Créer une conférence

• Nom court de la conférence

  (par exemple, "conf2024" permettra d'accéder à votre conférence via l'adresse https://conferences.unil.ch/conf2024

• Titre ou nom complet
  

  sera repris dans l'en-tête du site web 

• Lieu où se tiendra la conférence

• Adresse e-mail de contact

  pour que nous ayons une personne de contact en cas de nécessité.

  Différent de l'e-mail pour la correspondance dans le menu "E-mails"

• Image

  sera reprise dans l'en-tête du site web 

• Lien du site 
  

  adresse du site web vitrine - sera affiché dans les vignettes sur la page d'accueil

• Statut de votre conférence ( ouvert - fermé - brouillon - annulé )

• Inscriptions externes 
  

  cochez cette case si vous ne désirez ici qu'une page publicitaire qui redirigera vers le site à proprement parlé pour les inscriptions 

• Mode d'authentification ( edu-ID et compte local,  seulement edu-ID,  aucun )

  veuillez tenir compte que ce mode pourra influer le choix d'options suivantes. 
  Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "inscription" - l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.

  Si vous choisissez "authentification ignorée", dans le menu "paiement" - l'option "paiement direct après inscription" est automatiquement activée. Le participant doit payer au moment de l'inscription, n'ayant pas de compte pour revenir payer plus tard. 

• Description - pour la page "publicitaire"

  sera affiché sur la page d'accueil de la conférence. Vous pouvez utilisez des variables spécifiques qui reprennent certains éléments de votre conférence.

• Conditions

  seront affichées à la fin du processus d'inscription, les participants devront les accepter pour soumettre leur inscription.

• Dates et horaires

• Dates de début et de fin des inscriptions  
  

  Les inscriptions seront possibles entre les dates de début et de fin

• Statut d'inscription par défaut ( en Validation - Validé )  
  

  tant que le statut est "en validation", les participants pourront toujours modifier leur inscription.

• Inscription unique par participant  
  

  Si activé, un participant ne pourra s'inscrire qu'une seule fois à la conférence (une seule inscription par compte)
  Si vous choisissez dans le menu "conférence" - "authentification ignorée",  alors l'option "inscription unique par participant" ne sera pas possible. Car si le participant rate son paiement, ne pouvant le retenter, il devra pouvoir recommencer une inscription.

• Maximum de participants  
  

  Vous pouvez introduire le nombre maximum de participants à la conférence. 

• Liste d'attente  
  

  Vous pouvez définir si, une fois le quota de participants atteint, vous désirez mettre les suivants en liste d'attente que vous devrez gérer pour valider ou non leur participation.

• Code d'invitation si besoin  
  

  Cette option sert à créer une conférence pour laquelle les participants ne peuvent s'inscrire que si vous leur avait fourni ce code.

• Options d'inscriptions - selon les besoins de la conférence.  
  

  Par défaut, les champs suivants sont demandés dans le formulaire d'inscription :
  prénom, nom, e-mail, adresse, code postal, ville, pays.
  
  Vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires concernant votre conférence, vous avez le choix entre des champs :
  "texte" simple ou riche  -  "nombre" entier ou décimal  -  "date" avec ou sans heures  -  option oui/non par "bouton radio ou case à cocher"  -  "liste de valeur" à sélection unique ou multiple
  
  Vous pouvez rendre obligatoire/optionnel ses options, en cliquant sur la case "Obligatoire"
  Vous pouvez activer/désactiver ses options, en cliquant sur  la case "Actif"
  Vous pouvez ajouter des conditions à chacun des champs, par ex. si un champ "liste à choix" est conditionné par une réponse "oui" à un champ "radio bouton"

Il est conseillé d'éviter autant que possible de modifier l'événement après le début des inscriptions.
Si toutefois vous ne désirez plus un champ en particulier, qui contient déjà des données, vous pouvez simplement le désactiver. 

• Date de début et de fin des soumissions
  
  
  
• Maximum d'abstracts par participant
  
  
  
• Options de soumission - selon les besoins de la conférence
  
  

• Date d'inscription anticipée, si earlyBird prévu pour la conférence - y/n
• Mode de paiement acceptés - carte de crédit - virement bancaire - facture - sur place (carte - twint - cash)
• Paiement direct après l'inscription - y/n

  Si vous choisissez dans le menu "conférence" l'option statut à "validation" et que vous  choisissez ici "paiement direct" alors vous devrez manuellement changer le statut à "validé" si un participant échoue la première fois à effectuer le paiement.

• Activer la possibilité au participant de télécharger lui-même son attestation de paiement
• Association des articles de paiement

• Adresse e-mail de l'expéditeur
• Adresses, si besoin de mettre en BCC
• Modèles d'e-mails à activer - y/n
  • Confirmation d'inscription
  • Mise en liste d'attente
  • Validation d'inscription
  • Refus d'inscription
  • Confirmation de participation
  • Confirmation de soumission
  • Acceptation de soumission
  • Refus de soumission

• Liste des administrateurs ayant le droit de modifier les paramètres de la conférence