.

Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC\_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction.

</td></tr><tr><td style="width: 19.5061%;">09.03.2022</td><td style="width: 53.2099%;">Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet</td><td style="width: 53.7037%;">Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment.

BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage).

</td></tr></tbody></table>

# Etape 3: POC Sharepoint online

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 136px;"><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">Date</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Description</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">09.2022</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Validation du prestataire pour accompagner le POC</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Prestataire désigné  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="width: 15.4512%; height: 46.6px;">10.2022 -11.2022  
</td><td style="width: 42.1508%; height: 46.6px;">Spécifications métier et développement du POC  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 46.6px;">POC livré</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">24.01.2023  
</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Copil final du projet POC  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL.

L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet.

</td></tr></tbody></table>

La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022.

# Etape 4: Migration vers Sharepoint online

<table border="1" id="bkmrk-date-description-r%C3%A9s" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 136px;"><tbody><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">Date</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Description</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">Résultat</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;">23.10.2023</td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;">Début du projet de migration vers Sharepoint online.  
</td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="width: 15.4512%; height: 46.6px;"> </td><td style="width: 42.1508%; height: 46.6px;"> </td><td style="width: 42.5216%; height: 46.6px;"> </td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="width: 15.4512%; height: 29.8px;"> </td><td style="width: 42.1508%; height: 29.8px;"> </td><td style="width: 42.5216%; height: 29.8px;"> </td></tr></tbody></table>

# GEDUNIL

Informations publiques en lien avec GEDUNIL

# Maintenance patch de sécurité

Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h.

Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée.

D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs.

# Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel

Archifiltre est un outil développé et maintenu par la société française Arkhineo, spécialisée dans la gestion et l'archivage de données numériques. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine.

Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible.

[Pour en savoir plus sur Archifiltre](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/produit)

Télécharger Archifiltre: [https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/)

Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute):

- Faire un audit archifiltre depuis un dossier en local: [archifiltre\_local.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/24)
- Faire un audit archifiltre depuis une équipe Teams:[ archifiltre\_teams.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/25)
- Télécharger le rapport d'audit à l'emplacement souhaité: [archifiltre\_emplacement.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/26)

# Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL

[**Voir le descriptif détaillé de chaque typologie**](https://wiki.unil.ch/uniris/books/typologies-de-dossier-ged-detaillees)

<table border="1" id="bkmrk-entr%C3%A9e-typologie-dro" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 4701.81px;"><colgroup><col style="width: 24.5423%;"></col><col style="width: 22.2787%;"></col><col style="width: 16.2027%;"></col><col style="width: 37.0517%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 79.8667px;"><td style="height: 79.8667px;">Entrée

</td><td style="height: 79.8667px;">Typologie  
</td><td style="height: 79.8667px;">Droits d'accès spécifiques *(lignes oranges sur la matrice)*</td><td style="height: 79.8667px;">Contenu  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">0 - Enseignement / Formation continue  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Modèles</td><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Convention  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 147.117px;"><td style="height: 147.117px;">  
</td><td style="height: 147.117px;">Stratégie (enseignement)  
</td><td class="align-center" style="height: 147.117px;">x  
</td><td style="height: 147.117px;">Grades

Plans d'études

Règlement de faculté

Règlement d'études  
Règlement d'institut  
Structure du cursus: Baccalauréat / 1er cycle  
Structure du cursus: Maîtrise / 2ème cycle  
Structure du cursus: Postgrade

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Evaluation (enseignement)  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 231.117px;"><td style="height: 231.117px;">  
</td><td style="height: 231.117px;">Enseignement / Formation  
</td><td class="align-center" style="height: 231.117px;">  
</td><td style="height: 231.117px;">Accompagnement / Perfectionnement

Audit du système d'assurance qualité

Coopération

Cours et supports

Création de nouveaux enseignements

Descriptif /Catalogue des cours

E-learning

Excursions, sorties, visites

Fonds d'innovation pédagogique (FIP)

Formation continue

Grades

Horaire des cours

Programmes

</td></tr><tr style="height: 29.4667px;"><td style="border-top: medium; height: 29.4667px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 29.4667px;">Programme de cours</td><td style="height: 29.4667px;">  
</td><td style="height: 29.4667px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">1- Recherche</td><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td style="height: 79.9167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 79.9167px; width: 258pt;" width="344">Stratégie (recherche)</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">x  
</td><td style="height: 79.9167px;">Création d'unités de recherche

Directive sur la Recherche  
Politique générale

Règlement

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td style="height: 79.9167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 79.9167px; border-top: medium;">Financement de la Recherche</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">  
</td><td style="height: 79.9167px;">Comptes

Convention  
Demandes de subventions  
Gestion financière générale

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Colloque/ Conférence</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 113.517px;"><td style="height: 113.517px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 113.517px; border-top: medium;">Recherche</td><td class="align-center" style="height: 113.517px;">  
</td><td style="height: 113.517px;">Collaboration de recherche

Dossier de recherche  
Enquête

Programme cadre de recherche  
Questionnaires d'enquête  
Rapport final de recherche

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">2- Affaires étudiantes</td><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 96.6667px;"><td class="xl67" height="19" style="height: 96.6667px; border-top: medium;"> </td><td class="xl67" height="19" style="height: 96.6667px; border-top: medium;">Stratégie (affaires étudiantes)</td><td class="align-center" style="height: 96.6667px;">x  
</td><td style="height: 96.6667px;">Circulaires

Directives

Modalités générales

Règlements  
Relations avec les associations étudiantes

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl67" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;"> </td><td class="xl67" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 71.0667px;"><td class="xl66" height="19" style="height: 71.0667px; border-top: medium;"> </td><td class="xl66" height="19" style="height: 71.0667px; border-top: medium;">Soutien communauté étudiante</td><td class="align-center" style="height: 71.0667px;">  
</td><td style="height: 71.0667px;">Aides financières

Bourses

Bourses d'excellences  
Dispenses de taxes universitaires  
Logements

</td></tr><tr style="height: 29.4667px;"><td style="border-top: medium; height: 29.4667px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 29.4667px;">Dossier étudiant-e</td><td style="height: 29.4667px;">  
</td><td style="height: 29.4667px;">  
</td></tr><tr style="height: 79.8667px;"><td style="border-top: medium; height: 79.8667px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 79.8667px;">Diplômes</td><td style="height: 79.8667px;">  
</td><td style="height: 79.8667px;">Attestations

Certificats

Diplômes

Gestion des grades

</td></tr><tr style="height: 79.8667px;"><td style="border-top: medium; height: 79.8667px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 79.8667px;">Mémoires et thèses</td><td style="height: 79.8667px;">  
</td><td style="height: 79.8667px;"><span data-teams="true">Subsides pour l'impression des thèses  
Suivi et soutenance des thèses</span>

<span data-teams="true">Thèses de Doctorat</span>

<span data-teams="true">Travaux de mémoires de Master</span>

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;"> </td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Mobilité</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Mobilité IN  
Mobilité OUT  
Projets de mobilité / échanges  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;"> </td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.4667px;"><td style="border-top: medium; height: 29.4667px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 29.4667px;">Organisation des examens </td><td style="height: 29.4667px;">  
</td><td style="height: 29.4667px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">3- Ressources humaines  
</td><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 46.3167px; width: 258pt;" width="344">Stratégie (RH)</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">x  
</td><td style="height: 46.3167px;">Dossier de poste  
Planification</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Gestion du personnel</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">Relations associations du personnel</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Personnel PAT</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Personnel Enseignant</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Litige</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 180.667px;"><td style="height: 180.667px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 180.667px;">Gestion salariale</td><td class="align-center" style="height: 180.667px;">x</td><td style="height: 180.667px;">Attestations d'impôt à la source

Bulletins / Certificats de salaire

Contrôle des salaires

Correspondance

Cotisations aux assurances sociales

Factures

Formulaires d'indemnités

Justificatifs

Paiement d'allocations perte de gain

Plan de gestion de la masse salariale

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">4- Organisation / Administration</td><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 197.517px;"><td style="height: 197.517px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 197.517px; width: 258pt;" width="344">Stratégie de service</td><td class="align-center" style="height: 197.517px;">x  
</td><td style="height: 197.517px;">Circulaire interne

Décret

Gestion de crise  
Gestion du service

Loi  
Organigramme

Planification administrative

Qualité

Rapport interne  
Règlement étatique

Règlement, directive  
Statistiques et enquêtes internes

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 96.6667px;"><td style="height: 96.6667px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 96.6667px; border-top: medium;">Juridique</td><td class="align-center" style="height: 96.6667px;">x  
</td><td style="height: 96.6667px;">Avis de droit

Litige

Prise de position

Protection des données  
Recours

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Séance (type ponctuel)</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Projet</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 147.117px;"><td style="height: 147.117px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 147.117px; border-top: medium;">Technique</td><td class="align-center" style="height: 147.117px;">  
</td><td style="height: 147.117px;">Dossiers par bâtiment  
Informatique  
Liste des contacts d'urgence  
Mesures en cas d'épidémie etc.  
Normes de sécurité  
Produits dangereux  
Règlements et politique institutionnelle  
Sécurité manifestations  
Statistiques des interventions</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Séance (type sériel)</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 163.867px;"><td style="height: 163.867px;">  
</td><td style="border-top: medium; height: 163.867px;">Organisation de l'entité</td><td style="height: 163.867px;">  
</td><td style="height: 163.867px;">Calendrier académique

Chrono

Délégation de compétences

Directives internes

Historique de l'entité

<span data-teams="true">Mission de l'entité</span>

Organigramme

Statistiques

Suppléances

</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 46.3167px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;"> </td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">5- Ressources financières</td><td style="border-top: medium; height: 29.8px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr><td>  
</td><td style="border-top: medium; height: 63.0667px;">Stratégie (Finances)</td><td style="height: 63.0667px;">  
</td><td style="height: 63.0667px;">Fiscalités et redevances

Subvention cantonale annuelle

Subvention de base LAU

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 298.317px;"><td style="height: 298.317px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 298.317px; border-top: medium;">Gestion budgétaire</td><td class="align-center" style="height: 298.317px;">  
</td><td style="height: 298.317px;">Analyse

Balance

Bilan

Budget UNIL

Comptabilité (fondations)  
Comptabilité des fonds gérés

Compte d'exploitation

Demande de subventions

Ecritures budgétaires

Ecritures comptables

Etats financiers

Instructions budgétaires  
Instructions de clôture  
Inventaire  
Rapport annuel  
Réconciliations  
Système de contrôle interne (SCI)

</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 46.3167px; border-top: medium;">Contrôle budgétaire</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">Contrôle budgétaire

Instructions relatives au contrôle budgétaire

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.6px;"><td style="height: 46.6px;">6- Relations, événements, communication, promotion</td><td style="border-top: medium; height: 46.6px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.6px;">  
</td><td style="height: 46.6px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 113.517px;"><td style="height: 113.517px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 113.517px; border-top: medium;">Collaboration</td><td class="align-center" style="height: 113.517px;">  
</td><td style="height: 113.517px;">Accord

Correspondance

Document de synthèse  
Dossier thématique  
Statuts

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Evénement / Manifestation</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 197.467px;"><td style="height: 197.467px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 197.467px; border-top: medium;">Communication / Promotion</td><td class="align-center" style="height: 197.467px;">  
</td><td style="height: 197.467px;">Affiches

Article de presse

Communiqué de presse

Dossier d'élaboration

Ligne graphique

Newsletter

Photographies

Plaquette

Prospectus  
Texte brut  
Vidéos

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">7- Ressources mobilières / immobilières</td><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 46.3167px; width: 258pt;" width="344">Stratégie (infrastructure)</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">x  
</td><td style="height: 46.3167px;">Directive

Règlement

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 147.117px;"><td style="height: 147.117px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 147.117px; border-top: medium;">Infrastructure</td><td class="align-center" style="height: 147.117px;">  
</td><td style="height: 147.117px;">Baux

Construction immobilière  
Entretien et réparation des ressources immobilières

Entretien et réparation des ressources mobilières  
Gestion des ressources mobilières  
Véhicules de service

</td></tr><tr style="height: 79.9167px;"><td style="height: 79.9167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 79.9167px; border-top: medium;">Télécommunications</td><td class="align-center" style="height: 79.9167px;">  
</td><td style="height: 79.9167px;">Contrats

Factures  
Inventaire des raccordements  
Relevés des frais

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Stationnements</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 119.117px;"><td style="height: 119.117px;">8- Commissions, fondations, honneurs, prix</td><td style="border-top: medium; height: 119.117px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 119.117px;">  
</td><td style="height: 119.117px;">Définition des commissions: [https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html](https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html)

</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.8px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">x  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Gestion des commissions</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 63.1167px;"><td style="height: 63.1167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 63.1167px; border-top: medium;">Gestion des fonds et fondations</td><td class="align-center" style="height: 63.1167px;">  
</td><td style="height: 63.1167px;">Fondations  
Gestion générale d'un prix  
Legs  
</td></tr><tr style="height: 63.1167px;"><td style="height: 63.1167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 63.1167px; border-top: medium;">Honneurs et prix

</td><td class="align-center" style="height: 63.1167px;">  
</td><td style="height: 63.1167px;">Dossier d'attribution d'un prix  
Doctora Honoris Causa  
Chaire d'honneur</td></tr><tr style="height: 29.8px;"><td style="height: 29.8px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.8px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.8px;">  
</td><td style="height: 29.8px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">9- Ressources informationnelles</td><td style="border-top: medium; height: 46.3167px;">  
</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl66" height="19" style="height: 29.5167px; width: 258pt;" width="344">Convention</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">x  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Gestion des archives</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 46.3167px;"><td style="height: 46.3167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 46.3167px; border-top: medium;">Rapport annuel d'activité</td><td class="align-center" style="height: 46.3167px;">  
</td><td style="height: 46.3167px;">Rapport d'activité  
Rapport de gestion</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Documentation et veille</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Dossier documentaire</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.5167px;"><td style="height: 29.5167px;">  
</td><td class="xl65" height="19" style="height: 29.5167px; border-top: medium;">Modèles</td><td class="align-center" style="height: 29.5167px;">  
</td><td style="height: 29.5167px;">  
</td></tr></tbody></table>

# Utilisation d'OpenRefine pour le nettoyage des données

#### Description

OpenRefine est un logiciel libre de nettoyage et de mise en forme de données. Il est similaire dans son apparence à un [tableur](https://fr.wikipedia.org/wiki/Tableur "Tableur") mais fonctionne en fait comme une base de données. ([https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine](https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine))

#### Mise en route

Page de téléchargement: [https://openrefine.org/download](https://openrefine.org/download)

- Dézipper le dossier et lancer l'exécutable.
- Quand on ouvre OpenRefine, un terminal et une page web de votre navigateur s'ouvrent.
- Pas de crainte, le fichier reste en local.

#### Ressources utiles

[Ecole d'hivers SHS 2023 (1h24)](https://www.youtube.com/watch?v=ByP9qHav9Gw) (L'Alliance, Canada)

**Description**: Tutoriel sous forme de cours donné à des étudiant-e-s. Très bien expliqué depuis la base, en français.

**A retenir:**

- mise en route 
    - \[14:40\] enlever les espaces vides avant et après le texte
- la possibilité de faire des facettes texte 
    - \[27:00\] reconnaître des valeurs similaires - corriger les erreurs de saisie
    - \[41:33\] mettre en forme des cellules en enlevant par exemple des \[ ou des "
    - edit cells &gt;transform &gt; value.replace("\[","")
- facette texte avancée pour permettre d'avoir des infos sur chaque item d'une même colonne 
    - cas: (pomme;banane;poire) dans les cellules -&gt; je veux savoir le nombre de fois où chaque mot apparaît dans le tableau. 
        - \[44:26\] Facet &gt; Custom text facet &gt;value.split(";")
- revenir en arrière / reproduire ses actions 
    - \[01:07\]pour voir l'historique des actions, revenir en arrière si nécessaire, pouvoir exporter ses actions pour les reproduire sur un autre fichier
    - \[01:12\] exporter ses données, sauvegarder son travail

[Vidéo tutoriel Tuto@Mate](https://www.youtube.com/watch?v=C8sLwkQ4NeI) , 2019(2h05)

[Wiki sur Github ](https://github.com/hpiedcoq/Documentation), mars 2015)

- regrouper les données 
    - \[28:58\] option "grouper" pour transformer toutes les manières dont une même donnée apparaît.
- restructurer les données, transposer les colonnes 
    - \[32:23\]
- utilisation des expressions régulières 
    - \[41:13\]
    - exemple (GED): enlever les groupes "Adm3 - " dans une PMR Sharegate 
        - éditer les cellules &gt; transformer &gt; value.replace(/Adm3 -.\*/,"0")
        - résultat: remplace tous les groupes qui commencent par "Adm3 -" par 0
- réconciliation des données: aller chercher des données dans le domaine public pour enrichir ses données 
    - \[43:53\]

#### Manipulations à connaître

**Effacer toutes les données d'une colonne:**

<span style="background-color: rgb(236, 240, 241);">""</span>

<span style="background-color: rgb(255, 255, 255);">Cette expression remplace chaque cellule de la colonne par une chaîne vide, effaçant ainsi toutes les données</span>

**Changer le format d'une colonne contenant des dates**

Si votre date est au format `D.M.YYYY` (comme `1.1.2023` pour le 1er janvier 2023), vous pouvez utiliser l'expression suivante pour la transformer en `M/d/yyyy` :

<span style="background-color: rgb(236, 240, 241);">value.toDate("d.M.yyyy").toString("M/d/yyyy")</span>

Cette expression fait deux choses :

- `value.toDate("d.M.yyyy")` : Convertit la chaîne de caractères en un objet date en utilisant le format actuel.
- `.toString("M/d/yyyy")` : Convertit l'objet date en une chaîne de caractères dans le nouveau format souhaité.

#### Astuces

Utiliser Copilot ou Mistral AI pour trouver les expressions dont on a besoin sur GREL