Créer ou modifier un événement

Pour créer un événement, rendez-vous dans le menu "Créer/modifier un événement" et remplissez le formulaire. Des infobulles sont disponibles en face de certains champs pour préciser quelques informations.

Veuillez bien saisir les informations dans les 2 langues lorsque demandé, cela est nécessaire afin de permettre aux utilisateurs d'afficher le formulaire dans les 2 langues.

Il y a 2 façons d'accepter les inscriptions à un événement:

1. Vous souhaitez permettre les inscriptions sans restriction. Dans ce cas ajoutez simplement les champs d'inscription nécessaires dans la partie "Données d'inscription". Toute personne accédant au formulaire pourra s'inscrire à l'événement
2. Vous souhaitez restreindre les inscriptions à un certain public identifié au préalable. Dans ce cas cochez la case "Import des participants" dans la partie concernant les informations de l'événement. Cela vous donnera accès à une section supplémentaire "Fichier participants (xls)" dans laquelle vous pourrez indiquer une liste de participants à importer, qui eux seuls pourront soumettre le formulaire (cette fonctionnalité est utilisée par exemple pour les cérémonies de remise des diplômes, ou seuls les diplômés doivent valider leur inscription)

Les champs Prénom, Nom et E-mail sont obligatoires et ne peuvent pas être supprimés, ils doivent obligatoirement être demandés sur le formulaire d'inscription ou pré-importés à partir d'un fichier Excel.

Si après le début des inscriptions vous supprimez un champ qui contient des données, toutes les données associées à ce champ seront également supprimées. Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions. Si un champ ne doit plus être demandé vous pouvez simplement le désactiver.

Vous pouvez définir vous-même, dans la partie "Données d'inscription", tous les champs d'inscriptions que vous voulez en fonction des données que vous souhaitez récolter en plus des nom, prénom, et e-mail (par exemple numéro d'étudiant, participation à un diner, moyen de transport, etc.). Les champs peuvent être obligatoires ou non et être désactivés à tout moment.

La seule limite est le type de réponse acceptée, qui ne peut qu'être des types suivants :

• Texte (ligne simple ou multi-lignes)
• Numérique (entier ou décimal)
• Oui/non (boutons radios ou case à cocher)

Il n'y a actuellement pas de support pour des listes de valeurs.

Import de participants

Si vous cochez la case "Import des participants" dans la partie concernant les informations de l'événement, vous pourrez alors importez un fichier Excel contenant une liste de participants pré-enregistrés, qui eux seuls pourront valider leur inscription.

Généralement ce fichier Excel contient pour chaque participant un code unique qui leur aura été communiqué au préalable (afin d'être certains qu'eux seuls peuvent valider leur inscription).

Le fichier doit contenir une ligne d'en-tête (la première ligne n'est pas importée)

Pour importer le fichier, sélectionnez tout d'abord les champs que vous souhaitez importer depuis le fichier Excel dans le champs "Ordre des colonnes à importer".

Il est très important de respecter l'ordre des colonnes et leur type. Si par exemple votre fichier contient les colonnes "Nom", "Prénom", "E-mail" et "Code", alors vous devez indiquer ces colonnes dans cette ordre dans le champ "Ordre des colonnes à importer", et si vous avez défini une colonne de type numérique (par exemple le code), alors les valeurs correspondantes dans le fichier Excel devront aussi être des valeurs numériques.

Vous devez ensuite indiquer les champs qui devront correspondre aux valeurs importées depuis le fichier Excel, ceci afin de pouvoir identifier le participant (généralement l'adresse e-mail ou un code d'invitation, ou les deux). Par exemple si votre formulaire contient les champs "Nom", "Prénom", "E-mail" et "Code" et que vous indiquez les champs "E-mail" et "Code" comme devant correspondre, alors les valeurs saisies par le participant lors de l'inscription devront correspondre exactement aux valeurs pré-importées, les champs "Nom" et "Prénom" eux pourront être différents (et les nouvelles valeurs seront appliquées à la place des données pré-importées).

Si vous souhaitez ajouter d'autres participants, vous pouvez importer un autre fichier Excel (ou le même fichier Excel complété) qui viendra compléter la liste des participants déjà importées.

Seuls les participants non déjà importés pour cet événement (basé sur l'adresse e-mail) seront importés