Public Migration GEDUNIL (2021-2022) Objectif: Informer les services intéressés par le projet de Migration GEDUNIL. Etape 1: Evolution technologique GEDUNIL Date Description Résultat 10.2020 Projet d'étude sur l'avenir de GEDUNIL: fin du support sharepoint annoncée pour 2026 DESI-20213: Evolution Technologique GEDUNIL 03.2021 Début du projet Mandat d'initialisation et offre prestataire 07.2021 Remise du rapport final Etat des lieux et recommandations 08.2021 Clôture du projet par le COPIL Restitution et actions à mener pour la suite   Mandat: L’UNIL attend une étude permettant « d’anticiper l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL dès 2021, soit après un cycle de vie de 4 ans du produit actuel, en définissant une stratégie claire quant à l’usage de cette plateforme à long terme et sur le choix de pérenniser ou non le produit SharePoint. Cela doit se faire en explorant les aspects suivants de la situation du système GEDUNIL : L’évolution des besoins métiers des utilisateurs∙trices ; L’évolution des solutions technologiques qui pourraient y répondre ; Le positionnement de la plateforme actuelle GEDUNIL par rapport aux questions précédentes. L’UNIL aimerait in fine disposer de recommandations sur les mesures à prendre pour assurer l’évolution technologique de la plateforme GEDUNIL. Etat des lieux et recommandations: GEDUNIL semble être en phase avec les différents besoins des utilisateur-trice-s. Pistes d’amélioration de la plate-forme ou de son environnement : Capacité de partage externe  Meilleure compatibilité avec les systèmes MAC OSX « Convivialité des interfaces » Évolutivité technique de la plate-forme à long terme D’autres pistes suggérées par les entretiens concernent la gouvernance de l'institution: Meilleure gouvernance des systèmes d’information Soutien stratégique plus affirmé par la Direction Actions à mener suite à l'étude: Axe opérationnel (délai – fin 2021) Élaboration d’un cahier des charges pour le futur GEDUNIL Élaboration d’une DESI Axe stratégique (délai – début 2022) Préciser le cadre de GEDUNIL (recentrage sur la Gestion Documentaire et le Record Management) Préciser la galaxie des outils informatiques en lien avec GEDUNIL (Teams, SPARK, etc.) et leur intégration (Politique des SI) Préciser la position de la Direction (obligation de gestion documentaire avec GED) ?   Etape 2: Cahier des charges et Rédaction d'une DESI Date Description Résultat 09.2021 à 11.2021 Rédaction du cahier des charges (UNIRIS) Cahier des charges 11.2021 à 12.2021 Soumission du cahier des charges pour avis au Responsable produit et aux référent-e-s GEDUNIL volontaires Cahier des charges validé par utilisateur.trice.s 11.2021 au 13.01.2022 Rédaction de la DESI (UNIRIS et Responsable produit) DESI validée par le RSI (Gérard Bagnoud) 03.03.2022 Soumission de la DESI + Cahier des charges en COPRO Projet validé. Proposition d’établir 2 POC (SharePoint Online + DOC_ECM). Lancement conditionné, à la demande du Ci, à prise de position de la Direction. 09.03.2022 Réunion Secrétaire Général - UNIRIS - Ci pour démarrage du projet Lancement du projet ASAP avec réalisation d'un POC uniquement sur Sharepoint Online pour le moment. BUT : voir si l’outil peut répondre aux besoins métiers ET aux pratiques utilisateurs de façon natif, avec très peu de développement (uniquement paramétrage). Etape 3: POC Sharepoint online Date Description Résultat 09.2022 Validation du prestataire pour accompagner le POC Prestataire désigné 10.2022 -11.2022 Spécifications métier et développement du POC POC livré 24.01.2023 Copil final du projet POC Sharepoint Online est le logiciel retenu pour le futur GEDUNIL. L'étape de migration fera l'objet d'un prochain projet. La validité MS365 avec la politique de protection des données de l'UNIL a été validée par le DPO le 09.12.2022. Etape 4: Migration vers Sharepoint online Date Description Résultat 23.10.2023 Début du projet de migration vers Sharepoint online.             GEDUNIL Informations publiques en lien avec GEDUNIL Maintenance patch de sécurité Une intervention technique aura lieu sur le serveur hébergeant la plateforme GEDUNIL (inclus JAKADI) à la date indiquée. Il ne vous sera dès lors plus possible d’accéder à vos documents sur cette plateforme jusqu’à la fin des travaux estimée pour 17h. Durant la matinée, vous aurez néanmoins la possibilité de télécharger les documents sur lesquels vous souhaitez travailler pendant l’après-midi. Vous pourrez ensuite les remettre dans GEDUNIL, pour autant que vous les ayez modifiés, une fois la maintenance terminée. D’avance merci de transmettre cette information si nécessaire auprès de vos collègues respectifs. Utilisation de l'outil Archifiltre pour un audit documentaire personnel Archifiltre est un outil développé et maintenu par la société française Arkhineo, spécialisée dans la gestion et l'archivage de données numériques. Il offre une photo de votre arborescence de dossiers et de fichiers à un temps donné en collectant les métadonnées disponibles. Aucune inquiétude: l'utiliser ne fera pas disparaître vos fichiers de leur emplacement d'origine. Cet outil est téléchargé en local et ses rapports sont téléchargés sur votre machine. Aucune fuite de données n'est possible. Pour en savoir plus sur Archifiltre Télécharger Archifiltre: https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/   Des marches à suivre pour vous aider (vidéos de moins d'une minute): Faire un audit archifiltre depuis un dossier en local:  archifiltre_local.mp4 Faire un audit archifiltre depuis une équipe Teams: archifiltre_teams.mp4 Télécharger le rapport d'audit à l'emplacement souhaité: archifiltre_emplacement.mp4 Liste des typologies de dossier sur GEDUNIL Voir le descriptif détaillé de chaque typologie Entrée Typologie Droits d'accès spécifiques (lignes oranges sur la matrice) Contenu 0 - Enseignement / Formation continue Modèles Convention x Stratégie (enseignement) x Grades Plans d'études Règlement de faculté Règlement d'études Règlement d'institut Structure du cursus: Baccalauréat / 1er cycle Structure du cursus: Maîtrise / 2ème cycle Structure du cursus: Postgrade Evaluation (enseignement) Enseignement / Formation Accompagnement / Perfectionnement Audit du système d'assurance qualité Coopération Cours et supports Création de nouveaux enseignements Descriptif /Catalogue des cours E-learning Excursions, sorties, visites Fonds d'innovation pédagogique (FIP) Formation continue Grades Horaire des cours Programmes Programme de cours 1- Recherche Stratégie (recherche) x Création d'unités de recherche Directive sur la Recherche Politique générale Règlement Convention x Financement de la Recherche Comptes Convention Demandes de subventions Gestion financière générale Colloque/ Conférence Recherche Collaboration de recherche Dossier de recherche Enquête Programme cadre de recherche Questionnaires d'enquête Rapport final de recherche Modèles 2- Affaires étudiantes   Stratégie (affaires étudiantes) x Circulaires Directives Modalités générales Règlements Relations avec les associations étudiantes   Convention x   Soutien communauté étudiante Aides financières Bourses Bourses d'excellences Dispenses de taxes universitaires Logements Dossier étudiant-e Diplômes Attestations Certificats Diplômes Gestion des grades Mémoires et thèses Subsides pour l'impression des thèses Suivi et soutenance des thèses Thèses de Doctorat Travaux de mémoires de Master   Mobilité Mobilité IN Mobilité OUT Projets de mobilité / échanges   Modèles Organisation des examens  3- Ressources humaines Stratégie (RH) x Dossier de poste Planification Gestion du personnel Relations associations du personnel Personnel PAT x Personnel Enseignant x Litige x Gestion salariale x Attestations d'impôt à la source Bulletins / Certificats de salaire Contrôle des salaires Correspondance Cotisations aux assurances sociales Factures Formulaires d'indemnités Justificatifs Paiement d'allocations perte de gain Plan de gestion de la masse salariale Modèles 4- Organisation / Administration Stratégie de service x Circulaire interne Décret Gestion de crise Gestion du service Loi Organigramme Planification administrative Qualité Rapport interne Règlement étatique Règlement, directive Statistiques et enquêtes internes Convention x Juridique x Avis de droit Litige Prise de position Protection des données Recours Séance (type ponctuel) Projet Technique Dossiers par bâtiment Informatique Liste des contacts d'urgence Mesures en cas d'épidémie etc. Normes de sécurité Produits dangereux Règlements et politique institutionnelle Sécurité manifestations Statistiques des interventions Séance (type sériel) Organisation de l'entité Calendrier académique Chrono Délégation de compétences Directives internes Historique de l'entité Mission de l'entité Organigramme Statistiques Suppléances Modèles   5- Ressources financières Stratégie (Finances) Fiscalités et redevances Subvention cantonale annuelle Subvention de base LAU Convention x Gestion budgétaire Analyse Balance Bilan Budget UNIL Comptabilité (fondations) Comptabilité des fonds gérés Compte d'exploitation Demande de subventions Ecritures budgétaires Ecritures comptables Etats financiers Instructions budgétaires Instructions de clôture Inventaire Rapport annuel Réconciliations Système de contrôle interne (SCI) Contrôle budgétaire Contrôle budgétaire Instructions relatives au contrôle budgétaire Modèles 6- Relations, événements, communication, promotion Convention x Collaboration Accord Correspondance Document de synthèse Dossier thématique Statuts Evénement / Manifestation Communication / Promotion Affiches Article de presse  Communiqué de presse Dossier d'élaboration Ligne graphique Newsletter Photographies  Plaquette Prospectus Texte brut Vidéos Modèles 7- Ressources mobilières / immobilières Stratégie (infrastructure) x Directive  Règlement Convention x Infrastructure Baux Construction immobilière Entretien et réparation des ressources immobilières Entretien et réparation des ressources mobilières Gestion des ressources mobilières Véhicules de service Télécommunications Contrats Factures Inventaire des raccordements Relevés des frais Stationnements Modèles 8- Commissions, fondations, honneurs, prix Définition des commissions:  https://www.unil.ch/unil/fr/home/menuinst/universite/organisation-universite/commissions-consultatives.html   Convention x Gestion des commissions Gestion des fonds et fondations Fondations Gestion générale d'un prix Legs Honneurs et prix   Dossier d'attribution d'un prix Doctora Honoris Causa Chaire d'honneur Modèles 9- Ressources informationnelles Convention x Gestion des archives Rapport annuel d'activité Rapport d'activité Rapport de gestion Documentation et veille Dossier documentaire Modèles Utilisation d'OpenRefine pour le nettoyage des données Description OpenRefine est un logiciel libre de nettoyage et de mise en forme de données. Il est similaire dans son apparence à un tableur mais fonctionne en fait comme une base de données. ( https://fr.wikipedia.org/wiki/OpenRefine ) Mise en route Page de téléchargement:  https://openrefine.org/download Dézipper le dossier et lancer l'exécutable. Quand on ouvre OpenRefine, un terminal et une page web de votre navigateur s'ouvrent. Pas de crainte, le fichier reste en local.  Ressources utiles Ecole d'hivers SHS 2023 (1h24) (L'Alliance, Canada) Description : Tutoriel sous forme de cours donné à des étudiant-e-s. Très bien expliqué depuis la base, en français. A retenir: mise en route [14:40] enlever les espaces vides avant et après le texte la possibilité de faire des facettes texte [27:00] reconnaître des valeurs similaires - corriger les erreurs de saisie  [41:33] mettre en forme des cellules en enlevant par exemple des [ ou des " edit cells >transform > value.replace("[","") facette texte avancée pour permettre d'avoir des infos sur chaque item d'une même colonne cas: (pomme;banane;poire) dans les cellules -> je veux savoir le nombre de fois où chaque mot apparaît dans le tableau. [44:26] Facet > Custom text facet >value.split(";") revenir en arrière / reproduire ses actions [01:07]pour voir l'historique des actions, revenir en arrière si nécessaire, pouvoir exporter ses actions pour les reproduire sur un autre fichier  [01:12] exporter ses données, sauvegarder son travail Vidéo tutoriel Tuto@Mate , 2019(2h05) Wiki sur Github , mars 2015) regrouper les données [28:58] option "grouper" pour transformer toutes les manières dont une même donnée apparaît. restructurer les données, transposer les colonnes [32:23] utilisation des expressions régulières [41:13] exemple (GED): enlever les groupes "Adm3 - " dans une PMR Sharegate éditer les cellules > transformer > value.replace(/Adm3 -.*/,"0") résultat: remplace tous les groupes qui commencent par "Adm3 -" par 0 réconciliation des données: aller chercher des données dans le domaine public pour enrichir ses données [43:53] Manipulations à connaître Effacer toutes les données d'une colonne: "" Cette expression remplace chaque cellule de la colonne par une chaîne vide, effaçant ainsi toutes les données Changer le format d'une colonne contenant des dates Si votre date est au format D.M.YYYY (comme 1.1.2023 pour le 1er janvier 2023), vous pouvez utiliser l'expression suivante pour la transformer en M/d/yyyy : value.toDate("d.M.yyyy").toString("M/d/yyyy") Cette expression fait deux choses : value.toDate("d.M.yyyy") : Convertit la chaîne de caractères en un objet date en utilisant le format actuel. .toString("M/d/yyyy") : Convertit l'objet date en une chaîne de caractères dans le nouveau format souhaité. Astuces Utiliser Copilot ou Mistral AI pour trouver les expressions dont on a besoin sur GREL