# Public # Migration GEDUNIL (2021-2022) Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL. # Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL
DateDescriptionRésultat
10.2020Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL
03.2021Début du projetMandat d'initialisation et offre prestataire
07.2021Remise du rapport finalEtat des lieux et recommandations
08.2021Clôture du projet par le COPILRestitution et actions à mener pour la suite
**Mandat:** L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint. Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL : - L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ; - L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ; - Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes. - L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL. **Etat des lieux et recommandations:** GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s. Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement : - Capacité de partage externe - Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX - « Convivialité des interfaces » - Évolutivité technique de la plate-forme à long terme D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution: - Meilleure gouvernance des systèmes d’information - Soutien stratégique plus affirmé par la Direction **Actions à mener suite à l'étude:** Axe opérationnel (délai – fin 2021)
- Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL - Élaboration d’une DESI
Axe stratégique (délai – début 2022)
- Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management) - Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI) - Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?
# Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI
DateDescriptionRésultat
09.2021 à 11.2021Rédaction du cahier des charges (UNIRIS)Cahier des charges
11.2021 à 12.2021Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontairesCahier des charges validé par utilisateur.trice.s
11.2021 au 13.01.2022Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit)DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud)
03.03.2022Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPROProjet validé. Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC\_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction.
09.03.2022Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projetLancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment. BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage).
# Etape 3: POC Sharepoint online
DateDescriptionRésultat
09.2022Validation du prestataire pour accompagner le POCPrestataire désigné
10.2022 -11.2022 Spécifications métier et développement du POC POC livré
24.01.2023 Copil final du projet POC Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL. L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet.
La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022. # Etape 4: Migration vers Sharepoint online
DateDescriptionRésultat
23.10.2023Début du projet de migration vers Sharepoint online.
# GEDUNIL Informations publiques en lien avec GEDUNIL # Maintenance patch de sécurité Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h. Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée. D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs. # Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel Archifiltre est un outil développé par une start up française en lien avec l'Etat français. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine. Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible. [Pour en savoir plus sur Archifiltre](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/produit) Télécharger Archifiltre: [https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/](https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/) Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute): - Faire un audit archifiltre depuis un dossier en local: [archifiltre\_local.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/24) - Faire un audit archifiltre depuis une équipe Teams:[ archifiltre\_teams.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/25) - Télécharger le rapport d'audit à l'emplacement souhaité: [archifiltre\_emplacement.mp4](https://wiki.unil.ch/uniris/attachments/26) # Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL [**Voir le descriptif détaillé de chaque typologie**](https://wiki.unil.ch/uniris/books/typologies-de-dossier-ged-detaillees)
Entrée Typologie Droits spécifiques Contenu
0 - Enseignement / Formation continue
Modèles
Convention x
Stratégie (enseignement) x Règlement d'études Règlement de faculté Règlement d'institut Plans d'études Structure du cursus: Baccalauréat / 1er cycle Structure du cursus: Maîtrise / 2ème cycle Structure du cursus: Postgrade Grades
Evaluation (enseignement)
Enseignement / Formation Horaire des cours Programmes Descriptif /Catalogue des cours Formation continue Création de nouveaux enseignements Audit du système d'assurance qualité Fonds d'innovation pédagogique (FIP) Accompagnement / Perfectionnement Cours et supports Excursions, sorties, visites Coopération Grades E-learning
1- Recherche
Stratégie (recherche)x Règlement Directive sur la Recherche Politique générale Création d'unités de recherche
Conventionx
Financement de la Recherche Convention Comptes Gestion financière générale Demandes de subventions
Colloque/ Conférence
Recherche Dossier de recherche Enquête Questionnaires d'enquête Rapport final de recherche Programme cadre de recherche Collaboration de recherche
Modèles
2- Affaires étudiantes
Stratégie (affaires étudiantes)x Règlements Directives Circulaires Modalités générales
Conventionx
Bourses Dossiers personnels de boursiers UNIL Dossiers personnels de boursiers hors UNIL Boursiers Master Mobilité IN Mobilité OUT Projets de mobilité / échanges
Organisation des examens / Programme de cours
Mobilité
Modèles
3- Ressources humaines
Stratégie (RH)x Dossier de poste Planification
Gestion du personnel Relations associations du personnel
Personnel PATx
Personnel Enseignantx
Litigex
Gestion salarialexAllocations perte de gain Attestations d'impôt à la source Bulletins / Certificats de salaire Contrôle des salaires Correspondance Cotisations aux assurances sociales Factures Formulaires d'indemnités Justificatifs Plan de gestion de la masse salariale
Modèles
4- Organisation / Administration
Stratégie de servicex Loi Décret Règlement étatique Règlement, directive Circulaire interne Organigramme Gestion du service Planification administrative Rapport interne Statistiques et enquêtes internes Qualité
Conventionx
Juridiquex Prise de position Avis de droit Litige Recours
Séance (type ponctuel)
Projet
Technique Règlements et politique institutionnelle Normes de sécurité Produits dangereux Sécurité manifestations Mesures en cas d'épidémie etc.) Dossiers par bâtiment Liste des contacts d'urgence Statistiques des interventions
Séance (type sériel)
Organisation de l'entité Calendrier académique Chrono Délégation de compétences Directives internes Historique de l'entité Organigramme Statistiques Suppléances
Modèles ne se met pas en lecture seule au bout de 3 ans!
5- Ressources financières
Conventionx
Gestion budgétaire Demande de subventions Instructions budgétaires Budget UNIL Ecritures budgétaires Instructions de clôture Ecritures comptables Etats financiers Rapport annuel Bilan Compte d'exploitation Balance Inventaire Réconciliations Analyse Comptabilité (fondations) Comptabilité des fonds gérés Système de contrôle interne (SCI)
Contrôle budgétaire Instructions relatives au contrôle budgétaire Contrôle budgétaire
Modèles
6- Relations, événements, communication, promotion
Conventionx
Collaboration accord convention dossier thématique correspondance statuts document de synthèse
Evénement / Manifestation
Communication / Promotion Plaquette Prospectus Affiches Dossier d'élaboration Photographies Texte brut Communiqué de presse Article de presse Vidéos Ligne graphique
Modèles
7- Ressources mobilières / immobilières
Stratégie (infrastructure)x Règlement Directive
Conventionx
Infrastructure Baux Entretien et réparation des ressources immobilières Véhicules de service Gestion des ressources mobilières Entretien et réparation des ressources mobilières Construction immobilière
Télécommunications Contrats Inventaire des raccordements Factures Relevés des frais
Stationnements
Modèles
8- Commissions, fondations, honneurs, prix Définition des commissions: [https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html](https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html)
Conventionx
Gestion des commissions
Gestion des fonds et fondations Fondations Gestion générale d'un prix Legs
Honneurs et prix Dossier d'attribution d'un prix Doctora Honoris Causa Chaire d'honneur
Modèles
9- Ressources informationnelles
Conventionx
Gestion des archives
Rapport annuel d'activité Rapport d'activité Rapport de gestion
Documentation et veille
Dossier documentaire
Modèles
# Utilisation d'OpenRefine pour le nettoyage des données #### Description OpenRefine est un logiciel libre de nettoyage et de mise en forme de données. Il est similaire dans son apparence à un [tableur](https://fr.wikipedia.org/wiki/Tableur "Tableur") mais fonctionne en fait comme une base de données. ([https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine](https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine)) #### Mise en route Page de téléchargement: [https://openrefine.org/download](https://openrefine.org/download) - Dézipper le dossier et lancer l'exécutable. - Quand on ouvre OpenRefine, un terminal et une page web de votre navigateur s'ouvrent. - Pas de crainte, le fichier reste en local. #### Ressources utiles [Ecole d'hivers SHS 2023 (1h24)](https://www.youtube.com/watch?v=ByP9qHav9Gw) (L'Alliance, Canada) **Description**: Tutoriel sous forme de cours donné à des étudiant-e-s. Très bien expliqué depuis la base, en français. **A retenir:** - mise en route - \[14:40\] enlever les espaces vides avant et après le texte - la possibilité de faire des facettes texte - \[27:00\] reconnaître des valeurs similaires - corriger les erreurs de saisie - \[41:33\] mettre en forme des cellules en enlevant par exemple des \[ ou des " - edit cells >transform > value.replace("\[","") - facette texte avancée pour permettre d'avoir des infos sur chaque item d'une même colonne - cas: (pomme;banane;poire) dans les cellules -> je veux savoir le nombre de fois où chaque mot apparaît dans le tableau. - \[44:26\] Facet > Custom text facet >value.split(";") - revenir en arrière / reproduire ses actions - \[01:07\]pour voir l'historique des actions, revenir en arrière si nécessaire, pouvoir exporter ses actions pour les reproduire sur un autre fichier - \[01:12\] exporter ses données, sauvegarder son travail [Vidéo tutoriel Tuto@Mate](https://www.youtube.com/watch?v=C8sLwkQ4NeI) , 2019(2h05) [Wiki sur Github ](https://github.com/hpiedcoq/Documentation), mars 2015) - regrouper les données - \[28:58\] option "grouper" pour transformer toutes les manières dont une même donnée apparaît. - restructurer les données, transposer les colonnes - \[32:23\] - utilisation des expressions régulières - \[41:13\] - exemple (GED): enlever les groupes "Adm3 - " dans une PMR Sharegate - éditer les cellules > transformer > value.replace(/Adm3 -.\*/,"0") - résultat: remplace tous les groupes qui commencent par "Adm3 -" par 0 - réconciliation des données: aller chercher des données dans le domaine public pour enrichir ses données - \[43:53\] #### Manipulations à connaître **Effacer toutes les données d'une colonne:** "" Cette expression remplace chaque cellule de la colonne par une chaîne vide, effaçant ainsi toutes les données **Changer le format d'une colonne contenant des dates** Si votre date est au format `D.M.YYYY` (comme `1.1.2023` pour le 1er janvier 2023), vous pouvez utiliser l'expression suivante pour la transformer en `M/d/yyyy` : value.toDate("d.M.yyyy").toString("M/d/yyyy") Cette expression fait deux choses : - `value.toDate("d.M.yyyy")` : Convertit la chaîne de caractères en un objet date en utilisant le format actuel. - `.toString("M/d/yyyy")` : Convertit l'objet date en une chaîne de caractères dans le nouveau format souhaité. #### Astuces Utiliser Copilot ou Mistral AI pour trouver les expressions dont on a besoin sur GREL