Informations à fournir

Afin de pouvoir vous proposer un prototype qui correspond au mieux à votre demande, nous aurons besoin des informations suivantes :

• Nom, date,date et lieu du congrès
(+
• Adresse du site web si disponible, sinon vous pouvez demander à héberger un site Wordpress à l'UNIL)vitrine
• ImageAdresse e-mail à utiliser pour l’les communications
• Image d'en-tête
(sinon nous en mettrons une par défaut), prévoir une largeur minimale
• Mode de 1200pxpaiement acceptés
• Liste des options d'inscription
• Liste des options de soumission
• Code d'invitation si possible.besoin
• NomListe concisdes personnes devant avoir accès à utiliser pour l’adresse web (qui sera de la forme conference.unil.ch/nom-concis-registration). Pour les événements ponctuels généralement le nom concis contient l’année (par exemple event2019). Pour un événement récurrent, le nom concis ne doit pas contenir l’année, afin de pouvoir renouveler le formulaire toutes les x années sans changer l’adresse d’accèsl'administration
• Nombre de participants attendus (afin que nous estimions la charge)
• Date d'ouverture souhaitée pour les inscriptions et les soumissions d'abstracts
• Adresse e-mail à utiliser pour les communications depuis le site. Vous pouvez utiliser votre adresse UNIL, mais si vous avez beaucoup de participants nous conseillons l’utilisation d’une adresse e-mail générique liée à la conférence (de type conferencename@unil.ch). Si vous n’en avez pas vous pouvez en demander la création en utilisant les formulaires disponibles en bas de la page suivante : https://www.unil.ch/ci/offre-conditions-ouverture-site-web
• Options de paiement disponibles (carte bancaire et/ou virement bancaire)
• Avez-vous besoin d’un code d’invitation (permettant l’inscription gratuite) ? Si oui nous fournir un code
• Liste complète des options d’inscription (payantes ou non)
• Liste complète des options de soumission (+ restriction du nombre de mots, etc.)
• Liste des personnes devant avoir accès à l’interface d’administration (accès SWITCHaai seulement)
• Toute autre information que vous jugerez utileutiles

Vous devrez également remplir une demande d’accès au service de e-paiement et la transmettre au service financier. Nous ne pourrons pas configurer la plateforme de e-paiement sans leur validation.

Tout ajout/modification/suppresion d'options payantes doit être annoncé au service financier. Nous ne pourrons apporter de modification à la configuration de la plateforme de e-paiement sans l'aval du service financier

Ci dessous quelques détails supplémentaires pour certains des points mentionés.

Nom du congrès

Afin de définir une adresse web pour le congrès, qui sera du type www.conference.unil.ch/nomducongres-registration, un nom concis doit lui être attribué.

Pour les événements ponctuels généralement le nom concis est formé par la concaténation d'une abréviation du titre du congrès et de l'année d'organisation (par exemple event2019). Pour un événement récurrent, le nom concis ne doit pas contenir l’année, afin de pouvoir renouveler l'application toutes les x années sans changer l’adresse d’accès.

Il est aussi conseillé de garder le même nom concis si vous avez déjà un site web vitrine correspondant (de type www.unil.ch/nomducongres).

Quelques exemples :

Titre du congrès	Dates	Nom attribué
9th International Conference on PhD Education	03 au 05 avril 2014	orpheus2014
Symposium adolescence	07 juin 2018 (récurrente tous les ans)	sympados
48th European Mathematical Genetics Meeting	16 et 17 avril 2020	emgm2020

Site web vitrine

Il sagit du site web vitrine de la conférence, sur lequel généralement vous placerez le lien vers le formulaire d'inscription.

Cela peut être un site web hébergé à l'Université ou ailleurs. Si vous n'en avez pas, vous pouvez demander à héberger un site Wordpress au Centre Informatique, plus d'information sur la page suivante : https://www.unil.ch/ci/offre-conditions-ouverture-site-web.

Merci si possible d'utiliser le même nom concis pour le site web et l'application d'inscription.

Adresse e-mail

Il s'agit de l'adresse e-mail qui sera utilisée pour les communications depuis le site.

Vous pouvez utiliser votre adresse UNIL personnelle, mais si vous avez beaucoup de participants nous conseillons l’utilisation d’une adresse e-mail générique liée à la conférence (de type conferencename@unil.ch). Si vous n’en avez pas vous pouvez en demander la création en utilisant les formulaires disponibles en bas de la page suivante : https://www.unil.ch/ci/offre-conditions-ouverture-site-web

Image d'en-tête

Il s'agit de l'mage qui apparaitra dans l'entête de l'application, généralement la même que sur le site web vitrine.

Si vous n'en avez pas nous pouvons en mettre une par défaut.

Prévoir une largeur minimale de 1200px si possible.

Options de paiement

Par défaut, vous pouvez choisir d'accepter les paiements par carte bancaire ou virement bancaire (ou les 2).

Nous n'avons pas la possibilité de générer des factures, mais si vous êtes capable de les générer de votre côté, alors nous pouvons sans problème ajouter cette option de paiement.

Liste des options d'inscription

Liste complète des options d'inscription. par exemple

• Statut : Choix Etudiant / professionnel
• Diner de gala : oui / non
• Si diner de gala, nom de la personne accompagnante : texte

Liste des options de soumission

Liste complète des options pour la soumission d'abstract. par exemple :

• Mots-clés : texte, maximum 5
• type : choix poster / talk

Merci aussi de nous indiquer la restriction du nombre de mots pour le contenu de l'abstract.

Nous pouvons également ajouter la possiblité de joindre un fichier si nécéssaire (pour éventuellement remplacer la saisie dans l'éditeur WYSIWYG).

Code d'invitation

Le code d'invitation permet par défaut d'obtenir l'inscription gratuite.

Si vous avez-vous besoin d’un code d’invitation merci de nous fournir un code.

Accès à l'administration

Merci de nous indiquer toutes les personnes qui doivent avoir accès à l'interface d'administration (adresses e-mail).

Seuls les personnes ayant un accès valide SWITCHaai peuvent avoir un accès.