Procédure scan e-tickets

Connexion au réseau wifi

Pour accéder à l’application web permettant de scanner les QR codes (https://events.unil.ch), il faut être connecté à un réseau internet.

Il faut donc activer le wifi de la tablette ou du téléphone, et se connecter au réseau Wifi nommé Eduroam :

Pour rappel la connexion au réseau Eduroam se fait via votre nom d’utilisateur suivi de @unil.ch (par exemple ybailly@unil.ch), et de votre mot de passe UNIL (et non edu-ID).

Vous devrez peut-être aussi choisir « Ne pas valider » pour l’option « Certificat CA » si ce n’est pas déjà le cas. Pour le reste, conservez les réglages par défaut (méthode PEAP, etc.).

Si vous avez des problèmes, référez vous à la documentation suivante : https://wiki.unil.ch/ci/books/reseau-wi-fi

Accès à l'application

Un lien est normalement présent sur l’écran d’accueil des tablettes (icone UNIL sans « E-ticket », l’autre étant l’application native (que l’on utilise plus pour le moment pour diverses raisons techniques) :

Sinon le lien web est le suivant (accéder via un navigateur) : https://events.unil.ch/admin

L’application est accessible à l’intérieur et à l'extérieur de l’UNIL (pas besoin de VPN, juste une connexion internet).

L’authentification à l’application se fait via le compte Edu-ID (automatiquement demandé lors de l’accès à l'admin), si besoin utiliser le bouton « Se connecter » en haut à droite puis « Compte edu-ID » (sur mobile utiliser l’icône hamburger) :

Mobile	Desktop

Une personne authentifiée ne verra que les événements dont elle est administratrice, et ne peut scanner que pour les événements dont elle est administratrice (voir ci-dessous comment ajouter des administrateurs si besoin).

A noter qu’il n’y a pas de problème à s’authentifier avec le même compte sur plusieurs tablettes, mais cela est mieux pour la traçabilité si chaque personne utilise son propre compte.

Ajout d'un administrateur

Seul un administrateur existant pour un événement peut ajouter un autre administrateur à ce même événement.

Pour ajouter un administrateur à un événement, rendez-vous dans le menu « Administration des événements » :

Mobile	Desktop

Cherchez l’événement (utilisez le filtre de statut si besoin), puis choisissez « Modifier » dans le menu en bout de ligne :

Ensuite, tout en bas du formulaire, ajoutez simplement le nouvel administrateur puis sauvegardez :

Scan du e-ticket

Pour scanner un QR code, se rendre dans le menu « scan QR code » dans l'interface d’administration (en déroulant le menu « hamburger » sur mobile) :

Eventuellement accepter l'accès à la caméra si demandé.

Si le nombre d’invités définis pour l’événement est supérieur à 0, alors il faut bien scanner chaque personne, invités compris (même si le QR code est le même), vous pouvez scanner le même QR code autant de fois que de personnes à laisser rentrer (une fois pour le participant puis autant de fois que d’invités).

Si le nombre d’invités définis pour l’événement est de 0, alors le ticket ne peut être scanné une seule fois.

Si vous n’êtes pas administrateur de l’événement, vous obtiendrez le message « Vous n’êtes pas autorisé à scanner ce billet électronique », sinon vous obtiendrai le résultat du scan.

Le scan donne 2 types de résultat :

• Accès autorisé (+ nombre d'accès indiqué, et le numéro du e-ticket si activé pour l’événement)
• Accès non autorisé (+ message qui indique la raison)

Après un scan, il suffit de cliquer sur le bouton « Nouveau scan » pour scanner un autre QR code, et ainsi de suite.

Accès manuels

Si le participant a oublié son QR code, ou si celui-ci n’est pas lisible (écran cassé, impression de mauvaise qualité, etc.), il est possible d’accorder des accès manuellement depuis la page de gestion des participants.