8. Gestion du changement
1.Ce chapitre décrit la gestion du changement dans un projet.
La gestion du changement, en bref
Tout projet vise à faire évoluer une situation existante : outils, processus, organisation ou pratiques de travail.
La gestion du changement[LG1.1][CB1.2]changement consiste à accompagner les personnes concernées pour qu’elles comprennent ces évolutions, s’y engagent et les intègrent durablement dans leur quotidien.
Concrètement, il ne suffit pas que la solution fonctionne techniquementtechniquement. :
Les bénéfices d’un projet ne sont atteints que si les personnes concernées adoptent réellement la nouvelle manière de faire.
La gestion du changement complète donc la gestion de projetprojet:
- La gestion de projet livre la
solution,•solution. - La gestion du changement permet son appropriation.
2.
Le rôle clé du ou de la référent·e métier
Dans notre organisation, le ou la référent·e métier est l’acteur ou l’actrice central·e de la gestion du changement pour son projet.
Son rôle consiste notamment àà:
- Représenter les besoins et contraintes du
métier,•métier - Identifier les impacts du projet sur les personnes et les
pratiques,•pratiques - Anticiper les résistances ou incompréhensions
possibles,•possibles - Contribuer à une communication claire et utile pour les
bénéficiaires,•bénéficiaires - Soutenir l’adoption du changement dans la
durée.
durée
Le niveau d’implication attendu dépend de l’impact du changement,changement, évalué dès la demande de projet.
3.
Évaluer l’impact du changement dès la DESI
Toute demande de projet (DESI) inclut une grille d’évaluation de l’impact du changement.
changement.
Cette grille permet d’estimer notammentnotamment:
- Le nombre de personnes
impactées,•impactées - Le nombre d’unités
concernées,•concernées - L’homogénéité ou non des impacts selon les
groupes,•groupes - L’impact organisationnel (réorganisation ou non)
,• - Les impacts sur les
processus,•processus - L’intérêt et l’attente des bénéficiaires vis-à-vis du
projet.
projet
Chaque critère est noténoté. ; leLe résultat global correspond à un niveau d’impact: :Faible,faible, modéré ou élevé.
élevé.
Le ou la RSI s’assure que le management de l’entité concernée a connaissance de ce niveau d’impact avant la transmission de la DESI en commission.
Le PMO informe le groupe eChange si une DESI est soumise avec un résultat d'évaluation =avec IMPACTimpact ELEVE,élevé, dès la préanalyse, pour leur préconisation =>sous la forme d'un commentaires à enregistrer dans la DESI sous la section 6,6 (rubrique Coordination & Change Management (avec j/H estimé +et commentaires)[MG2.1].
4.
Qui fait quoi selon le niveau d’impact ?[LC3.1]
Selon le niveau d’impact identifié dans la grille d’évaluation, il est recommandé d’appliquer les mesures suivantessuivantes:
Impact faible
•
La gestion du changement est assurée entièrement par le ou la référent·e métier.•
Des actions simples et ciblées sont suffisantes (information, communication de proximité, accompagnement informel).
Impact modéré
•
La gestion du changement reste à la charge du ou de la référent·e métier.•
Des aménagements spécifiques peuvent être mis en place selon le projetprojet: :Tempstemps dédié, appui ponctuel d’un·e change manager, conseils méthodologiques, etc.
Impact élevé
•
Un tel projet ne peut pas démarrer tant qu'une ressource de Gestionnaire du changement n'est pas identifiée. ExterneUne possibleressource externe est possible, mais le budget est à la charge de l'entité demandeuse de la DESI•DESI.
Le ou la référent·e métier reste impliqué·e, en lien étroit avec cette personne, pour garantir l’ancrage métier des actions menées.
5.
Quand intervenir ?
La gestion du changement ne se limite pas à la fin du projet.
Elle commence avant même le lancement[MG4.1]lancement en estimant l’impact du changement via la grille d’évaluation, se poursuit pendant le projet et se prolonge après la mise en production.
Si le projet a été estimé avec un impact élevé, le Mandant devra être impliqué pour l’allocation des ressources en gestion du changement.
Dès le démarrage du projet, le ou la chef·fe de projet et le ou la référent·e métier[MG5.1][CB5.2]métier échangent sursur:
- Le niveau d’impact
identifié,•identifié - Les actions de gestion du changement à
prévoir,•prévoir - Les soutiens éventuellement
nécessaires.
nécessaires
Le groupe eChange peut être sollicité pour conseil.[MG6.1][CB6.2]conseil à l'adresse email echange[at]unil.ch.
6.
Et après le projet ?
L’adoption d’un changement prend du temps.
La mesure des bénéfices et de la réussite du projet ne peut pas toujours être faite immédiatement à la clôture.
Des critères et modalités d’évaluation post-projet sont en cours d’élaboration au sein du groupe eChange et seront intégrés progressivement dans les pratiques.
7.
Un « kit de survie » pour les projets à impact faible ou modéré
Pour les projets simples, une première boîte à outils est mise à disposition afin d’aider les référent·e·s métier à structurer leur démarchedémarche:
- Identifier les personnes impactées
→ cartographie des parties prenantes.• - Décrire le changement comme un passage de A à B
→ ce qui change concrètement, ce que cela implique, ce qui est attendu.• - Anticiper les réactions
→ qu’est-ce que chacun·e a à y gagner ? (WIIFM – What’s in it for me?)• - Communiquer de manière utile
→ messages clairs, au bon moment, via les bons canaux.• - S’appuyer sur des modèles simples
→ par exemple un template de plan de communication.
Ces documents sont accessibles viadans l’espacela TeamsBoîte à outils de l’équipe concernée,Teams avec des liens depuis le Wiki MPRO.[MGeChange.