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Créer une conférence

Pour créer une conférence, rendez-vous dans le menu "Créer une nouvelle conférence" et remplissez le formulaire. Des infobulles sont disponibles en dessous de certains champs pour préciser quelques informations.

Veuillez bien saisir les informations dans les 2 langues lorsque demandé, cela est nécessaire afin de permettre aux utilisateurs d'afficher le formulaire dans les 2 langues. Si vous ne souhaitez pas faire de traduction, vous pouvez simplement copier le contenu d'une langue dans l'autre.

Vous trouvez les étapes selon les éléments du menu de gauche dans le formulaire et décrits ci-après :
menu : Conférence
  • Titre ou nom complet

    sera repris dans l'en-tête du site web 

  • Lieu où se tiendra la conférence
  • Adresse e-mail de contact

    pour que nous ayons une personne de contact en cas de nécessité.

    Différent de l'e-mail pour la correspondance dans le menu "E-mails"

  • Image

    sera reprise dans l'en-tête du site web 

  • Lien du site 

    adresse du site web vitrine - sera affiché dans les vignettes sur la page d'accueil

  • Statut de votre conférence ( ouvert - fermé - brouillon - annulé )
  • Inscriptions externes 

    cochez cette case si vous ne désirez ici qu'une page publicitaire qui redirigera vers le site à proprement parlé pour les inscriptions 

  • Mode d'authentification ( edu-ID et compte local,  seulement edu-ID,  aucun )

    veuillez tenir compte que ce mode pourra influer le choix d'options suivantes. 
    Par ex.: siSi vous choisissez "authentification ignorée,e", dans le menu "paiement"inscription" - l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.

    Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "paiement" - l'option "paiement direct après inscription" est automatiquement activée. Le participant doit payer au moment de l'inscription, n'ayant pas de compte pour revenir payer plus tard. 

  • Description - pour la page "publicitaire"

    sera affiché sur la page d'accueil de la conférence. Vous pouvez utilisez des variables spécifiques qui reprennent certains éléments de votre conférence.

  • Conditions

    seront affichées à la fin du processus d'inscription, les participants devront les accepter pour soumettre leur inscription.

menu : Horaires
  • Dates et horaires
menu : Inscription
  • Dates de début et de fin des inscriptions  
    Les inscriptions seront possibles entre les dates de début et de fin

  • Statut d'inscription par défaut ( en Validation - Validé )

    tant que le statut est "en validation", les participants pourront toujours modifier leur inscriptioninscription. 

  • Inscription unique par participant 

    Si activé, un participant ne pourra s'inscrire qu'une seule fois à la conférence (une seule inscription par compte)
    Si vous choisissez dans le menu "conférence" - y/n"authentification ignorée",  alors l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.


  • Maximum de participants

  • Liste d'attente - y/n

  • Code d'invitation si besoin (Si indiqué, obligatoire pour pouvoir s'inscrire)

  • Options d'inscriptions - selon les besoins de la conférence.

Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions. 
Si toutefois vous ne désirez plus un champ en particulier, qui contient déjà des données,
vous pouvez simplement le désactiver. 

menu : Résumés
  •  Date de début et de fin des soumissions
  • Maximum d'abstracts par participant
  • Options de soumission - selon les besoins de la conférence
menu : Paiement
  • Date d'inscription anticipée, si earlyBird prévu pour la conférence - y/n
  • Mode de paiement acceptés - carte de crédit - virement bancaire - facture - sur place (carte - twint - cash)
  • Paiement direct après l'inscription - y/n

    Si vous choisissez dans le menu "conférence" l'option statut à "validation" et que vous  choisissez ici "paiement direct" alors vous devrez manuellement changer le statut à "validé" si un participant échoue la première fois à effectuer le paiement.

  • Activer la possibilité au participant de télécharger lui-même son attestation de paiement
  • Association des articles de paiement
menu : E-mails
  • Adresse e-mail de l'expéditeur
  • Adresses, si besoin de mettre en BCC
  • Modèles d'e-mails à activer - y/n
    • Confirmation d'inscription
    • Mise en liste d'attente
    • Validation d'inscription
    • Refus d'inscription
    • Confirmation de participation
    • Confirmation de soumission
    • Acceptation de soumission
    • Refus de soumission
menu : Adminstrateurs
  • Liste des administrateurs ayant le droit de modifier les paramètres de la conférence
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